SISTEM PENGENDALIAN PERSEDIAAN OBAT DI IFRS

PRINSIP PENGELOLAAN
MANAJEMEN LOGISTIK (OBAT)

1. TEPAT WAKTU
2. TEPAT JUMLAH
3. TEPAT KUALITAS
4. TEPAT SASARAN
5. TEPAT SEDIAAN
6. TEPAT HARGA
• Menyeimbangkan biaya pengadaan & penyimpanan
• Menyediakan tepat waktu
• Mencegah kerusakan alat, komponen, terjadinya Stock
out, dan sisa penggunaan bahan
• Memanfaatkan diskon pembelian bahan atau komponen
• Mempersiapkan kenaikan harga bahan dan komponen 
akan datang
 Kebijakan Pengendalian
Logistik
• Menentukan tingkat persediaan yang
harus dijaga / jumlah persediaan
yang aman
• Waktu pemesanan barang
• Jumlah barang yang akan dipesan
• Sistem pemesanan dan pengadaan
 DEFINISI

 Pengendalian persedian adalah suatu kegiatan untuk

memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai
dengan strategi dan program yang telah ditetapkan
sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/
kekosongan obat di unit-unit pelayanan
 TUJUAN PENGENDALIAN

 penggunaan Obat sesuai dengan Formularium Rumah

Sakit;
 penggunaan Obat sesuai dengan diagnosis dan terapi;
 memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi
kelebihan dan kekurangan/kekosongan, kerusakan,
kadaluwarsa, dan kehilangan serta pengembalian pesanan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai.
 Kegiatan pengendalian mencakup :

 Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode

tertentu. Jumlah stok ini disebut stok kerja.
 Menentukan stok optimum adalah stok obat yang
diserahkan kepada unit pelayanan agar tidak mengalami
kekurangan/ kekosongan.
 Menentukan waktu tunggu (lead time) adalah waktu yang
diperlukan dari mulai pemesanan sampai obat diterima
(Depkes RI,2008)
 Pengendalian obat di RS terdiri atas:

 Sistem satu pintu,

 Penandaan pada wadah perbekalan farmasi yang
didistribusikan,
 Pengembalian wadah bekas,
 Penggunaan kartu kendali,
 Menghitung dosis obat,
 Menghitung biaya perbekalan farmasi yang dikeluarkan
dan membandingkan dengan unit cost yang diterima
(Anonim,2012)
 Pengendalian Persediaan
Utk memperkecil total investasi pada persediaan & dapat menyediakan
produk yg benar untuk memenuhi permintaan pasien

Pengendalian persediaan yg tepat dapat menghindari

stock out&stock obat yg menumpuk

Akan tercapai apabila dapat menentukan:

(1) Berapa banyak suatu item barang akan dipesan pada suatu waktu, (2)
kapan dilakukakan pemesanan ulang terhadap item tsb, (3) item mana yg
perlu dilakukan pengawasan
 • A→inventory sejumlah ±20% dr item tapi nilai investasi ±80% dr total nilai
inventory
• B→inventory sejumlah ±30% dr item tapi nilai investasi ±15% dr total nilai
Analisis inventory
• C→inventory sejumlah ±50% dr item tapi nilai investasi ±5% dr total nilai inventory
ABC

• V = obat-obatan yg sangat esensial ex: obat2 penyelamat

• E = obat-obatan yg bekerja kausal (obat yg bekerja pd sumber penyakit)
Analisis • N = obat-obatan penunjang
VEN

• Mudah digunakan tetapi didasarkan beberapa asumsi: permintaan,lead time,

dan biaya pemesanan diketahui& bersifat konstan, permintaan diterima dg
segera, tidak ada discount, dan tidak terjadi kehabisan stock
EOQ
Siklus Pengadaan Obat
Tujuan seleksi obat Menentukan jumlah
yang dibutuhkan

Menyesuaikan
kebutuhan dan dana

Pengumpulan
informasi Memilih metode
pemakaian pengadaan

Mencari dan memilih

pemasok

Menetukan
Menerima dan persyaratan kontrak
Monitor status
memeriksa obat-
pemesanan
obatan
 Tender Terbatas
Tender Terbuka
Kelebihan: mengurangi
Kelebihan: penetapan resiko lead time yg terlalu
harga yg lebih panjang, harga masih
menguntungkan bisa dikendalikan
Metode
Pengadaan
Obat di
Negosiasi IFRS
Pengadaan Langsung
Kelebihan: pengadaan Kelebihan: paling
lebih sederhana, waktu sederhana →
lebih pendek, digunakan pembelanjaan sesuai yg
u. kontrak pengadaan dibutuhkan
jangka panjang
 Pembahasan
A. SISTEM PENGADAAN PERSEDIAAN OBAT
 Dipilih pengadaan obat dengan metode langsung.
Alasan: lebih efisien (tak terjadi stock out), lebih
dinamis, dan realistis
Kelebihan: proses pengadaan lebih cepat dan
problem stock kosong barang lebih cepat teratasi

 Pemantauan status pemesanan → memonitor

pengiriman barang → memastikan obat dan alat
kesehatan dapat dikirim tepat waktu (terutama
untuk obat-obat vital) →tidak terjadi keterlambatan
pengiriman yang dapat berakibat kerugian bagi
rumah sakit
Dalam penerimaan barang perlu dilakukan pemeriksaan:
 Kelengkapan dokumen pengiriman barang yg sah
(faktur lengkap, ada obat, jumlah batch, ED)
 ED obat yg diterima minimal 2 tahun
 Perbekalan farmasi yg diterima disertai MSDS
B. SISTEM PENGENDALIAN PERSEDIAAN OBAT
 Digunakan analisis ABC dan VEN → utk menentukan
obat yg tergolong prioritas, utama, dan tambahan
 Prioritas : harus diadakan tanpa memperdulikan sumber
anggaran (termasuk dlm kelompok AV, BV, dan CV)
 Utama : dialokasikan pengadaannya dari sumber dana ttt
(termasuk dlm kelompok AE, BE, dan CE)
 Tambahan : dialokasikan pengadaannya setelah obat
prioritas dan utama terpenuhi (termasuk dlm kelompok
AN, BN, dan CN)
 Goal setting dalam pengendalian ABC VEN :
agar dana yang dikeluarkan dan obat yang didapatkan di IFRS
terkontrol dengan baik secara efektif dan efisien

Dilakukan pengendalian persediaan obat dg skala prioritas

ABC VEN utk mendapatkan obat yg efektif&efisien serta
terhindar dr penyerapan anggaran obat non esensial yg terlalu
besar dan pembelian obat non esensial yg mahal
 Penerapan sistem
FIFO dan FEFO
Kontrol yg ketat
disertai
untuk obat-obat
dokumentasi
kategori A vital dan
pencatatan tanggal
esensial
kadaluarsa yg
lengkap

Pengendalian
persediaan
obat
Economic Order Quantity
(EOQ)
 Pengertian EOQ
 EOQ adalah tehnik pemesanan
dalam manajemen pengadaan
 EOQ adalah cara penghitungan

pemesanan barang sekali pesan

dengan biaya yang paling rendah
 Jenis biaya ( Cost )
dalam EOQ

Holding cost atau carrying cost

Biaya yang timbul akibat perusahaan menyimpan
persediaan
Ordering cost atau set up cost
Biaya yang timbul akibat pengadaan/pemesanan
Stock -out cost atau shortage cost
Biaya yang timbul akibat perusahaan mengalami
kekosongan atau kehabisan persediaan
 Holding atau Carrying Cost

 Biaya fasilitas penyimpanan termasuk penerangan,

pendinginan dll
 Opportunity cost of capital = peluang pendapatan
atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan
 Biaya keusangan
 Biaya penghitungan fisik
 Asuransi
 Pajak persediaan
 Biaya resiko pencurian, perusakan atau
perampokan
 Biaya penanganan dll

 Biaya penyimpanan berkisar anatara 12 sd 40 % dari harga

barang dan rata-rata 25 %
 Ordedring Cost or
Procurement Cost
 Biaya proses pemesanan dan biaya ekpedisi
 Upah
 Biaya telepon
 Surat –menyurat
 Pengepakan dan penimbangan
 Biaya penerimaan (pengecekan )
 Biaya pengirimanke gudang
 dll
 Set-up cost
(biaya penyiapan)
 Biaya ini terjadi apabila bahan atau
barang tidak dibeli tetapi diproduksi
sendiri
 Biaya –biaya ini meliputi :

• Biaya mesin menganggur

• Biaya tenaga kerja langsung
• Biaya penjadwalan
• Biaya ekspedisi
 Shortage cost
Biaya-biaya :
 Kehilangan penjualan
 Kehilangan pelanggan

 Pemesanan khusus

 Ekspedisi

 Selisih harga

 dll
 Tehnik Pengendalian Persediaan

 Tehnik pengendalian persediaan merupakan

tindakan strategis dalam memperhitungkan
jumlah persediaan yang memadai dan kapan
saatnya mulai mengadakan pemesanan kembali
 Tehnik yang umum digunakan adalah Tehnik
Analisa ABC
 Jenis persediaan sangat beragam sehingga
dalam tehnik perhitungan ABC barang
dikelompokkan mana yang prioritas mana yang
kurang prioritas
 Dalam tehnik analisa ABC persediaan barang
dikelompokkan atas 3 kelompok ;
 Kelompok Persediaan ABC

• Kelompok A adalah kelompok 50 %

terbanyak nilai penjualannya
• Kelompok C adalah kelompok 50 % terendah
nilai penjualannya
• Kelompok B adalah kelompok yang berada
ditengahnya
 Model EOQ

 Model EOQ digunakan oleh perusahaan untuk memperoleh

barang melalui pemesanan terlebih
 Model EOQ hanya bisa digunakan berdasarkan asumsi :
 Jumlah kebutuhan barang sudah dapat ditentukan lebih dahulu
secara pasti untuk penggunaan selama 1 tahun
 Penggunaan barang selalu pada tingkat yang tetap dan kontinyu
 Pesanan diterima diterima pada saat tingkat persediaan nol atau
diatas safety stock
 Analisa EOQ mencakup
 Basic cost
 Graphical approach
 Mathematical Approach
 Basic Cost

Basic cost terkait persediaan dibedakan atas 3 kelompok

:
1. Order cost ( biaya pesan )
a. Biaya persiapan pemesanan
b. Biaya pengiriman pesanan
c. Biaya penerimaan barang
d. Biaya –biaya untuk keperluan pembayaran
2. Carrying cost
a. Sewa gudang
b. Biaya pemeliharaan barang
c. Asuransi
d. Biaya angkut, penimbangan dan pengepakan
3. Total cost
 Contoh perhitungan

Diketahui : Rumah sakit X membutuhkan barang / obat tertentu 1600

unit selama 1 tahun
Order cost Rp 500
Carrying cost Rp 100
Ditanya : Berapa kali RS harus memesan barang tersebut
dengan biaya yang paling murah ?
Jawab :

lihat tabel berikut

 Order Freq. Order Total Average Carrying Annual Total
Quantity Pembeli- Cost Order Inventor Cost carrying Cost
an Cost y cost

1600 1x 500 500 800 100 8000 8500

800 2x 500 1000 400 100 4000 5000

400 4x 500 2000 200 100 2000 4000

200 8x 500 4000 100 100 1000 5000

100 16x 500 8000 50 100 5000 13000

Berdasarkan tabel diatas maka untuk mendapatkan biaya yang paling murah RS sebaiknya :
Melakukan pemesanan sebanyak 4 x dengan jumlah barang 400 unit
 EOQ
Mathematical Approach
 Rumus EOQ

EOQ = V 2 OS
C

S = jumlah kebutuhan dalam unit per tahun

O = order cost
C = carrying cost per tahun

EOQ = V 2x 500x1600 = 400

100
 EOQ & Reorder Point
(ROP)

ROP = Waktu pemesanan kembali

Pemesanan barang pada umumnya dilakukan sebelum barang persediaan
habis terpakai dan ini berarti memerlukan waktu tenggang ( lead time )
untuk pemesanan kembali
Kembali pada contoh soal sebelumnya bila diasumsikan lead time 1
minggu dan safety stock 200 unit Waktu hari kerja dalam setahun 50 minggu
maka reorder point jumlah kebutuhan persediaan perminggu menjadi 1600
unit/50 = 32 unit ditambah safety stock 200 unit maka ROP menjadi 232
unit
 Latihan Soal

 Sebuah rumah sakit bermaksud untuk memesan

obat infus Dextrose sebanyak 10.000 botol
pertahun Diketahui biaya pesan (ordering cost)
perbotol Rp 100 dan biaya angkut ( carrying cost )
sebesar Rp 300,- Hitunglah berapa EOQ-nya ? Bila
diketahui Safety stock 1000 botol, hitunglah ROP nya !