E-PROCUREMENT

PADA PT.KAI

DISUSUN OLEH :
TRI GITA FITRIYANI
4415210136

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS PANCASILA
2018
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi yang ada saat ini di Indonesia turut menyebabkan
perkembangan dalam berbagai bidang lainnya. Sistem informasi turut berkembang, tak
terkecuali dalam lingkungan pemerintahan seperti di PT.Kereta Api Indonesia.
PT. Kereta Api Indonesia telah melakukan langkah awal yang lebih maju dalam
menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan. Perusahaan ini memiliki situs web
yang menyediakan segala macam informasi yang dibutuhkan pelanggan mengenai kereta api.
Situs web tersebut adalah http://www.kereta-api.co.id. Segala informasi yang dibutuhkan
seperti sejarah, visi dan misi, sarana dan prasarana serta pemesanan tiket kereta api terdapat
dalam situs web tersebut.
Pada halaman beranda (index/home) dapat ditemukan dengan jelas menu yang
disusun secara horizontal. Menu inilah yang akan memberikan spesifikasi informasi yang
dibutuhkan oleh pelanggan/pengguna. Mesin pencari (search engine) yang diletakkan pada
bagian atas web merupakan hal pertama yang dapat dilakukan pelanggan apabila pelanggan
ingin mencari informasi tanpa terlebih dahulu mencari informasi tersebut melalui menu.
Disamping itu, pelanggan dapat memperoleh informasi mengenai jadwal dan tarif
kereta api melalui “Database Jadwal dan Tarif KA” yang telah tersedia. Pelanggan dapat
memperoleh informasi tersebut hanya dengan memasukkan kota (daerah) asal dan tujuan
dari kereta api tersebut, maka secara otomatis akan diarahkan pada “Database Jadwal dan
Tarif KA” itu.
Selain itu, untuk pihak klien, PT. Kereta Api (Persero) menyediakan layanan “E-
Procurement,” dimana e-Procurement Management System merupakan sebuah situs layanan
resmi PT. Kereta Api (Persero) yang dibuat sebagai sarana atau fasilitator dalam pengadaan
tender-tender yang kerap diadakan. Dengan adanya e-Procurement ini, diharapkan proyek-
proyek tender itu akan dapat dilaksanakan dengan hasil yang diinginkan dan dengan efisiensi
yang baik. Dengan peluncuran e-Procurement Management System ini, PT. Kereta Api
(Persero) bertekad untuk lebih meningkatkan kualitas pelaksanaan program yang akan
diterapkan kedepannya, serta akan senantiasa melakukan pengembangan (development)
untuk sebuah inovasi e-Procurement yang lebih baik dan dapat memberikan kemudahan baik
rekanan maupun bagi PT. Kereta Api (Persero) sendiri dalam administrasinya.
1.2 Pembatasan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, penulis akan membahas batasan seperti :
1. Penerapan E-procurement
2. Tujuan dan manfaat e-procurement
3. Dasar hukum e-procurement
4. E-procurement dalam instansi pemerintah

1.3 Tujuan Penulisan

Tujuan dari penulisan laporan ini adalah sebagai berikut :
1. Menganalisis proses e-procurement yang sedang berjalan pada lingkup pemerintah
2. Menganalisis manfaat apa yang diperoleh dengan penerapan e-procurement di
lingkup pemerintah
3. Menganalisis hambatan-hambatan apa yang dihadapi dalam melaksanakan proses
e-porcurement dalam pemerintahan.
 BAB II
LADANSAN TEORI
2.1 Definisi E-Procurement
E-Procurement adalah proses pengadaan barang/jasa yang pelaksanaannya
dilakukan secara elektronik yang berbasis web/internet dengan memanfaatkan fasilitas
teknologi komunikasi dan informasi yang meliputi pelelangan umum, pra-kualifikasi dan
sourcing secara elektronik dengan menggunakan modul berbasis website. Dukungan
Teknologi Informasi ini dapat meningkatkan kapabilitas Governmet dalam memberikan
kontribusi bagi penciptaan nilai tambah, serta mencapai efektifitas dan efisiensi.
Proses Pengadaan barang dan jasa yang dilakukan dengan menggunakan e-
procurement secara signifikan akan meningkatkan kinerja, efektifitas, efisiensi, transparansi,
akuntabilitas transaksi yang dilakukan, selain itu biaya operasional dapat dikurangi secara
signifikan karena tidak diperlukan lagi penyerahan dokumen fisik dan proses administrasi
yang memakan waktu dan biaya.

2.2 Komponen - Komponen E-Procurement

Komponen e-procurement meliputi:
- Perangkat keras (hardware)
Seperangkat alat keras yang digunakan untuk mendukung e-procurement, contohnya
adalah komputer.
- Perangkat lunak (software)
Software yang berfungsi sebagai sistem yang menjalankan e-procurement, contohnya
ERP.
- Sumber daya manusia (brainware)
Operator yang menjalankan sistem e-procurement.
- Pemakai atau pengguna (user)
Peran user sangat penting dalam e-procurement. Tanpa adanya user, sistem tidak
dapat berjalan dengan baik karena tujuan pembuatan e-procurement adalah untuk
user.
- Kebijakan (policy)
Mengatur sistem yang sedang berjalan dan memberikan kebijakan terhadap e-
procurement
- Tata kelola (governance)
Aturan dari pemerintah yang menjadi acuan pembuatan atau pelaksanaan e-
procurement
- Proses (business process)
Proses bisnis yang terdapat pada perusahaan tertentu yang akan menjadi dasar dari
e-procurement/
- Infrastruktur perusahaan
Infrastruktur dalam perusahaan dimana infrastruktur saling berintegrasi untuk
mencapai tujuan.
 BAB III
PEMBAHASAN

3.1 Penerapan E-Procurement di Instansi Pemerintah

Seperti halnya dengan pembelian barang dan jasa dalam perusahaan, begitu pula
dengan instansi pemerintah. Namun, ada beberapa perbedaan penting antara cara
perusahaan dan instansi pemerintah dalam memperoleh barang atau jasa tersebut.
Perbedaan tersebut antara lain:
1. Semua pengadaan pemerintah harus dilakukan dalam kode hukum dan peraturan
yang ketat.
2. Pemerintah biasanya perlu membeli barang-barang dan jasa dalam jumlah yang lebih
besar daripada perusahaan, sehingga instansi pemerintah lebih sering menuntut lebih kepada
vendor.
Pengadaan barang dan jasa dalam pemerintahan merupakan tanggung jawab yang
penting dalam kepemimpinan Negara. Misalnya, jika pemerintah tidak dapat menyediakan
semua peralatan dan bahan yang dibutuhkan untuk menyelenggarakan pemilihan umum,
seluruh proses pemungutan suara dapat tertunda atau terganggu. Hampir seluruh aspek
pemerintahan memerlukan pengadaan yang baik yang ditujukan untuk warga negaranya,
seperti bahan untuk pembangunan jembatan, perbaikan jalan, pengadaan transportasi umum,
dan lain sebagainya.
Pengadaan barang dan jasa yang dilakukan pemerintah menyediakan sejumlah
manfaat untuk pembeli maupun penjualnya. Semua pembelian yang dilakukan oleh
pemerintah harus dilakukan di tempat terbuka yang dapat menciptakan kompetisi. Karena
kegiatan pengadaan terbuka untuk persaingan, harga barang dan jasa biasanya lebih rendah.
Para agen pemerintah yang menangani keputusan pembelian akan dapat memilih vendor
yang paling berkualitas. Vendor juga mendapat manfaat dari pengadaan ini. Karena terdorong
oleh adanya persaingan, semua pemasok ingin memiliki kesempatan untuk mengadakan
kontrak dengan pemerintah yang dapat meningkatkan reputasinya.
Sebelum pengadaan dimulai, pemerintah perlu menjalankan beberapa praktik terbaik
tertentu untuk memastikan bahwa barang dan jasa yang didapatkan telah memenuhi standar
yang diinginkan. Salah satu praktik tersebut adalah meninjau peraturan tentang pengadaan
pemerintahan. Pedoman tersebut harus diikuti dengan tepat. Dan jika diperlukan, peraturan
tersebut perlu untuk ditinjau ulang atau diperbarui agar tidak menghambat kegiatan
pengadaan.
Praktik pengadaan terbaik lainnya adalah menetapkan kriteria yang digunakan untuk
membandingkan tawaran-tawaran yang ada. Kriteria tersebut harus mencakup faktor-faktor
seperti kelengkapan penawaran dan kesesuaian dengan kondisi. Sebuah tawaran yang
tidak lengkap dapat menunjukkan vendor tidak dapat diandalkan. Setiap pemilihan vendor
harus didokumentasikan. Jika tidak, stabilitas proses pengadaan dapat terganggu dan
bahkan penurunan kepercayaan warga Negara terhadap pemerintahan.
Salah satu tren utama dalam pengadaan barang dan jasa dalam pemerintahan
adalah penggunaan e-procurement, atau pembelian elektronik. Banyak instansi pemerintah
telah mampu untuk membeli barang dan jasa lebih cepat dengan biaya yang efektif dengan
menggunakan e-procurement.

3.2 Pengadaan Barang dan Jasa Pada PT.KAI

PT KAI telah melaksanakan proses pengadaan barang dan jasa dengan
memperhatikan aspek transparasi yaitu menyebarluaskan informasi proses pengadaan
melalui publikasi pada website Perusahaan.

A. Struktur Organisasi Pengelola Pengadaan Barang dan Jasa PT KAI

B. Skema dan Mekanisme Pengadaan Barang Dan Jasa

C. Alur Metode Pengadaan Barang Dan Jasa

D. Laporan Pengadaan Barang Dan Jasa

E. Contoh E-Procurement PT.KAI

3.3 Tujuan dan Manfaat E-Procurement
Secara umum, tujuan dari diterapkannya e-procurement yaitu untuk menciptakan
transparansi, efisiensi, dan efektivitas serta akuntabilitas dalam pengadaan barang dan jasa
melalui media elektronik antara pengguna jasa dan penyedia jasa. E-procurement dapat
memperbaiki tingkat layanan kepada para user, mengefektifkan penggunaan sumber daya
manusia dalam proses pengadaan, memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time,
serta mendukung proses monitoring dan audit.
Dari penerapan e-procurement, manfaat yang dapat diperoleh antara lain:
- Keuntungan langsung: meningkatkan akurasi data, meningkatkan efisiensi dalam
operasi, proses aplikasi yang lebih cepat, mengurangi biaya administrasi, mengurangi biaya
operasi, dan mengurangi supply cost.
- Keuntungan tidak langsung: membuat pengadaan lebih kompetitif, meningkatkan
layanan kepada konsumen, meningkatkan hubungan mitra kerja, mempersingkat birokrasi,
standarisasi proses, dan dokumentasi.

3.4 Dasar Hukum E-Procurement

Pengelolaan sistem e-procurement dalam instansi pemerintah didasarkan pada:
1. Instruksi Presiden No. 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional
Pengembangan e-Government di Indonesia
2. Keppres No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang /
Jasa Pemerintah, Keppres No. 61 Tahun 2004, Perpres No. 32 Tahun 2005, Perpres
No. 70 Tahun 2005, Perpres No. 8 Tahun 2006, Perpres No. 79 Tahun 2006,
Perpres No. 85 Tahun 2006, Perpres No. 95 Tahun 2007 tentang Perubahan Ketujuh
Atas Keputusan Presiden No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan
Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah
3. UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE)
4. Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah

3.5 Hambatan Dalam Penerapan E-Procurement

Ada beberapa hambatan dalam penerapan e-procurement, antara lain karena banyak
bisnis kecil dan menengah yang lambat dalam pengadaan secara online. Selain itu,
jumlah pemasok yang memiliki perlengkapan untuk berpartisipasi dalam sebuah
proses e-procurement juga tidak banyak.
Beberapa masalah yang perlu diperhatikan dalam menerapkan e-procurement, yaitu:
- Pemasok-pemasok yang mampu mendukung fitur elektronik
- Pencarian pemasok baru
- Biaya transaksi
- Ketersediaan konten dan transparansi proses.
 BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan penulisan tentang makalah e-procurement di atas maka dapat saya
simpulkan sebagai berikut :
1. Penerapan pengadaan barang dan jasa secara elektronik merupakan salah satu
bentuk dalam mempermudah dan meningkatkan efisiensi proses dalam instansi
pemerintahan.
2. E-procurement pada instansi pemerintah tidak sama dengan e-procurement pada
perusahaan karena harus mengikuti aturan dan prosedur hukum yang berlaku
ketat.
3. Dengan adanya e-procurement ini, efisiensi dalam anggaran menjadi salah satu
manfaatnya. Selain itu juga meningkatkan efisiensi dalam proses, meningkatkan
akurasi data dan laporan, serta meningkatkan hubungan mitra kerja.

4.2 Saran
Dari penulisan makalah ini banyak terdapat kesalahan atau kekeliruan penulis, untuk
itu para pembaca harap memaklumi dari kesalahan-kesalahan penulis. Semoga para
pembaca makalah ini mendapatkan wawasan yang luas terhadap pengertian dan
penerapan e-procurement khususnya di ruang lingkup pemerintah.
 BAB V
DAFTAR PUSTAKA

http://konsepeb.blogspot.co.id/2013/04/e-procurement.html
https://eproc.kereta-api.co.id/
http://tribiznetwork.com/profiles/blogs/sistem-informasi-pada-pt-kereta-api-indonesia
http://kip.kereta-
api.co.id/page/Pengadaan%20Barang%20Dan%20Jasa%20tahun%202015/55