TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA

PT. TOYOTA ASTRA MOTOR

DOSEN

Yananto Mihadi Putra, SE, M.Si

DISUSUN OLEH

Rani Arizah Rabbani ( 43218010081 )

UNIVERSITAS MERCU BUANA

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

AKUNTANSI

2018/2019
 ABSTRAK

Penulisan karya ilmiah ini bertujuan untuk memaparkan implementasi sistem informasi
manajemen pada PT.TOYOTA ASTRA MOTOR. Adapun yang menjadi latar belakang
penulisan ini karena seiring dengan perkembangan zaman sistem informasi manajemen
dimudahkan dengan kemajuan teknologi saat ini semakin mempermudah untuk memperoleh
informasi dari berbagai sumber untuk berbagai kepentingan. Terutama dalam berbagai
pengambilan keputusan dalam perusahaan itulah sebabnya dirasa penting untuk mengelola suatu
informasi secara terintegrasi pada setiap perusahaan. Penerapan sistem informasi dalam dunia
bisnis banyak dimanfaatkan untuk mendukung kecepatan dan ketepatan proses bisnis tersebut.
Beragamnya bidang bisnis tentunya memerlukan aplikasi sistem informasi yang sesuai dengan
kebutuhan bisnis tersebut.

Dengan persaingan yang semakin ketat dan banyaknya usaha pemasaran yang dilakukan
oleh masing-masing perusahaan untuk mendapatkan hasil penjualan yang setinggi-tingginya,
maka perusahaan tidak lepas dari peran Sistem Informasi manajemen yang bertujuan
untuk  mengetahui jumlah product yang akan diproduksi oleh perusahaan dan permintaan
konsumen. Dengan Sistem ERP pada Sistem Informasi Manajemen yang sering digunakan oleh
perusahaan besar untuk mengelola manajemen dan melakukan pengawasan yang terintegrasi
terhadap unit bidang keuangan, akuntansi, SDM, pemasaran, operasional dan pengelolaan
persediaan.

Kata Kunci: Penerapan Sistem Informasi Manajemen PT TOYOTA ASTRA MOTOR

 PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

Seiring perkembangan global di era informasi, keberadaan masyarakat mengalami

pergeseran pola yang dinamis. Kehadiran hasil karya manusia dibidang teknologi informasi
menjadi karakteristik dimana masyarakat diera sekarang dikenal sebagai masyarakat
informasional.

Penerapan sistem informasi dalam dunia bisnis banyak dimanfaatkan untuk mendukung
kecepatan dan ketepatan proses bisnis tersebut. Beragamnya bidang bisnis tentunya memerlukan
aplikasi sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis tersebut.

Setiap perusahaan selalu berusaha untuk meningkatkan penjualan perusahaannya.

Dengan meningkatkan penjualan maka akan meningkatkan pendapatan perusahaan. Penjualan
dari suatu produk yang dihasilkan oleh perusahaan merupakan salah satu faktor penentu dalam
kegiatan perusahaan. Kondisi ini akan memotivasi perusahaan dalam pelaksanaan penjualan
yang baik dalam meningkatkan pendapatan perusahaan.
 PEMBAHASAN

Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.Sistem
juga merupakan  kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk
memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan
tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan.
Manajemen sendiri mencakup proses perencanaan, pengorganisasian, pengawasan,
pengarahan, dan lain-lain, dalam suatu organisasi. Sedangkan, informasi dalam satu organisasi
adalah data yang diolah sedemikian rupa sehingga memiliki nilai dan arti bagi organisasi. Sistem
Informasi Manajemen (SIM) merupakan sistem yang mengolah serta mengorganisasikan data
dan informasi yang berguna untuk mendukung pelaksanaan tugas dalam suatu organisasi.
Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem perencanaan di dalam perusahaan yang
melibatkan pengendalian internal seperti pemanfaatan sumber daya, dokumen, teknologi, dan
akuntansi manajemen sebagai salah satu strategi dalam bisnis. Pada intinya, sistem informasi
manajemen dalam bisnis atau perusahaan bertujuan untuk mengumpulkan, memproses,
menyimpan hingga menganalisa informasi dan kemudian disebarkan untuk tujuan yang spesifik.

Tujuan Sistem Informasi Manajemen

 Pengumpulan data dapat menyediakan informasi yang bisa mendukung pengambilan

keputusan.
 Informasi berguna dalam perencanaan, pengendalian, evaluasi dan juga perbaikan
lanjutan.
 Sitem informasi bisa dipergunakan sebagai dasar untuk perhitungan harga produk,
jasa maupun untuk tujuan lainnya sesuai yang diinginkan manajemen.
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA BISNIS PT.TOYOTA
ASTRA MOTOR

Perusahaan besar milik PT. Astra Honda Motor yang merupakan sinergi keunggulan
teknologi dan jaringan pemasaran di Indonesia, sebuah pengembangan kerjasama antara Honda
Motor Company Limited, Jepang dan PT Astra International Tbk, Indonesia. Keunggulan
teknologi Honda Motor tidak terlepas dari peran sistem teknologi informasi yang dikembangkan
untuk mampu menjawab kebutuhan-kebutuhan perusahaan dan pelanggan. Astra International
sendiri memiliki pengetahuan yang komprehensif tentang kebutuhan para pemakai sepeda motor
di Indonesia, berkat sistem jaringan pemasaran dan pengalamannya yang luas. Astra juga mampu
memfasilitasi pembelian dan memberikan pelayanan purna jual sedemikian rupa sehingga brand
Honda semakin unggul.

PT Astra Honda Motor merupakan satu contoh perusahaan yang telah menerapkan
database Oracle dengan system terintegrasi antara sistem logistik dengan sistem manajemen
penjualan, pemasaran dan keuangan yang cukup sesuai dengan kebutuhan dan sistem informasi
manajemen PT Astra Honda Motor, selain itu pengaplikasian ERP (enterprise resources
planing) dengan sistem yg telah ada, juga menambah manfaat yang dirasakan oleh AHM,
karena setiap pertengahan bulan AHM sudah memperoleh informasi dari bagian pemasaran
mengenai jumlah motor yang akan dijual bulan depan. Dengan kondisi seperti ini bagian
produksi dapat merencanakan tipe apa saja yang akan diproduksi termasuk jumlah komponen
yang dibutuhkan dan menginformasikan kepada 120 perusahaan pemasok mengenai kebutuhan
tersebut. Dalam mengaplikasikan ERP, AHM menggunakan e-mail sebagai media untuk
mengetahui informasi yang diberikan oleh bagian pemasaran karena lokasi pabrik berada di
Cikarang dan bagian pemasaran AHM  berada di Jakarta.  Dalam hubungan AHM
dengan vendor ternyata masih ada yang dilakukan tanpa online. Dokumen pemesanan
(purchasing order/PO) diberikan setiap kali vendor mengirimkan komponen ke pabrik. PO ini
dilengkapi dengan BCT (Bar Code Text) yang pada saat bersamaan memberi instruksi untuk
pengiriman berikutnya yang harus dipenuhi oleh vendor.  Dalam BCT memuat nama vendor,
nama suku cadang jumlah dan jam delivery-nya. Untuk menjaga hubungan komunikasi
dengan vendor AHM masih menggunakan telepon dan faximile dan belum menggunakan
internet.
Dengan persaingan yang semakin ketat dan banyaknya usaha pemasaran yang dilakukan oleh
masing-masing perusahaan untuk mendapatkan hasil penjualan yang setinggi-tingginya, maka
PT Astra Honda Motor yang merupakan hasil dari kerjasama antara Honda Motor Company
Limited, Jepang dan PT Astra International Tbk, Indonesia berusaha untuk mencapai penjualan
yang tinggi di mata konsumen, dengan terjalinnya kerjsama antara keempat instansi tersebut
maka kualitas product semakin unggul di mata konsumen, suksesnya PT Astra Honda Motor
tersebut juga tidak lepas dari peran Sistem Informasi manajemen yang bertujuan
untuk  mengetahui jumlah product yang akan diproduksi oleh perusahaan dan permintaan
konsumen.

PT Astra Honda Motor menerapkan database Oracle (Data Base adalah sebuah bank data yang di
jangkau oleh system. Database memuat seluruh data perusahaan yang peranannya sangat
penting, bagi kelancaran organisasi , sehingga dibutuhkan suatu manajemen pengolahan yang
baik)dengan system terintegrasi antara sistem logistik dengan sistem manajemen penjualan,
pemasaran dan keuangan yang cukup sesuai kebutuhan dan sistem informasi manajemen PT
Astra Honda Motor, selain itu AHM menggunakan ERP (enterprise resources planing), gunanya
ialah untuk mengetahui motor yang akan dijual bulan depan, sehingga bagian produksi dapat
merencanakan tipe apa saja yang akan diproduksi termasuk jumlah komponen yang dbutuhkan,
dan kemudian dapat diinformasikan kepada pemasok

Dalam mengaplikasikan ERP, AHM menggunakan e-mail sebagai media untuk mengetahui
informasi yang diberikan oleh bagian pemasaran. Dokumen pemesanan (purchasing order/PO)
diberikan setiap kali vendor mengirimkan komponen ke pabrik. Untuk menjaga hubungan
komunikasi dengan vendor AHM masih menggunakan telepon dan faximile dan belum
menggunakan internet.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pengolahan data, informasi pelanggan PT Toyota Astra Motor  masih menggunakan pencatatan
secara spreadsheet.  Data yang begitu banyak membutuhkan waktu untuk penyususan laporan
dan juga  pencetakan dokumen.Oleh karena itu, dibangun sistem yang memudahkan perusahaan
untuk menginformasikan data dan juga pelaporan.MDP Online adalah aplikasi web yang
dirancang untuk dapat memberikan layanandata MDP (Monthly Delivery Plan) secara online
kepada user yang berada di Toyota Astra Motor, Main Dealer,  Zone serta  Dealer Cabang.Data
MDP berisi data rencana produksi kendaraan beserta nilai aktualnya untuk setiap periode
produksi tertentu. Data-data tersebut sangat dibutuhkan oleh TAM, Main Dealer, Zone maupun
dealer Cabang. Dengan diimplementasikan sistem MDP  Online ini, banyak manfaat yang
diperoleh PT ToyotaAstraMotor dalam pendistribusian MDP diantaranya penghematan kertas-
kertas untuk pendistribusian secara  hardcopy dan laporan-laporan yang dibutuhkan,
penghematan tinta  printer berkaitan denganpendistribusian data MDP dan laporanlaporan yang
diperlukan, peningkatan janji delivery kepada  customer karena pihak 60 dealer dapat
memberikan data yang tepat secara cepat, peningkatan akurasi data MDP yang berdampak pada
berkurangnya tingkat kesalahan dalam pembuatan data MDP, proses distribusi data MDP
menjadi lebih cepat dan akurat yang tadinya memerlukan waktu 3 hari untuk distribusi data MDP
sampai ke main dealer/dealer sekarang hanya butuh waktu 10 menit saja maka pihak main
dealer/dealer sudah menerima data MDP, proses MDP  resived lebih cepat untuk proses
pengiriman atau pembatalan pengiriman dari  main dealer/dealer yang diinformasikan kepada
pelanggan yang tadinya hanya dilakukan 2 kali dalam seminggu sekarang dapat dilakukan setiap
jam.  Sistem informasi MDP Online yang diimplementasikan di PT. Toyota Astra Motor
bertujuan untuk menangani distribusi data MDP kepada  main dealer atau dealarmengenai data
kendaraan yang diproduksi untuk membantu  main dealer atau dealer, memberikan janji delivery
kepada customer. Untuk dapat merencanakan aktivitas penjualan dengan baik sehingga
dapatmencapai target yang telah ditetapkan, PT. Toyota Astra Motor memberikan informasi
mengenai produk kendaraan yang didistribusikan setiap bulannya melalui  Monthly Delivery
Plan (MDP).

APLIKATOR YANG DIGUNAKAN PT TOYOTA ASTRA MOTOR 

Didalam perusahaan ini terdapat tiga peran aktor,yaitu:

1. Admin gudang,yaitu orang yang bertugas dan memiliki hak akses untuk mengelola data
mobil dan mengelola data user
2. Admin toyota,yaitu orang yang bertugas untuk mengelola data kedutaan dan data pelanggan
3. Manager, yaitu orang yang bertugas untuk mengubah status dokumen dan melihat laporan
penjualan.
 PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANEJEMEN PT TOYOTA ASTRA MOTOR

Secara garis besar, penerapan sistem informasi yang terintegrasi dalam perusahaan dapat
membantu hampir seluruh proses bisnis yang dijalankan. Sistem informasi terintegrasi dianggap
dapat mendukung manajemen strategis perusahaan mencapai target meningkatkan profit. 
Beberapa alasan penerapan sistem informasi perusahaan antara lain :

a. Dapat mencakup seluruh fungsi bisnis baik manufaktur, pemasaran, finansial, level
manajemen, dan lainnya
b. Sebagai sarana pengumpulan, pengolahan, dan distribusi data antar komponen dalam
organisasi perusahaan.
c. Sebagai penyedia data atau informasi baik yang dari internal maupun eksternal perusahaan
untuk mendukung proses “decision making” yang lebih cepat dan aktual pada berbagai level
dalam organisasi.
d. Mempermudah komunikasi antar fungsi sehingga lebih mudah berkoordinasi dalam
pengambilan keputusan
e. Memungkinkan efisiensi jumlah pegawai karena beberapa pegawai dapat merangkap dengan
jabatan administratifnya.
f. Dimanfaatkan sebagai strategi bersaing terhadap kompetitor dengan memaksimalkan
penggunaan teknologi informasi yang dimiliki disesuaikan dengan struktur organisasi dan
standar kerja. Teknologi sistem informasi tersebut dapat sekaligus dijadikan dasar
perbandingan komparatif dengan yang diterapkan kompetitor.
Di samping alasan penerapan sistem informasi perusahaan tersebut terdapat beberapa kendala
bagi perusahaan ini untuk menerapkan sistem informasi dengan teknologi yang lebih canggih
antara lain:

1. Diperlukan pegawai dengan batas kualifikasi pendidikan atau pengalaman tertentu yang
dianggap dapat mengoperasikan teknologi sistem informasi yang diterapkan perusahaan
beserta komputasi pengolahan data
2. Diperlukan pelatihan bagi pegawai mengenai pengoperasian teknologi sistem informasi.
3. Instalasi perangkat sistem informasi dengan teknologi yang lebih canggih membutuhkan
biaya yang lebih tinggi agar dapat sesusai dengan sistem organisasi perusahaan.
4. Terdapat kemungkinan perubahan struktur organisasi dan standar kerja masing-masing
unit untuk menyesuaikan dengan sistem informasi yang baru.
5. Manajemen perusahaan seharusnya dapat memilih dan mengatur sistem informasi yang
diterapkan disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan perusahaan saat diperlukan
perubahan sistem informasi. Selain itu juga perlu dikenali unit apa saja yang kinerjanya
mungkin menurun jika dipaksa dengan standar penerapan sistem informasi tersebut.
 KESIMPULAN

Sistem informasi memiliki peran yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Sistem
informasi memiliki peran dalam menunjang kegiatan bisnis, menunjang manajemen dalam
pengambilan keputusan dan menunjang strategi kompetetif perusahaan.

Kelebihan penerapan sistem informasi manajemen pada PT. TOYOTA ASTRA MOTOR

 Mampu mengitegrasi berbagai fungsi bisnis berbeda untuk menjamin sarana komunikasi
yang tepat demi produktifitas perusahaan.
 Perangkat lunak yang tersedia dapat sangat membantu kegiatan di beberapa fungsi
bisnis perusahaan.
 Mampu mengatur keterkaitan antar proses yang bersesuaian sehingga mempermudah
pelacakan material, keuangan, dan sumber daya lain yang kompleks.

Kekurangan penerapan sistem informasi manajemen pada PT. TOYOTA ASTRA

MOTOR

 Kustomisasi software yang disediakan SAP terbatas sehingga pada perusahaan tertentu
diperlukan penyesuaian modul SAP dengan sistem yang dijalankan atau dikombinasikan
dengan perubahan alur kerjanya.
 Penerapan SAP memerlukan biaya yang tinggi, baik pengadaan perangkat, instalasi
program, biaya pegawai dengan keahlian di bidang SAP, serta berbagai maintenance
teknologi sistem ERP.
 Penggunaan data yang disimpan dalam sistem ERP sensitif terhadap perusakan sistem
yang mungkin dilakukan pihak tertentu. Jika terjadi pembobolan sistem keamanan dan
hacker merubah sistem program ERP dengan tujuan tertentu maka dapat mengancam
kelancaran kinerja pada suatu fungsi dalam perusahaan
 DAFTAR PUSTAKA

http://jurnal-unita.org/index.php/publiciana/article/viewFile/75/69

https://id.wikipedia.org/wiki/Toyota-Astra_Motor

http://muhammadikbalyasir.blogspot.com/2017/11/sistem-informasi-manajemen-pada-pt.html

https://www.maxmanroe.com/vid/manajemen/sistem-informasi-manajemen.html

https://sinta.unud.ac.id/uploads/dokumen_dir/fd498d2f45f465c67d358c207cf2f4e7.pdf

Putra, Y. M. (2018). Pengantar Sistem Informasi. Modul Kuliah Sistem Informasi

Manajemen. Jakarta: FEB-Universitas Mercu Buana