ISO 19011:2018

Management System Auditing

 PENGERTIAN AUDIT (ISO19011)

Proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi

untuk memperoleh bukti objektif dan mengevaluasinya secara
obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit dipenuhi.

Systematic, independent and documented process for obtaining

obective evidence and evaluating it objectively to determine the
extent to which the audit criteria are fullfilled
 PENGERTIAN AUDIT (ISO19011)

Bukti Audit
catatan, pernyataan fakta atau informasi lainnya, yang relevan
dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi

Kriteria Audit

seperangkat persyaratan yang digunakan sebagai acuan terhadap

mana bukti obyektif dibandingkan
 TIPE AUDIT

• First party : oleh diri sendiri (Internal audit)

• Second party : Audit penyedia eksternal/Audit pihak
berkepentingan eksternal lainnya (Customer/Supplier
Audit)
• Third party : Audit sertifikasi dan/atau Akreditasi,
Audit perundang-undangan, peraturan dan
sebagainya
 Audit Berdasarkan Kepentingan

• Audit pihak pertama

Audit yang dilakukan oleh atau atas nama organisasi sendiri untuk tujuan
internal

Tujuan:
Memantau keefektifan penerapan sistem mutu dan merupakan alat
manajemen mutu untuk melaksanakan perbaikan
 Audit Berdasarkan Kepentingan

Sasaran audit pihak pertama:

 Memenuhi persyaratan standar sistem mutu yang ditetapkan
 Memonitor perkembangan dan penerapan sistem mutu (pada tahap
permulaan)
 Mengetahui secara dini ketidaksesuaian dan melakukan tindakan
koreksi dalam rangka persiapan audit eksternal
 Memonitor keefektifan sistem
 Mengumpulkan dan memecahkan
 Audit Berdasarkan Kepentingan

• Audit pihak kedua

Audit yang dilakukan oleh pihak yang berkepentingan dengan organisasi
(misalnya pemasok, sub kontraktor)

Tujuan:
 Melakukan penilaian terhadap mitra (pemasok, sub kontraktor) baru
 Menentukan kualifikasi mitra
 Merangsang mitra agar meningkatkan sistem mutunya
 Memenuhi persyaratan pelanggan untuk melakukan audit terhadap
perubahan mitra
 Menjadi mediator untuk pemecahan masalah yang berkaitan dengan
mutu
 Audit Berdasarkan Kepentingan

• Audit pihak ketiga

Audit yang dilakukan oleh organisasi mandiri eksternal (badan sertifikasi)

Tujuan:
Menilai kesesuaian sistem organisasi dengan standar sistem yang
dipersyaratkan pelanggan

Sasaran:
 Mengurangi audit yang berulang (pengganti audit pihak kedua)
 Meregistrasi/sertifikasi sistem mutu
 Mengetahui kesiapan untuk audit sertifikasi
 Audit Berdasarkan Kedalaman

1. Audit Sistem/Kecukupan/Dokumentasi
Audit sistem merupakan audit untuk menentukan apakah organisasi
telah memiliki sistem dalam melakukan operasinya. Audit dilakukan
dengan membandingkan sistem yang ada dengan sistem yang ditentukan

Fungsi yang diaudit

 Kebijakan organisasi
 Sasaran organisasi
 Program
 Rencana
 Prosedur
 Komitmen
 Audit Berdasarkan Kedalaman

Dokumen yang dilibatkan pada saat audit ini adalah:

 Kontrak pelanggan
 Spesifikasi yang berasal dari perusahaan
 Spesifikasi yang berasal dari peraturan & standar

Penyebab auditor bertahan di level ini:

 Auditor tidak tahu bagaimana mengevaluasi efektivitas proses
 Audit efektivitas proses dianggap terlalu sulit
 Audit efektivitas proses terlalu subyektif
 Audit Berdasarkan Kedalaman

Dasar-dasar tentang proses:

 Semua pekerjaan umumnya melibatkan proses
 Proses input & output dapat berwujud seperti bahan baku atau produk
jadi atau tidak berwujud seperti INFORMASI
 Semua proses memiliki pemasok & pelanggan
 Semua proses memerlukan penggunaan sumber daya

2. Audit Kesesuaian/Pemenuhan/Penerapan
Audit sistem merupakan audit untuk audit yang dilakukan untuk melihat
apakah prosedur, instruksi, rekaman, dll memenuhi kesesuaian
 PERSYARATAN AUDIT

• Audit harus dilakukan pada interval yang terencana

• Mempertimbangkan status dan pentingnya proses dan bidang yang
diaudit
• Sebaiknya ada sebuah prosedur yang mengatur audit
• Auditor harus profesional
• Audit harus objektif dan tidak memihak
 TUJUAN AUDIT

Audit dilakukan untuk memastikan bahwa sistem manajemen:

• Dilaksanakan (sesuai Prosedur/IK)
• Sesuai persyaratan standard
• Dilaksanakan dan dipelihara secara efektif
• Audit juga sebaiknya menemukan potensi-potensi perbaikan/peningkatan
 TUJUAN AUDIT

• Internal
Melihat kekurangan sistem manajemen mutu
Mengevaluasi kekurangan untuk tindakan koreksi
 Menilai kesiapan untuk audit eksternal (pihak kedua dan/atau pihak
ketiga)
 Mendorong pemeliharaan & perbaikan dari pelaksanaan sistem mutu

• Eksternal
 Memenuhi persyaratan standar sistem manajemen mutu
 Memenuhi persyaratan badan sertifikasi
 MANFAAT AUDIT
Mengapa perlu audit?
Untuk melihat dari sudut pandang yang berbeda dan akurat apa
yang sedang terjadi dalam sebuah organisasi pada suatu saat
tertentu

Manfaat lain:
• Peluang untuk perbaikan
• Mengidentifikasi akar masalah dan rencana koreksi dan
pencegahan
• Membantu auditor dalam memahami kesehatan perusahaan
• Sebagai alat manajemen
 PRINSIP AUDIT
Prinsip-prinsip berikut terkait dengan audit :
1. Integritas: landasan profesionalisme

Auditor dan individu(-individu) pengelola program audit harus:

 melakukan pekerjaannya secara beretika, dengan jujur dan bertanggung
jawab;
 hanya melakukan kegiatan audit apabila mampu melakukannya;
 melakukan pekerjaannya dengan cara tidak memihak, yaitu tetap adil
dan tidak bias dalam semua hal yang ditanganinya;
 sensitif terhadap hal-hal yang dapat mempengaruhi penilaiannya pada
saat melaksanakan audit.
 PRINSIP AUDIT
2. Penyampaian yang benar: kewajiban untuk melaporkan yang
sebenarnya dan secara akurat

 Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit harus

mencerminkan kegiatan audit dengan sebenarnya dan secara akurat.
 Rintangan yang signifikan yang ditemui selama audit dan perbedaan
pendapat yang belum diselesaikan antara tim audit dan auditee harus
dilaporkan.
 Komunikasi harus jujur, akurat, obyektif, pada waktunya, jelas dan
lengkap.
 PRINSIP AUDIT
3. Bertindak secara profesional: menerapkan kehati-hatian dan penilaian
dalam mengaudit

 Auditor harus bertindak secara hati-hati sesuai dengan pentingnya

tugas yang ia lakukan dankepercayaan yang diberikan padanya oleh
klien audit dan pihak berkepentingan lainnya.
 Faktor penting dalam melaksanakan pekerjaannya secara profesional
adalah memiliki kemampuan untuk melakukan penilaian yang bernalar
dalam semua situasi audit.
 PRINSIP AUDIT
4. Kerahasiaan: keamanan informasi

 Auditor harus berhati-hati dalam menggunakan dan melindungi

informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan tugasnya.
 Informasi audit hendaknya tidak digunakan secara tidak semestinya
untuk keuntungan pribadi oleh auditor atau klien audit, atau dengan
cara yang merugikan kepentingan yang sah dari auditee.
 Konsep ini termasuk penanganan yang tepat terhadap informasi sensitif
atau rahasia.
 PRINSIP AUDIT
5. Independensi: dasar ketidakberpihakan audit dan obyektifitas
kesimpulan audit

 Auditor harus independen dari kegiatan yang diaudit sepanjang

memungkinkan, dan dalam keadaan apapun harus bertindak dengan
cara yang bebas dari bias dan konflik kepentingan.
 Untuk audit internal, auditor harus independen dari fungsi yang
diaudit sepanjang memungkinkan.
 Auditor harus memelihara obyektifitas di seluruh proses audit untuk
memastikan bahwa temuan dan kesimpulan audit didasarkan hanya pada
bukti audit.
 PRINSIP AUDIT
 Untuk organisasi kecil, mungkin mustahil bagi auditor internal untuk
sepenuhnya independen dari kegiatan yang sedang diaudit, namun
segala cara harus diupayakan untuk menghilangkan bias dan mendorong
obyektifitas
 PRINSIP AUDIT
6. Pendekatan berbasis bukti: metode yang rasional untuk mencapai
kesimpulan audit yang dapat dipercaya dan dapat diulang dalam
proses audit yang sistematis

 Bukti audit harus dapat diverifikasi. Secara umum harus didasarkan

pada sampel informasi yang tersedia, karena audit dilakukan selama
jangka waktu tertentu dan dengan sumber daya yang terbatas.
 Penggunaan sampling harus dilakukan dengan tepat, karena terkait
erat dengan kepercayaan yang ditaruh pada kesimpulan audit.
 PRINSIP AUDIT
7. Pendekatan berbasis resiko: pendekatan audit yang mempertimbangkan
resiko dan peluang

 Pendekatan berbasis resiko harus mendominasi perencanaan,

pelaksanaan dan pelaporan audit guna memastikan bahwa audit fokus
pada persoalan yang penting bagi klien audit, dan bagi pencapaian
sasaran program audit.
 KOMPETENSI AUDITOR

Auditor harus memiliki:

1. pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk mencapai
hasil yang diinginkan dari audit yang diharapkan dari auditor;
2. kompetensi generik dan tingkat pengetahuan dan keterampilan khusus
bidang dan sektor.

Ketua tim audit harus memiliki pengetahuan dan keterampilan tambahan

yang diperlukan untuk memberikan kepemimpinan kepada tim audit.
 KOMPETENSI AUDITOR

Auditor sebaiknya kompeten atas dasar:

• Pendidikan
• Pengalaman kerja
• Training
• Pengalaman audit
 KOMPETENSI AUDITOR
Auditor

Auditor harus memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam bidang:

a) Prinsip, proses dan metode audit: pengetahuan dan keterampilan
dalam bidang ini memungkinkan auditor memastikan bahwa audit
dilakukan secara konsisten dan sistematis.

Seorang auditor harus mampu:

 memahami jenis-jenis resiko dan peluang terkait mengaudit dan prinsip-
prinsip dari pendekatan berbasis resiko terhadap mengaudit;
 merencanakan dan mengatur pekerjaan secara efektif;
 melakukan audit dalam jadwal waktu yang telah disepakati;
 memprioritaskan dan fokus pada persoalan yang signifikan;
 KOMPETENSI AUDITOR

 berkomunikasi secara efektif, lisan dan tertulis (baik secara langsung,

ataupun melalui penggunaan intepreter);
 mengumpulkan informasi melalui wawancara, mendengarkan,
mengamati dan meninjau informasi terdokumentasi, termasuk catatan
dan data, yangdilakukan secara efektif;
 memahami kecocokan dan konsekuensi dari penggunaan teknik sampling
untuk mengaudit;
 memahami dan mempertimbangkan pendapat ahli teknis;
 KOMPETENSI AUDITOR

 mengaudit sebuah proses dari awal sampai akhir, termasuk saling

keterkaitannya dengan proses dan berbagai fungsi lainnya, jika sesuai;
 memverifikasi relevansi dan akurasi dari informasi yang dikumpulkan;
 mengkonfirmasi kecukupan dan kecocokan dari bukti audit untuk
mendukung temuan dan kesimpulan audit;
 menilai faktor-faktor yang dapat mempengaruhi keterpercayaan dari
temuan dan kesimpulan audit;
 mendokumentasikan kegiatan audit dan temuan audit, dan menyusun
laporan;
 memelihara kerahasiaan dan keamanan informasi.
 KOMPETENSI AUDITOR

b) Standar sistem manajemen dan rujukan lainnya: pengetahuan dan

keterampilan dalam bidang ini memungkinkan auditor memahami
ruang lingkup audit dan menerapkan kriteria audit, dan harus
mencakup hal berikut:

 standar sistem manajemen atau dokumen normatif atau

pedoman/pendukung lainnya yang digunakan untuk menetapkan kriteria
atau metode audit;
 penerapan dari standar sistem manajemen oleh auditee dan organisasi
lainnya;
 hubungan dan interaksi antara proses-proses sistem(-sistem) manajemen;
 memahami pentingnya dan prioritas dari banyak standar atau rujukan;
 penerapan standar atau rujukan pada berbagai situasi audit.
 KOMPETENSI AUDITOR

c) Organisasi dan konteksnya: pengetahuan dan keterampilan dalam

bidang ini memungkinkan auditor memahami struktur, tujuan dan
praktek manajemen dari auditee dan harus mencakup hal berikut:

 kebutuhan dan harapan dari pihak berkepentingan yang relevan yang

berdampak pada sistem manajemen;
 jenis organisasi, tata kelola, ukuran, struktur, fungsi dan hubungan;
 konsep, proses dan terminologi terkait yang umum dari bisnis dan
manajemen, termasuk perencanaan, penganggaran dan pengelolaan
individu-individu;
 aspek budaya dan sosial dari auditee.
 KOMPETENSI AUDITOR

d) Persyaratan perundang-undangan dan peraturan serta persyaratan

lainnya yang berlaku:
 pengetahuan dan keterampilan dalam bidang ini memungkinkan
auditor menyadari akan, dan
 bekerja dalam, persyaratan organisasi. Pengetahuan dan keterampilan
yang khusus mengenai
 yurisdiksi atau mengenai kegiatan, proses, produk dan jasa dari auditee
harus mencakup hal berikut:
 persyaratan perundang-undangan dan peraturan dan instansi
pengaturnya;
 terminology hukum dasar;
 aturan kontrak dan kewajiban.
 KOMPETENSI AUDITOR

Tim audit harus memiliki kompetensi kolektif di bidang dan sektor tertentu
yang sesuai untuk mengaudit jenis-jenis tertentu dari sistem manajemen dan
sektor.

Kompetensi di bidang dan sektor tertentu dari auditor mencakup hal berikut:
a. persyaratan dan prinsip sistem manajemen, dan penerapannya;
b. dasar-dasar dari bidang(-bidang) dan sektor(-sektor) yang
berhubungan dengan sistem manajemen standar sebagaimana
diterapkan oleh auditee;
c. penerapan metode, teknik, proses dan praktek dari bidang dan sektor
tertentu yang memungkinkan tim audit menilai kesesuaian dalam
ruang lingkup audit yang telah ditetapkan dan menghasilkan temuan
dan kesimpulan audit yang sesuai;
 KOMPETENSI AUDITOR
d. prinsip, metode dan teknik yang relevan dengan bidang dan sektor,
sedemikian rupa sehingga
e. auditor dapat menentukan dan mengevaluasi resiko dan peluang terkait
dengan sasaran audit.
 KOMPETENSI AUDITOR
Lead Auditor

Ketua tim audit harus memiliki kompetensi untuk:

a) merencanakan audit dan memberikan tugas audit sesuai dengan
kompetensi tertentu dari masingmasing anggota tim audit;
b) membicarakan masalah-masalah strategis dengan manajemen puncak
dari auditee untuk menentukan apakah mereka telah
mempertimbangkan masalah-masalah ini ketika mengevaluasiresiko
dan peluangnya;
c) mengembangkan dan memelihara hubungan kerja yang bersifat
kolaboratif diantara para anggota tim audit;
 KOMPETENSI AUDITOR

d) mengelola proses audit, termasuk:

 memanfaatkan sumber daya secara efektif selama audit;
 mengatasi ketidakpastian tercapainya sasaran audit;
 melindungi kesehatan dan keselamatan dari para anggota tim
audit selama audit, termasuk memastikan kepatuhan dari para
auditor terhadap pengaturan kesehatan dan keselamatan, dan
keamanan yang relevan;
 mengarahkan anggota tim audit;
 memberikan pengarahan dan bimbingan kepada auditor-dalam-
pelatihan;
 mencegah dan menyelesaikan konflik dan masalah yang mungkin
terjadi selama audit, termasuk dalam tim audit, sesuai keperluan.
 KOMPETENSI AUDITOR

e) mewakili tim audit dalam berkomunikasi dengan individu(-individu)

pengelola program audit, klien audit dan auditee;
f) memimpin tim audit untuk mencapai kesimpulan audit;
g) menyusun dan menyelesaikan laporan audit.
 KOMPETENSI AUDITOR

• Ketika mengaudit beberapa bidang sistem manajemen, anggota tim

audit harus memiliki pemahaman mengenai interaksi dan sinergi
diantara berbagai sistem manajemen yang berbeda tersebut.

• Ketua tim audit harus memahami persyaratan dari masing-masing

standar sistem manajemen yang sedang diaudit dan mengenali batas-
batas kompetensinya di setiap bidang-bidang tersebut.
 KOMPETENSI AUDITOR
Personal behaviours
 Menjunjung kode etik, sopan, jujur, kebenaran, tulus, bijaksana
 Berpikiran terbuka
 Diplomatis
 Teliti
 Mengamati
 Cepat tanggap
 Mandiri
 Mampu memutuskan
 Percaya diri
 Adaptasi
 Gigih, ulet, fokus
 Sabar
 Mampu bekerjasama
 KOMPETENSI AUDITOR
Menjadi auditor sebaiknya :
 Lebih bersahabat dan tidak tegang
 Pendengar yang baik dan lancar komunikasi (75% mendengar, 25% bertanya)
 Menunjukkan minat yang tinggi
 Lebih objektif dan logis
 Berpandangan positif dan selalu menanggapi dengan baik → hindari adu
argumentasi
 Mudah bergaul dengan setiap tingkatan di organisasi
 Memiliki rasa ingin tahu yang tinggi
 Memahami teknologi dan hal-hal baru
 Hindari cari-cari kesalahan dan catat hal-hal yang baik juga
 Tepat waktu
 Periksa semua proses
 Hargai kerahasiaan organisasi
 Hindari membaca SOP/dokumen sendiri mintalah penjelasan
 Audit sistem bukan individu
 KOMPETENSI AUDITOR
Tipe perilaku auditor:
 Pasif
 Agresif
 Asertif

Tips audit:
 Ekspresi kebutuhan, keinginan, pandangan dan perasaan
 Sikap sempurna
 Langsung pada persoalan
 Junjung tinggi hak orang lain
 Bekerja demi kepuasan semua/mayoritas
Kinerja auditor juga sebaiknya dilakukan evaluasi
Metode evaluasi auditor
Jl. Ngumban Surbakti No. 79 Selayang,
Medan

082271237313

[email protected]

www.eldwinciptakompetensi.com

eldwin_cipta_kompetensi