Arquivologia para Concursos 04 PDF

Mtodos de arquivamento
e guarda de documentos
Fabrcio Mariano
Mtodos de arquivamento antes de 1950
Segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica

(ARQUIVO
NACIONAL, 1992), Mtodo de Arquivamento uma sequncia de operaes
que determina a disposio dos documentos de um arquivo ou coleo, uns
em relao aos outros, e a identifcao de cada unidade.
Mtodo alfabtico
subdividido em: especfco, geogrfco, mnemnico e variadex.
Especfco : representado por palavras dispostas alfabeticamente,
um dos mais difceis processos de arquivamento, pois, consistindo em
agrupar as pastas por assunto, apresenta a difculdade de se escolher o
melhor termo ou expresso que defna o assunto a ser arquivado.
Geogrfco : mtodo de ordenao que tem por eixo aspectos geogr-
fcos. Esse mtodo muito aconselhvel quando o objetivo ordenar a
documentao de acordo com a diviso geogrfca, que pode envolver
a busca por regio, estado, municpio, bairro, rua e local especfco.
Mnemnico : busca combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar
a memria na busca da informao no material de arquivo.
Variadex : tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores
diferentes, ou seja, consiste em dar cores a um grupo de letras para
buscar a informao. As cores podem variar de pas para pas, mas a
regra geral que as cores devem ser claras e contrastantes.
Mtodo numrico
um mtodo de arquivamento indireto, pois necessrio que seja rea-
lizada uma consulta anterior a um ndice ou arquivo de fchas para localizar
1
*
Mestre em Economia
pela Wisconsin Internatio-
nal University. Ps-gradu-
ado em Finanas e Gesto
Corporativa pela Univer-
sidade Candido Mendes
(UCAM). Graduado em
Fsica pela Universidade
Federal do Rio de Janeiro
(UFRJ).Professor do Ins-
tituto de Administrao
do Rio de Janeiro (IARJ).
Professor de cursos pre-
paratrios para concursos.
Este material parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A.,
mais informaes www.iesde.com.br
2
Mtodos de arquivamento e guarda de documentos
o nmero atribudo ao assunto em questo. mais demorado, porm, mais
sigiloso. Divide-se em numrico simples e duplex.
Numrico simples : mtodo de ordenao que tem por eixo o nmero
atribudo s unidades de arquivamento. As pastas devem ser numera-
das em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhu-
ma considerao ordem alfabtica dos mesmos, dispensando, assim,
qualquer planejamento anterior do arquivo. Para que esse mtodo te-
nha sucesso, os ndices devem ser organizados em fchas, e devem ser
organizados dois ndices em fchas:
em um grupo de fchas sero arquivadas alfabeticamente, para que
se saiba que nmero recebeu o correspondente ou assunto dese-
jado;
no outro grupo sero arquivadas numericamente, de acordo com
o nmero que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o ar-
quivo. Esse ndice arquivado numericamente considerado tombo
(registro) de pastas ocupadas, que indica qual o ltimo nmero pre-
enchido e, consequentemente, o nmero seguinte.
Duplex : mtodo de ordenao que tem por eixo a distribuio dos
documentos em grandes classes por assunto, numeradas consecutiva-
mente, que podem ser subdivididas em classes subordinadas, median-
te o uso de nmeros justapostos com traos de unio.
Mtodo alfanumrico
Mtodo de ordenao que usa a combinao de letras e nmeros. Combi-
na a simplicidade do mtodo alfabtico com a rapidez do numrico. Divide-
-se em decimal, automtico e automtico moderno.
Mtodo decimal : mtodo de ordenao que tem por eixo um plano
prvio de distribuio dos documentos em 10 grandes classes, cada
uma podendo ser subdividida em 10 subclasses, e assim por diante.
Mtodo automtico e automtico moderno : mtodo bastante usa-
do para arquivamento, parte-se de uma tabela preparada na qual se
associam todas as letras do alfabeto a nmeros.
3
Mtodos de arquivamento
aps 1950 (mtodos fexveis)
A partir de 1950, os mtodos de arquivamento passaram a ser determina-
dos pela natureza dos documentos a serem arquivados, e pela estrutura da
entidade. Dividem-se em bsicos e padronizados.
Mtodo alfabtico
o mais simples e mais antigo, baseia-se na ordem alfabtica. Quando
o mtodo alfabtico envolve nome de pessoas, pode ser chamado mtodo
nominal.
Regras de alfabetao
Nome + sobrenome
Luiz Carlos Oliveira
Arquiva-se: OLIVEIRA, Luiz Carlos
Artigos e preposies, tais como: a, o, de, d, da, do, e, um, uma
(no so considerados)
Andr Luiz de Oliveira
Arquiva-se: OLIVEIRA, Andr Luiz de
Prefxos DE, DE LA, LE, VON, MAC, M, D (no se separa)
Stefan De La Rua
Arquiva-se: DE LA RUA, Stefan
Observao: alguns autores falam que as partculas dos nomes estran-
geiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como
parte integrante do nome, quando escritas com letras maisculas.
Exemplo:
Esteban De Penedo
Arquiva-se: De Penedo, Esteban
4
Giulio di Capri
Arquiva-se: Capri, Giulio di
Ttulos honorferos, cientfcos e profssionais liberais: a titulao
no faz parte da regra de alfabetao
Presidente Fernando Henrique Cardoso
Arquiva-se: CARDOSO, Fernando Henrique (Presidente)
Sobrenomes compostos: nesse caso, segue-se uma ideia de subs-
tantivo + adjetivo
Andr Castelo Branco
Arquiva-se: CASTELO BRANCO, Andr
Heitor Villa-Lobos
Arquiva-se: VILLA-LOBOS, Heitor
Grau de parentesco como neto, flho, sobrinho, jnior segue a
ideia acima
Paulo Carlos Filho
Arquiva-se: CARLOS FILHO, Paulo
Sobrenomes com a palavra Santo, Santa e So no se separam
Luciano Santo Cristo
Arquiva-se: SANTO CRISTO, Luciano
Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome
que corresponde ao sobrenome da famlia do pai
Francisco de Pina de Mello
Arquiva-se: PINA DE MELLO, Francisco de
Nomes orientais, japoneses, chineses e rabes arquivam-se como
se apresentam
Li Yutang
Arquiva-se: Li Yutang (do mesmo modo)
5
Nomes com sobrenome repetido arquivam-se pela ordem alfab-
tica dos mesmos
J. Vasconcelos
John Vasconcelos
Jeil Vasconcelos
Arquiva-se:
VASCONCELOS, J.
VASCONCELOS, Jeil
VASCONCELOS, John
Empresas: nome de frmas, empresas, instituies e rgos gover-
namentais devem ser transcritos como se apresentam
EMBRATEL
Arquiva-se: EMBRATEL
Empresas com artigos
O Globo
Arquiva-se: Globo (O)
Observao: alguns autores admitem arquivar O Globo exatamente
como se escreve, mas na hora da procura o arquivista procura pela letra G.
Ttulos de congressos, conferncias, reunies, assembleias deve-
ro ser arquivados de modo que a numerao no faa parte da
regra de alfabetao, e a procura seja feita em ordem alfabtica
Segunda Conferncia de Fsica
Terceiro Congresso de Geofsica
Arquiva-se:
Conferncia de Fsica (Segunda)
Congresso de Geofsica (Terceiro)
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Mtodo geogrfco
um sistema direto, em que a busca feita diretamente no documento.
o preferido quando o principal elemento do documento a procedncia
ou o local.
Mtodo numrico
O principal elemento o nmero. Dividido em simples, cronolgico e
dgito-terminal.
Mtodo numrico simples : corresponde atribuio de um nmero
a cada correspondente ou cliente, obedecendo ordem de entrada
ou registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica.
Nesse mtodo, quando se anula um registro, este aproveitado para
outro arquivamento.
Mtodo numrico cronolgico : nesse caso, alm da ordem numri-
ca, deve observar-se a data da produo do documento. Nesse mto-
do, quando se anula um registro, s se aproveita o nmero se for na
mesma data.
Mtodo numrico dgito-terminal: esse mtodo surge em decor-
rncia da necessidade de reduzir erros no arquivamento de grande
volume, cujo elemento principal de identifcao o nmero. Os do-
cumentos so numerados sequencialmente, dispostos em trs grupos
de dois dgitos cada um, lidos da direita para a esquerda. Exemplo:
524375:
grupo primrio: 75;
grupo secundrio: 43;
grupo tercirio: 52.
Mtodo ideogrfco ou temtico
Mtodo de ordenao que tem por eixo os assuntos presentes, explicita-
mente ou no, nos documentos.
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Enciclopdico : faz prevalecer a classifcao pelos assuntos bsicos ou
temas que admitem diversas decomposies. muito indicado quan-
do a departamentalizao por processo e existem campos tcnicos
bem defnidos.
Mtodo dicionrio : despreza a classifcao por assuntos correlatos
em subcampos, procedendo-se apenas rigorosa ordenao alfabti-
ca. aconselhvel para pequenos arquivos.
Mtodo duplex : utilizado com o estabelecimento de um cdigo nu-
mrico para os diversos ttulos e subttulos de assuntos principais e
correlatos.
Mtodo de classifcao decimal : o conhecimento dividido em 10
classes, e estas podem ser divididas em outras 10 subclasses.
Unitermo ou indexao coordenada : o mtodo consiste em atribuir
a cada documento ou grupo de documentos um nmero em ordem
crescente, de acordo com a sua entrada. Esse nmero, denominado
nmero de registro, controlado atravs de livro prprio, deve ser as-
sinalado no documento em local visvel e previamente determinado.
Sistemas padronizados
Variadex : esse mtodo foi padronizado pela Remington Rand, con-
siderado uma variao do sistema alfabtico. Para um grupo de letras
defnida uma cor associada. O mtodo no fxo, ou seja, as cores
podem variar de pas para pas.
Mtodo soundex : mtodo baseado no som das palavras, em funo
da pronncia e da letra inicial, mtodo criado pela lngua inglesa. Bus-
ca de sons prximos e semelhantes.
Mtodo rneo : conhecido tambm como mtodo hbrido, um m-
todo que est em franco desuso. O seu mecanismo consiste na combi-
nao do mtodo alfanumrico com o numrico ordinrio.
Mtodo automtico : aps 1950, as empresas estavam em um novo
momento administrativo e os materiais de arquivos tiveram que ter
novas metodologias, ou seja, ser fexveis para atender a massa docu-
mental que cresceu exponencialmente.
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Outro mtodo de arquivamento
Mtodo de vigncia contnua : tambm conhecido como follow-up.
Tem grande valor para o controle de informao solicitada, encomen-
das de materiais. A sua indicao recomendada quando se precisa,
entre outras coisas, evitar o procedimento errado de muitos chefes,
que prendem documentos importantes em seu poder.
Resoluo de questes
1. (BNDES) Quando se organiza um arquivo utilizando-se o mtodo nu-
mrico simples, a preocupao inicial recai somente na atribuio de
nmeros a cada novo cliente ou correspondente, obedecendo apenas
ordem de entrada ou registro, como apresentado a seguir: 1 Alba
Santos Silva; 2 Brbara Assuno; 3 Banco Nacional do Desenvol-
vimento Econmico e Social; 4 Alcedo Costa; 5 Ricardo Alves; e 6
Banco do Brasil. Como se observa, essa a ordem em que os docu-
mentos encontram-se no arquivo. No entanto, para a efetiva recupera-
o dos documentos, necessrio elaborar o ndice alfabtico remissi-
vo, que a seguinte sequncia:
a) 1, 2, 3, 4, 5, 6.
b) 1, 4, 6, 2, 3, 5.
c) 3, 6, 4, 5, 2, 1.
d) 5, 2, 6, 3, 4, 1.
e) 6, 5, 4, 3 ,2, 1.
Soluo:
Colocando os nomes segundo as regras de alfabetao, temos:
1 Alba Santos Silva Santos Silva, Alba
2 Brbara Assuno Assuno, Brbara
3 Banco Nacional do Desenvolvimento Econmico e Social Banco
Nacional do Desenvolvimento Econmico e Social
4 Alcedo Costa Costa, Alcedo
9
5 Ricardo Alves Alves, Ricardo
6 Banco do Brasil Banco do Brasil
Gabarito: D
2. Os mtodos de arquivamento dicionrio e enciclopdico so mtodos
considerados
a) bsicos e geogrfcos.
b) padronizados e ideogrfcos.
c) alfabticos e hierarquizados.
d) alfabticos e ideogrfcos.
e) bsicos e numricos.
Soluo:
O mtodo dicionrio considerado alfabtico, e o enciclopdico
ideo grfco.
Gabarito: D
3. Qual o mtodo que combina letras e cores?
a) Colorex.
b) Soundex.
c) Variadex.
d) Visualex.
e) Alfacores.
Soluo:
O mtodo que combina letras e cores o variadex.
Gabarito: C
4. So exemplos de mtodos de arquivamento numricos e ideogrfcos:
a) numrico simples e unitermo.
b) unitermo e dgito-terminal.
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c) duplex e indexao desordenada.
d) cronolgico e decimal.
e) decimal e unitermo.
Soluo:
O mtodo decimal um mtodo numrico, e o unitermo um mto-
do ideogrfco.
Gabarito: E
Guarda de documentos
Instalaes
O arquivo deve ser localizado prximo dos escritrios administrativos e tc-
nicos, possibilitando que a busca seja rpida. Por motivo de segurana, deve
fcar afastado de canos e esgotos. Quanto ao modo de armazenar os docu-
mentos, deve haver fexibilidade do sistema de arquivamento, com arquivos
verticais, horizontais, gavetas, mesas adaptadas e estantes. Para a conservao
dos documentos, deve haver luz e higienizao adequada e controle dos fato-
res fsicos, qumicos e biolgicos que possam afetar a massa documental.
Iluminao : o arquivo exige bastante luz, convindo, de preferncia,
banhado pela luz solar, a qual alm de iluminar adequadamente, traz
outras vantagens, como higienizar o ambiente de trabalho. Entretanto,
o excesso de luz pode gerar a queima do papel do material de arqui-
vo. Se possvel, utilizar mtodo de iluminao indireta para iluminar o
ambiente.
Arejamento : deve-se procurar ventilao natural, constante, ou utili-
zar processos auxiliares de ventilao artifcial, se necessrio.
Higienizao : necessitam de uma higienizao perfeita, vigilncia e
desinfeco continuadas.
Disposio (layout): ao planejar o arquivo, o tcnico deve considerar
uma fexibilidade do sistema de arquivamento: arquivos verticais, ar-
quivos horizontais, gavetas de mesas adaptadas arquivamentos, es-
tantes para arquivo inativo.
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Preservao/conservao/restaurao
de documentos
Fatores qumicos
Valor do pH: grau de concentrao de ons de hidrognio num suporte.
expresso numa escala logartmica de 0 a 14, sendo 7 o ponto neutro. Os
valores acima de 7 caracterizam o estado alcalino, e os inferiores a acidez.
Fatores fsicos
Luz solar, infravermelho que agridem as fbras do papel, umidade relativa
do ar, variao de temperatura.
Fatores biolgicos
Evitar poeira, higienizar o lugar com ventilao para evitar o acmulo de
poeira e alergias, para quem manuseia a massa documental, ventilao e ar
condicionado, para evitar aparecimento de fungos, bactrias e insetos que
degradem o material de arquivo.
Principais operaes de conservao
de documentos
Restaurao
Exige do profssional da rea conhecimento dos papis e tintas emprega-
dos. O mtodo objetiva aumentar a resistncia do papel ao envelhecimento
natural e s agresses externas do ambiente (mofo, pragas, manuseio etc.).
Conjunto de procedimentos especfcos para recuperao e reforo de docu-
mentos deteriorados e danifcados.
Banho de gelatina
Esse mtodo consiste em mergulhar o documento em gelatina ou cola,
objetivando aumentar a resistncia do documento, no prejudicando a visi-
12
bilidade e fexibilidade, proporcionando a passagem dos raios ultravioletas
e infravermelhos.
Alisamento
Esse mtodo consiste em colocar os documentos em bandejas de ao
inoxidvel, expondo-os ao do ar e com umidade variando de 90 a 95%,
por um perodo de uma hora, em uma cmara de umidifcao; posterior-
mente, ser passado a ferro folha por folha, em mquinas eltricas.
Desinfestao
o combate aos insetos atravs da fumigao, que consiste em utilizar
uma substncia qumica de modo que venha a garantir a integridade do
papel e da tinta sobre sua ao.
Encapsulao
Processo de preservao no qual o documento protegido entre folhas
de polister transparente, cujas bordas so seladas.
Desacidifcao
Processo pelo qual o valor do pH do papel elevado a um mnimo de 7,
com vistas sua preservao.
Laminao
Processo de restaurao que consiste no reforo de documentos dete-
riorados ou frgeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura,
fxadas por adesivo natural, semissinttico ou sinttico, por meio de diferen-
tes tcnicas, manuais ou mecnicas.
Silking
Esse mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande
durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas qua-
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lidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a fexibilidade, a reprodu-
o e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudi-
cados (PAES, 2005).
Resoluo de questes
1. A conservao adequada dos documentos serve para preserv-los por
mais tempo, alm de disponibiliz-los aos consulentes sem maiores
preocupaes. Acerca do assunto, assinale a assertiva incorreta.
a) No umedea o dedo com a saliva para virar as pginas de um li-
vro. Isto pode afetar a sua sade, alm de provocar o desenvolvi-
mento de micro-organismos na documentao.
b) Tintas e graftes podem causar danos documentao, manchan-
do, causando riscos, perfuraes ou rasgos.
c) Utilizar aparelhos de ar-condicionado, pelo menos durante o dia.
d) Evite cpias xerox de documentos. A luz ultravioleta causa danos
cumulativos irreversveis, e o manuseio provoca dobras e rasgos
nas lombadas.
e) O ar seco e a temperatura enfraquecem o papel, e esta provoca
mofo.
Soluo:
A alternativa C a nica incorreta, pois, caso o ambiente tenha venti-
lao natural adequada, no necessrio ar-condicionado.
Gabarito: C
2. So consideradas operaes de conservao, exceto
a) banho de gelatina.
b) restauro.
c) limpeza.
d) desinfestao.
e) alisamento.
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Soluo:
A limpeza no uma operao de conservao, mas sim uma prtica a
ser mantida.
Gabarito: C
3. Uma das operaes de conservao exige conhecimento profundo
dos papis e tintas empregados, que
a) o restauro.
b) a desinfetizao.
c) a limpeza.
d) o alisamento.
e) a especializao.
Soluo:
Para restaurar documentos, imprescindvel que o profssional conhe-
a profundamente os papis e tintas empregadas, para que possa rea-
lizar procedimentos de recuperao adequados.
Gabarito: A
4. Acerca das instalaes e localizao dos arquivos, a nica alternativa
errada :
a) a localizao dos arquivos correntes deve ser prxima dos escrit-
rios administrativos e tcnicos.
b) a luz deve ser forte no local do arquivo para iluminao do am-
biente e da documentao.
c) verifcar se no local do arquivo no passam canos ou esgotos, pois
sua ruptura pode gerar perda dos documentos.
d) verifcar a higienizao do ambiente.
e) conseguir ventilao natural constante.
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Soluo:
A luz deve ser adequada, pois, se for forte demais, pode danifcar as
fbras do papel.
Gabarito: B
5. (BR Distribuidora) Para recuperarmos documentos danifcados ou ata-
cados por pragas, temos algumas tcnicas arquivsticas, indique a que
apresenta a caracterstica a utilizao de tecidos (crepeline ou musse-
line de seda) de grande durabilidade:
a) desinfestao.
b) banho de gelatina.
c) tecido.
d) silking.
e) laminao mecanizada.
Soluo:
O mtodo que utiliza tecidos o silking.
Gabarito: D
6. (TRE/MS Tcnico Judicirio FCC) A longevidade de documentos em
suporte papel supe aes preventivas, como
a) o emprego de tintas ferroglicas.
b) a exposio luz natural do Sol.
c) o uso constante de fungicidas.
d) a manuteno do pH neutro.
e) a reenfbragem e a laminao.
Soluo:
A durabilidade do papel aumentada quando se mantm o pH neutro
(prximo a 7).
Gabarito: D
16
Dica de estudo
MARIANO, Fabrcio. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro: Academia,
2010.
Referncias
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental.
Rio de Janeiro: FGV, 2004.
DISPONVEL EM: <www.siga.arquivonacional.gov.br/Media/siga/roteiro%20para%20
mensuracao%20de%20documentos%20textuais.pdf>. Acesso em: 15 jan. 2010.
DICIONRIO de Termos Arquivsticos: subsdios para uma terminologia brasileira.
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1992.
FARIA, A. Nogueira de. Organizao de Empresas. Rio de Janeiro: Record, 1969.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2005.
SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princpios e tcnicas. Rio de
Janeiro: FGV, 2005.

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