METTRE EN FORME UN

DOCUMENT LONG
Utilisation d’une feuille de style

Résumé
Savoir utiliser Word et ses fonctionnalités de bases
Savoir mettre en forme un document long
Savoir utiliser un style, une feuille de style

babeixv
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 Formation à l'utilisation d'une feuille de style

Table des matières

Introduction .......................................................................................................................................... 3

I. Comment mettre en forme son contenu ? ................................................................................. 3

Structure et mise en forme : .......................................................................................................... 3

Des astuces.................................................................................................................................... 4

II. Styles et feuilles de style ....................................................................................................... 4

Qu’est-ce qu’un style ? ................................................................................................................. 4

A quoi sert une feuille de style ? .................................................................................................. 5

La boite de dialogue « style » ....................................................................................................... 6

III. Comment utiliser les styles ? ................................................................................................. 6

Les styles prédéfinis dans le traitement de texte ........................................................................... 6

Affecter un style ........................................................................................................................... 6

Modifier les styles d’un document ............................................................................................... 6

Les styles de l’utilisateur versus les styles prédéfinis.................................................................. 7

IV. Comment visualiser le plan ? ................................................................................................ 7

Ajouter une numérotation aux titres ............................................................................................. 7

Créer une table des matières ......................................................................................................... 8

Créer une table des illustrations ou une table des tableaux ........................................................... 8

Mettre à jour les tables ................................................................................................................. 8

Pour faciliter la navigation dans le document............................................................................... 9

V. Convertir au format PDF ....................................................................................................... 9

Générer une table des matières dynamique sous PDF à partir de Word ...................................... 9

VI. Gérer ses références bibliographiques ................................................................................. 10

En utilisant certaines options de Word ....................................................................................... 10

En utilisant un logiciel de gestion de références bibliographiques ............................................. 10

VII. Pour aller plus loin .............................................................................................................. 11

Figure 1 Lutte contre le plagiat ............................................................................................................ 8

Introduction
Word est un traitement de texte disposant de nombreuses fonctionnalités pour faciliter la
gestion des documents longs. La connaissance de ces fonctionnalités peut faire gagner beaucoup de
temps lors de la rédaction d’un mémoire par exemple.

I. Comment mettre en forme son contenu ?

Structure et mise en forme :

- Paragraphe : ne pas hésiter à mettre en évidence les paragraphes afin de voir la

structuration de son document. Les marques de paragraphes n’apparaissent pas à
l’impression.

- Alignement justifié : Accueil > Paragraphe

- Interligne et espacement : Accueil > Paragraphe

- Mise en page : colonnes, marges, disposition, …

- Police (Times New Roman, Arial, Courier New, Calibri, Liberian, … )

- Insertion saut de page : Insertion > Saut de page

- Insertion page de garde : Insertion > Page de garde

- Insertion note de bas de page : > Références >>Insérer une note de bas de page

- Insertion d'images : Insertion > Illustrations (images, formes, …)

- Insertion de tableaux : > Insertion >> tableau >>> Insérer un tableau

>>> Dessiner un tableau

>>> Tableau rapide

>>> Feuille de calcul Excel

- Insertion de lien hypertexte : Insertion > Lien hypertexte

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 Des astuces

- Connaître le nombre de mots de son document :

* sélectionner le texte pour lequel on souhaite connaître le nombre de noms, puis

aller dans l’onglet « Révision », et cliquer sur ABC123,

* ou aller en bas à gauche du document.

- Pour faciliter la mise en page et la navigation dans le document : aller dans l’onglet
« Affichage » : puis cocher « règle » (permet de vérifier les tabulations) et « volet de navigation ».

II. Styles et feuilles de style

Qu’est-ce qu’un style ?

Un style est un ensemble prédéterminé d’éléments de mise en forme qui s’appliquent à du

texte. Ces éléments concernent en premier lieu la police (taille, couleur) et les attributs de
paragraphe (texte justifié, centré ou aligné à gauche, alinéas, espacements, etc.).

L’utilisation des styles permet :

 De simplifier la gestion de la mise en forme : il est possible d’appliquer rapidement une

même mise en forme à différents éléments, de modifier en quelques clics la mise en forme
de l’ensemble de ses documents ou bien, par exemple, de l’ensemble des titres de même
niveau
 De générer des tables des matières de façon automatique
 D’utiliser au mieux le volet de navigation à gauche de son document et d’utiliser le mode «
plan » pour en modifier rapidement la structure (changer la hiérarchie des titres, déplacer un
paragraphe)
 D’uniformiser la mise en page de plusieurs documents.

Chaque élément de son travail (thèse, mémoire, rapport, ...) se voie attribuer un style, qui
répond à une logique : elle doit respecter la hiérarchie du plan (titres de niveau 1 en plus «
imposants » que les titres de niveau 2, etc.) et surtout la distinction entre titres et corps de texte.
Cela permettra de modifier facilement et à tout moment n’importe quel élément de sa mise en page.
A minima, pour un mémoire, il faudra appliquer les styles suivants :

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  Un style « normal » pour le corps de texte
 Des styles pour les titres :
o Un style « Titre 1 » pour les titres de niveau 1
o Un style « Titre 2 » pour les titres de niveau 2
o Un style « Titre 3 » pour les titres de niveau 3, etc.
 Un style pour les notes de bas de page

Il est également possible de définir des styles distincts pour les liens hypertexte, les listes (à
puce, numérotées), les citations longues (si l’on souhaite qu’elles se distinguent du texte par une
mise en forme particulière), etc.

Word propose des jeux de styles par défaut qu’il est possible d’appliquer pour attribuer une
place hiérarchique aux paragraphes : même si la mise en page proposée n’est pas satisfaisante sur le
moment, il est possible par la suite de modifier cet aspect visuel en quelques clics, à la fin de sa
rédaction notamment, sans risquer d’oublier certains titres.

A quoi sert une feuille de style ?

La feuille de style est un modèle de document qui contient des éléments de présentation, de
structure et de mises en forme automatiques.

Utiliser un modèle permet :

● d’avoir une mise en forme homogène : à chaque niveau de titre, (parties, sous-parties, etc.) est
prédéfinie une mise en forme et une numérotation automatique.

● d’obtenir un document structuré (hiérarchisé) : table des matières et/ou sommaire automatiques
basés sur vos titres.

● de gagner du temps en créant et mettant à jour automatiquement les différentes tables (table des
matières, des illustrations, des tableaux) et utiliser le navigateur du document pour passer d'une
partie à l'autre ou intervertir des parties complètes.

● de convertir son fichier en format PDF conforme aux standards d'archivage pérenne, avec volet de
navigation et métadonnées intégrés.

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 La boite de dialogue « style »

La boite de dialogue de gestion des styles permet une gestion organisée de ces derniers.
L'ouvertures de fenêtres permet de modifier le style.

III. Comment utiliser les styles ?

Les styles prédéfinis dans le traitement de texte

Lorsqu’on ouvre Word, des styles prédéfinis existent déjà. L'ensemble des styles applicables
sont visibles sous forme de menus, sous l'onglet « Accueil ». Dans la galerie des styles rapides :
déplier la galerie des styles rapides, une "fenêtre des styles" apparaît : styles disponibles par défaut
dans Word.

Sous l’onglet « Création » apparaissent différents modèles de titres.

Affecter un style

Pour appliquer un style, il suffit de placer votre curseur dans le paragraphe à modifier, puis
de cliquer sur le style choisi.

Vous pouvez donc rédiger la mise en forme puis l'appliquer au fur et à mesure ou à la fin de
votre travail.

Modifier les styles d’un document

Si votre paragraphe (ou votre ligne) est déjà rédigé, il suffit de le sélectionner, et de cliquer
sur le style que vous voulez lui affecter (dans la Galerie des styles rapides ou dans la Fenêtre des
styles). Sa mise en forme sera alors redéfinie avec les paramètres du style choisi : titre 1, Normal,
etc.

Si vous avez un document déjà mis en forme sans que des styles aient été attribués, et que
vous souhaitez conserver votre mise en forme, il vaut mieux si modifier vos styles en utilisant la
commande « Mettre à jour pour correspondre à la sélection ».

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 En sélectionnant un paragraphe et en cliquant sur « Effacer tout » (dans la fenêtre des styles)
ou sur « Effacer la mise en forme » (dans la galerie des styles rapides), le paragraphe sera par défaut
mis en style « Normal ».

Les styles de l’utilisateur versus les styles prédéfinis

Lorsqu’on ouvre Word, des modèles existent déjà, comme des CV, des lettres
administratives, etc.

Pour créer sa feuille de style, double-cliquer sur la feuille vierge. Word crée alors votre
document de travail.

Pour créer un modèle de style (pour ses mémoires par exemple) :

- Rédiger la structure – type du document, y mettre ses styles,

- Puis dans le volet « Création », rubrique « thèmes », choisir son thème.
- Enregistrer le thème actif.

IV. Comment visualiser le plan ?

Ajouter une numérotation aux titres

Dans l’onglet « Accueil », aller sur

Numérotation :

Niveau 1 : introduction, conclusion

Niveau 2 : Titre 1, 2, 3 I, II, III

Niveau 3 : Titre a, b, c A, B, C

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 Créer une table des matières

Pour générer une table des matières de manière automatique  Dans l'onglet
« Références » : cliquer sur le groupe « table des matières ». La table des matières est cliquable.

Le choix des styles de titre est particulièrement important : c’est lui qui permet à Word de
générer une table des matières de façon automatique. Quand on affecte à un titre le style « Titre 1 »,
on indique au logiciel qu’il s’agit d’un titre de rang 1. Il faut veiller à respecter autant que possible
la hiérarchie de ses titres lorsqu’on attribue des styles. Toutefois si celle-ci évolue, on peut modifier
facilement la hiérarchie entre ses titres à l’aide du mode plan, ou modifier facilement, au cas par
cas, le style de tel ou tel titre.

Pour afficher en mode plan, aller dans « Affichage », puis sélectionner « plan ». Le mode
plan permet de mettre des niveaux aux sous-titres par exemple.

Créer une table des illustrations ou une table des tableaux

Pour générer une table des matières de manière automatique :

Dans l'onglet « Références » : cliquer sur « Insérer une table des illustrations »

Pour mettre une légende : > Références >> Insérer une légende

Ne pas oublier que les illustrations, images, … doivent être libres de droit.1


Figure 1 Lutte contre le plagiat

Mettre à jour les tables

Placer le curseur sur la table concernée (tables des matières, des illustrations, tableaux...)

1
Cf. les Creative Commons https://creativecommons.org/licenses/?lang=fr-FR

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Faire un clic droit et un menu contextuel apparaîtra

Sélectionner « Mettre à jour les champs »

Mise à jour de toutes les tables :

Sous « Modèle ... », cliquer sur le bouton « Mise à jour (tables, champs, index, pages) »

Pour faciliter la navigation dans le document

Aller dans l’onglet « Affichage » : puis cocher « volet de navigation ». Le plan du document
apparaît sur le côté du document. C’est un plan cliquable.

V. Convertir au format PDF

Générer une table des matières dynamique sous PDF à partir de Word

Pour convertir votre document à partir de Word :

Fichier >> Enregistrer sous >> Ouvrir le menu déroulant de la fenêtre

Type >>Sélectionner >> PDF.

Cliquer sur le bouton « Options… »

Une nouvelle fenêtre apparait

Cliquer sur « Créer des signets à l’aide de » puis sélectionner « titres ».

Cliquer sur OK, puis enregistrer.

Le document généré aura une table des matières dynamique.

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VI. Gérer ses références bibliographiques

En utilisant certaines options de Word

- Insertion d’une référence bibliographique : Références >>

En allant dans l’onglet « Références », puis dans « Citations et bibliographie », la possibilité nous est
offerte d’« insérer une citation ». Pour cela :

- Choisir un style
- Puis aller dans « gérer les sources », et remplir les champs ;
- Enfin, insérer la citation ou la bibliographie

En utilisant un logiciel de gestion de références bibliographiques

Zotero

Une fois le logiciel Zotero installé, l’onglet Zotero apparaît dans Word.

Diigo :

http://wiki-
urfist.unice.fr/wiki_urfist/index.php/M%C3%A9moriser_et_partager_ses_lectures_d%27article
s_avec_Diigo#installer_les_outils

Tutoriel de l’Urfist de Nice [en ligne], consulté le 10/10/2019.

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VII. Pour aller plus loin

Tutoriel de l’Université de Nanterre à télécharger : Tutoriel Word  PDF en ligne, consulté le

08/10/2019.

Utiliser, créer et modifier des styles Word : Ionos Styles Word  Tutoriel en ligne, consulté le
08/10/2019.

Word 2013-2019 : Word styles et themes  Site d’aide en ligne, consulté le 08/10/2019.

Rédiger des documents avec Word : Word utilisation des styles  Tutoriel en ligne, consulté le
08/10/2019.

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