Manual Sapiens Usuarios 109 PDF
Manual Sapiens Usuarios 109 PDF
Manual Sapiens Usuarios 109 PDF
SAPIENS
Sistema de AGU de Inteligncia Jurdica
Verso 1.0.9
2014
1 INTRODUO
2.1 CONCEITOS
2.2 CAPTURA
13
2.3 REGISTRO
13
2.4 CLASSIFICAO
14
15
2.6 TRANSFERNCIA
16
2.7 RECOLHIMENTO
17
3 UTILIZAO DO SISTEMA
18
18
18
3.3 AUTENTICAO
18
19
3.4.1 USURIOS
19
3.4.2 PERFIS
19
3.4.3 SETORES
20
3.4.4 GRIDS
20
3.4.4.1 Impresso
22
3.4.5 SELEES
23
3.4.6 HISTRICO
25
3.4.7 FORMULRIOS
25
3.4.8 DICAS
26
3.5 INTERFACE
26
26
28
28
3.5.2.2 Configuraes
29
30
3.5.2.2.2 Afastamentos
30
3.5.2.2.3 Lotaes
31
32
32
32
33
33
34
37
38
40
40
42
42
44
3.6.2.4 Localizador
44
3.6.2.5 Interessados
45
49
3.6.2.6 Assuntos
49
3.6.2.7 Documentos
51
3.6.2.7.1 Detalhamento
52
3.6.2.7.2 Desentranhamento
53
54
3.6.2.7.4 Volumes
54
55
3.6.4 RELEVNCIAS
56
3.6.5 SIGILOS
56
3
58
59
3.6.6 GARANTIAS
59
3.6.7 LEMBRETES
60
3.6.8 TAREFAS
60
3.6.9 TRAMITAES
61
3.6.10 COMUNICAES
62
3.6.11 TRANSIES
63
64
65
65
66
67
69
3.7.3.1 Upload
70
71
72
72
3.7.6 SIGILOS
73
74
74
3.7.7 COMPARTILHAMENTO
75
75
3.7.8 FERRAMENTAS
76
76
3.7.8.2 Juntar
76
76
3.7.8.4 Distribuir
77
3.7.8.5 Assinar
77
79
3.8.1 FERRAMENTAS
80
81
81
4
82
3.9.1 TAREFAS
83
83
83
86
3.9.1.3 Ferramentas
86
3.9.1.3.1 Acompanhar
86
3.9.1.3.2 Tramitar
87
3.9.1.3.3 Etiqueta
87
88
88
88
89
89
3.9.1.4.5 Minutas
90
92
3.9.1.6 Atividades
92
3.9.2 TRAMITAES
94
94
95
95
96
96
3.9.2.3.3 Receber
96
3.9.3 COMUNICAES
96
97
97
99
99
99
3.9.3.3.3 Remeter
99
100
3.9.3.3.5 Encerrar
100
5
3.9.4 MENSAGENS
100
3.9.5 BLOCOS
102
102
103
104
106
4 RELATRIOS
107
108
108
5 CONCLUSO
110
1 INTRODUO
1.1 Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED)
Um Sistema de Informao consiste em um conjunto organizado de polticas,
procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem,
processam, armazenam e provm acesso informao proveniente de fontes internas e
externas para apoiar o desempenho das atividades de um rgo ou entidade.
Dentre as possveis funes de um Sistema de Informao, est o Gerenciamento
Eletrnico de Documentos (GED), que o conjunto de tecnologias utilizadas para organizao
da informao no estruturada de um rgo ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes
funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuio.
Entende-se por informao no estruturada aquela que no est armazenada em
banco de dados, tal como mensagens de correio eletrnico, arquivo de texto, imagem ou som,
planilhas, etc.
O GED pode englobar tecnologias de digitalizao, automao de fluxos de trabalho
(workflow), processamento de formulrios, indexao, gesto de documentos, repositrios,
entre outras.
O ciclo de vida dos documentos se refere s sucessivas etapas pelas quais passam os
documentos: produo, tramitao, uso, avaliao, arquivamento e destinao (guarda permanente ou
eliminao).
O presente captulo tem como fonte o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados
de Gesto Arquivstica de Documentos, e-ARQ Brasil, 2006, do CONARQ.
10
12
2.2 Captura
A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento
arquivstico, incorporando-o ao sistema de gesto arquivstica, por meio das seguintes aes:
Registro;
Classificao;
Atribuio de restrio de acesso;
Arquivamento.
Os objetivos da captura so:
Identificar o documento como documento arquivstico;
Demonstrar a relao orgnica dos documentos.
A captura a incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica,
quando passar a seguir as rotinas de tramitao e arquivamento. Uma vez capturado, o
documento tanto poder ser includo num fluxo de trabalho e posteriormente arquivado.
2.3 Registro
O registro consiste em formalizar a captura do documento arquivstico dentro do
sistema de gesto arquivstica por meio da atribuio de um nmero identificador e de uma
descrio informativa.
Em um SIGAD, essa descrio informativa a atribuio de metadados.
O registro tem por objetivo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido
e capturado pelo sistema de gesto arquivstica de documentos, bem como facilitar sua
recuperao. Os documentos podem ser registrados em nveis diferentes dentro de um
sistema de gesto arquivstica de documentos, ou seja, alm do nmero identificador atribudo
pelo sistema, um documento pode receber tambm um nmero nico de Processo/dossi ao
qual pertence.
13
2.4 Classificao
Classificao o ato ou efeito de analisar e identificar o contedo dos documentos
arquivsticos e de selecionar a classe sob a qual sero recuperados. Essa classificao feita a
partir de um plano de classificao elaborado pelo rgo ou entidade.
A classificao determina o agrupamento de documentos em unidades menores e o
agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do rgo ou entidade. Para
tanto, deve tomar por base o contedo do documento, que reflete a atividade que o gerou e
determina o uso da informao nele contida.
A classificao tambm define a organizao fsica dos documentos, constituindo-se
em referencial bsico para sua recuperao.
Os objetivos da classificao so:
Estabelecer a relao orgnica dos documentos arquivsticos;
Assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao
longo do tempo;
Auxiliar a recuperao de todos os documentos arquivsticos relacionados a
uma determinada funo ou atividade;
Possibilitar a avaliao de um grupo de documentos de forma que os
documentos associados sejam transferidos, recolhidos ou eliminados em
conjunto.
A classificao deve se basear no plano de classificao e envolve os seguintes
passos:
Identificar a ao que o documento registra;
Localizar a ao ou atividade no plano de classificao;
14
15
2.6 Transferncia
Transferncia a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo
intermedirio, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final. Ao
serem transferidos, os documentos devero ser acompanhados de listagem de transferncia.
A transferncia pode ser realizada de diferentes formas, como se segue abaixo:
Transferncia para uma rea de armazenamento apropriada sob controle do
rgo ou entidade que produziu o documento;
16
2.7 Recolhimento
Recolhimento a entrada de documentos em arquivos permanentes de acordo com
a jurisdio arquivstica a que pertencem. Os documentos a serem recolhidos devem ser
acompanhados de instrumentos que permitam sua identificao e controle, segundo a
legislao vigente.
Os procedimentos de transferncia e recolhimento de arquivos digitais para
instituio arquivstica que implicam na transposio desses documentos de um SIGAD para
outro sistema informatizado, devero adotar algumas providncias no que diz respeito a:
Compatibilidade de suporte e formato, de acordo com as normas previstas
pela instituio arquivstica recebedora;
Documentao tcnica necessria para interpretar o documento digital
(processamento e estrutura dos dados);
Instrumento descritivo que inclua os metadados atribudos aos documentos
digitais e informaes que possibilitem a presuno de autenticidade dos
documentos recolhidos instituio arquivstica;
Informaes sobre as migraes realizadas no rgo produtor.
17
3
3.1
UTILIZAO DO SISTEMA
Requisitos de Utilizao
Para o bom funcionamento do SAPIENS recomenda-se a utilizao de computador
3.2
3.3
Autenticao
A autenticao no SAPIENS realizada por meio de login e senha:
O nome do usurio sempre o seu Cadastro Pessoa Fsica (CPF), e a senha ser
gerada aleatoriamente pelo SAPIENS no momento do cadastro e enviada para o e-mail do
usurio.
A senha dever ser alterada pelo usurio j no primeiro acesso, por medida de
segurana.
18
Usurios
Todos os colaboradores da AGU (advogados, servidores e estagirios) so potenciais
usurios do SAPIENS.
Para utilizar o sistema deve-se solicitar o cadastro ao Administrador do SAPIENS de
sua Unidade.
3.4.2
Perfis
Os usurios do SAPIENS possuem os seguintes Perfis de acesso:
ADVOGADO: Perfil para acesso dos advogados.
SERVIDOR: Perfil para acesso dos servidores administrativos.
ESTAGIRIO: Perfil para acesso dos estagirios.
COORDENADOR: Cada Setor deve ter ao menos um Coordenador,
responsvel pela gesto dos Modelos Locais de Documentos, dos
Repositrios Locais de Conhecimento e dos critrios de visibilidade dos
Processos/Documentos Avulsos.
COORDENADOR NACIONAL: Esse perfil possibilita a criao e gesto de
Modelos Nacionais de Documentos, bem como dos Repositrios Nacionais
de Conhecimento do SAPIENS.
ADMINISTRADOR: Toda a Unidade do SAPIENS deve possuir um
Administrador, responsvel pela gesto dos usurios, dos Setores e seus
Localizadores, bem como das Lotaes.
dos
Processos/Documentos
Avulsos
(transferncia,
desarquivamento, etc.).
DISTRIBUIDOR: O papel do DISTRIBUIDOR centralizar o recebimento de
tarefas oriundas de outras unidades ou setores, de modo a, posteriormente,
efetuar a redistribuio internamente.
Setores
Uma Unidade dever ser subdivida em Setores no SAPIENS, de modo a replicar a
Grids
O SAPIENS normalmente apresente as informaes aos usurios na forma de grids.
O grid pode ser ordenado por uma dada Coluna, bastando ao usurio clicar no
cabealho.
20
O usurio pode escolher quais colunas deseja ver, e quais colunas deseja omitir em
um dado momento.
21
Quando houver um filtro aplicado a uma Coluna, ela ser pintada de vermelho e ter
sua fonte alterada para itlico:
Alm disso, em muitos grids possvel utilizar o boto direito do mouse para abrir
um menu contextual, com atalhos para funes do SAPIENS.
Impresso
Alguns grids contam com a possibilidade exportao para fins de impresso, acessvel
por um boto:
22
Ser aberta uma nova aba ou janela, com o grid em formato prprio para impresso.
3.4.5
Selees
Em muitas situaes, o usurio dever selecionar campos em formulrios no
SAPIENS. Nesses casos, importante saber que isso pode ser realizado por diversas maneiras.
A mais simples delas apenas digitar algumas letras ou nmeros dentro do campo de
pesquisa.
23
24
Histrico
Em diversos formulrios do SAPIENS o usurio encontrar um boto de histrico.
possvel ver a data em que o campo foi alterado, quem realizou a alterao e qual
era o valor anterior.
3.4.7
Formulrios
O SAPIENS utiliza o sistema de formulrios em janelas para a incluso e edio de
dados.
Sempre que um dado invlido for informado pelo usurio, alm da mensagem de
erro, o contorno do campo com problemas ser pintado de vermelho.
25
3.4.8
Dicas
Em muitos casos, deixar o mouse parado sobre algum elemento da interface trar
3.5
Interface
A interface do SAPIENS composta por 5 (cinco) grandes reas:
Barra Superior
Painel de Controle
Painel do usurio
rea de Trabalho
Processo/Documento Avulso
Editor de Textos
Lembre-se: deixar o mouse sobre elementos como botes, campos, abas, etc.
Barra Superior
26
Ao realizar a busca pelo Nmero nico CNJ (20 dgitos), o sistema sempre
questionar o usurio sobre qual Processo Administrativo (NUP) vinculado deseja abrir,
lembrando que possvel que existam diversos.
27
3.5.2
Painel de Controle
O Painel de Controle uma barra na lateral do SAPIENS, tambm sempre visvel, que
pode ser acessada clicando-se na pequena seta em seu topo.
Uma vez aberto, o painel de controle possibilita o acesso s informaes do usurio,
suas configuraes, relatrios, entre outros.
3.5.2.1
Histrico do usurio
Ainda no Painel de Controle, o usurio encontrar seu histrico de aes no sistema,
28
O Histrico do usurio um grid, de modo que pode ser ordenado, filtrado, etc.
Todo o histrico de aes do usurio, desde o incio dos tempos, estar disponvel
para consulta, bastando ao usurio utilizar a barra de paginao para encontrar histricos mais
antigos.
3.5.2.2
Configuraes
Nas configuraes o usurio tem acesso troca de senha, assinatura, afastamentos e
lotaes.
29
3.5.2.2.1
Dados Bsicos
Lembre-se que a senha deve conter ao menos 6 (seis) caracteres.
Por segurana, evite utilizar senhas simples ou de fcil suposio. O SAPIENS est
Afastamentos
O usurio responsvel por cadastrar com a devida antecedncia seus afastamentos,
evitar
perdas
de
prazos
ou
atrasos
indevidos
no
curso
dos
Processos/Documentos Avulsos.
30
Lotaes
Um usurio no SAPIENS poder estar lotado simultaneamente em mais de um Setor.
Nesta tela poder consultar suas lotaes, bem como alterar qual delas tem o status
de principal.
O SAPIENS utiliza sempre a lotao principal para preencher dados
automaticamente em formulrios e em documentos. Assim, por exemplo, nas telas de seleo
de setor aparecero os setores da unidade em que o usurio tenha a lotao principal.
31
3.5.3
Painel do usurio
rea de Trabalho
as transies
Processo/Documento Avulso
Dados Bsicos
Vinculaes
Relevncias
Sigilos
Garantias
Lembretes
Tarefas
Tramitaes
Comunicaes
Transies
Informaes Iniciais
O Processo e o Documento Avulso possuem os mesmos metadados no SAPIENS,
sendo que o Processo contm vrios documentos juntados em sucesso, enquanto que o
Documento Avulso possui apenas um.
O Documento Avulso poder ser convertido em Processo em qualquer tempo, por
meio da autuao.
Na tela de Pesquisa Avanada, esto disponveis diversos campos para que o usurio
tente encontrar um cadastro anterior, evitando assim a duplicidade.
Deve-se a realizar a Pesquisa Avanada, ao menos, pelo nome do Interessado.
Entretanto, quanto mais completa for a pesquisa, mais fidedigna ser a base de
dados do SAPIENS.
Confirmada a inexistncia de Processo/Documento Avulso anterior, o usurio deve
selecionar na barra superior a opo Novo.
3.6.1.1
Evidentemente, o cadastro sempre novo para SAPIENS, mas pode ser que o
Processo j tenho sido gerado em outro lugar ou sistema, de modo que a opo Existente
permite que o usurio inclua as seguintes informaes:
36
Por fim, o campo Setor Inicial refere-se ao primeiro setor que ter responsabilidade
sobre o Processo/Documento Avulso, e o usurio que est realizando o cadastro deve
obrigatoriamente estar lotado nele.
Uma vez salva a tela de cadastro do Processo/Documento Avulso, ser aberto o
detalhamento do mesmo.
Quando for criado um Documento Avulso, o sistema questiona o tipo de documento
e cria automaticamente uma minuta correspondente na rea de trabalho do usurio.
37
39
Dados Bsicos
Dados Principais
40
A partir desse ponto, o usurio tem liberdade para preencher os demais dados do
cadastro do Processo/Documento Avulso. Nessa tela de detalhamento, pode haver
modificaes em qualquer tempo, desde que o usurio tenha perfil para isso.
Observe-se que no caso dos Processos vinculados Processo Judicial, h campos
adicionais para preenchimento:
Se houver qualquer modificao nos dados nesse ponto, o usurio deve gravar as
alteraes no boto respectivo para salvar.
Alm disso, se o usurio quiser recarregar um NUP que j esteja aberto, de modo a
garantir que as informaes que estejam na tela sejam as mais atualizadas, basta clicar no
boto recarregar.
41
Depois de sincronizado:
3.6.2.2
Restrio de Acesso
A configurao de Restrio de Acesso determina de que modo um
Processo/Documento avulso pode ser acessado pelos usurios internos e externos do SAPIENS.
Se no houver Restrio de Acesso, significa que todos os usurios internos
(colaboradores) da Instituio podem acessar e visualizar o Processo/Documento Avulso.
Caso a opo seja marcada por um usurio com Perfil de Coordenador, o
Processo/Documento Avulso passar a ter o acesso restrito.
3.6.2.2.1
apenas o Coordenador que criou a restrio tem acesso sobre ele, com poder Master.
Qualquer outro usurio ter acesso negado.
Deve-se, ento realizar a configurao da restrio de acesso, para liberar o acesso
para usurios escolhidos pelo Coordenador, clicando no boto destacado:
42
Ateno, pois apenas um usurio com poder Master pode liberar o acesso para
outros usurios.
O acesso pode ser liberado para um usurio especfico, ou para um Setor, sendo que
nesse ltimo caso, todos os usurios lotados naquele setor esto automaticamente liberados.
preciso ainda definir quais poderes esto sendo concedidos:
Master: o usurio com poder Master sobre um Processo/Documento
Avulso tem automaticamente os poderes de Ver, Editar e Apagar, mais
o poder de atribuir poderes para outros usurios (inclusive o poder
Master).
Ver: o poder de Ver o Processo/Documento Avulso permite acess-lo e
visualizar seu contedo, mas no edit-lo.
43
Acesso Internet
O Acesso Internet restringe ou libera a divulgao do contedo do Processo no stio
Localizador
O Localizador serve para que um Setor possa organizar seus Processos/Documentos
44
3.6.2.5
Interessados
45
46
47
Os Documentos Identificadores, tais como RG, CNH, NIT, SIAPE, etc. tambm so
importantes, pois ajudam a identificar aquela pessoa.
Os endereos devem ser preenchidos da forma mais completa possvel, pois muitas
sero utilizados na hora de expedir ofcios, notificaes, etc.
O SAPIENS possui integrao com os Correios, de modo que basta inserir o CEP e
clicar na Lupa para que o endereo seja preenchido automaticamente, quando possvel.
Um pessoa pode ser relacionada outra, por exemplo, nos casos de tutoria,
curadoria, representao legais de pais, etc.
48
Aps a insero de uma nova Pessoa na base de dados do SAPIENS, ela ser
automaticamente selecionada na tela de incluso de interessados.
O prximo passo na tela de cadastro de Processo/Documento Avulso so os
assuntos.
3.6.2.5.1
Assuntos
49
50
3.6.2.7
Documentos
Documento toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de
consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e
pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar.
Logo abaixo dos assuntos do Processo/Documento Avulso, est o grid de
Documentos, onde o usurio poder consultar os documentos que j foram juntados.
Como padro, o SAPIENS no exibe a linha referente a documento que tenha sido
vinculado a outro, transferindo os componentes digitais eventual existentes no documento
vinculado para a linha do documento principal.
Se o usurio preferir visualizar todos os documentos separadamente, inclusive os
vinculados, dever selecionar a opo Mostrar Vinculados no grid de documentos.
51
Alm disso, nos NUPs em que houver Integrao podero existir no grid Documentos
que vieram da Integrao (externos) e Documentos produzidos internamente no SAPIENS
(internos).
Para visualizar exclusivamente os Documentos que vieram da Integrao, basta
selecionar no Filtro correspondente:
3.6.2.7.1
Detalhamento
Ao clicar 2x (duas vezes) sobre um documento, ser aberta a tela de detalhamento.
Esse tipo de vinculao de Documentos aps a juntada ser comum, por exemplo, no
caso de Despachos que aprovao Pareceres j anteriormente juntados ao Processo.
Por fim, os usurios podem alterar o localizador do documento original, nos casos de
cpia digitalizao. Ou seja, se um documento fsico foi digitalizado, deve-se marcar qual a
localizao do documento original, ex. CAIXA 2 SALA 1 PROTOCOLO.
3.6.2.7.2
Desentranhamento
No grid de Documentos, no caso de Processos, o usurio poder realizar o
53
Criar Minuta
No grid de Documentos h uma atalho para acelerar a criao de Minutas na rea de
Trabalho do usurio.
Volumes
Ainda no grid de Documentos, no caso de Processos Fsicos, o usurio encontrar as
54
A navegao entre os diversos Volumes do Processo pode ser feita na lateral superior
direta do grid de Documentos.
Processos eletrnicos e Documentos Avulsos no tm Volumes.
3.6.3
55
3.6.4
Relevncias
Pode-se atribuir uma ou mais Relevncias para um dado Processo/Documento Avulso
3.6.5
Sigilos
O
SAPIENS
permite
cadastro
de
um
mais
sigilos
para
mesmo
Sigilo Legal
56
Sigilo Judicial
Alm disso, o usurio dever informar, se for requerido pelo sistema, qual a
categoria do sigilo, o fundamento legal e as razes de atribuio do Sigilo.
Ateno: Por medida de segurana, sempre que um Sigilo for criado, caso ainda no
haja, ser criada automaticamente uma Restrio de Acesso no Processo/Documento Avulso,
com poder Master para o usurio criador do Sigilo.
Ou seja, o mero registro do Sigilo no garante que o Processo/Documento Avulso
ficar inacessvel para outros usurios, sendo necessria a configurao da Restrio de
Acesso.
Importante destacar a legislao regulamentadora da Lei de Acesso Informao:
DECRETO N 7.724, DE 16 DE MAIO DE 2012
Art. 30. A classificao de informao de competncia:
I - no grau ultrassecreto, das seguintes autoridades:
57
a) Presidente da Repblica;
b) Vice-Presidente da Repblica;
c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;
d) Comandantes da Marinha, do Exrcito, da Aeronutica; e
e) Chefes de Misses Diplomticas e Consulares permanentes no exterior;
II - no grau secreto, das autoridades referidas no inciso I do caput, dos titulares de
autarquias, fundaes, empresas pblicas e sociedades de economia mista; e
III - no grau reservado, das autoridades referidas nos incisos I e II do caput e das que
exeram funes de direo, comando ou chefia do Grupo-Direo e Assessoramento
Superiores - DAS, nvel DAS 101.5 ou superior, e seus equivalentes.
1 vedada a delegao da competncia de classificao nos graus de sigilo
ultrassecreto ou secreto.
2 O dirigente mximo do rgo ou entidade poder delegar a competncia para
classificao no grau reservado a agente pblico que exera funo de direo, comando ou
chefia.
3 vedada a subdelegao da competncia de que trata o 2.
4 Os agentes pblicos referidos no 2 devero dar cincia do ato de classificao
autoridade delegante, no prazo de noventa dias.
5 A classificao de informao no grau ultrassecreto pelas autoridades previstas
nas alneas d e e do inciso I do caput dever ser ratificada pelo Ministro de Estado, no
prazo de trinta dias.
6 Enquanto no ratificada, a classificao de que trata o 5 considera-se vlida,
para todos os efeitos legais.
3.6.5.1
Desclassificao do Sigilo
Um sigilo no poder ser removido do sistema, mas apenas desclassificado.
Um sigilo desclassificado torna-se inativo, no produzindo mais qualquer efeito.
58
3.6.5.2
Nvel de Acesso
Os perfis dos usurios definem, como regra geral, o Nvel de Acesso.
ADVOGADO: Nvel de Acesso 1
SERVIDOR: Nvel de Acesso 1
ESTAGIRIO: Nvel de Acesso 0
A alterao do Nvel de Acesso deve ser solicitada e fundamentada ao Administrador
de sua Unidade.
Assim, por exemplo, se um advogado ou servidor ocupante de cargo DAS 5 ou
equivalente, poder requisitar Nvel de Acesso 2, que servir tanto para a classificao quanto
para a desclassificao de Sigilo Reservado da LAI.
3.6.6
Garantias
Para
fins
gerenciais,
usurio
pode
cadastrar
garantias
relativas
ao
Processo/Documento Avulso.
59
3.6.7
Lembretes
Um Processo/Documento Avulso pode receber Lembretes de qualquer usurio, o que
possui utilidade em muitas situaes. Por exemplo, para alertar sobre alguma situao de fato
ou de direito relevante.
Um Lembrete ser visualizado por qualquer usurio que tenha acesso ao
Processo/Documento Avulso.
No entanto, somente o usurio que criou o Lembrete poder edit-lo ou exclu-lo.
3.6.8
Tarefas
Nesta tela o usurio poder consultar todas as tarefas que j foram abertas para
60
H um filtro que permite visualizar as tarefas daquele NUP que porventura tenham
sido apagas, uma informao que pode ser gerencialmente importante.
Para consulta-las, basta marcar a opo correspondente no grid de Tarefas.
3.6.9
Tramitaes
Tramitao Interna a movimentao do Processo/Documento Avulso de um Setor a
outro.
Tramitao Externa o registro da remessa do Processo/Documento Avulso para um
rgo ou Pessoa externos AGU.
Nesta tela o usurio poder consultar todas as tramitaes que j foram realizadas
para aquele Processo/Documento Avulso, bem como incluir novas.
O detalhamento sobre o formulrio de Tarefas ser realizado mais frente no
Manual, no captulo sobre o Painel do usurio.
61
3.6.10 Comunicaes
Toda espcie de comunicao escrita, ou seja, todas as correspondncias, que
circulam nos rgos ou entidades, sero tratadas pelo SAPIENS.
Nesta tela o usurio poder consultar todas as comunicaes que j foram abertas
para aquele Processo, bem como incluir novas.
O detalhamento sobre o formulrio de Comunicaes ser realizado mais frente no
Manual, no captulo sobre o Painel do usurio.
62
3.6.11 Transies
Se o usurio possuir perfil de ARQUIVISTA, poder utilizar o formulrio abaixo para
realizar as transies arquivstica do Processo.
As transies arquivsticas so:
Transferncia: da fase corrente para a fase intermediria.
Recolhimento: da fase intermediria para o arquivo definitivo.
Eliminao: quando o prazo de temporalidade for alcanado.
Extravio: sempre que o Processo/Documento Avulso no puder ser
encontrado.
Desarquivamento: traz o Processo/Documento Avulso novamente para a fase
corrente.
Os usurios que no possuem perfil de ARQUIVISTA no podero realizar transies.
Se perceber a necessidade de realizar uma transio, dever abrir Tarefa para o usurio
ARQUIVISTA de sua Unidade.
63
64
Assim, se por exemplo o documento original que foi digitalizado ficou armazenado na
Sala 1, Caixa 2, do Protocolo da AGU, est informao dever ser informada em Local
Original.
3.7.1
rea de Trabalho
65
Dados Bsicos
Ao selecionar o boto + da rea de Trabalho, o usurio dever preencher os dados
O NUP serve para indicar qual ser o destino da Minuta aps se tornar um
Documento. Trata-se de campo obrigatrio.
O Tipo define qual o Tipo de Documento a ser produzido.
O Status serve para identificar se a Minuta um original ou uma cpia. Lembre-se
que um documento digitalizado sempre ser uma cpia em relao ao original fsico!
Caso a opo cpia seja selecionada, o sistema disponibilizar um campo Local do
Original, para que o usurio informe, em detalhes qual a localizao fsica do documento
original que gerou aquela cpia (Ex. Sala 1, Caixa 2, do Protocolo da PRF4).
O Nmero de Folhas deve ser informado pelo usurio.
66
A Restrio de Acesso serve para restringir os usurios que podero acesso a Minuta
ou Documento.
O campo Modelo, dentro de Ferramentas, permite a criao de um Componente
Digital juntamente com a Minuta. Trata-se de um atalho, opcional.
Nem sempre o Autor e o Redator da Minuta so a mesma pessoa.
A procedncia da Minuta representa sua origem.
O local e a data/hora da produo so campos opcionais.
O Setor de Origem serve para indicar qual Setor o responsvel pela Minuta, dentre
os que o usurio esteja lotado.
Uma vez salva a Minuta, trs novas abas aparecero para o usurio no formulrio:
Componentes Digitais, Minutas Vinculadas e Compartilhamento.
3.7.2.1
Restrio de Acesso
A partir do momento em que uma Minuta/Documento tem acesso restrito, apenas o
usurio que criou a restrio tem acesso sobre ele, com poder Master.
Qualquer outro usurio ter acesso negado.
Deve-se, ento realizar a configurao da restrio de acesso, para liberar o acesso
para usurios escolhidos pelo usurio, clicando no boto destacado:
67
Ateno, pois apenas o Dono da Minuta pode criar uma restrio de acesso.
A tela de configurao da restrio de acesso a seguinte:
Ateno, pois apenas um usurio com poder Master pode liberar o acesso para
outros usurios.
O acesso pode ser liberado para um usurio especfico, ou para um Setor, sendo que
nesse ltimo caso, todos os usurios lotados naquele setor esto automaticamente liberados.
preciso ainda definir quais poderes esto sendo concedidos:
68
Componentes Digitais
Uma Minuta pode possuir nenhum (Minuta Fsica), um ou mais Componentes
Digitais.
A necessidade de incluir mais de um Componente Digital em uma Minuta resulta de
uma limitao tecnolgica: o tamanho mximo de arquivos digitais.
O SAPIENS aceita arquivos com o tamanho mximo de 10 mb (dez megabytes) com
as seguintes extenses:
Documentos estruturados: .html, .htm e .xml;
Texto: .pdf, .txt, .doc, .docx, .odt, .rtf e .epub;
Planilhas: .xls, .xlsx e .ods;
Apresentaes: .ppt, .pptx e .odp;
Imagens: .jpg;
udios: .mp3;
Vdeos: .avi;
Assim, se o arquivo for maior que isso, dever ser dividido em duas ou mais partes
(Componentes Digitais) pelo usurio, de acordo com o Manual de Digitalizao da AGU.
Um Componente Digital poder ser criado no SAPIENS de duas formas distintas: por
Upload ou pelo Editor de Textos do sistema.
69
Note-se que que o menu acima deve ser acessado clicando-se na seta para baixo, e
no no smbolo +.
3.7.3.1
Upload
O recurso de uploads do SAPIENS bastante simples, e aceita mltiplos arquivos ao
mesmo tempo.
Aps incluir todos os arquivos que sero objeto do upload, deve-se clicar no boto
que efetivamente far o envio dos arquivos para o SAPIENS:
70
possvel abortar a operao, remover arquivos antes do upload, bem como verificar
em tempo real qual o percentual de concluso da operao e o status de sucesso ou fracasso.
Um upload ir fracassar em vrias situaes, por exemplo, quando o tipo de arquivo
no for permitido, ou ento quando for maior do que o limite de 10 mb (dez megabytes).
Importante: A ordem que os componentes digitais de um mesmo documento so
apresentados para o usurio a ordem alfabtica do nome do arquivo!
Mesmo aps a juntada o usurio poder alterar o nome dos arquivos nos
componentes digitais, alterando assim a ordem em que eles so apresentados.
3.7.3.2
Editor de Textos
Ao incluir um Componente Digital com o Editor de Textos do SAPIENS, o usurio ser
acess-los no grid.
O smbolo mais claro, com o pequeno lpis, significa que o Componente Digital do
tipo Editor de Textos, e que se o usurio clicar nesse elemento ser direcionado para o Editor
de Textos, onde poder edit-lo.
J o smbolo mais escuro significa que o Componente Digital foi includo por Upload,
e se o usurio clicar no elemento haver o download do Componente Digital, para
visualizao.
Por fim, caso o Componente Digital tenha sido assinado digitalmente, no poder ser
mais editado, e o smbolo ser substitudo por um cadeado.
3.7.5
Minutas Vinculadas
As Minutas podem ser vinculadas entre si quando houver necessidade.
Digamos, por exemplo, que o documento possui anexos. Nesse caso, deve criar
inicialmente a Minuta principal. Aps, uma nova Minuta que represente o Anexo e, por fim,
vincul-las.
Ateno: Se o documento possuir anexos, o usurio no dever criar novos
componentes digitais na Minuta principal para represent-los. O anexo um documento em si
mesmo, e deve ter sua prpria Minuta, vinculada Minuta principal.
72
Sigilos
O SAPIENS permite o cadastro de um mais sigilos para o mesma Minuta, suportando
tanto os chamados sigilos comuns quanto os sigilos da Lei de Acesso Informao (LAI).
O tipo de sigilo deve ser informado pelo usurio:
Sigilo Legal
Sigilo Judicial
73
Alm disso, o usurio dever informar, se for requerido pelo sistema, qual a
categoria do sigilo, o fundamento legal e as razes de atribuio do Sigilo.
Ateno: Por medida de segurana, sempre que um Sigilo for criado, caso ainda no
haja, ser criada automaticamente uma Restrio de Acesso na Minuta, com poder Master
para o usurio criador do Sigilo.
Ou seja, o mero registro do Sigilo no garante que o Processo/Documento Avulso
ficar inacessvel para outros usurios, sendo necessria a configurao da Restrio de
Acesso.
Aps a juntada da Minuta, o sigilo mantido.
3.7.6.1
Desclassificao do Sigilo
Um sigilo no poder ser removido do sistema, mas apenas desclassificado.
Um sigilo desclassificado torna-se inativo, no produzindo mais qualquer efeito.
3.7.6.2
Nvel de Acesso
Os perfis dos usurios definem, como regra geral, o Nvel de Acesso.
ADVOGADO: Nvel de Acesso 1
74
Compartilhamento
Uma Minuta criada por usurio pode ser compartilhada com outros usurios.
Nesse caso, todos os usurios vero a Minuta em suas respectivas reas de Trabalho,
75
Assim, por exemplo, possvel compartilhar uma Minuta apenas com o Poder de
Ver, mas no de Editar.
3.7.8
Ferramentas
A rea de Trabalho conta com 4 (quatro) ferramentas:
3.7.8.1
Detalhar NUP
Ao selecionar a opo Detalhar NUP, o Processo/Documento Avulso selecionado
ser aberto.
Essa operao no poder ser realizada em Lote, por sua natureza.
3.7.8.2
Juntar
Uma Minuta, aps terminado o processo elaborao, deve ser Juntada para que se
Criar Anexo
O processo de criao de um anexo no SAPIENS envolve a criao de uma nova
76
Distribuir
Uma Minuta, aps terminado o processo elaborao, deve ser Juntada para que se
Assinar
possvel assinar digitalmente uma Minuta a partir da rea de Trabalho, inclusive em
77
Um componente digital que tenha sido assinado no poder mais ser editado no
Editor de Textos do SAPIENS. Entretanto, caso todas as assinaturas sejam removidas, o
componente voltar a ser editvel.
possvel excluir ou adicionar Assinaturas Digitais na tela de edio de Componentes
Digitais:
78
79
Ferramentas
Por ser um editor de textos web, no esto disponveis recursos avanados de editor
como o Word ou o BR Office, tais como auto sumrio ou notas de rodap. Entretanto, muitos
recursos esto disposio do usurio:
Salvar, Imprimir e Visualizar Impresso
Cortar, Copiar, Colar e Colar sem Formatao
Fazer e Desfazer
Procurar, Substituir, Selecionar Tudo e Corretor Ortogrfico
Formataes (negrito, itlico, etc.)
Listas Ordenadas e no Ordenadas
Alinhamentos Centralizado e Justificado
Imagens
80
Formatao do Texto
O SAPIENS preza pela padronizao da identidade visual dos documentos produzidos
Pargrafo
Pargrafo Numerado
Citao
Ttulo
Subttulo
Para alterar o estilo, basta selecionar o texto e aplicar a formatao.
3.8.2
Inteligncia Jurdica, localizada no lado esquerdo, para receber em tempo real sugestes
oriundas dos Repositrios de Conhecimento.
81
3.9.1
Tarefas
Grid de Tarefas
No grid constam as Tarefas pendentes do usurio, ou seja, as Tarefas que foram
83
84
85
3.9.1.2.1
no SAPIENS.
Para utiliz-lo, basta abrir ou redistribuir uma tarefa definindo o setor, mas sem
definir quem o usurio responsvel.
O SAPIENS far a escolha de acordo com vrios critrios, entre eles os afastamentos
registrados, o balanceamento de carga (todos devem receber a mesma quantidade de tarefas)
e a preferncia (se algum j trabalhou no processo tem preferncia).
Alm disso, h a questo do Distribuidor.
Se o setor s receber tarefas de outros setores por meio de seus distribuidores, uma
configurao feita pelo Administrador da Unidade, apenas eles sero sorteados inicialmente.
Ou seja, apenas os distribuidores participaro do sorteio no primeiro momento, mas
na hora do distribuidor efetuar a redistribuio da tarefa internamente, ocorre o inverso,
todos participam, menos os distribuidores.
3.9.1.3
Ferramentas
Acompanhar
Ao marcar a opo de Acompanhar uma Tarefa que est abrindo para outro
usurio, abre-se a possibilidade de visualizar essa Tarefa com mais facilidade, para fins de
acompanhamento.
Assim, ao selecionar a opo Meus Acompanhamentos no grid de Tarefas do Painel
do usurio, possvel verificar o andamento em tempo real das Tarefas que foram abertas,
facilitando seu controle.
86
Tramitar
Quando um usurio abre uma Tarefa para outro usurio, especialmente quando
Etiqueta
A ltima ferramenta para o trabalho com Tarefas a possibilidade de colar
Aps colocar Etiquetas em suas Tarefas pendentes, poder realizar o filtro no grid:
87
Detalhar NUP
Ao selecionar a opo Detalhar NUP, o Processo/Documento Avulso selecionado
ser aberto.
Essa operao no poder ser realizada em Lote, por sua natureza.
3.9.1.4.2
Criar Tarefa
Esse atalho serve para criar uma nova tarefa aproveitando os dados da tarefa
existente.
Em muitas situaes, para que um usurio possa cumprir sua tarefa, h necessidade
de que novas tarefas sejam abertas para outros usurios.
Esse atalho facilita essa processo.
88
3.9.1.4.3
Lanar Atividade
A ltima opo, Lanar Atividade, tambm um atalho que pode ser utilizado em
Lote.
Criar Comunicao
Esse atalho serve para criar uma nova Comunicao aproveitando o NUP da tarefa
existente.
Em muitas situaes, para que um usurio possa cumprir sua tarefa, h necessidade
de que novas comunicaes sejam abertas.
Esse atalho facilita essa processo.
89
3.9.1.4.5
Minutas
A opo Minutas na verdade contm 4 (quatro) novas opes para efetuar o
90
Um componente digital que tenha sido assinado no poder mais ser editado no
Editor de Textos do SAPIENS. Entretanto, caso todas as assinaturas sejam removidas, o
componente voltar a ser editvel.
3.9.1.5
Redistribuio de Tarefa
O processo de redistribuio de uma Tarefa bastante simples.
Basta ao usurio clicar 2x (duas vezes) sobre a Tarefa, no grid, para edit-la.
Nesse ponto, basta alterar o usurio Responsvel e salvar a alterao, para a Tarefa
imediatamente desaparea de seu grid e migre para o Painel do novo usurio Responsvel.
Se no for informado o Usurio Responsvel, o SAPIENS utilizar o mecanismo de
distribuio automtica.
H nessa tela a possiblidade de consultar todas as redistribuies que uma Tarefa j
sofreu, bastando clicar no boto Histrico, ao lado do campo.
3.9.1.6
Atividades
O usurio, ao receber uma Tarefa de outro usurio, realizar uma ou mais
92
Uma Atividade pode ou no encerrar uma Tarefa, de modo essa opo dever ser
marcada apenas quando o usurio j tiver lanado todas as Atividades necessrias.
Toda Atividade necessariamente possui uma Espcie, que descreve em linhas gerais o
que foi realizado.
No campo Observao o usurio poder detalhar o que foi realizado com a Atividade.
Alm disso, possvel declarar qual usurio foi responsvel pela realizao da
Atividade, quando diferente da pessoa que estiver realizando o cadastro.
Opcionalmente, no ato de lanamento da Atividade, o usurio poder informar que
deseja juntar as minutas que esto vinculadas Tarefa.
Ateno, pois a juntada no poder ser desfeita, mesmo que a Atividade seja
posteriormente excluda!
Lembre-se, a juntada o ato de retirar uma Minuta da rea de Trabalho e publicla, tornando-a imutvel e pertencente a um Processo/Documento Avulso.
Aps o lanamento de uma Atividade que encerre uma Tarefa, esta ltima no
poder mais ser modificada, mas nada impede que novas atividades sejam lanadas pelo
usurio.
93
Tramitaes
Grid de Tramitaes
No grid de Tramitaes do Painel do usurio esto relacionadas todas as pendncias
94
3.9.2.2
95
H 2 (duas) formas de acess-las, pelo boto acima ou pelo boto direito do mouse,
clicando sobre o grid.
3.9.2.3.1
Detalhar NUP
Ao selecionar a opo Detalhar NUP, o Processo/Documento Avulso selecionado
ser aberto.
Essa operao no poder ser realizada em Lote, por sua natureza.
3.9.2.3.2
Imprimir Guia
Por fim, Imprimir Guia gerar uma guia de tramitao para impresso, o que
Receber
A opo Receber utilizada para fazer o recebimento de um trmite pendente. Ao
realizar esta ao, o usurio declara que j est de posse do Processo/Documento Avulso
tramitado, no caso dos fsicos, ou ciente do trmite, no caso dos eletrnicos.
A operao de recebimento no poder ser desfeita.
Ateno: No recebimento de tramitaes externas o setor atual do NUP passa a ser o
da lotao principal do usurio que efetuar o recebimento.
3.9.3
Comunicaes
Grid de Comunicaes
No grid de Comunicaes do Painel do usurio esto relacionadas todas as
97
98
Detalhar NUP
Ao selecionar a opo Detalhar NUP, o Processo/Documento Avulso selecionado
ser aberto.
3.9.3.3.2
Criar Minuta
Essa opo abre um formulrio para a criao de uma Minuta, da mesma forma que
Remeter
Aps e criao da Comunicao e a edio da correspondente Minuta na rea de
99
Inserir Resposta
Quando uma resposta de uma Comunicao do SAPIENS chegar no Protocolo da
Encerrar
Mesmo quando j respondida, a Comunicao continua no grid de Documentos do
Mensagens
101
3.9.5
Blocos
Diversas operaes podem ser realizadas em Bloco (lote) no SAPIENS no Painel do
Sugestes de Fluxos
O SAPIENS possui um avanado sistema de aprendizado de fluxos de trabalho que
102
103
SAPIENS
disponibiliza
dois
tipos
de
pesquisa
para
locao
de
104
Caso o usurio deseje, basta alterar um ou mais critrios de pesquisa para fazer o
refinamento, e clicar novamente em Pesquisar.
Na pesquisa por metadados h um campo gerencial essencial para o SAPIENS:
105
Ao
marcar
opo
Sem
Tarefas,
usurio
poder
consultar
os
Processos/Documento Avulsos que estejam naquele momento sem Tarefas abertas. Ou seja,
Processos/Documento Avulsos parados que precisam ser movimentados com urgncia.
Todo usurio deve realizar essa consulta com regularidade, especialmente os
usurios com perfil de COORDENADOR.
3.10.2 Pesquisa por Contedo
A pesquisa por contedo destinada a encontrar Documentos a partir de seu
contedo.
Todos os componentes digitais compatveis juntados a um Processo/Documento
Avulso so indexados e podem ser pesquisados pelo SAPIENS (formatos html, txt, pdf, docx,
doc, entre outros).
4 RELATRIOS
O Sistema SAPIENS possui um mdulo de Relatrios acessvel por meio do Painel de
Controle, em Ferramentas:
107
Ou seja, desde que no seja apagado pelo usurio, os Relatrios anteriores estaro
disponveis para consulta, bastando clicar no cone DOC.
108
109
5 CONCLUSO
O Manual SAPIENS para Iniciantes tem pode objetivo apresentar o Sistema de
maneira bastante simples e superficial, servindo como ponte facilitadora do primeiro contato.
O usurio dever realizar o treinamento completo para se habilitar ao uso do
SAPIENS, focando especialmente no Treinamento Distncia da Escola da AGU (EAD) e nos
demais Manuais:
Manual SAPIENS para Coordenadores
Manual SAPIENS para Administradores
Manual SAPIENS para Distribuidores
Alm disso, recomenda-se o acesso ao SAPIENS Wiki, disponvel na Rede AGU, no
endereo http://sapienswiki.agu.gov.br, onde o usurio poder construir seu conhecimento de
maneira colaborativa.
110