Academy System 2009

Logiciel client-serveur de gestion globale des établissements

Scolarité, Pensions, Études, Examens, Finances…

Société : PK2I Sarl

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Sommaire
Chapitre 1 : Concepts de base ............................................................................................................................................2
1. Qu’est-ce qu’un établissement scolaire ? .........................................................................................................2
2. Problèmes rencontrés par les établissements scolaires ...................................................................................2
3. Idée générale de conception du logiciel Academy System ...............................................................................2
Chapitre 2 : Fonctionnalités et Modules ............................................................................................................................3
1. Scolarité.............................................................................................................................................................3
2. Pensions ............................................................................................................................................................3
3. Études................................................................................................................................................................3
4. Examens ............................................................................................................................................................4
5. Finances.............................................................................................................................................................4
Chapitre 3 : Innovations du logiciel Academy System........................................................................................................5
1. Sécurité..............................................................................................................................................................5
2. Fiabilité ..............................................................................................................................................................5
3. Facilité ...............................................................................................................................................................5
4. Convivialité ........................................................................................................................................................5
5. Ergonomie .........................................................................................................................................................5
6. Exhaustivité .......................................................................................................................................................5

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Chapitre 1 : Concepts de base

La compréhension du logiciel Academy System est étroitement liée à la définition de la notion d’établissement
scolaire. Il est donc capital et fondamental de se poser la question :

1. Qu’est-ce qu’un établissement scolaire ?

Un établissement scolaire est une institution chargée d’assurer le transfert de connaissances entre les
enseignants ou professeurs et les élèves ou étudiants suivant un programme de cours bien précis.

De cette définition, nous pouvons retenir :

- des élèves ou étudiants :

Ce sont les personnes qui reçoivent les connaissances.
Sans élèves ou étudiants, il n’ya pas lieu de parler d’établissement scolaire.
- des enseignants ou professeurs :
Ce sont les personnes, individus ou appareils qui transmettent les connaissances.
Sans enseignants ou professeurs, il n’ya pas lieu de parler d’établissement scolaire.
- le programme :
C’est l’ensemble des connaissances que les enseignants ou professeurs doivent transmettre aux élèves
ou étudiants sur une période donnée.
C’est ensemble est décomposé en modules ou groupes eux-mêmes décomposés en matières.
Sans ce programme de cours, il n’ya pas lieu de parler d’établissement scolaire.
- l’institution :
C’est l’ensemble des ressources humaines (personnel administratif), matérielles (locaux, moyens de
transport…) et financières (assurances, garanties, salaires…) mis en œuvre pour assurer le bon
déroulement de toutes les étapes du processus de transfert de connaissances entre les enseignants ou
professeurs et les élèves ou étudiants.
Sans cet ensemble, il n’ya pas lieu de parler d’établissement scolaire.

2. Problèmes rencontrés par les établissements scolaires

Partant de la définition de la notion d’établissement scolaire donnée ci-avant, il est clair que les principaux
problèmes ou encore les principales préoccupations des établissements scolaires sont :

- La maîtrise des dossiers des élèves ou étudiants

- La maîtrise des dossiers des enseignants ou professeurs
- La maîtrise de l’évolution du programme des cours
- La maîtrise des statistiques sur l’état de transmission des connaissances
- La gestion des ressources matérielles et financières de l’établissement scolaire

3. Idée générale de conception du logiciel Academy System

Dans le souci de palier aux multiples problèmes que rencontrent les établissements scolaires dans leur
gestion quotidienne, notamment de la scolarité, des pensions, des études, des examens ou compositions de
classe, de la micro-comptabilité ou encore des finances, nous nous sommes donné la lourde tâche de mettre
sur pied un système complet qui accompagne et assiste les établissements scolaires dans leur vie
quotidienne, réduisant ainsi la charge de travail des différents acteurs ou intervenants.

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Chapitre 2 : Fonctionnalités et Modules

Academy System est un progiciel de gestion scolaire exhaustif, utile à toute l’architecture d’un système éducatif.

Il assure la gestion automatisée de toutes les informations des établissements scolaires aux niveaux des élèves, des
enseignants, des devoirs ou compositions de classe, des infrastructures et de leur gestion.

Les fonctionnalités du logiciel Academy System ont été découpées en modules de gestion suivants :

1. Scolarité

Ce module de l’application gère l’information de l’élève de son accès dans le système scolaire considéré à sa
sortie, en y laissant des traces à chaque niveau et à chaque établissement qu’il a fréquenté. Ce module
informe aussi sur la création des établissements ; la génération des matricules uniques pour l’ensemble des
élèves lors de l’admission dans le système; le changement verticale ou horizontale de classe ou
d’établissement ; la production de divers états et statistiques …
Pour ce faire, ce module de notre application offre les possibilités suivantes :
- Immatriculation unique pour chaque établissement
- Immatriculation unique pour chaque élève ou étudiant quel que soit l’établissement
- Production instantanée des badges ou cartes d’identité des élèves ou étudiants
- Suivi de l’assiduité (présences, absences, abandons, consignes, exclusions…)
- Passages en classe supérieure, redoublements/affectation à une autre classe de même niveau ;
- Suivi des changements d’établissement ou transfert
- Gestion des démissions et exclusions définitives
- Détection des élèves ou étudiants frauduleux
- Détection des établissements frauduleux et des classes hors normes
- Disponibilité des statistiques des élèves ou étudiants en temps réel
- Maîtrise des taux de scolarisation (département, district, genre…)

2. Pensions

Cette portion traite des encaissements de l’établissement partant de chaque contribuable, notamment des
frais d’écolage ou frais de pension ou droits scolaires payés en espèces, par chèque ou par virement. Votre
micro comptabilité générale et matière est aussi prise en compte. Academy System réalise une analyse
financière de vos données et vous guide vers le décisionnel.
Ce module du logiciel Academy System permet :
- Le paramétrage des régimes d’écolage ou frais de scolarité
- La saisie des encaissements en espèces, par chèques ou virements bancaires
- La prise en charge des moratoires accordés avec échéanciers
- La prise en charge des réductions de frais de scolarité avec échéanciers
- L’édition des reçus, des états de solvabilité, des paiements… en temps réel

3. Études

Dans ce module, les informations sur vos enseignants sont prises en compte ainsi que les différentes matières
qu’ils enseignent dans différentes classes, l’évaluation de leurs prestations et la discipline. Les frais de

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vacation sont également traités y compris des enseignants. La conception, la mise à jour et la gestion des
emplois de temps d’enseignements deviennent dès lors un jeu avec cet outil puissant.
Ainsi, l’on peut aisément :
- Codifier les matières enseignées (français, mathématiques, anglais, physiques, comptabilité …)
- Suivre l’avancement des programmes officiels (enseignants, modules, matières, chapitres, périodes,
jours, heures)
- Maîtriser le ratio Heures / Chapitres
- Elaborer et éditer les emplois de temps (disponibilités, chevauchements, périodes, classes,
enseignants, salles, importations, vérifications …)
- Regrouper les enseignants tant du public que du privé dans un fichier unique
- affecter une immatriculation unique à chaque enseignant soit qu’il intervienne au public qu’au privé
- maîtriser les dossiers des enseignants (niveau d’études ou de formation, spécialité, disponibilité…)
- Gérer les mouvements des enseignants

4. Examens

Ce module prend en charge les tests ou concours d’entrée, les devoirs de classe, les compositions et les
examens départementaux et nationaux de passage et d’Etat. Tout ceci allant de la gestion des candidatures
(diplômes, examens, candidatures et inscriptions) aux résultats définitifs en passant par la saisie des notes et
coefficients, l’édition automatique des bulletins de notes avec prise en charge des rangs des élèves par
matière, par groupe et par classe, ainsi que de la génération des appréciations, la gestion de la discipline et le
suivi des conseils de classe.
Cette application permet :
- Le paramétrage et uniformisation des devoir ou compositions de classe
- La saisie des notes par enseignant, par nom, par matricule
- La gestion automatique des anonymats
- La saisie des notes par enseignant et anonymat
- La gestion des conseils de classe (passages, redoublements, exclusions…)
- L’uniformisation des bulletins de notes (Forme et Fond) et leur édition (Module, Moyenne, Rang…)
- La gestion des ex-æquo lors du classement automatique des élèves ou étudiants
- L’édition des statistiques des notes en temps réel (mode, minimum, maximum, variations…)
- L’établissement automatique des listes des candidats aux examens par établissement
- Suivi des candidats réguliers et libres lors des examens nationaux

5. Finances

Il est question ici de prendre en compte votre micro comptabilité. Il s’agit très exactement de la gestion de
vos dépenses (Paiement des enseignants, Achat des livres, Transport…) par type que vous paramétrer vous-
même, de vos recettes (hors inscriptions et pensions). Muni d’un puissant outil d’analyse de vos données qui
vous guidera dans la prise des décisions financières. Academy System réalise alors une analyse financière de
vos données et vous guide vers le décisionnel.
Ce module du logiciel Academy System permet :
- Le paramétrage des partenaires de l’établissement (personnel, banques, fournisseurs…)
- Le paramétrage des comptes des charges et des produits de l’établissement
- La saisie des flux financiers de l’établissement sur les comptes de charge et de produit
- L’analyse financière et comptable des mouvements de l’établissement et production du bilan

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Chapitre 3 : Innovations du logiciel Academy System

1. Sécurité
Le module de sécurité du logiciel Academy System est fait de telle sorte que toute connexion est contrôlée et
administrée. En effet, pour pouvoir utiliser Academy System, il faut avoir un compte utilisateur défini par un
administrateur et des droits d’accès bien spécifiques : consultations, modifications, suppressions, éditions,
validation des mises jour.
2. Fiabilité
Il est très intéressant de pouvoir naviguer de façon aisée et optimiste à travers vos données. Academy System
facilite l’accès aux données. On peut toujours retrouver la source d’une information et ainsi la réparer ou
corriger en cas d’erreur ou d’insuffisance. Academy System inclut un module de sauvegarde automatique, un
module d’optimisation de la base de données.
3. Facilité
À quelques exceptions prêtes, les fenêtres du logiciel Academy System possèdent toutes la même
architecture :
- Les boutons Ajouter, Modifier et Supprimer, pour le choix d’une opération
- Les boutons Enregistrer et Annuler, pour valider ou abandonner un traitement en cours
- Le panneau d’aide à gauche de toutes les fenêtres de saisie
- Le panneau de sélection à droite pour tous les états et rapports
- Le même design, la même couleur pour toutes les fenêtres
L’accès à ces fenêtres est facilité grâce à la barre de menus et aux divers raccourcis que constitue les barres
d’outils standard et d’état.
4. Convivialité
Academy System a été pensé dans l’optique de l’utilisateur, pour vous et rien que pour vous.
En effet, tout est fait de telle sorte que même une personne non informaticienne puisse utiliser le système
après quelques heures de formation, dans la mesure où tout se déroule comme au quotidien.
L’utilisateur n’a pas l’impression qu’il s’agit d’un nouveau système, mais qu’il s’agit plutôt de l’amélioration
ou de l’optimisation du système classique qu’il a l’habitude de manipuler.
5. Ergonomie
Academy System est hautement personnalisable. Vous pouvez, vous-mêmes, choisir votre couleur d’arrière
plan, spécifier les menus actifs pour un utilisateur, modifier la présentation de vos barres d’outils, définir les
paramètres de votre établissement à savoir votre référence, votre raison sociale, votre police d’écriture,
votre couleur, votre propre logo ainsi que vos paramètres départementaux.
6. Exhaustivité
Le logiciel couvre la majorité des éléments et opérations entrant dans la gestion des établissements :
- L’inscription des élèves ou étudiants (dossiers, redoublements, transferts, démissions…)
- Le recouvrement des frais divers (scolarité, écolage, pension…)
- Le suivi des enseignements (enseignant, matière, déroulement des cours, emplois de temps…)
- La gestion et édition des bulletins de notes (saisies, conseil de classe, calcul des moyennes, rangs…)
- Le micro comptabilité des établissements (autres charges et produits)
Le ministre, les directeurs généraux et centraux, les responsables d’établissements, les directeurs des études,
les surveillants généraux et de pavillon, l’intendant, les professeurs dans leur salle, les élèves en permanence
à la bibliothèque ou dans la salle multimédia et même les parents d’élèves ; bref, tout le monde trouve sa
place dans Academy System…

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