EPIGRAPHE

« Ceux qui sèment dans les larmes moissonnent dans la joie. On s’en va, on s’en va en pleurant, on
porte la semence ; on s’en vient, on s’en vient en chantant, on rapporte les gerbes. »
 DEDICACE

On dédie ce travail à nos membres de famille, qui nous a doté d’une éducation digne, leur amour a fait de
nous ce que on est aujourd’hui.
Particulièrement a nos père JACKSON GEORGE VICTOR LOGAN et MUTOMBO MATTHIEU,
pour le gout à l’effort qu’il a suscité en nous, de par leur rigueur.
A vous aussi nos mère ESHIBA MUKONKOLE ESTHER et NTUMBA ANNY, ceci est notre profonde
gratitude pour votre éternel amour, que ce travail de projet soit le meilleur cadeau qu’on puisse vos offrir.
 AVANT PROPOS

Dans le monde moderne, la technologie joue un rôle crucial dans presque tous les aspects de notre vie
quotidienne. Dans le domaine des finances et de la comptabilité, la gestion des paiements est une tâche
essentielle qui nécessite une précision et une efficacité maximales. Cependant, la gestion manuelle des
paiements peut être sujette à des erreurs et est souvent inefficace. Par conséquent, il est nécessaire de
concevoir et de mettre en œuvre un système automatisé pour gérer ces tâches.

Ce document présente la conception et la réalisation d’un système de gestion de paie de frais. L’objectif
principal de ce projet est de développer un système qui facilite la gestion des paiements, réduit les
erreurs, améliore l’efficacité et assure une traçabilité complète des transactions.

Nous espérons que ce système contribuera à améliorer les processus financiers et comptables dans
diverses organisations, en rendant la gestion des paiements plus transparente et efficace. Nous sommes
impatients de partager nos idées et nos travaux avec vous tout au long de ce document.
 CHAPITRE I. INTRODUCTION

1. Problématique
L’informatique est devenu presque omniprésente dans tous les secteurs de vie de l’homme et des
entreprises qui sont en perpétuelle quête de l’information. Cette dernière donne satisfaction aux
personnes ou entrepreneurs qui l’utilise pour l’optimisation de la gestion de leurs entreprises, mais cela
ne fait pas d’exception ou pendant ce vingt unième siècle où il y a des entreprises qui continuent à
utiliser des systèmes d’information non automatisés et moins encore informatisés. C’est le cas de l’école
COLLEGE SAINT JOSEPH ELIKYA ou la gestion de frais est encore manuel or nous savons que
l’enregistrement manuel de frais de chaque Elevés et surtout qui paye à plusieurs tranches représente un
facteur qui favorise la lenteur et de fois les erreurs dans les calculs, voir même la fraude pour un
comptable malhonnête.

Au regard de ce qui précède, nous nous sommes donc posé cette question :

1. L'outil informatique offre-t-il une meilleure prise en charge pour pallier aux différents problèmes
liés à la gestion des frais scolaires au sein de l’université ?
2. Quelle technique informatique conviendrait le mieux pour cela ?
3. Dans quelle mesure pouvons-nous aider l’université de liège à améliorer son système de paie des
frais scolaire ?

2. Hypothèse
En clair, nous disons que l’hypothèse est une réponse provisoire à confirmer ou infirmer suivant sa
transformation ou la réalité du sujet qu’elle régénère.

L’outil informatique offrirait une meilleure prise en charge pour pallier les problèmes liés à la gestion
des frais au sein de l’école.

Il semble que la technique de la mise en place de la base de données convient mieux pour ce problème.

Il se pourrait que la mise en place d’un système automatique de gestion de paie nous aiderait à améliorer
son système de paie actuel qui est manuel.

3. Choix et intérêt du sujet

En général le choix de ce travail a été suscité par le souci d’aider le comptable de l’école à travailler
dans l’honnêteté, la rapidité, et la véracité.

En particulier, ce travail nous aidera d’approfondir et d’améliorer les connaissances dans la conception
de systèmes de gestion (base de données).
4. Objectifs
4.1Objectifs globaux
 L’objectif globaux est de simplifier et d’automatiser le processus de paiement des frais
scolaires. Cela pourrait inclure des fonctionnalités telles que :

- Enregistrement des écolières : Le système devrait être capable d’enregistrer les détails des
étudiants, y compris leur nom, leur classe, leur section, etc.

- Gestion des frais : Le système devrait être capable de calculer les frais dus pour chaque
étudiant en fonction de divers facteurs tels que la classe, les activités parascolaires, etc.

- Paiement des frais : Le système devrait permettre aux parents/tuteurs de payer les frais en
ligne en utilisant divers modes de paiement tels que les cartes de crédit, les virements
bancaires, etc.

- Rapports et reçus : Après le paiement des frais, le système devrait être capable de générer
un reçu détaillé et de fournir des rapports sur les paiements.

- Notifications : Le système devrait être capable d’envoyer des rappels automatiques aux
parents/tuteurs concernant les dates limites de paiement, les paiements en retard, etc.

4.2Objectifs spécifique
- Faciliter l’enregistrement des étudiants : Le système devrait permettre un
enregistrement facile et efficace des détails des étudiants.

- Automatiser le calcul des frais : Le système devrait être capable de calculer

automatiquement les frais dus pour chaque étudiant en fonction de divers facteurs.

- Simplifier le processus de paiement : Le système devrait offrir une plateforme facile à

utiliser pour le paiement des frais scolaires.

- Fournir des reçus détaillés : Après le paiement des frais, le système devrait être capable
de générer un reçu détaillé pour les parents/tuteurs.

- Générer des rapports sur les paiements : Le système devrait fournir des rapports
détaillés sur les paiements effectués, facilitant ainsi la gestion financière de l’école.

- Envoyer des notifications automatiques : Le système devrait envoyer des rappels

automatiques aux parents/tuteurs concernant les dates limites de paiement, les paiements
en retard, etc.
5. Délamination du sujet
- Dans le temps, nos recherches se feront au cours de l’année académique 2022 -2023
- Dans l’espace, nous serons plus précisément à l’école COLLEGE SAINT JOSEPH ELIKYA.
Le service cible est « la perception de frais scolaire »

6. Méthodes et techniques utilisée

6.1 Méthode utilisées
Dans notre recherche nous allons utiliser la méthode MERISE, cette méthode va nous permettre de
cerner le système d’information existant, les différents documents comme le reçu, la fiche de
paiement. Elle nous permettra également de concevoir le futur système .c ‘est à dire la base de
données.

6.2 Technique utilisée

La technique est à cette méthode nous allons associer les techniques suivantes :

- Documentaire qui a consisté à la consultation des documents divers

- (Facture, fiches…)
- La technique d’interview qui nous permettra de planer, par un jeu de questions, réponses, des
informations concernant le fonctionnement de la structure, au travers de la bouche des différents
responsables des services de cette école.
7. Le plan de déroulement opérationnel (calendrier/planning)
- Cadrage : Définissez les besoins et les objectifs du système. Par exemple, l’objectif pourrait être
d’améliorer l’efficacité des outils et la performance de la perception des frais.
- Conception : Formez une équipe projet, établissez la gouvernance, identifiez les risques, estimez
les coûts, élaborez un planning et choisissez les outils appropriés.
- Réalisation : Mettez en place la base de données et le système automatique de gestion de paie.
- Clôture et suivi du projet : Une fois le système mis en place, assurez-vous de suivre son
efficacité et d’apporter des ajustements si nécessaire.
 CHAPITRE II. PRESENTATION DE L’ORGANISATION
2.1 Situation Géographique

- Le Collège Saint-Joseph Elikya est situé au numéro 1 de l’avenue Isiro, dans la commune de
la Gombe à Kinshasa, capitale de la République démocratique du Congo. C’est l’une des
écoles les plus prestigieuses de la République démocratique du Congo dont la réputation a
dépassé les frontières nationales.

2.2 Aperçu historique

Le Collège Saint-Joseph Elikya a une histoire riche et intéressante. Voici un aperçu de son histoire :
- 1917-1922 : Le Collège Saint-Joseph de Kinshasa a été fondé le 19 mars 1917 par le père
Raphaël de la Kethulle pendant la période coloniale 1. À cette époque, la population indigène
augmentait de plus en plus. Préoccupé par le sort de la jeunesse, le père Raphaël, dans sa volonté
d’étendre cet établissement, était confronté à des problèmes financiers 2. En 1921, l’école
comptait déjà 200 élèves :
.
- 1922-1933 : Création des sections professionnelles avec des équipements nécessaires

- 1933-1945 : Instauration du cycle complet d’enseignement secondaire

.
- 1945 : 13 des élèves de la première promotion reçurent leurs diplômes. Le dernier survivant de
cette promotion était d’ailleurs présent à l’activité du centenaire pour rendre hommage à ses
formateurs.

- 1971 : Par souci d’africanisation des noms officiels, il prend le nom de Collège Elikya (elíkya
signifie espérance en lingala), il portera ce nom jusqu’au début des années 1990.

- Le Collège Saint-Joseph Elikya est connu pour son élitisme et a formé de nombreux intellectuels,
hommes politiques, scientifiques et personnalités congolaises 1. Sa devise est « Pro Deo - Pro
Patria » (pour Dieu - pour la Patrie).

2.3 Statut Juridique

- Le Collège Saint-Joseph Elikya est une école conventionnée catholique. Il a été fondé en 1917
pendant la période coloniale par le père Raphaël de la Kethulle. Aujourd’hui, il est
exclusivement un établissement d’enseignement secondaire masculin. En 1971, par souci
d’africanisation des noms officiels, il a pris le nom de Collège Elikya (elíkya signifie espérance
en lingala), et il a porté ce nom jusqu’au début des années 1990. La devise du collège est : « Pro
Deo - Pro Patria » (pour Dieu - pour la Patrie).
 2.4 Les activités

 Le Collège Saint-Joseph Elikya est réputé pour ses activités diverses et variées. Voici quelques-unes
des activités que le collège organise :
- Enseignement : Le collège offre un enseignement de qualité avec des options en biologie et
chimie, latin et philosophie, mathématique et physique 1. Il est connu pour son élitisme et a formé
de nombreux intellectuels, hommes politiques, scientifiques et personnalités congolaises.

- Examens d’État : Le collège est réputé pour ses excellents résultats aux Examens d’État

- Activités communautaires : Le collège organise également des activités communautaires. Par

exemple, le Cercle des Anciens Élèves du Collège Saint Joseph/Elikya (CAC/Asbl) a pour
objectif de soutenir l’école et de resserrer les liens intergénérationnels de ses membres

- Cérémonies officielles : Le collège accueille également des cérémonies officielles. Par exemple,
le ministre de l’Enseignement Primaire Secondaire et Technique (EPST), Tony Mwaba Kazadi a
officiellement lancé l’année scolaire au Collège Saint-Joseph/Elikya à Kinshasa le lundi 5
septembre 2022.

2.5 Mission

 Le Collège Saint-Joseph Elikya a plusieurs missions importantes et certaines sont :

- Éducation de qualité : Le collège offre un enseignement de qualité avec des options en biologie
et chimie, latin et philosophie, mathématique et physique. Il est connu pour son élitisme et a
formé de nombreux intellectuels, hommes politiques, scientifiques et personnalités congolaises.

- Excellence académique : Le collège est réputé pour ses excellents résultats aux Examens d’État.

- Formation morale : La devise « Pro Deo, Pro Patria », expression latine signifiant Pour Dieu et
Pour la Patrie, traduit l’engagement de cet établissement à inculquer aux élèves, abstraction faite
de l’enseignement établi par l’État, non seulement des valeurs morales irréprochables dans la
société mais aussi l’amour de sa Nation, de sa société.

- Soutien à l’école : Le Cercle des Anciens Élèves du Collège Saint Joseph/Elikya (CAC/Asbl) a
pour objectif de soutenir l’école.

- Resserrement des liens intergénérationnels : Le CAC/Asbl vise également à resserrer les liens
intergénérationnels de ses membres.
 2.6 Organisation et fonctionnement

 Le Collège Saint-Joseph Elikya est une école conventionnée catholique située à Kinshasa, en
République démocratique du Congo. Il a été fondé en 1917 par le père Raphaël de la Kethulle
pendant la période coloniale. Aujourd’hui, il est exclusivement un établissement d’enseignement
secondaire masculin.

En termes d’organisation, le collège offre des options en biologie et chimie, latin et

philosophie, mathématique et physique. Il est connu pour son élitisme et a formé de nombreux
intellectuels, hommes politiques, scientifiques et personnalités congolaises.

En ce qui concerne le fonctionnement, le collège suit le calendrier scolaire officiel. Par

exemple, l’année scolaire 2022-2023 a été officiellement lancée au Collège Saint-Joseph/Elikya à
Kinshasa le lundi 5 septembre 2022.

La devise du collège est : « Pro Deo - Pro Patria » (pour Dieu - pour la Patrie). Cela traduit
l’engagement de l’établissement à inculquer aux élèves non seulement des valeurs morales
irréprochables dans la société mais aussi l’amour de leur nation.
2.7. Organigramme générale
 CHAPITRE III : ANALYSE DU SYSTEM EXISTANT
3.1. But
Le but de l’analyse du système existant d’est de comprendre le fonctionnement actuel du
système de gestion de paie de frais académique du Collège Saint Joseph Elikya à Kinshasa,
ainsi que ses forces et ses faiblesses.
3.2. Organigramme du service concerne
3.3. Etude des postes de travail
3.4. Etude des documents utilises
3.5. Etude des moyens de traitement des informations
3.5.1. Moyens :humain,materiels et fincaires