INDICAZIONI OPERATIVE PER LE PROCEDURE AMMINISTRATIVE E

CONTABILI DELL’UFFICIO CONTABILITA’ ECONOMATO E PATRIMONIO

DEL DISTRETTO N°2

1) EMISSIONE DEI BUONI D’ORDINE

Ordini per importi da € 200,00 ad € 4.999,00 iva esclusa (riferimento Circolare n°

69-2020). Gli acquisti per attività di ricerca devono essere indicati esplicitamente
nella richiesta del buono d’ordine.
Si potrà procedere con:
 Adesione a Convenzioni Consip se per il servizio/prodotto richiesto ci sono
convenzioni attive. L’esclusione della convenzione è possibile per
servizi/prodotti acquistati ai fini della ricerca come previso dall’art. 4 della L.
159/2019. Si ricorda che in quest’ultimo caso l’acquisto per motivi di ricerca
deve essere indicato nel pre-buono.
 Acquisti in MEPA con ODA al fornitore con il prezzo più basso (stampare
elenco fornitori che hanno il prodotto da dove si evince che il fornitore scelto
ha il prezzo più basso).
 Acquisti in MEPA con Trattativa diretta. La scelta del fornitore deve rispettare
i principi previsti dal codice degli appalti.
 Acquisti fuori MEPA mediante affidamento diretto con emissione di B.O
indicando almeno un fornitore dove poter acquistare il bene/servizio e per la
richiesta di preventivi (comma 130 art.1 Legge 145/2009)
In questo ultimo caso il principio di rotazione è molto più stringente, pertanto
non si potranno effettuare presso lo stesso fornitore successivi acquisti se non
dopo adeguata verifica delle tipologie di acquisto, della frequenza e degli
importi nel rispetto della normativa vigente.

Ordini per importi da € 5.000,00 a 39.999,00 iva esclusa (riferimento Circolare

n°69-2020).
Si potrà procedere con:

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 Adesione a Convenzioni Consip se per il servizio/prodotto richiesto ci sono
convenzioni attive. L’esclusione della convenzione è possibile per
servizi/prodotti acquistati ai fini della ricerca come previso dall’art. 4 della L.
159/2019. Si ricorda che in quest’ultimo caso l’acquisto per motivi di ricerca
deve essere indicato nella richiesta di emissione del buono d’ordine.
 Acquisti in MEPA con RDO o con ODA quando il prodotto/servizio o la relativa
categoria è presente in MEPA. (In caso di ODA stampare elenco fornitori che
hanno il prodotto).
 Nel caso in cui il prodotto/servizio o la categoria non è presente in MEPA
indicare almeno tre o più fornitori dove poter acquistare il bene/servizio per
la richiesta di preventivi o produrre idonea documentazione in merito alla
unicità del fornitore. La suddetta procedura può essere applicata anche in
caso di acquisti per attività di ricerca da esplicitare nella richiesta di emissione
del buono d’ordine.

Si ricorda che bisogna rispettare il principio di rotazione, pertanto, si chiede di

non indicare lo stesso fornitore per più procedure di acquisto.

Acquisti non riferibili ad attività di ricerca secondo la circolare 69/2020

Nel caso sia presente una convenzione attiva, l’acquisto è obbligatorio in
convenzione. Se si vuole acquistare un bene/servizio in deroga alla convenzione,
occorre redigere una relazione in cui si evidenziano le motivazioni per le quali si
chiede l’acquisto in deroga. La relazione deve essere trasmessa all’ufficio
contabilità mediante mail all’indirizzo [email protected] e attendere
l’autorizzazione all’acquisto in deroga da parte del Direttore Generale.

Per tutte le procedure di acquisto suindicate è necessario utilizzare il modulo

emissione buono d’ordine che va compilato e firmato in ogni sua parte indicando
in particolare il fondo (codice ugov per intero e non limitarsi ad abbreviazioni o
indicazioni poco chiare) dove imputare la spesa, il CUP se presente per il progetto
e in caso di bene inventariabile il codice ARCHIBUS (per i beni inventariabili) che si
trova sulla porta della stanza/locale dove sarà collocato il bene e infine indicare
per i progetti che lo richiedono ai fini della rendicontazione il relativo WP. Tutta la
documentazione deve essere trasmessa, ai fini della tracciabilità
nell’assegnazione delle pratiche, all’indirizzo [email protected] .

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Considerata la complessità delle operazioni e i tempi non brevi per
l’emissione dei B.O, si chiede di programmare, almeno 10 giorni
prima, la spesa da effettuare. Si precisa che in caso di richieste urgenti
(inferiori ai 10 giorni) l’ufficio non garantisce l’emissione del relativo
B.O. nei tempi richiesti.

Per l’acquisto di prodotti inventariabili, ai fini del pagamento della fattura, è

necessario effettuare il collaudo, compilando il modulo collaudo ed inviarlo
insieme al documento di traporto all’Ufficio contabilità nella persona
dell’operatore a cui è stata assegnata la pratica.
Per i beni non inventariabili comunicare all’Ufficio contabilità nella persona
dell’operatore a cui è stata assegnata la pratica, anche con mail, l’avvenuta
consegna del materiale e la corrispondenza all’ordine, inviando dove è possibile
copia del documento di trasporto.

Per poter visualizzare i prodotti presenti in convenzione Consip e in

MEPA bisogna essere registrati al sito www.acquistiinretepa.it come
punto istruttore per il Dipartimento di afferenza.

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2 - ISCRIZIONE A CONVEGNI:

Per i convegni all’estero:

Occorre presentare il modulo richiesta spese in autonomia che va compilato e
firmato in ogni sua parte indicando in particolare il fondo dove imputare la spesa
(codice ugov per intero e non limitarsi ad abbreviazioni o indicazioni poco
chiare) e allegando la documentazione completa dei dati relativi al beneficiario
(ragione sociale e dati bancari n. di conto corrente e SWIFT code).
Tutta la documentazione deve essere trasmessa all’indirizzo
[email protected].

Convegni in Area SEPA

Verranno effettuati tramite bonifico bancario usuale una volta codificato l’ente
con relativo IBAN.

Convegni fuori Area SEPA

Per i trasferimenti in area non SEPA (Extra-Ue) e quindi in caso di obbligo di

RIMESSA ESTERA si rappresenta, inoltre, che la documentazione da inviare
all’Istituto Cassiere dovrà essere firmata digitalmente dal Capo Ufficio e dal
Direttore. Successivamente sarà trasmessa telematicamente all’Istituto Cassiere
che prenderà in carico l’operazione e che provvederà al relativo pagamento. Le
evidenze del buon fine dell’operazione saranno visibili quando l’Istituto Cassiere
evidenzierà il sospeso di uscita in procedura (mediamente dopo una settimana
lavorativa).

Pertanto si rappresenta che per la conclusione di tutto il procedimento e per la

trasmissione delle somme ai beneficiari occorre considerare almeno dieci giorni
lavorativi.

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Per i convegni in Italia:

occorre acquisire, da parte dell’ente organizzatore, la documentazione relativa

all’obbligo di fatturazione elettronica e del regime fiscale e IVA (dichiarazione a
firma del rappresentante legale dell’ente e/o associazione).

 In caso sia presente l’obbligo a fatturazione elettronica occorre predisporre il

modulo emissione buono d’ordine che va compilato e firmato in ogni sua
parte indicando in particolare il fondo (codice ugov per intero e non limitarsi
ad abbreviazioni o indicazioni poco chiare) e allegare idonea documentazione
con l’indicazione chiara dei dati necessari alla codifica dell’Ente in procedura
UGOV (ragione sociale, i dati fiscali e bancari dell’organizzatore del convegno).

 In caso non sia presente l’obbligo a fatturazione elettronica occorre

predisporre modulo richiesta spese in autonomia che va compilato e firmato
in ogni sua parte indicando in particolare il fondo dove imputare la spesa
(codice ugov per intero e non limitarsi ad abbreviazioni o indicazioni poco
chiare) e sarà effettuato il pagamento tramite bonifico bancario da parte
dell’ufficio allegando idonea documentazione con l’indicazione chiara dei dati
necessari alla codifica dell’Ente in procedura UGOV (ragione sociale, i dati
fiscali e bancari dell’organizzatore del convegno).

Si chiede, cortesemente, per le iscrizioni allo stesso convegno da parte di

docenti e collaboratori appartenenti alla stessa area scientifica, di presentare
un'unica richiesta, anche se su fondi diversi, al fine di evitare duplicazioni di
procedure per lo stesso evento.
Tutta la documentazione deve essere trasmessa all’indirizzo
[email protected].

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3 - RIMBORSI SPESE E/O COMPENSI

Per ospiti/relatori per conferenze, convegni, seminari e attività didattiche.

Per l’invito di ospiti/relatori presso la nostra Università la procedura è la

seguente:

- autorizzazione del consiglio del dipartimento e/o del direttore dove è indicato
il nome/i dell’ospite/i , le motivazioni , l’importo da rimborsare e il relativo
fondo;
- lettera e/o mail di invito inviata all’ospite;
- dati anagrafici, fiscali, bancari e copia documento d’identità;
- locandina evento/seminario;
- breve curriculum dell'ospite;
- elenco spese richieste con ricevuta in originale;
- autorizzazione finale alla liquidazione (modulo rimborso spese e compensi)

Per il rimborso agli ospiti stranieri quando prevede compenso + spese l’intera
somma è tassata come non residente al 30%, mentre se è previsto solo il
rimborso delle spese non è applicata alcuna tassazione. Qualora l’ospite straniero
voglia avvalersi della eventuale convenzione contro la doppia imposizione
prevista dai trattati internazionali deve obbligatoriamente produrre i riferimenti
della suddetta convenzione e la certificazione dell’ufficio fiscale del proprio paese
di origine.

Per il rimborso agli ospiti italiani quando prevede compenso + spese l’intera
somma è tassata secondo la normativa vigente, mentre se è previsto solo il
rimborso delle spese non è applicata alcuna tassazione.

Il tutto va trasmesso via mail all’indirizzo [email protected]

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4 - RIMBORSO SPESE sostenute per esigenze urgenti ed indifferibili

- Richieste di rimborso con fondo economale:

La richiesta di rimborso minute spese va presentata, previo appuntamento, il
martedì e il giovedì dalle ore 11.30 alle 13.00 allegando al modulo rimborso
minute spese la documentazione occorrente (scontrino/i parlanti o ricevuta
fiscale no Fattura). Il modulo deve essere stato firmato preventivamente dal
Direttore e dal Responsabile dei Fondi e deve contenere l’indicazione del
Fondo su cui caricare la spesa
Si ricorda che la spesa massima mensile rimborsabile è di € 200,00 per persona
(Circolare n. 5/2022 prot.20589 del 21/01/2022).

- Richieste di rimborso spese in autonomia: La richiesta di rimborso di spesa in

autonomia va presentata via mail all’indirizzo [email protected]
allegando al modulo spese in autonomia la documentazione occorrente
(scontrino/i parlanti o ricevuta fiscale no Fattura). Il modulo deve essere stato
firmato preventivamente dal Direttore e dal Responsabile dei Fondi e deve
contenere l’indicazione del Fondo su cui caricare la spesa

NB: Si ricorda che tale tipologia di rimborso riveste carattere eccezionale, la

necessità di tali spese deve essere adeguatamente documentata, motivata ed
autorizzata preventivamente dal Direttore.

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5 - SPESE PER PUBBLICAZIONI

Per le spese di pubblicazione all’estero occorre presentare il modulo delle spese

in autonomia debitamente compilato, la pro forma invoice o la invoice ed il
modulo relativo alla dichiarazione IVA
Se si procede ad una pubblicazione che prevede emissione di ISBN, DOI o altro
codice in tal caso si applica l’IVA al 4%. In mancanza della suddetta
dichiarazione si applica l’IVA al 22%.
Si rammenta che in caso di dichiarazioni non corrette, la responsabilità erariale
è a carico del richiedente.

Il tutto va trasmesso via mail all’indirizzo [email protected]

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6 - GESTIONE MATERIALE INVENTARIABILE
Al momento del carico in inventario occorre firmare il buono di carico
da parte del Direttore del Dipartimento e del responsabile degli spazi in
cui viene collocato il bene.
Le due figure hanno responsabilità solidale nella gestione dei beni a
loro assegnati.
Ogni modifica di titolarità e/o variazione degli spazi di ubicazione dei
beni deve essere comunicata ed autorizzata dal Consiglio di
Dipartimento.
Per il discarico inventariale, il responsabile degli spazi in cui sono
collocati i beni soggetti a discarico inventariale, deve predisporre una
richiesta agli Uffici motivata per la predisposizione della proposta di
discarico e del pro memoria per la delibera del Consiglio di
Dipartimento.
Solo dopo la delibera è possibile procedere allo smaltimento dei beni
discaricati.
La gestione del materiale inventariabile del Dipartimento è regolato dal
TITOLO VII – PATRIMONIO (articoli dal 70 al 86) del Regolamento di
Ateneo per l’Amministrazione, la Finanza e la Contabilità.

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NB: Si ricorda quanto segue (da leggere attentamente):
- Gli Uffici, in considerazione della situazione pandemica e fino a diverse
indicazioni normative e di Ateneo, non riceveranno persone al fine di
evitare assembramenti.
- Le turnazioni settimanali sono comunicate il venerdì della settimana
precedente. In caso sia strettamente necessario incontrare gli operatori
occorre concordare un appuntamento con la persona interessata della
pratica e si ricorda che l’orario di ricevimento è previsto dalle ore 11 alle
ore 13 dal lunedì al venerdì. Si chiede di rispettare gli orari al fine di
consentire al personale di dare seguito alle pratiche in corso ed evitare
spiacevoli rifiuti.
- Tutti i moduli saranno disponibili sulla pagina web dei singoli dipartimenti a
cura dei responsabili che saranno indicati dai Direttori di Dipartimento.
- Tutte le richieste e comunicazioni devono essere esclusivamente inviate
alla mail [email protected] , saranno assegnate dal capo ufficio ai
diversi collaboratori e le assegnazioni saranno comunicate agli interessati
via mail. Per chiarimenti e/o indicazioni successive alle assegnazioni occorre
rivolgersi direttamente alla persona a cui è stata assegnata la pratica.
- Per le fatture estere bisogna considerare oltre all’importo indicato in
fattura anche l’aliquota IVA prevista dalla normativa vigente in Italia per le
specifiche operazioni.
- Si ricorda che solo i fornitori MEPA titolari di convenzioni sono controllati
dalla struttura del mercato elettronico. Tutti gli altri sono comunque
soggetti a controlli e verifiche da parte degli uffici così come previsto dalla
normativa vigente.
- I titolari di fondi, per conoscere le somme disponibili dei loro progetti,
possono accedere alla loro area riservata entrando in Personal Desk ed
accedere dal link U-GOV Piattaforma integrata dei servizi – area
amministrativa – report progetti – report di sintesi - sintesi docenti in
test – stampa report (si aprirà un foglio excel con tutti i progetti e la
relativa disponibilità nell’ultima colonna in giallo).
- I titolari di fondi, per conoscere le movimentazioni contabili (spese, incassi
e movimentazioni) sui singoli progetti, possono accedere alla loro area
riservata entrando nel loro personal desk, accedere a U-GOV Piattaforma
integrata dei servizi – area amministrativa – progetti – evidenziare il
singolo progetto - cliccare sulla sezione report progetto – selezionare il

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report R110 – Documenti contabili PJ Pentaho si apre un file excel con
quattro fogli dove sono indicate tutte le movimentazioni del progetto.

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