CYCLE 03

COMPTABILITE ET
FINANCE
CYCLE 03 : COMPTABLE ET FINANCIER

SOUS-CYCLE 03.01 : PIECES JUSTIFICATIVES DES OPERATIONS

SOUS-CYCLE 03.02: COMPTABILISATION DES PIECES COMPTABLES
SOUS-CYCLE 03.03 : AJUSTEMENT DES COMPTES PAR LES ECRITURES
D'INVENTAIRES

✓ SOUS SOUS-CYCLE 03.03.01 : IMMOBILISATIONSCORPORELLES

ET INCORPORELLES
✓ SOUS SOUS-CYCLE 03.03.02 : STOCK/MARCHANDISES
✓ SOUS SOUS-CYCLE 03.03.03: TRESORERIE

SOUS-CYCLE 03.04 : SAISIE DES ECRITURES DE CLOTURES POUR

REPORT DANS LES ETATS FINANCIERS

✓ SOUS SOUS-CYCLE 03.04.01 : ACHATS/FOURNISSEURS

✓ SOUS SOUS-CYCLE 03.04.02 : PROVISIONS
✓ SOUS SOUS-CYCLE 03.04.03 : AMORTISSEMENT
✓ SOUS SOUS-CYCLE 03.04.04 : CHARGES ET REVENUS CONSTATES
✓ D’AVANCE
✓ SOUS SOUS-CYCLE 03.04.05 : FACTURES ET REVENUS A RECEVOIR

SOUS-CYCLE 03.05 : ETABLISSEMENT DE LA BALANCE APRES

INVENTAIRE ET REGULARISATIONS
SOUS-CYCLE 03.06: PREPARATIONS DES ETATS FINANCIERS
SOUS-CYCLE 03.07: AJUSTEMENTS SUITE AUX RECOMMANDATIONS DES
CAC
CYCLE 03 : COMPTABLE ET FINANCIER
Un système comptable est un ensemble de manuel organisé et informatisé des méthodes
comptables, des procédures et contrôles mis en place pour recueillir, enregistrer, classer,
analyser, synthétiser, interpréter en temps opportun les données financières, afin de fournir
des informations financières fiables et sincères.

➢ Objectif du cycle
Le présent manuel, a pour objectif de présenter les règles et techniques à appliquer pour,
d’une part, procéder à l’enregistrement comptables des principales opérations réalisées au
sein de la STE SOGTO, et d’autre part, fournir toutes informations susceptibles d’orienter la
gestion de la société en fonction des objectifs définis par les Etats Membres.
➢ Organisation comptable

• Gestion comptable

Pour assurer la sécurité de l’exécution des opérations d’enregistrement des écritures

comptables et la fiabilité des informations générées par le système comptable, le comptable
doit suivre une démarche structurée et ordonnée.

• Enregistrement des données comptables et financières

L’enregistrement des données élémentaires dans les comptes intéressés, en respectant le

processus suivant :
- Imputation des pièces comptables, manuellement ;
- Enregistrement des pièces comptables ;
- Vérification de la saisie quotidienne en autocontrôle et en supervision (Dual control) ;
- Lettrage et analyse des comptes afin d’effectuer les éventuelles corrections, il faut noter à
ce propos qu’en cas d’erreur après arrêt du mois, la correction à faire est de :
✓ La saisie de la pièce en négatif ;
✓ Puis la ressaisie correcte.
- Comparaison entre comptabilité et autres données par exemple le brouillard de caisse,
balance âgée ;
- Classement des bordereaux et des pièces de saisie de manières à faciliter les recherches.

• Date de reporting :

La durée d’un exercice comptable est de 12 mois, ainsi à la fin de chaque exercice, le
comptable se doit de fournir un état des reporting aux autorités concernées.

• Documents comptables

Les techniques mises en œuvre pour la saisie des transactions élémentaires et leur
traitement s’effectuent d’une façon identique sur le logiciel comptable EBP et s’appuient sur
les principes suivants :
- Utilisation de documents originaux ;
- Utilisation de bordereaux de saisie tenus manuellement pour l’enregistrement des
écritures comptables, notamment les opérations de trésorerie et la paie ;
- Traitement automatisé sur ordinateur de ces données avec bascule automatique des
logiciels annexes vers le logiciel de comptabilité ;
- Etablissement des différents supports comptables que sont les journaux, grand livres et
balances par le logiciel et des états financiers.

SEMAIRE DE CYCLE

SOUS-CYCLE 03.01 : PIECES JUSTIFICATIVES DES OPERATIONS

SOUS-CYCLE 03.02: COMPTABILISATION DES PIECES COMPTABLES
SOUS-CYCLE 03.03 : AJUSTEMENT DES COMPTES PAR LES ECRITURES D'INVENTAIRES
SOUS-CYCLE 03.04 : SAISIE DES ECRITURES DE CLOTURES POUR REPORT DANS LES ETATS
FINANCIERS
SOUS-CYCLE 03.05 : ETABLISSEMENT DE LA BALANCE APRES INVENTAIRE ET
REGULARISATIONS
SOUS-CYCLE 03.06: PREPARATIONS DES ETATS FINANCIERS
SOUS-CYCLE 03.07: AJUSTEMENTS SUITE AUX RECOMMANDATIONS DES CAC

SOUS-CYCLE 03.01 : PIECES JUSTIFICATIVES DES OPERATIONS

Il existe deux sortes de pièces comptables, les pièces externes et les pièces internes :

➢ Les pièces externes

Elles sont constituées des factures d’achats ou de prestations de service, des documents
fiscaux, des documents d’autres tiers et documents bancaires. Dans tous les cas, les pièces
comptables doivent au moins :
- Être datées ;
- Être détaillées article par article ou par prestation de services ;
- Comporter l’identité du fournisseur ou du prestataire, en occurrence la raison sociale,
l’adresse, le numéro d’identifiant fiscal et le cachet de l’établissement ;
- Comporter l’identité de la STE SOGTO comme client ;
- Être signées…
Dans le cas où le fournisseur est une personne physique, il convient de porter sur la pièce
qui servira à justifier l’opération, le numéro de la carte d’identité.

Il est à noter qu’aussi dans certains cas il est difficile d’obtenir une facture conforme aux
règles ci-dessus. Il s’agit essentiellement des notes et reçus de carburant, restaurants, hôtels
et certaines fournitures. Dans ce cas, la date, le nom de la STE SOGTO comme client, le cachet
et la signature pourraient suffire.

➢ Les pièces internes

Les pièces internes sont des pièces émises par la STE SOGTO et servent de support
de base à la comptabilisation. Elles constituent des pièces justificatives pour des
opérations internes, il s’agit entre autres :
- Des bulletins de salaire et ou des états de salaires ;
- Des documents élaborés lors du processus de cession des immobilisations
- Des notes de débit adressées aux services ;
- Des pièces de caisse ;
 - Des bordereaux de chèques reçus ;
- Des notes d’instruction de règlement…

Ces pièces doivent aussi comporter les mentions indispensables que sont la date, la nature
de l’opération, l’agent intervenant et sa signature et le montant de l’opération.

Procédure Imputer les pièces justificatives

Acteurs Comptable
Support (s) ou fait (s) générateur (s) de la -Factures d’achat ou de prestations de
tâche service
-Documents fiscaux
-Documents bancaires
La comptabilité doit être appuyée de toutes les pièces justifiant les opérations
enregistrées. Le Comptable à la réception des pièces est tenu de :
Tâches à exécuter :
- Vérifier la conformité et la sincérité des pièces comptables qui doivent:
- Identifier la nature de l’opération, lui donnée un libellé ;
- Opérer le détail des calculs effectués pour déterminer les montants à comptabiliser
- Procéder à l’imputation comptable c'est-à-dire apposer sur les pièces les montants à
Débiter et ceux à créditer ;
- En fin indiquer sur la pièce le journal de saisie.

SOUS-CYCLE 03.02: COMPTABILISATION DES PIECES COMPTABLES :

➢ Objectif du cycle

L’objectif du sous-cycle est de définir le processus de comptabilisation et de classement des

pièces comptables.
Chaque enregistrement comptable est appuyé par une ou plusieurs pièces justificatives qui
doivent être impérativement archivées dans les classeurs :

1. Classeur « Immobilisations »
• Sont classées dans ce classeur les pièces relatives aux acquisitions
d’immobilisations :
- copie de la facture,
- justificatifs de frais annexes (frais de douane, transit…).
• Les immobilisations sont archivées chronologiquement par type d’immobilisations.
2. Classeur « Achats Fournisseurs »

• Les copies de factures sont classées chronologiquement par numéro de pièce

attribué par le logiciel comptable.
• L’original de la facture servant à son règlement, est classé dans le classeur de
trésorerie approprié avec la référence du paiement.
• Rappelons qu’un dossier appelé « Echéancier des factures en instance de paiement »
est mis en place afin d’assurer un suivi des factures non réglées.
3. Classeur « caisse »

• Les pièces de caisse relatives aux dépenses et factures réglées en espèce, annexées
des bordereaux de transmission et ou du brouillard de caisse, sont archivées
chronologiquement par numéro de pièce attribué par le logiciel comptable.

4. Classeur « Banque »

• Les pièces de banque, photocopies des chèques émis avec les factures les ayant
appelés et reçus, bordereaux de remises de chèques, Avis de débit et de crédit des
banques… sont archivées chronologiquement par numéro de pièce attribué par le
logiciel comptable.
• Il est à noter que : Pour chaque compte bancaire il faut un classeur qui lui est
spécifique ; et Les rapprochements bancaires et les relevés de comptes sont
également archivés dans un classeur spécifique à chaque banque.

5. Classeur « Personnel »

• Les dossiers individuels contrat de travail, planning des congés, justificatifs

d’identité…des salariés sont archivés dans des classeurs prévus à cet effet et est
gérer par le Responsable des Ressources Humaines.
• Chaque mois, le Comptable classe chronologiquement les bulletins de salaires du
personnel et le livre de paie édité dans le classeur personnel.

6. Classeur « Déclarations fiscales » :

• Les copies déchargées des déclarations fiscales mensuelles et annuelles sont classées
dans le classeur fiscal.

7. Classeur « Déclarations sociales »

• Ce classeur contienne les déclarations à caractère social. Il s’agit des versements à la

caisse de sécurité sociale, à la caisse de retraite et aux institutions de prévoyance
maladie.

8. Classeur « Opérations Diverses »

• Ce classeur comprend toutes traces des enregistrements effectués en attente de

justificatifs, ainsi que les opérations qui ne se rapportent à aucun des journaux
principaux, les d’écritures, les amortissements et opérations de fin d’exercice.

Sommaire du sous-cycle

N° PROCEDURES ACTEURS
1. Enregistrer les pièces Comptable
justificatives
2. Classer les pièces Comptable
justificatives
Procédure Enregistrer les pièces justificatives
Acteurs Comptable
Support (s) ou fait (s) générateur (s) de la Pièces imputées
tâche
Le Comptable, après imputation des pièces comptables procède ainsi:
Tâches à exécuter :

✓ Dispatcher les pièces comptables par journaux de saisie ;

- Ouvrir le logiciel comptable et le journal concerné ;
- Enregistrer la pièce comptable, dans le journal en :
- Saisissant la date
- Le libellé
- Le montant à débiter ou à créditer
✓ Et enfin tamponner les pièces comptables par l’apposition du cachet «
COMPTABILISE ».

Procédure Classer les pièces justificatives

Acteurs Comptable
Support (s) ou fait (s) générateur (s) Pièces comptabilisées
de la tâche
Le Comptable, après comptabilisation des pièces comptables procède ainsi:
Tâches à exécuter :
✓ Classer les pièces comptables par ordre chronologique dans les classeurs ;
✓ Ranger les classeurs par date et par année ;

NB: Veiller à ce que les pièces comptables soient archivées au moins pendant 10 ans.

SOUS-CYCLE 03.03 : AJUSTEMENT DES COMPTES PAR LES ECRITURES

D'INVENTAIRES
➢ Objectif du sous-cycle:
Les ajustements sont fonction des résultats de l’inventaire et des différences entre la réalité
et les écritures ; la première doit toujours l’emporter sur la seconde. Il est recherché dans ce
sous-cycle la sincérité de l’information financière.
Sommaire du sous-cycle
N° SOUS-SOUS-CYCLES
PRCC 03.03.1 Immobilisations
PRCC 03.03.2 Stock /Marchandises
PRCC 03.03.3 Trésorerie

Procédure Inventorier les immobilisations

Acteurs Comptable
Support (s) ou fait (s) générateur (s) de la Fiches d’inventaire
tâche
Le comptable à la fin de chaque exercice comptable est tenu de faire un état des lieux et
de donner une image fidèle du patrimoine, pour ce il procède ainsi :
Tâches à exécuter :
✓ Assister le Comptable des immobilisations à l’inventaire ;
✓ Inscrire sur un fichier dit des immobilisations les résultats de l’inventaire
✓ Procéder à l’évaluation des existants ;
✓ Comparer l’existant aux renseignements qui figurent sur les livres comptables ;
✓ Déterminer les manquants, les dépréciations ayant affecté le patrimoine au cours
de l’exercice et les biens devenus hors d’usage ;
✓ Procéder aux écritures de régularisation (détaillé dans le plan de comptable
annoté).

Procédure Inventorier le stock

Acteurs Comptable
Responsable chargé du stock
Support (s) ou fait (s) générateur (s) de la Fiches d’inventaire
tâche
Le Comptable est tenu de faire un état des lieux du stock de fournitures et de
consommables.
Tâches à exécuter :
✓ Assister le Responsable chargé du stock de Marchandises ;
✓ Inscrire sur un fichier de stock les résultats de l’inventaire ;
✓ Procéder à l’évaluation des existants ;
✓ Comparer l’existant aux renseignements qui figurent sur les livres comptables ;
✓ Déterminer les manquants, les dépréciations ayant affecté le stock au cours de
l’exercice et ceux devenus hors d’usage ;
✓ Procéder aux écritures de régularisation (détaillé dans le plan de comptable
annoté).

Procédure Inventorier les avoirs en caisse

Acteurs Gestionnaire de Trésorier
Support (s) ou fait (s) générateur (s) de la Fin d’exercice comptable
tâche
A la clôture de l’exercice comptable, le Comptable est tenu de :
Tâches à exécuter :
✓ Assister le Trésorier à l’inventaire de la caisse ;
✓ Inscrire sur un fichier de trésorerie les résultats de l’inventaire ;
✓ Comparer le solde physique au solde qui figure sur les livres comptables
✓ Déterminer les manquants s’il y a lieu ;
✓ Et enfin procéder aux écritures de régularisation (détaillé dans le plan de
comptable annoté).
Procédure Inventorier les avoirs bancaires
Acteurs Gestionnaire de Trésorier
Support (s) ou fait (s) générateur (s) de la Fiches d’inventaire
tâche

L’état de rapprochement bancaire doit être fait à la fin de chaque mois pour tous les
comptes bancaires détenus par la STE PETRO MEK :
Tâches à exécuter :
✓ Faire l’état de rapprochement bancaire du dernier mois de l’exercice comptable ;
✓ Vérifier les suspend et leurs dates ;
✓ Procéder à la régularisation des suspends datant de plusieurs mois ;

SOUS-CYCLE 03.04 : SAISIE DES ECRITURES DE CLOTURES POUR

REPORT DANS LES ETATS FINANCIERS
➢ Objectif du sous-cycle :

• A la clôture de l’exercice comptable, le gestionnaire est chargé d’effectuer tous les

travaux de fin d’exercice, afin de se conformer aux principes de séparation des
exercices, de prudence.
• Toutes les écritures de clôtures doivent donc être opérées en vue aux fins d’obtenir
des états financiers répondant au principe d’image fidèle. Ainsi, le Comptable est
tenu d’établir :
- Les amortissements : La dépréciation des immobilisations sera constatée par des
Écritures d’amortissements,
- Les provisions : Les moins-values probables sur les stocks, les manquants sur
Stocks non justifiés, les charges de congés à payer, charge de retraite, les créances
Irrécouvrables donnent lieu à des charges provisionnées ;
✓ En fin les régularisations sur les charges et revenus.

Sommaire du sous-cycle

N° SOUS-SOUS-CYCLES
PRCC 03.04.1 Achats/fournisseurs
PRCC 03.04.2 Dotations aux provisions
PRCC 03.04.3 Dotations aux amortissements
PRCC 03.04.4 Charges et revenus constatés d’avance
PRCC 03.04.5 Factures et revenus à recevoir
SOUS SOUS-CYCLE 03.04.01 : ACHATS/FOURNISSEURS
Procédure Lister les dus aux fournisseurs
Acteurs Responsable comptable
Support (s) ou fait (s) générateur (s) de la tâche Fiche de gestion des tiers
Le Comptable à la fin de l’exercice comptable est tenu de:
Tâches à exécuter :
✓ Effectuer de manière systématique le lettrage fournisseurs ;
✓ Déterminer la liste des dettes à la clôture de l’exercice ;
✓ Rapprocher les règlements aux fournisseurs et les factures sur achats ;
✓ Déterminer le solde des dettes;
✓ S’assurer que ce solde est identique au cumul des comptes fournisseurs ;
✓ Procéder à la régularisation si cela est nécessaire.

SOUS SOUS-CYCLE 03.04.02 : PROVISIONS

Procédure Déterminer la dépréciation des
immobilisations
Acteurs Responsable comptable
Support (s) ou fait (s) générateur (s) de la tâche Fiches d’inventaire des immobilisations
Lors de la clôture des comptes, le Responsable comptable est tenu de:
Tâches à exécuter :
✓ Déterminer les immobilisations et ou les éléments du stock à déprécier et les créances
devenues douteuses, les droits de congés à payer ;
✓ Evaluer la valeur des dotations et/ou reprises de la période
✓ Préparer le tableau de variation des provisions
✓ Comptabiliser les provisions nouvelles provisions ;
✓ Procéder à la régularisation en hausse ou en baisse des provisions antérieures ;

Procédure Provisionner les stocks

Acteurs Responsable comptable
Support (s) ou fait (s) générateur (s) de la tâche Fiches des immobilisations à provisionner

Lors de la clôture des comptes, le Responsable comptable est tenu de:

Tâches à exécuter :
✓ Déterminer les éléments du stock à provisionner ;
✓ Evaluer les dotations et/ou reprises de la période ;
✓ Préparer le tableau de variation des provisions ;
✓ Comptabiliser les nouvelles provisions ;
✓ Procéder à la régularisation en hausse ou en baisse des provisions antérieures ;
Procédure Déterminer les provisions pour risques et
charges
Acteurs Responsable comptable
Support (s) ou fait (s) générateur (s) de la tâche Clôture des comptes
Lors de la clôture des comptes, le Responsable comptable est tenu de:
Tâches à exécuter :
✓ Déterminer les créances devenues douteuses, les droits de congés à payer et de retraite
✓ Evaluer la valeur à provisionner, les dotations et/ou reprises de la période ;
✓ Préparer le tableau de variation des provisions
✓ Comptabiliser les nouvelles provisions ;
✓ Procéder à la régularisation des provisions antérieures ;
✓ Reprendre les provisions devenues sans objets.

SOUS SOUS-CYCLE 03.04.03 : AMORTISSEMENT

Procédure Déterminer les amortissements
Acteurs Responsable comptable
Support (s) ou fait (s) générateur (s) de la tâche Fiches d’inventaire
Le Comptable, à la fin de l’exercice comptable, procède à l’amortissement des immobilisations :
Tâches à exécuter :
✓ Etablir le tableau d’amortissement comportant :
- Une rubrique pour la valeur brute
- Annuités antérieures
- Annuités de l’exercice
- Valeur nette comptable
- Déterminer les annuités de l’exercice ;
- Comptabiliser les amortissements de l’exercice.

SOUS SOUS-CYCLE 03.04.04 : CHARGES ET REVENUS CONSTATES D’AVANCE

Procédure Evaluer les charges et revenus constatés
d’avance
Acteurs Responsable Comptable
Support (s) ou fait (s) générateur (s) de la tâche Fin d’exercice comptable
Application du principe de la séparation des exercices, le Responsable Comptable est tenu à la
clôture de l’exercice comptable de:
Tâches à exécuter :
✓ Lister les charges et les revenus constatés d’avance ;
✓ Evaluer au prorata, les charges/revenus qui concernent l’exercice, afin d’avoir ceux qui
concernent réellement l’exercice écoulé ;
✓ Comptabiliser les régularisations.

NB : ces régularisations seront reprises dès l’ouverture de l’exercice suivant.

SOUS SOUS-CYCLE 03.04.05 : FACTURES ET REVENUS A RECEVOIR
Procédure Evaluer les factures et revenus à recevoir
Acteurs Responsable Comptable
Support (s) ou fait (s) générateur (s) de la tâche Fin d’exercice comptable
Application du principe de la séparation des exercices, le Responsable Comptable est tenu à la
clôture de l’exercice comptable de:
Tâches à exécuter :
✓ Déterminer les factures fournisseurs à recevoir ;
✓ Lister les revenus à recevoir ;
✓ Evaluer au prorata, les charges/revenus qui concernent l’exercice qui n’ont pas encore
été réceptionnés, afin d’avoir ceux qui concernent réellement l’exercice écoulé ;
✓ Comptabiliser les régularisations.

NB : ces écritures seront reprises dès l’ouverture de l’exercice suivant.

SOUS-CYCLE 03.05 : ETABLISSEMENT DE LA BALANCE APRES INVENTAIRE ET

REGULARISATIONS
Procédure Tirer la balance après inventaire
Acteurs Responsable Comptable
Support (s) ou fait (s) générateur (s) de la Confection des états financiers
tâche
Après avoir procédé à l’inventaire et aux écritures de régularisation, le Responsable
comptable est procédé ainsi :
Tâches à exécuter :
✓ Procéder à un lettrage des comptes généraux avant le tirage de la balance
✓ S’assurer que les comptes retracent la situation réelle des immobilisations, des
stocks, des dettes, des créances, des charges et des revenus ;
✓ Tirer la balance de l’exercice ;
✓ Effectuer une dernière vérification de la balance

SOUS-CYCLE 03.06: PREPARATIONS DES ETATS FINANCIERS

➢ Objectif du sous-cycle

Ce sous cycle permet de guider le comptable et les responsables dans le processus

d’établissement des états financiers qui sont constitués :
- De l’état de la situation financière,
- Du Tableau des flux de trésorerie de l’exercice,
- De l’état des notes aux états financiers.
Les livres comptables à tenir obligatoirement sont :
- Les journaux ;
- Le grand-livre ;
- La balance des comptes ;
- Le livre d’inventaire.
 Procédure Etablir les états financiers
Acteurs Responsable Comptable
Support (s) ou fait (s) générateur (s) de la Confection des états financiers
tâche
Le comptable après tous les travaux de fin d’exercice, tire la balance générale afin de
sortir les états financiers :
Tâches à exécuter :
✓ A partir de la base électronique, monter la balance ; l’état de la performance et
l’état de la situation financière sont obtenus automatiquement ;
✓ Procéder à l’élaboration de l’état des flux de trésorerie ;
✓ Préparer la note aux états financiers ;
✓ Faire valider les états financiers par le Secrétaire Exécutif ;
✓ Imprimer les Etats financiers.
✓ Le faire parapher par le Secrétaire Exécutif ;
✓ Transmettre une copie au Commissaire aux comptes.

SOUS-CYCLE 03.07: AJUSTEMENTS SUITE AUX RECOMMANDATIONS DES CAC

Procédure Ajuster les comptes suite aux
recommandations du CAC
Acteurs Responsable Comptable
Support (s) ou fait (s) générateur (s) de la tâche Recommandations des CAC
Le comptable après les travaux d’audit financier, procède ainsi :
Tâches à exécuter :
✓ Réceptionner les synthèses des ajustements ;
✓ Passé les ajustements dans les comptes concernés ;
✓ Etablir les états financiers après insertion des recommandations ;