Pab It-000
Pab It-000
Pab It-000
Anda adalah Susi Kinasih, Restaurant Manager - Hoki Mangkok Besar Restaurant, Lebak
Bulus. Restoran ini adalah salah satu dari 6 cabang chinese restaurant di Jakarta yang
dimiliki oleh PT. Tiga Hartawan, perusahaan keluarga yang sedang berkembang. Hoki
Mangkok Besar Restaurant mengusung konsep fine dining, dengan kapasitas maksimal 220
tamu. Tanggung jawab utama Anda adalah mengepalai satu outlet restaurant dengan jumlah
karyawan 45 orang dan memastikan operasional restoran berjalan dengan lancar.
Secara struktural, Anda berada membawahi Captain, Senior Cook dan Store Supervisor.
Pelaporan yang Anda lakukan adalah kepada F&B Manager (Head of F&B Dept). Anda sudah
menduduki jabatan ini selama 3 tahun, setelah sebelumnya banyak berkarir menduduki
jabatan strategis di hotel bintang 4 di kota Jakarta.
Selama 2 minggu (8-20 Nov) Anda cuti untuk menikah di luar kota. Sekembalinya ke Jakarta
banyak tugas menanti yang harus diselesaikan dan permasalahan yang harus segera diambil
keputusan. Hal ini nampak pada sejumlah email dan catatan pada berkas di meja yang
membutuhkan disposisi Anda.
Terlampir adalah e-mail, berkas yang harus Anda tanggapi dan struktur organisasi
perusahaan.
STRUKTUR ORGANISASI
Hoki Mangkok Besar
E-MAIL 1
Kode : IT / 001
9 November
Kepada Yth : Susi Kinasih
Dari : Hermawan Lim, Senior Cook
CC : Adit Kuatiman
Perihal : Kualitas Dishwashing Liquid
Info dari Dishwasher, cairan untuk cuci piring kualitasnya kurang bagus dibandingkan merk
sebelumnya. Jadi lebih lama nyucinya, apalagi untuk yang piring yang berlemak. Kalau boleh
diusulkan untuk kembali memakai merk yang sebelumnya, lebih bagus meski sedikit lebih
mahal. Terima kasih.
E-MAIL 2
Kode : IT / 002
10 November
Kepada Yth : Susi Kinasih
Dari : Maryati Nuraisya, Internal Auditor
Perihal : Finding Audit – Toko Cahaya
Lampiran : Laporan Petty Cash
Pada laporan petty cash bulan November terdapat transaksi keuangan untuk pembelian es
batu kristal ke toko Cahaya, dengan jumlah cukup signifikan. Pembelanjaan ini naik hampir 3
kali lipat dari bulan-bulan biasanya. Berdasarkan laporan keuangan bulanan, tidak nampak
kenaikan signifikan pada order minuman. Mohon penjelasan dan pertanggungjawabannya
terkait hal ini. Saya harap kita bisa bertemu dan jika diperlukan kita crosscheck ke toko
Cahaya.
E-MAIL 3
Kode : IT / 003
10 November
Kepada Yth : Susi Kinasih
Dari : Arwi Wicaksono, F&B Manager
CC : Lily Heningtyas, Head of Human Capital Dept
Perihal : Surat Resign Hermawan Lim (Senior Cook)
Beberapa hari lalu saya dan Human Capital mendapatkan surat pengunduran diri dari bapak
Hermawan Lim. Menurut informasi dari beberapa sumber, beliau ditawari untuk menjadi
Executive Chef di restaurant sebelah. Kita sama-sama mengetahui, restaurant sebelah adalah
kompetitor utama kita di area Lebak Bulus. Dengan pindahnya beliau ke sana bisa menjadi
ancaman yang sangat serius terhadap omset kita. Mohon berkenan meluangkan waktu untuk
menemui beliau, menggali dan jika memungkinkan untuk ditahan agar tidak jadi
mengundurkan diri. Saya menunggu laporan hasil pertemuannya segera. Terima kasih.
E-MAIL 4
Kode : IT / 004
11 November
Kepada Yth : Susi Kinasih
Dari : Marcelina Indah, Marcom and Secretary
Perihal : Database Tamu
Mohon bantuannya untuk update database tamu di Lebak Bulus, kali-kali masih ada data
tamu yang belum diupdate di sistem.
Masih ada waktu 1 bulan, tolong juga untuk di push lagi untuk mendapatkan lebih banyak
customer baru, syukur-syukur dapat kartu namanya. Kalau tidak, nomor HP dan email sudah
cukup koq.
E-MAIL 5
Kode : IT / 005
12 November
Kepada Yth : Seluruh Restaurant Manager
Dari : Arwi Wicaksono, F&B Manager
Perihal : Sertifikasi Halal
Proses sertifikasi halal sudah selesai dilaksanakan. Sertifikat sudah tersedia di head office,
mohon untuk setiap outlet mengambil sertifikat ini dan memasangnya. Pastikan dipasang di
tempat yang cukup menyolok dan mudah dibaca oleh tamu.
Terima kasih atas perhatiannya.
E-MAIL 6
Kode : IT / 006
14 November
Kepada Yth : Susi Kinasih
Dari : Melia Hirawati. Captain.
Perihal : Recruit Daily Worker.
Operasional di bagian service cukup terganggu. 4 orang waitress tidak mampu menjalankan
tugas dengan maksimal. Rinciannya: 1 orang waitress sedang hamil, tugasnya saya batasi dan
tidak boleh serving dan clear-up. Ia hanya boleh taking order, untuk meminimalkan resiko
kecelakaan kerja. 3 orang sudah 2 hari tidak masuk kerja karena sakit. Kondisi ini sangat
berpengaruh pada kualitas pelayanan.
Mohon ijin untuk melakukan penambahan personel, rekrut tenaga kerja harian minimal 3
orang selama 5 bulan atau menerima 5 orang anak PKL dari SMK. Mohon approvalnya terkait
hal ini. Terima kasih.
E-MAIL 7
Kode : IT / 007
15 November
Kepada Yth : Susi Kinasih
Dari : Arwi Wicaksono, F&B Manager
Perihal : Proposal Event untuk Imlek
Maaf mengganggu liburannya. Menyambut tahun baru Imlek 2 bulan lagi, Management
meeting beberapa waktu lalu sudah memutuskan untuk mengadakan event yang serentak dan
sama di masing-masing restaurant. Event dipilih dan diputuskan berdasarkan proposal dari
masing-masing restaurant. Sampai hari ini, kami belum menerima proposal event dari ibu.
Cabang yang lain sudah mengirimkan.
Mohon ini dijadikan prioritas ya setelah ibu masuk kerja, karena pada mid Desember ini flyer,
poster dan iklan sudah harus sudah beredar.
Terima kasih.
E-MAIL 8
Kode : IT / 008
15 November
Kepada Yth : Susi Kinasih
Dari : Wisnu Kristomo, Executive Chef
Hal : Up selling menu baru
Lampiran : Foto Menu Baru
Menu-menu baru sudah berjalan kurang lebih 3 bulan, akan tetapi di outlet ibu belum nampak
progres yang signifikan. Hal ini agar dapat menjadi perhatian khusus, terutama untuk para
waitress agar mampu untuk up-selling menu-menu baru ini. Mohon dievaluasi apakah para
waitress sudah menguasai product knowledge terhadap menu ini. Tanpa pengetahuan yang
mendalam mengenai menu ini, niscaya sulit berharap mereka akan mampu menawarkan
menu ini pada tamu.
Jika ada kendala, mohon dilaporkan. Atau jika diperlukan untuk training product knowledge
lagi, silahkan diagendakan. Kami siap memberikan training ulang.
Terima kasih atas perhatiannya.
E-MAIL 9
Kode : IT / 009
15 November
Kepada Yth : Susi Kinasih
Dari : Arwi Wicaksono, F&B Manager
CC : Hermawan Lim (Senior Cook); Agus Sanjaya (Head of Purchasing & Log);
Wisnu Kristomo (Executive Chef);
Perihal : Mengurangi Food Loss dan Waste
Trend 2 bulan terakhir ini tingkat food loss and waste di outlet Lebak Bulus meningkat.
Berdasarkan laporan yang saya baca dan hasil audit, banyak stok bahan makanan tidak bisa
dimasak karena sudah tidak layak untuk dijual. Ini adalah pemborosan yang luar biasa. Kalau
tren ini tidak dihentikan food cost kita akan naik. Apakah sistem FIFO di Store Lebak Bulus
tidak jalan?
Selain itu sampah makanan sisa dari piring tamu juga signifikan naik. Meskipun ini tidak bisa
dikategorikan kerugian, karena sudah dibayar oleh tamu tapi ini cukup perlu menjadikan
perhatian.
@Pak Wisnu, dengan banyaknya food waste, coba dianalisa apakah mungkin porsinya
dikurangi? Bisa jadi terlalu besar porsinya, jadi kekenyangan.
@Pak Agus Sanjaya, untuk sementara hold terlebih dahulu permintaan pembelian dari outlet
Lebak Bulus jika tidak ada approval dari saya.
Silahkan dianalisa dan dicari solusinya. Saya tunggu laporannya. Terima kasih.
E-MAIL 10
Kode : IT / 010
16 November
Kepada Yth : Susi Kinasih
Dari : Hermawan Lim, Senior Cook
CC : Melia Hirawati (Captain) dan Adit Kuatiman (Store Supervisor)
Hal : Komplain Customer tentang Lemon Chicken
Hari ini kami mendapat komplain dari customer mengenai menu Lemon Chicken. Masakan
yang disajikan rasanya apek / tengik. Saya dan Melia sudah menangani komplain dan
mencicipi makanan yang disajikan tersebut. Benar, rasanya tidak seperti biasa. Sausnya enak,
kematangan ayamnya sempurna, lemonnya segar. Rasa apek / tengik ini dari tepung yang
digunakan untuk membungkus ayamnya.
Untuk hari ini, menu Lemon Chicken kami stop. Dan beberapa menu lain yang menggunakan
tepung ini, terpaksa tidak dapat kami jual. Bersama dengan store, kami memeriksa tepung ini.
Ternyata tanggal kadaluarsa masih cukup jauh. Solusi sementara yang kami ambil adalah
menghentikan penggunaan tepung ini dan menggantinya dengan alternatif tepung yang lain
untuk penjualan esok hari.
E-MAIL 11
Kode : IT / 011
16 November
Kepada Yth : Seluruh Restaurant Manager
CC : Arwi Wicaksono, F&B Manager
Dari : Lala Amanda, Head of Finance and Accounting
Perihal : Uji Coba Billing System Baru
Pada awal Desember kita akan mulai uji coba Billing System yang baru, targetnya per Januari
semua outlet sudah lancar penggunaannya. Oleh karenanya mohon dijadwalkan tanggal
berapa kami bisa kunjungan untuk install dan sosialisasi di masing-masing outlet.
Mohon setiap Restaurant Manager mengirimkan jadwalnya kepada kami. Terima kasih atas
kerja samanya.
E-MAIL 12
Kode : IT / 012
17 November
Kepada Yth : All Department
Dari : Budiman Nugroho, CEO
Perihal : Breakthrough
Ucapan terima kasih dan hormat saya untuk anda semua yang masih tetap menyalakan api
semangat dalam situasi yang tidak mudah ini. Pandemi ini luar biasa, cash flow perusahaan
bagai digoyang raksasa. Ini tidak mudah, kita tidak sendiri, seluruh dunia mengalami. Ini sulit,
tapi sangat menantang otak kita bekerja.
Per 1 Desember pemerintah akan menetapkan seluruh mall, tempat makan dan tempat
hiburan beroperasi maksimal jam 19.00. Wajib tutup. Kapasitas resto dibatasi maksimal 50%.
Kita tidak bisa memprotes keadaan. Kita tidak akan tinggal diam, kita wajib membuat
terobosan guna menyiasati keadaan. Oleh karenanya, saya menugaskan untuk setiap
departemen dan setiap outlet membuat program untuk meningkatkan revenue dan
meminimalkan pengeluaran. Pikirkan, susun program anda dan presentasikan pada saya
minggu depan.
Jangan patah semangat, tetap disiplin menjaga kesehatan. Salam hormat saya untuk Anda
dan keluarga.
E-MAIL 13
Kode : IT / 013
18 November
Kepada Yth : Susi Kinasih
Dari : Melia Hirawati, Captain
Perihal : Penawaran PKL dari SMK Pariwisata Lebak Bulus
Melanjutkan email sebelumnya, saat ini saya mendapatkan proposal dari SMK Pariwisata,
menawarkan kerjasama PKL untuk muridnya sejumlah 10 siswa. Free of charge, akan tetapi
mereka menawarkan 10 siswa, tidak boleh dikurangi. Kebutuhan dan kemampuan kita hanya
5 orang. 7 siswa masih mungkin, 10 orang cukup berat untuk pendampingan dan
pengawasannya. Mereka mohon jawabannya segera, jika tidak bisa akan segera ditawarkan
ke restoran lain. Mohon arahannya.
Terima kasih atas perhatiannya.
E-MAIL 14
Kode : IT / 014
18 November
Kepada Yth : Arwi Wicaksono, F&B Manager
CC : Susi Kinasih
Dari : Agus Sanjaya, Head of Purchasing and Logistic
Perihal : Safety Shoes
Beberapa hari lalu kami mendapatkan purchase request 4 pasang Safety Shoes dari outlet
Lebak Bulus untuk Cook dan Cook Helper, dengan alasan rusak. Regularly pembagian safety
shoes adalah 2 tahun. Ini baru 1,5 tahun sudah rusak dan minta penggantian.
Mohon maaf permintaan ini kami hold, penggantian safety shoes tetap regularly sesuai jadwal
yaitu bulan Juni tiap tahunnya.
Sekedar pendapat dan masukan pak, safety shoes yang rusak sebelum waktunya
mengindikasikan 2 hal kemungkinan:
1. Personal yang memaki kurang merawat.
2. Area kitchen di Lebak Bulus ekstra basah dan berminyak.
E-MAIL 15
Kode : IT / 015
E-MAIL 15
19 November
Kepada Yth : Susi Kinasih
CC : Melia Hirawati, Captain
Dari : Niki Tania, Kasir Resto
Perihal : Mesin EDC Bermasalah
Mohon maaf menggangu cutinya. Menyampaikan informasi bahwa mesin EDC bermasalah
lagi. Selama ibu cuti, ini adalah kerusakan ketiga kalinya. Belum jelas ini karena alatnya atau
sinyalnya yang kurang baik. Kami sudah melaporkan hal ini ke Finance, akan tetapi diminta
menunggu ibu kembali dari cuti terlebih dahulu.
Dengan terkadang mesin EDC mengalami masalah ini, membuat operasional lumayan
terganggu. Tidak banyak tamu yang siap dengan uang cash. Akibatnya terjadi antrian di kasir,
dan menyita waktu cukup lama.
E-MAIL 16
Kode : IT / 016
19 November
Kepada Yth : Susi Kinasih
Dari : Fattah Gunadi, Restaurant Manager – HMB outlet Blok M
Perihal : Pinjam Coffee Machine dan Showcase
Tanggal 26 November di outlet kami akan ada event gathering dari PT Kenanga Motor, sekitar
60-70 tamu. Untuk kelancaran operasional, jika diijinkan kami mau meminjam Coffee
Machine dan showcase yang biasa dipasang untuk menu special today. Kedua barang tersebut
hanya kami pinjam untuk event ini saja. Mereka booking di room Phoenix, jadi kedua barang
tersebut hanya untuk melayani mereka, sedangkan alat kami untuk tamu reguler.
Jika ibu mengijinkan, satu hari sebelum event ada staff kami yang akan mengambil ke Lebak
Bulus. Demikian disampaikan, mohon konfirmasinya. Terima kasih.
E-MAIL 17
Kode : IT / 017
20 November
Kepada Yth : Susi Kinasih
Dari : Adit Kuatiman, Store Supervisor
Perihal : Tingkat Kelembapan di Store
Laporan dari kitchen, beberapa bahan makanan terjadi perubahan rasa bahkan ada yang
berjamur padahal belum masuk tanggal kadaluarsa. Pada akhirnya beberapa dibuang,
beresiko untuk makanan. Investigasi kecil sudah dilakukan. Kesimpulan sementara, tingkat
kelembapan di rak groceries cukup tinggi. Sepertinya kita perlu melaporkan kepada
Engineering di pusat untuk menanganinya.
Mohon arahannya terkait hal ini. Terima kasih.
E-MAIL 18
Kode : IT / 018
21 November
Kepada Yth : Susi Kinasih
Dari : Lily Heningtyas, Head of Human Capital Dept
Perihal : Lembur Karyawan
E-MAIL 19
Kode : IT / 019
21 November
Kepada Yth : Susi Kinasih
CC : Decky Senja, Head of Engineering
Dari : Agus Sanjaya, Head of Purchasing and Logistic
Perihal : Perbaikan Store dan Training
Kami mendapatkan informasi bahwa ada masalah di Store terkait bahan makanan yang cepat
rusak. Kapan bisa diagendakan untuk kami kunjungi bersama dengan team dari engineering
untuk mencari dan menyelesaikan permasalahannnya. Sekalian dari kami bisa nanti akan
memberikan recurrent training untuk teman-teman di Store terkait dengan FIFO (First In First
Out). Sepertinya sudah lama tidak training hal ini.
E-MAIL 20
Kode : IT / 020
21 November
Kepada Yth : Susi Kinasih
CC : Agus Sanjaya, Head of Purchasing and Logistic
Dari : Decky Senja, Head of Engineering
Perihal : Perbaikan Store dan Training
Melanjutkan email bapak Agus, kebetulan besok ada team kami yang melakukan service AC
ke outlet Blok M, jika ibu mengizinkan biar sekalian ke Lebak Bulus untuk cek store jika ada
kerusakan. Jadwal di Blok M jam 09.00, jika lancar jam 15.00 sudah sampai di Lebak Bulus
untuk mulai memeriksa store.
Jika ibu OK, segera akan saya informasikan kepada team kami. Mohon konfirmasinya. Terima
kasih.
MEMO 1
Kode : ME / 001
18 November
Kepada Yth : Susi Kinasih
Dari : Fattah Gunadi, Kasir Resto.
Perihal : Proposal dari RW 16 Lebak Bulus
Hari ini saya mendapat titipan surat dari pak RW terkait dengan pemilihan ketua RW yang
akan dilaksanakan pada akhir bulan. Pesannya: mohon surat ini segera dibalas.
Isi Surat:
Panitia pemilihan Ketua RW akan menyelenggarakan pemilihan Ketua RW yang akan
dilaksanakan pada tanggal 28 November. Terkait dengan hal ini, mohon partisipasi dari Hoki
Mangkok Besar Restaurant untuk mendukung dan mensukseskan acara ini. Adapun
partisipasi dan kontribusi yang diharapkan adalah:
1. Dukungan snack untuk kisaran 120 orang (bisa dalam bentuk uang).
2. Makan siang untuk panitia, sejumlah 12 orang.
3. Mengijinkan kurang lebih 1/3 area parkir restaurant digunakan untuk parkir motor para
pemilih.
Demikian permohonan ini disampaikan, atas partisipasi dan kerja samanya kami
mengucapkan terima kasih.
MEMO 2
Kode : ME / 002
20 November
Kepada Yth : Susi Kinasih
Dari : Melia Hirawati, Captain
Perihal : Beauty Class untuk Waitress
Bu Susi, jika ibu sudah masuk kerja nanti mohon meluangkan waktu sebentar, kurang lebih
30 menit, saya ijin menghadap terkait dengan grooming para waitress. Saat ini banyak
waitress yang baru, banyak yang belum ikut beauty class jadi groomingnya tidak standar. Jika
ibu setuju, saya usul kita mengadakan beauty class lagi untuk waitress baru dan recurrent
training untuk waitress lama.
Detail, teknis dan lainnya kita diskusikan saat bertemu. Terima kasih.
MEMO 3
Kode : ME / 003
Susi,
Besok ada rekan bisnis saya mau makan siang di tempatmu. Tolong dilayani dengan baik, dan
kasih diskon 25 % ya.
Kabari Sekretaris saya, kalau kamu sudah baca memo ini.
IN TRAY EXERCISE
Anda adalah Susi Kinasih, Restaurant Manager - Hoki Mangkok Besar Restaurant, Lebak Bulus.
Restoran ini adalah salah satu dari 6 cabang chinese restaurant di Jakarta yang dimiliki oleh PT. Tiga
Hartawan, perusahaan keluarga yang sedang berkembang. Hoki Mangkok Besar Restaurant
mengusung konsep fine dining, dengan kapasitas maksimal 220 tamu. Tanggung jawab utama Anda
adalah mengepalai satu outlet restaurant dengan jumlah karyawan 45 orang dan memastikan
operasional restoran berjalan dengan lancar.
Selama 2 minggu (8-20 Nov) Anda cuti untuk menikah di luar kota. Sekembalinya ke Jakarta banyak
tugas menanti yang harus diselesaikan dan permasalahan yang harus segera diambil keputusan. Hal
ini nampak pada sejumlah email dan catatan pada berkas di meja yang membutuhkan disposisi Anda.
Terlampir adalah e-mail, berkas yang harus Anda tanggapi dan struktur organisasi perusahaan.
Selamat mengerjakan!