CONVENTION D’HABILITATION INDIVIDUELLE

« Professionnel de l’automobile »

Les parties à la convention

- Le Ministre de l’intérieur représenté par le Préfet de…

- Le Professionnel de l’automobile (raison sociale) …

numéro SIRET :
adresse du siège social :
numéro d’habilitation :

Préambule

Le Système d’Immatriculation des Véhicules (SIV) a été mis en place le 1er janvier 2009. Il
est essentiellement caractérisé par :
- l’attribution à vie d’un numéro d’immatriculation pour chaque véhicule ;
- la simplification des démarches administratives nécessaires à l’immatriculation des
véhicules.

Dans le cadre de ce système, les démarches d’immatriculation des véhicules peuvent être
réalisées par les professionnels de l'automobile en vertu de conventions conclues avec le
ministère de l’intérieur.

Dans la perspective de la mise en œuvre de ce système d’immatriculation des véhicules, le

ministre de l’intérieur a proposé aux Professionnels de l'Automobile, tels que définis dans le
glossaire figurant en annexe 1, de conclure une convention d’habilitation.

Page 1 sur 7
En conséquence, les Parties sont convenues de ce qui suit :

Article I : objet de la convention

La présente convention a pour objet de définir les conditions d’habilitation du

professionnel pour effectuer les formalités administratives liées aux opérations
d’immatriculation d’un véhicule neuf ou d’occasion.
Il s’agit pour le professionnel de recueillir l’ensemble des données nécessaires aux
opérations d’immatriculation d’un véhicule et de les transmettre dans le système
d’immatriculation des véhicules « SIV ».

Article II : habilitation du professionnel

Le professionnel signataire de la présente convention individuelle est habilité par le

préfet territorialement compétent.

À ce titre, il doit disposer d’une authentification électronique telle que définie à

l’annexe technique jointe à la présente convention (annexe 2) et un numéro
d’habilitation lui est attribué.

Article III : informations complémentaires relatives au professionnel habilité

Pour être habilité, le professionnel doit fournir les informations suivantes au préfet
pour permettre l’instruction de la demande :

1) le ou les modes d’accès au SIV qu’il a choisi(s) :

- Accès par formulaire WEB
- Accès par DMS
- Accès multiple par un ou plusieurs concentrateurs
- Authentification/Certificat RGS** (cf annexe technique 2)

Le tableau joint en annexe 2 est rempli par le professionnel et précise, par opération
d’immatriculation, le mode d’accès choisi et le rattachement éventuel à telle
convention-cadre.

2) Un mandat éventuel pour la télétransmission d’opérations d’immatriculation

pour le compte d’un autre professionnel (annexe 5)

3) le numéro SIRET

4) les modalités particulières d’expédition :

- Adresse d’expédition des titres pour les véhicules immatriculés en transit
temporaire,
Retrait à l’Imprimerie nationale si le professionnel est un loueur ou s’il a un mandat
d’un loueur.

Page 2 sur 7
Article IV : les obligations du professionnel habilité

Le professionnel habilité s’engage à :

- Proposer au client d’effectuer les démarches liées aux opérations

d’immatriculation pour son compte et lui demander de signer, après vérification de
son identité, le mandat dont le modèle figure en annexe 6 ;

- Informer le client des pièces telles que définies par voie réglementaire à fournir
pour une opération d’immatriculation ;

- Refuser l’immatriculation de toute demande présentant un doute sur la qualité et

l’authenticité des pièces justificatives présentées et en avertir la préfecture
territorialement compétente ;

- Transmettre au SIV les données nécessaires aux opérations d’immatriculation des

véhicules dans le respect de la réglementation et des règles de fonctionnement du
système telles que précisées dans l’annexe technique jointe à la présente
convention (annexe 2) ;

- S’équiper informatiquement par la mise en place d’installations pour accéder au

SIV conformément aux spécifications techniques fournies par le ministère telles
que précisées dans l’annexe technique de la présente convention (annexe 2) ;

- Répondre à toute demande écrite des préfectures et de l’Agence nationale des titres
sécurisés dans le cadre de leur mission générale de suivi et de contrôle et à ce
titre à répondre à toute demande de présentation des dossiers et des pièces
sollicitées auprès de ses clients, selon des modalités à définir ultérieurement et
d’un commun accord ;

- Prévoir l’archivage des dossiers d’opérations d’immatriculation (pièces

justificatives) de véhicules neufs et d’occasion pendant une durée minimum de 5
ans, à partir de la date de demande d’immatriculation, dans des conditions
matérielles permettant un archivage physique et/ou dématérialisé sécurisé ;

- Respecter les règles de destruction des dossiers d’opérations d’immatriculation

arrivés au terme des 5 ans d’archivage et conserver les attestations de destruction,
conformément à l’instruction du 18 mai 2017 sur la gestion des archives relatives
aux opérations d’immatriculation des véhicules ;

- Mettre tout en œuvre pour restituer à la préfecture territorialement compétente les

dossiers archivés au cours des 5 dernières années en cas de cessation d’activité ou
de retrait de l’habilitation ;

Page 3 sur 7
 - Respecter les dispositions du règlement communautaire n° 2016/679 du 27 avril
2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des
données à caractère personnel et la libre circulation de ces données et de la loi
n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux
libertés, notamment en ce qui concerne les règles d’exploitation et de conservation
des données personnelles ainsi qu’à l’information des usagers de la
communication des données les concernant, de leur droit d’accès, de rectification
et d’opposition ;

- Respecter les articles 226-16 à 226-24 du code pénal relatifs aux sanctions en cas
d’atteinte aux droits de la personne résultant des fichiers ou des traitements
informatiques ;

- Faire connaître au préfet territorialement compétent, dans le délai d’un mois, tout
changement dans les données déclarées ou pièces justificatives présentées dans le
cadre de la présente convention (annexe 4) et à signer en conséquence un avenant
à la convention ou une nouvelle convention d’habilitation signée avec le préfet
selon les modalités précisées dans le tableau ci-joint (annexe 3).

Pour les seuls professionnels habilités à télétransmettre dans le SIV les formalités
administratives liées aux opérations d’immatriculation d’un véhicule d’occasion importé d’un
autre État membre de l’Union Européenne, ces derniers s’engagent à :

- Immatriculer seulement les véhicules d’occasion importés d’un autre État membre
de l’Union Européenne qu’il a lui-même achetés ;

- Mettre à la disposition de la préfecture territorialement compétente un accès en

consultation à distance des dossiers d’immatriculation archivés électroniquement ;

Article V : les obligations du ministre de l’intérieur

Le ministre de l’intérieur s’engage à :

- Habiliter, après examen des pièces justificatives du dossier d’habilitation, le

professionnel à accéder au SIV pour effectuer la transmission des données
relatives à toute opération d’immatriculation d’un véhicule neuf ou d’occasion ;

- Contrôler l’accès au SIV par la mise en place d’une identification du professionnel

par le duo constitué de l’identifiant de transaction et du numéro d’habilitation ;

- Respecter les dispositions du règlement communautaire n° 2016/679 du 27 avril

2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des
données à caractère personnel et la libre circulation de ces données et de la loi
n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux
libertés.

Page 4 sur 7
Article VI : les échanges de données

1) Données transmises par le professionnel habilité :

- Le professionnel habilité dans le cadre de la présente convention peut effectuer les
opérations d’immatriculation de véhicules telles que définies dans le tableau joint
en annexe 2 à la présente convention.

2) Données transmises par le ministre de l’intérieur :

- Le ministère de l’intérieur s’engage à traiter dans les meilleurs délais les données
transmises et à mettre à la disposition du professionnel habilité les documents
administratifs et accusés de réception prévus par les textes en vigueur dans les
conditions définies à l’annexe technique jointe à la présente convention (annexe
2).

Article VII : sécurité des données transmises au SIV et contrôle d’accès

Chaque partie à la convention veille à la sécurité des données, à la régularité des

opérations effectuées et à leur traçabilité dans le respect des annexes techniques
(annexe 2).

Chaque partie s’engage à mettre en place les dispositifs techniques, tant matériels que
logiciels, empêchant l’accès aux données par des personnes non autorisées.

Le ministère de l’intérieur conserve les traces de connexion dans le système

d’immatriculation des véhicules (SIV).

L’annexe technique jointe à la présente convention (annexe 2) précise les conditions

d’application de cet article.

Article VIII : modification des conditions d’exécution de la convention

En cas de modification de l’environnement juridique et technique de la présente

convention nécessitant une adaptation logicielle du système informatique du ministère,
le ministre de l’intérieur peut modifier les caractéristiques techniques du système sous
réserve d’une information suffisante du professionnel habilité nécessaire à l’adaptation
de son système informatique. Celui-ci disposera alors d’un délai à définir par les
parties en fonction de la nature des adaptations nécessaires du système.

Page 5 sur 7
Article IX : durée et date d’effet de la convention

La présente convention est conclue pour une durée de 5 ans à la date de signature par
les parties si celle-ci est postérieure.

La présente convention est reconduite tacitement pour une même durée, sauf volonté
expresse contraire d’un des signataires exprimée par lettre recommandée avec accusé
de réception et adressée 6 mois avant l’arrivée du terme.

Article X : suspension et résiliation

1) suspension et résiliation à l’initiative du préfet :

En cas de manquements sérieux et/ou répétés aux obligations à la présente convention

du professionnel habilité, le préfet territorialement compétent organise une procédure
contradictoire préalable, conformément à l’article L121-1 du code des relations entre
le public et l’administration, pour mettre un terme à ces manquements. En cas d’échec
avéré de cette procédure contradictoire préalable, le préfet peut suspendre ou,
moyennant le respect d’un préavis de 2 mois, notifier par lettre recommandée avec
accusé de réception la résiliation de la présente convention.

En cas d’opérations d’immatriculation frauduleuses au sens de l’article 441-5 du code

pénal, effectuées par le professionnel habilité et avérées après contrôle de la
préfecture, le préfet territorialement compétent est amené de plein droit à suspendre
avec effet immédiat la présente convention, sans procédure contradictoire préalable.

En cas d’urgence ou d’atteinte à l’ordre public, le préfet territorialement compétent

peut, conformément à l’article L121-2 du code des relations entre le public et
l’administration, suspendre avec effet immédiat la présente convention.

En cas de condamnation pénale du professionnel habilité en matière d’atteinte à un

système de traitement automatisé (articles 323-1 à 323-7 du code pénal), en matière
d’atteinte aux droits de la personne résultant des fichiers ou des traitements
informatiques (articles 226-16 à 226-22 et article 226-24 du code pénal) et en matière
de falsification des marques de l’autorité (articles 444-1 à 444-9 du code pénal), le
préfet territorialement compétent est amené de plein droit à résilier la présente
convention.

En cas de rattachement du professionnel habilité à une convention-cadre, le ministre

de l’intérieur informe le signataire de la convention-cadre de tout problème imputable
à ce professionnel habilité.

La transmission des opérations visées par la présente convention prend fin

automatiquement en cas d’extinction, de suspension ou de résiliation de la convention-
cadre. Elle peut également prendre fin à l’initiative du signataire d’une convention-
cadre à laquelle est rattaché le professionnel habilité lorsque le professionnel ne
remplit plus les conditions d’accès à (aux) système(s) de télétransmission prévu(s)
dans cette convention-cadre.

Page 6 sur 7
2) résiliation à l’initiative du professionnel habilité :

Le professionnel habilité peut mettre fin unilatéralement à sa participation à la

présente convention par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au
Préfet territorialement compétent dans le respect d’un préavis de 2 mois.

Article XI : règlement des différends

Les signataires feront leurs meilleurs efforts pour régler amiablement tout différend
pouvant survenir entre eux relatif à l’application ou à l’interprétation de la présente
convention.

À défaut de trouver une solution amiable, les litiges seront tranchés par la juridiction
administrative compétente.

Fait à …

Le …

Le préfet : Le professionnel de l’automobile :

Liste des annexes jointes à la présente convention :

- Annexe 1 : Glossaire

- Annexe 2 : Annexe technique

- Annexe 3 : Modalités juridiques et fonctionnelles d’une demande initiale ou

modificative d’habilitation et/ou d’agrément effectuée par un
professionnel de l’automobile

- Annexe 4 : Pièces justificatives d’une demande d’habilitation et/ou

d’agrément

- Annexe 5 : Modèle de mandat entre professionnels de l’automobile pour

effectuer les formalités d’immatriculation des véhicules par
télétransmission

- Annexe 6 : Modèle de mandat de l’usager à un professionnel de

l’automobile pour effectuer les formalités d’immatriculation
auprès du ministre de l’intérieur

Page 7 sur 7