Theorie Redaction Procedure

Gestion des documents et des procédures
412-424-FX
Andrée Isabelle
Rédaction de
PROCÉDURES
• Distinction entre
politiques et procédures
• Quelques avantages de la
Menu procédure
• Un travail énorme
• Types de procédures
• Étapes pour rédaction
d’une procédure
• Étapes
1. Collecter l’information
Menu 2. Rédiger la procédure
3. Réviser la procédure
1
Différence entre «politiques» et «procédures»
Politiques:
• Sont élaborées par l’administration
• Définissent le cadre décisionnel ou la position
de l’organisme sur un sujet particulier
Ce sont les lignes directrices de l’organisme.
Exemples: Politique d’exactitude de prix
Procédures: (Définition)
• C’est la description d’un ensemble de tâches
dont l’enchaînement donne lieu à un
événement de gestion significatif.
• C’est en quelque sorte des instructions de
travail.
• Pour exécuter une tâche, on doit poser une
série d’actions.
Les procédures de travail efficaces décrivent

en détails et dans un ordre logique chaque
action à poser pour mener à bon terme une
opération
« Elle dit comment faire. »
Exemples: Normes ISO, Tâches d’un travail
2
Quelques avantages
Les procédures sont des outils très précieux pour les

entreprises :
– Vous permet d’exécuter correctement des tâches en
l’absence d’une personne
– Vous permet de ne pas oublier d’autres tâches à faire
en lien avec la tâche principale
– Diminue le stress de l’employé et du supérieur
– Vous aide à bâtir un échéancier annuel pour mener à
bon terme certaines activités de l’entreprise
Quelques avantages
Un manuel de procédures standardisées est un

outil de gestion pour le personnel.
• Il garantit la continuité de l’organisation, car il en
devient la mémoire, évitant ainsi les oublis, surtout
lorsque des changements se produisent au sein du
personnel.
• Les personnes qui exécutent ces tâches participent à
leur rédaction, ce qui renforce l’engagement du
personnel.
Types de procédures
• Procédure textuelle
– Uniquement du texte
– Toutes les étapes sont numérotées et ordonnées
• Procédure graphique
– Rédigée sous forme graphique (graphique
SmartArt, photographie, dessin, illustration, etc.)
– Peut aussi contenir du texte
3
Étapes pour rédaction d’une procédure
Collecter Rédiger la Réviser la

l’information procédure procédure
Collecter l’information
Décrire, de façon télégraphique, les principales étapes

de réalisation de la tâche.
1. Noter en vrac les principales étapes de

réalisation de la tâche avec des verbes
d’action précis.
2. Regarder globalement la tâche à décrire.
3. Ressortir les trois ou quatre grands moments
marquants de la tâche à décrire.
Tenir compte des politiques de l’entreprise, des normes de
santé et sécurité au travail, de la convention collective, s’il y a
lieu, et des informations liées à la tâche à accomplir.
4
Mise en situation
Rédigez une procédure textuelle pour envoyer un
courriel avec une pièce jointe.
Les principales étapes:

1. Créer le message
2. Inclure la pièce jointe
3. Envoyer le message
Rédiger la procédure
Mettre en phrases, choisir les bons mots…
Le format tableau
• Le format tableau oblige le rédacteur ou la

rédactrice à s’en tenir à l’essentiel.
ÉTAPES DE LA DÉTAILS DES PRÉCISIONS OU ÉQUIPEMENT OU

TÂCHE ÉTAPES MISES EN GARDE MATÉRIEL REQUIS
5
Les avantages du tableau
• Permet d’uniformiser les pratiques

à l’intérieur d’une même unité
administrative
• Facilite la mise à jour de

l’information.
La méthode Playscript
• consiste à définir le but de la

procédure et son domaine
d’application avant de disposer le texte
• comme si ses utilisateurs et

utilisatrices suivaient un scénario de
pièce de théâtre.
2. Rédiger la procédure
Description Exemple
Le but décrit la fin poursuivie par la Le but de cette procédure est

procédure. d’installer l’imprimante en
BUT réseau.
Cette procédure vise à

embaucher le nouveau
personnel.
Le domaine d’application est lié à Cette procédure s’applique au
l’étendue de la procédure, à ses limites. Service des relations
publiques.
Il ne concerne que les personnes déjà Cette procédure s’applique à
DOMAINE en poste dans l’entreprise (si la tous les responsables de
D’APPLICATION procédure concerner l’embauche, les l’embauche du personnel.
candidats ou candidates ne feront pas
partie des acteurs ou actrices).
Il est également lié à un produit. Cette procédure s’applique à
tous les ordinateurs portables
6
La méthode Playscript
Responsable Action
• Dans la colonne Responsable figurent les actrices ou

acteurs (indiqués par leur titre de fonction ou leur
service)
• Dans la colonne de Action, les actions à accomplir
sont précisées dans une séquence logique.
VOTRE MESSAGE
Conseils rédactionnels
• Choisir les bons mots

Recourir à des verbes justes permet d’abréger les
phrases et de gagner en précision.
• Utiliser le verbe plutôt que le nom en
début de phrase (Verbes d’action)
• Choisir la bonne terminologie
Assurez-vous que le destinataire de la procédure
est familier avec le vocabulaire utilisé.
7
• Rédiger des phrases simples et courtes

(phrases avec un seul verbe conjugué et n’excèdent
pas 17 mots)
• Utiliser la voix active
Les corrections doivent être approuvées par le
professeur.
Le professeur approuve les corrections.
• Utiliser la forme affirmative (ne pas à éviter)
La rédaction en conclusion …
Garder dans l’optique que la personne qui lira votre
procédure n’a aucune connaissance et suivra étape par
étape les actions à poser
Lorsque vous rédigez :
Donnez d’abord un titre significatif à la procédure
Débutez la rédaction de chaque étape par un
verbe à l’infinitif (voir la liste dans Lecture)
Décrivez chaque action en détails
Mentionnez les personnes ou services
qui interviennent, le matériel à réserver, documents
complémentaires, etc.
Vous testez toujours le résultat de votre procédure
Réviser la procédure
Valider l’importance des renseignements consignés,

de distinguer l’essentiel de l’accessoire.
8
La révision
Évaluer l’information
1. L’information est-elle pertinente?
2. L’information est-elle suffisante pour faire passer
le message?
Évaluer la structure
3. La description des étapes de réalisation de la
tâche respect-t-elle l’ordre chronologique?
La révision
Évaluer l’écriture
4. Le vocabulaire utilisé est-il juste?
5. La phrase commence-t-elle par des verbes
d’action?
6. Les termes de spécialité ont-ils été définis ou
vulgarisés?
7. La syntaxe est-elle en majorité constituée de
phrases simples?
8. Les phrases sont-elles courtes (20 mots max. )?
9. La majorité des phrases sont-elles écrites à la voix
active et à la forme affirmative?
Un travail énorme…
• La rédaction de procédures représente un

travail énorme.
• Beaucoup d’efforts doivent être consacrés à la

diffusion, à la sauvegarde et à la mise à jour
de cette information.

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Différence entre «politiques» et «procédures»

Différence entre «politiques» et «procédures»

Les procédures de travail efficaces décrivent

Les procédures sont des outils très précieux pour les

Un manuel de procédures standardisées est un

Collecter Rédiger la Réviser la

Décrire, de façon télégraphique, les principales étapes

1. Noter en vrac les principales étapes de

Les principales étapes:

Mettre en phrases, choisir les bons mots…

• Le format tableau oblige le rédacteur ou la

ÉTAPES DE LA DÉTAILS DES PRÉCISIONS OU ÉQUIPEMENT OU

• Permet d’uniformiser les pratiques

• Facilite la mise à jour de

• consiste à définir le but de la

• comme si ses utilisateurs et

Le but décrit la fin poursuivie par la Le but de cette procédure est

Cette procédure vise à

• Dans la colonne Responsable figurent les actrices ou

• Choisir les bons mots

• Rédiger des phrases simples et courtes

Valider l’importance des renseignements consignés,

• La rédaction de procédures représente un

• Beaucoup d’efforts doivent être consacrés à la

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