GUIDE D’ARCHIVAGE

pour les autorités, l’administration

et les institutions paraétatiques
cantonales neuchâteloises

Office des archives de l’État de Neuchâtel

ACCÈS RAPIDES

Que faire de dossiers dont mon entité n’a plus besoin ? → p. 14

Je veux organiser une élimination de dossiers → p. 15

Je veux organiser un versement de dossiers aux Archives de l’État → p. 17

Je veux concevoir un plan d’archivage pour mon entité → p. 11

Je veux consulter un dossier archivé aux Archives de l’État → p. 23

Qui fait quoi ? → p. 7

Guide d’archivage pour les autorités, l’administration et les institutions

paraétatiques cantonales neuchâteloises. Version 1.1.

Rédaction : Grégoire Oguey, avec la collaboration de Christian Flueckiger.

Relecture : Lionel Bartolini, Christophe d’Épagnier et Salomon Rizzo.

© Office des archives de l’État de Neuchâtel, 2019.

TABLE DES MATIÈRES

L'archivage ?...................................................................................................................... 5
1. Qui est concerné ? .................................................................................................... 6
1.1 Législation et périmètre d'application .......................................................... 6
1.2 Qui fait quoi ? ..................................................................................................... 7
1.3 Que sont les Archives de l’État ? .................................................................... 8
1.4 Protection des données et transparence ..................................................... 8
2 Principes généraux ..................................................................................................10
2.1 Les étapes essentielles de l'archivage ..........................................................10
2.2 Spécificités de l’archivage numérique.......................................................... 11
3 Le plan d'archivage .................................................................................................12
3.1 Conception du plan d'archivage ...................................................................12
3.2 Logiciel ArchiClass ............................................................................................13
4 Le cycle de vie d’un dossier.................................................................................. 14
4.1 Ouverture et gestion du dossier .................................................................. 14
4.2 Clôture du dossier et conservation par l’entité ........................................ 14
4.3 Proposition du dossier aux Archives de l’État ............................................15
5 Élimination de dossiers ...........................................................................................16
5.1 Principes ..............................................................................................................16
5.2 Annonce préalable et bordereau d’élimination ........................................16
5.3 Destruction des dossiers à éliminer .............................................................. 17
6 Versement de dossiers ...........................................................................................18
6.1 Principe ................................................................................................................18
6.2 Annonce préalable et bordereau de versement .......................................18
6.3 Conditionnement (archives papier) ..............................................................19

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 3

 6.4 Versement numérique .................................................................................... 22
6.5 Finalisation du bordereau .............................................................................. 23
6.6 Transfert ............................................................................................................. 23
7 Consulter des dossiers archivés ........................................................................... 24
7.1 Règles générales de consultation ................................................................ 24
7.2 Dérogation pendant le délai de protection............................................... 24
8 Petit lexique .............................................................................................................. 25

NB : Les termes accompagnés d’un astérisque* sont explicités dans le lexique

(chapitre 8).

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 4

L'ARCHIVAGE ?

Des documents* et des dossiers*, les différentes administrations en

produisent au quotidien. Tous ont une certaine durée de vie, parfois courte,
parfois longue.

Comment dois-je les classer ? Que faire quand je n’en ai plus besoin ? Je les
élimine… ou je les verse aux Archives de l’État ?!

Et, en fait, quel est le rôle des Archives de l’État ?

Ce petit guide veut répondre aux questions les plus courantes qui se posent
en matière d’archivage et donner les grandes lignes de gestion en la
matière.

FORMATIONS

Une à deux fois par an, l’office des archives de l’État (OAEN) offre une
formation pour les préposés à la gestion des documents.

Les nouveaux cadres de l’administration cantonale bénéficient également

d’un aperçu des règles d’archivage durant leur première année d’activité.

À VOTRE DISPOSITION !

Dans tous les cas, l’OAEN se tient à votre disposition par téléphone (032 889
60 40) ou par courriel ([email protected]) !

De nombreuses informations se trouvent également sur www.ne.ch/archives.

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 5

1. QUI EST CONCERNÉ ?

L'archivage est essentiel dans le cadre des activités publiques et concerne

chaque collaborateur. Il permet la traçabilité des activités de l'État, en
garantit la sécurité juridique et participe à la constitution de la mémoire
collective. Comme le dit la devise des Archives fédérales suisses, « pas de
démocratie sans archives ».

Les trois pouvoirs et toutes les entités qui leur sont rattachées ont la
responsabilité de conserver leurs dossiers* dans de bonnes conditions et de
manière ordonnée. Lorsqu'ils n'ont plus l'utilité de leurs dossiers, ils doivent
les proposer* à l'OAEN. En particulier, aucune élimination de documents*
ne peut avoir lieu sans l'accord écrit de l'OAEN.

1.1 LÉGISLATION ET PÉRIMÈTRE D'APPLICATION

La loi sur l'archivage, son règlement d’exécution et la convention sur la

protection des données et la transparence s'appliquent aux trois pouvoirs et
aux entités qui en dépendent (secrétariats généraux, services, offices, greffes,
commissions, …), ainsi qu’aux institutions paraétatiques, à savoir :

 les établissements et corporations de droit public cantonaux, leurs

administrations ainsi que les commissions qui en dépendent (le « 3e
cercle ») ;
 les personnes privées, lorsqu'elles accomplissent une tâche de droit
public sur délégation d'une autorité cantonale (les « 4e et 5e cercles ») ;
 les groupements d'autorités.

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 6

Ainsi, lorsque l'État, par l’une de ses entités, conclut un contrat de prestations
avec une personne privée qui accomplit une tâche de droit public, l’entité est
tenue de mentionner que le prestataire est soumis à la loi sur l'archivage.

Par défaut et sauf dispositions spéciales, lorsqu'un conseiller d'État ou un chef

de service assume la présidence ou le secrétariat d'une institution ou d’une
conférence intercantonale, l’État doit assumer l'archivage des dossiers*.

1.2 QUI FAIT QUOI ?

Trois acteurs principaux interviennent durant le processus d’archivage :

L'office des archives de l’État (OAEN) conseille, soutient et supervise les

entités tout au long du processus d'archivage. Il est en particulier
responsable :

 de la validation du plan d’archivage* ;

 de l'évaluation (détermination de ce qui est à verser aux Archives de l’État
et de ce qui est à éliminer) ;
 de prendre en charge les versements et d’autoriser les éliminations.

Chaque entité est responsable :

 de gérer et conserver ses dossiers* de manière ordonnée, selon le plan

d'archivage* en vigueur ;
 de proposer* à l'OAEN les dossiers* dont elle n'a plus l'utilité ;
 de nommer en son sein un préposé à la gestion des documents.

Le préposé à la gestion des documents est la personne qui :

 assure le contact avec l'OAEN ;

 rédige et tient à jour le plan d'archivage* de son entité ;
 organise les versements et éliminations de manière régulière.

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 7

1.3 LES ARCHIVES DE L’ÉTAT

L’office des archives de l’État (OAEN) est chargé de collecter, conserver et

mettre à disposition les archives* de la République et Canton de Neuchâtel
(pour les trois pouvoirs, le paraétatique et les autorités de surveillance).
L’OAEN participe ainsi à la constitution de la mémoire collective, à la sécurité
juridique de l’État et des personnes ainsi qu’à la traçabilité des activités
publiques.

Environ 400 fonds d’archives* publiques et privées, représentant environ 12

kilomètres-linéaires, sont à disposition du public, des chercheurs et de
l’administration. On accède aux inventaires via le portail des archives
neuchâteloises.

L’OAEN accueillent près d’un millier de chercheurs par an en salle de lecture

(au Château). Chacun y est le bienvenu !

1.4 PROTECTION DES DONNÉES ET TRANSPARENCE

Tant que les dossiers* ne sont pas détruits ou versés aux Archives de l’État, ils
sont soumis à la Convention intercantonale sur la protection des données et
la transparence (CPDT-JUNE).

Les principales règles à respecter pour le traitement de données

personnelles* sont :

1. Traiter (récolter, conserver, communiquer, …) uniquement les données

personnelles* nécessaires à l’accomplissement des tâches légales et dans le
but prévu initialement.
2. S’assurer que les données sont exactes.
3. Communiquer des données personnelles* en s’assurant que la sécurité est
assurée (un courriel non chiffré ne respecte pas cette exigence).

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 8

4. Annoncer au préposé à la protection des données et à la transparence
(PPDT) les fichiers contenant des données sensibles* à l’aide d’un
formulaire.
5. S’assurer de bénéficier d’une base légale adoptée par le Grand Conseil
pour traiter des données sensibles*.
6. Rendre une prise de position (et pas une décision) motivée sommairement
et rapide lorsqu’il est refusé, partiellement ou totalement, à une personne
l’accès à ses données personnelles*.
7. Consulter le PPDT lorsqu’on envisage d’offrir un accès en ligne à des
données personnelles* nécessaires à un autre service.
8. Obtenir l’accord du Conseil d’État pour livrer une liste de personnes (par
exemple : les personnes ayant atteint 65 ans) à des tiers (par exemple : une
association de retraités).
9. Établir un contrat avec le sous-traitant (voir modèle), lorsqu’il est
externalisé des traitements de données personnelles*. Ces traitements
doivent se faire en Suisse lorsque les données sont soumises au secret
professionnel.
10. Conserver les données personnelles* uniquement le temps nécessaire à
l’accomplissement des tâches légales. À l’échéance, elles doivent être
proposées* à l’OAEN.
Pour plus de détails, le site internet du PPDT fournit des compléments utiles.

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 9

2PRINCIPES GÉNÉRAUX

De manière générale, les mêmes principes s’appliquent au papier et au

numérique.

L’unité archivistique de base est le dossier*, et non le document*.

Les dossiers* produits appartiennent à l’État au sens large, jamais à un

collaborateur en particulier, même si l’on parle volontiers de « ses » dossiers…

2.1 LES ÉTAPES ESSENTIELLES DE L'ARCHIVAGE

Voici les principales étapes de l'archivage, quel que soit le support (papier
ou numérique) :

1. Conception d'un plan d'archivage*. Le plan d’archivage* est l'outil par

lequel commence tout processus d'archivage bien pensé : il indique
notamment un cadre de classement des dossiers*, leur durée d’utilité* et
leur sort final* (versement ou élimination).
2. Gestion documentaire. Chaque entité doit gérer et conserver ses
dossiers* de manière ordonnée, sûre, selon le plan d'archivage* et sous sa
responsabilité.
3. Proposition*. À l’échéance de leur durée d’utilité*, les dossiers* doivent
être proposés* à l’OAEN, qui décidera soit de leur versement, soit de leur
élimination.
4. Versement ou élimination. En fonction de la décision de l’OAEN, l’entité
procède à la destruction ou au versement des dossiers*.
5. Conservation et utilisation. Le traitement et la conservation définitive des
archives* est du ressort de l’OAEN, de même que leur mise à disposition.

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 10

 Cycle de vie documentaire
Chaque entité doit établir un plan d’archivage, gérer correctement ses dossiers et les
proposer à l’OAEN à échéance de leur durée d’utilité.

= ArchiClass (gestion du plan d’archivage) ; = ArchiRef (référentiel archivistique) ;

= ArchiSelect (évaluation) ; = ArchiPeren (pérennisation de l’information) ;
= ArchiInfo (accès à l’information) ; = ArchiVision (supervision des entités).

2.2 SPÉCIFICITÉS DE L’ARCHIVAGE NUMÉRIQUE

Le concept AENeas sert de cadre et fournit les logiciels nécessaires à

l’archivage numérique dans le canton de Neuchâtel : la « SuiteArchi ». Dans
ce cadre, l’OAEN travaille en étroit partenariat avec le Service informatique
de l’Entité neuchâteloise.

Lorsqu’une entité veut se doter d’une nouvelle application métier (appelé

parfois « système de gestion électronique des données » ou « GED ») ou en
changer, elle doit en informer préalablement l’OAEN. Dans tous les cas, les
systèmes adoptés doivent suivre les recommandations en vigueur édictées
par l’OAEN.

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 11

3LE PLAN D'ARCHIVAGE

Le plan d’archivage* est l’outil de référence qui permet à tout le processus

d’archivage de se dérouler le mieux possible. Il définit un cadre de
classement (arborescence), prescrit les différentes durées d’utilité* et indique
quel sera le sort final* des dossiers* (versement ou élimination), les droits
d’accès et différents autres renseignements.

Le plan d’archivage* remplace les anciens « cadres de classement » et les

anciens « calendriers de conservation ».

Chaque entité a l’obligation légale de se doter d’un plan d’archivage*. La

conception d’un plan d’archivage* doit être entreprise sans délai lorsqu’une
entité prévoit de revoir entièrement sa gestion documentaire ou avant la
mise en place d’un nouveau système documentaire (« GED »).

3.1 CONCEPTION DU PLAN D'ARCHIVAGE

Avant de concevoir un nouveau plan d’archivage, veuillez contacter l’OAEN.

Le plan d’archivage* doit refléter les missions de l’entité et sa production

documentaire. Pour les entités ACN, il est conçu en s’appuyant sur le
catalogue de prestations (compris dans le MOP) établi préalablement par
l’entité en collaboration avec l’office d’organisation.

Tout dossier* d’activité doit trouver sa place dans le plan d’archivage*, ce qui
dictera notamment sa durée d’utilité* et son sort final*.

Le plan d’archivage* est a priori élaboré par le préposé à la gestion

documentaire de l’entité, puis validé par le responsable de l’entité et par

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 12

l’OAEN. Le cadre de classement défini doit impérativement être suivi et
utilisé par chaque collaborateur de l’entité et ne peut être modifié librement.

En fonction des directives internes de l’entité, chaque collaborateur est

ensuite libre de créer, modifier et clore les dossiers* lui-même.

3.2 LOGICIEL ARCHICLASS

Le plan d’archivage* doit être conçu dans le

logiciel ArchiClass, mis à disposition par l’OAEN.

Pour l’obtenir, veuillez contacter l’OAEN par courriel ([email protected]) ou

par téléphone (032 889 40 70).

Architecture générale du logiciel ArchiClass

Catalogue de prestations Cadre de classement Autres métadonnées

Durée d’utilité et sort final

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 13

4LE CYCLE DE VIE D’UN
DOSSIER

Un dossier* – ou dossier d’activité ou dossier d’affaire – est un

regroupement organisé de documents* concernant une même affaire ou
procédant de la même activité ou opération, ou encore relatif à la délivrance
d’une même prestation.

4.1 OUVERTURE ET GESTION DU DOSSIER

Le dossier* est ouvert (ou créé) au début de l’affaire et classé selon le plan
d’archivage*. Durant un certain temps (de quelques jours à quelques années),
tant que l’affaire est en cours, le dossier reste ouvert : on lui ajoute des
documents*, on le modifie.

Tant que le dossier* est ouvert, on peut également en retirer les

« documents corbeille* ». Ces documents corbeille peuvent être librement
éliminés (voir la liste de ces documents corbeille dans le lexique, p. 24)

4.2 CLÔTURE DU DOSSIER ET CONSERVATION PAR L’ENTITÉ

Une fois l’affaire terminée, le dossier* est clos. Il ne peut plus être modifié,
on ne peut plus y ajouter de documents* ni en extraire. Les modalités de
clôture, qui dépendent des processus et procédures de l’entité, sont définies
dans le plan d’archivage*.

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 14

Bien que clos, le dossier* reste utile durant un certain temps (de quelques
années à plusieurs décennies) et doit être conservé par l’entité – c’est ce que
les entités appellent souvent « leurs » archives. Durant cette période de
préarchivage (ou archivage intermédiaire), que l’on appelle la « durée
d’utilité* » et qui est définie dans le plan d’archivage*, le dossier est toujours
consultable, pour information, pour des raisons de gestion ou encore pour
des raisons légales. La « durée d’utilité » court a priori dès la clôture du
dossier.

La définition de la durée d’utilité* est de la responsabilité de l’entité : c’est

elle qui est le plus à même de fixer la durée pendant laquelle elle peut avoir
besoin d’un dossier* clos et qui connaît les éventuelles bases légales
contraignantes en la matière.

4.3 PROPOSITION DU DOSSIER AUX ARCHIVES DE L’ÉTAT

Un fois le dossier* arrivé à l’échéance de sa durée d’utilité*, il doit être

proposé* à l’OAEN. Cette proposition à l’OAEN est obligatoire.

L’OAEN procède alors à une évaluation, c’est-à-dire qu’il va décider ce qui

doit être versé aux Archives de l’État et ce qui doit être éliminé. Cette
sélection se fonde sur le plan d’archivage* ou, si nécessaire, sur l’analyse des
dossiers* proposés et les explications de l’entité.

L’entité dotée d’un plan d’archivage* (ou éventuellement encore d’un

calendrier de conservation) propose ses dossiers* en remplissant directement
un bordereau d’élimination et/ou de versement. Dans le cas contraire, elle
invite l’OAEN à venir faire une évaluation sur place.

Pour les éliminations, voir chapitre 5.

Pour les versements, voir chapitre 6.

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 15

5ÉLIMINATION DE
DOSSIERS

5.1 PRINCIPES

Au terme du délai d'utilité des dossiers*, l’entité (par son préposé à la gestion
des documents) doit les proposer* à l'OAEN.

En l'absence de plan d'archivage* ou de calendrier de conservation, l'entité

invitera l'OAEN à venir faire une évaluation sur place.

5.2 ANNONCE PRÉALABLE ET BORDEREAU D’ÉLIMINATION

Pour les dossiers* dont le sort final* pressenti est l'élimination, l'entité établit
un bordereau d'élimination :

 en utilisant une ligne par type de dossiers*, en indiquant le contenu, les

dates et la quantité (nombre de boîtes, cartons, classeurs, répertoires,
octets, etc.) ;
 en le transmettant ensuite par voie électronique à [email protected]
pour vérification au moins trois semaines avant l'élimination effective
prévue.

Si le bordereau convient, le responsable de l’entité doit le signer et le

transmettre à l’OAEN pour signature.

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 16

5.3 DESTRUCTION DES DOSSIERS À ÉLIMINER

Après réception du bordereau d’élimination signé par l’OAEN, l'entité dispose

de trente jours pour procéder à ses frais à la destruction des dossiers*.

Les dossiers* qui ne sont pas librement accessibles au public au sens de la

CPDT-JUNE (indication présente dans le plan d’archivage*) doivent être
détruits dans le respect de la protection des données personnelles* ou
sensibles*, par broyage ou incinération, si nécessaire en faisant
accompagner par une personne habilitée les dossiers* à détruire jusqu'à
l'usine d'incinération.

Dans le cas de dossiers* numériques, il faut garantir un effacement complet

et irréversible des données, y compris des sauvegardes (back-up).

À noter :

 On ne peut conserver de copie d'un dossier* éliminé.

 Aucune élimination ne peut avoir lieu sans l'accord explicite (bordereau
signé) de l’OAEN.
 Tous les frais inhérents à une élimination sont à la charge de l’entité.

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 17

6VERSEMENT DE
DOSSIERS

6.1 PRINCIPE

Au terme du délai d'utilité des dossiers*, l’entité (par son préposé à la gestion
des documents) doit les proposer* à l'OAEN.

En l'absence de plan d'archivage* ou de calendrier de conservation, l'entité

invitera l'OAEN à venir faire une évaluation sur place.

Les bordereaux peuvent être transmis par voie électronique uniquement.

6.2 ANNONCE PRÉALABLE ET BORDEREAU DE VERSEMENT

Pour les dossiers* dont le sort final* pressenti est le versement, l’entité établit
un bordereau de versement :

 en utilisant une ligne par dossier*, en indiquant le contenu (il est souvent
possible de recopier ce qui se trouve sur le dos des classeurs ou des
boîtes ou sur l’onglet d’un dossier suspendu), les dates et la présence de
données personnelles* ou sensibles* ;
 en le transmettant ensuite par voie électronique à [email protected]
pour vérification au moins trois semaines avant le versement effectif
prévu.

Si le bordereau convient, l’entité peut préparer le versement.

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 18

6.3 CONDITIONNEMENT (ARCHIVES PAPIER)

Les dossiers* papier à verser aux Archives de l’État doivent être conditionnés
correctement et dans du matériel ad hoc et non-acide. Le travail de
conditionnement garantira une bonne conservation des archives* sur le long
terme, en facilitera la consultation et permettra de retrouver plus aisément
l’information. Les générations futures vont en seront reconnaissantes !

Les archives* conditionnées doivent être propres (pas de poussière, pas de

moisissure, etc.) ; en cas de doute, veuillez contacter l’OAEN.

Matériel à disposition

Le matériel de conditionnement est disponible à l’économat de l’État (SALI) :

 Boîtes d'archives en carton non-acide [n° 300013905]

 Attaches plastiques remplaçant les classeurs [n° 300013906]
 Outil d'aide au transfert entre les anneaux du classeur et l'attache
plastique [n° 300013907]
 Feuille de carton A4 non-acide [n° 300013908]
 Chemise en papier non acide (BAR 440) : 220/245 x 310 mm (pour une
moindre épaisseur) [n° 300013909]
 Chemise en papier non acide (BAR 450) : 220/270 x 310 mm (dès une
certaine épaisseur) [n° 300013910]

De manière générale, les dossiers*

doivent être conditionnés dans des
boîtes en carton non-acide.
Les boîtes brunes usuelles, les
classeurs fédéraux, les dossiers
suspendus ou tout autre
conditionnement que celui décrit
ici ne sont pas admis.

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 19

Cas particuliers

Le contenu des classeurs doit en être extrait en s’aidant de l’outil de transfert

puis relié avec des attaches plastiques entre deux feuilles de carton non-
acide, avant que le tout soit placé dans une boîte non-acide. On reportera au
crayon sur la feuille de garde ce qui se trouvait sur le classeur d’origine
(idéalement : titre descriptif, années extrêmes, numéro de classement).

Les anciennes fourres en carton, en papier ou en plastique doivent être

remplacées par des chemises en papier non-acide, puis placées dans des
boîtes non-acides. On reportera au crayon sur la nouvelle chemise ce qui se
trouvait sur la fourre d’origine (idéalement : titre descriptif, années extrêmes,
numéro de classement).

Les élastiques doivent être ôtés, de même que les post-it et les attaches
métalliques (trombones et agrafes). S’il n’est pas possible d’enlever ces
éléments (en particulier les agrafes) sans endommager les documents*, il faut
les laisser en place.

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 20

Remplissage et numérotation des boîtes

Les boîtes en carton non-acide doivent être remplies le plus complètement

possible, mais doivent toujours pouvoir être refermées sans forcer. Selon la
taille des dossiers*, une boîte peut en contenir plusieurs ; à l’inverse, un très
gros dossier* peut devoir être placé dans plusieurs boîtes.

Les boîtes (horizontalement) devront être numérotées de 1 à n, au crayon B

ou HB, sur le long côté doté d’un trou ou d’une languette, de la manière
suivante :

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 21

Aucune autre indication n'est nécessaire sur les boîtes.

Hors format et supports spéciaux

Pour les dossiers* ou documents* hors format tels que plans, registres, etc.,
de même que pour les supports spéciaux, tels que matériel audiovisuel
(photographies, films, bandes audio, …), microfilms, microfiches, etc., veuillez
contacter l’OAEN.

6.4 VERSEMENT NUMÉRIQUE

Pour un versement numérique, veuillez contacter l’OAEN.

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 22

6.5 FINALISATION DU BORDEREAU

Le numéro de la boîte doit être indiqué en regard de chaque dossier* dans le

bordereau de versement.

Le bordereau complété doit être signé par le responsable de l’entité et

transmis à l’OAEN.

6.6 TRANSFERT

L’entité prend ensuite contact avec l’OAEN pour convenir d’une date pour le
transfert effectif des dossiers* aux Archives de l’État.

Suivant le volume de dossiers* à verser, il peut être utile de faire appel à un

déménageur.

Une fois le transfert effectif, l’OAEN procède à un contrôle du versement,

puis retourne le bordereau signé à l’entité.

À noter :

 L'entité ne peut conserver de copies d'un dossier* versé aux Archives de

l'État.
 Tous les frais inhérents aux versements sont à la charge de l’entité
versante.
 Même si le dépôt principal des Archives de l’État est au Château, le
versement peut avoir lieu dans un dépôt externe.

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 23

 7 CONSULTER DES
DOSSIERS ARCHIVÉS

7.1 RÈGLES GÉNÉRALES DE CONSULTATION

De manière générale, les dossiers* conservés aux Archives de l’État sont

librement accessibles :

 immédiatement s’ils l’étaient déjà au sein de l’entité qui les a produits ;

 après 30 ans de délai de protection pour les dossiers* ordinaires ;
 après 85 ans de délai de protection (ou 3 ans après le décès de la
personne concernée, mais après au moins 30 ans) pour les dossiers*
contenant des données personnelles sensibles* ou des profils de la
personnalité et qui sont classés par nom.

La consultation (gratuite) a lieu en salle de lecture (au Château). Les

dossiers* archivés ne peuvent pas être empruntés. Dans certains cas, une
copie numérique peut être transmise à l’entité qui en aurait besoin.

7.2 DÉROGATION PENDANT LE DÉLAI DE PROTECTION

Une entité n’a pas de droit particulier à consulter les archives* qu’elle a
produites. Elle peut cependant faire une demande de dérogation pour
accéder aux dossiers* pendant le délai de protection. La demande sera
accordée si aucun intérêt public ou privé prépondérant ne s’y oppose.

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 24

8PETIT LEXIQUE

ARCHIVES

Formellement, les archives sont les documents et dossiers qui, de par leur
valeur archivistique, sont conservés définitivement aux Archives de l’État.

Dans le langage courant, il est fréquent de désigner par « archives » les

dossiers clos qui sont conservés en préarchivage/archivage intermédiaire par
une entité (souvent à la cave ou au galetas) durant la durée d’utilité avant
proposition à l’OAEN.

DOCUMENT (D’ACTIVITÉ)

Par document, on entend toutes les informations enregistrées sur quel que
support que ce soit (papier, numérique), ainsi que tous les outils de travail
(une base de données par exemple) et toutes les données complémentaires
qui sont nécessaires à la compréhension et à l’utilisation de ces informations.

DOCUMENTS CORBEILLE

Documents n'ayant pas d'utilité administrative ou légale. L’OAEN se tient à

disposition des entités pour leur fournir une liste précise de ces documents,
qui peuvent être définis ainsi de manière générique :

 documents reçus pour information (publications non éditées par l'entité,

circulaires reçues pour information, publicité, …) ;
 documents de travail dont la version finale est disponible (brouillons,
notes personnelles, …) ;

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 25

 documents d'accompagnement inutiles à la compréhension d'un dossier
(lettres d'accompagnement, formulaires vierges, …) ;
 documents en plusieurs exemplaires (n'en conserver qu'un seul).

DONNÉES PERSONNELLES

Toute information se rapportant à une personne identifiée ou identifiable.

DONNÉES SENSIBLES

Données personnelles concernant : les opinions ou activités religieuses,

philosophiques, politiques ou syndicales ; la santé, la sphère intime, l’origine
ou l’ethnie ; les mesures d’aide sociale ou d’assistance ; les poursuites ou
sanctions pénales et administratives.

DOSSIER (D’ACTIVITÉ OU D’AFFAIRE)

Un dossier – ou dossier d’activité ou dossier d’affaire – est un regroupement

organisé de documents concernant une même affaire ou procédant de la
même activité ou opération, ou encore relatif à la délivrance d’une même
prestation.

DURÉE D'UTILITÉ

Durée pendant laquelle une entité conserve un dossier après sa clôture, pour
des raisons légales (par exemple 10 ans pour les pièces comptables) ou
administratives (c'est-à-dire pratiques, en fonction des besoins du service),
avant de le proposer à l'OAEN pour versement ou élimination.

PLAN D'ARCHIVAGE

Cadre de classement des dossiers (arborescence) accompagné notamment

des durées d'utilité et du sort final. Il est validé à la fois par le responsable de
l'entité et par l'OAEN.

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 26

PROPOSITION

Obligation pour les entités de proposer à l’OAEN les dossiers arrivés à

l’échéance de leur durée d'utilité, dans le but de les verser aux Archives de
l'État ou de les éliminer.

SORT FINAL

Détermination de la destination finale des dossiers à l'échéance de leur durée

d'utilité : versement aux Archives de l'État ou élimination.

Archives de l’État de Neuchâtel – Guide d’archivage 27

Office des archives de l’État de Neuchâtel
Château
2000 Neuchâtel

www.ne.ch/archives

032 889 60 40 – [email protected]