Cours Access

Microsoft
Access
Etablie Par :
TEBRAOUI
ONCF MICROSOFT ACCESS
SOMMAIRE
1. Introduction.......................................................................................................................5
2. Etapes de création d'une base de données......................................................................5
3. Description d’une base de données..................................................................................7
4. Bases de données : utilisation et fonctionnement...........................................................7
5. Créer une base de données...............................................................................................8
6. Créer une base de données à l'aide de l'Assistant Création d'applications.................8
7. Créer une base de données sans utiliser d'Assistant......................................................8
8. Ouverture d'une base de données....................................................................................9
9. Masquer des objets dans la fenêtre Base de données.....................................................9
10. Utiliser les touches de raccourci dans la fenêtre Base de données...............................9
11. Créer une table vierge....................................................................................................10
12. Quel type de données dois-je utiliser pour un champ dans ma table ?......................10
13. Modification d’une table................................................................................................11
14. Renommer une table.......................................................................................................11
15. Supprimer une table.......................................................................................................11
16. Importation d’une table ou plusieurs d’une autre base de données..........................12
17. Attachement d’une table ou plusieurs d’une autre base de données.........................12
18. Convertir une feuille Excel en Table.............................................................................12
19. Convertir une Table en feuille Excel.............................................................................12
20. Ajouter un nouveau Champ...........................................................................................12
21. Ajouter de nouveaux Enregistrement en mode Feuille de données...........................12
22. Supprimer un Enregistrement en mode Feuille de données.......................................13
23. Modifier les données d’un champ d’une Table............................................................13
24. Agrandir un champ ou une zone de texte pour faciliter leur modification...............13
25. Sélection de champs et d’enregistrements en mode Feuille de données....................13
26. Sauvegarder un enregistrement.....................................................................................14
27. Copier ou déplacer les données de plusieurs champs en mode Feuille de données. .14
28. Trier des enregistrements en mode Feuille de données...............................................14
29. Requête de sélection........................................................................................................14
30. Créer une requête de sélection simple à l'aide d'un Assistant....................................14
31. Créer une requête Sélection sans Assistant..................................................................15
32. Requête paramétrée........................................................................................................15
33. Création d'une requête de paramètres exigeant la spécification de critères chaque
fois qu'elle est exécutée..................................................................................................15
34. Requête analyse croisée..................................................................................................16
35. Créer une requête Analyse croisée sans faire appel à un assistant............................16
36. Qu'est-ce qu'une requête action et quand l'utiliser ?..................................................16
37. Requête Suppression.......................................................................................................17
38. Requête Mise à jour........................................................................................................17
39. Requête Ajout..................................................................................................................17
40. Ajout d'enregistrements d'une table dans une autre à l'aide d'une requête Ajout. .18
2
41. Requête Création de table..............................................................................................18

42. Création d'une table à partir des résultats d'une requête Création de table............18
43. Créer un formulaire à l'aide d'un Assistant.................................................................19
44. Créer un formulaire sans Assistant...............................................................................19
45. Créer une étiquette.........................................................................................................19
46. Contrôles : description et fonctionnement....................................................................20
47. Créer un contrôle dépendant.........................................................................................20
48. Créer un contrôle indépendant......................................................................................21
49. Créer un contrôle calculé...............................................................................................21
50. Qu'est-ce qu'une expression ?........................................................................................22
51. Création d'expressions....................................................................................................22
52. Création d'expressions à l'aide du Générateur d'expression......................................22
53. Création d'expressions sans utiliser le Générateur d'expression...............................22
54. Exemples d'opérations arithmétiques dans des formulaires ou des états..................22
55. Exemples d'utilisation de fonctions de regroupement dans des formulaires ou
des états...........................................................................................................................22
56. Exemples d'utilisation et de calcul de dates dans des formulaires ou des états........22
57. Exemples d'expressions utilisant des valeurs de texte dans les Requêtes..................22
58. Exemple d'une expression utilisant une sous-requête.................................................22
59. Exemples de règles de validation de champ.................................................................22
60. Créer une case à cocher, un bouton bascule ou un bouton d'options dépendant
d'un champ Oui/Non.....................................................................................................22
61. Créer un groupe d'options à l'aide d'un Assistant.......................................................22
62. Créer un groupe d'options sans Assistant....................................................................22
63. Créer un bouton de commande à l'aide d'un Assistant...............................................22
64. Créer un bouton de commande sans Assistant............................................................22
65. Créer une zone de liste ou une zone de liste modifiable dépendante qui affiche les
valeurs d'une table ou d'une requête...........................................................................22
66. Créer une zone de liste ou une zone de liste modifiable indépendante qui affiche
les valeurs d'une table ou d'une requête.....................................................................22
67. Créer un sous-formulaire pour l'ajouter à un formulaire existant............................22
68. Ajouter une image d'arrière-plan dans un formulaire................................................22
69. Ajouter une image indépendante à l'aide d'un contrôle Image..................................22
70. Redimensionner une image affichée dans un contrôle Image ou cadre d'objet........22
71. Créer et insérer un objet indépendant..........................................................................22
72. Ajouter un nouveau graphique à un formulaire ou un état........................................22
73. Déplacer un contrôle et son étiquette............................................................................22
74. Déplacer un contrôle ou son étiquette séparément......................................................22
75. Attribuer une valeur par défaut à un contrôle.............................................................22
76. Dupliquer un contrôle.....................................................................................................22
3
77. Dimensionner un contrôle..............................................................................................22

78. Dimensionner un contrôle pour l'ajuster à son contenu.............................................22
79. Dimensionner des contrôles uniformément l'un par rapport à l'autre......................22
80. Copier les caractéristiques de mise en forme d'un contrôle à un autre.....................22
81. Supprimer un contrôle...................................................................................................22
82. Créer un état à l'aide d'un Assistant.............................................................................22
83. Créer un état en utilisant Etat Instantané....................................................................22
84. Créer un état sans utiliser d'Assistant..........................................................................22
85. Ouvrir un état..................................................................................................................22
86. Comment personnaliser un état ?..................................................................................22
87. Ajout d’un Champ..........................................................................................................22
88. Ajouter des numéros de page dans un formulaire ou un état.....................................22
89. Tri d'enregistrements dans un état...............................................................................22
90. Pourquoi utiliser des conditions dans une macro?......................................................22
91. Créer une macro.............................................................................................................22
92. Créer un groupe de macros............................................................................................22
93. Ouvrir une macro...........................................................................................................22
94. Ajouter une action à une macro....................................................................................22
95. Le tableau suivant regroupe les actions par catégories, en fonction de leur
utilisation........................................................................................................................22
96. Ouvrir la fenêtre Macro à partir d'un formulaire ou d'un état.................................22
97. Exécuter une macro directement...................................................................................22
98. Créer un bouton de commande sans Assistant............................................................22
99. Exécuter une action lorsque ma base de données s'ouvre pour la première fois......22
100. Conseils concernant la définition des arguments de l'action dans une macro..........22
101. Pourquoi utiliser des conditions dans une macro?......................................................22
102. Rendre une macro exécutable dans des conditions particulières...............................22
103. Exemples de conditions de macro..................................................................................22
104. Afficher et masquer les noms et les conditions de macros dans la fenêtre Macro....22
105. Afficher une boîte de message à l'aide d'une macro....................................................22
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1. Introduction
Avant de commencer à utiliser Microsoft Access pour la création des tables, formulaires et

autres objets qui composeront votre base de données, il est important de s'attarder sur sa structure.
Une base de données bien conçue est l'élément essentiel dans la création d'une base de données qui
répond de manière efficace et précise à vos besoins.
2. Etapes de création d'une base de données
Voici les étapes de base pour créer une base de données :
 Déterminez l'objectif de votre base de données.

 Déterminez les tables dont vous avez besoin dans la base de données.
 Déterminez les champs dont vous avez besoin dans les tables.
 Identifiez les champs comportant des valeurs uniques.
 Déterminez les relations entre les tables.
 Affinez votre structure.
 Ajoutez les données et créez d'autres objets de base de données.
 Utilisez des outils d'analyse Microsoft Access.
1) Déterminez l'objectif de votre base de données
La première étape dans la conception d'une base de données consiste à déterminer l'objectif
de la base de données et l'utilisation qui va en être faite. Vous devez réfléchir aux informations
que vous souhaitez obtenir de la base de données. À partir de là, vous pouvez déterminer les
sujets sur lesquels vous voulez stocker des faits (les tables) et les faits que vous voulez stocker à
propos de chaque sujet (les champs des tables).
Discutez avec les personnes qui utiliseront la base de données. Réfléchissez ensemble aux
questions auxquelles la base de données doit apporter une réponse. Esquissez les états que vous
souhaitez réaliser. Réunissez les formulaires que vous utilisez actuellement pour enregistrer vos
données. Examinez des bases de données bien conçues et semblables à la vôtre.
2) Déterminez les tables dont vous avez besoin
Déterminer les tables dont vous avez besoin peut être l'étape la plus compliquée lorsque
vous créez une base de données. Cela est dû au fait que les résultats que vous souhaitez obtenir
de votre base de données (les états que vous voulez imprimer, les formulaires que vous voulez
utiliser, les questions auxquelles une réponse doit être apportée) ne fournissent pas
nécessairement des indices sur la structure des tables qui les produisent.
Vous n'êtes pas obligé de concevoir vos tables à l'aide de Microsoft Access. En fait, il peut
être préférable de tracer une esquisse de la structure de vos tables sur papier d'abord, pour les y
retravailler ensuite. Lorsque vous créez vos tables, morcelez les informations en gardant à
l'esprit les principes de base suivants:
Une table ne doit pas contenir d'informations en double et les informations ne doivent pas
être dupliquées entre les tables.
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Lorsque chaque élément d'information est stocké dans une seule table, vous le mettez à jour
à un seul endroit. Cette méthode est plus efficace et élimine le risque d'entrées en double
contenant des informations différentes. Par exemple, vous pouvez stocker chaque adresse et
numéro de téléphone des clients une seule fois et dans une seule table.
Chaque table doit contenir des informations relatives à un seul sujet.
Lorsque chaque table contient des faits relatifs à un seul sujet, vous pouvez conserver des
informations relatives à chaque sujet indépendamment des autres sujets. Par exemple, vous
pouvez stocker les adresses des clients dans une table différente de celle des commandes des
clients, de manière à pouvoir supprimer une commande et conserver malgré tout les
informations relatives à un client.
3) Déterminez les champs dont vous avez besoin
Chaque table comporte des informations relatives à un même sujet, et chaque champ d'une
table contient des faits individuels relatifs au sujet de la table. Par exemple, une table Client
pourra inclure les champs Société, Adresse, Ville, Pays et Numéro de téléphone.
En esquissant les champs de chaque table, gardez les conseils suivants à l'esprit :
Etablissez une relation directe entre chaque champ et le sujet de la table.
N'incluez pas des données dérivées ou calculées (des données qui sont le résultat d'une
expression).
Incluez toutes les informations dont vous avez besoin.
Stockez les informations de la manière la plus logique possible (par exemple, créez les
champs Nom et Prénom, plutôt que seulement Nom).
4) Identifiez les champs comportant des valeurs uniques
Pour permettre à Microsoft Access de relier les informations stockées dans des tables
séparées (par exemple, pour relier un client à toutes ses commandes), chaque table de votre base
de données doit inclure un champ ou un ensemble de champs qui identifient de manière unique
chaque enregistrement individuel dans la table. Un tel champ ou ensemble de champs s'appelle
une clé primaire.
5) Déterminez les relations entre les tables
À présent que vous avez divisé vos informations sous forme de tables et que vous avez
identifié les champs clé primaire, il vous faut indiquer à Microsoft Access la façon de réunir les
informations connexes de manière significative. Pour cela, vous devez définir des relations entre
les tables.
Vous trouverez sans doute utile d'examiner les relations dans une base de données existante
qui a été conçue avec soin. Pour afficher les relations dans la base de données exemple Les
comptoirs, ouvrez Comptoir.mdb et cliquez sur Relations dans le menu Outils.
6) Affinez la structure
Après avoir créé les tables, les champs et les relations nécessaires, vous devez à présent
étudier la structure et détecter tout défaut qu'elle pourrait présenter. Il est plus facile de modifier
la structure de votre base de données maintenant plutôt qu'après avoir introduit vos données
dans les tables.
A l'aide de Microsoft Access, créez vos tables, spécifiez les relations entre elles et tapez
quelques enregistrements de données dans chaque table. Vérifiez si vous pouvez utiliser la base
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de données pour obtenir les réponses souhaitées. Créez des formulaires et des états brouillons et
vérifiez s'ils affichent les données souhaitées. Recherchez les données redondantes inutiles et
éliminez-les.
7) Tapez les données et créez d'autres objets de base de données
Lorsque vous êtes satisfait et que la structure des tables répond aux objectifs énoncés ici, il
est alors temps de passer à l'étape suivante et d'ajouter toutes vos données existantes dans les
tables. Vous pouvez ensuite créer tout(te)s les requêtes, formulaires, états, macros et modules
que vous voulez.
8) Utilisez les outils d'analyse Microsoft Access
Microsoft Access comporte deux outils qui vous permettent d'affiner la structure de votre
base de données. L'Assistant Analyseur de table analyse la structure d'une table à la fois,
propose de nouvelles structures et relations pour les tables et restructure une table en de
nouvelles tables connexes si cela est nécessaire. Pour plus d'informations sur l'exécution de
l'Assistant Analyseur de table, cliquez sur .
L'Analyseur de performance analyse votre table entière et formule des recommandations et
des suggestions pour vous permettre de l'améliorer. L'Assistant peut également appliquer ces
recommandations et suggestions.
3. Description d’une base de données
 Les Tables : C’est un objet qui stocke les données dans des Enregistrements (Lignes) et des
Champs (Colonne).
 Les Requêtes : C’est un objet qui est utilisé pour afficher, modifier ou analyser les données de
différentes manières. Vous pouvez aussi les utiliser comme source d'un formulaire ou d'un état.
 Les Formulaires : C’est un objet qui est utilisé pour Saisir, modifier, afficher ou analyser les
données.
 Les Etats : C’est un objet qui permet de représenter efficacement vos données sous une forme
imprimée.
 Les Macros : C’est une action ou un ensemble d’action permettent d’automatiser des taches .
 Les Modules : C’est un ensemble de procédures ( Langage Visual Basic ).
4. Bases de données : utilisation et fonctionnement
 Une base de données est un ensemble d'informations associées à un sujet particulier, tel que le
suivi des commandes ou la gestion d'une collection musicale. Si votre base de données n'est pas
stockée sur un ordinateur, ou si elle ne l'est que partiellement, vous êtes peut-être obligé de
gérer des informations en provenance de sources diverses que vous devez coordonner et
organiser manuellement.
 À l'aide de Microsoft Access, vous pouvez gérer toutes vos informations à l'aide d'un fichier
unique de base de données. Dans ce fichier, vous devez répartir ces données entre plusieurs
contenants appelés tables. Les formulaires en ligne vous permettent de consulter, d'ajouter et de
mettre à jour les données des tables. Les requêtes vous permettent de rechercher et de récupérer
les données que vous voulez. Quant aux états, ils servent à analyser et à imprimer les données
selon la mise en page de votre choix.
7
 Pour stocker vos données, vous devez créer une table par type d'informations que vous gérez.
Pour rassembler, dans une requête, un formulaire ou un état, des données en provenance de
plusieurs tables, vous devez définir des relations entre les tables.
 Pour rechercher et récupérer les données correspondant aux conditions que vous aurez
spécifiées, y compris des données contenues dans plusieurs tables, vous devez créer une requête.
Les requêtes peuvent également vous permettre de mettre à jour ou de supprimer plusieurs
enregistrements à la fois, et d'effectuer sur vos données des calculs intégrés ou personnalisés.
 Pour afficher, saisir et modifier facilement des données directement dans une table, créez un
formulaire. Lorsque vous ouvrez un formulaire, Microsoft Access récupère les données d'une ou
plusieurs tables et les affiche à l'écran en utilisant la mise en page que vous avez choisie dans
l'Assistant Formulaire, ou celle que vous avez créé vous-même.
 Pour analyser vos données ou les mettre en page pour l'impression, vous devez créer un état. Par
exemple, vous pouvez créer un état regroupant des données et calculant des totaux, et un autre
état contenant des données mises en forme en vue de l'impression d'étiquettes de publipostage.
5. Créer une base de données
Microsoft Access fournit deux méthodes pour créer une base de données. Vous pouvez créer
une base de données vierge et ensuite ajouter les tables, formulaires, états, et autres objets plus
tard: c'est la méthode la plus souple, mais elle impose de définir séparément chaque élément de
la base de données. Ou bien vous pouvez utiliser l'Assistant Création d'applications pour créer
en une opération les tables, formulaires, et états requis pour le genre de base de données que
vous avez choisi: c'est le moyen le plus facile de démarrer la création de votre base de données.
Quel que soit le moyen, vous pouvez modifier ou étendre votre base de données à tout moment
après sa création.
6. Créer une base de données à l'aide de l'Assistant Création d'applications
 Quand Microsoft Access démarre pour la première fois, une boîte de dialogue est
automatiquement affichée, avec des options pour créer une nouvelle base de données ou en
ouvrir une déjà existante. Si cette boîte de dialogue est affichée, cliquez sur Assistant Création
d'applications, puis sur OK.
 Si vous avez déjà ouvert une base de données ou fermé la boîte de dialogue qui s'affiche au
démarrage de Microsoft Access, cliquez sur le bouton Nouvelle base de données dans la barre
d'outils.
 Dans l'onglet Bases de données, double-cliquez sur l'icône correspondant au genre de la base de
données que vous voulez créer.
 Spécifiez un nom et un chemin pour la base de données.
 Cliquez sur Créer pour commencer la création de votre nouvelle base de données.
7. Créer une base de données sans utiliser d'Assistant
 Quand Microsoft Access démarre pour la première fois, une boîte de dialogue est
automatiquement affichée, avec des options pour créer une nouvelle base de données ou en
ouvrir une déjà existante. Si cette boîte de dialogue est affichée, cliquez sur Nouvelle base de
données, puis sur OK.
8
 Si vous avez déjà ouvert une base de données ou fermé la boîte de dialogue qui s'affiche au
démarrage de Microsoft Access, cliquez sur le bouton Nouvelle base de données dans la barre
d'outils, puis double-cliquez sur l'icône Nouvelle base de données dans l'onglet Général.
 Spécifiez un nom et un chemin pour la base de données puis cliquez sur Créer.
 Après avoir créé une base de données, vous devez encore effectuer quelques opérations pour
définir les objets que contiendra votre base de données.
8. Ouverture d'une base de données
 Cliquez sur Ouvrir une base de données dans la barre d'outils.

 Dans la zone Regarder dans, cliquez sur le lecteur contenant le document.
 Dans la liste de dossiers, double-cliquez sur les dossiers jusqu'à ouvrir celui contenant la base de
données.
 Si la base de données que vous voulez ouvrir n'apparaît pas, vous pouvez la rechercher. Pour
cela, tapez des informations spécifiques sur le fichier dans les zones du bas de la boîte de
dialogue puis cliquez sur Rechercher maintenant.
 Pour ouvrir la base de données en mode accès exclusif, sélectionnez la case à cocher Mode
exclusif.
 Pour ouvrir la base de données en mode accès en lecture seule, cliquez sur Commandes et
paramètres , puis cliquez sur Ouvrir en lecture seule.
9. Masquer des objets dans la fenêtre Base de données
 Dans la fenêtre Base de données, cliquez sur l'objet que vous voulez cacher.
 Cliquez sur Propriétés dans la barre d'outils.
 Sélectionnez Masqué, ensuite cliquez sur OK.
 Remarque Pour afficher tous les objets cachés, cliquez sur Options dans le menu Outils, puis
sur l'onglet Affichage, sélectionnez ensuite la case à cocher Objets masqués. Les icônes pour les
objets masqués seront affichées avec un contour estompé.
10. Utiliser les touches de raccourci dans la fenêtre Base de données
Modification et déplacement dans la liste des objets Appuyez sur

Pour renommer un objet sélectionné F2
Pour se déplacer d'une ligne vers le bas BAS
Pour se déplacer d'une fenêtre vers le bas PG.SUIV
Pour se placer sur le dernier objet FIN
Pour se déplacer d'une ligne vers le haut HAUT
Pour se déplacer d'une fenêtre vers le haut PG.PREC
Pour se placer sur le premier objet ORIG
Déplacement parmi les objets et ouverture Appuyez sur

Pour parcourir les onglets des divers types d'objets CTRL+TAB
Pour parcourir les onglets des divers types d'objets de la MAJ+CTRL+TAB
droite vers la gauche
Pour ouvrir la table ou la requête sélectionnée en mode ENTREE
9
Feuille de données, ou un formulaire en mode

Formulaire
Pour ouvrir l'état sélectionné en Aperçu avant ENTREE
impression
Pour exécuter la macro sélectionnée ENTREE
Pour ouvrir la table, la requête, le formulaire, l'état, la CTRL+ENTREE ou ALT+D
macro ou le module sélectionné en mode Création
11. Créer une table vierge
 Cliquez sur l’onglet Tables

 Cliquez sur Nouveau
 Cliquez sur Mode Création puis OK
 Sous Nom du Champ : Nommez les champs de votre table
 Sous Type de Données : Cliquez sur la liste déroulante et choisissez le type de votre champ.
 Sous Propriétés du champs : Vous pouvez modifier les propriétés proposées par Microsoft
Access par défaut ( Taille du champ, Format, ….).
 Suivez la même méthode pour les autres champs.
 Enregistrez votre table en lui donnant un Nom.
 Cliquez sur Affichage de la barre Menu quand vous avez terminer de définir les champs.
 Cliquez sur Mode feuilles de données pour saisir.
12. Quel type de données dois-je utiliser pour un champ dans ma table ?
 Le tableau suivant reprend tous les types de données possibles dans Microsoft Access, ainsi
que leur utilisation et l'espace disque qu'ils occupent.
Type de données Utilisation Taille

Texte Texte, ou combinaisons de texte et de Jusqu'à 255 caractères. Access
nombres telles que des adresses. n'enregistre que les caractères
Egalement des nombres sur lesquels vous tapés dans le champ, il
n'effectuerez pas de calculs, comme des n'enregistre pas les espaces
numéros de téléphone, des références ou pour les positions inutilisées
des codes postaux. dans un champ Texte.
Mémo Textes et nombres plus longs, tels que des Jusqu'à 64 000 caractères
commentaires ou des descriptions.
Numérique Des données numériques devant être 1, 2, 4 ou 8 octets.
utilisées pour des calculs mathématiques,
à l'exception de tout calcul monétaire
(utilisez le type Monétaire).
Date/Heure Dates et heures 8 octets.
Monétaire Valeurs monétaires. Utilisez ce type de 8 octets.
champ pour empêcher d'arrondir les
décimales lors d'un calcul. Les champs de
ce type peuvent avoir une précision de 15
chiffres avant la virgule et 4 chiffres après
la virgule
10
Numérotation Nombre séquentiel unique (augmentant de 4 octets

automatique 1 à chaque fois) ou nombre aléatoire
inséré automatiquement lors de la création
de l'enregistrement
Oui/Non Champs qui ne contiennent qu'une ou 1 bit.
deux valeurs, telles que Oui/Non,
Vrai/Faux, Activé/Désactivé.
Liaison OLE Objets (tels que des documents Jusqu'à 1 giga-octet (limité
Microsoft Word, des feuilles de calcul par la capacité du disque dur).
Microsoft Excel, des images, des sons ou
d'autres données binaires), créés dans
d'autres programmes à l'aide du protocole
OLE et susceptibles d'être liés ou
incorporés dans une table Microsoft
Access. Pour afficher l'objet OLE dans un
formulaire ou un état, vous devez utiliser
un cadre d'objet dépendant
Hyperlien Champ contenant des hyperliens. Jusqu'à 64 000 caractères.
L'hyperlien peut être un chemin d'accès
UNC ou une adresse URL
Assistant Liste de Crée un champ qui vous permet de choisir 4 octets.
choix dans une liste déroulante une valeur
provenant d'une autre table ou d'une liste
de valeurs. Si vous choisissez cette option
dans la liste des types de données, un
Assistant s'affiche pour vous aider à
définir le champ
 Remarque : Les types de données Numérique, Date/Heure, Monétaire et Oui/Non proposent

des formats d'affichage prédéfinis. Utilisez la propriété Format du champ pour choisir l'un des
formats proposés pour chaque type de données. Vous pouvez également créer un format
d'affichage personnalisé, sauf pour les champs de type Liaison OLE.
13. Modification d’une table
 Sélectionnez la table à modifier

 Cliquez sur Modifier
 Faites les modifications voulues
 Enregistrez votre table quand vous avez terminer des modifications.
 Cliquez sur Affichage de la barre Menu .
 Cliquez sur Mode feuilles de données.
14. Renommer une table
 Sélectionnez la table à renommer

 Cliquez sur le bouton droit de la souris
 Cliquez sur renommer
11
 Cliquez sur Entrée
15. Supprimer une table
 Dans la fenêtre Base de données, cliquez sur l’onglet contenant l’objet de base de données que
vous voulez supprimer.
 Cliquez sur l’objet, puis appuyez sur la touche SUPPR.
 Pour annuler l’opération de suppression, cliquez sur Annuler dans la barre d’outils.
16. Importation d’une table ou plusieurs d’une autre base de données
 Cliquez dans la barre Menu sur Fichier

 Cliquez sur données externes
 Cliquez sur importer
 Dans la zone regarder dans : spécifiez le répertoire dont lequel se trouve l’autre base de donnée.
 Cliquez sur cette base
 Cliquez sur la ou les tables que vous voulez importer.
 Cliquez sur OK
17. Attachement d’une table ou plusieurs d’une autre base de données

 Cliquez sur attacher
 Dans la zone regarder dans : spécifiez le répertoire dont lequel se trouve l’autre base de donnée.
 Cliquez sur cette base
 Cliquez sur attacher
 Cliquez sur la ou les tables que vous voulez attacher.
 Cliquez sur OK
18. Convertir une feuille Excel en Table

 Dans la zone regarder dans : spécifiez le répertoire dont lequel se trouve votre fichier Excel.
 Cliquez sur ce fichier
 Suivez les instructions de l’Assistant.
12
19. Convertir une Table en feuille Excel
 Cliquez sur la table à convertir en feuille Excel.

 Cliquez sur le bouton Excel dans la barre d’outils
20. Ajouter un nouveau Champ
 Ouvrez la table en mode Création.

 Sous Nom du Champ : Nommez les champs de votre table
 Sous Type de Données : Cliquez sur la liste déroulante et choisissez le type de votre champ.
 Sous Propriétés du champs : Vous pouvez modifier les propriétés proposées par Microsoft
Access par défaut ( Taille du champ, Format, ….).
21. Ajouter de nouveaux Enregistrement en mode Feuille de données
 Ouvrez la table en mode Feuille de données.

 Cliquez sur Insertion de la barre Menu
 Cliquez sur Nouvel enregistrement.
 Tapez vos données et appuyez sur TAB pour passer entre les champs.
22. Supprimer un Enregistrement en mode Feuille de données

 Sélectionnez l’Enregistrement à supprimer
 Cliquez sur Supprimer.
 Confirmer la suppression en cliquant sur Oui.
23. Modifier les données d’un champ d’une Table
 Ouvrez la table en mode Feuille de données

 Pour modifier les données d’un champ, cliquez dans le champ à modifier.
 Pour remplacer la valeur dans sa totalité, déplacez le pointeur vers l’extrême gauche du champ
jusqu’à ce qu’il se transforme en pointeur en forme de plus, puis cliquez.
 Tapez le texte à insérer.
 Lorsque vous passez à un autre enregistrement, Microsoft Access sauvegarde vos modifications.
24. Agrandir un champ ou une zone de texte pour faciliter leur modification

 Cliquez dans le champ à modifier.
 Appuyez sur MAJ +F2.
13
25. Sélection de champs et d’enregistrements en mode Feuille de données
 Le tableau suivant reprend les diverses manières de sélectionner des données ou des
enregistrements à l’aide de la souris en mode Feuille de données.
Pour sélectionner Cliquez

Les données d'un champ Où vous voulez commencer la sélection, puis faites glisser le
pointeur sur les données.
Un champ entier Sur le côté gauche du champ d'une feuille de données, à l'endroit
où le pointeur se transforme en plus .
Des champs adjacents Sur le côté gauche d'un champ, puis faites glisser le pointeur pour
agrandir la sélection.
Une colonne Sur le sélecteur de champ.
Des colonnes adjacentes Sur le nom du champ au sommet de la colonne, puis sans relâcher
le bouton de la souris, faites glisser le pointeur pour agrandir la
sélection.
Un enregistrement Sur le sélecteur d'enregistrements.
Plusieurs enregistrements Sur le sélecteur d'enregistrements du premier enregistrement, puis
faites glisser le pointeur pour agrandir la sélection.
Tous les enregistrements Sur la commande Sélectionner tous les enregistrements dans le
menu Edition.
26. Sauvegarder un enregistrement
 Microsoft Access sauvegarde automatiquement l'enregistrement que vous ajoutez ou modifiez

dès que vous placez le point d'insertion sur un enregistrement différent ou que vous fermez la
feuille de données ou le formulaire manipulés.
 Pour enregistrer explicitement les données de l'enregistrement pendant que vous le modifiez,
cliquez sur Sauvegarder enregistrement dans le menu Enregistrements.
27. Copier ou déplacer les données de plusieurs champs en mode Feuille de données

 Sélectionnez les champs ou les colonnes à copier ou à déplacer.
 Pour copier les données, cliquez sur Copier dans la barre d'outils.
 Pour déplacer les données, cliquez sur Couper dans la barre d'outils.
 Sélectionnez le ou les champs d'arrivée ou basculez vers l'application dans laquelle vous voulez
coller les données, puis sélectionnez la destination.
 Cliquez sur Coller dans la barre d'outils.
28. Trier des enregistrements en mode Feuille de données
 1 En mode Feuille de données, cliquez sur le champ que vous voulez utiliser pour trier les
enregistrements.
 2 Exécutez une des actions suivantes :
 Pour trier par ordre croissant, cliquez sur Tri croissant .
14
 Pour trier par ordre décroissant, cliquez sur Tri décroissant .

 Quand vous enregistrez la feuille de données, Microsoft Access enregistre l'ordre de tri.
29. Requête de sélection
 La requête Sélection est le type de requête le plus courant. Elle récupère des données contenues
dans une ou plusieurs tables et affiche les résultats sous la forme d'une feuille de données dans
laquelle il vous est possible d'effectuer une mise à jour des enregistrements (sous réserve de
quelques restrictions). Vous pouvez également utiliser une requête Sélection pour regrouper des
enregistrements et effectuer une somme, un comptage, calculer une moyenne ou un autre type
d'opération
30. Créer une requête de sélection simple à l'aide d'un Assistant
 Dans la fenêtre Base de données, cliquez sur l'onglet Requêtes, puis sur Nouveau.
 Dans la boîte de dialogue Nouvelle Requête, cliquez sur Assistant Requête simple.
 Cliquez sur OK.
 Cliquez sur le nom de la table ou de la requête que vous désirez utiliser comme base de la
requête, puis sélectionnez les champs dont vous désirez retourner les données.
 Si vous le souhaitez, cliquez sur une autre table ou requête et sélectionnez les champs que vous
désirez utiliser. Répétez cette étape jusqu'à ce que vous ayez sélectionné tous les champs dont
vous avez besoin.
 Suivez les instructions qui apparaissent dans les boîtes de dialogue de l'Assistant. Dans la
dernière, vous pouvez choisir d'exécuter la requête ou de modifier sa structure en mode Création
 Si la requête que vous obtenez ne correspond pas exactement à votre attente, vous pouvez
exécuter à nouveau l'Assistant ou apporter des modifications à la requête en mode Création.
31. Créer une requête Sélection sans Assistant
 Dans la boîte de dialogue Nouvelle Requête, cliquez sur Mode Création, puis sur OK.
 Dans la boîte de dialogue Ajouter une table, cliquez sur l'onglet contenant la liste des objets
dont vous voulez utiliser les données.
 Double-cliquez sur le nom chaque objet à ajouter à la requête, puis cliquez sur Fermer.
 Si la requête comporte plusieurs tables ou requêtes, vérifiez qu'elles sont bien reliées entre elles
par une ligne de jointure qui indique à Microsoft Access comment effectuer la relation. Si elles
ne sont pas reliées entre elles, créez la ligne de jointure.
 Si les tables ou les requêtes sont reliées, vous pouvez modifier le type de jointure afin d'indiquer
à la requête les éléments à sélectionner.
 Ajoutez les champs à la requête en faisant glisser le nom des champs de la liste des champs vers
la grille de création .
 Affinez votre requête en entrant des critères, en ajoutant un ordre de tri, en créant des champs
calculés, en calculant la somme, la moyenne, le compte ou un autre type de données qu'elle
récupère, ou encore en en modifiant la structure.
15
 Pour enregistrer la requête, cliquez sur Enregistrer dans la barre d'outils. Entrez un nom
conforme aux règles d'appellation de Microsoft Access, puis cliquez sur OK.
 Pour visualiser les résultats de la requête, cliquez sur Affichage dans la barre d'outils.
32. Requête paramétrée
 Une requête paramétrée est une requête qui, lors de son exécution, affiche une boîte de dialogue
qui vous invite à lui transmettre des informations, telles que des critères pour extraire des
enregistrements ou une valeur à insérer dans un champ. Vous pouvez configurer cette requête
afin qu'elle vous invite à lui transmettre plusieurs informations : vous pouvez par exemple la
configurer pour qu'elle vous demande de lui communiquer deux dates afin que
Microsoft Access récupère tous les enregistrements compris entre ces deux dates.
33. Création d'une requête de paramètres exigeant la spécification de critères chaque fois
qu'elle est exécutée
 Créez une requête Sélection ou Analyse croisée.

 En mode Création de requête, faites glisser les champs de la liste des champs vers la grille de
création de la requête.
 Dans la cellule Critères de chaque champ devant être utilisé comme paramètre, tapez un
message placé entre des crochets. Microsoft Access affiche ce message lors de l'exécution de la
requête. Le texte du message doit être différent du nom du champ, même s'il peut inclure ce
dernier.
 Pour les champs de date, vous pouvez afficher les messages "Entrez la date de début:" et
"Entrez la date de fin:" pour spécifier un ensemble de valeurs. Dans la cellule Critères du
champ, tapez Entre [Entrez la date de début:] Et [Entrez la date de fin:].
 Pour afficher les résultats, cliquez sur le bouton Mode d'affichage de la barre d'outils, puis tapez
une valeur pour le paramètre. Pour revenir en mode Création de requête, cliquez à nouveau sur
le bouton Mode d'affichage de la barre d'outils.
34. Requête analyse croisée
 Une requête Analyse croisée affiche des valeurs résumées (sommes, comptes et moyennes)
issues d'un champ d'une table et les regroupe selon un ensemble de faits dont la liste apparaît
dans la partie gauche de la feuille de données, et selon un autre ensemble de faits dont la liste
figure dans la partie supérieure de la feuille de données.
35. Créer une requête Analyse croisée sans faire appel à un assistant
 Dans la boîte de dialogue Nouvelle requête, cliquez sur mode Création, puis sur OK.
 Dans la boîte de dialogue Ajouter une table, cliquez sur l'onglet qui répertorie les tables ou
requêtes dont les données vous intéressent.
 Double-cliquez sur le nom de chaque objet que vous voulez ajouter à la requête, puis cliquez sur
Fermer.
 Ajoutez des champs à la ligne des champs dans la grille de création et spécifiez les critères.
16
 Dans la barre d'outils, cliquez sur Type requête , puis sur Analyse croisée.
 Cliquez sur la ligne Analyse du champ ou de chacun des champs dont vous voulez voir
apparaître les données sous forme d'en-têtes de lignes, puis sur Ligne.
 Vous devez laisser le paramètre Regroupement par défaut dans la ligne Opération de ces
champs.
 Cliquez sur la ligne Analyse du champ dont vous voulez voir apparaître les données sous forme
d'en-têtes de colonnes, puis sur Colonne. Vous ne pouvez choisir Colonne que pour un seul
champ, et vous devez laisser le paramètre Regroupement dans la ligne Opération de ce champ.
 Cliquez sur la ligne Analyse du champ dont vous voulez utiliser les valeurs de la zone de liste,
puis sur Valeur.
 Un seul champ peut être défini sur Valeur.
 Dans la ligne Opération de ce champ, cliquez sur le type de fonction de regroupement que vous
voulez appliquer à l'analyse croisée (Somme (Sum), Moyenne (Avg) ou Compte (Count) par
exemple).
 Si vous souhaitez spécifier des critères de limitation des en-têtes de lignes avant l'exécution du
calcul, tapez une expression dans la ligne de critères pour un champ dont la cellule Analyse est
paramétrée à Ligne. Vous pouvez par exemple afficher les totaux des ventes des produits
appartenant à certaines catégories, comme la viandes et les fruits de mer.
 Si vous souhaitez spécifier des critères de limitation des enregistrements avant le regroupement
des en-têtes de lignes et avant l'exécution de l'analyse croisée, ajoutez à la grille de création le
champ dont vous voulez définir les critères, cliquez sur Où dans la cellule Opération, laissez la
cellule Analyse vide, puis tapez une expression dans la ligne Critères. (Les résultats de la
requête n'afficheront pas les champs qui ont Où dans la ligne Opération.) Pour visualiser des
exemples concernant les effets des critères sur les calculs dans les requêtes, cliquez sur .
 Pour visualiser les résultats de la requête, cliquez sur Affichage dans la barre d'outils.
 Pour interrompre l'exécution d'une requête, appuyez sur CTRL+PAUSE.
36. Qu'est-ce qu'une requête action et quand l'utiliser ?
 Un requête action est une requête capable de modifier un grand nombre d'enregistrements en
une seule opération. Il existe quatre types de requêtes action : les requêtes Suppression, Mise à
jour, Ajout et Création de table.
37. Requête Suppression
 Supprime un groupe d'enregistrements d'une ou plusieurs tables.

 Lorsque vous utilisez une requête Suppression, vous supprimez toujours des enregistrements
entiers, et non uniquement certains champs dans ces enregistrements.
 Créez une requête qui contient la table dont vous voulez supprimer des enregistrements.
 En mode Création de requête, cliquez sur la flèche à côté de Type de requête dans la barre
d'outils, puis cliquez sur Requête Suppression.
 A partir de la table dont vous souhaitez supprimer des enregistrements, faites glisser l'astérisque
(*) de la liste des champs vers la grille de création.
 A partir de s'affiche dans la cellule Supprimer sous ce champ.
17
 Pour spécifier des critères de suppression d'enregistrement, faites glisser les champs à utiliser
pour la définition des critères vers la grille de création.
 Où s'affiche dans la cellule Supprimer sous ces champs, tapez les critères dans la cellule
Critères des champs que vous avez fait glisser vers la grille.
 Pour avoir un aperçu des champs à supprimer, cliquez sur Affichage dans la barre d'outils. Pour
revenir en mode Création de requête, cliquez à nouveau sur Affichage dans la barre d'outils.
Effectuez toutes les modifications désirées en mode Création.
 Cliquez sur Exécuter dans la barre d'outils afin de supprimer les enregistrements.
 Remarque :Pour interrompre une requête en cours d'exécution, appuyez sur CTRL+ECHAP.
38. Requête Mise à jour
 Apporte des changements globaux à un groupe d'enregistrements dans une ou plusieurs tables.
Une requête Mise à jour vous permet de modifier les données d'une table existante.
 Modification d'un groupe d'enregistrements à l'aide d'une requête Mise à jour
 Créez une requête en sélectionnant les tables ou les requêtes incluant les enregistrements à
mettre à jour et les champs à utiliser pour la définition de critères.
d'outils, puis cliquez sur Requête Mise à jour.
 Faites glisser les champs à modifier ou les champs servant à la définition des critères de la liste
des champs vers la grille de création.
 Si nécessaire, spécifiez les critères dans la cellule Critères.
 Dans la cellule Mise à jour des champs à modifier, tapez l'expression ou la valeur à utiliser pour
mettre à jour le champ, comme le montre l'illustration suivante.
 Pour voir la liste des enregistrements qui seront mis à jour, cliquez sur Affichage dans la barre
d'outils. Cette liste n'indique pas les nouvelles valeurs. Pour revenir en mode Création de
requête, cliquez à nouveau sur Affichage dans la barre d'outils. Effectuez toutes les
modifications désirées en mode Création.
 Cliquez sur Exécuter dans la barre d'outils afin de mettre à jour la nouvelle table.
39. Requête Ajout
 Ajoute un groupe d'enregistrements d'une ou plusieurs tables à la fin d'une ou de plusieurs

tables.
 Utilisez les requêtes Ajout pour :
 Ajouter des champs selon certains critères.
 Ajouter des enregistrements lorsque certains champs d'une table n'existent pas dans l'autre
table.
40. Ajout d'enregistrements d'une table dans une autre à l'aide d'une requête Ajout
 Créez une requête contenant la table dont vous souhaitez ajouter les enregistrements dans une
autre table.
d'outils, puis cliquez sur Ajout. La boîte de dialogue Ajout s'affiche.
18
 Dans la zone Nom de table, tapez le nom de la table dans laquelle vous voulez ajouter les
enregistrements.
 Si la table est dans la base de données active, cliquez sur Base de données en cours. Sinon,
cliquez sur Autre base de données et tapez le nom de la base de données dans laquelle la table se
trouve. Tapez le chemin d'accès, si nécessaire.
 Cliquez sur OK.
 A partir de la liste des champs, faites glisser vers la grille de création les champs à ajouter et les
champs à utiliser pour la définition des critères.
 Si vous désirez ajouter tous les champs portant le même nom dans la table de destination, faites
simplement glisser l'astérisque (*) vers la grille de création. Toutefois, si vous travaillez dans
une base de données réplica, vous devrez ajouter tous les champs.
 Si les champs sélectionnés portent le même nom dans les deux tables, Microsoft Access remplit
automatiquement le nom correspondant dans la ligne Ajouter à
 Dans le cas contraire, tapez dans la ligne Ajouter à les noms des champs de la table de
destination.
 Dans la cellule Critères relative aux champs que vous avez fait glisser vers la grille, tapez les
critères en fonction desquels les ajouts seront effectués.
 Pour avoir un aperçu des enregistrements ajoutés par la requête, cliquez sur Affichage dans la
barre d'outils. Pour revenir au mode Création de requête, cliquez à nouveau sur Affichage dans
la barre d'outils. Apportez toutes les modifications voulues en mode Création.
 Pour ajouter les enregistrements, cliquez sur Exécuter dans la barre d'outils.
41. Requête Création de table
 Crée une table en reprenant totalement ou partiellement les données d'autres tables. Utilisez une
requête Création de table pour :
 Créer une table à exporter vers d'autres bases de données Microsoft Access.
 Créer des états qui affichent des données en fonction d'une date précise
 Effectuer une copie de sauvegarde d'une table.
 Créer une table historique contenant des anciens enregistrements.
42. Création d'une table à partir des résultats d'une requête Création de table
 Créez une requête en sélectionnant les tables ou les requêtes qui contiennent les enregistrements
à inclure dans la nouvelle table.
 En mode Création de requête, cliquez sur la flèche à côté du bouton Type de requête dans la
barre d'outils, puis cliquez sur Création de table. La boîte de dialogue Requête création de table
s'affiche.
 Dans la zone Nom de la table, tapez le nom de la table à créer ou à remplacer.
 Cliquez sur Base de données en cours pour placer la nouvelle table dans la base de données
active ou cliquez sur Autre base de données et tapez le nom de la base de données où vous
désirez placer la table. Si nécessaire, tapez le chemin d'accès.
 Cliquez sur OK.
19
 Faites glisser les champs désirés pour la nouvelle table de la Liste des champs vers la grille de
création de requête.
 Après avoir fait glisser un champ, tapez les critères dans la cellule Critères du champ.
 Pour avoir un aperçu de la table avant de la créer, cliquez sur le bouton Affichage dans la barre
d'outils. Pour revenir dans le mode Création de requête afin d'effectuer des modifications ou
d'exécuter la requête, cliquez sur le bouton Affichage dans la barre d'outils.
 Pour créer une nouvelle table, cliquez sur Exécuter dans la barre d'outils.
43. Créer un formulaire à l'aide d'un Assistant
 1 Dans la fenêtre Base de données, cliquez sur l'onglet Formulaires.

 2 Cliquez sur Nouveau.
 3 Dans la boîte de dialogue Nouveau formulaire, cliquez sur l'Assistant que vous souhaitez
utiliser. Une description de l'Assistant apparaît dans la partie gauche de la boîte de dialogue.
 4 Cliquez sur le nom de la table ou de la requête qui contient les données sur lesquelles vous
voulez baser votre formulaire.
 Remarque Vous n'avez pas besoin d'effectuer cette étape si vous cliquez sur l'option Assistant
Formulaire (vous pouvez spécifier l'origine des enregistrements du formulaire dans l'Assistant).
 5 Cliquez sur OK.
 6 Si vous avez cliqué, lors de l'étape 3, sur l'Assistant Formulaire, l'Assistant Graphique ou
l'Assistant Tableau croisé dynamique, suivez les instructions des boîtes de dialogue de
l'Assistant. Si vous cliquez sur Formulaire instantané : Colonne simple, Formulaire instantané :
Tabulaire ou Formulaire instantané : Feuille de données, Microsoft Access crée
automatiquement votre formulaire.
 Si le formulaire obtenu ne produit pas le résultat escompté, vous pouvez le modifier en mode
Création.
 Remarque : Si vous cliquez sur l'une des options de formulaire instantané, Microsoft Access
utilise le format automatique que vous avez spécifié en dernier, que ce soit par l'Assistant
Formulaire ou par la commande Format automatique du menu Format en mode Création.
44. Créer un formulaire sans Assistant
 Dans la fenêtre Base de données, cliquez sur l'onglet Formulaires.

 Cliquez sur Nouveau.
 Dans la boîte de dialogue Nouveau formulaire, cliquez sur Mode Création.
 Cliquez sur le nom de la table ou de la requête contenant les données sur lesquelles vous voulez
baser votre formulaire. Si le formulaire doit être vierge (par exemple, si vous voulez créer un
formulaire fonctionnant comme un Menu Général pour ouvrir d'autres formulaires ou états, ou
pour créer une boîte de dialogue personnalisée), ne procédez à aucune sélection dans la liste.
 Cliquez sur OK.
 Microsoft Access affiche la fenêtre Formulaire en mode Création.
45. Créer une étiquette
20
 Utilisez cette procédure pour créer une étiquette indépendante (une étiquette rattachée à aucun
autre contrôle). Pour créer une étiquette rattachée à un contrôle, il vous suffit de créer le
contrôle. Microsoft Access affecte automatiquement une étiquette aux contrôles lorsque vous les
créez.
 Ouvrez un formulaire en mode Création ou un état en mode Création
 2 Cliquez sur l'outil Etiquette dans la boîte à outils.
 Cliquez dans le formulaire ou l'état à l'endroit où vous voulez placer l'étiquette, puis tapez le
texte de l'étiquette.
 Si vous voulez afficher le texte d'une étiquette sur plusieurs lignes, redimensionnez l'étiquette
une fois le texte saisi ou appuyez sur CTRL+ENTRÉE à la fin de la première ligne du texte pour
entrer un retour chariot. Si vous insérez un retour chariot, le texte qui suit est automatiquement
renvoyé à la ligne. Pour insérer manuellement un saut de ligne après une autre ligne, appuyez à
nouveau sur CTRL+ENTRÉE. La largeur maximale de l'étiquette est déterminée par la longueur
de la première ligne de texte.
46. Contrôles : description et fonctionnement
 Toutes les informations d'un formulaire ou d'un état sont contenues dans des contrôles. Les
contrôles sont des objets d'un formulaire ou d'un état qui permettent d'afficher des données,
d'exécuter des actions ou de décorer le formulaire ou l'état. Par exemple, vous pouvez utiliser
une zone de texte dans un formulaire ou un état pour afficher des données, un bouton de
commande dans un formulaire pour ouvrir un autre formulaire ou un état, ou encore un trait ou
un rectangle pour séparer et regrouper des contrôles afin d'accroître leur lisibilité.
 Microsoft Access comporte les types suivants de contrôles, qui sont tous disponibles au moyen
de la boîte à outils en mode Création de formulaire ou en mode Création d'état : zone de texte,
groupe d'options, bouton d'options, case à cocher, bouton bascule, zone de liste modifiable, zone
de liste, bouton de commande, contrôle Image, cadre d'objet dépendant, cadre d'objet
indépendant, sous-formulaire/sous-état, saut de page, trait, rectangle et contrôles personnalisés
ActiveX.
 Les contrôles peuvent être dépendants, indépendants ou calculés. Un contrôle dépendant est lié
à un champ d'une table ou d'une requête sous-jacente. Les contrôles dépendants permettent
d'afficher, d'entrer et de mettre à jour les valeurs des champs de votre base de données. Un
contrôle calculé utilise une expression comme source de données. Une expression peut utiliser
des données provenant d'un champ appartenant à une table ou à une requête sous-jacente d'un
formulaire ou état, ou celles provenant d'un autre contrôle dans le formulaire ou l'état. Un
contrôle indépendant ne possède pas de source de données. Vous pouvez utiliser des contrôles
indépendants pour afficher des informations, des traits, des rectangles et des images.
47. Créer un contrôle dépendant

 Si vous souhaitez utiliser un Assistant
 qui vous aidera à créer le contrôle, assurez-vous que l'outil Assistants Contrôle est enfoncé dans
la boîte à outils.
 3 Affichez la liste des champs en cliquant sur Liste des champs dans la barre d'outils.
 Sélectionnez un ou plusieurs champs dans la liste.
21
 Remarque Vous pouvez utiliser un assistant pour créer des boutons de commande, des zones de
liste, des zones de liste déroulante modifiable, des sous-formulaires et des groupes d'options,
mais aussi pour créer le contrôle d'un graphique ou d'un tableau croisé dynamique.
 Faites glisser le(s) champ(s) sélectionné(s) de la liste des champs vers le formulaire ou l'état.
Placez le coin supérieur gauche de l'icône de champ à l'endroit où vous désirez placer le coin
supérieur gauche du contrôle principal (et non son étiquette), puis relâchez le bouton de la
souris.
 Il est également possible de modifier le type du contrôle après l'avoir créé.
Pour sélectionner Vous devez

Un champ Cliquer sur le champ.
Un bloc de champs Maintenir la touche MAJ enfoncée et cliquer sur le nom du
premier et du dernier champ du bloc.
Des champs non adjacents Maintenir la touche CTRL enfoncée et cliquer sur le nom de
chaque champ concerné.
Tous les champs Double-cliquer sur la barre de titre de la liste des champs.
48. Créer un contrôle indépendant
 Ouvrez le formulaire en mode Création ou un état en mode Création

 2 Si vous souhaitez recourir à un Assistant qui vous aidera à créer le contrôle, assurez-vous
que l'outil Assistants Contrôle est enfoncé dans la boîte à outils.
 Remarque Vous pouvez utiliser un assistant pour créer des boutons de commande, des zones de
liste, des zones de liste modifiable, des sous-formulaires et des groupes d'options.
 Dans la boîte à outils, cliquez sur le contrôle que vous souhaitez créer.
 Dans le formulaire ou l'état, cliquez à l'endroit où vous désirez faire apparaître le coin supérieur
gauche du contrôle.
Si vous cliquez puis relâchez le bouton de la souris, Microsoft Access donne au contrôle des
dimensions par défaut. Pour créer un contrôle aux dimensions particulières, cliquez sur le bouton de
la souris et faites ensuite glisser les poignées de dimensionnement jusqu'à ce que le contrôle
atteigne la taille voulue.
 Conseil Pour créer plusieurs contrôles du même type, double-cliquez sur l'outil approprié dans
la boîte à outils afin de le verrouiller.
49. Créer un contrôle calculé

 Cliquez sur l'outil de la boîte à outils concernant le type de contrôle qui doit servir de contrôle
calculé.
 Remarque Une zone de texte représente le type de contrôle le plus souvent utilisé pour afficher
une valeur calculée.
 Dans le formulaire ou l'état, cliquez sur l'endroit où vous souhaitez placer le contrôle.
 Exécutez l'une des opérations suivantes :
 Si le contrôle est une zone de texte, tapez l'expression directement dans le contrôle.
 Si le contrôle n'est pas une zone de texte, ou s'il en est une mais que vous souhaitez créer
l'expression à l'aide du Générateur d'expression, assurez-vous que le contrôle est sélectionné,
22
cliquez sur Propriétés sur la barre d'outils pour ouvrir la feuille des propriétés de contrôle, puis
tapez l'expression dans la zone de la propriété SourceContrôle (ControlSource) ou cliquez sur le
bouton Générer pour ouvrir le Générateur d'expression.
 Dans un contrôle calculé, faites précéder chaque expression de l'opérateur =.
 Si l'espace est insuffisant pour taper une expression dans la zone de la propriété SourceContrôle
(ControlSource), appuyez sur MAJ+F2 pour ouvrir la zone de Zoom.
 Si un formulaire est basé sur une requête, vous souhaiterez peut-être placer l'expression dans la
requête plutôt que dans un contrôle calculé.
50. Qu'est-ce qu'une expression ?
 Les expressions jouent un rôle fondamental dans l'exécution de nombreuses opérations sous
Microsoft Access. Une expression est une combinaison de symboles (
 identificateurs, opérateurs et valeurs) produisant un résultat.
 Par exemple, vous pouvez utiliser l'expression ci-dessous dans un contrôle figurant sur un
formulaire ou un état pour afficher la somme des valeurs des contrôles Sous-total et Transport :
= [Sous-total] + [Transport]
51. Création d'expressions
 Lorsque vous créez une expression, vous combinez des identificateurs, des valeurs et des
opérateurs pour former une unité produisant un résultat. Les expressions peuvent être aussi
simples qu'une expression arithmétique, telle que « 1 + 1 », qui produit un résultat numérique
« 2 ». Mais elles peuvent également effectuer des opérations complexes sur les données, comme
l'expression de validation ci-dessous, qui génère une erreur si la valeur du champ Pays est
France, Italie ou Espagne alors que le champ Code Postal contient un nombre de caractères
différent de cinq.
= [Pays] Dans ("France", "Italie", "Espagne") Et NbCar([CodePostal])<>5
 Pour créer une expression, vous pouvez utiliser le Générateur d'expression. Vous pouvez
également la créer vous-même en combinant divers éléments de manière à produire le résultat
souhaité.
52. Création d'expressions à l'aide du Générateur d'expression
 Lancez le Générateur d'expression.

 Cliquez sur la zone de propriété ou d'argument contenant l'expression.
 Cliquez sur le bouton Générer situé à côté de la zone de propriété ou d'argument.
 Si une propriété est associée à plus d'un générateur, Microsoft Access affiche la boîte de
dialogue Choisir Générateur. Cliquez sur Générateur d'expression puis sur OK.
 Dans la zone inférieure gauche du Générateur d'expression, double-cliquez ou cliquez sur le
dossier contenant l'élément désiré.
 Dans la liste des dossiers du milieu, double-cliquez sur un élément pour le coller dans la zone de
l'expression ou cliquez sur une catégorie d'éléments.
 Si vous sélectionnez une catégorie dans la liste du milieu, les valeurs s'affichent dans la zone
inférieure droite. Double-cliquez sur la valeur à coller dans la zone de l'expression.
23
 Conseil Vous pouvez également taper une partie de l'expression directement dans la zone de
l'expression.
 Collez les opérateurs dans l'expression en plaçant le point d'insertion où vous désirez
positionner l'opérateur dans la zone de l'expression, puis cliquez sur l'un des boutons
d'opérateurs qui se trouvent sous la zone de l'expression.
 Lorsque l'expression est complètement définie, cliquez sur OK.
 Microsoft Access recopie votre expression à l'emplacement d'où vous avez lancé le Générateur
d'expression.
53. Création d'expressions sans utiliser le Générateur d'expression
 Vous créez une expression en combinant des identificateurs, des opérateurs et des valeurs pour
produire le résultat souhaité. Par exemple, l'expression suivante augmente de 10% la valeur
affichée dans le contrôle Transport du formulaire Commandes :
= [Formulaires]![Commandes]![Transport] * 1.1
 Dans cette expression :
 Formulaires![Commandes]![Transport] est un identificateur qui fait référence au contrôle
Transport du formulaire Commandes.
 * est l'opérateur de la multiplication.
 1.1 est la valeur par laquelle Microsoft Access multiplie la valeur du contrôle Transport.
 Selon le résultat que vous désirez, vous pouvez combiner de diverses manières des
identificateurs, des opérateurs et des valeurs. Vous pouvez utiliser des expressions pour
combiner des chaînes de caractères, additionner ou multiplier des valeurs numériques, appeler
des fonctions, faire référence à des objets et à leurs valeurs, ainsi que pour effectuer de
nombreuses autres opérations.
 Certaines expressions produisent un résultat vrai ou faux. Par exemple, si vous saisissez une
expression dans la colonne Condition d'une macro, Microsoft Access exécute l'action demandée
uniquement lorsque l'expression a la valeur « vrai ». L'expression suivante est vraie uniquement
si le Merdouillistan est la valeur affichée dans le contrôle Pays du formulaire Employés :
Formulaires![Employés]![Pays] = "Merdouillistan"
54. Exemples d'opérations arithmétiques dans des formulaires ou des états
 Dans le tableau suivant figurent des exemples d'expressions que vous pouvez utiliser dans les
contrôles calculés de formulaires et états.
Si vous utilisez cette expression Microsoft Access affiche

=[Sous-total]+[Port] La somme des valeurs des contrôles Sous-total et Port.
=[A livrer avant]-[Date envoi] La différence entre les contrôles A livrer avant et Date
envoi.
=[Prix]*1.06 Le produit de la valeur du contrôle Prix et 1,06 (ajoute
6% à la valeur Prix).
=[Quantité]*[Prix] Le produit des valeurs des contrôles Quantité et Prix.
=[Total employé]/[Total pays] Le quotient des valeurs des contrôles Total employé et
Total pays.
24
55. Exemples d'utilisation de fonctions de regroupement dans des formulaires ou des états
Expression Description
=Moyenne ([Port]) Utilise la fonction Moyenne (Avg) pour afficher la
moyenne des valeurs du contrôle Port.
=Compte ([N° commande]) Utilise la fonction Compte (Count) pour afficher le
nombre d'enregistrements dans le contrôle N°
commande.
Compte(*) Utilise la fonction Compte (Count) pour compter le
nombre d'enregistrements dans la requête, y compris
les champs de type Null (vides).
=Somme([Ventes]) Utilise la fonction Somme (Sum) pour afficher la
somme des valeurs du contrôle Ventes.
=Somme([Quantité]*[Prix]) Utilise la fonction Somme (Sum) pour afficher la
somme du produit des valeurs des contrôles Quantité et
Prix.
=[Ventes]/Somme([Ventes])* Affiche le pourcentage de ventes déterminé en divisant
100 la valeur du contrôle Ventes par la somme de toutes les
valeurs du contrôle Ventes. Remarque Si la propriété
Format du contrôle est définie sur Pourcentage, vous
ne devez pas mettre *100.
56. Exemples d'utilisation et de calcul de dates dans des formulaires ou des états
=Date() Utilise la fonction Date pour afficher la date en cours sous
la forme mm-jj-aa, où mm est le mois (1 à 12), jj est le
jour (1 à 31) et aa sont les deux derniers chiffres de
l'année (1980 à 2099).
=Format(Maintenant(), "ss") Utilise la fonction Format pour afficher le numéro de la
semaine de l'année que représente la date en cours, où ss
est 1 à 53.
=PartDate("aaaa", [Date commande]) Utilise la fonction PartDate (DatePart) pour afficher
l'année en quatre chiffres de la valeur du contrôle Date
commande.
=AjDate ("a", -10, [Date Promise]) Utilise la fonction AjDate (DateAdd) pour afficher une
date antérieure de 10 jours à la valeur du contrôle Date
Promise.
=DiffDate("j", [Date commande], Utilise la fonction DiffDate (DateDiff) pour afficher la
[Date envoi]) différence du nombre de jours entre les valeurs des
contrôles Date commande et Date envoi
25
57. Exemples d'expressions utilisant des valeurs de texte dans les Requêtes
 Vous tapez l'expression dans la cellule Champ de la grille de création de requête. Les champs
auxquels il est fait référence dans l'expression font partie d'une table ou d'une requête de la
requête active.
Nom complet : [Prénom] & " " & Affiche la valeur des champs Prénom et Nom,
[Nom] séparés par un espace, dans le champ Nom complet.
Adresse2 : [Ville] & " " & [Région] & " Affiche la valeur des champs Ville, Région et Code
" & [Code postal] postal, séparés par des espaces, dans le champ
Adresse2.
Initiale du produit : Gauche([Nom du Utilise la fonction Gauche (Left) pour afficher dans le
produit], 1) champ Initiale du produit le premier caractère de la
valeur Nom produit.
Code type : Droite ([Code référence], 2) Utilise la fonction Droite (Right) pour afficher dans le
champ Code type les deux derniers caractères du
contenu du champ Code référence.
Indicatif : Utilise la fonction ExtracChaîne (Mid) pour afficher
ExtracChaîne([Téléphone],2,3) dans le champ Indicatif les trois caractères qui suivent
le premier caractère de la valeur du champ
Téléphone.
58. Exemple d'une expression utilisant une sous-requête
 Vous tapez l'expression dans la cellule Champ de la grille de création de requête. Les champs
auxquels il est fait référence dans l'expression font partie d'une table ou d'une requête de la
requête active.
Cat : (SELECT [Nom de catégorie] FROM Affiche le Nom de catégorie si le Code
[Catégories] WHERE [Produits].[Code catégorie de la table Catégories est identique
catégorie]=[Catégories].[Code catégorie]) au Code catégorie de la table Produits.
59. Exemples de règles de validation de champ
Paramètre de Valide si Paramètre de Message si erreur

<>0 Veuillez entrer une valeur non nulle.
0 Ou >100 La valeur doit être égale à 0 ou supérieure à 100.
Comme "K???" La valeur doit comporter quatre caractères
commençant par la lettre K.
<#1/1/96# Entrez une date précédant 1996.
>=#1/1/97# Et <#1/1/98# La date doit être comprise en 1997.
60. Créer une case à cocher, un bouton bascule ou un bouton d'options dépendant d'un
champ Oui/Non
26
 Cliquez sur l'outil approprié dans la boîte à outils. Si vous ne savez pas exactement quel outil
vous devez utiliser, placez le pointeur sur l'outil pour afficher l'info-bulle.
 3 Cliquez sur Liste des champs dans la barre d'outils pour afficher la liste des champs. Si le
bouton ou la commande de liste des champs n'est pas disponible, vous devez lier le formulaire
ou l'état à une source d'enregistrements à l'aide de la propriété Source (RecordSource).
 Cliquez sur le champ approprié (un champ de type de données Oui/Non) dans la liste des
champs et faites-le glisser vers le formulaire ou l'état.
 Remarque Il est nécessaire de faire glisser le champ en dehors de la liste des champs. Si vous
cliquez sur le champ dans la liste des champs et cliquez ensuite sur le formulaire ou l'état, le
contrôle ne sera pas lié.
 Si nécessaire, modifiez le texte de l'étiquette.
 Passez en mode Formulaire, en mode Feuille de données ou en Aperçu avant impression pour
tester les contrôles.
 Conseil : Si vous affichez régulièrement le même champ Oui/Non sous forme de case à cocher
sur plusieurs formulaires et états, vous pouvez paramètrer la propriété DisplayControl pour
qu'une case à cocher soit automatiquement créée (il n'est pas nécessaire de cliquer au préalable
sur l'outil Case à cocher) lorsque vous faites glisser le champ en dehors de la liste des champs.
61. Créer un groupe d'options à l'aide d'un Assistant
 Pour obtenir de meilleurs résultats, créez des groupes d'options uniquement pour les champs de
données de type Numérique (et dont la propriété FieldSize est définie sur Entier ou Entier long)
ou Oui/Non. Pour les champs comportant d'autres types de données, utilisez une zone de liste ou
une zone de liste modifiable.
 Cliquez sur l'outil Assistants Contrôle
 de la boîte à outils si ce bouton n'est pas déjà activé.
 Dans la boîte à outils, cliquez sur l'outil Groupe d'options .
 Cliquez dans le formulaire ou l'état à l'endroit où vous voulez placer le coin supérieur gauche du
groupe d'options.
 Suivez les instructions des boîtes de dialogue de l'Assistant. Dans la dernière boîte de dialogue,
cliquez sur Terminer pour afficher le groupe d'options en mode Création.
62. Créer un groupe d'options sans Assistant

 Dans la boîte à outils, si l'outil Assistants Contrôle est activé, cliquez dessus pour le désactiver.
 Dans la boîte à outils, cliquez sur l'outil Groupe d'options .
 Exécutez une des opérations suivantes :
 pour créer un groupe d'options indépendant, cliquez à l'endroit où vous voulez placer le cadre de
groupe;
 pour créer un groupe d'options dépendant, cliquez sur Liste des champs dans la barre d'outils
pour afficher la liste des champs, puis faites glisser le champ approprié vers le formulaire ou
l'état. Si le bouton ou la commande de liste des champs n'est pas disponible, vous devez lier le
27
formulaire ou l'état à une source d'enregistrements à l'aide de la propriété Source

(RecordSource).
 Remarque Il es nécessaire de faire glisser le champ en dehors de la liste des champs. Si vous
cliquez sur le champ dans la liste des champs et cliquez ensuite sur le formulaire ou l'état, le
contrôle ne sera pas un contrôle dépendant.
 5 Dans la boîte à outils, cliquez sur l'outil Case à cocher , Bouton d'options ou Bouton
bascule , puis cliquez à l'intérieur du cadre du groupe à l'endroit où le coin supérieur gauche de
la case à cocher, du bouton d'options ou du bouton bascule doit apparaître. Lorsque le pointeur
de la souris passe au-dessus du cadre, Microsoft Access affiche le groupe d'options en
surbrillance pour indiquer que les contrôles qui y sont placés vont faire partie du groupe
d'options.
 Lorsque Microsoft Access crée le premier contrôle dans un groupe d'options, il définit la
propriété ValeurContrôle (OptionValue) du contrôle sur 1.
 6 Répétez l'étape 5 pour chaque contrôle que vous voulez ajouter dans le groupe d'options.
Microsoft Access définit la propriété ValeurContrôle (OptionValue) de la seconde option sur 2,
de la troisième sur 3, etc.
 Si vous créez une case à cocher, un bouton d'options ou un bouton bascule en dehors d'un
groupe d'options, vous pouvez l'ajouter à un groupe d'options en utilisant les fonctions Couper
et Coller (sélectionnez le cadre du groupe d'options avant de procéder au collage). Lorsque vous
utilisez les fonctions Couper et Coller, Microsoft Access définit la propriété ValeurContrôle
(OptionValue) du contrôle sur -1. Vous devez donc redéfinir la propriété sur la valeur
appropriée. Si vous faites glisser un contrôle existant dans un cadre de groupe, ce contrôle ne
fait pas partie du groupe d'options.
63. Créer un bouton de commande à l'aide d'un Assistant
 Ouvrez un formulaire en mode Création.

 Dans la boîte à outils, activez l'outil Assistants Contrôle .
 Dans la boîte à outils, cliquez sur l'outil Bouton de commande .
 Cliquez dans le formulaire à l'endroit où vous voulez placer le bouton de commande.
 Suivez les instructions des boîtes de dialogue de l'Assistant. Dans la dernière boîte de dialogue,
cliquez sur Terminer pour afficher le bouton de commande en mode Création.
64. Créer un bouton de commande sans Assistant
 Dans la boîte à outils, si l'outil Assistants Contrôle est activé, cliquez dessus pour le désactiver.
 Assurez-vous que le bouton de commande est sélectionné, puis cliquez sur Propriétés dans la
barre d'outils pour ouvrir sa feuille de propriétés.
 Dans la zone de propriété SurClic (OnClick), tapez le nom de la macro ou de la procédure
événementielle devant s'exécuter lorsque vous cliquez sur le bouton. Vous pouvez également
cliquer sur le bouton Générer pour utiliser le Générateur de macro ou le Générateur de code.
 Si vous voulez afficher du texte sur le bouton de commande, tapez le texte désiré dans la zone
de propriété Légende (Caption). Vous pouvez également afficher une image sur le bouton à la
place d'un texte.
28
 Conseil Vous pouvez aussi créer un bouton de commande qui exécute une macro en faisant
glisser la macro de la fenêtre Base de données vers un formulaire en mode création.
65. Créer une zone de liste ou une zone de liste modifiable dépendante qui affiche les
valeurs d'une table ou d'une requête
 Créez un champ Liste de choix en mode Création de table. Le champ Liste de choix doit être
défini dans la table qui contiendra la clé externe. Par exemple, si vous souhaitez créer un champ
Liste de choix pour la table Fournisseurs dans le formulaire Produits, définissez-le dans la table
Produits.
 Remarque Vous pouvez créer une zone de liste ou une zone de liste modifiable de recherche
sans créer de champ Liste de choix. Mais si vous créez un champ Liste de choix en mode
Création de table, vous ne devez créer la zone de liste ou la zone de liste modifiable qu'une
seule fois. Ensuite, vous pouvez utiliser la même liste de recherche dans n'importe quel
formulaire. Si vous n'avez pas l'intention d'utiliser la même liste de recherche dans plus d'un
formulaire, vous pouvez faire appel à l'Assistant Zone de liste ou à l'Assistant Zone de liste
modifiable en mode Création de formulaire.Suivez l'une des procédures suivantes :
 Créez un formulaire basé sur une source d'enregistrement qui contient le champ Liste de choix
que vous avez créé à l'étape 1. Microsoft Access crée automatiquement la zone de liste ou la
zone de liste modifiable.
 Ouvrez un formulaire existant basé sur une source d'enregistrement qui contient le champ Liste
de choix que vous avez créé à l'étape 1. En mode Création de formulaire, cliquez sur Liste des
champs dans la barre d'outils pour afficher la liste des champs, puis faites glisser le champ Liste
de choix de la liste des champs vers le formulaire. Microsoft Access crée automatiquement la
zone de liste ou la zone de liste modifiable.
 Basculez en mode Formulaire pour tester la zone de liste ou la zone de liste modifiable.
66. Créer une zone de liste ou une zone de liste modifiable indépendante qui affiche les
valeurs d'une table ou d'une requête
 Ouvrez le formulaire en mode Création.

 Assurez-vous que l'outil Assistants Contrôle est activé dans la boîte à outils.
 Cliquez sur l'outil Zone de liste ou sur l'outil Zone de liste modifiable dans la boîte à outils.
 Dans le formulaire, cliquez là où vous voulez placer la zone de liste ou la zone de liste
modifiable.
 Suivez les instructions des boîtes de dialogue de l'Assistant. Lorsque l'Assistant vous demande
la manière dont vous voulez obtenir les valeurs pour la liste, sélectionnez l'option permettant
d'utiliser une zone de liste ou une zone de liste modifiable pour rechercher les valeurs d'une
table ou d'une requête. Lorsque l'Assistant vous demande si vous voulez stocker la valeur ou la
conserver pour une utilisation ultérieure, sélectionnez l'option permettant de la conserver pour
une utilisation ultérieure.
 Lorsque vous utilisez un Assistant pour créer une zone de liste ou une zone de liste modifiable
basée sur une table ou une requête, Microsoft Access crée une instruction SQL basée sur les
champs que vous sélectionnez et définit la propriété Contenu (RowSource) du contrôle sur cette
instruction SQL.
29
67. Créer un sous-formulaire pour l'ajouter à un formulaire existant
 Avant d'utiliser cette procédure, assurez-vous que les relations entre vos tables sont définies
correctement.
 Ouvrez en mode Création le formulaire auquel vous voulez ajouter le sous-formulaire.
 Assurez-vous que l'outil Assistants Contrôle est sélectionné dans la boîte à outils.
 Cliquez sur l'outil Sous-formulaire / Sous-état dans la boîte à outils.
 Dans le formulaire, cliquez à l'endroit où vous souhaitez placer le sous-formulaire.
 Suivez les instructions qui apparaissent dans les boîtes de dialogue de l'Assistant.
 Lorsque vous cliquez sur Terminer, Microsoft Access ajoute un contrôle de sous-formulaire à
votre formulaire, et crée également un formulaire séparé que le contrôle de sous-formulaire
utilise pour afficher le sous-formulaire.
68. Ajouter une image d'arrière-plan dans un formulaire
 Ouvrez le formulaire en mode Création.

 Double-cliquez sur le sélecteur de formulaire pour ouvrir la feuille des propriétés.
 Dans la zone de la propriété Image, tapez le chemin et le nom d'un fichier .bmp, .ico, .dib, .wmf
ou .emf. Si vous avez installé des filtres graphiques pour d'autres applications, vous pouvez
utiliser tous les fichiers gérés par ces filtres. Si vous n'êtes pas sûr du chemin ou du nom de
fichier, cliquez sur le bouton Générer .
 Dans la zone de la propriété Type image (Picture Type), précisez si vous voulez que l'image soit
incorporée ou liée. Lorsque vous incorporez une image, elle est stockée dans le fichier base de
données. Si vous incorporez la même image dans un autre formulaire ou un état, elle est ajoutée
de nouveau au fichier de base de données. Lorsque vous liez une image, vous ne la stockez pas
dans le fichier de base de données, mais vous devez en garder une copie sur votre disque dur. Si
vous souhaitez utiliser votre espace disque dur efficacement, spécifiez le paramètre Liée.
 Après avoir ajouté l'image dans le formulaire, vous pouvez la dimensionner ou la découper en
cliquant sur un des paramètres suivant dans la zone de la propriété Mode affichage image
(Picture Size Mode).
Paramètre Description
Découpage Affiche l'image dans sa taille réelle. Si l'image est plus grande que la fenêtre
Formulaire, elle est découpée.
Echelle Redimensionne l'image pour qu'elle tienne dans la fenêtre Formulaire. Ce
paramètre peut entraîner des déformations de l'image.
Zoom Redimensionne l'image pour l'ajuster soit à la hauteur soit à la largeur de la
fenêtre. Ce paramètre ne découpe pas l'image et ne déforme pas ses proportions.
 Si vous souhaitez modifier l'alignement de l'image, cliquez sur un des paramètres de la zone de
la propriété Alignement de l'image (Picture Alignment).
 Remarque Si vous voulez centrer l'image d'arrière-plan et que celle-ci se redimensionne
lorsque vous dimensionnez la fenêtre, cliquez sur le paramètre Centrer. Si vous ne voulez pas
que l'image d'arrière-plan se redimensionne lorsque vous dimensionnez la fenêtre, cliquez sur le
paramètre Centrer formulaire.
30
 Si vous voulez que l'image soit reproduite sur toute l'étendue de l'arrière-plan du formulaire,
paramétrez la propriété Mosaïque d'images (Picture Tiling) sur Oui. La mosaïque commence à
la position spécifiée dans le paramétrage de Alignement de l'image.
 Remarque Définissez la propriété Mode d'affichage de l'image (Picture Size Mode) sur
Découpage si vous voulez juxtaposer l'image d'arrière-plan. L'image d'arrière-plan ne sera pas
juxtaposée si la propriété Mode d'affichage de l'image (Picture Size Mode) est paramétrée sur
Zoom ou Echelle.
69. Ajouter une image indépendante à l'aide d'un contrôle Image
 Ouvrez un formulaire en mode Création de formulaire ou un état en mode Création d'état.

 Cliquez sur l'outil Image dans la boîte à outils.
 Dans le formulaire ou l'état, cliquez à l'endroit où vous voulez placer l'image.
 Dans la boîte de dialogue Insérer une image, sélectionnez le nom du fichier de l'image à ajouter.
Vous devrez peut-être utiliser la zone Regarder dans pour spécifier le lecteur et/ou le dossier où
se trouve l'image.
 Cliquez sur OK.
 Microsoft Access crée un contrôle Image et y affiche l'image.
 Vous pouvez modifier la taille et les dimensions de l'image.
 Quand vous ajoutez une image à un contrôle Image, Microsoft Access insère l'image par défaut.
Quand une image est insérée, elle devient une partie du fichier de la base de données. Si vous
pensez utiliser la même image dans plusieurs formulaires et états, vous devriez attacher l'image
plutôt que l'insérer. Quand vous attachez une image, vous stockez une seule fois l'image. Pour
attacher une image, définissez la propriété TypeImage (PictureType) du contrôle Image sur
Attaché.
70. Redimensionner une image affichée dans un contrôle Image ou cadre d'objet

 Assurez-vous que le contrôle Image, le cadre d'objet dépendant ou le cadre d'objet indépendant
est sélectionné.
 3 Cliquez sur Propriétés dans la barre d'outils pour afficher la feuille des propriétés.
 Dans la zone de propriété ModeAffichage (SizeMode), cliquez sur un des paramètres suivants :
 Découpage. Affiche l'image grandeur nature. Si l'image est plus grande que la zone du contrôle,
elle est tronquée.
 Echelle. Redimensionne l'image pour qu'elle tienne dans la zone du contrôle. Ce paramètre
risque d'entraîner une déformation de l'objet.
 Zoom. Affiche l'image dans sa totalité après l'avoir redimensionnée pour qu'elle remplisse soit
la hauteur, soit la largeur de la zone du contrôle. Ce paramètre n'entraîne aucune déformation de
l'image.
71. Créer et insérer un objet indépendant

 Cliquez sur l'outil Cadre d'objet indépendant dans la boîte à outils.
31
 Dans le formulaire ou l'état, cliquez à l'endroit où vous voulez insérer l'objet.

 Dans la boîte de dialogue Insérer un objet, cliquez sur Créer nouveau si ce bouton n'est pas déjà
sélectionné, puis sur le type d'objet que vous voulez créer dans la zone Type d'objet.
 Activez la case à cocher Afficher comme icône si vous voulez afficher l'objet sous forme
d'icône plutôt que l'objet lui-même. Un tel affichage peut s'avérer utile lorsque l'objet contient
des informations supplémentaires qui ne doivent pas apparaître. L'affichage d'un objet sous
forme d'icône utilise en outre beaucoup moins d'espace disque.
 Cliquez sur OK.
 Créez l'objet à l'aide de l'application choisie à l'étape 4.
 Après avoir créé l'objet, cliquez sur Quitter dans le menu Fichier pour retourner dans
Microsoft Access.Microsoft Access crée un cadre d'objet indépendant et affiche l'objet dans le
cadre.
 Double-cliquez sur l'objet si vous souhaitez le modifier.
 Vous pouvez modifier la taille et les dimensions de l'objet après l'avoir collé.
 Souvent, vous modifierez un objet indépendant à partir du mode Création de votre formulaire ou
état. Si vous voulez aussi avoir la possibilité de modifier l'objet à partir du mode Formulaire,
attribuez le paramètre Oui à la propriété Activé (Enabled) du cadre d'objet indépendant et le
paramètre Non à sa propriété Verrouillé (Locked).
72. Ajouter un nouveau graphique à un formulaire ou un état
 Ouvrez le formulaire en mode Création de formulaire ou l'état en mode Création d'état.

 Cliquez sur Graphique dans le menu Insertion.
 Conseil Si vous créez un grand nombre de graphiques, il vous sera peut-être utile d'ajouter
Graphique dans la barre d'outils.
 Dans le formulaire ou l'état, cliquez à l'endroit où vous voulez insérer le graphique.
 Suivez les instructions de l'Assistant Graphique, qui va créer le graphique à partir des tables ou
requêtes disponibles et des champs que vous sélectionnez.
 Remarque Les données comprises dans un de ces champs au moins doivent être du type
Numérique, Monétaire ou NuméroAuto.
 Passez en mode Formulaire ou en Aperçu avant impression pour afficher le graphique avec les
données actuelles.
 En mode Création de formulaire ou d'état, le graphique affiche souvent soit des données
exemples, soit des données anciennes. Pour vérifier que les données actuelles sont affichées,
basculez en mode Formulaire ou Aperçu avant impression.
 L'Assistant Graphique crée une requête dans la propriété Contenu (RowSource), qui reflète les
restrictions que vous avez spécifiées en matière de données dans les boîtes de dialogue Assistant
Graphique.
73. Déplacer un contrôle et son étiquette
 Ouvrez un formulaire en mode Création ou un état en mode Création.

 Cliquez sur le contrôle ou son étiquette.
 Si vous voulez déplacer deux ou plusieurs Contrôles Sélectionnez les contrôles en cliquant
dessus tout en maintenant la touche MAJ enfoncée.
32
 Déplacez le pointeur au-dessus du bord (et non de la poignée de déplacement) du contrôle ou de

son étiquette jusqu'à ce qu'il se transforme en une main ouverte, et faites ensuite glisser les
contrôles vers leur nouvelle position.
 Lorsque vous déplacez un contrôle, vous pouvez garder son alignement horizontal ou vertical
avec d'autres contrôles en maintenant la touche MAJ enfoncée tout en sélectionnant et en
déplaçant le contrôle. Vous ne pouvez déplacer le contrôle qu'horizontalement ou verticalement,
en fonction de la direction dans laquelle vous effectuez le premier déplacement.
 Si vous souhaitez ajuster de manière précise le positionnement d'un contrôle, il est préférable
d'appuyer simultanément sur CTRL + les touches de direction appropriées. De la sorte,
Microsoft Access n'aligne pas le contrôle sur la grille, même si l'option Aligner sur la grille est
activée.
74. Déplacer un contrôle ou son étiquette séparément

 Cliquez sur le contrôle ou sur son étiquette.
 Placez le pointeur sur la poignée de déplacement située dans le coin supérieur gauche du
contrôle ou de l'étiquette.
 Lorsque le pointeur se transforme en une main pointée vers le haut, vous pouvez faire glisser le
contrôle ou l'étiquette.
 Les relations entre les parties d'un contrôle composé demeurent même si vous les déplacez
séparément.
 Pour placer une étiquette attachée dans une autre section sans déplacer le contrôle, vous devez
utiliser les commandes Couper et Coller. Si vous placez une étiquette dans une autre section,
elle ne sera plus associée au contrôle.
75. Attribuer une valeur par défaut à un contrôle

 2 Assurez-vous que le contrôle est sélectionné, puis cliquez sur Propriétés dans la barre
d'outils pour ouvrir sa feuille des propriétés.
 Dans la zone de la propriété ValeurParDéfaut (DefaultValue), tapez la valeur par défaut comme
New York, ou une expression comme =Date().Si la chaîne de l'expression que vous tapez
comporte des virgules ou toute autre marque de ponctuation, veillez à ouvrir et à fermer la
valeur par des guillemets. Par exemple, pour utiliser « New York, N.Y. » comme valeur par
défaut, tapez "New York, N.Y.".
76. Dupliquer un contrôle

 Cliquez sur le contrôle que vous souhaitez dupliquer. Si une étiquette est attachée au contrôle,
cliquez sur le contrôle et non sur l'étiquette.
 Dans le menu Edition, cliquez sur Dupliquer.
 Microsoft Access colle le contrôle juste en dessous du contrôle sélectionné.
33
 Si vous souhaitez créer un autre contrôle situé à la même distance, cliquez encore une fois sur
Dupliquer.
 Microsoft Access positionne le contrôle en dessous du dernier contrôle collé, même si ce dernier
a été déplacé.
 Microsoft Access ne copie pas les procédures événementielles associées à un contrôle lorsque
vous dupliquez le contrôle.
 Si vous désirez simplement copier des propriétés de mise en forme d'un contrôle à un autre,
vous pouvez cliquer sur Copier le format dans la barre d'outils.
77. Dimensionner un contrôle

 Cliquez sur le ou les contrôles que vous souhaitez redimensionner.
 Faites glisser les poignées de dimensionnement jusqu'à ce que le contrôle atteigne la taille
désirée.
 Si vous sélectionnez plusieurs contrôles, le redimensionnement d'un contrôle s'appliquera à tous
les contrôles sélectionnés.
 Conseil Si les ajustements que la taille d'un contrôle doit subir sont minimes, il est plus aisé
d'appuyer simultanément sur MAJ et les touches de directions appropriées.
78. Dimensionner un contrôle pour l'ajuster à son contenu

 Sélectionnez le ou les contrôles que vous souhaitez redimensionner.
 Dans le menu Format, pointez sur Ajuster, puis cliquez sur Au contenu.
79. Dimensionner des contrôles uniformément l'un par rapport à l'autre

 Sélectionnez les contrôles que vous souhaitez dimensionner.
 Dans le menu Format, pointez sur Ajuster, puis cliquez sur l'une des commandes suivantes :
 Au plus grand, pour augmenter la hauteur des contrôles et les ajuster au contrôle sélectionné le
plus haut.
 Au plus petit, pour diminuer la hauteur des contrôles et les ajuster au contrôle sélectionné le
plus petit.
 Au plus large, pour augmenter la largeur des contrôles et les ajuster au contrôle sélectionné le
plus large.
 Au plus étroit, pour diminuer la largeur des contrôles et les ajuster au contrôle sélectionné le
plus étroit.
80. Copier les caractéristiques de mise en forme d'un contrôle à un autre

 Cliquez sur le contrôle qui possède les caractéristiques de mise en forme que vous souhaitez
copier.
34
 Remarque Vous pouvez copier ces caractéristiques à partir d'un contrôle unique.
 3 Cliquez sur Copier le format dans la barre d'outils. Si vous savez déjà que vous allez
utiliser les mêmes caractéristiques de mise en forme pour plusieurs contrôles, double-cliquez sur
le bouton pour le verrouiller.
 Cliquez sur le contrôle auquel vous désirez coller les caractéristiques de mise en forme. Vous
pouvez cliquer sur un contrôle de même type ou de type différent. Par exemple, il est possible de
copier les caractéristiques de mise en forme d'une zone de texte à une zone de liste.
81. Supprimer un contrôle

 Cliquez sur le contrôle.
 Appuyez sur SUPPR.
 Si l'étiquette du contrôle est attachée à celui-ci, Microsoft Access supprime le contrôle ainsi que
son étiquette. Si vous souhaitez supprimer uniquement l'étiquette attachée, cliquez sur celle-ci et
appuyez sur SUPPR.
82. Créer un état à l'aide d'un Assistant
 Dans la fenêtre Base de données, cliquez sur l'onglet Etats.

 Dans la boîte de dialogue Nouvel état, sélectionnez l'assistant que vous voulez utiliser. Une
description de l'assistant apparaît dans la partie gauche de la boîte de dialogue.
 Sélectionnez la table ou la requête contenant les données à partir desquelles vous voulez créer
l'état.
 Remarque Microsoft Access utilise cette table ou cette requête comme source
d'enregistrements par défaut de l'état. Toutefois, vous pouvez modifier la source
d'enregistrements dans l'Assistant et sélectionner des champs d'autres tables et d'autres requêtes.
 Cliquez sur OK.
 Si vous cliquez sur Assistant Etat, Assistant Graphique ou Assistant Etiquette dans l'étape 3,
suivez les instructions des boîtes de dialogue de l'Assistant. Si vous cliquez sur Etat
instantané : Tabulaire ou Etat instantané : Colonne simple, Microsoft Access crée
automatiquement l'état.
 Si la présentation de l'état créé ne vous satisfait pas, vous pouvez le modifier en mode Création.
83. Créer un état en utilisant Etat Instantané
 L'Assistant Etat Instantané crée un état affichant tous les champs et enregistrements de la table
ou de la requête sous-jacente.
 Dans la fenêtre Base de Données, cliquez sur l'onglet Etat.
 Dans la boîte de dialogue Nouvel état, cliquez sur l'un des Assistants suivants :
 Etat instantané : Colonne simple. Chaque champ apparaît sur une ligne séparée avec une
étiquette à sa gauche.
35
 Etat instantané : Tabulaire. Les champs des enregistrements apparaissent sur une ligne et les
étiquettes s'impriment dans le haut de la page.
 Cliquez sur la table ou la requête contenant les données à partir desquelles vous voulez créer
l'état.
 Cliquez sur OK.
 Microsoft Access applique le dernier format automatique que vous avez utilisé dans l'état. Si
vous créez pour la première fois un état à l'aide d'un Assistant ou si vous n'avez pas utilisé la
commande Format automatique du menu Format, Microsoft Access utilise le format
automatique standard.
 Conseil Vous pouvez aussi créer un état à colonne simple basé sur la table ou la requête
ouverte ou sur la table ou la requête sélectionnée dans la fenêtre Base de données. Cliquez sur
État instantané dans le menu Insertion ou sur la flèche placée en regard du bouton Nouvel objet
dans la barre d'outils, puis cliquez sur État instantané. Les états créés à l'aide de cette méthode
comportent uniquement des enregistrements de type détail (pas d'en-tête d'état ni d'en-tête et de
pied de page).
84. Créer un état sans utiliser d'Assistant
 Dans la fenêtre Base de données, cliquez sur l'onglet Etats.

 Dans la boîte de dialogue Nouvel état, cliquez sur Mode Création.
 Sélectionnez le nom de la table ou de la requête contenant les données à partir desquelles vous
allez créer l'état (si vous désirez créer un état indépendant, n'effectuez aucune sélection dans
cette liste).
 Conseil Si vous désirez créer un état qui extrait des données dans plusieurs tables, créez votre
état à partir d'une requête.
 Cliquez sur OK.
 Microsoft Access affiche la fenêtre Etat en mode Création.
85. Ouvrir un état
 Dans la fenêtre Base de données, cliquez sur l'onglet États.

 Sélectionnez l'état que vous voulez ouvrir.
 Cliquez sur le bouton Modifier afin d'ouvrir l'état en mode Création ou cliquez sur le bouton
Aperçu pour ouvrir l'état en mode Aperçu avant impression.
86. Comment personnaliser un état ?
 Il est possible de modifier l’apparence de tout un état ou de certaines parties de celui-ci.

 Pour modifier en une seule opération la police, le corps et la graisse du texte et des filets d’un
état, cliquez sur Format automatique dans la barre d’outils. Sélectionnez ensuite un nouveau
format automatique pour l’état.
 Pour modifier l’apparence d’un seul contrôle (par exemple, une étiquette), cliquez sur celui-ci
afin de le sélectionner. Sélectionnez ensuite la police, le corps ou une autre option dans la barre
d’outils Mise en forme ·
36
 Pour modifier le format d’affichage des données dans un contrôle (par exemple, une zone de
texte), sélectionnez d’abord le contrôle.
 Cliquez ensuite sur Propriétés dans la barre d’outils afin d’afficher la feuille des propriétés.
87. Ajout d’un Champ
 Vous pouvez ajouter des champs à la source de l’état.

 Cliquez sur Liste des champs dans la barre d’outils afin d’afficher la liste des champs présents
dans la source.
 Grâce à la boîte à outils, vous pouvez aussi ajouter des contrôles tels que des étiquettes ou des
images.
 Pour créer une étiquette, cliquez sur l’outil Etiquette dans la boîte à outils. Cliquez ensuite sur
l’endroit de l’état où vous désirez placer l’étiquette, tapez le texte et appuyez sur ENTRÉE.
 Pour utiliser un Assistant pour la création d’un contrôle, vérifiez que l’outil Assistants Contrôle
est enfoncé dans la barre d’outils et cliquez sur l’outil correspondant au contrôle que vous
désirez créer.
88. Ajouter des numéros de page dans un formulaire ou un état
 Ouvrez le formulaire en mode Création de formulaire ou l'état en mode Création.

 Cliquez sur Numéros de page dans le menu Insertion.
 Dans la boîte de dialogue Numéros de page, sélectionnez le format, la position et l'alignement
du numéro de page. En ce qui concerne l'alignement, les options suivantes sont disponibles:
 Gauche. Ajoute une zone de texte dans la marge de gauche ;
 Centrer. Ajoute une zone de texte centrée entre les marges de gauche et de droite ;
 Droite. Ajoute une zone de texte dans la marge de droite ;
 A l'intérieur. Ajoute des zones de texte dans les marges de gauche et de droite. Les numéros de
page impairs sont imprimés à gauche et les numéros pairs à droite ;
 A l'extérieur. Ajoute des zones de texte dans les marges de gauche et de droite. Les numéros de
page pairs sont imprimés à gauche et les numéros de page impairs sont imprimés à droite.
 Pour afficher un numéro sur la première page, activez la case à cocher Afficher le numéro sur la
première page.
 Microsoft Access utilise une expression pour créer les numéros de page.
89. Tri d'enregistrements dans un état
 Vous pouvez exécuter un tri sur un maximum de 10 champs ou expressions d'un état.
 Ouvrez l'état en mode Création.
 2 Cliquez sur Trier et regrouper dans la barre d'outils pour afficher la boîte Trier et
regrouper.
 Sur la première ligne de la colonne Champ/Expression, sélectionnez un nom de champ ou tapez
une expression.
 Le champ ou l'expression sur la première ligne constitue le premier niveau de tri (la définition la
plus large). La deuxième ligne constitue le deuxième niveau de tri, et ainsi de suite.
37
 Lorsque vous remplissez la colonne Champ/Expression, Microsoft Access positionne Ordre de

tri sur Croissant. L'ordre de tri croissant s'effectue de A à Z et de 0 à 9.
 Pour inverser l'ordre de tri, sélectionnez Décroissant dans la liste Ordre de tri. L'ordre de tri
décroissant s'effectue de Z à A et de 9 à 0.
 Remarque L'état Etiquettes des clients dans la base de données exemple Les Comptoirs trie les
enregistrements par les valeurs de trois champs. Pour afficher cet état, ouvrez la base de
données Comptoir dans le sous-dossier Exemples du dossier Office. Dans la fenêtre Base de
données, cliquez sur l'onglet Etats, cliquez sur Etiquettes des clients, puis sur Modifier.
90. Pourquoi utiliser des conditions dans une macro?
 Dans certains cas, il est possible que vous souhaitiez exécuter une action ou une série d'actions
dans une macro uniquement si une condition particulière est vraie. Par exemple, si vous utilisez
une macro pour valider les données d'un formulaire, il est possible que vous vouliez afficher un
message en réponse à un ensemble de valeurs entrées dans un enregistrement et un autre
message en réponse à un autre ensemble de valeurs. En pareil cas, vous pouvez utilisez des
conditions afin de canaliser le flux de la macro.
91. Créer une macro
 Dans la fenêtre Base de données, cliquez sur l'onglet Macros.

 Dans la colonne Action, cliquez dans la première cellule puis cliquez sur la flèche pour afficher
la liste d'actions
 Cliquez sur l'action que vous voulez utiliser.
 Tapez un commentaire pour l'action. Les commentaires sont facultatifs mais souhaitables pour
mieux comprendre votre macro plus tard.
 Dans la partie inférieure de la fenêtre, spécifiez les arguments de l'action, si ceux-ci sont
obligatoires.
 Pour ajouter d'autres actions à la macro, positionnez-vous sur une autre ligne d'action et répétez
les étapes 3 à 6. Microsoft Access exécute les actions dans l'ordre où vous les entrez.
 Conseil : Si vous souhaitez créer rapidement une macro agissant sur un objet base de données
spécifique, faites glisser l'objet de la fenêtre Base de données vers une ligne d'action dans la
fenêtre Macro. Par exemple, vous pouvez créer une macro qui ouvre un formulaire en faisant
glisser le formulaire vers la ligne d'action. Pour effectuer cette démarche, cliquez sur Mosaïque
verticale dans le menu Fenêtre pour faire en sorte que les fenêtres Macro et Base de données
soient affichées à l'écran simultanément; ensuite, dans la fenêtre Base de données, cliquez sur
l'onglet correspondant à l'objet que vous voulez faire glisser et faites-le glisser vers une ligne
d'action. L'action de faire glisser une macro ajoute une action d'exécution de la macro tandis que
l'action de faire glisser d'autres objets (tables, requêtes, formulaires, états ou modules) ajoute
une action d'ouverture de l'objet.
92. Créer un groupe de macros
 Si vous souhaitez regrouper plusieurs macros associées dans un même endroit au lieu de les
mémoriser séparément, vous pouvez les organiser sous la forme d'un groupe de macros.
38

 Cliquez sur le bouton Nom de macro
 dans la barre d'outils s'il n'est pas déjà enfoncé.
 Dans la colonne Nom macro, attribuez un nom à la première macro du groupe de macros.
 Ajoutez les actions que vous voulez que la macro exécute.
 Répétez les étapes 4 et 5 pour toutes les autres macros que vous voulez inclure dans le groupe
de macros.
93. Ouvrir une macro

 Cliquez sur le nom de la macro que vous souhaitez ouvrir.
 Cliquez sur Modifier.
 Apportez les modifications que vous voulez.
94. Ajouter une action à une macro
 Dans la fenêtre Macro, cliquez sur la première ligne vide de la colonne Action. Si vous voulez
insérer une action entre deux lignes d'actions, cliquez sur le sélecteur de la ligne d'action située
directement sous la ligne où vous voulez insérer la nouvelle action ; ensuite cliquez sur Insérer
ligne sur la barre d'outils.
 Dans la colonne Action, cliquez sur la flèche pour afficher la liste d'actions.
 Cliquez sur l'action que vous voulez utiliser.
 Tapez un commentaire concernant l'action. Les commentaires sont facultatifs.
 Dans la partie inférieure de la fenêtre, spécifiez les arguments de l'action si ceux-ci sont
obligatoires.
95. Le tableau suivant regroupe les actions par catégories, en fonction de leur utilisation.
Catégorie Tâche Action

Données dans les formulaires Restreindre les données AppliquerFiltre
et les états
Se déplacer dans les données TrouverSuivant,
TrouverEnregistrement,
AtteindreContrôle,
AtteindrePage,
AtteindreEnregistrement
39
Exécution Exécuter une commande ExécuterCommande

Quitter Microsoft Access Quitter
Exécuter une macro, une OuvrirRequête,
procédure ou une requête ExécuterCode,
ExécuterMacro, ExécuterSQL
Exécuter une autre application ExécuterApplication
Arrêter l'exécution AnnulerEvénement, Quitter,
ArrêtToutesMacros,
ArrêtMacro
Importer/exporter Envoyer des objets CopierVers, EnvoyerObjet
Microsoft Access à d'autres
applications
Transférer des données entre TransférerBase,
Microsoft Access et d'autres TransférerFeuilleCalcul,
formats de données TransférerTexte
Manipulation d'objets Copier, enregistrer ouCopierObjet, Renommer,
renommer un objet Enregistrer
Supprimer un objet SupprimerObjet
Déplacer ou redimensionner Agrandir, Réduire,
une fenêtre DéplacerDimensionner,
Restaurer
Ouvrir ou fermer un objet Fermer, OuvrirFormulaire,
OuvrirModule,
OuvrirRequête, OuvrirEtat,
OuvrirTable
Imprimer un objet OuvrirFormulaire,
OuvrirRequête, OuvrirEtat,
Imprimer
Sélectionner un objet SélectionnerObjet
Définir la valeur d'un champ, DéfinirValeur
d'un contrôle ou d'une
propriété
Mettre à jour les données ou RedessinerObjet, Actualiser,
l'écran AfficherTousEnreg
Divers Créer une barre de menus AjouterMenu
personnalisée, un menu
contextuel personnalisé, une
barre de menus globale ou un
menu contextuel global
Définir l'état d'options de DéfinirElémentMenu
menu sur une barre de menus
personnalisée ou globale
Afficher des informations à Écho, Sablier, BoîteMsg,
l'écran Avertissements
Générer des frappes de EnvoiTouches
touches
Afficher ou masquer la barre AfficherBarreOutils
d'outils intégrée ou
personnalisée
40
Emettre une tonalité Bip
96. Ouvrir la fenêtre Macro à partir d'un formulaire ou d'un état
 En mode Création de formulaire ou d'état, exécutez une des actions suivantes :

 Double-cliquez sur le sélecteur de formulaire ou le sélecteur d'état pour ouvrir la feuille des
propriétés du formulaire ou de l'état.
 Double-cliquez sur le sélecteur de section pour ouvrir la feuille des propriétés de la section.
 Assurez-vous qu'un contrôle est sélectionné, puis cliquez sur Propriétés dans la barre d'outils.
 Cliquez sur le bouton Générer situé à côté de la propriété événementielle appropriée. Si, par
exemple, vous voulez créer une macro ou une procédure événementielle qui s'exécute lorsque
vous cliquez sur un bouton de commande, cliquez sur le bouton Générer à côté de la propriété
événementielle SurClic (OnClick) du bouton de commande.
 Cliquez sur Générateur de macro pour ouvrir la fenêtre Macro ou sur Générateur de code pour
ouvrir la fenêtre Module.
 Remarque Pour afficher tout le code relatif à un formulaire ou à un état, cliquez sur Code dans
le menu Affichage.
97. Exécuter une macro directement
 Pour exécuter directement une macro, effectuez l'une des opérations suivantes :
 Pour exécuter une macro à partir de la fenêtre Macro, cliquez sur Exécuter
 dans la barre d'outils.
 Pour exécuter une macro à partir de la fenêtre Base de données, cliquez sur l'onglet Macros,
puis double-cliquez sur un nom de macro.
 Pour exécuter une macro à partir du mode création de formulaire ou du mode création d'état,
dans le menu Outils, pointez sur Macro, puis cliquez sur Exécuter Macro.
 Pour exécuter une macro où que vous vous trouviez ailleurs dans Microsoft Access, dans le
menu Outils cliquez sur Exécuter Macro puis cliquez sur une macro dans la boîte Nom de
Macro.
 Remarque : Normalement, vous n'exécutez une macro directement que lorsque vous voulez la
tester. Il vous est ensuite possible d'attacher cette macro à un formulaire, un état ou un contrôle
pour pouvoir l'exécuter en réponse à un événement, vous pouvez également créer une
commande de menu personnalisée pour exécuter cette macro.
98. Créer un bouton de commande sans Assistant

 2 Dans la boîte à outils, si l'outil Assistants Contrôle est activé, cliquez dessus pour le
désactiver.
 Assurez-vous que le bouton de commande est sélectionné, puis cliquez sur Propriétés dans la
barre d'outils pour ouvrir sa feuille de propriétés.
41
 Dans la zone de propriété SurClic (OnClick), tapez le nom de la macro ou de la procédure

événementielle devant s'exécuter lorsque vous cliquez sur le bouton. Vous pouvez également
cliquer sur le bouton Générer pour utiliser le Générateur de macro ou le Générateur de code.
 Si vous voulez afficher du texte sur le bouton de commande, tapez le texte désiré dans la zone
de propriété Légende (Caption). Vous pouvez également afficher une image sur le bouton à la
place d'un texte.
 Conseil Vous pouvez aussi créer un bouton de commande qui exécute une macro en faisant
glisser la macro de la fenêtre Base de données vers un formulaire en mode création.
99. Exécuter une action lorsque ma base de données s'ouvre pour la première fois
 Vous pouvez utiliser une macro spéciale appelée AutoExec pour exécuter une action ou une
série d'actions lorsque votre base de données est ouverte pour la première fois. Quand vous
ouvrez une base de données, Microsoft Access recherche une macro de ce nom et, s'il en trouve
une, l'exécute automatiquement.
 Créez une macro qui contient les actions à exécuter à l'ouverture de la base de données.
 Enregistrez la macro sous le nom AutoExec.
 A la prochaine ouverture de la base de données, Microsoft Access exécute cette macro
automatiquement.
 Pour empêcher l'exécution de la macro AutoExec, maintenez la touche MAJ enfoncée lorsque
vous ouvrez la base de données.
 Vous pouvez également contrôler le démarrage d'une base de données ou d'une application en
définissant les options de la boîte de dialogue de démarrage (menu Outils).
100. Conseils concernant la définition des arguments de l'action dans une macro
 Après avoir ajouté une action à une macro, définissez les arguments de l'action dans la partie
inférieure de la fenêtre Macro. Ces arguments donnent à Microsoft Access des informations
supplémentaires sur le mode d'exécution de l'action.
 Voici quelques conseils concernant la définition des arguments de l'action :
 · Vous pouvez taper une valeur dans une boîte d'argument, ou souvent sélectionner un
paramètre dans une liste.
 · En règle générale, il est souhaitable de respecter, lorsque vous définissez les arguments de
l'action, l'ordre dans lequel ils apparaissent dans la liste car les choix d'un argument peuvent
déterminer ceux des arguments suivants.
 · Si vous ajoutez une action à votre macro en faisant glisser un objet base de données
 à partir de la fenêtre Base de données, Microsoft Access définit automatiquement les arguments
adéquats à cette action.
 · Si l'argument d'une action appelle le nom d'un objet base de données, vous pouvez définir
automatiquement l'argument ainsi que l'argument Type objet en faisant glisser l'objet à partir de
la fenêtre Base de données vers la boîte d'argument.
 · Vous pouvez utiliser une expression précédée du signe égal (=) pour définir n'importe quel
argument de l'action, sauf ceux qui figurent dans le tableau ci-après :
Argument Action
Type d'objet Fermer, SupprimerObjet, AtteindreEnregistrement, CopierVers,
Renommer, RedessinerObjet, Enregistrer; SélectionnerObjet,
42
EnvoyerObjet, TransférerBase
Type de l'objet source CopierObjet
Type base TransférerBase
Type feuille TransférerFeuilleCalcul
Format TransférerTexte
Nom de barre d'outils AfficherBarreOutils
Format de sortie CopierVers, EnvoyerObjet
Tous les arguments ExécuterCommande
101. Pourquoi utiliser des conditions dans une macro?
 Dans certains cas, il est possible que vous souhaitiez exécuter une action ou une série d'actions
dans une macro uniquement si une condition particulière est vraie. Par exemple, si vous utilisez
une macro pour valider les données d'un formulaire, il est possible que vous vouliez afficher un
message en réponse à un ensemble de valeurs entrées dans un enregistrement et un autre
message en réponse à un autre ensemble de valeurs. En pareil cas, vous pouvez utilisez des
conditions afin de canaliser le flux de la macro.
 Une condition est une expression logique. La macro suit des chemins différents selon que la
condition est vraie ou fausse.
 Vous entrez les conditions dans la colonne Condition de la fenêtre Macro. Si une condition est
vraie, Microsoft Access exécute l'action qui se trouve sur cette ligne. Vous pouvez demander à
Microsoft Access d'exécuter une série d'actions si la condition est vraie en tapant des points de
suspension (...) dans la colonne Condition des actions qui suivent immédiatement la condition.
102. Rendre une macro exécutable dans des conditions particulières
 Dans la fenêtre Macro, cliquez sur Condition dans la barre d'outils.

 Dans la colonne Condition, tapez une expression conditionnelle sur la ligne où vous souhaitez
définir la condition.
 Pour créer une expression à l'aide du Générateur d'expression, cliquez avec le bouton droit de la
souris dans la cellule Condition, puis cliquez sur Générer.
 Dans la colonne Action, entrez l'action que Microsoft Access exécutera quand la condition sera
vraie.
103. Exemples de conditions de macro
Utilisez cette expression Pour exécuter l'action si

[Ville]="Paris" La valeur Ville dans le champ du formulaire
d'exécution de la macro est Paris.
CompteDom("[N° commande]", Il existe plus de 35 entrées dans le champ
"Commandes")>35 N°commande de la table Commandes.
CompteDom("*", " Détails Commandes ", Il existe plus de trois entrées dans la table Détails
"[N°commande]=Formulaires! Commandes pour lesquelles le champ
[Commandes]![ N°commande]")>3 N°commande de la table correspond au champ
N°commande du formulaire Commandes.
43
[Date d'envoi] entre #2-Fév-1995# et #2- La valeur du champ Date d'envoi du formulaire
Mar-1995# d'exécution de la macro est comprise entre le 2-
Fév-1995 et le 2-Mar-1995.
Formulaires![Produits]![Unités en stock]<5 La valeur du champ Unités en stock du
formulaire Produits est inférieure à 5.
EstNull([Prénom]) La valeur Prénom sur le formulaire d'exécution
de la macro est Null(valeur inexistante). Cette
expression est équivalente à [Prénom] Est Null.
[Pays]="Royaume-Uni" et Formulaires! La valeur du champ Pays sur le formulaire
[Total de ventes]![Commandes d'exécution de la macro est Royaume-Uni, et la
cumulées]>100 valeur du champ Commandes cumulées sur le
formulaire Total des ventes est supérieure à 100.
[Pays] En ("France", "Italie", "Espagne") et La valeur du champ Pays sur le formulaire
Nbcar([CodePostal])<>5 d'exécution de la macro est France, Italie ou
Espagne et le code postal ne dépasse pas cinq
caractères.
BoîteMessage ("Confirmer changements?" , Vous cliquez sur OK dans une boîte de dialogue
1) = 1 affichée par la fonction BoîteMessage (MsgBox).
Si vous cliquez sur Annuler dans la boîte de
dialogue, Microsoft Access ignore l'action.
 Conseil Pour que Microsoft Access ignore provisoirement une action, entrez la condition Faux.
Ignorer temporairement une action peut être utile lorsque vous essayez de résoudre un problème
dans une macro.
104. Afficher et masquer les noms et les conditions de macros dans la fenêtre Macro
 Cliquez sur Nom de macro dans la barre d'outils pour afficher ou masquer la colonne Nom
macro ou cliquez sur Conditions pour afficher ou masquer la colonne Condition.
 Pour modifier les caractéristiques de l'affichage de ces colonnes par Microsoft Access lors de la
création d'une macro, cliquez sur Options dans le menu Outils, cliquez sur l'onglet Affichage et
activez ou désactivez les cases à cocher Colonne des noms et Colonne des conditions sous
Afficher en mode Création de macro.
105. Afficher une boîte de message à l'aide d'une macro
 Créez une macro.

 Dans une ligne d'action vierge, cliquez sur BoîteMsg dans la liste d'actions, puis définissez les
arguments de l'action.
 Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder la macro.
 Exécutez la macro.
44

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41. Requête Création de table..............................................................................................18

77. Dimensionner un contrôle..............................................................................................22

Avant de commencer à utiliser Microsoft Access pour la création des tables, formulaires et

2. Etapes de création d'une base de données

Voici les étapes de base pour créer une base de données :

 Déterminez l'objectif de votre base de données.

1) Déterminez l'objectif de votre base de données

2) Déterminez les tables dont vous avez besoin

3) Déterminez les champs dont vous avez besoin

4) Identifiez les champs comportant des valeurs uniques

5) Déterminez les relations entre les tables

7) Tapez les données et créez d'autres objets de base de données

8) Utilisez les outils d'analyse Microsoft Access

3. Description d’une base de données

4. Bases de données : utilisation et fonctionnement

5. Créer une base de données

6. Créer une base de données à l'aide de l'Assistant Création d'applications

7. Créer une base de données sans utiliser d'Assistant

8. Ouverture d'une base de données

 Cliquez sur Ouvrir une base de données dans la barre d'outils.

9. Masquer des objets dans la fenêtre Base de données

10. Utiliser les touches de raccourci dans la fenêtre Base de données

Modification et déplacement dans la liste des objets Appuyez sur

Déplacement parmi les objets et ouverture Appuyez sur

Feuille de données, ou un formulaire en mode

11. Créer une table vierge

 Cliquez sur l’onglet Tables

Type de données Utilisation Taille

Numérotation Nombre séquentiel unique (augmentant de 4 octets

 Remarque : Les types de données Numérique, Date/Heure, Monétaire et Oui/Non proposent

13. Modification d’une table

 Sélectionnez la table à modifier

14. Renommer une table

 Sélectionnez la table à renommer

 Cliquez sur Entrée

15. Supprimer une table

16. Importation d’une table ou plusieurs d’une autre base de données

 Cliquez dans la barre Menu sur Fichier

17. Attachement d’une table ou plusieurs d’une autre base de données

 Cliquez dans la barre Menu sur Fichier

18. Convertir une feuille Excel en Table

 Cliquez dans la barre Menu sur Fichier

19. Convertir une Table en feuille Excel

 Cliquez sur la table à convertir en feuille Excel.

20. Ajouter un nouveau Champ

 Ouvrez la table en mode Création.

21. Ajouter de nouveaux Enregistrement en mode Feuille de données

 Ouvrez la table en mode Feuille de données.

22. Supprimer un Enregistrement en mode Feuille de données

 Ouvrez la table en mode Feuille de données.

23. Modifier les données d’un champ d’une Table

 Ouvrez la table en mode Feuille de données

 Ouvrez la table en mode Feuille de données.

25. Sélection de champs et d’enregistrements en mode Feuille de données

Pour sélectionner Cliquez

26. Sauvegarder un enregistrement

 Microsoft Access sauvegarde automatiquement l'enregistrement que vous ajoutez ou modifiez

 Ouvrez la table en mode Feuille de données.

28. Trier des enregistrements en mode Feuille de données