Introduction

Thèmes développés dans le livre

Traitement des données
Dans le monde de l’informatique, ces dernières années ont été caractérisées par une
explosion du volume de données. Là où il y a dix ans chaque individu était encore identifié
par une adresse, un numéro de téléphone et un identifiant (généralement le numéro
de sécurité sociale), aujourd’hui, nous possédons tous plusieurs identifiants (Google,
Hotmail, Skype, Facebook), de nombreux numéros de téléphone (maison, portable, fax…)
ou encore des numéros de cartes de paiement en tout genre (banque, loisir, crédit à la
consommation…). À cela s’ajoutent les coordonnées GPS qui sont présentes aussi bien
dans nos voitures que sur nos téléphones et le traitement de nos photos. En dix ans,
l’accroissement du volume de données a été de 90 % et tout porte à croire que la hausse
n’est pas terminée.
Cet accroissement du volume de données s’est accompagné d’une diminution du prix
du stockage de données. Le prix du téraoctet avoisine les 50 € – c’est ce que coûtait
1 gigaoctet au début des années 2000. De plus, il existe à présent des offres de disques
virtuels (comme Skydrive ou Dropbox) qui sont le plus souvent gratuites. Ce n’est donc
pas le stockage des données qui pose un problème aujourd’hui, mais le traitement à
proprement parler de ces données.
Bien souvent, la collecte de données provient de plusieurs sources (fichiers Excel, fichiers
texte, serveur, Internet, etc.) et leur consolidation est souvent lourde et complexe ; sans
parler des erreurs de manipulation de données. C’est pour remédier à ces lourdeurs que
Microsoft s’est lancé dans le monde du Big Data afin de proposer une offre répondant
aux attentes des utilisateurs consommateurs de données.
Avec la sortie d’Office 2013, Microsoft a inclus dans sa version professionnelle de
nombreux outils ou modules complémentaires qui répondent aux contraintes du
traitement et de l’analyse de données.

Maîtriser les coûts

Le traitement d’un grand nombre de données nécessite souvent plusieurs applications
différentes (Talend, QuickView, Tableau) et chacune représente un coût d’utilisation
élevé. Mais depuis la sortie d’Office 2013, la plupart des outils BI (Business Intelligence)
sont regroupés au sein de l’application Excel 2013 Professional Plus.
De plus, avec sa nouvelle stratégie de commercialisation de ses produits et son offre
Office 365, Microsoft vous permet d’accéder aux dernières nouveautés d’Excel et des
autres outils, au moyen d’un abonnement mensuel.
Office 365 est un package de plusieurs produits de Microsoft. Trois sont du côté serveur
(Exchange, SharePoint et Lync) et côté client vous retrouvez la suite Office. En optant pour

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 Office 365, il vous suffit de vous connecter à Microsoft via votre compte Live (hotmail,
msn…) pour vous abonner.
Si, après quelque temps, vous souhaitez ne plus utiliser Office 365, il vous suffit de
suspendre votre abonnement.

Excel 2013 Pro Plus

Chaque nouvelle version d’Office propose plusieurs gammes de produits telles que
Famille, Standard ou Professionnelle. Seule la version d’Excel Professional Plus permet
d’utiliser les outils d’analyse et de reporting de données comme Power View, PowerPivot,
Power Map ou encore Power Query.
Comme nous le verrons dans l’ensemble des pages de ce livre, Excel n’est plus
seulement un outil pour réaliser des calculs ou présenter des chiffres dans des tableaux.
Excel 2013 Pro Plus propose de nombreux outils d’analyse et de traitement de données
qui permettent de traiter un grand nombre de lignes, le plus souvent sans utiliser la
moindre formule de calcul.

Historique de l’analyse des données

L’analyse des données a toujours été une nécessité pour les entreprises de toutes tailles.
Le but poursuivi est d’avoir une image précise de la situation de l’entreprise à l’instant t,
mais également de prévoir l’activité économique future.
Dans les années 1970 et 1980, les ordinateurs permettant de traiter l’information étaient
très volumineux et coûteux. Seuls les grands groupes pouvaient prétendre à analyser les
données. Encore fallait-il que l’information soit organisée pour être exploitée.
Des ingénieurs comme l’Anglais Edgar Franck Codd ou le Français Hubert Tardieu ont été
parmi les premiers à travailler sur l’organisation des données en concevant des systèmes
de gestion de bases de données (SGBD) et, un peu plus tard, des systèmes de gestion
de bases de données relationnelles (SGBDR).
Aujourd’hui, le traitement et l’analyse des données sont connus sous la notion de Business
Intelligence. Ce terme est apparu dans les années 1980 et s’est vraiment démocratisé
dans le milieu des années 2000, notamment grâce à l’augmentation de la puissance de
calcul des ordinateurs.

Définition de Business Intelligence (BI)

L’analyse des données (Business Intelligence) recouvre tellement de domaines et de
compétences – comme la gestion des bases de données, l’administration des données,
la restitution des données dans des tableaux de bord – que chaque acteur en aura sa
propre définition. Mais il est tout de même possible de réunir toutes ces composantes
sous la définition suivante :

Définition
La Business Intelligence, c’est l’information qui vient à l’utilisateur ; ce n’est plus à
l’utilisateur d’aller chercher l’information.

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 En d’autres termes, il ne s’agit plus d’aller rechercher l’information dans d’interminables
fichiers Excel ou autres bases de données, mais plutôt de construire un système
permettant de récupérer automatiquement l’information pertinente qui va vous alerter
sur l’état de vos ventes, le retour de marchandises, la rupture de stocks, etc.
À l’heure où l’information circule instantanément d’un bout à l’autre de la planète avec
les réseaux sociaux, il est tout aussi important pour une entreprise de connaître à tout
instant la situation de son activité au travers de tableaux de bord. Les managers et autres
décideurs n’ont pas le temps de reconstruire à chaque intégration de nouvelles données
dans leurs tableaux de bord. Il leur faut au contraire consacrer leur temps à prendre les
décisions en fonction des indicateurs fournis.
C’est tout cela, la BI :
■■ un système d’information accessible à tous ;
■■ un système de requêtes pour extraire les informations attendues ;
■■ des tableaux de bord ou des cartes qui restituent l’information automatiquement.

Limites
Cette présentation de la BI est l’idéal à atteindre pour toute entreprise. Mais bien souvent
la réalité du traitement de l’information au quotidien est très éloignée de cela.
■■ Les systèmes d’information – généralement, les bases de données – ne sont pas
cohérents ou recèlent des informations erronées ;
■■ la modification du système d’information est longue et coûteuse ;
■■ les extractions de données par les requêtes ne répondent plus aux nouveaux besoins
des entreprises ;
■■ les responsables informatiques ne connaissent pas les besoins métiers de leurs
utilisateurs finaux ;
■■ les utilisateurs de tableaux de bord maîtrisent mal Excel et donc, les tableaux ne
renvoient pas les informations utiles à la prise de décision.

Synthèse
Tous les problèmes énumérés précédemment peuvent maintenant être traités
simplement et en très peu de temps. Vous allez voir dans ce livre comment construire
un système d’information qui réponde aux besoins spécifiques de votre entreprise et de
votre environnement économique et surtout, comment le faire évoluer.
Dans un processus de création d’un système d’analyse de données, il faut respecter le
schéma suivant :
■■ collecte de données ;
■■ nettoyage des données ;
■■ construction d’un système d’information ;
■■ extraction des données pertinentes ;
■■ création des tableaux de bord ;
■■ alimentation des tableaux de bord avec les données extraites.

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 À qui s’adresse cet ouvrage ?
Ce livre s’adresse à tous ceux qui sont amenés à traiter un grand volume de données et
à les restituer sous forme de tableau de bord.
Vous serez surpris de découvrir qu’il n’est plus indispensable d’être un expert des formules
complexes dans Excel pour extraire de vos données brutes les éléments nécessaires à la
conception de vos tableaux. Cependant, une bonne expérience de la problématique des
bases de données est souhaitable afin de mieux comprendre les différents problèmes
soulevés et les moyens de les résoudre.

Site compagnon
Cet ouvrage est accompagné d’un site web (PC et supports mobiles), sur lequel vous
trouverez les fichiers exemples qui vous permettront de reproduire les différentes
étapes décrites dans le texte. De plus, des vidéos d’accompagnement vous aideront à
comprendre certaines techniques pour améliorer votre productivité. Vous trouverez ces
fichiers à l’adresse www.moneformation.fr.
Vous devrez vous y inscrire pour activer un compte et accéder aux corrigés des exercices.
Il vous suffira de consulter le présent ouvrage pour créer votre compte et répondre à la
question de sécurité.

L’auteur
Frédéric Le Guen est consultant pour les entreprises depuis plus de quinze ans et
également formateur sur Excel en école de commerce. Il s’est spécialisé dans l’analyse
et la collecte de données multisources pour en concevoir des tableaux de bord. Il est
également l’auteur d’autres ouvrages sur Excel 2013 et les macros et le concepteur du
site web www.excel-exercice.com.

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