« Démarche Qualité et Pilotage

des Etablissements »
Karine LESQUOY
Atelier 3 : Cartographie des
processus et sécurisation du
système d’information
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Démarche qualité à l’Université Henri Poincaré

UNE DEMARCHE QUALITE

POURQUOI ?

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 Démarche qualité à l’Université Henri Poincaré

Pour répondre à des besoins identifiés :

Î Atteindre une meilleure efficacité

Î Organiser et coordonner les relations entre les Services
Centraux de la Présidence et les composantes
Î Poursuivre la logique qualité engagée depuis plusieurs
années au travers de démarches individuelles et
collectives
Î Fédérer l’ensemble de ces systèmes qualité au travers
d’une politique globale définie au plus haut niveau
Î Améliorer le système d’information et la communication
interne

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Démarche qualité à l’Université Henri Poincaré

UNE DEMARCHE QUALITE

COMMENT ?

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 Diagnostic initial

Le diagnostic a 2 objectifs:
 établir un état des lieux du fonctionnement des processus et des interfaces entre
services (la cartographie des processus),
 Définir des pistes d’action pour atteindre les objectifs définis dans le cadre de la
démarche (le plan d’action)
Le diagnostic en chiffre
 45 personnes rencontrées dans les services centraux
 117 personnes rencontrées dans les services administratifs des composantes
 Les rencontres ont été individuelles ou collectives à l’initiative des services et
des composantes
Le diagnostic doit déboucher sur l’établissement d’un plan d’actions
qualité qui sera mis en œuvre:
 sur l’ensemble des 17 services centraux de l’UHP,
 et les services administratifs au sein des composantes

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Mise au point du plan d’action et choix des priorités

Î Le diagnostic n’est que la première étape

d’une démarche d’amélioration..
Î Rédaction d’un rapport de synthèse
Î Restitution des conclusions à l’ensemble
des acteurs de la démarche et aux membres
de l’Équipe de Direction
ÎMise au point et validation du plan d’action
ÎChoix des processus prioritaires : Processus
Financier, Processus Ressources Humaines,
Processus Scolarité
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 Ce qui est ressorti du diagnostic

Î Fragilité des processus administratifs

Î Faible sentiment d’appartenance à l’établissement
Î Peu d’objectifs mesurables décrits
Î Absence de système de mesure régulier de l’efficacité des
processus
Î Multiplicité des projets sans coordination
Î Difficultés répétitives à maîtriser les délais
Î Plusieurs services s’occupant de la gestion des ressources
humaines
Î Défaut de maîtrise de la qualité de nos données du système
d’information
Î Problème dans le circuit de gestion des conventions

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Démarche qualité à l’Université Henri Poincaré

METHODOLOGIE MISE EN OEUVRE

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 Démarche qualité à l’Université Henri Poincaré

Î Désignation d’un Chef de Projet = Responsable Qualité

Î Création d’un comité de pilotage dont les membres sont désignés par
le Président, avec des réunions mensuels
Î Identification de l’ensemble des processus (cartographie des
processus) mise en œuvre pour la gestion des RH, de la scolarité, du
financier
Î Création des groupes de progrès animés par le Chef de Projet chargé
de décrire les processus figurant sur la cartographie des processus
Î Rédaction des différents processus sous forme de logigramme
Î Modélisation des processus décrits au travers d’une application
spécifique (MEGA)
Î Déploiement des processus décrits (diffusion / information /
application)
Î Audit des processus pour évaluer leur efficacité et induire leur
amélioration

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 Exemple d’un processus : le contenu

Pour chaque processus les informations suivantes sont prises en

compte :
Î Titre du processus
Î Objectifs du processus et les indicateurs de mesure de son atteinte
Î Données d’entrée nécessaire à la réalisation de la tâche
Î La description : logigramme permettant l’identification pour chaque
tâche des responsabilités effectuant la tâche
Î Données de sortie qui découlent de la réalisation de la tâche
Î Dysfonctionnements identifiés lors du diagnostic et par les agents de
terrain pendant la formalisation du processus
Î Moyens de maîtrise : permettant la disparition et la non réapparition
des dysfonctionnements identifiés

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 Revue périodique de l’avancement des groupes

Validation organisationnelle:
 Pilote opérationnel du processus statut sur l’organisation
Validation technique
 Groupe de progrès statut sur le contenu technique du processus
Validation politique
 Vice Président en prise direct avec le processus objet du groupe de travail valide
le respect des orientations politiques
 Le comités de pilotage mensuels pilote la démarche
Suivi du planning d’avancement réalisé par le chef de projet qualité qui
alerte de tout dérapage et valide avec le Comité de pilotage les actions à
mettre en oeuvre

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Démarche qualité à l’Université Henri Poincaré

AVANCEMENT

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Cartographie Avant !!!

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La cartographie globale

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 La cartographie modélisée

Gestion des ressources

humaines

Pédagogie

Formation

Scolarité

Management de la
qualité

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Démarche qualité à l’Université Henri Poincaré

LES FACTEURS CLES DE

SUCCES

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 Facteurs clés de succès

ÎUne direction mobilisée et convaincue de

l’intérêt d’une telle démarche
ÎUne fonction dédiée à ce travail :
responsable qualité
ÎL’assistance d’un cabinet extérieur
familier du contexte fonction publique
ÎDes pilotes opérationnels impliqués
ÎLe comité de pilotage disponible

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Démarche qualité à l’Université Henri Poincaré

LES CONTRAINTES

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 Contraintes

ÎFédérer les personnes autour d’un projet

commun
ÎIntroduire la notion de management de
projet et de respect des délais
ÎIdentifier les attentes des agents pour les
inviter à s’impliquer dans la démarche
ÎDonner de la disponibilité aux personnes
pour leur permettre de s’investir dans la
démarche.

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Merci de votre attention…..