REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA ‘Tanindea2ana-Kabatahang-Fanirosoans ‘MINISTERE DES FINANCES ETDU BUDGET ‘SECRETARIAT GENERAL, DIRECTION GENERALE DU BUDGET DIRECTION DU PATRIMOINE DE L’ETAT SERVICE DES MATERIELS CIRCULAIRE Classement : Comptabilité des matiéres Numéro 0). : MFB/SG/DGB/DPE/SM pate 4 JUL 2010; Utilisateurs’ : Toutes institutions, tous ministéres, établissements publics, collectivités Décentralisées : Objet _: Amélioration de la gestion et renforcement du contréle des matiéres, objets et denrées Références : _ Instruction générale du 22 Juillet 1955 sur la comptabilité des matiéres ~ Loin? 2004-007 du 26 Juillet 2004 (LOLF) ' = Circulaire n? 460 MFB/SG/DGB/3/SMM1 du 9/04/94 = Circulaire n° 148 MEFB/SG/DGDP/DL/SM 1 du 9/04/05, - Circulaite n° 498/MDB/SG/DGDP/3. MMIdu 21 Juillet 1997 Dans le cadre de la réforme budgétaire et en vertu de Ia Communication en Conseil du Gouvernement du 9 Février 2010-et pour une meilleure gestion du patrimoine de Etat suivant les régles de transparence, lés dispositions suivantes sont prises et 4 renforcer : 1. Excomptabilité du matériel en service : = Les matiéres et objets rentrant dans Ia catégorie des matériels en service d’une valeur unitaire supérieure a 50,000 ariary sont pris en charge en comptabilité matiéres. - Le recensement général des matiéres et objets est obligatoire. Le procés-verbal y afférent en tant qu’élément constitutif du dossier de reddition de compte sera approuvé en méme temps que l'état appréciatif a partir de Mexercice 2010.- Le cas échéant, dans le cadre-de renforcement du contréle de Ia comptabilité des matiéres, le recensement est effectuée par une fommission constituée d’un recenseur désigné par le service concerné, dun représentant de la Direction Générale du ContrOle Financier et d’un représentant de la Direction du Patrimoine de I’Etat au niveau central ou d’un représentant de la Délégation du Controle Financier et du Service Régional du Patrimoine de I’Etat au niveau régional. ~ Les visis de tous les procés-verbaux et de la reddition des comptes relévent de la compétence de Ia Direction Générale du Contréle Financier tandis que leurs approbations de celle de la Direction du Patrimoine de ’Etat du Ministére des Finances et du Budget au niveau central. ‘Au niveau des régions, les visas reviennent a, la Délégation du Contréle Financier et les approbations a la Direction Régionale du Budget. - La reddition des comptes matiéres de I’année N doit étre présentée avant la fin du mois de Mai de l’année N+1 (cf. circulaire n° 460 MFB/SG/DGB/3/SMM1 DU 9/04/94.) - Le visa de Ia fiche de détenteur effectif par l’ordonnateur en matiéres est désormais instauré avant la remise du matériel a la disposition du détenteur. - Tous les dons, quelle qu’en soit ’origine, doivent étre pris en charge en comptabilité des ilatiéres. Une commission ordinaire de recette composée d’au moins de trois membres est chargée de leur réception avant leur prise en charge par le dépositaire comptable. Au cas oi leur valeut h"ést pas connue, la commission s’érige en commission d’évaluation - Les établisséments publics (EPIC, EPA, EPN...), les collectivités décentralisées (régions et comniuries) doivent respecter, outre Ia procédure de leur comptabilité financiére, toutes les dispositions relatives A la gestion de la comptabilité des matiéres (Instruction générale, décrets, arrétés, circulaires, décisions....). - La Commission ad’hoe instituée par l'arrété interministériel 074-2005 du 21 janvier 2005 est seule compétente & procéder 4 Ia vente des matitres/matériels reformés ayant fait prédlablement objet de condamnation (procés verbal de condamnation pour vente visé par leles matiéres et objets _contenus dans les livres comptables de I’ordonnateur en matiéres sortant. Il « fait procéder impérativement par son dépositaire comptable a sa reddition de compte avant Ia fin de Pannée en cours. a Le dépositaire comptable - Lordonnateur en matitres désigne par décision un dépositaire comptable au niveau de chaque SOA. - En complabilité des matiéres, les communications se font par écrit, notamment les ordres émanant de (’ordonnateur en matiére et les comptes rendus émanant du dépositaire somptable. Ledétenteur effectif n - Le détenteur effectif ne doit en aucun cas faire substituer le matériel remis 4 sa isposition sans I’autorisation de l’ordonnateur en matiére. 2.En cor ilité administrative ~ La comptabilité administrative comprend un joumal (cf. annexe 1) destiné a wegistrer : ~ les matitres durables (petits outillages et matériels) rentrant dans Ia ‘égoric du matériel en service d’une valeur unitaire égale ou inférieure 50 000 ariary et, - les matiéres consommables ainsi que les matitres et objets cités dans mexe II de I'Instruction Générale. - Le journal sert de référence aux certifications de prise en charge. - En fin d’exercice, a partir du journal, le comptable préposé A la tenue de Ia comptabilité inistrative dresse un inventaire de matériel (cf. annexe 3) par article et par ordre alphabétique & tar du grand livre tenu en comptabilité des matéricls en service. Cet inventaire est visé par onnateur délégué et une copie sera adressée @ Pordonnateur en matiére a titre de compte ° L. Il sert de document annexe de passation de sérvice.Contréle Financier et approuvé par la Direction du Patrimoine de I’Etat du Ministére des Finances et du Budget. - La correspondance entre certains intervenants de I’Instruction Générale et les responsables actuels est présentée dans le tableau ci-aprés : Dénomination dans I’Instruction Générale | Responsables correspondants actuels Haut Commissaire Directeur du Patrimoine de PEtat Chef du tenitoire Chef de Région Chef de Province Chef de Région Chef de Service Gestionnaire @Activités /SOA Toutefois, les autorités répondant a ces responsabilités assument leurs attributions fixées sonformément aux [ois et régiements actuellement en vigueur. - La comptabilité des matériels en service est tenue au niveau des Services Opérationnels ‘\Activités (SOA). Elle comprend un journal en quantité et en valeur des entrées et des sorties et un rand livre. Lordonnateur en matiére Le gestionnaire dlactivités ‘remplit 1a fonction d’ordonnateur en matiéres. Il est sponsable des comptes matiéres de tous les SOA relevant de sa compétence. Par ailleurs, pour ciliter sa gestion, il-peut éventuellement déléguer sa signature A un fonctionhaire relevant de aque SOA exergant alors les fonctions dlordonnateur délégué en matiéres. Ce demier devient asi responsable des mouvements qui aura spersonnellement ordonnés. La certification des cvices faits et la nomination des dépositaires comptables:ne peuvent pas étre déléguées. En cas de dissolution, de fusion ou de scission de service, l’ordonnateur en matiére tant arréte son compte & zéro et envoie le compte matiéres pour approbation. Il passe tous les ‘es et documents comptables & ordonnateur entrant qui les conserve dans sés archives et un cés verbal de passation doit étre établi a cet effet (cf. circulaire n° 498/MDB/SG/DGDP/3. {du 21 juillet 1997 si des différenées sont constatées au cours de Ia passation de services). L’ordonnateur en matiéres entrant procéde a l’ouverture de son compte matitres par les 3 de son dépositaire comptable. Ce demier ouvre un journal et un grand livre pour comptabiliserLes mouvements des matiéres consommables sont suivis a partir des’fiches de stock tenues par article (cf. annexe 2). Les’stocks restants au 31 décenibre de année en tours sont reportés dans les fiches tenues pour ’exercice suivant, - ~ En.vue de standardiser et de faciliter le contréle de la Comptabilité Administrative, les modéles annexés & cette circulaire sont obligatoires. ‘outes les dispositions de Mnstruction Générale non contraires & cette circulaire demeurent pplicables.ANNEXE 1 N° Date des d'ordre |-opérations Référence facture/Décision Origine/destinataire Désignation des articles Quantité Prix unitaire Montant totaeINEXE IT ssignation de I'arti ELBE VE OAL . Espace d'unité Folio n ate des ENTREE SORTIE ntrées ot 7 “auantite Ouertia! des Référence Quantité | Cumulée Signature sorties | s REPORT oa A_REPORTER