SPMP
SPMP
SPMP
EMERALD COMPANY
JL. MAYJEN SUNGKONO NO.69
SURABAYA, 60278
14 SEPTEMBER 2012
Project Charter
TABLE OF CONTENTS
EXECUTIVE SUMMARY ..................................................................................................................... 2
PROJECT PURPOSE/JUSTIFICATION ................................................................................................... 2
Business Need/Case ...................................................................................................................................................2
Business Objectives ...................................................................................................................................................3
PROJECT DESCRIPTION ..................................................................................................................... 3
Project Objectives and Success Criteria ....................................................................................................................3
Requirements .............................................................................................................................................................3
Constraints .................................................................................................................................................................4
Assumptions ..............................................................................................................................................................4
Preliminary Scope Statement .....................................................................................................................................4
RISKS ............................................................................................................................................... 5
PROJECT DELIVERABLES .................................................................................................................. 5
SUMMARY MILESTONE SCHEDULE .................................................................................................. 6
PROJECT APPROVAL REQUIREMENTS ............................................................................................... 7
PROJECT MANAGER ......................................................................................................................... 7
AUTHORIZATION .............................................................................................................................. 7
1
Project Charter
EXECUTIVE SUMMARY
Joint Operating Body Pertamina Petrochina East Java merupakan perusahaan yang bergerak di
bidang pengeboran minyak dengan wilayah kerja yang cukup luas, termasuk di daerah Tuban,
Jawa Timur. Field office Mudi, Tuban, Jawa Timur memiliki beberapa departemen, salah
satunya departemen ICT yang bertugas menangani infrastruktur dan jaringan intern dan ekstern
kantor. Selain itu masih banyak departemen lain yang memiliki fungsi dan keseharian yang
berbeda-beda. Misalnya departemen material, production, construction, safety, dan lain-lain.
Karena perusahaan ini bergerak di bidang pengeboran minyak, tentunya banyak terjadi
permintaan pembelian material atau infrastruktur yang mendukung proses produksi perusahaan.
Setiap terjadi permintaan pembelian material harus melalui beberapa tahap dan prosedur yang
berlaku. Hal ini berlaku juga untuk semua departemen. Ketika karyawan membutuhkan dana
untuk pembelian barang, pembayaran jasa, atau perbaikan barang, mereka harus membuat
sebuah request voucher dan meneruskannya hingga ke pihak cashier, tentunya harus melalui
persetujuan supervisor masing-masing serta pihak-pihak tertentu yang terkait.
Untuk mewujudkan hal tersebut maka dibutuhkan suatu aplikasi yang mampu membantu tiap
user untuk bisa memantau status masing-masing request voucher yang sudah dibuat sebelumnya
dan dapat diakses di dalam lingkungan internal perusahaan tanpa harus melakukannya secara
manual seperti yang sudah disebutkan di atas.
PROJECT PURPOSE/JUSTIFICATION
Dengan dibangunnya proyek Aplikasi Routing Document diharapkan dapat meningkatkan
produktivitas perusahaan serta agar pihak cashier atau sekretatis dapat memonitoring status
request voucher. Oleh karena itu untuk mendukung proyek tersebut maka digunakanlah metode
Routing Document pada proyek Aplikasi Routing Document pada PT. Pertamina – Petrochina
East java.
Business Need/Case
Tujuan utama dibangunnya Proyek Aplikasi Routing Document ini tidak lain yaitu untuk
kebutuhan perusahaan, yang mana berdasarkan pada beberapa faktor, salah satunya yaitu
tidak tepatnya aliran request voucher pada PT. J.O.B Pertamina ini, sehingga diharapkan
dengan dibangunnya proyek tersebut dapat digunakan untuk membantu memudahkan
perusahaan, khususnya pihak cashier dalam pemberian status request voucher agar lebih
akurat, yang mana nantinya hal tersebut berhubungan juga dengan kecepatan dan ketepatan
dalam pencarian dokumen. Diharapkan dengan adanya kecepatan dan ketepatan dalam
pencarian dokumen., maka akan meningkatkan kinerja karyawan dalam perusahaan, sehingga
hal tersebut dapat memberikan efek positif pula bagi perusahaan.
2
Project Charter
Business Objectives
Tujuan Bisnis dari proyek pembangunan Aplikasi Routing Document ini yakni merupakan
perencanaan tactical perusahaan untuk meningkatkan dan mengembangkan perusahaan, yaitu
dengan cara mengefisiensi waktu karyawan dalam mengetahui status request voucher.
Adapun pembangunan proyek ini diselesaikan dalam jangka waktu selama 15 minggu,
dengan rincian:
- Menyediakan sarana bagi PT. J.O.B Pertamina untuk menyebarkan dan menerima
informasi dengan lengkap, tepat, benar, dan jelas mengenai daftar request voucher.
- Analisa dan Desain diselesaikan dalam waktu sembilan minggu pertama.
- Pembuatan perangkat lunak dan implementasi diselesaikan pada lima minggu
selanjutnya.
- Untuk implementasi, training user, dan pemberian manual book diselesaikan pada satu
minggu selanjutnya.
Requirements
Untuk mencapai keberhasilan proyek ini, maka dibutuhkan beberapa persyaratan, yaitu
sebagai berikut:
- Pada minggu pertama melakukan wawancara atau pengumpulan data dari perusahaan
yang menyangkut dengan kebutuhan proyek.
- Pada saat testing implementasi, personel resources membutuhkan perwakilan dari pihak
perusahaan untuk ikut melakukan testing.
3
Project Charter
Constraints
Berikut ini adalah pembatasan yang berkaitan dengan proyek Aplikasi Routing Document,
yaitu:
- Biaya yang dimaksud adalah biaya untuk tim proyek + biaya lain-lain (hardware,
software, dan operasional).
- Untuk progress target pengerjaan proyek setiap masing-masing bagian akan dilaporkan
setiap satu minggu sekali.
Assumptions
Beberapa hal yang diasumsikan telah tersedia dan mendukung penerapan proyek Aplikasi
Routing Document ini adalah:
- Untuk pengerjaan proyek, dalam satu minggu terdiri dari enam hari.
- Adapun terdapat permasalahan keterlambatan penyelesaian proyek, maka maksimal
keterlambatan adalah satu minggu.
- Personel resources untuk bagian programer dibutuhkan dua orang agar waktu proses
pengkodean perangkat lunak lebih cepat.
4
Project Charter
RISKS
Berikut ini adalah beberapa resiko yang diidentifikasi akan terjadi pada pengerjaan Proyek
Aplikasi Routing Document, yang mana dari beberapa resiko ini, project manager dapat
menentukan dan menerapkan strategi apa yang akan dilakukan untuk mengantisipasi adanya
resiko tersebut. Adapun kemungkinan resiko yang dapat terjadi yaitu:
- Berubahnya spesifikasi kebutuhan ditengah-tengah jalannya proyek, yang mana
perubahan ini akan berpengaruh pada waktu dan biaya yang telah direncanakan.
- Adanya permasalahan pada tim proyek (misal: salah satu anggota tim ada yang sakit),
maka sangat berpengaruh besar pada pelaksanaan pengerjaan proyek ini, karena untuk
mencari anggota pengganti membutuhkan waktu yang tidak cepat. Masalah ini juga dapat
berpengaruh pada waktu pengerjaan proyek.
PROJECT DELIVERABLES
Berikut ini adalah beberapa deliverables yang harus diserahkan setelah berhasil menyelesaikan
proyek Aplikasi Routing Document, dan setiap perubahan yang terjadi pada saat pengerjaan
proyek, harus disetujui oleh sponsor proyek. Adapun deliverables tersebut yaitu:
- Penyerahan dokumen SPMP, menyangkut tentang persetujuan perencanaan proyek.
- Penyerahan dokumen SRS, yaitu mengenai analisa dan desain sistem
- Penyerahan dokumen SDD/SAD
- Penyerahan dokumen STP,STD,STR
- Penyerahan Manual Book (buku petunjuk)
- Penyerahan CD Software
5
Project Charter
Summary Milestone Schedule – List key project milestones relative to project start.
Project Milestone Target Date
(dd/mm/yyyy)
Dokumen SPMP 10/09/2012
Dokumen SDP 17/09/2012
SUMMARY BUDGET
Berikut ini adalah tabel yang berisi ringkasan anggaran berdasarkan komponen biaya yang
direncanakan dan diperkirakan untuk keperluan keberhasilan proyek.
6
Project Charter
PROJECT MANAGER
Pada pembangunan proyek Aplikasi Routing Document ini, dimanageri oleh Lutfi
Chrisdiansyah. Lutfi Chrisdiansyah bertanggung jawab mengelola semua tugas dalam pengerjaan
proyek, mulai dari penjadwalan, dan komunikasi mengenai proyek, baik itu antar anggota tim,
atau dengan pihak sponsor. Dalam pengerjaan proyek, project manager dibantu oleh timnya,
yaitu yang terdiri dari satu system analyst, satu system design, dua programmer, satu testplan,
dan satu project administration. Project manager disini juga bertugas mengkoordinasikan semua
kebutuhan proyek, mulai dari sumber daya, anggaran pengeluaran, serta jumlah anggaran yang
dialokasikan selama proyek tersebut dikerjakan. Untuk pelaporannya, project manager juga harus
memberikan laporan progress setiap dua minggu sekali, agar pihak sponsor mengetahui sejauh
mana perkembangan proyek tersebut.
AUTHORIZATION
Date:10 September 2012
Approved by the Project Sponsor: Approved By the Project Manager:
____________________________ ___________________________
<Drs. Antok Supriyanto M.MT> <Lutfi Chrisdiansyah>
__________________________
<Hadi Siswidiastono>