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TECHNIQUES
POUR
MAITRISER
SON TEMPS

Julien Godefroy
maitriser-son-temps.com
O1
Simplifier

O2
Ranger

O3
Être séquentiel
CONTENU

O4
Regrouper les tâches
O5
Noter et centraliser

O6
Décider sur l’instant

O7
Faire immédiatement ce
qui dure moins de 2
CONTENU
minutes
O8
Se laisser des créneaux
libres pour gérer les
imprévus

O9
Trouver une passion

CONTENU
O1
SIMPLIFIER

Julien Godefroy
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SIMPLIFIER
La première des astuces pour savoir
comment gérer son temps plus
efficacement est de simplifier notre
vie.

Pour cela, je n’irai pas par quatre

chemins : il faut jeter ! Moins nous
avons de choses, plus il est facile
d’avoir une bonne organisation.Il faut
jeter les choses matérielles dont nous
ne nous servons plus. Il faut aussi
savoir jeter les tâches qui ne nous
rapportent rien.

Souvent, nous pouvons avoir le réflexe

de conserver des objets pour nous
rassurer, car nous avons peur qu’un
jour nous puissions en avoir besoin.
Mais peur de quoi ? Finalement, même
si dans la quantité de choses que nous
avons, une ou deux nous manquent, ce
ne sera pas grave.
SIMPLIFIER
Soit, c’est une chose matérielle et il
faudra la racheter. Soit, c’est une
tâche que nous pensions inutile et il
nous suffira de la réintroduire dans
notre agenda pour la faire.

La quantité de choses inutiles dont

nous nous serons débarrassées nous
aura fait gagner tellement de temps,
de confort ou même d’argent que le
peu d’erreurs que nous aurions pu faire
sera dérisoire. Plus nous allons jeter,
plus nous allons nous simplifier la vie.

En effet, nous aurons moins de choses

à gérer. Plus nous jetterons, moins
nous aurons d’objets ou de tâches
susceptibles de nous gêner dans les
vraies priorités de notre vie.

Notre esprit et nos pensées seront

plus clairs. Un esprit clair dans un
environnement clair. Pour cela :
moins, mais mieux.
O2
RANGER

Julien Godefroy
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RANGER
Il n’y a rien de de plus simple pour
découvrir comment gérer son temps
plus efficacement. Des dizaines de
méthodes efficaces existent sur le
sujet. Pourtant, si cela ne fonctionne
pas, il ne peut y avoir qu’une raison :
pour que les choses soient rangées, il
faut ranger !

Nous avons tous des amis dont la

maison est en bazar. Est-ce vraiment
parce que ces personnes ont un QI
inférieur à la moyenne ? Certainement
pas.

Ranger n’est pas une question

d’intelligence, c’est une question
d’action. Beaucoup de personnes
n’aiment pas ranger, tout simplement.
RANGER
Pourtant, nous reconnaissons tous les
bienfaits du rangement.Posons-nous
la question : « Combien de temps
passons-nous à ranger chaque jour ? »

Si la réponse est zéro ou proche de

zéro, ne soyons pas surpris que notre
environnement ne soit pas rangé et
que nous puissions manquer
d’organisation.

Je pense qu’il est inutile de passer une

journée complète tous les 6 mois pour
avoir un environnement de travail ou
personnel rangé. Il faut faire un peu
tous les jours.

Par exemple, nous pouvons

commencer par ranger 10 minutes
tous les jours (10 vraies minutes !).
RANGER
Nous pouvons commencer par ranger
une armoire, des mails, notre attaché-
case, notre voiture, notre bureau
(meuble ou ordinateur), etc.

Le plus important est de ne pas trop en

faire pour ne pas se démotiver.

10 minutes par jour = 1 heure et 10

minutes par semaine = 5 heures par
mois.

Imaginez tout ce que nous pouvons

ranger en 1 mois.10 minutes par jour ne
représentent rien du tout.

Mais si cela est fait régulièrement, les

résultats sont exceptionnels !
O3
ÊTRE
SÉQUENTIEL

Julien Godefroy
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ÊTRE
SÉQUENTIEL
Le risque, selon moi, lorsque nous
avons beaucoup de tâches à réaliser
est de vouloir tout faire en même
temps.

Il est donc essentiel d’être séquentiel

pour savoir comment gérer son temps
plus efficacement. L’idée est donc de
réaliser les tâches les unes après les
autres.

Il faut commencer une tâche et la

terminer avant d’en commencer une
autre. Certes, sur le moment, cela
peut-être un peu stressant, car nous
avons une multitude d’actions à mener
et nous n’agissons que sur une seule.

Cependant, avec le temps, nous allons

supprimer définitivement certaines
tâches, car nous les aurons terminées.
ÊTRE
SÉQUENTIEL
Avec le temps, nous n’assisterons pas
à un empilement de tâches sans fin.

Nous aurons le sentiment d’avancer et

d’avoir prise sur notre environnement.
Il est donc essentiel de bien gérer ses
priorités. La matrice d’Eisenhower est
très utile pour cela.

Être séquentiel rejoint la loi de

Carlson. En effet, plus nous réalisons
une tâche en continu, plus nous
sommes efficaces.

Si nous réalisons plusieurs tâches en

même temps, nous allons les morceler
et nous passerons notre temps à nous
reconcentrer et à nous mettre en
action sur une nouvelle tâche.
ÊTRE
SÉQUENTIEL
Au contraire, si nous sommes
concentrés sur une seule tâche, nous
n’aurons qu’un seul temps de
préchauffage et une concentration
maximale pour la tâche en cours.
O4
REGROUPER
LESTÂCHES

Julien Godefroy
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REGROUPER
LES TÂCHES
Dans la continuité de ce que nous
venons de voir, nous allons aborder le
regroupement des tâches.

Passer d’une tâche à une autre

demande du temps. En effet, pour
nous concentrer sur une tâche, il nous
faudra quelques minutes avant d’être
pleinement productif.

Afin de remédier à cela et de savoir

comment gérer son temps plus
efficacement, la meilleure des
méthodes d’organisation est de
regrouper les tâches similaires pour
économiser les temps de « chauffe »
et profiter des gains de productivité.
REGROUPER
LES TÂCHES
Par exemple, il n’est pas productif de
consulter ses mails tout au long de la
journée. À chaque fois, il nous faudra
ouvrir notre boite mail, puis nous
concentrer sur les premiers mails,
commencer à y répondre. Puis nous
passerons à une autre tâche, tout cela,
plusieurs fois dans la journée.

L’idéal est de réserver deux ou trois

créneaux d’une heure sur la journée
pour traiter véritablement nos mails.
Tous les mails seront traités d’un bloc.

Non seulement nous serons plus

efficaces, mais nous nous libérerons
du temps tout au long de la journée.
O5
NOTER ET
CENTRALISER

Julien Godefroy
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NOTER ET
CENTRALISER
Il peut nous arriver de nous perdre
lorsque nous avons trop de choses à
réaliser.

La première étape consiste à noter

tout ce que nous avons à faire. Non
seulement cela aura le mérite de nous
soulager l’esprit, mais en plus cela
nous évitera d’oublier.

Une fois que nous aurons tout noté, il

sera plus facile de mettre en place une
organisation pour faire les différentes
activités.

Si nous en avons plein la tête, il devient

nécessaire de la vider. Un système de
note est donc très important.
NOTER ET
CENTRALISER
Cependant, il faut faire attention. Si
nous notons une partie sur
l’ordinateur, une autre sur un cahier,
une autre sur un post it et une autre
sur une feuille de papier, il est presque
certain que nous allons oublier la
moitié des tâches à faire.
NOTER ET
CENTRALISER
Le système de note pour savoir
comment gérer son temps

Personnellement, je pense que

l’informatique est LA solution. En
effet, tous les téléphones ont un
système de prise de note où il est
désormais possible de créer des
dossiers, de mettre de la couleur ou
encore des puces et numéros, etc.

Je conseille de tout noter sur notre

téléphone dans différentes notes.

Personnellement, j’ai une note « To

Do ». C’est la liste de mes tâches en
cours. Dès qu’une nouvelle tâche
survient, je la note tout de suite.
NOTER ET
CENTRALISER
Au moins une fois par jour, je viens
consulter cette note et je m’organise.
Je fais ce qui est important et urgent,
je planifie ce qui est important et non
urgent, je délègue ce qui est non
important et urgent et enfin je
supprime les tâches non importantes
et non urgentes.

Concernant la planification, je
conseille de n’utiliser qu’un seul
logiciel. Par exemple Outlook ou
Calendrier (Mac). Désormais, ces
logiciels peuvent s’installer sur
plusieurs terminaux qui se
synchroniseront entre eux.
NOTER ET
CENTRALISER
Nous aurons donc accès à toutes nos
tâches planifiées n’importe où. Ainsi, je
traite régulièrement cette note.

Le système de note est dynamique. Si

une note ne change jamais, par
exemple au bout d’un mois, soit je la
supprime si je n’en ai plus besoin, soit
je l’archive.

Dans ce cas, je fais simplement un

copier-coller dans un logiciel de
traitement de texte (Word, Page ou
encore OpenOffice). Ainsi, mes notes
sont toujours d’actualité.
NOTER ET
CENTRALISER
Le cloud

Je conseille aussi de relier ces notes à

un cloud. En effet, il sera possible de
les consulter depuis n’importe quel
terminal.

Personnellement, je note beaucoup

depuis mon téléphone. Cependant,
j’écris mes articles depuis mon
ordinateur.

Il me suffit, grâce à mon cloud, d’ouvrir

mes notes sur mon ordinateur pour
qu’elles se synchronisent.

J’ai donc accès à toutes mes idées et

je peux être productif.
NOTER ET
CENTRALISER
Idem pour toutes les notes que j’ai
archivées. Je les mets sur mon cloud.

Je peux ainsi les consulter sur mon

téléphone et depuis n’importe quel
ordinateur.

L’autre avantage du cloud est que

toutes nos données seront
sauvegardées et récupérables
facilement. Si notre ordinateur tombe
en panne, nous ne perdrons pas tous
vos documents.
O6
DÉCIDER SUR
L’INSTANT

Julien Godefroy
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DÉCIDER SUR
L'INSTANT
Ce n’est pas toujours possible, mais
j’essaie au maximum de faire ce que j’ai
envie de faire.

En effet, notre énergie n’est pas

toujours identique. Suivant le moment,
certaines tâches nous conviennent
mieux que d’autres. C’est une sorte de
méthode d’organisation intuitive.

Bien sûr, nous ne pouvons pas

échapper à certaines réunions. Mais
nous avons tout de même la possibilité
de choisir ce que nous voulons faire
sur le moment.

Si j’ai beaucoup d’énergie, je peux très

bien me lancer dans un projet
important que j’ai planifié pour plus
tard.
DÉCIDER SUR
L'INSTANT
Non seulement je prends de l’avance,
mais en plus, comme mon énergie du
moment correspond à ce projet, je suis
très efficace.

Lorsque j’ai moins d’énergie, je peux

traiter mes mails ou faire de petits
projets de moins grande ampleur.

Ajuster ses tâches à sa forme du

moment est pour moi une clé
essentielle pour savoir comment gérer
son temps plus efficacement. C’est
une question d’adaptation.

Se forcer à faire une tâche trop

importante en fonction de notre forme
aboutira sûrement à ne pas la terminer
ou à ne pas la faire convenablement.
DÉCIDER SUR
L'INSTANT
L’inverse est vrai. Si nous pouvons
faire des tâches importantes au
moment où nous avons le plus
d’énergie, alors nous serons encore
plus efficaces.

Ce sera un cercle vertueux, car plus

nous serons efficaces, plus nous
serons satisfaits et plus nous aurons
d’énergie.
O7
FAIRE
IMMÉDIATEMENT CE
QUI DURE MOINS DE
2MINUTES

Julien Godefroy
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LES TÂCHES DE
MOINS DE 2
MINUTES
Ce conseil est donné par David Allen
dans son livre « Getting Things Done ».

Sans même le savoir, je l’ai toujours

appliqué. C’est essentiel pour savoir
comment gérer son temps plus
efficacement.

Par exemple, vous avez prévu un

créneau d’une heure pour traiter vos
mails. Cette règle signifie que tous les
mails nécessitant moins de 2 minutes
pour être traités doivent être faits
immédiatement et donc en priorité.
LES TÂCHES DE
MOINS DE 2
MINUTES
L’avantage est que cela nous évite que
les tâches s’empilent. Dans cet
exemple, cela évite que les nouveaux
mails s’empilent dans notre boite mail.

L’autre avantage est que cela nous

aidera à faire un premier tri et donc de
nous libérer dans la place dans notre
esprit. De plus, nous nous rassurerons
en traitant une partie de nos mails.
O8
SE LAISSER DES
CRÉNEAUX LIBRES
POUR GÉRER LES
IMPRÉVUS

Julien Godefroy
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GÉRER LES
IMPRÉVUS
Comme son nom l’indique, l’imprévu ne
peut pas être prévu. Il est donc
impossible de savoir quand il va
arriver.

Cependant, le problème de l’imprévu

n’est pas son manque de prévisibilité.
Le problème c’est que nous n’avons
pas prévu de temps pour traiter ces
tâches.

Une fois que nous avons fait ce

constat, les choses deviennent plus
simples. Si nous avons prévu des
créneaux pour les imprévus, cela
devient plus facile de savoir comment
gérer son temps plus efficacement.
GÉRER LES
IMPRÉVUS
Personnellement, lorsque j’étais
directeur régional, je prévoyais au
moins deux demi-journées libres par
semaine pour y planifier les imprévus.

Si j’avais le malheur de ne pas prévoir

ces créneaux horaires libres, ma
semaine devenait surchargée.

Que nous le voulions ou non, les

imprévus font partie de notre
quotidien. Il est donc essentiel
d’affronter cette situation et
d’anticiper l’organisation de l’imprévu.

Avec des créneaux libres, lorsqu’un

imprévu survient, il nous suffit soit de
le planifier sur ces tranches horaires,
soit de réaliser cette tâche tout de
suite et de décaler les tâches prévues
sur les créneaux horaires libres.
O9
TROUVER UNE
PASSION

Julien Godefroy
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TROUVER UNE
PASSION
Personnellement, j’adore marcher.
C’est une activité qui est essentielle
pour moi, mon organisation et mon
efficacité.

Beaucoup d’idées d’articles me

viennent. Il ne me reste plus qu’à les
noter au fur et à mesure sur mon
téléphone.

Ainsi, je suis beaucoup plus efficace

dans mon inspiration. Cette activité
me détend et les idées me viennent
plus facilement.

Il en est de même pour mon

organisation. Le fait de marcher
m’aide à clarifier mes idées. Je prends
du recul sur mon quotidien et je ne
retiens que mes priorités.
TROUVER UNE
PASSION
Je peux donc mieux m’organiser,
mieux gérer mes priorités et être plus
efficace dans mon travail.

Enfin, je fais un métier où je dois

beaucoup lire et écrire. J’ai donc
besoin d’une activité complémentaire
qui me permet de bouger afin de
garder un certain équilibre.

Et vous ? Quelle est votre activité

complémentaire qui vous inspire et
vous détend ?
TROUVER UNE
PASSION
De plus, avoir une passion va nous
inciter à être plus efficaces au travail.

Pourquoi ? Parce que cette activité

nous donne tellement envie, alors nous
essaierons de faire notre travail le plus
rapidement possible pour pouvoir
réaliser cette activité.

En effet, le manque d’objectifs en

dehors du travail peut nous pousser à y
rester tard le soir ou à faire les tâches
plus lentement.

Une passion va nous pousser à être

plus efficaces sur les autres tâches
pour nous libérer du temps.
Voici donc mes 9 habitudes simples
qui me permettent d’être bien
organisé et de le rester et pour savoir
comment gérer son temps plus
efficacement.

Mon dernier conseil serait de ne pas

tomber dans le côté psychorigide de
l’organisation. Certaines fois, nous
pouvons en manquer sans que tout
notre travail soit remis en question.
Certaines fois, nous avons aussi envie
delâcherprise.

L’efficacité est une notion importante,

mais qui ne doit pas non plus nous
rendre stressés et nerveux. Nous
avons aussi le temps de faire les
chosesetd’yprendreduplaisir.

Julien Godefroy
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9
TECHNIQUES
POUR
MAITRISER
SON TEMPS

Julien Godefroy
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Àpropos:

Je m’appelle Julien Godefroy et j’ai 38

ans.

Normalement, je devrais commencer

par dire que j’ai connu de graves
problèmes d’organisation et
d’efficacitédansmavie.

Ces difficultés m’ont poussé à créer

unblogsurlagestiondutemps…

En réalité, tout n’a pas commencé

comme ceci. Initialement, je suis
quelqu’und’organiséetd’efficace.J’en
ai la réputation au point que certains
me disent psychorigide. Ce qui
m’exaspèreauplushautpoint:).
En effet, je suis plutôt du style à
m’adapter, ce qui est une vraie force
pour être efficace et bien gérer son
temps.

Pourtant, je suis allé au bout de

l’organisation telle que nous
l’apprenons. Même avec de solides
compétences en organisation,
reconnues par les gens qui
m’entourent, j’ai fini par être débordé,
etmêmesaturé.

Pourquoi? À l’époque, je ne le savais

pas, mais je remplissais mon agenda
comme nous le faisons tous.
Pourtant, cette logique est la clé de
l’échec.
En effet, remplir son agenda, c’est
être dans « le toujours plus». Et
comme nous voulons toujours en
faire plus, nous devenons plus
efficaces et productifs pour faire nos
tâches encore plus vites et nous en
rajouterencoreetencore.

Jusqu’au jour où ça ne passe plus, car

nous ne pouvons plus aller plus vite et
notreagendaestbooké.

Mais booké de quoi? De tâches

diverses et variées dont nous ne
savons même plus si elles ont un sens
ounon.
À cette époque, j’étais directeur
régional en Russie pour la grande
distribution.

Je supervisais plusieurs magasins qui

se trouvaient à plusieurs endroits de
Moscou et d’autres à plus de 1300 kms
de Moscou. Je passais donc mon
temps entre Moscou, Krasnodar,
Oufa, les services centraux russes et
français,enformationenFrance,etc.

Je passais des heures dans le métro,

les bus, les trains, les taxis ou encore
les avions en plus de mon travail
quotidien dans un pays en pleine
expansion.

Je ne vous parle de ma vie de famille.

Difficile de trouver un bon équilibre vie
pro/vieperso…
Mais le pire, c’était mon état d’esprit.
Car, nous sommes aussi dans une
culture où il est à la mode d’être
débordé.

Vous avez connu la pub pour les

antibiotiques.Elleserésumaitàcela:
T’esmalade?
Oui
Tuprendsdesantibiotiques?
Non
Alorst’espasmalade.
Avec comme slogan : les
antibiotiques, c’est pas
automatique.
Aujourd’hui, cette publicité devrait se
résumeràcela:
Tutravailles?
Oui
T’esdébordé?
Non
Alorstutravaillespas
Avec comme slogan : être
débordé,c’estpasautomatique.

Il faut courir dans tous les sens au

travail, dans sa vie perso, familiale et
sociale.

Sinon, c’est que nous ne profitons pas

à fond de la vie. La procrastination est
interdite.
Elle nous fait passer à côté de notre
vie. Alors qu’en réalité, j’ai le sentiment
qu’ellenousaideàfairelepoint.

Lorsque nous nous ennuyons, nous

avons le temps de comprendre ce qui
est important pour nous et de décider
decequenousvoulonsfaire.

C’est ça la culture de remplir un

agenda.

Aurions-nous idée d’aller faire les

courses de manière efficace en
remplissantunagenda?

De 10h à 10h02, je vais prendre un

pack d’eau. De 10h02 à 10h05 je
prends le pain, de 10h05 à 10h10 je
prendslaviande…Jamais.
Nous faisons une liste et nous
supprimons au fur et à mesure que
nous avons accompli les tâches. Et
cette liste est dynamique. Elle se vide
et elle se remplit au fur et à mesure
des jours. Ainsi, nous sommes
vraimentefficaces.

À cette époque, comme je passais

beaucoup de temps dans les
transports,jepouvaislire.

Je lisais même dans les énormes

escalators du métro russe. Même si
j’avais des compétences, je me suis
remis en question pour avancer sur
mon organisation, mon efficacité et
doncmagestiondutemps.
Et j’ai découvert énormément de lois,
d’auteurs et de méthodes pour
devenir vraiment efficace sur mes
priorités.

Et c’est de cela que va parler mon blog

: de tous ces outils qui vous feront
progresser pour avoir plus de temps
pour ce qui compte pour vous : votre
famille, votre conjoint, vos enfants,
vospassions,votretravail.

Parce que j’ai simplifié ma vie, redéfini

mes priorités, mis en œuvre de
bonnes méthodes et outils et que je
refaislepointrégulièrement,jenesuis
pasdébordé.
Mieux! Ce que je fais à du sens pour
moi et je me sens donc «mieux
rempli»decequejefais.

Lefameux«moins,maismieux».

Jevousdisàtrèsvite,

Julien