Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna – zbiór zasad i przepisów ustalających sposób postępowania z dokumentem, który wpływa do urzędu lub jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa (procedura obiegu dokumentu w administracji publicznej).

Normatyw ten określa przede wszystkim system kancelaryjny obowiązujący dla danego urzędu czy przedsiębiorstwa obieg dokumentów (pism), sposób rejestracji spraw, sposób załatwiania spraw, postępowanie z dokumentacją spraw zakończonych (ich archiwizacją). Instrukcja kancelaryjna określa też wzory formularzy i stempli używanych w danej jednostce organizacyjnej.

Obowiązek stosowania instrukcji kancelaryjnych

Wszystkie państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne wytwarzające materiały archiwalne mają obowiązek posiadania i stosowania instrukcji kancelaryjnej. Opracowywać ją mogą naczelne i centralne organy dla wszystkich jednostek organizacyjnych określonego działu administracji publicznej lub tylko same zainteresowane w ich wdrożeniu jednostki organizacyjne. Instrukcja kancelaryjna jest określona rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. – dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy. Dla innych podmiotów – nieobjętych rozporządzeniem – instrukcje kancelaryjne, po wcześniejszym uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym, na mocy ustawy archiwalnej podlegają zatwierdzeniu przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych za pośrednictwem dyrektora właściwego archiwum państwowego. Uzgadnianie i zatwierdzanie ich ma na celu czuwanie, by powstające akta narastały w sposób właściwy, zgodnie z obowiązującymi przepisami archiwalnymi. Jednostki niepaństwowe nie mają obowiązku posiadania instrukcji kancelaryjnej, ale gdy chcą taką stworzyć, to mogą konsultować się z archiwami państwowymi lub ze Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich.

Instrukcję kancelaryjną tworzy się – w przypadku podmiotów nieobjętych rozporządzeniem – przede wszystkim na podstawie regulaminu organizacyjnego danej jednostki. Instrukcję kancelaryjną zatwierdza do użytku kierownik jednostki; w przypadku jednostek państwowych i samorządowych po uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym.

Typowe zagadnienia składające się na instrukcję kancelaryjną

• zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych
• określenie systemu kancelaryjnego obowiązującego w danej jednostce
• określenie sposobu postępowania z dokumentacją papierową i elektroniczną
• określenie systemów sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych w zależności od przyjętego przez kierownika podmiotu podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu (tradycyjny – papierowy, elektroniczny w systemie EZD),
• rejestrowanie przesyłek wpływających i wychodzących oraz pism wewnętrznych,
• zasady sporządzania odwzorowań cyfrowych,
• zasady postępowania z przesyłkami przesłanymi pocztą elektroniczną, na elektroniczną skrzynkę podawczą, na informatycznym nośniku danych oraz w postaci papierowej,
• zasady funkcjonowania składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych,
• rozdzielanie i przydzielanie wpływów,
• dekretacje odręczne, elektroniczne, zastępcze,
• rejestrowanie spraw (pism),
• rozpatrywanie (sposób załatwiania) spraw,
• wysyłanie pism,
• sposób porządkowania i przechowywania dokumentów (pism, akt spraw).
• wzór pieczątek (sprawdzenie autentyczności)

Bibliografia

• Polski Słownik Archiwalny, pod red. W. Maciejewskiej, Warszawa – Łódź 1974.
• Kancelaria i archiwum zakładowe, pod red. Z. Pustuły, Warszawa 2000.
• Poradnik samorządowca Nr 6/2011, Artur Prasal, Jolanta Rybińska, Jakub Zalewski, Warszawa 2011.