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2023 17:41

Documentation et bibliothèques

Recommandations pour le traitement des commandes de livres

courants destinés aux bibliothèques
Bookdealer — Library Relations Committee

Volume 21, numéro 3, septembre 1975

URI : https://id.erudit.org/iderudit/1055393ar
DOI : https://doi.org/10.7202/1055393ar

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Éditeur(s)
Association pour l'avancement des sciences et des techniques de la
documentation (ASTED)

ISSN
0315-2340 (imprimé)
2291-8949 (numérique)

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Citer cet article

Bookdealer — Library Relations Committee (1975). Recommandations pour le
traitement des commandes de livres courants destinés aux bibliothèques.
Documentation et bibliothèques, 21(3), 131–141.
https://doi.org/10.7202/1055393ar

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Érudit est un consortium interuniversitaire sans but lucratif composé de
l’Université de Montréal, l’Université Laval et l’Université du Québec à
Montréal. Il a pour mission la promotion et la valorisation de la recherche.
https://www.erudit.org/fr/
Recommandations pour le traitement des
commandes de livres courants destinés aux
bibliothèques*

Préparées par le Bookdealer — Library Relations Com m ittee**, Resources Section,

Resources and Technical Services Division, American Library Association

Traduites par Michel Thériault pour l’ASTED, avec l’autorisation du

détenteur du droit d ’auteur, !,American Library Association

Le Bookdealer-Library Relations Commit­ décrivons, en autant q u ’ils sont com ­

tee, Resources Sections, Resources and mandés de la même façon que les livres,
Technical Services Division, American Library i.e. individuellement sans abonnement).
Association a préparé ces recommandations
afin de conseiller les bibliothécaires et les Brochure: unité bibliographique com po­
fournisseurs. Le but de ce document est sée de quelques feuilles imprimées atta­
d ’énoncer des recommandations sur les rap­ chées ensemble de quelque façon, mais
ports entre bibliothécaires et fournisseurs non reliées.
dans le traitement des commandes de livres
courants destinés aux bibliothèques. Nous Les volumes publiés en collections font
incluons, dans le cadre de ces recommanda­ aussi l’objet des présentes normes. Toutefois,
tions, les livres et brochures tels que définis les publications en série et les périodiques en
dans le lexique de Library Statistics: a Hand­ sont exclus. Nous nous attachons principale­
book o f Concepts, Definitions and Terminol­ ment aux éditeurs et fournisseurs américains.
ogy (Chicago, American Library Association, Ces normes ont été étudiées lors de réunions
1966): du Bookdealer-Library Relations Committee et
de celles de la Resources Section. Elles ont
Livre: unité bibliographique indépen­ été largement diffusées parmi les bibliothécai­
dante ou volume d ’une publication en res, les libraires et les éditeurs.
série publié sous un titre uniforme,
constituée de feuillets, feuilles, ou ca­ Rapports bibliothécaires-libraires
hiers cousus ou reliés ensemble, avec
ou sans couverture. On ne considère Les bibliothécaires et les libraires entre­
pas comme livres les volumes reliés de tiennent des rapports de nature contractuelle,
périodiques et de journaux. (N.B. Dans q u ’ils soient officialisés ou non. Ces relations
les présentes recommandations, ces vo­ ont pour objectif de procurer à la bibliothèque
lumes reliés de périodiques et de jo u r­ le meilleur service possible à un coût raison­
naux peuvent être compris dans le pro­ nable.
cessus de commande que nous
Les présentes normes étudient plus parti­
* Guidelines for Handling Library Orders fo r In-print culièrement les aspects «service» du contrat.
M onographic Publications; prepared by the Bookdealer L ’efficacité du service d ’un fournisseur se
— Library Relations Committee of the Resources Sec­ rêflétera sans doute dans ses prix, mais les
tion, Resources and Technical Services Division of the
coûts cachés supportés par la bibliothèque à
Am erican Library Association. Chicago, American Li­
brary Association, 1974.
cause de mauvais services sont parfois plus
élevés que les économies apparentes réali­
* * Bookdealer — Relations Committee: Abigail Dahl- sées en utilisant des services offerts à un coût
Hansen (ju s q u ’en 1971), Philip R. Dankert (ju sq u ’en moindre.
1971), W. Stuart Debenham, jr., Ashby J. Fristoe
(ju squ ’en 1971), M. Ann Heidbreder, John M. Bruer, Les bibliothécaires doivent être conscients
Edna Laughrey, M urray S. Martin (président), Nancy
de l’importance de leur participation à l’amé­
Parker, Harriet K. Rebuldela (à partir de 1972), Leo
lioration de l’efficacité des services d ’un four­
R. Rift (représentant la Serials Section). Le comité
remercie les bibliothécaires et les fournisseurs qui, par
nisseur. Les responsabilités et les méthodes
leurs suggestions, ont permis d ’améliorer ces recom ­ de travail de la bibliothèque doivent être cons­
mandations, spécialement Norman Dudley, Roma S. tamment réévaluées pour assurer le meilleur
Gregory et Ronald Hagler de l’attention particulière rendement possible. Un manuel de procédu­
apportée à la révision de ce texte. res constamment tenu à jour nous apparaît
essentiel. Il n’est pas du ressort des présentes rer, autant que possible, les renseigne­
normes de traiter du choix des livres et du ments à l’usage de la bibliothèque et
choix des fournisseurs; mais un choix judi­ ceux destinés aux fournisseurs. Cette
cieux effectué par des professionnels compé­ distinction est très importante, sans
tents va contribuer à rendre le système encore quoi on risque d ’occasionner des er­
plus efficace et à en justifier les coûts. reurs de part et d’autre.
d) Prévoir l’espace suffisant aux endroits
Les rapports entre les parties seront cou­ destinés à recevoir des informations de
ronnés de succès dans la mesure où toutes longueur variable: ex. auteur, titre, col­
deux auront fait preuve de bonne volonté et lection.
de collaboration. Les bibliothécaires et les e) Ne pas juxtaposer des éléments qui se
fournisseurs doivent se rencontrer fréquem­ ressemblent; ex. la numérotation inter­
ment pour discuter de leurs difficultés, de leurs nationale normalisée (ISBN) et le
exigences et de leurs objectifs respectifs. numéro de la fiche de la Library of
Congress.
Recommandations à l’intention des f) Spécifier la fonction de chacun des
bibliothèques feuillets du bon de commande multiple.
Si un feuillet doit être retourné avec le
livre, l’indiquer sur ce feuillet.
Commandes de bibliothèque

I — Bons de commande 2. Listes

C’est à la bibliothèque que revient la res­ a) Préparer une liste par éditeur; du moins,
ponsabilité de concevoir et de faire imprimer regrouper les titres par éditeur sur une
les bons de commande. Une seule formule même liste.
normalisée ne semble pas une solution adé­ b) Assigner un numéro de commande à
quate vu les exigences particulières de cha­ chacune des listes et identifier chaque
que bibliothèque1. Néanmoins, certains ren­ titre. Utiliser de préférence une com bi­
seignements sont essentiels et leur lo­ naison alpha-numérique, ex. comman­
calisation sur les bons de commande devrait de no 99, titre A, B, C, etc.
être toujours la même. Les formules devraient
répondre à la fois aux exigences du bibliothé­ Sur chaque commande, il faut indiquer
caire et du fournisseur. Les bibliothèques de­ clairement où expédier les factures, la corres­
vraient donc consulter leurs principaux four­ pondance et la marchandise commandée. Il
nisseurs avant d ’en préparer de nouvelles. est aussi souhaitable de laisser l’espace né­
cessaire au fournisseur afin q u ’il y note ses
A. Conception et disposition propres remarques. Si la bibliothèque annule
les commandes en suspens après un délai
On utilise généralement deux types de bons déterminé, elle doit le préciser sur le bon de
de commande: des bons individuels (pour commande (Voir aussi IV — Annulations).
chaque titre commandé) ou des listes. Les
deux sont acceptables et supposent un modè­ N’inscrire que les éléments propres au pro­
le différent mais simple et intelligible. Dans les cessus de commande. Des notes à l’usage de
deux cas, il faut identifier chaque formule la bibliothèque telles que «mettre en réserve
comme un bon de commande et y inscrire le pour le cours BIBL. 610» ou «pour la bi­
nom de la bibliothèque et celui du fournisseur. bliothèque de droit» com pliquent le travail du
fournisseur. Éviter l’emploi d ’abréviations qui
1. Bons de commande individuels peuvent porter à confusion «Gt. B rit.», ou
«U.S.» sont des vedettes de collectivité-auteur
a) Utiliser un bon de commande individuel acceptables dans un système manuel de clas­
pour chaque titre. sement, mais peuvent occasionner des er­
b) Indiquer clairement chaque élément; reurs d ’ identification et de classement dans
ex. «auteur», «titre», «quantité», etc. un système automatisé. Inscrire au complet,
Les données non identifiées, spéciale­ dans le titre, des phrases telles que «Introduc­
ment les chiffres, sont déroutantes. tion à» ou «Histoire abrégée de»; ceci facilite
c) Grouper les éléments de façon à sépa­ l’identification des titres. Surtout, éviter l’em­
ploi d ’ initiales équivoques, ex. «O.U.P.» qui
1. Note du traducteur: Un sous-com ité du comité Z.39 peut signifier Oxford, Oregon ou Oklahoma
de !’American Standards Association travaille actuelle­ University Press.
ment sur une form ule de bon de com m ande norm ali­
sée.
B. Données essentielles d ’un ouvrage; inclure le numéro de
collection du titre demandé: ex. Cali­
1. Éléments identifiant le titre commandé fornia Publications in Classics, no. 1.

a) Auteur. Être aussi complet que prati­ j) Prix. Donner le prix de catalogue en
que. Dans les notices ayant un auteur s’assurant q u ’il s’agit bien de celui de
personnel, mettre d ’abord le patrony­ l’édition commandée; par exemple, ne
me. Soigner les vedettes de collectivi­ pas inscrire le prix de l’édition de
té-auteur. On ne devrait pas entrer un poche si vous voulez l’édition reliée.
ouvrage de l’Air Environment Center
de la Pennsylvania State University k) Numérotation internationale norm ali­
sous la seule vedette «Pennsylvania sée du livre (ISBN). Préciser ce numéro
State University»; dans les systèmes s’il est connu. Même si on n’utilise pas
automatisés ou mécanisés, ne pas encore universellement ce système, il
couper la vedette après un nombre permet une identification précise de
pré-établi de caractères. l’éditeur, du titre, de l’édition. Ne pas
confondre avec les numéros d ’inven­
b) Titre. Inscrire intégralement le titre, y taire donnés aux éditions reliées ou de
ajouter le sous-titre s’il y a lieu, surtout poche d ’un même titre («stock num-
ber»),
si le titre est général: ex. Sir George
Grey: Pioneer of Empire.
I) Nombre de volumes. Indiquer le nom­
c) Support. Préciser quelle présentation bre de volumes de l’ouvrage si possi­
de l’ouvrage vous commandez, ex. ble. Si vous ne commandez q u ’un seul
broché, relié, éd. de poche, ainsi que tome d ’un ouvrage, le spécifier, ex. vol.
vos exigences particulières, ex. «Li- 2 seulement (Voir 2b).
brary éd.». «Text éd.», «Ed. anglaise».
2. Éléments propres au processus de com ­
d) Éditeur. Fournir le nom de l’éditeur au mande
complet ainsi que les nom et adresse
de la société ou de l’établissement; si Ces éléments concernent l’opération com-
vous ne les connaissez pas, il est bon mande-vente-achat et les activités qui l’entou­
de le mentionner: ex. la Pennsylvania rent plutôt que le titre demandé. On verra à
State University possède au moins les grouper sur le bon de commande.
vingt éditeurs (différents départements
ou centres de recherche) qui ont cha­ a) Numéro et date de la commande.
cun leur adresse spécifique; ne pas
préciser le nom ou l’adresse peut si­ b) Nombre d ’exemplaires commandés.
gnifier un retard de plusieurs semaines Le préciser, ex. un exemplaire de cha­
dans la livraison de la commande. que volume, ou un exemplaire des vo­
lumes 1 à 6 seulement, ou encore 6
e) Lieu. Indiquer le nom de la ville et s’il exemplaires.
y a lieu de distinguer entre des villes
de même nom, ajouter l’état, la provin­ c) Commandes urgentes. Le noter claire­
ce ou le pays, ex. London (Ont.), Lon- ment et, tel q u ’indiqué plus bas, n ’utili­
don (Engl.). ser que lorsque ceci s’avère nécessai­
re.
f) Date. Préciser la date de publication
de l’édition commandée, celle du co­ d) Instructions particulières. Elles ne
pyright étant la meilleure. s’appliquent qu’à un titre particulier;
ex. préciser le prix avant d ’expédier;
facturer séparément.
g) Éditeur intellectuel. Inscrire le nom de
l’éditeur intellectuel s’il n ’apparaît pas e) Instructions générales. Elles valent
dans la notice principale. pour l’ensemble des commandes et
comprennent l’adresse de livraison des
h) Édition. Préciser le numéro ou un autre livres, celle pour l’expédition de la fac­
élément décrivant l’édition: ex. 2e éd., ture et de la correspondance; elles
2e éd. rév. Être explicite. devraient être imprimées sur le bon de
commande; faire un renvoi au recto,
i) Collection. Ajouter le nom de la collec­ si elles apparaissent au verso du bon
tion si cela peut aider à l’identification de commande. Éviter les noms de per­
 sonnes dans les adresses de livraison, peuvent normalement s’attendre à recevoir
sauf si rétablissement l’exige. les ouvrages dans les limites de temps
indiquées plus bas et devraient donc éla­
Si le nombre de transactions avec un fo ur­ borer leur système de rappel en consé­
nisseur le justifie, il peut s’avérer économique quence:
de faire imprimer des bons de commande à
son nom et d ’y inscrire d ’autres détails parti­ a) Éditeurs comm erciaux des États-Unis.
culiers aux commandes placées chez lui.
Délais de livraison: entre 30 et 60 jours;
Il — Envoi des bons de commande après 45 jours, la bibliothèque devrait
avoir obtenu une réponse — soit la
Expédier les commandes régulièrement; ne livraison ou un rapport — sur au moins
pas accum uler indéfiniment des commandes 60% des titres commandés.
ordinaires pour ensuite les expédier en bloc, N.B. Les volumes disponibles sur le
ce qui surcharge le fournisseur et retarde marché, mais publiés il y a au
l’exécution de l’ensemble des commandes de moins trois ans exigent plus de
la bibliothèque. Poster les commandes au temps. Prévoir 90 jours pour la
moins une fois la semaine, même s ’il y en a livraison de ces titres, mais 50%
peu. de ces commandes devrait avoir
été fourni en deçà de 60 jours.
Lorsque des commandes doivent être
expédiées en bloc, par exemple pour des b) Éditeurs «non com m erciaux» des
volumes en réserve, des collections à mettre États-Unis.
dans des classes ou des collections d ’usuels,
vous entendre au préalable avec le fournis­ Les titres récents devraient avoir été
seur. Ces commandes doivent être envoyées fournis avant 90 jours; pour les ouvra­
longtemps d ’avance avec une lettre stipulant ges moins connus, attendre 120 jours.
les délais de livraison. La plupart du temps, N.B. Les bibliothécaires peuvent ac­
le fournisseur demandera 6 à 8 semaines pour célérer la livraison en indiquant
la livraison, compte tenu de la localisation des au fournisseur l’adresse com plè­
maisons d ’édition où il place ses commandes te de l’éditeur ou en commandant
et de son propre stock. directement.

c) Éditeurs «com m erciaux» étrangers

Développer des méthodes appropriées aux
commandes urgentes ou spéciales. Définir le La plupart des ouvrages en provenance
sens du terme urgent d ’après vos exigences d ’Europe occidentale peuvent être
et ne pas en abuser, expliquer à vos fournis­
fournis en deçà de 150 jours. La livrai­
seurs ce que vous entendez par urgent et
son des ouvrages édités dans d ’autres
demander leur collaboration. Être prêt à assu­
pays exigera souvent plus de temps.
mer les frais de services spéciaux requis du N.B. Les bibliothécaires doivent s’as­
fournisseur (courrier par avion ou livraison
surer que leurs fournisseurs
express). soient capables et désireux de
traiter les commandes des publi­
III — Relances cations non commerciales ou
étrangères; dans plusieurs cas —
A. Avant de relancer les commandes d ’ou­ et c ’est ce que conseillera un bon
vrages en suspens, les bibliothécaires de­ fournisseur — il est préférable de
vraient: se les procurer directement;
quant aux publications étrangè­
1. Essayer de déterminer si l’ouvrage est pu­ res, il est souhaitable d ’avoir un
blié ou non; dans ce dernier cas, ne pas fournisseur dans le pays d ’origi­
relancer la commande. ne ou de faire appel à un fournis­
seur spécialisé.
2. Conserver une mention des rapports du
fournisseur: ne pas rappeler une comman­ En choisissant un mode de commande
de quand, une semaine auparavant, celui-ci pour ce genre d ’ouvrages, bibliothécai­
vous a répondu «pas en magasin — com ­ res et fournisseurs doivent établir clai­
mandons». rement leurs attentes et leurs possibili­
tés respectives. Chacun y perd quand
3. Laisser un intervalle suffisant entre la com­ un fournisseur offre ses services pour
mande et la relance. Les bibliothécaires des commandes q u ’il ne peut traiter
 efficacement. Réciproquement, les bi­ IV — Annulations
bliothécaires doivent être réalistes
quant à ce type de service et quant à De concert avec vos principaux fournis­
son coût. Voilà donc les délais auxquels seurs, mettre au point un mode d ’annulation
les bibliothécaires devraient s’attendre. de commandes. Annuler les commandes en
Ils doivent tenir compte cependant de suspens après un délai fixe (cf. III, A, 3), à
certaines variations: par exemple, le moins qu’entre-temps, on vous ait fourni des
titre d ’un document peut avoir été mo­ renseignements indiquant que la commande
difié entre le moment de l’émission de est en cours de traitement. Cette mesure per­
la commande et celui de sa livraison; met d ’examiner périodiquement le dossier des
s ’il n’y a eu aucun rapport du fournis­ commandes et d ’éviter d ’engager une trop
seur sur ces commandes en cours, les grande proportion des crédits et décourage
bibliothécaires devraient alors pouvoir la pratique arbitraire d ’annuler et de recom­
les annuler. mander ailleurs. Dans les délais convenus, un
fournisseur a le droit de s’attendre à ce q u ’une
d) Espacer suffisamment les relances pour bibliothèque achète effectivement les ouvra­
permettre au fournisseur de comm uni­ ges q u ’elle a commandés.
quer avec l’éditeur et de vous répondre.
Dans la plupart des cas, prévoir au Les politiques budgétaires d ’un établisse­
moins quatre semaines entre chaque ment exigent parfois que les budgets soient
rappel fait aux États-Unis. Le courrier dépensés à une date précise. La bibliothèque
par avion peut être utilisé, mais il aug­ devra donc annuler toutes les commandes
mente le coût final de votre commande. non livrées avant de libérer les crédits engagés
Émettre un second rappel après 30 et de les dépenser ailleurs.
jours si nécessaire.
Les commandes en double faites par erreur
B. Identifier clairement toutes les relances peuvent être annulées; on conviendra alors
et y inscrire tous les renseignements néces­ des arrangements nécessaires avec le four­
saires pour chacun des titres. nisseur. Le retour d ’un ouvrage au fournisseur
est onéreux; celui-ci acceptera à l’occasion
1. On peut se servir de lettres ou de formules, une perte pour rendre service à un client; une
mais il est préférable d ’ utiliser une copie telle pratique doit demeurer exceptionnelle.
du bon de commande original en mettant
bien en évidence qu’il s’agit d ’une relance; Les bibliothécaires devraient établir le coût
libellé suggéré: Première relance (date) — total d ’un retour d ’ouvrage (prix de l’ouvrage
Ceci n ’est pas une commande. plus frais d’adm inistration) et ainsi établir le
montant en deçà duquel un ouvrage ne sera
2. La relance doit comporter l’espace suffi­ pas retourné. (Les frais d ’administration des
sant pour la réponse du fournisseur et retours varient d ’une bibliothèque à l’autre,
l'indication de la retourner dûment remplie. mais peuvent facilement dépasser $3.00 en
plus du prix de catalogue). S’il y a un taux
3. Si vous n ’utilisez pas une copie du bon de élevé de commandes en double, il y a proba­
commande, assurez-vous que le fournis­ blement des failles au niveau de la recherche
seur reçoit tous les détails relatifs au titre bibliographique et du processus de comman­
réclamé, ex. numéro de commande, tome de.
du volume relancé d ’ un ouvrage en plu­
sieurs volumes, ou quantité précise récla­
mée sur le nombre d ’exemplaires comman­
V — Retours
dés. En consultation avec les fournisseurs con­
cernés, décider des règles à suivre pour re­
La meilleure réponse à une relance est tourner des ouvrages et les inscrire dans votre
évidemment de recevoir l’ouvrage. Cepen­ manuel de procédures.
dant, s’il faut faire une ou deux relances avant
de recevoir une bonne partie des commandes, Inclure, avec chaque retour, les notés ex­
le bibliothécaire doit faire enquête. Si les mé­ plicatives nécessaires et indiquer la date. On
thodes en usage à la bibliothèque sont défi­ peut utiliser une lettre polycopiée sur laquelle
cientes, les corriger et en discuter avec le on cochera la raison du retour; ex.:
fournisseur. Si le service demeure insatisfai­
sant, l’unique recours sera de changer le ______ mauvais titre
fournisseur. ______ mauvaise édition
______ envoi en double
______ trop d’exemplaires fournis
______ non commandé sement. De plus, il est essentiel que les bi­
______ exemplaire défectueux bliothèques fassent prendre conscience aux
services administratifs concernés que !’acqui­
Dans chaque lettre, référer à votre numéro sition de livres est un processus constant et
de commande et au numéro de facture du courant qui ne se prête pas aux contrôles-sur-
fournisseur et demander les corrections né­ prise, ni au traitement par lots, ni, sauf dans
cessaires: ex. «nous suspendons le paiement certains cas, à l’établissement d ’échéanciers
de la facture jusqu’à la livraison du bon titre», dans les opérations. Dans le cas de certains
ou «veuillez nous faire parvenir une note de titres très coûteux, éviter d’exiger une confir­
crédit». mation de la commande ou du prix. C’est un
procédé aride et une perte de temps de trans­
A. Mauvais titres crire les données des factures ou d ’autres
formules sur des bordereaux internes norma­
1. Vous pouvez retourner automatique­ lisés.
ment un titre non commandé. Si la bi­
bliothèque est responsable de l’erreur, Plusieurs établissements possèdent un
il faut demander une autorisation de système comptable automatisé; ces systèmes
retour. prévoient des périodes fixes pour le règlement
des factures et d ’autres périodes où ce systè­
2. Retourner l’ouvrage non estampillé. me n ’est pas en opération, surtout à la fin de
Prévoir l’estampillage des nouveautés l’exercice financier. Il peut y avoir, chaque
après les opérations de réception et de mois, des périodes prévues pour la vérification
vérification. et le paiement de certaines catégories de
factures. Bien connaître les méthodes comp­
tables et aussi le traitement appliqué aux cas
B. Ouvrages défectueux d ’exception: en informer vos fournisseurs. Si
certaines de ces méthodes vous causent pré­
judice, en discuter avec les services adminis­
1. Retourner les ouvrages défectueux dès
leur réception pour les remplacer. Si on tratifs de votre établissement et en établir de
plus efficaces.
découvre des défectuosités après utili­
sation de l’ouvrage, il importe de distin­
guer entre les défauts de fabrication et A. Modes de facturation
l’usure normale.
Bien que les systèmes comptables varient
2. S’entendre avec le fournisseur sur la beaucoup d ’un établissement à l’autre, quel­
façon d ’effectuer le retour de l’ouvrage: ques recommandations générales sur les
certains éditeurs acceptent le retour de modes de facturation s’imposent.
la page de titre seulement, avec une
note expliquant les défauts; ceci s’avère 1. Informer clairement les fournisseurs du
la méthode la plus économique. mode de facturation requis, c’est-à-dire
une facturation séparée pour chaque
3. Spécifier les défectuosités de l’ouvrage commande ou une facturation groupant
dans la lettre qui accompagne le retour. plusieurs numéros de commande. Règle
générale, ne demander une facturation
séparée que pour les commandes enga­
C. Correction de /a facture
gées sur des fonds spéciaux qui amènent
1. Se soumettre à la fois aux exigences des modes particuliers de paiement. De
comptables du fournisseur et de la bi­ telles commandes devraient être claire­
bliothèque. (Voir VI, B, 5). ment libellées comme suit et en caractères
gras: «FONDS SPÉCIAL - S.V.P.
FACTURER SÉPARÉMENT». Éviter d ’em­
VI — Exigences d ’ordre financier ployer une méthode qui obligerait le four­
nisseur à se reporter à d ’autres dossiers.
Simplifier le plus possible les exigences de
facturation et de paiement. Certains états ou
gouvernements locaux (comtés, municipali­ 2. Avertir les fournisseurs si votre système
tés) ont des exigences de nature légale, mais comptable mécanisé ne permet pas de
la plupart des règlements viennent des éta­ payer plus d ’un certain nombre de factures
blissements eux-mêmes. avec un même chèque permettant ainsi au
fournisseur de maintenir à jour ses comp-
Les bibliothécaires doivent se familiariser tes-clients et d ’éviter l’envoi inutile de de­
avec les méthodes comptables de leur établis­ mandes de paiement.
3. Informer vos fournisseurs et demander lente, mais la plus convenable quand
leur collaboration, s'ils doivent traiter sé­ la majeure partie de la facture deman­
parément les commandes de livres, les de correction ou si les modifications
abonnements aux périodiques et les com­ sont complexes,
mandes de publications en série. d) En retournant la facture avec la mar­
chandise si aucun autre titre n’y appa­
4. Vérifier régulièrement les adresses des raît.
services où doivent être acheminées les
factures. Retenir la fonction plutôt que le 6. Se rappeler de noter sur le bon de com ­
nom des personnes, ex. «Chef du service mande ou ailleurs les démarches entrepri­
des acquisitions». Avertir rapidement les ses au sujet des notes de crédit ou des
fournisseurs des changements. paiements partiels.

5. N’exiger que les copies de facture néces­ 7. Indiquer le numéro de facture sur le chè­
saires au traitement de la commande. Trois que ou donner la liste des numéros de
exemplaires devraient normalement suffire factures payées avec chaque règlement.
(i.e. un original et deux autres copies).
8. Se conform er aux exigences particulières
B. Procédures de paiement des fournisseurs ou éditeurs, ex. «retour­
ner la carte perforée avec le chèque»; si
1. Acquitter rapidement afin de vous assurer cela faisait problème à l’établissement, en
d ’un bon service. La plupart des factures discuter avec le fournisseur.
devraient être réglées dans les trente jours.
Éviter des délais de 90 jours ou plus qui 9. Être prêt à vérifier les états de compte des
entraînent un coût supplémentaire. fournisseurs, que cela se fasse à la bi­
bliothèque ou au service de la comptabilité
2. Informer le fournisseur des contraintes de de rétablissement. Les numéros de facture
temps qui échappent au contrôle de la et les sommes facturées devraient suffire
bibliothèque et éviter que vos propres mé­ à vérifier leur exactitude.
thodes ne soient cause de retard.

3. Ne grouper les factures que si vous avez Recommandations à l’intention du

pris entente avec le fournisseur pour payer fournisseur
à toutes les deux semaines ou à tous les
mois ou encore si la bibliothèque reçoit
un nombre de factures tel q u ’il s’avère
économ ique de les retenir pour les régler I — Formules accompagnant les ouvrages
à intervalles fixes, par exemple à tous les non requis par un bon de commande
dix jours. distinct.

Quand, suite à un accord préalable, les

4. Retenir, au plus 30 jours, les factures fournisseurs expédient des livres aux bi­
d ’envois incomplets. Tout en tenant bliothèques (ex. ouvrages en plusieurs volu­
compte que les délais de livraison peuvent mes, collections, titres envoyés pour examen,
s’échelonner sur deux ou trois semaines, ou à la suite d ’une commande globale) les
relancer les titres en suspens après 30 bibliothécaires devraient recevoir tous les dé­
jours et faire un paiement partiel. tails pertinents aux titres fournis. Ceci réduit
le temps consacré au traitem ent et simplifie
5. Élaborer des règles pour le traitement des la manipulation des titres envoyés pour exa­
envois incomplets, des retours et des er­ men.
reurs; il existe maints usages: vous enten­
dre avec le fournisseur sur celui qui vous Imaginer des formules qui donneront tous
convient le mieux: les renseignements nécessaires. Ce peut être
a) La note de crédit. La facture sera habi­ sous forme de listes ou une combinaison
tuellement retenue jusqu’à la réception com m andes/factures individuelles. Dans cha­
de la note de crédit. que cas, indiquer dans la notice de* chaque
b) En rayant des titres sur la facture. titre les éléments principaux suggérés plus
Avertir le fournisseur des titres corrigés haut pour la commande (I, B, 1). Le livre étant
en lui envoyant copie de sa facture fourni en même temps que cette formule, ces
révisée. éléments peuvent être simplifiés dans leur
c) En demandant une facture corrigée. présentation, mais il faut éviter les codes ou
C’est sans doute la méthode la plus les notices trop abrégés.
 Les bibliothécaires savent que les règles frais supplémentaires encourus. Bibliothé­
de catalogage des vedettes de collectivités- caire et fournisseur devraient s’entendre
auteur ou d ’éditeurs intellectuels sont com ­ sur le mode de transport à utiliser.
plexes. Les erreurs dans ces vedettes sont
compréhensibles, bien que non souhaitables: Ill — Rapports sur les commandes en sus­
cependant, rédiger une notice au nom de pens
l’éditeur intellectuel plutôt q u ’à celui de l’au­
teur de l’ouvrage cause des problèmes. A. Généralités
Dans toute correspondance comme sur 1. Que les rapports sur l’état des commandes
toute formule, référer au numéro du bon de soient clairs et non ambigus.
commande de la bibliothèque, à une lettre ou
encore à un code indiquant la raison de 2. Transmettre aux bibliothèques un rapport
l’envoi, ex. commande globale no 66/2, ou sur toutes les commandes en suspens
commande globale (lettre du 01.07.70). avant la fin de la période d ’attente men­
tionnée ci-haut (II).

Il — Exécution de la commande 3. Sur chaque rapport, fournir les renseigne­

ments suivants:
A. Période d ’attente a) Numéro de commande de la bibliothè­
que (et numéro du titre s’il s’agit d ’une
Les bibliothécaires peuvent raisonnable­ liste) et date.
ment s’attendre à recevoir leurs commandes b) Description bibliographique sommaire,
dans les délais suivants: suffisante pour identifier l’ouvrage.
c) Le contenu du rapport lui-même et le
1. Éditeurs commerciaux des États-Unis. détail des mesures prises.
Livraison des commandes: entre 30 et 60 d) Date du rapport.
jours; après 45 jours, vous devriez avoir
donné réponse sur au moins 60% des titres
commandés (soit la livraison, soit un rap- 4. Si les rapports sont rédigés sur la formule
port). de relance de la bibliothèque, les éléments
N.B. Les volumes disponibles sur le mar­ mentionnés ci-haut (no 3) peuvent être
ché, mais publiés il y a au moins trois modifiés en conséquence.
ans exigent plus de temps. Prévoir
90 jours pour la livraison de ces 5. Fournisseur et bibliothécaire doivent gar­
titres, mais 50% de ces commandes der un dossier des rapports et relances.
devrait avoir été fourni en deçà de N.B. Les systèmes automatisés ou méca­
60 jours. nisés exigent de l’exactitude dans
l’emploi des lettres et des chiffres
2. Éditeurs «non commerciaux» des États- utilisés pour assortir les différents
Unis. dossiers. Par conséquent, s’assurer
Les titres récents devraient avoir été four­ de transposer correctem ent lettres
nis avant 90 jours; pour les ouvrages moins et chiffres.
connus, attendre 120 jours.
B. Rapports suggérés
3. Éditeurs «commerciaux» étrangers.
La plupart des ouvrages en provenance 1. Rapports reliés aux activités du fournis­
d ’Europe occidentale peuvent être fournis seur
avant 150 jours. La livraison des ouvrages
édités dans d’autres pays exigera souvent a) Pas encore reçu de l'éditeur (Not yet
plus de temps. received from the publisher — NYR).
Ceci d oit vouloir dire que le fournisseur
B. Modes d ’approvisionnement a déjà fait la commande auprès de
l’éditeur ou de l’agent et q u ’il a déjà
1. Ne pas grouper les envois si cela crée un fait rappel.
délai de plus de deux jours, à moins q u ’il b) Pas en magasin — Commandons (Out
n'y ait eu un accord préalable qui l’autori­ of stock — Ordering). Ceci doit vouloir
se. dire que le fournisseur lui-même n’a
plus d ’exemplaires dans son entrepôt
2. Livrer immédiatement les commandes et que des exemplaires supplémentai­
URGENTES. Facturer à la bibliothèque les res du titre ont été commandés chez
 l’éditeur. Si possible, fournir une date fournisseur et venant d ’un éditeur. Le
approximative de livraison. fournisseur devrait vérifier de nouveau
c) Relançons (Claiming). Ceci doit vouloir le catalogue de l’éditeur et examiner
dire que le fournisseur suit sa com­ les divergences entre le catalogue et
mande de près et a déjà relancé. le rapport. Si le fournisseur transmet
une réponse «Pas du fonds» à un bi­
2. Rapports reliés aux activités de l ’éditeur bliothécaire, la commande est con­
sidérée comme annulée. Si le bi­
a) Pas encore publié (Not yet published bliothécaire veut commander l’ouvrage
— NYP). Ceci fait suite aux renseigne­ de nouveau après avoir trouvé des
ments reçus de l’éditeur et vérifiés renseignements plus précis, cette de­
dans les sources disponibles. Le rap­ mande sera traitée comme une nouvel­
port devrait aussi donner, si possible, le commande.
une date approximative de publication. b) Mauvais titre fourni. Si l’éditeur ou
b) Pas en magasin chez l ’éditeur (Out of l’agent expédie au fournisseur un
stock — Publisher), Réimpression en mauvais titre, envoyer un rapport au
cours (Reprinting) ou À la reliure bibliothécaire expliquant le délai.
(Binding). Ces différents renseigne­ c) Exemplaire défectueux. Même remar­
ments font partie du même rapport, que que pour b.
font référence aux déclarations de d) Quantité insuffisante fournie, etc. Si
l’éditeur lui-même et incluent une date une quantité insuffisante d ’exemplai­
approximative de livraison. Un rapport res est fournie, les expédier au bi­
supplémentaire, «En commande» (On bliothécaire avec un rapport indiquant
order), peut être utilisé si le fournisseur que les autres suivront plus tard.
s’approvisionne chez un agent repré­
sentant un ou plusieurs éditeurs. Si la IV — Facturation
date de livraison n’est pas précisée, il
est préférable d ’annuler la commande. Les factures seront libellées clairement et
c) Épuisé (Out of print — OP). Ces rap­ exactement. Expédier à la bibliothèque deux
ports sont généralement vrais. Mais copies ou plus de l’original.
quand certains éditeurs voient leur ap­
provisionnement diminuer, ils préfè­ A. Contenu de la facture
rent ne fournir que des commandes
venant directement de clients indivi­ 1. Nom et adresse du fournisseur où le paie­
duels et non de fournisseurs de bi­ ment doit être envoyé.
bliothèque. Les fournisseurs devraient
s’en assurer et en avertir les bibliothé­ 2. Numéro(s) de commande de la bibliothè­
caires, en envoyant le rapport «Épuisé que (et numéro(s) du (des) titre(s) s’il y
— annulé», le meilleur dans les cir­ a lieu).
constances.
N.B. Bibliothécaire et fournisseur de­ 3. Renseignements bibliographiques sur
vraient se mettre d ’accord sur une chaque titre. L ’auteur et le titre sont un
façon de traiter les commandes minimum. Utiliser la notice apparaissant
d ’ouvrages épuisés. Si un fournis­ sur le bon de commande.
seur offre de rechercher ces titres, N.B. Ne pas utiliser des abréviations co­
développer une méthode pour ce dées ou des chiffres, etc. Cela cause
faire en spécifiant une date-limite. des délais dans la réception et le
Généralement, la plupart des bi­ paiement. Si le titre fait partie d ’une
bliothécaires et des fournisseurs collection, le nom de la collection
préfèrent que ces commandes et le numéro du titre ne suffisent
soient traitées indépendamment des pas.
commandes d ’ouvrages disponi­
bles. Si tel est le cas, les bibliothé­ 4. Nombre d ’exemplaires fournis. (Si ce
caires devraient accepter le rapport nombre ne correspond pas au nombre
«Épuisé» comme une annulation de commandé, en expliquer la différence).
la part du fournisseur.
5. Nombre de volumes fournis, en les identi­
3. Rapports divers fiant, ex. vol. 1 à 6, ou 2 v.

a) Pas du fonds (Not our publication — 6. Prix de chaque titre: le prix de catalogue
NOP). C’est un rapport reçu par un et le prix net payé par la bibliothèque.
7. Les autres frais: service, taxes, poste, etc. l’arrivée des factures coïncide au mieux avec
celle des colis.
8. Quand rénum ération nécessite plus d'une
page, indiquer clairement à chaque page Les colis sans facture devraient contenir
le montant reporté et le montant total de­ un bordereau de livraison. Si ce bordereau est
vant être payé. Ne pas indiquer le prix total une copie de la facture, il devrait contenir une
seul sur une page séparée, puisqu’elle indication claire, ex. «Copie de facture» ou
peut facilement se détacher de la liste «Bordereau de livraison», afin d ’éviter une
détaillée et retarder la vérification et le confusion possible avec la facture originale
paiement. et un paiement en double, le cas échéant.
Indiquer clairement sur la facture lorsqu’elle
B. Précautions à prendre est payable à l’avance.

1. N’inclure aucun rapport pour les titres non D. États de compte

fournis sur la facture. Celle-ci ne devrait
énumérer que les titres effectivement four­ Les états de compte énumérant les factures
nis. encore impayées doivent se distinguer de
façon précise des factures. En effet, trop de
2. Ne pas énumérer divers types de docu­ ces états de compte, surtout ceux produits
ments (livres, périodiques et suites) sur mécaniquement, ressemblent à s’y méprendre
une même facture. Ces ouvrages sont trai­ à des factures et peuvent ainsi occasionner
tés de façon différente les uns des autres des paiements en double.
par les bibliothèques; les rassembler sur
une même facture peut en retarder le rè­ Il faut se rappeler que les bibliothécaires
glement. ne sont habituellement pas des comptables
et que l’objet de chaque form ule doit être
3. Ne pas énumérer trop de titres sur chaque exprimé clairement.
facture. En fait, à chaque facture doit cor­
respondre un envoi. Recommandations générales
4. Facturer séparément les titres envoyés di­ L’objectif d ’ensemble est d ’associer le
rectement par un éditeur à une bibliothè­ mieux possible service et coût. Des coûts trop
que («drop shipments»). Si des factures réduits et un service excellent sont des con­
énumèrent ces titres envoyés directement cepts incompatibles; des coûts trop élevés et
de l’éditeur et des titres envoyés normale­ un mauvais service sont des concepts dont
ment par le fournisseur, une erreur dans la juxtaposition est inacceptable. Les bi­
la livraison d ’un titre peut retarder la vérifi­ bliothécaires peuvent et doivent s’attendre à
cation et le paiement de la facture. faire les frais d ’un bon service, mais ils sont,
dès lors, en droit de l’obtenir.
5. Facturer séparément les titres qui sont à
livrer à différentes adresses. Le traitement Bibliothécaires
de ces commandes, à l’intérieur de l’éta­
blissement, se fait habituellement de façon Choisissez avec soin vos fournisseurs. As­
différente suivant l’adresse de livraison. surez-vous qu’ils comprennent quels genres
d ’ouvrages ils auront à traiter. Certains genres
6. S’assurer de facturer séparément quand d ’ouvrages (venant de sociétés savantes et
on en fait la demande, plus particulière­ associations ou ouvrages à remise réduite)
ment lorsqu’il s’agit de titres dont le paie­ posent des problèmes particuliers aux four­
ment s’effectue à même des fonds spé­ nisseurs; vous ne pouvez vous attendre à ce
ciaux. Ce genre d ’erreur peut parfois être q u ’ils les traitent aussi facilement et à aussi
réglé par le bibliothécaire, mais il faut bon compte que les ouvrages dans le com ­
souvent facturer à nouveau. merce. Assurez-vous aussi que vous vous
entendez bien sur les remises, les frais de
C. Envoi des factures service et aussi sur les règles à suivre. Res­
pectez les engagements que vous avez pris.
Envoyer les factures avec les ouvrages fac­ Discutez avec le fournisseur de vos attentes
turés. Quand il s’agit de livraison directe de et de vos problèmes et comprenez les siens.
la part de l’éditeur (mais facturée par le four­
nisseur) ou d ’expédition en plusieurs colis, Fournisseurs
l’envoi des factures est fait indépendamment
des ouvrages, mais il faut veiller à ce que Les bibliothécaires ont eux aussi leurs
problèmes. Ne promettez pas au-delà de vos
possibilités. Discutez ouvertement de vos
problèmes avec les bibliothécaires. N’oubliez
pas que les bibliothécaires contrôlent rare­
ment la totalité du système au sein duquel ils
travaillent, en particulier l’aspect financier. Ils
consentent habituellement à étudier les possi­
bilités de modifications éventuelles. Surtout,
restez toujours en comm unication. Les bi­
bliothécaires doivent pouvoir expliquer à leurs
clients la raison des délais encourus et des
autres problèmes qui peuvent surgir. Il n ’y a
rien de mieux pour améliorer le service et venir
en aide à la fois au bibliothécaire et au four­
nisseur qu’un échange complet de renseigne­
ments.

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