Manajemen Biaya Proyek

Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Manajemen
Institut Pertanian Bogor

11/19/2020
1
Pengertian Dasar
• Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan
untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu
sebagai gantinya
• Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti
dollar, rupiah, dsb
• Sumberdaya:
• Orang
• Peralatan
• Material

11/19/2020 2
Pengertian Dasar
Biaya proyek:
• Terbatas , perlu dikelola dengan baik

Anggaran • diperkirakan / diestimasi

Proyek • dianggarkan
• diawasi penggunaannya

Perhatian utama dalam manajemen biaya proyek

adalah pada biaya sumberdaya yang digunakan
utk menyelesaikan kegiatan dalam jadwal proyek
3
Pengertian Dasar
• Penyusunan perkiraan biaya
• Penyusunan anggaran biaya
• Pengawasan biaya

Manajemen biaya proyek meliputi proses-proses yang

diperlukan untuk menjamin agar anggaran biaya yang
telah disetujui cukup untuk menyelesaikan semua
pekerjaan dalam lingkup proyek

4
Pengertian Dasar
Profit (laba; keuntungan)
= Penerimaan – pengeluaran

Life cycle costing

Estimasi biaya selama siklus hidup proyek :
• Biaya pengembangan
• Biaya dukungan selama hasil proyek dimanfaatkan

5
Pengertian Dasar
Analisis arus kas (cash flow analysis) proyek:
• Metode untuk menetapkan biaya-manfaat dan arus
kas tahunan suatu proyek (dengan nilai sekarang)
• Manajer puncak perlu mewaspadai pemilihan
proyek agar arus kas keseluruhan tetap bisa diatasi

6
Pengertian Dasar

Discount rate
• = Cut off rate; hurdle rate
• Nilai minimum yang diharapkan akan diterima
perusahaan dengan menginvestasikan dana pada
kegiatan lain yang resikonya setara dengan resiko
proyek
• Sering kali menggunakan tingkat suku bunga bank

7
Pengertian Dasar
NPV = NET PRESENT VALUE
• Nilai ekivalen saat ini, dari suatu nilai di masa depan
• Dihitung dengan menggunakan discount rate r
• NPV untuk manfaat proyek keseluruhan
• Umum dipakai sebagai dasar memilih proyek
= Investasi utk proyek – ∑{net cash flow / (1+r)t }
t = periode waktu;
r = discount rate

8
Pengertian Dasar
Internal rate of return (IRR)
• Discount rate yang menghasilkan harga NPV
menjadi nol

9
 Pengertian Dasar
Biaya langsung
• Biaya yang terkait langsung dengan suatu proyek
sehingga dapat ditelusuri secara tepat
• Misal: gaji karyawan proyek; pembelian barang
proyek; dll
Biaya tak langsung
• Biaya yang terkait dengan suatu proyek, tetapi tidak
dapat ditelusuri secara tepat
• Misal: tagihan listrik perusahaan; biaya sewa kantor
untuk kegiatan perusahaan dan berbagai proyek

10
 PROSES-PROSES DALAM
MANAJEMEN BIAYA PROYEK

KELOMPOK PROSES
1
Mengestimasi PERENCANAAN
biaya
2
Menyusun
anggaran biaya

3
Melakukan pengen-
KELOMPOK PROSES
dalian biaya
PENGAWASAN
11
PROSES 1:
MENGESTIMASI BIAYA

Estimasi pendahuluan:
• Untuk menyeleksi proyek,
• Dikerjakan 3–5 thn sebelum proyek selesai
Estimasi untuk anggaran:
• Untuk alokasi dana dalam anggaran perusahaan
• Dikerjakan 1–2 thn sebelum proyek selesai
Estimasi definitif:
• Estimasi sebenarnya, untuk rincian pembelian
• Sebelum dan selama proyek berlangsung

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF015 PPSI IF015 3 SKS 12

 Jenis-jenis estimasi biaya
TKT JENIS METODE PENGUMPULAN DATA AKURASI
WBS ESTIMASI ESTIMASI (%)

ØLINGKUP PROYEK
ESTIMASI PARAME-
1 (PERKIRAAN -25 S.D +75
PENDAHULUAN TRIK
KASAR)

ØLINGKUP PROYEK
DAN KAPASITAS
ESTIMASI ØSPESIFIKASI
2, 3 ANALOGI -10 S.D +25
ANGGARAN UMUM
ØPERKIRAAN HARGA
SATUAN
Ø RENCANA ROYEK
ANGGARAN Ø PENAWARAN
DATA
4, 5, 6 BIAYA - 5 S.D +10
PROYEK Ø SPESIFIKASI
DEFINITIF
Ø HARGA SATUAN

13
MENGESTIMASI BIAYA

Rencana manajemen biaya

• Dokumen yang menjelaskan bagaimana
organisasi akan mengelola varian biaya
dalam proyek
• Menjelaskan bagaimana merespon
proposal yang lebih tinggi atau lebih
rendah dari estimasi definitif

14
MASUKAN
DALAM MENGESTIMASI BIAYA

1. Faktor-faktor lingkungan perusahaan

2. Aset proses organisasional
3. Pernyataan cakupan proyek
4. WBS dan penjelasan (kamus) nya
5. Rencana manajemen proyek:
• Rencana manajemen jadwal
• Rencana manajemen SDM
• Register resiko

15
MASUKAN DALAM MENGESTIMASI BIAYA
1. Faktor-faktor lingkungan perusahaan
Estimasi biaya memperhatikan/menggunakan:
• Kondisi pasar
• Basisdata komersial
2. Aset proses organisasional
• Kebijakan estimasi biaya;
• template;
• file proyek;
• informasi historis;
• pengetahuan tim proyek;
• pengalaman proyek-proyek sebelumnya

16
MASUKAN DALAM MENGESTIMASI BIAYA

3. Pernyataan cakupan proyek

Mengandung informasi tentang persyaratan produk
proyek, yang diperlukan dalam mengestimasi biaya
4. WBS dan penjelasannya (dictionary)
WBS untuk mengorganisasi estimasi biaya dan
menjamin bahwa semua pekerjaan telah diestimasi
biayanya
5. Rencana manajemen proyek
Memuat keseluruhan rencana untuk pelaksanaan,
monitoring dan pengendalian proyek, termasuk
rencana bagian-bagian proyek
17
PIRANTI DAN TEKNIK
DALAM MENGESTIMASI BIAYA

1. Keahlian tenaga ahli

2. Estimasi dengan analogi
3. Menggunakan biaya satuan sumberdaya
4. Model estimasi parametrik
5. Bottom-up estimating
6. Perangkat lunak
7. Analisis dokumen lelang vendor
8. Analisis cadangan
9. Biaya kualitas

18
PIRANTI DAN TEKNIK DALAM
MENGESTIMASI BIAYA

1. Estimasi analogi
Bersifat top-down; mengikuti biaya terdahulu untuk
proyek yang serupa
2. Biaya satuan
Dapat menggunakan standar misalnya standar
INKINDO (Ikatan Nasional Konsultan Indonesia)

19
PIRANTI DAN TEKNIK DALAM
MENGESTIMASI BIAYA

3. Model parametrik
Model matematik digunakan pada keadaan dimana
parameter dapat dikuantifikasi dan ada informasi
dasar untuk membuat model akurat. Contoh
parameter: jml keluaran; jml transaksi; jml jam kerja,
jumlah modul, dll)
4. Bottom-up estimating
Tentukan biaya kegiatan terkecil, lalu ikhtisarkan.

20
PIRANTI DAN TEKNIK DALAM
MENGESTIMASI BIAYA

5. Piranti berbantuan komputer

P/L manajemen proyek, spreadsheet, P/L simulasi

6. Analisis dokumen lelang vendor

Menggunakan dokumen lelang yang diajukan oleh
vendor untuk mengestimasi biaya

21
 PIRANTI DAN TEKNIK DALAM
MENGESTIMASI BIAYA

7. Analisis cadangan
Cadangan biaya (contingency allowances) perlu
diwaspadai, agar tidak terjadi anggaran yang
cadangannya sangat besar

8. Biaya kualitas
Biaya ini dapat dipakai dalam mengestimasi biaya
agar hasilnya sesuai dengan persyaratan

22
HASIL
PROSES MENGESTIMASI BIAYA

Estimasi biaya kegiatan

• Perkiraan kuantitatif biaya sumber daya untuk
menyelesaikan kegiatan proyek.
• Memuat ikhtisar biaya dan jabarannya
Detil pendukung, memuat
• Cakupan proyek dan penjelasannya;
• Dasar-dasar estimasi;
• Dokumentasi asumsi dan kendala.

23
HASIL
PROSES MENGESTIMASI BIAYA

Rencana manajemen biaya

Menyatakan bagaimana rencana biaya akan dikelola.
(prosedur perubahan, dll)
Berbagai perubahan yang diminta

24
Contoh Cost Estimate

#Units/Hrs Cost/Unit/Hr Subtotals WBS Level1 Totals % of Total

WBS Item

1. Project Management $306,300 20%

Project Manager 960 $100 $96,000

Project Team Member 1920 $75 $144,000

Contractors (10% of software development and testing) $66,300

2. Hardware $76,000 5%

2.1 Handheld devices 100 $600 $60,000

2.2 Servers 4 $4,000 $16,000

3.Software $614,000 40%

3.1 Licensed Softwar 100 $200 $20,000

3.2 Software development * $594,000

4. Testing(10% of total hardware and softwares costs) $69,600 5%

5. Training and Support $202,400 13%

Trainee costs 100 $500 $50,000

Travel Costs 12 $700 $8,400

Project Team Members 1920 $75 $144,000

17%
6. Reserves(20% of total estimate) $253,540 $253,400

Total Project Cost Estimate $1,521,400

11/19/2020 25
* mengacu pada referensi lain untuk informasi detail
PROSES 2:
MENYUSUN ANGGARAN BIAYA
Pengertian Umum
Menyatukan semua estimasi biaya masing-masing
kegiatan atau paket pekerjaan untuk disusun sebagai
patokan biaya

26
Masukan
MENYUSUN ANGGARAN BIAYA
1. Pernyataan cakupan proyek
2. WBS dan penjelasannya
3. Estimasi biaya kegiatan dan rincian pendukungnya
4. Jadwal proyek: digunakan untuk melakukan agregasi
biaya pada setiap periode
5. Kalender sumber daya
6. Kontrak: Berkaitan dengan produk atau hasil apa saja
yang telah dibeli. dan berapa biayanya

27
Piranti Dan Teknik
MENYUSUN ANGGARAN BIAYA

Menggunakan piranti umum seperti untuk estimasi

biaya proyek
1. Agregasi biaya
2. Analisis cadangan
3. Estimasi parametrik, menggunakan model
matematik untuk memprediksi biaya total;
4. Rekonsiliasi batas pendanaan

28
Hasil
PENYUSUNAN ANGGARAN

1. Patokan biaya (cost baseline)

2. Kebutuhan pendanaan proyek
3. Rencana manajemen biaya yang sudah di-
update

29
 HASIL
PENYUSUNAN ANGGARAN BIAYA
Patokan biaya (cost baseline), yaitu anggaran yang
dinyatakan menurut rencana waktu penggunaannya
• Disusun dengan menjumlahkan semua estimasi biaya yang akan
dipakai dalam suatu periode waktu
• Umumnya dalam bentuk kurva S
• Anggaran yang dinyatakan pada rentang waktu proyek,
digunakan untuk mengukur kinerja proyek
• Proyek besar dapat memiliki lebih dari satu cost baseline

30
 Contoh Format Rencana Biaya Proyek

Jam Biaya Biaya Biaya Biaya Biaya

Kegiatan Upah
kerja perso bahan perjln lain2 kegiatan

Total
Tuliskan asumsi yang digunakan dalam perhitungan di bagian ini
31
31
KELUARAN
PROSES MENYUSUN ANGGARAN BIAYA
Kurva S anggaran biaya (planned value = PV)
untuk proyek dengan anggaran Rp 500 juta
Juta Rp %

500 100%
90%
400 80%

300
48%
200
100 16%
0 0%
Juli Agus Sept Okt Nov
32
KELUARAN
PROSES MENYUSUN ANGGARAN BIAYA

Cadangan
manajemen
Rp
Nilai kumulatif

Arus kas
Cost yang
baseline diharapkan

start TIME finish

33
Contoh Rencana Biaya Proyek
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Totals

WBS Item

1. Project Management 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 96,000

Project Manager 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000 144,000

Project Team Member 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 66,300

Contractors (10% of software development and

testing)

2. Hardware

2.1 Handheld devices 30,000 30,000 60,000

2.2 Servers 8,000 8,000 16,000

3.Software

3.1 Licensed Softwar 10,000 10,000 20,000

3.2 Software development * 60,000 60,000 80,000 127,000 127,000 90,000 50,000 594,000 594,000

4. Testing(10% of total hardware and softwares costs) 6,000 8,000 12,000 15,000 15,000 13,000 69,000 69,000

5. Training and Support

Trainee costs 50,000 50,000

Travel Costs 8,400 8,400

Project Team Members 24,000 24,000 24,000 24,000 24,000 24,000 144,000

6. Reserves(20% of total estimate)

11/19/2020 10,000 10,000 30,000 30,000 60,000 40,000 40,000 30,000 3,54034 253,540

Total Project Cost Estimate 20,000 86,027 92,027 172,027 223,027 198,027 185,027 173,027 148,427 753,027 80,027 53,567 1,521,240
Pengendalian Biaya
• Proses dalam pengendalian biaya termasuk
• monitoring kinerja pembiayaan
• meyakinkan bahwa hanya perubahan yang
tepat yang termasuk dalam baseline biaya yang
direvisi
• memberikan informasi pada stakeholders
bahwa perubahan dapat mengakibatkan
perubahan biaya pula
• Earned value management merupakan salah satu
alat penting dalam pengendalian biaya
11/19/2020 35
Earned Value Management (EVM)
• EVM adalah alat untuk mengukur kinerja proyek yang
mengintegrasikan ruang lingkup, waktu dan data
biaya
• Untuk menggunakan EVM harus dibuat terlebih
dahulu baseline (original plan plus approved
changes). Dengan baseline dapat dievaluasi apakah
proyek berjalan dengan baik atau tidak.
• Secara periodik informasi aktual mengenai kinerja
proyek harus diperbaharui sehingga pemanfaatan
EVM dapat optimal.

11/19/2020 36
Istilah-istilah dalam EVM
• Planned Value (PV) adalah rencana porsi total
estimasi biaya yang sudah disetujui untuk
dikeluarkan pada sebuah aktivitas selama perioda
tertentu
• Actual Cost (AC) adalah biaya total langsung
maupun tidak langsung yang digunakan dalam
rangka menyelesaikan pekerjaan sesuai
aktivitasnya selama perioda tertentu

11/19/2020 37
Istilah-istilah dalam EVM(2)
• Earned Value (EV) adalah estimasi nilai (value)
pekerjaan fisik yang sebenarnya telah selesai,
berdasarkan rate of performance ( RP), yaitu
perbandingan pekerjaan yang selesai terhadap
pekerjaan yang rencananya diselesaikan dalam
waktu tertentu
• Cost Variance ( CV), variabel yang menunjukkan
apakah kinerja biaya sudah melebihi atau masih
kurang dari biaya yang sudah direncanakan

11/19/2020 38
Istilah-istilah dalam EVM(3)
• Schedule Variance ( SV), variabel yang menunjukkan
apakah jadwal yang lebih lama/lebih lambat dari yang
direncanakan
• Cost Performance Index ( CPI) , variabel yang dpt
digunakan untuk mengestimasi biaya pada saat proyek
selesai berdasarkan kinerja proyek sampai waktu tertentu
• Schedule Performance Index ( SPI) , variabel yang dpt
digunakan untuk mengestimase waktu selesainya proyek,
berdasarkan kinerja proyek sampai waktu tertentu

11/19/2020 39
Rumus-rumus Earned Value

BAC : Budget at Completion

11/19/2020 40
 Contoh

11/19/2020 41
Contoh Perhitungan Earned Value

Proyek direncanakan berjalan selama 1 tahun

Proyek sudah berjalan selama 5 bulan
11/19/2020 42
Contoh Grafik Earned Value

11/19/2020 43
Makna Angka dalam EVM
• Angka negatif untuk CV dan SV mengindikasikan
masalah dalam kinerja proyek. Biaya proyek berarti
sudah melebihi dari yang direncanakan atau waktu
yang digunakan sudah lebih panjang daripada yang
direncanakan
• CPI dan SPI < 100% juga menunjukkan adanya
masalah dalam kinerja proyek

11/19/2020 44
Daftar Istilah yang harus
dipahami dalam manajemen
biaya proyek
• NPV
• ROI
• Payback analysis
• Profit
• Lifecycle costing
• Cash flow analysis
• Tangible & Intangible costs & benefits
• Direct Cost
• Sunk costs
• Learning Curve Theory
• Reserves

11/19/2020 45