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Module de formation 3e année Licence Professionnelle QHSE

MODULE 10 : REDACTION, GESTION ET SUIVI

DOCUMENTAIRE D’UN SMQSE

I - Définition du système documentaire d’un système de management.

Le système documentaire est l'ensemble des documents sur lesquels s'appuie un
organisme pour formaliser son organisation et mettre en œuvre avec succès son
système de management. Il convient de prendre le terme « document » au sens
large support d' « information », avec les définitions suivantes :
Information

Données significatives.

Document

Support d'information et information qu'il contient.

Exemple : Enregistrement, document de procédure, plan, rapport, norme.

Note 1 : Le support peut être papier, disque informatique magnétique, électronique

ou optique, photographie ou échantillon étalon, ou une combinaison de ceux-ci.

Note 2 : Un ensemble de documents, par exemple spécifications et enregistrements,

est couramment appelé « documentation ».

Note 3 : Certaines exigences (par exemple l'exigence de lisibilité) se rapportent à

tous types de documents ; il peut toutefois y avoir des exigences différentes pour les
spécifications (par exemple l'exigence de maîtrise des révisions) et les
enregistrements (par exemple l'exigence de récupération).

II - Les pyramides documentaires relatives aux systèmes de management

Les documents relatifs au système de management d’un organisme, c’est-à-dire au

« système permettant d’établir une politique et des objectifs QSE et d’atteindre ces
objectifs » (cf. NF EN ISO 9000:2005, § 3.2.2), sont principalement :

 le ou les manuels de management (qualité ou assurance qualité,

environnement, sécurité, etc.) ;
 la cartographie des processus ;
 les divers types de plans ou programmes (qualité ou assurance qualité,
environnement, sécurité, etc.) ;
 les procédures nécessaires au système de management ;

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 et les différents documents opérationnels de mise en œuvre du système

de management : définitions de fonctions, instructions, modes opératoires,
consignes, spécifications, formulaires, gammes de fabrication et de contrôle,
programmes d’audits qualité, procès-verbaux, attestations, comptes rendus,
et, plus généralement, tous enregistrements de démonstration des résultats
obtenus.

La nature de ces documents, leur importance en nombre, leur typologie et leur

mode d’utilisation dépendent bien entendu de la nature de l’organisme (groupe
industriel, PME-PMI, unité de production, prestataire de service, administration), ainsi
que de la politique et des objectifs qualité, environnement, sécurité, etc.

N.B : Les manuels de management sont souvent représentés au sommet d’une

pyramide des divers documents car, décrivant la totalité du système de
management de l’organisme, mais restant très généraux, ils font référence à
l’ensemble des documents d’application existants qu’ils recouvrent, c’est-à-dire aux
procédures générales, aux documents sectoriels ou aux documents spécifiques aux
diverses fournitures.

1 - Pyramide ou système documentaire de la norme ISO 9001 : 2015

La version 2015 de la norme n'exige plus aucun manuel et plus aucune procédure
obligatoire.

La documentation à mettre en place doit être fonction des risques et opportunités

identifiés.

Les documents existants peuvent être conservés avec les appellations existantes et il
ne faut pas tout remettre en cause mais :

- Garder ce qui existe et qui est pertinent

- En profiter pour simplifier les systèmes documentaires ou les rendre plus efficients

- Prendre en compte la culture d'entreprise.

♦ La maîtrise des prestataires externes

Le chapitre 8.4 sur la maîtrise des processus, produits et services fournis par des
prestataires externes génère de nouvelles exigences.

Lorsque l’on aborde le sujet de la documentation des systèmes de management de

la qualité, on entend à peu près tout et souvent n’importe quoi. Par exemple, les
notions de processus et procédures sont assez régulièrement confondues, certains
pensent encore qu’un processus est un document. On doit cette confusion aux
vestiges laissés par les versions antérieures à l’ISO 9001 version 2000.

Alors mieux qu’un long discours, voici la pyramide documentaire revue pour faire
apparaître le rôle de chaque document et le niveau auxquels ils interviennent dans
le système de management de la qualité :

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 Le manuel qualité : Il décrit la politique de l'entreprise en matière de

management de la qualité et la structure du système. Il permet la
communication externe et interne.
 Les procédures : elles formalisent un ensemble de règles et d'actions pour
obtenir un résultat défini. Elles définissent précisément qui fait quoi, comment,
où et pourquoi. A ne pas confondre avec les modes opératoires (voir ci-
dessous). La norme ISO 9001 impose la production de certaines procédures.
C'est notamment le cas pour la maîtrise de la documentation.
 Les instructions de travail : on retrouve ici les modes opératoires et autres
documents de travail (consignes...) qui codifient dans le détail les opérations
à mener.
 Les enregistrements : ils ont pour fonction de prouver les résultats des
opérations et d'assurer leur traçabilité.

Exemple d’une pyramide documentaire du SMQ.

Si certains considèrent le processus comme un document c’est aussi par confusion

avec le document qui décrit le processus, appelé fiche processus ou fiche
synthétique de processus.

Même si en matière de qualité il n’existe pas une vérité universelle, il est toutefois
important de bien employé le vocabulaire déjà suffisamment complexe de la
qualité.

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2 - Pyramide documentaire d’un système de management intégré QSE

La documentation du système de management intégré QSE peut contenir des

documents séparés pour chaque norme.

La pyramide documentaire séparée qualité, sécurité, environnement

Le système documentaire commun est préférable car il est plus clair, plus simple et
suffisant.

La pyramide documentaire commune

Dans le manuel (MQSE) sont décrits au moins le domaine d’application du système

de management intégré QSE, les procédures ou une référence à celles-ci et les
interactions entre les processus. Le manuel QSE c’est comme le code de la route,
c’est surtout un guide, un outil, mais il ne vous apprend pas à conduire.

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Le rapport technique ISO/TR 10 013 (2006) : "Lignes directrices pour la

documentation des systèmes de management de la qualité" fournit des
recommandations par rapport à la documentation d'un SMI.

3 - Pyramide documentaire OHSAS 18001 : 2007

(Idem)

4 - Pyramide documentaire du référentiel MASE

(Idem)

III – Rédaction des manuels, Politiques et Procédures HSE

1 - Rédaction d’un manuel SST

Le manuel SST est un document énonçant la politique SST et décrivant le système SST
d'un organisme en vue d'une utilisation interne seulement, et pouvant contenir des
informations d'ordre confidentiel.

REMARQUE :
Il est intéressant de signaler que :
Le manuel SST peut porter sur la totalité des activités d'un organisme ou seulement
sur une partie de celles-ci.

2 - Rédaction d’une politique SST

Parmi les conditions de succès à l’implantation d’un bon système de prévention des
lésions professionnelles, plusieurs font l’unanimité. Parmi celles-ci, on y retrouve, sans
contredit, l’implication des différents intervenants de l’organisation en matière de
santé et de sécurité du travail. Ainsi, pour le développement d’une culture durable
en SST, l’importance de l’engagement de la direction n’est plus à démontrer. La
haute direction doit assumer le leadership en matière de prévention des lésions
professionnelles en définissant ses grandes orientations et en établissant ses objectifs
généraux en matière de santé et de sécurité. Parmi les moyens mis à sa disposition
pour démontrer la place de la SST dans son système de valeurs, il y a un
incontournable : l’adoption d’une politique de santé et de sécurité du travail.

Par l’élaboration d’une politique de santé et de sécurité du travail, l’organisation

précise entre autres : l’importance qu’elle accorde à la SST, sa volonté d’offrir un

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milieu de travail sain et sécuritaire pour tous, son intention de respecter les lois et les
règlements en matière de SST, les objectifs et les moyens pour y parvenir, les rôles et
les responsabilités de chacun, y compris ceux des travailleurs. En s’assurant que la
santé et la sécurité du travail fassent partie de son système de décision et cela à
tous les niveaux, elle favorise l’intégration de la SST dans toute la structure de
l’organisation.

Pour avoir l’impact désiré, la politique de santé et de sécurité doit être :

 écrite
 claire
 adaptée au contexte et à la réalité de l’organisation
 signée et datée
 communiquée et accessible à tous les membres de l’organisation.

Afin d’en maintenir la crédibilité et de s’assurer qu’elle soit toujours pertinente, la

politique de santé et de sécurité doit être revue périodiquement.

3 - Rédaction d’une procédure

Les procédures doivent être réalisées d'une manière bien spécifique.

Des chapitres seront systématiquement présents pour ne pas oublier des éléments et
être le plus exhaustif possible.

La structure d'une procédure type :

a) – Fond de la procédure

1. Objet : L’objet de la procédure, pourquoi a-t-elle été créée?

2. Champ d'application : A quoi/qui s'applique cette procédure?
3. Définitions et abréviations : La définition des termes et abréviations présents dans la
procédure.
4. Document(s) de référence : Liste des documents internes et externes (procédures,
instruction, enregistrements, normes, réglementation,...) qui sont en lien direct avec
la procédure ou qui sont simplement référencés. La partie réglementaire peut être
traitée dans un chapitre distinct.
5. Responsabilité : l’application et de la mise à jour de la présente procédure
6. Distribution / Diffusion : Précision sur la diffusion du document (interne/externe,
papier/électronique, poste de travail/bureaux,...)
7. Archivage : Dans quelle condition la procédure doit être archivée, à quel moment,
gestion des versions obsolètes... Cette partie est traitée dans la procédure de
"Gestion des documents", vous pouvez donc simplement y faire référence.

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8. Procédure : Le cœur du document. On y met soit le logigramme des étapes

(n'hésitez pas à vous aider de l'outil QQOQCPC pour définir au mieux : Qui? Quoi?
Où? Quand? Comment? Pourquoi? Combien?) et le détail de chaque étape.

A noter que les chapitres 3 à 7 peuvent être disposés dans n'importe quel ordre. Les
chapitres 1 et 2 doivent rester tel quel. Le chapitre "Procédure", peut être positionné
au début ou à la fin.

b) – Forme de la procédure

Il existe plusieurs types de formes de procédures. Cependant, toutes les procédures

doivent porter :
 Le nom de l'organisme : Le rédacteur devra porter la raison sociale de
l'entreprise, le nom de l’organisme.
 Le titre de la procédure : Le rédacteur devra porter le titre exact et complet
de la procédure conformément à ce qui a été rédigé dans la liste ou manuel
des procédures.
 La référence de la procédure : La référence de la procédure doit être
précisée. Pour cela, il faut établir une codification du système documentaire
du système management.
La codification doit être logique. Il appartient à l'organisme d’établir sa propre
codification. Il existe plusieurs types de codification (code numérique, code
alphanumérique, code séquentiel…), Cependant, nous pouvons citer cet exemple
de codification :

PR: Procédure, IN: Instruction, SE : document servant de support d'enregistrement

 L’indice de révision de la procédure(IR) : C’est un nombre qui reflète le

nombre de révisions effectuée sur un document. La première version porte
l'indice 00, la deuxième version porte l'indice 01, etc.

 La numérotation des pages : donne le numéro de la page par rapport au

nombre total de pages.
 Le nom du rédacteur de la procédure, son visa et la date de rédaction,
 Le nom du vérificateur de la procédure, son visa et la date de vérification,
 Le nom de l’approbateur de la procédure, son visa et la date d’approbation.

c) – Présentation de la page

Il faut distinguer entre la première, la deuxième page et les autres pages.

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Cartouche de Présentation de la page 1

Référence : Pr-HSE 001

Logo ou Nom de la société Titre de la procédure Révision : 00
Nombre de page : 1/15

Historique / tableau de révision

IR Date Nature de la révision Rédacteur Vérificateur Approbateur

Tableau de validation

Rédaction Vérification Approbation

Nom : Nom : Nom :
Date : Date : Date :
Visa : Visa : Visa :

Cartouche de Présentation de la page 2

Référence : Pr-HSE 001

Logo ou Nom de la société Titre de la procédure Révision : 00
Nombre de page : 2/15

Exemple de page de sommaire d’une procédure

SOMMAIRE
1 - Objectif (s).
2 - Domaine d’application et périodicité.
3 - limites d’application.
4 - Responsabilités.
5 - abréviations.
6 - Références.
7 - Contenu, ou description.
8 - Documents de références.

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d) – Présentation des autres pages

A partir de la troisième page, les autres pages vont détailler les éléments cités dans
le sommaire. Ces éléments sont relatifs à la procédure sujette de rédaction.
Toutefois, arrivant à la description proprement dite de la procédure (7/ contenu ou
description), il est au choix du rédacteur d’adopter une des méthodes de rédaction
Suivante :
a- La méthode narrative :

Il s’agit de décrire avec des phrases les activités concernées. Les phrases devraient
commencer, de préférences, par des verbes à l’infinitif. Les verbes utilisés sont
généralement des verbes d’action, qui permettent le mieux de décrire des activités.

b- La méthode du logigramme :
Il s’agit de décrire les activités concernées, en utilisant des symboles et des formes.
Le rédacteur pourra utiliser plusieurs formes de son choix et selon le besoin de
l’organisme.
Toutefois, la norme ISO 9004-4 de 1993 exige les symboles suivants :

Le rédacteur pourra créer d’autres symboles. Chaque symbole doit être clairement
défini au préalable, et la rédaction du système documentaire doit être homogène.
Nous allons reprendre le même exemple, à savoir la procédure d’accueil
téléphonique, et la présenter par un logigramme

Remarques :
 Le sens de la flèche entre l’activité et le document, précise si le document est
rempli ou créé à l’occasion de l’activité, ou s’il est utilisé pour accomplir
l’activité.

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 Dans certaines procédures, des activités donnent lieu à l’utilisation ou la

création d’un document en plusieurs exemplaires : dans ce cas, le nombre
précis doit être mentionné.

4 - Conception des documents de traçabilité (Cas pratique)

Il n’y a pas de règle pour l’élaboration de tels documents à part des règles de bon
sens :
- on y trouve l’information juste nécessaire,
- on y demande le minimum à renseigner,
- On les diffuse au minimum de destinataires.
Pour tous ces documents, si le fond (le contenu) est déterminant, la forme (la
présentation, avec les éléments d’identification, de gestion, de diffusion) participe
considérablement à la bonne réception de l’information

N.B : Les documents d’enregistrements ou de traçabilités fournissent des preuves

tangibles des activités effectuées ou des résultats obtenus.

5 - Mise à jour des documents de traçabilité

La documentation est l’un des piliers d’un Système de management. La

performance et l’efficacité de ce dernier en dépendent donc, d’où la nécessité de
sa mise à jour. Les documents fondamentaux d’un système de management
doivent constamment être réactualisés de manière à être un support fiable, au fait
des évolutions et à même d’éviter les erreurs pouvant affecter le système de
management.

La mise à jour des documents d’un système de management permet de faire en

sorte que les actions d’amélioration aillent toujours dans le bon sens, que ces actions
ne soient pas altérées par une quelconque faille et n’obligent pas à revenir en
arrière.

Exercices pratiques :

 Rédaction plan MEDVAC

 Plan d’urgence
 Plan qualité
 Plan HSE
 Plan d’action
 Plan d’amélioration sécurité

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