Pendahuluan

Untuk bisa menerapkan motto The Right Man on the Right Place at the Right Time
ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan, maka unsur pertama
yang harus diketahui adalah unsur PLACE- nya, sebab perusahaan sebagai
organisasi adalah wadah tempat manusia (MAN) bekerja. Tempat bekerja ini
seringkali seeara lebih spesifik disebut sebagai JABATAN.

Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan kadang-

kadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih jauh. Untuk
memperoleh keseragaman mengenai pengertian istilah JABATAN ini, Departemen
Tenaga Kerja memberikan penjelasan singkat mengenai arti dari beberapa istilah
yang berkaitan dengan jabatan, sebagai berikut:

UNSUR

Ialah komponen yang paling kecil dari pekerjaan. Misalnya memutar, menggosok,
menarik, mengangkat, menekan dan sebagainya.

TUGAS
Ialah sekumpulan dart beberapa UNSUR pekerjaan. Tugas merupakan kegiatan fisik
atau mental yang membentuk langkah-langkah wajar yang diperlukan dalam
pelaksanaan kerja.

KEDUDUKAN (POSISI)
Ialah sekumpulan TUGAS yang diberikan kepada seorang pegawai atau pekerja,
yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepada seorang
pegawai atau pekerja. Jumlah kedudukan di dalam suatu perusahaan atau instansi
adalah sama dengan jumlah pegawai atau pekerjanya.

PEKERJAAN
Ialah sekumpulan KEDUDUKAN (POSISI) yang memiliki persamaan kewajiban atau
tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan, satu pekeIjaan dapat
diduduki oleh satu orang, atau beberapa orang yang tersebar di berbagai tempat.

JABATAN (JOB)
Ialah sekumpulan PEKERJAAN (JOB) yang berisi tugas-tugas yang sama atau
berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan,
pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di
berbagai tempat.Setelah jelas apa yang dimaksud dengan JABATAN, belum berarti
bahwa permasalahan sudah selesai. Terbatasnya pengetahuan tentang jabatan-
jabatan yang ada dalam perusahaan seringkali terjadi karena tidak adanya
keseragaman istilah (NAMA JABATAN) danjuga karena selalu terjadi perubahan-
perubahan pada jabatan itu sendiri.

1
Sering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk jabatan-jabatan yang mempunyai
tugas-tugas yang berbeda. Sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama adakalanya
diberikan nama jabatan yang berbeda pada perusahaan yang berbeda.

Kebanyakan perusahaan hanya tahu bahwa misalnya mereka mempunyai 5 orang

tukang ketik, 20 orang operator dan 8 orang ahli teknik. Namun apa yang
sebenarnya dilakukan oleh orang-orang tersebut belum tentu diketahui secara jelas
oleh perusahaan. Bahkan ironisnya para pemegang jabatan itu sendiri kadangkala
tidak tahu atau merasa ragu tentang sipa yang seharusnya ia kerjakan.

Untuk mengatasi hal ini, bisa dilakukan Analisa Jabatan. Suatu studi yang secara
sistematis dan teratur mengumpulkan semua informasi dan fakta yang berhubungan
dengan suatu jabatan
Peran Analisis Jabatan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia
Suatu pengetahuan yang eksplisit dan terperinci mengenai setiap jabatan sangatlah
diperlukan, antara lain untuk keperluan :

Rekrutmen, seleksi dan penempatan tenaga kerja

Menentukan besarnya upah

Merancang jalur karir pekerja / pegawai

Menetapkan beban kerja yang pantas dan adil

Merancang program pendidikan dan pelatihan yang efektif

Selain memberikan manfaat bagi organisasi, analisa jabatan juga bermanfaat bagi
pegawai untuk mencapai tujuan-tujuan pribadinya. Dengan ditempatkan pada
jabatan yang sesuai dengan

kualifikasi yang ia miliki, berarti para pegawai tersebut telah diberikan kesempatan
untuk mengembangkan dirinya dan merealisasikan potensinya seoptimal mungkin.

Analisis Jabatan
Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan
menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan
masing-masing JABATAN secara sistematis dan teratur, yaitu :

Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut

Apa wewenang dan tanggung jawabnya

2
 Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan

Bagaimana cara melakukannya

Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan

pekerjaannya Besarnya upah dan lamanya jam bekerja

Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan

Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk

melakukan pekerjaan tersebut

Dan lain-lain

Informasi tersebut di atas bisa diperoleh dari beberapa sumber yaitu :

1. Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian

2. Pekerja yang bersangkutan

3. Orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu

4. Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan

Berdasarkan sumber-sumber tersebut, pengumpulan informasi untuk analisa jabatan

ini bisa dilaksanakan dengan cara :

1. Menyebarkan kuisioner ( daftar pertanyaan/angket) kepada para pemegang

Jabatan

2. Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, orang

yang pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya.

3. Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan atau

mempelajari buku catatan harian

Informasi yang diperoleh dari Analisa Jabatan ini dapat digolongkan dalam beberapa
butir berikut:

1. Nama jabatan, lokasi ketja, range upah

3
2. Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi

3. Tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan pada pemangku

jabatan

4. Peralatan dan bahan yang digunakan

5. Kondisi lingkungan tempat kerja dan resiko kerja

6. Persyaratan fisik, mental, pengetahuan, pendidikan dan lain-lain

Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan tanggung
jawab sesuatu jabatan. Hasil Analisa Jabatan ini akan memberikan gambaran
tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau kegunaan
Analisa Jabatan pada umumnya digunakan untuk :

1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan )

a. Penyusunan organisasi baru

b. Penyempumaan organisasi yang sekarang

c. Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan

2. Kepegawaian

a. Rekrutmen seleksi/penempatan

b. Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan)

c. Penyusunanjenjang karir (Career Planning)

d. Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c)

e. Program pelatihan

3. Ketatalaksanaan

a. Tata laksana

b. Tata kerja/prosedur

Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan analisis jabatan untuk hal
atau kegiatan-kegiatan yang disebut dalam 1,2 dan 3 adalah hasil yang diperoleh

4
dari proses analisis Jabatan. Hasil tersebut tiada lain dari data-data jabatan yang
kemudian di susun secara sistematis dan terorganisir menjadi informasi jabatan.
Uraian tentang informasi jabatan ini biasanya disebut uraian jabatan (Job
Description).

Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :

1. Uraian Jabatan (Job Description).

2. Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job

Requirement)

Uraian Jabatan (Job Description)

Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung
jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada.
Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk
menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya
pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan
wewenang masing-masing jabatan.

Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi :

1. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan
nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan

2. lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang
juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas
informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas

3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari
Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara
tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-
pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan
bagaimana cara melaksanakannya

4. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan
nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat
pengawasan yang terlibat

5. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan
horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan
jalur promosi, aliran serta prosedur kerja

6. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan

5
7. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari
suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain terutama
kondisi kerja yang berbahaya

8. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas

Spesifikasi/Persyaratan Jabatan
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang
menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan
kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama
dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.

Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:

1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja

2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan

3. Persyaratan fisik dan mental

4. Persyaratan umur dan jenis kelamin

Kegunaan Analisa Jabatan

Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan
mempunyai banyak manfaat, antara lain:

1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan

2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang

3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai

baru

4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan

5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi

6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan

penyederhanaan kerja

6
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan
kerja

Pelaksanaan Analisis Jabatan

Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian,
penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut :

1. Tahap persiapan dan perencanaan

2. Tahap pengumpulan data

3. Tahap pengolahan data Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai

berikut:

1. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang
dilakukan adalah :
a. Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses
selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.

b. lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun
berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi

c. Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan

alat dan sama yang diperlukan ( formulir dll. )

d. Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan
digunakan.

e. Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit

kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan
dilaksanakan.

Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya
persepsi dan harapan yang keliru.

2. Tahap Pengumpulan Data

Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara:

a) Metode Observasi dan Wawancara

a. Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung

di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di
olahnya menjadi informasi. Sedangkan dalam metode wawancara petugas analisis

7
mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di
siapkan lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di
perlukan

b. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )

Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada semua

karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa bersifat terbuka (Open ended)
artinya, penjawab harus memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan
caranya sendiri, tidak dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat tertutup (Closed),
maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal
menjawab ya/tidak, atau benar/salah.

c. Metode Studi Referensi

Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan ahli, rujukan yang ada dan
perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang digunakan.

d. Metode Kombinasi

Metode int berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus.

Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang khusus.
Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis
seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan
perajatan yang digunakan.

Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara
tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif
sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan.

Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak semua
karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik.
Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya bahasa
khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran.

Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan
harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. Tetapi
metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian berguna, karena
si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak
pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh
atau mekanik.

8
3. Tahap Pengolahan Data
Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:

1. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan

2. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor

3. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi

4. Analisa persyaratan jabatan

5. Menyusun uraian jabatan

6. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem

personalia lainnya

7. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan,

seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai ; sistem pemberian balas
jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur administrasi
kepegawaian.

Kesimpulan
Analisis jabatan adalah suatu kegiatan yang sangat berguna untuk berbagai
keperluan perancang organisasi dan perancangan jabatan (Job Design) adalah suatu
keharusan dan harus dilakukan sejak awal. Untuk organisasi yang masih baru dan
strukturnya masih berkembang terus lebih baik menekankan pada perancang
jabatan (Job Design) dan membuat Uraian Jabatan yang fleksibel sehingga bisa
disesuaikan terus. Organisasi yang sudah mapan hendaknya melaksanakan Analisis
Jabatan. Tetapi mengingat perubahan-perubahan yang terjadi dengan cepat, maka
analisis jabatan harus diulangi paling lambat setiap 3 tahun sekali untuk mencek
apakah informasi yang diperoleh masih benar.

Semua Personel Manager harus menguasai Teknik Analisis Jabatan dan Perancangan
Jabatan (Job Design) karena kegiatan ini merupakan basis kegiatan-kegiatan lain di
bidang manajemen sumber daya manusia.

9
Daftar Pustaka

Husna Suad & Heiddjrachman (1997). Manajemen Personalia. Penerbit BPFE.

Yogyakarta.
Moekiat (1998). Analisis Jabatan. Penerbit Mandar Maju. Bandung
Saydam GouzaJi (1996). Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit Djambatan.
Wexley Kenneth N & Yulk Gary (1992). Perilaku Organisasi dan Psikologi Personalia.
Penerbit Rineka Cipta.

10