LAPORAN PRAKTIKUM FARMASI RUMAH SAKIT

Pengelolaan Sediaan Farmasi di Rumah Sakit Umum Bali Royal

KELAS VB

KELOMPOK 5:

NI PUTU DEVI TRISNAYANTI (161047)

I PUTU GEDE SWAKARMA (161051)

I GUSTI NGURAH WIDNYANA (161062)

NI MADE LINA KARLINA (161066)

NI PUTU DWI TRICA GUSANI (161085)

NI PUTU INDAH AYU LESTARI (161087)

AKADEMI FARMASI SARASWATI

DENPASAR

2018
I. TUJUAN PRAKTIKUM
Adapun tujuan dari praktium ini adalah untuk mengetahui alur pengelolaan sediaan farmasi di
Rumah Sakit Umum Bali Royal.
II. METODE PRAKTIKUM
Adapun metode dari praktikum ini adalah studi literature laporan PKL tahun 2016 dan tahun 2018 di
Rumah Sakit Umum Bali Royal
III. DASAR TEORI
Berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit
yang dimaksud dengan Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat
jalan, dan gawat darurat. Pelayanan Kesehatan Paripurna adalah pelayanan kesehatan yang meliputi
promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif.
Peran tenaga kefarmasian dalam hal menunjang tercapainya pelayanan kesehatan yang
paripurna, yaitu salah satunya dalam pengelolaan sediaan farmasi di rumah sakit. pengelolaan sediaan
farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai merupakan suatu siklus kegiatan, dimulai dari
pemilihan, perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian,
pemusnahan dan penarikan, pengendalian, dan administrasi yang diperlukan bagi kegiatan Pelayanan
Kefarmasian.
1. Pemilihan
Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan
medis habis pakai sesuai dengan kebutuhan. Pemilihan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan
medis habis pakai ini berdasarkan:
a. Formularium dan standar pengobatan/pedoman diagnosa dan terapi.
b. Standar sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang telah ditetapkan.
c. Pola penyakit.
d. Efektifitas dan keamanan.
e. Pengobatan berbasis bukti.
f. Mutu.
g. Harga.
h. Ketersediaan di pasaran.
 Formularium rumah sakit disusun mengacu kepada formularium nasional. Formularium rumah
sakit merupakan daftar obat yang disepakati staf medis, disusun oleh komite/tim farmasi dan terapi
yang ditetapkan oleh pimpinan rumah sakit.
Formularium rumah sakit harus tersedia untuk semua penulis resep, pemberi obat, dan penyedia
obat di rumah sakit. Evaluasi terhadap formularium rumah sakit harus secara rutin dan dilakukan revisi
sesuai kebijakan dan kebutuhan rumah sakit.
2. Perencanaan Kebutuhan
Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode pengadaan
sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan
untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien.
Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang
dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain
konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi dan disesuaikan dengan
anggaran yang tersedia.
Pedoman perencanaan harus mempertimbangkan:
a. Anggaran yang tersedia.
b. Penetapan prioritas.
c. Sisa persediaan.
d. Data pemakaian periode yang lalu.
e. Waktu tunggu pemesanan.
f. Rencana pengembangan.
3. Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan perencanaan
kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah, dan waktu yang tepat
dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu. Pengadaan merupakan kegiatan yang
berkesinambungan dimulai dari pemilihan, penentuan jumlah yang dibutuhkan, penyesuaian antara
kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, pemilihan pemasok, penentuan spesifikasi
kontrak, pemantauan proses pengadaan, dan pembayaran.
Untuk memastikan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai dengan
mutu dan spesifikasi yang dipersyaratkan maka jika proses pengadaan dilaksanakan oleh bagian lain di
luar instalasi farmasi harus melibatkan tenaga kefarmasian.
 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan
medis habis pakai antara lain:
a. Bahan baku obat harus disertai sertifikat analisa.
b. Bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS).
c. Sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai harus mempunyai nomor izin
edar.
d. Masa kadaluarsa (expired date) minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis.
e. Habis pakai tertentu (vaksin, reagensia, dan lain-lain), atau pada kondisi tertentu yang dapat
dipertanggung jawabkan. Rumah sakit harus memiliki mekanisme yang mencegah kekosongan
stok obat yang secara normal tersedia di rumah sakit dan mendapatkan obat saat instalasi
farmasi tutup.
Pengadaan dapat dilakukan melalui:

a. Pembelian
Untuk rumah sakit pemerintah pembelian sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis
habis pakai harus sesuai dengan ketentuan pengadaan barang dan jasa yang berlaku.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian adalah:
1) Kriteria sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai, yang meliputi
kriteria umum dan kriteria mutu obat.
2) Persyaratan pemasok.
3) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan
bahan medis habis pakai.
4) Pemantauan rencana pengadaan sesuai jenis, jumlah dan waktu.
b. Produksi sediaan farmasi
Instalasi farmasi dapat memproduksi sediaan tertentu apabila:
1) Sediaan farmasi tidak ada di pasaran.
2) Sediaan farmasi lebih murah jika diproduksi sendiri.
3) Sediaan farmasi dengan formula khusus.
4) Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil/repacking.
5) Sediaan farmasi untuk penelitian.
6) Sediaan farmasi yang tidak stabil dalam penyimpanan/harus dibuat baru (recenter
paratus).
 7) Sediaan yang dibuat di rumah sakit harus memenuhi persyaratan mutu dan terbatas
hanya untuk memenuhi kebutuhan pelayanan di rumah sakit tersebut.
c. Sumbangan/Dropping/Hibah
Instalasi farmasi harus melakukan pencatatan dan pelaporan terhadap penerimaan dan
penggunaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai
sumbangan/dropping/ hibah.
Seluruh kegiatan penerimaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai
dengan cara sumbangan/dropping/hibah harus disertai dokumen administrasi yang lengkap
dan jelas. Agar penyediaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai dapat
membantu pelayanan kesehatan, maka jenis sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis
habis pakai harus sesuai dengan kebutuhan pasien di rumah sakit. Instalasi farmasi dapat
memberikan rekomendas kepada pimpinan rumah sakit untuk mengembalikan/menolak
sumbangan/dropping/hibah sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai
yang tidak bermanfaat bagi kepentingan pasien rumah sakit.
4. Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu,
waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat pesanan dengan kondisi fisik yang
diterima. Semua dokumen terkait penerimaan barang harus tersimpan dengan baik.
5. Penyimpanan
Setelah barang diterima di instalasi farmasi perlu dilakukan penyimpanan sebelum dilakukan
pendistribusian. Penyimpanan harus dapat menjamin kualitas dan keamanan sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai dengan persyaratan kefarmasian. Persyaratan
kefarmasian yang dimaksud meliputi persyaratan stabilitas dan keamanan, sanitasi, cahaya,
kelembaban, ventilasi, dan penggolongan jenis sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis
pakai.
Komponen yang harus diperhatikan antara lain:
a. Obat dan bahan kimia yang digunakan untuk mempersiapkan obat diberi label yang secara
jelas terbaca memuat nama, tanggal pertama kemasan dibuka, tanggal kadaluwarsa dan
peringatan khusus.
b. Elektrolit konsentrasi tinggi tidak disimpan di unit perawatan kecuali untuk kebutuhan klinis
yang penting.
 c. Elektrolit konsentrasi tinggi yang disimpan pada unit perawatan pasien dilengkapi dengan
pengaman, harus diberi label yang jelas dan disimpan pada area yang dibatasi ketat (restricted)
untuk mencegah penatalaksanaan yang kurang hati-hati.
d. Sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang dibawa oleh pasien harus
disimpan secara khusus dan dapat diidentifikasi.
e. Tempat penyimpanan obat tidak dipergunakan untuk penyimpanan barang lainnya yang
menyebabkan kontaminasi.
f. Instalasi Farmasi harus dapat memastikan bahwa Obat disimpan secara benar dan diinspeksi
secara periodik.
Sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang harus disimpan terpisah yaitu:
a. Bahan yang mudah terbakar, disimpan dalam ruang tahan api dan diberi tanda khusus bahan
berbahaya.
b. Gas medis disimpan dengan posisi berdiri, terikat, dan diberi penandaaan untuk menghindari
kesalahan pengambilan jenis gas medis. Penyimpanan tabung gas medis kosong terpisah dari
tabung gas medis yang ada isinya. Penyimpanan tabung gas medis di ruangan harus
menggunakan tutup demi keselamatan.
Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, bentuk sediaan, dan jenis sediaan
farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai dan disusun secara alfabetis dengan menerapkan
prinsip First Expired First Out (FEFO) dan First In First Out (FIFO) disertai sistem informasi manajemen.
Penyimpanan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang penampilan dan
penamaan yang mirip (LASA, Look Alike Sound Alike) tidak ditempatkan berdekatan dan harus diberi
penandaan khusus untuk mencegah terjadinya kesalahan pengambilan obat.
Rumah sakit harus dapat menyediakan lokasi penyimpanan obat emergensi untuk kondisi
kegawatdaruratan. Tempat penyimpanan harus mudah diakses dan terhindar dari penyalahgunaan
dan pencurian.
Pengelolaan obat emergensi harus menjamin:
a. Jumlah dan jenis obat sesuai dengan daftar obat emergensi yang telah ditetapkan.
b. Tidak boleh bercampur dengan persediaan obat untuk kebutuhan lain.
c. Bila dipakai untuk keperluan emergensi harus segera diganti.
d. Dicek secara berkala apakah ada yang kadaluwarsa.
e. Dilarang untuk dipinjam untuk kebutuhan lain.
6. Pendistribusian
Distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka menyalurkan/menyerahkan sediaan
farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai dari tempat penyimpanan sampai kepada unit
pelayanan/pasien dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis, jumlah, dan ketepatan waktu. Rumah
sakit harus menentukan sistem distribusi yang dapat menjamin terlaksananya pengawasan dan
pengendalian sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai di unit pelayanan.
Sistem distribusi di unit pelayanan dapat dilakukan dengan cara:
a. Sistem persediaan lengkap di ruangan (floor stock)
1) Pendistribusian sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai untuk
persediaan di ruang rawat disiapkan dan dikelola oleh instalasi farmasi.
2) Sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang disimpan di ruang
rawat harus dalam jenis dan jumlah yang sangat dibutuhkan.
3) Dalam kondisi sementara dimana tidak ada petugas farmasi yang mengelola (di atas jam
kerja) maka pendistribusiannya didelegasikan kepada penanggung jawab ruangan.
4) Setiap hari dilakukan serah terima kembali pengelolaan obat floor stock kepada petugas
farmasi dari penanggung jawab ruangan.
5) Apoteker harus menyediakan informasi, peringatan dan kemungkinan interaksi obat pada
setiap jenis obat yang disediakan di floor stock.
b. Sistem resep perorangan
Pendistribusian sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai berdasarkan
resep perorangan/pasien rawat jalan dan rawat inap melalui instalasi farmasi.
c. Sistem unit dosis
Pendistribusian sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai berdasarkan
resep perorangan yang disiapkan dalam unit dosis tunggal atau ganda, untuk penggunaan satu
kali dosis/pasien. Sistem unit dosis ini digunakan untuk pasien rawat inap.
d. Sistem kombinasi
Sistem pendistribusian sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai bagi
pasien rawat inap dengan menggunakan kombinasi a + b atau b + c atau a + c.
Sistem distribusi Unit Dose Dispensing (UDD) sangat dianjurkan untuk pasien rawat inap mengingat
dengan sistem ini tingkat kesalahan pemberian obat dapat diminimalkan sampai kurang dari 5%
dibandingkan dengan sistem floor stock atau resep individu yang mencapai 18%.
 Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan
mempertimbangkan:
a. Efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada.
b. Metode sentralisasi atau desentralisasi.
7. Pemusnahan dan penarikan sediaan farmasi, alkes dan bahan medis habis pakai
Pemusnahan dan penarikan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang
tidak dapat digunakan harus dilaksanakan dengan cara yang sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
Penarikan sediaan farmasi yang tidak memenuhi standar/ketentuan peraturan perundang-
undangan dilakukan oleh pemilik izin edar berdasarkan perintah penarikan oleh BPOM (mandatory
recall) atau berdasarkan inisiasi sukarela oleh pemilik izin edar (voluntary recall) dengan tetap
memberikan laporan kepada Kepala BPOM.
Penarikan alat kesehatan dan bahan medis habis pakai dilakukan terhadap produk yang izin
edarnya dicabut oleh menteri.
Pemusnahan dilakukan untuk sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai bila:
a. Produk tidak memenuhi persyaratan mutu.
b. Telah kadaluwarsa.
c. Tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau kepentingan
ilmu pengetahuan.
d. Dicabut izin edarnya.
Tahapan pemusnahan terdiri dari:
a. Membuat daftar sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang akan
dimusnahkan.
b. Menyiapkan berita acara pemusnahan.
c. Mengoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada pihak terkait.
d. Menyiapkan tempat pemusnahan.
e. Melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan serta peraturan yang
berlaku.
8. Pengendalian
Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan jumlah persediaan dan penggunaan sediaan farmasi,
alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai.
 Pengendalian penggunaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai dapat
dilakukan oleh instalasi farmasi harus bersama dengan komite/tim farmasi dan terapi di rumah sakit.
Tujuan pengendalian persediaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai
adalah untuk:
a. Penggunaan obat sesuai dengan formularium rumah sakit.
b. Penggunaan obat sesuai dengan diagnosis dan terapi.
c. Memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan/kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa, dan kehilangan serta pengembalian
pesanan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai.
Cara untuk mengendalikan persediaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis
pakai adalah:
a. Melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan (slow moving).
b. Melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan berturut-turut
(death stock).
c. Stok opname yang dilakukan secara periodik dan berkala.
9. Administrasi
Administrasi harus dilakukan secara tertib dan berkesinambungan untuk memudahkan
penelusuran kegiatan yang sudah berlalu.
Kegiatan administrasi terdiri dari:
a. Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan dan pelaporan terhadap kegiatan pengelolaan sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang meliputi perencanaan kebutuhan, pengadaan,
penerimaan, pendistribusian, pengendalian persediaan, pengembalian, pemusnahan dan
penarikan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai. Pelaporan dibuat
secara periodik yang dilakukan instalasi farmasi dalam periode waktu tertentu (bulanan,
triwulanan, semester atau pertahun).
Jenis-jenis pelaporan yang dibuat menyesuaikan dengan peraturan yang berlaku.
Pencatatan dilakukan untuk:
1) Persyaratan kementerian kesehatan/BPOM.
2) Dasar akreditasi rumah sakit.
3) Dasar audit rumah sakit.
4) Dokumentasi farmasi.
 Pelaporan dilakukan sebagai:
1) Komunikasi antara level manajemen.
2) Penyiapan laporan tahunan yang komprehensif mengenai kegiatan di Instalasi Farmasi.
3) Laporan tahunan.
b. Administrasi Keuangan
Apabila instalasi farmasi harus mengelola keuangan maka perlu menyelenggarakan
administrasi keuangan.
Administrasi keuangan merupakan pengaturan anggaran, pengendalian dan analisa biaya,
pengumpulan informasi keuangan, penyiapan laporan, penggunaan laporan yang berkaitan
dengan semua kegiatan pelayanan kefarmasian secara rutin atau tidak rutin dalam periode
bulanan, triwulanan, semesteran atau tahunan.
c. Administrasi Penghapusan
Administrasi penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap sediaan farmasi,
alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang tidak terpakai karena kadaluwarsa, rusak,
mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan sediaan farmasi,
alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang
berlaku.
IV. HASIL
A. Profil Rumah Sakit Umum Bali Royal

RSU Bali Royal yang dikenal dengan sebutan BROS yaitu singkatan dari Bali Royal Hospital didirikan
pada tahun 2009 dan mulai beroperasi pada tanggal 17 Juli 2010 yang dimiliki oleh sebuah lembaga
usaha PT. Putra Husada Jaya, yang digolongkan kedalam rumah sakit umum swastapratama.
Swastapratama yaitu rumah sakit umum yang memberikan pelayanan medik bersifat umum setara
dengan rumah sakit pemerintah kelas D. Lokasi RSU Bali Royal sangat strategis yang memudahkan
akses pasies yaitu dikawasan civis center Renon, tepatnya di Jl. Tantular No. 6 Denpasar.

Terakreditasi RSU Bali Royal dilakukan oleh Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS) pada tanggal 29
Juli 2015 dan telah berakhir pada 28 Juli 2018 akan dilakukan akreditasi kembali pada bulan Oktober
2018. Berdasarkan alifinitasnya RSU Bali Royal termasuk RS pendidikan karena mimilki sejumlah
residen. Tipe RSU Bali Royal ini masuk kedalam RS dengan tipe C. RSU Bali Royal memiliki berbagai
fasilitas kesehatan baik untuk layanan rawat jalan, medical checkup maupun rawat inap. Sarana
pelayanan rawat jalan di RSU Bali Royal meliputi 23 buah poliklinik spesialis (4 Spesialis dasar yaitu
 Bedah, Anak, Interna Dan Kebidanan), spesialis penunjang medik (Rehabilitasi Medik), serta poliklinik-
poliklinik lainnya seperti poliklinik Jantung, THT, Mata, Bedah Saraf, Ortopedi, Gigi, Paru, Saraf, Kulit &
Kelamin, Bedah Plastik serta Bagi Tabung (IVF) dan layanan Haemodialisa (HD). Saranan pelayanan
rawat inap di RSU Bali Royal meliputi 60 ruang rawat inap dengan total 115 bed yang terdiri dari 2
kamar Royal Class (kelas III), 1 kamar Royal Princess (kelas II), 8 kamar Royal Price (kelas I), 37 kamar
Royal Queen (VIP A, B, C, D), 6 kamar Royal King (super VIP) dan 7 kamar Royal Majesty (Presidential
Suite), termasuk juga ruang rawat intensif (HCU, ICCU, NICU, PICU dan Intermediate Care Unit). Selain
itu, terdapat pula fasilitas penunjang medik seperti radiologi, CT-Scan, mammography, endosopy,
farmasi, laboratorium, rekam medis, diabetic klinik dan home care service serta fasilitas pendukung
lainnya seperti mini market, ATM dan MM Juice.

B. PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI DI RUMAH SAKIT UMUM BALI ROYAL

Dalam kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi di RSU Bali Royal dilakukan dengan sistem satu
pintu yaitu langsung dilakukan oleh bagian unit gudang farmasi. Di bawah ini adalah alur dari
pengelolaan sediaan farmasi.

PEMILIHAN
MONITORING &
EVALUASI PERENCANAAN

PENCATATAN &
PENGADAAN
PELAPORAN

PENGHAPUSAN PENERIMAAN

PENGENDALIAN PENYIMPANAN

DISTRIBUSI

Berikut adalah uraian pengelolaan perbekalan farmasi di RSU Bali Royal:

1. Pemilihan
Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan
medis habis pakai sesuai dengan kebutuhan. Pemilihan kebutuhan sediaan farmasi, alat
kesehatan dan bahan medis habis pakai di RSU Bali Royal dilakukan berdasarkan formularium baik
formularium nasional maupun formularium rumah sakit. Selain itu pemilihan juga dilakukan
berdasarkan dengan konsumsi pemakaian perbekalan farmasi pada periode sebelumnya.
2. Perencanaan
Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode
pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai dengan hasil
kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu
dan efisien.
Perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi di RSU Bali Royal dilakukan berdasarkan:
a. Anggaran yang tersedia.
b. Prioritas obat.
c. Sisa persediaan obat.
d. Data pemakaian obat.
e. Waktu tunggu.
Perencanaan dari bagian ruang yaitu instalasi farmasi rawat jalan, instalasi farmasi rawat inap
dan depo farmasi dilakukan sehari 2 kali setiap pergantian shift. Perencanaan dilakukan
berdasarkan sisa persediaan obat dan pemakaian obat pada hari tersebut. Perencanaan di RS Bali
Royal menggunakan metode konsumsi (penggunaan obat terbanyak periode sebelumnya),
epidemiologi (berdasarkan penyebaran penyakit, atau penyakit yang paling banyak di derita pada
periodesebelumnya), kombinasi metode epidemiologi dan konsumsi dan disesuaikan dengan
anggaran yang tersedia.
Berikut ini tahapan perencanaan sediaan farmasi dan bahan medis habis pakai di Rumah Sakit
Umum Bali Royal.
 Pemilihan jenis perbekalan farmasi

Perhitungan kebutuhan
dengan kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi

Evaluasi perencanaan kombinasi VEN dan ABC

3. Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan perencanaan. Pengadaan perbekalan
farmasi di RSU Bali Royal dilakukan dengan pembelian langsung ke distributor berdasarkan
formularium rumah sakit, dengan prioritas lain dalam pengadaan adalah berdasarkan jenis obat
seperti obat-obat darurat (Emergency DrugsI) dan obat yang menyelamatkan nyawa (Life saving).
Pengadaan melalui distributor dilakukan setiap hari senin dan kamis sehingga perbekalan
farmasi yang tersedian selalu dalam keadaan baru dan tidak terjadi kekurangan atau kekosongan
perbekalan farmasi di setiap unit. Pengadaan dilakukan dengan menyerahkan surat pesanan
terlebih dahulu ke distributor (PBF). Surat pesanan untuk narkotika sebanyak empat rangkap yaitu
warna merah, kuning dan putih diserahkan ke PBF, dengan tembusan ke BPOM dan Dinas
Kesehatan Provinsi, serta surat pesanan berwarna biru sebagai arsip di RSU Bali Royal. Surat
pesanan psikotropika dan obat keras terdiri dari dua rangkap, yaitu warna untuk arsip di RSU Bali
Royal dan warna putih diserahkan ke PBF. Surat pesanan precursor terdiri dari satu rangkap
berwarna putih yang hanya diberikan kepada PBF. Khusus narkotika, satu lembar surat pesanan
hanya dapat digunakan untuk satu item obat. Untuk psikotropika, satu lembar surat pesanan
dapat digunakan untuk maksimal dua item obat, sedangkan selain obat-obat tersebut, satu
lembar surat pesanan dapat digunakan untuk beberapaitem obat.
Selain melalui pengadaan langsung, Rumah Sakit Umum Bali Royal juga melakukan pengadaan
perbekalan farmasi dengan produksi non steril seperti peracikan serbuk, kapsul, maupun salep,
pengemasan ulang perbekalan farmasi seperti minyak zaitun (olive oil) dan gliserin yang dikemas
ulang menjadi kemasan 100 mL.
Berikut ini adalah alur dari pengadaan sediaan farmasi, Alat kesehatan dan bahan medis habis
pakai di Rumah Sakit Umum Bali Royal.
 PERENCANAAN
KEBUTUHAN
( IFRS )

PENYERAHAN
PANITIA
BARANG ke
PENGADAAN
IFRS

PENYERAHAN
PERMINTAAN
KE PETUGAS
PENAWARAN
PENYIMPAN
KE SUPLIER
BARANG RS

PENERIMAAN PENAWARAN
oleh TIM DARI SUPLIER,
PENERIMA NEGOSIASI

SP, SPMK,
PENGIRIMAN
BARANG

4. Penerimaan
Penerimaan perbekalan farmasi di RSU Bali Royal dilakukan setelah menyerahkan surat
pesanan ke distributor. Pada saat penerimaan obat hal yang diperhatikan adalah kondisi fisik
barang yang diterima, nomor batch, dan tanggal kadaluwarsanya. Khusus untuk cold chain
(barang-barang yang memerlukan penanganan dengan suhu yang diatur di bawah suhu ruangan
seperti vaksin, harus dikirim oleh distributor dengan menggunakan cold box dilengkapi dengan
form pemantauan suhu. Setelah barang diterima, selanjutnya data barang dimasukkan ke system
meliputi tanggal kadaluawarsa dan nomor batch untuk mempermudah jika terjadi penarikan
perbekalan farmasi atau ada masalah terkait perbekalan farmasi tersebut.
5. Penyimpanan
Penyimpanan sediaan farmasi di RSU Bali Royal disimpan menurut farmakologi, bentuk
sediaan serta suhu, disusun secara alfabetis, dan menerapkan system FIFO, FEFO. Sediaan yang
disusun menurut farmakologi seperti antibiotik, antikolesterol, obat untuk saluran nafas,
antihipertensi dan lain sebagainya. Sediaan tablet atau kapsul, injeksi, salep, krim, tetes mata,
 salep mata, tetes hidung, tetes telinga serta semprot hidung disimpan pada suhu ruangan yaitu
18oC sampai 25oC, sedangkan untuk suppositoria, insulin dan vaksin disimpan pada suhu 2oC
sampai 8oC. penyimpanan berdasarkan suhu dilengkapi dengan thermometer dan form
pemantauan suhu yang dikontrol 2 kali sehari, yaitu pada pagi dan malam hari. Khusus untuk obat
golongan psikotropika dan narkotika disimpan terpisah pada lemari khusus yang memiliki 2 pintu
dilengkapi dengan logo berwarna yang bertuliskan “high alert”. Selain obat narkotika dan
psikotropika, obat epinephrine injeksi, otsu salin 3, digoxin injeksi dan fondaparinux injeksi juga
disimpan terpisah dan diberi logo “high alert”. Untuk obat-obat ‘’multiple streng’’ di simpan
dengan menggunakan penandaan khusus ‘’multiple streng’ dengan warna merah, kuning dan
hijau. Untuk alat kesehatan dan bahan medis habis pakai disimpan berdasarkan jenis dari masing-
masing alat kesehatan, seperti spuit dan infus set.
6. Pendistribusian
Sistem pendistribusian perbekalan farmasi di RSU Bali Royal ke masing-masing unit dilakukan
dengan sisten sentralisasi yang terpusat pada satu pintu dari gudang farmasi, sedangkan untuk
pendistribusian obat ke pasien dilakukan dengan sisten desentalisasi yang terbagi menjadi 3 unit,
yaitu farmasi rawat jalan, farmasi rawat inap, dan depo farmasi. Farmasi rawat jalan
mendistribusikan perbekalan farmasi ke pasien rawat jalan (poliklinik IVF, UGD). Farmasi rawat
inap mendistribusikan perbekalan farmasi ke pasien rawat inap, sedangkan depo farmasi
mendistribusikan sediaan farmasi ke ruang perawatan khusus seperti Hemodialisa (HD), ruang
bersalin (VK), ruang bayi tabung (IVF), ruang operasi (OK), NICU, PICU, HCU, ICU, dan ruang bayi.
Adapun bentuk pendistribusian perbekalan farmasi ke pasien yang dilakukan di RSU Bali Royal
adalah:
a. Individual prescription atau resep perorangan, yaitu pasien mendapatkan resep dari dokter,
lalu instalasi farmasi melayani sesuai dengan permintaan resep
b. One Day Dose System (ODDS), yaitu penyediaan obat dilakukan oeh instalasi farmasi kepada
pasien rawat inap yang disiapkan dalamdosis tunggal untuk kebutuhan satu hari (24 jam).
System ini dilakukan oleh farmasi rawat inap khusus untuk obat injeksi, namun dalam
pemberian ke pasien, farmasi mendelegasikantugasnya kepada perawat.
c. Unit Dose Dispensing System (UDDS), yaitu obat disiapkan dalam dosis terbati untuk sekali
minum, misalkan obat diberikan 3 kali sehari 1 tablet, maka obat diserahkan kepada pasien
rawat inap sebanyak 1 tablet di pagi hari, 1 tablet di siang hari dan 1 tablet di malam hari
 (setiap 8 jam). System ini dilakukan untuk pemberian obat pral kepada pasien rawat inap,
dimana pada system ini farmasi mendelegasikan tugasnya kepada perawat.
d. Floor Stock, yaitu tersedianya perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pasien pada tiap-tiap
ruangan. RSU Bali Royal hanya menerapkan system floor stock di ruang UGD.
7. Pemusnahan dan Penarikan
Di RSU Bali Royal belum pernah melakukan pemusnahan dikarenakan perbekalan farmasi
selalu fast moving.
Penarikan obat ada 2 yaitu penarikan internal dan eksternal. Penarikan internal adalah
penarikan perbekalan farmasi yang sudah mendekati tanggal kedaluarsa dari masing-masing unit.
Sedangkan penarikan eksternal adalah penarikan yang dilakukan oleh BPOM dikarenakan produk
yang sudah tidak boleh beredar dipasaran. Dari setiap kegiatan penarikan harus selalu
didokumentasikan.
8. Pengendalian
Pengendalian perbekalan farmasi di RSU Bali Royal merupakan kegiatan untuk mengendalikan
jumlah dan jenis perbekalan farmasi yang tersedia untuk mencegah terjadinya kerugian.
Pengendalian di RSU Bali Royal dilakukan oleh Farmasi bersama Panitia Parmasi dan Terapi RSU
Bali Royal.
Pengendalian sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai di RSU Bali Royal
yaitu dengan:
b. Melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan (Slow Moving)
c. Melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan berturut-
turut (death stock)
d. Melakukan stok opname secara continue setiap 1 bulan sekali.

Selain itu penggunaan obat juga dikendalikan agar penggunaan obat sesuai dengan
formularium dengan menggunakan indikator yaitu indikator mutu bahwa peresepan
formularium harus di atas 80%.

9. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan
farmasi yang keluar dan masuk di lingkungan IFRS. Kegiatan pencatatan dilakukan dalam semua
alur pengelolaan sedian farmasi dan bahan medis habis pakai. Fungsi dari pencatatan adalah
untuk memudahkan petugas untuk melakukan penelusuran bila terjadi adanya mutu obat yang
 sub standar dan harus ditarik dari peredaran. Pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan
bentuk digital maupun manual. Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan adalah
Kartu Stok dan Kartu Stok Induk.
Pencatatan yang dilakukan di RSU Bali Royal berupa pencatatab pada buku defecta, surat
pesanan, buku mutase barang, pencatatan penggunaan obat dan resep, pencatatan pengendalian
suhu. Selain melakukan pencatatan secara manual, RSU Bali Royal juga menggunakan pencatatan
dengan system komputerisasi untuk mempermudah pengendalian sediaan farmase, alat
kesehatan dan bahan medis habis pakai yang ada di RSU Bali Royal.
Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi,
tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan. Jenis
pelaporan berdasarkan pihak yang dituju dapat dibedakan menjadi dua, yaitu pelaoran internal
dan pelaporan eksternal. Dalam kegiatan pelaporan adapun laporan yang dibuat di RSU Bali Royal
adalah:
1. Pelaporan internal, yang dilaporkan kepada manajemen apotek berupa laporan
pembelian, laporan penjualan, laporan stok opname, dan lain-lain yang berhubungan
dengan manajemen di RSU Bali Royal.
2. Pelaporan eksternal yang ditujukan kepada piak lain yang bersangkutan diluar lingkup atau
manajemen RSU Bali Royal seperti laporan narkotika dan psikotropika yang dilakukan
secara online setiap bulan melalui aplikasi Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika
(SIPNAP) yang dilaporkan kepada kementrian kesehatan.
10. Monitoring dan Evaluasi
Merupakan salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan
farmasi. Fungsi dari monitoring dan evaluasi yaitu sebagai masukan dalam penyusunan
perencanaan dan pengambilan keputusan dan kolekting data untuk bahan evaluasi.
Monitoring dan evaluasi yang dilakukan di RSU Bali Royal yaitu dengan melakukan rapat setiap
bulan yang membicarakan terkait masalah-masalah dan potensi masalah di bagian farmasi.
Sedangkan untuk evaluasi yang dilakukan setiap hari disebut dengan istilah “Morning”. Kegiatan
monitoring dan evaluasi dilakukan oleh kepala unit bersama dengan manager-manager di seluruh
unit apabila terjadi masalah ataupun potensi masalah dan kasus.
V. KESIMPULAN
Dari pembahasan tersebut pengelolaan perbekalan farmasi di RSU Bali Royal meliputi;
perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pemusnahan dan penarikan,
pengendalian, pencatatan dan pelaporan, monitoring dan evaluasi sudah sesuai dengan Peraturan
Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 72 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan
Kefarmasian di Rumah Sakit.
DAFTAR PUSTAKA
Departemen Kesehatan RI.2009. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang
Rumah Sakit. Jakarta.
Departemen Kesehatan RI.2009. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 72 Tahun 2016
Tentang Standar Pelayanan Kefarmasani di Rumah Sakit.Jakarta.