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TERMES DE REFERENCE POUR ACCORD A LONG TERME (LTA) DE SERVICES D’IMPRESSION, DE

CONCEPTION ET DE REPRODUCTION D’OUTILS DE COMMUNICATION AU PROFIT DE L’UNICEF TCHAD ..... 2
1. Contexte. ................................................................................................................................................ 2
2. Objectifs et résultats attendus.................................................................................................................... 2
3. Description des besoins ............................................................................................................................ 2
4. Lieu et Durée ........................................................................................................................................... 3
5. Conditions de qualification et expériences requises ..................................................................................... 3
5.1 Critères de recevabilité des offres ............................................................................................................ 3
5.2 Critères de qualification technique des soumissionnaires .......................................................................... 4
5.3 Visite des locaux des soumissionnaires : .................................................................................................. 5
5.4 Offre financière : ..................................................................................................................................... 5
5.5 Evaluation financière: .............................................................................................................................. 5
5.6 Poids de notes :...................................................................................................................................... 5
6. Conditions de signatures de l’Accord à Long Terme (LTA): .......................................................................... 5
7. Supervision de l’Accord à Long Terme (LTA). ............................................................................................. 6
8. Modalités de paiement. ............................................................................................................................. 6

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 TERMES DE REFERENCE POUR ACCORD A LONG TERME (LTA) DE SERVICES D’IMPRESSION, DE
CONCEPTION ET DE REPRODUCTION D’OUTILS DE COMMUNICATION AU PROFIT DE L’UNICEF TCHAD

1. Contexte.
L’UNICEF Tchad sollicite régulièrement les services des imprimeurs pour la conception et l’impression des supports
de communication, de sensibilisation et des outils de gestion pour la mise en œuvre de son programme en République
du Tchad. Dans les 2 derniers années (2022 et 2023), environ 1,348,026,286 CFA soit 2,2021,662 USD ont été
dépensés dans le domaine d’impression, de conception et de reproduction des outils de gestion, des calendriers, des
agendas, des supports de communication, des posters, des affiches, des fiches d’informations, etc.
Compte tenu de ces besoins récurrents en conception et impression, L'UNICEF souhaite établir des Accords à Long
Terme (LTAs) pour la fourniture de services d'impression et de conception de qualité afin de rationaliser le processus
et de garantir l'obtention de services d'impression et de conception de qualité pour soutenir les programmes de
l'UNICEF en République du Tchad.

2. Objectifs et résultats attendus.

L'objectif est de sélectionner une ou plusieurs imprimeries pour la fourniture des services d'impression et de conception
de qualité requis par l'UNICEF sur une base régulière.
L'UNICEF établira des accords à long terme non exclusifs avec les imprimeries sélectionnées pour une période de
deux (2) ans, avec possibilité d'une prorogation supplémentaire d'un (1) an en cas de résultats satisfaisants. La durée
totale de l'accord à long terme sera limitée à un maximum de trois ans.
Les entreprises sous accord-cadre doivent fixer les prix pour une catégorie de services d'impression et de conception
standard définis par l'UNICEF comme prix de référence pour les besoins d'impression futurs pendant la période de la
LTA.
Cet appel d’offres ne peut en aucun cas être considéré comme une offre de contrat avec une société

3. Description des besoins

Les accords à long terme portent sur une série des travaux d'impressions ponctuels selon les besoins de l'UNICEF
avec les spécifications fournies en annexe 2 du présent document. Les textes ou image pouvant varier d'un besoin à
un autre. Chaque commande émise dans le cadre des accords à long terme fournira une description détaillée des
besoins en matière d'impression. En général, les principales responsabilités des détenteurs d'accords à long terme
sont les suivantes :
Provision des services de conception et d ’impression (Affiches, Posters, dépliants, boites à image, etc.).
✓ Suivre les normes d'impression et de conception de l'Unicef pour les publications, en termes de taille, de type
de papier, de couleurs utilisées, etc.
✓ Produire des échantillons d'impression et de conception pour approbation par l'Unicef et/ou ses partenaires
et ;
✓ Assurer la qualité de l'impression, de l'emballage et de la livraison des documents imprimés.
Les entreprises devront démontrer leur capacité à fournir des services d'impression, de copie dans le respect de
l'environnement.
La liste des matériels fréquemment demandés par l’UNICEF pour les impressions et les conceptions sont en annexe
2. Les spécifications et les quantités indiquées servent à établir les prix, sur la base desquels les propositions seront
évaluées financièrement et le LTA sera établit. Bien que les futurs travaux d'impression puissent être légèrement
différents en termes de spécifications et de quantités, les prix seront comparés aux prix du LTA selon la liste en annexe
2.

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Les soumissionnaires devront joindre à leurs offres un échantillon de quelques documents à imprimer, selon le cas.
L'échantillon fourni fera aussi partie de critères d'évaluation. Apres évaluation, les échantillons dont la qualité sera
conforme aux spécifications seront gardés à l'UNICEF. Les échantillons non retenus seront retournés aux
soumissionnaires.
Les échantillons à présenter ne concernent pas tous les items de l’annexe 2. Une liste de ces items sera dans
une annexe à part.
Pour sélectionner les entreprises spécialisées en impression pour l’attribution de l’Accord à Long Terme (LTA),
l’UNICEF suivra les étapes suivantes :
✓ Evaluation technique des propositions sur la base de la grille d’évaluation technique des offres en annexe A.
✓ Evaluation de la qualité des échantillons imprimés sur la base de spécifications de documents de l’annexe 2
✓ Visite sur site organisée par l'Equipe de l'UNICEF dans les locaux des soumissionnaires pour la vérification
des déclarations mentionnées dans leur offre technique, la viabilité des installations (atelier) et la capacité de
production du fournisseur ;
✓ Evaluation financière basées sur la liste des documents de l’annexe 2
À l'issue de ce processus, l'UNICEF signera des accords à long terme avec plusieurs imprimeries. Les travaux
d'impression et de conception seront attribués aux futurs détenteurs d'accords à long terme sur la base de critères qui
tiennent compte, entre autres, du prix, de la qualité et du délai de livraison.

4. Lieu et Durée
L'UNICEF établira des accords à long terme non exclusifs avec des entreprises d'impression préqualifiées pour les
services décrits ci-dessus.
Les accords à long terme seront signés pour une période de deux (2) ans avec possibilité d'une prolongation
supplémentaire d'un (1) an en cas de résultats satisfaisants. La durée totale des LTA sera limitée à un maximum de 3
ans.
Les imprimeries présélectionnées doivent être situées en République du Tchad et disposer des ateliers ou unité de
production au Tchad.

5. Conditions de qualification et expériences requises

Les entreprises doivent disposer du personnel et avoir d'expérience, de qualifications, des installations (ateliers ou
unité de production), des ressources financières et toutes les autres compétences et ressources nécessaires à
l'exécution de leurs obligations au titre de tout accord qui en découle. Cela inclut :
✓ Au moins 3 ans d'expérience dans la prestation de services d ‘impression et/ou de conception
✓ Des installations et un personnel qualifié pour répondre aux exigences de qualité et de délais stricts.
5.1 Critères de recevabilité des offres
Les critères de recevabilité ci-dessous seront appliqués aux entreprises soumissionnaires :

✓ Avoir une copie légalisée de l’autorisation de fonctionner ;

✓ Avoir une copie légalisée du RCCM mentionnant clairement les domaines d’activités de l’Entreprise concordant
avec la mission de la présente offre ;

✓ Avoir une copie légalisée de la patente de l`année en cours ;

✓ Avoir une copie légalisée du quitus fiscale de l`année en cours ;

✓ Avoir une copie légalisée de la carte fiscale ou attestation du NIF ;

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✓ Avoir une copie légalisée de l’attestation de mise à jour de la CNPS en cours de validité ;

✓ Avoir une copie légalisée de l’attestation de non-faillite et non liquidation judiciaire datant d’au moins de 3 mois ;

✓ Avoir une copie de plan de localisation certifiée par les services des impôts ;

5.2 Critères de qualification technique des soumissionnaires

La qualification technique des soumissionnaires sera évaluée sur la base de critères résumés dans le tableau ci-
dessous (annexe 1), avec un maximum de points (100 points).
Point maximal à
Grille d’évaluation des propositions (Annexe 1)
obtenir
Item Critères d’évaluation technique (Notation dossier, avoir 70/100 pour être qualifié pour la visite de site)
Réponse globale et méthodologie/ Compréhension de la demande et concordance de la
1 20
proposition soumise par rapport aux TdRs
1.1 Complétude de la proposition et de la documentation / 5 points
Concordance entre la proposition du soumissionnaire et les TdR - Convergence de profil du 20
1.2 prestataire et elaboration d'une methodologie de mise en oeuvre de prestation dans le domaine
(Impression et conception)- / 15 points
2 Entreprise et équipement d’impression (Nombre de point maximal: 80
Année d’expérience en impression et conception
Plus de 3 et inférieur à 5 ans d’expérience / 5 points
2.1 10
Entre 5 et 7 ans d’expérience / 7 points
Plus de 7 ans d’expérience / 10 points
Nombre de clients et volume d’impression par an. Joindre les copies des contrats ou bons de
commande exécutés)
Nombre de clients entre 10 à 15 / 5 points 10
Nombre de clients entre 16 à 20 / 8 points
2.2 Plus de 20 clients / 10 points
Chiffre d'affaire Entre XAF 100,000,000 et XAF 150,000,000 par an / 5 points
Chiffre d'affaire entre XAF 150,000,000 et XAF 200,000,000 par an / 7 points 10
Chiffre d'affaire supérieur à XAF 200,000,000 par an / 10 points
Références des clients et expérience avec les agences de coopération (minimum 3 références)
Entre 3 et 5 references / 5 points
2.3 10
Entre 6 et 7 references / 7 points
Plus de 7 references / 10 points
Liste de matériel ou équipement d’imprimerie (machine offset, numérique et autres équipements)
Tailles, types et nombre de machines d'impression offset et numérique et autres équipements
2.4 d'impression disponibles / (Existence de l'essentiel d'équipements : 10 points. 20
Existence de l'essentiel d'équipements avec quelques équipements en réserve : 15 points)
Disponibilité de générateurs de secours de haute qualité pour l'électricité et l'éclairage appropriés / 5
points
Personnel administratif et technique : expérience pertinente et qualification du personnel propose.
(Joindre les CV. Diplôme ou attestation de formation)
2.5 Infographiste / 7 points 20
Point focal chargé de relation avec les clients / 6 points
Reste du personnel propose / 7 points
Total point 100

La visite se fera uniquement pour les soumissionnaires techniquement qualifiés

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L'évaluation technique confirmera que les Entreprises ont la capacité technique de réaliser les services et qu'elles
satisfont aux exigences minimales de qualification mentionnées ci-dessus. Les entreprises sont responsables de
l'exhaustivité de leur soumission et celle-ci comprend tous les détails, documents justificatifs, échantillons, etc.
nécessaires à une évaluation correcte des propositions techniques.
Toutes les Entreprises dont les propositions auront obtenu un nombre de points supérieur ou égal au nombre de points
minimal -70 points- à l’évaluation technique seront visitées par une équipe de l’UNICEF pour confirmation de leur
capacité pratique conformation aux éléments versés dans les dossiers techniques.
5.3 Visite des locaux des soumissionnaires :
Une visite sera effectuée dans les locaux des soumissionnaires pour s’assurer de l’existence physique de la
structure de chaque Entreprise.
Cette visite sera sanctionnée par un rapport devant indiquer l’avis clair quant à la capacité technique réelle ou non du
Soumissionnaire. Conséquemment, ne peuvent être considérées pour l’étape suivante -l’analyse financière- que les
Entreprise ayant obtenu un avis favorable à l’issue de la visite.
5.4 Offre financière :
Les propositions financières sont soumises conformément au tableau des besoins identifiés en annexe 2. Les prix
fournis dans la proposition financière serviront de base à l'évaluation financière et feront partie de l'accord à long terme
et serviront de référence pour tous les besoins futurs d'impression et de conception.
Les offres seront indiquées et devront être valables pendant au moins 4 mois à compter de la date de cloture de l’appel
d’offre. Les Entreprises adjudicataires s'engagent à faire des offres en en francs CFA de l’Afrique Centrale et
exonérer des taxes et maintenir ces prix pendant toute la durée de validité du LTA .
Il est à noter que les futurs contrats pour des travaux d'impression ou de conception spécifiques seront attribués en
monnaie locale (FCFA/XAF).
5.5 Evaluation financière:
L’offre financière du moins disant (MD) est celle ayant le plus faible cout parmi les offres financières jugées valides.
L’offre la MD reçoit une note financière de 30 points.
Les notes financières des autres prestataires sont calculées selon la formule suivante :
Note financière de soumissionnaire = Prix MD X 30 / Prix Soumissionnaire

Les offres sont classées en fonction de leurs notes techniques et financières combinées et l’offre ayant obtenu le
score combiné le plus élevé sera considérée comme étant l’offre la mieux distante et sera recommandée pour la
suite du processus de signature des accords à long terme.
5.6 Poids de notes :
Les notes techniques représentent 70% et celles financières, 30%.

Ceci étant, les points techniques obtenus par chaque soumissionnaire à l’issue de l’analyse technique se
verront appliqués une pondération de 70% avant le cumul de scores technique et financier.

Score final = score technique + score financier.

6. Conditions de signatures de l’Accord à Long Terme (LTA):

L'UNICEF évaluera également la capacité financière de l'entreprise dans le cadre de sa politique de gestion
des risques. Les entreprises qui ne répondent pas aux exigences de ces évaluations peuvent ne pas être prises en
considération pour l'attribution d'un LTA, malgré les résultats positifs de la phase d'évaluation des propositions.

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L’UNICEF, en toute discrétion, pourra attribuer l’accord de signature de LTA à un nombre de prestataires qui lui sera
raisonnable selon le volume de ses besoins.

7. Supervision de l’Accord à Long Terme (LTA).

L’entreprise adjudicataire du LTA doit désigner un point focal pour la gestion de l’accord avec l’UNICEF et toute
communication ou questions sur la qualité des impressions, les quantités, les délais de livraison, etc. relative à cet
accord doit être adressée à ce point focal. Les accords à long terme seront gérés par l'Unité des Approvisionnements
de l'UNICEF mais la validation des échantillons avant signature de contrat ou bon de commande sous LTA sera faite
par la section demanderesse de l’UNICEF.

8. Modalités de paiement.
L’Entreprise établira une facture finale lorsque le service sera terminé. Le produit final pour le service demandé est
achevé et certifié par l'UNICEF en ce qui concerne la quantité, la qualité et d'autres aspects, conformément aux termes
de référence de travail convenus au cas par cas. Tous les paiements seront effectués en francs CFA (XAF),
conformément aux conditions de paiement standard de l'UNICEF (30 jours net).

N'djamena, le 5 juin 2024

Préparés Par Revus et validés par

Sadadoum Yorangar Leila Debbabi Ep Terzi
Supply Officer OIC / Supply and Logistics Manager
5 Juin 2024

05.06.2024
05 Juin 2024 Approuvés Par
Augustin Birba
Representative, OIC

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