L’emag

ET SI L’ARGENT N’ETAIT PAS

SI IMPORTANT QUE ÇA?
LE TÉLÉPHONE : UN OUTIL VITAL
POUR COMMUNIQUER

SECRÉTAIRES, ATTENTION !
MÉTIER À RISQUES

SE LANCER COMME TÉLÉSECRÉTAIRE

5 QUESTIONS À CHRISTINE LEWICKI
COACH CERTIFIÉE ET AUTEUR

L’e-Mag N°3 - 2è semestre 2014

Communiqué

Pourquoi se référencer
sur LEXIRIS.fr ?
Par Céline Lieffroy

LEXIRIS.fr est un guide spécialisé en prestations en son nom propre, qu’il soit inscrit comme
de secrétariat freelance à destination des travailleur indépendant (entreprise individuelle,
professionnels ou des particuliers à la recherche auto-entrepreneur) ou qu’il exerce au sein d’une
d’une secrétaire indépendante. société de portage, d’une couveuse ou d’une
coopérative d’activités et d’emploi. Les freelances
Le principe du guide est simple exerçant en EURL ou SASU sont également acceptés.
LEXIRIS.fr propose aux internautes qui ont un Il n’est pas nécessaire d’avoir un site internet pour
besoin en secrétariat une sélection de secrétaires s’inscrire. Le référencement est gratuit dans les
freelances parmi lesquelles ils pourront choisir en rubriques «  sur site  ». En revanche, l’inscription
fonction des prestations proposées par chacune, dans les rubriques «  à distance  » suppose la
de leur mode de fonctionnement, de leur souscription d’un abonnement Premium (voir les
localisation, enfin bref, de leurs caractéristiques tarifs sur le site). Il reste tout à fait possible de
propres qu’elles auront choisi de mettre en ne s’inscrire que dans les rubriques gratuites, et
avant. L’enjeu est d’obtenir de la visibilité tout profiter ainsi d’une visibilité supplémentaire.
en affirmant la personnalité et la singularité de
chacun des prestataires au contraire d’un simple Pour en savoir plus :
site d’annonces où les secrétaires freelances sont Rendez-vous directement sur le site,
présentées sans distinction entre elles, ni même dans la rubrique « Se référencer sur LEXIRIS.fr » :
entre elles et d’autres prestataires. http://www.lexiris.fr/?Se-referencer-sur-LEXIRIS
Retrouvez également LEXIRIS.fr sur Facebook :
Qui peut s’inscrire sur LEXIRIS.fr ? http://www.facebook.com/Lexiris.fr
Tout prestataire freelance proposant des services
de secrétariat et exerçant son activité dans un cadre
légal peut demander à être référencé sur le site. Un
prestataire freelance travaille seul et communique

2 - Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014

 Edito
Le secret de la réussite

L’été est propice à la réflexion sur la création d’entreprise et beaucoup sont moti-
vées pour lancer leur projet à la rentrée. Pourtant, certaines ne le feront pas, non
pas qu’elles n’en ont pas l’envie ou les compétences, non pas qu’elles n’en ont
pas les moyens, mais juste parce qu’elles n’osent pas. Elles sont dans les starting-
blocks, elles aimeraient y aller, mais non, rien ne se passe.

Alors bien sûr, c’est un peu frustrant, car il est difficile de comprendre ce qu’elles
attendent pour le faire. Elles se sont préparées, elles ont travaillé leur projet, leurs
documents, leurs offres commerciales… mais elles ont peur.

La plupart d’entre nous ont eu peur avant de nous

lancer. En choisissant l’indépendance, nous avons
aussi choisi l’incertitude et le risque de ne pas
réussir, quitte à devoir renoncer à ce rêve finale-
ment si ça ne marchait pas, mais nous l’avons fait
parce qu’il suffisait d’essayer.

Nous sommes dans des métiers où le risque est

limité. Profitons-en ! Nous pouvons échouer, ce
n’est pas grave. Il faut nous l’autoriser, en prenant
aussi le risque de réussir où d’autres ont réussi
avant nous…

Céline Lieffroy,
Administratrice du forum
des secrétaires indépendantes
http://www.les-telesecretaires.com/
Rédactrice du site collaboratif
roquefeuille
«Le blog d’une télésecrétaire»
http://www.croquefeuille.fr/
Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014 - 3
 PENSÉE POSITIVE

Certains voient les choses comme elles sont et se

disent : « Pourquoi? »
Je rêve de choses qui n’ont jamais existé et me
demande : « Pourquoi pas? »

Robert Kennedy

4 - Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014

 SOMMAIRE
Le téléphone : un outil vital pour SE LANCER COMME TELESECRETAIRE...
communiquer  5 questions à Christine Lewicki -
Coach certifiée et auteur
6
Le téléphone est avant tout un outil de travail 20
pour une secrétaire indépendante. Son utilisa- Christine Lewicki est coach professionnelle
tion parait simple, et pourtant, elle n’est pas sans certifiée, et auteur du best-seller «J’arrête de
inconvénient. râler». Elle accompagne les personnes dans
les démarches de développement personnel,
Evernote. Objectif : se souvenir de particulièrement dans le domaine entrepre-
tout ! neurial.

9 RENCONTRE AVEC PEGGY FRANÇOIS

d’OPALINE SECRETARIAT
ET SI L’ARGENT N’ETAIT PAS SI IMPOR-
TANT QUE ÇA?...  25
Installée dans l’Yonne, Peggy a créé Opaline
10 Secrétariat en 2008. Mère de 5 enfants, celle-
Il faut bien gagner sa vie pour vivre. Pourtant, ci a organisé la création et le développement
l’argent n’est pas tout dans la vie. Et si les gens de son ac-tivité de secrétaire indépendante
ne lui accordaient pas une telle importance, il autour de ce qu’elle appelle sa « tribu ». Elle
est certain que beaucoup prendraient d’autres témoigne pour l’E-Mag de son organisation.
décisions sur leur activité.
des nouvelles de grégory de lion
Oh My Com ! bureautique
12 28
Vous préparez votre projet depuis plusieurs La dernière rencontre avec Grégory n’était pas
mois. Vos pieds dans les starting-blocks, vous très optimiste. Il a souhaité partager avec nous
êtes prêtes à prendre le départ... Reste encore la suite de ses aventures d’entrepreneur suite
un détail, et il est de taille, votre communica- à l’arrêt de ses activités de télésecrétariat.
tion.

Secrétaires, attention ! Métier à

risques
17
Travail consistant à être assise, nous n’aurions
jamais imaginé que ce métier de bureau pou-
vait engendrer des risques graves de santé à
court et à long terme.

Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014 - 5

 LE TÉLÉPHONE : UN OUTIL VITAL
POUR COMMUNIQUER
Le téléphone est avant tout un outil de travail pour une
secrétaire indépendante. Son utilisation parait simple, et
pourtant, elle n’est pas sans inconvénient.
Par Élodie Gobert – Assist’Plus

Pour bien communiquer par téléphone, il est néces- voix aimable, un sourire téléphonique, une attitude
saire de se préparer, car 55 % du message passe par de disponibilité et d’écoute ne peuvent qu’influencer
le paralangage. Et avant tout, il faut : favorablement vos interlocuteurs et renvoyer, par la
• Se donner un objectif précis. même occasion, une bonne image de vous. Attention
• S’isoler et se rendre mentalement disponible. toutefois à ne pas vous lancer dans un monologue
• Se détendre : décrocher le téléphone c’est pour le simple plaisir de faire entendre votre voix à
comme ouvrir une porte, votre interlocuteur se votre interlocuteur. Une conversation téléphonique
fait immédiatement une image de vous. est un échange d’attention et d’écoute entre deux
• S’asseoir et se tenir droit : le téléphone est avant personnes au moins. Ce qui compte est moins ce
tout un acte physique ; la posture « s’entend » que vous dites que ce que votre interlocuteur perçoit
au téléphone. à l’écoute de vos propos. Il n’y a pas de demi-mesure,
• Supprimer et éviter les bruits parasites : tous les soit vous procurez de l’amabilité, de la confiance et
bruits s’entendent. de l’intérêt, soit vous provoquez de la froideur, de
• Tenir correctement le combiné téléphonique et ne l’agressivité et de l’indifférence. N’oublions pas que la
pas obstruer le récepteur. voix est un outil de travail privilégié. Si la qualité de
• Être positif : téléphoner ne doit pas être une corvée. l’expression est fondamentale, il ne s’agit pas unique-
Rappelez-vous que dans une situation de communi- ment de la justesse de la langue. Le tout est de savoir
cation téléphonique votre image ne peut reposer sur mettre sa voix au service d’une communication effi-
des supports visuels, ceci rend d’autant plus impor- cace et de qualité.
tant la qualité de la voix, le déroulé de l’entretien et le
contenu verbal du message. Le déroulé de l’entretien : des étapes clefs à suivre
Le schéma d’un entretien réussi, en émission
La voix : un rôle important dans la relation comme en réception d’appel, passe par différentes
téléphonique étapes toutes impératives qui permettent d’être ef-
Votre voix transmet de l’énergie. De votre enthou- ficace et d’optimiser la communication.
siasme et de votre vivacité dépend l’impact de votre Émission d’appel Récept. d’appel
message. La voix, le ton, l’intonation et même les Présentation Présentation
silences jouent un rôle important lors d’une conver- Identification Identification
sation téléphonique. Tous ces éléments vont alors Proposition Demande
conditionner la conversation qui va s’établir avec vos Traitement des objections Reformulation
interlocuteurs. Et si la parole est le propre de l’homme, Reformulation Exécution
reste encore à savoir l’utiliser à bon escient. Conclusion et Conclusion et
Que ce soit en émission ou réception d’appels, l’im- prise de congés prise de congés
portant est de rester convivial et professionnel. Une

6 - Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014

 Efficacité

Présentation : Elle doit s’effectuer par une salutation Astuces

avec politesse en indiquant son nom, voire le nom de • Personnalisez votre appel avec le nom de votre
son entreprise. interlocuteur. Lorsque vous l’appelez par son
Identification : Il est important de savoir à qui vous par- nom, cela permet de recentrer immédiatement
lez et de valider l’identité de votre interlocuteur avant de son attention. Attention à ne pas le prononcer
rentrer dans le vif du sujet. plus de 3 ou 4 fois dans lors d’un appel.
Proposition : Vous présentez à votre interlocuteur le • Reformuler montre à votre interlocuteur que vous
motif de votre appel et votre proposition en quelques êtes à son écoute et que vous avez compris sa
phrases brèves puis vous validez son intérêt. demande. Concrètement, cela consiste à répéter
Demande : Il est important d’écouter son interlocu- la phrase de votre interlocuteur avec un discours
teur avec attention. En effet, les informations qu’il in- clair et concis, précédé de « si j’ai bien compris ».
dique sont essentielles pour le reste de l’appel. Poser • Utilisez uniquement le présent, c’est le temps de
les bonnes questions permet de gagner en compré- l’action et celui qui valorise votre conversation.
hension et en temps
Traitement des objections : Il est nécessaire d’écouter Le contenu verbal du message : un impact
l’objection jusqu’au bout, de l’accepter puis de chercher à important
la comprendre pour la traiter. Lorsque vous parlez, vous utilisez des mots qui ont
Reformulation : Afin de s’assurer de votre compré- un impact significatif sur l’attitude de votre interlocu-
hension, vous devez reformuler la demande ou l’objec- teur. En effet, un mot fort ou une expression positive
tion de votre interlocuteur. Cela vous permet de bien sera d’autant plus rassurant qu’un mot noir ou une
comprendre et d’apporter une réponse plus rapide. expression négative. Cela peut grandement changer
Exécution : En des termes clairs et précis, vous une communication téléphonique.
présentez à votre interlocuteur une réponse à sa de- Mots forts : L’utilisation de ces mots traduit l’intérêt
mande tout en vous assurant de sa compréhension que vous avez pour votre interlocuteur et la convic-
et de la validation de votre proposition. tion dans vos services. Exemple : Solution, immédia-
Conclusion et prise de congés : Vous énoncez le tement, réussir, ensemble…
résultat de votre conversation puis vous remerciez Mots noirs : Ces mots véhiculent une image néga-
votre interlocuteur pour le temps qu’il vous a accordé tive donc vous devez être positive. Évitez l’utilisation
ou de son appel et vous lui souhaitez une excellente des mots noirs comme : problème, risque, malheu-
journée ou soirée. reusement, regretter, désolée… utilisez surtout : ex-
ceptionnel, très, heureusement…

Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014 - 7

 Mots magiques : Ce sont des mots simples qui vous
permettent de faire bonne impression auprès de
votre interlocuteur. Exemple : bonjour, au revoir, s’il
vous plaît, merci, je vous en prie, puis-je vous aider…
Mots valorisants : Ces mots vous sont utiles pour
parler de vos services en mettant en avant leurs
avantages qu’ils apportent. Exemple : bénéficiez,
conseil, efficace, performant, profitez…
Expressions négatives et interronégatives : Elles
expriment l’inverse de ce que vous souhaitez pré-
senter à votre interlocuteur et elles l’incitent à refuser
votre proposition. Exemple : ne dites pas « vous ne
connaissez pas la société X ? », car votre interlocu-
teur va dire non, dites plutôt « vous connaissez cer-
tainement la société X. »
Expressions dubitatives : Elles sèment le doute
dans l’esprit de votre interlocuteur. Même si vous
n’avez pas de réponse, présentez-la de façon posi-
tive. Évitez donc l’utilisation des expressions qui intro-
duisent le doute comme : possible, peut-être, proba-
blement, éventuellement…
Expressions minimisantes : Elles présentent une
idée de réduction négative. Exemple : à la place de «
pas grand-chose », « uniquement »… remplacez ces
expressions pas des superlatifs (plus, très…).
Expressions barbelées : Elles vous mettent en op-
position avec votre interlocuteur et peuvent le cho-
quer ou le vexer. En les supprimant, vous respectez
votre interlocuteur. Exemple, ne dites pas : « vous
avez mal compris », mais faites le contraire, remettez
la faute sur vous et dites : « excusez-moi, je me suis
mal exprimée. »

Il faut retenir que l’impact des mots est plus impor-

tant au téléphone que lors d’un face-à-face, il faut
donc être vigilant et utiliser un langage simple, clair
et rassurant. En conclusion, reconnaissons-le, la
communication téléphonique en situation profession-
nelle est un art difficile. Il faut parfaitement maîtriser
les aspects techniques de son métier ainsi que les
clefs d’un entretien téléphonique réussi tout en pre-
nant en compte la personnalité et les attentes de son
interlocuteur. Tous ces éléments vont conditionner
la conversation qui va s’établir et si la parole est le
propre de l’homme reste encore à savoir l’utiliser à
bon escient. L’important est de rester, en toute situa-
tion, conviviale et professionnelle.

8 - Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014

 Evernote. Objectif : se souvenir de tout !
Sites consultés le 19/05/2014 par Josiane KLEIN

Outil de prise de notes (au sens large) : Fonctionnalités

• capture sites Internet complets ou seulement un article • fonction recherche très puissante
• photos, fichiers audio, courriels, PDF • paramétrage de rappels
• cartes de visite • étiquettes (tags)
• outil de prise de notes (au sens large) • partage de notes (mail, Facebook, Twitter, LinkedIn, URL)
• synchronisation (ordinateur, tablette, smartphone, ...)
Débuter avec Evernote • possibilité de crypter les notes
http://evernote.com/intl/fr/evernote/guide/web/#1 • envoi des annotations de son Kindle dans Evernote
http://michaelhyatt.com/how-to-get-your-kindle-
Exemples d’utilisation highlights-into-evernote.html
• bureau sans papier • création de note par mail
• cartes de visite Chaque compte Evernote est associé à une adresse
http://blog.evernote.com/fr/2014/05/14/arretez- mail. Il suffit de transférer le mail reçu à cette adresse.
daccumuler-cartes-visite-capturez-les-bonne-fois- Une règle automatique peut être créée pour envoyer
automatiquement certains messages à Evernote. On
evernote/ peut classer le mail directement dans un certain carnet
• CRM en ajoutant «@nom du carnet» à la fin de l’objet. On
http://metrosapiens.com/evernote-outil-de-gestion- peut aussi attribuer des étiquettes (#étiquette) et une
de-la-relation-client/ date de rappel.
• documents de référence http://www.jamierubin.net/2014/03/11/going-
enregistrer les données d’un rendez-vous paperless-quick-tip-append-to-existing-notes-in-
enregistrer tous les documents liés à un évènement evernote-via-email/
billets de train scannés, horaires de train ou d’avion,
http://blog.evernote.com/fr/2012/07/05/astuce-
coordonnées de l’hôtel avec la confirmation de
réservation, lieu de la manifestation, plan, programme, ... creer-une-note-depuis-un-email/
• garder une trace de ses lectures • lecture des notes Evernote sur son Kindle
• photographier la couverture du livre, saisir un • avec l’application EN2Kindle
résumé et ses notes http://en2kindle.com/
• GTD http://medienfakten.de/evernote-tips/evernote-
https://www.evernote.com/shard/s3/ notizen-auf-dem-kindle-lesen/
sh/96daeb65-9304-4921-8948-475250d42b31/ • export de tout un carnet en HTML
89d11716d39deeb9d08440b1b5990d16?utm_ • listes à cocher
content=bufferb791c&utm_medium=social&utm_ • tableaux
source=twitter.com&utm_campaign=buffer
Prix
• liste de courses, de projets, de tâches
• version gratuite
• partage de documents
• 60 Mo de téléchargement par mois par e-mail ou
• références et dimensions
références des cartouches de votre imprimante, de la pile dans Evernote
d’un appareil, tailles de vêtements et pointures de vos • partage des documents limité
enfants et de votre conjoint, dimensions de votre literie, ... • version Premium (5€/mois ou 40€/an)
• stocker les factures d’abonnement avec un • 1 Go de téléchargement par mois
rappel pour la date de résiliation • partage et travail collaboratif sur les documents
• gestion des newsletters • accès aux notes hors ligne
Dans votre messagerie, créez une règle pour transférer • version business (10€/mois)
automatiquement certains mails dans Evernote. Vous • 4 Go de téléchargement mensuel
pouvez aussi donner l’adresse mail Evernote lors de la • assistance personnalisée
souscription à de nouvelles newsletters.
Compatibilité
Windows, Mac, Androïd, Blackberry, IPhone, Kindle

Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014 - 9

 ET SI L’ARGENT N’ETAIT PAS SI
IMPORTANT QUE ÇA?...
5 AUTRES BONNES RAISONS POUR SE LANCER
Par Ève François – Art Admin

Oui, il faut bien gagner sa vie pour vivre.

Je pense que tout le monde sera d’accord avec ça.
Pourtant, l’argent n’est pas tout dans la vie. Et si les gens ne lui
accordaient pas une telle importance, il est certain que beau-
coup prendraient d’autres décisions sur leur activité.

10 - Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014

 Motivation

« «Le métier de télésecrétaire entre parfaitement

dans le panier des activités que l’on n’entreprend
pas pour être riche »

Dans cette optique, le métier de télésecrétaire trouver un autre. Certes, nous avons beaucoup
entre parfaitement dans le panier des activités plus de responsabilités et de stress... mais
que l’on n’entreprend pas pour être riche. Voici qu’est-ce que cela représente face à notre li-
5 raisons de se lancer malgré tout, sans faire berté retrouvée ? Liberté de décider, liberté
de l’argent une priorité. d’agir, liberté d’accepter ou de refuser...
Nous pouvons enfin laisser libre cours à nos
1 - Se lancer parce que nous sommes envies et à notre potentiel.
passionnés
Dans la majorité des cas, nous prenons sur 4 - Se lancer pour ne pas regretter
notre temps libre pour pouvoir assouvir nos C’est souvent lorsqu’il est trop tard que
passions. Et pourtant, nous consacrons la ma- l’on se rend compte de ce qu’on a perdu.
jeure partie de notre temps à notre profession. Ou pas fait. En nous lançant, nous refusons
En choisissant ce qu’on pourrait appeler un cette fatalité. Bien sûr, on ne peut pas être cer-
« métier-passion », nous faisons une croix sur tain à 100 % de notre réussite, mais qu’importe
les lundis qui arrivent trop vite et les vendredis : nous aurons malgré tout essayé. Et jamais
qui eux n’arrivent pas... Nous vivons intensé- nous ne dirons « oui, peut-être que j’aurais dû
ment et pouvons de même communiquer au moins essayer... »
sur notre métier, qui n’aura même plus l’air
d’en être un. 5 - Se lancer pour laisser une trace
Pourquoi pas ? Certaines personnes prennent
2 - Se lancer pour résoudre un pro- la plume pour laisser leur passage sur terre.
blème Sans vouloir aller jusque-là, pourquoi ne pas
Il arrive régulièrement de se dire « C’est bien marquer notre propre passage dans notre sec-
dommage qu’il n’existe rien pour régler ce pro- teur ? Ces raisons ne peuvent qu’augmenter
blème ». Nous pouvons aisément assurer aux nos chances de succès, qui ne sera que la
prospects que nous pouvons régler leur pro- conséquence d’avoir réussi à exploiter notre
blème ou tout du moins leur proposer une solu- passion. Et là, nous pourrons du même coup
tion qui facilite leur résolution. Exemple : pour- gagner de l’argent. Mais cela ne doit pas être
quoi être obligé d’engager une personne alors une fin en soi. Il suffit de lire le forum pour se
que je n’en ai pas les moyens, ou pas l’utilité ? rendre compte que ce qui fait la joie des télé-
Et c’est là que nous intervenons ! Nous secrétaires, c’est de pouvoir garder une cer-
avons matérialisé notre idée. taine liberté et consacrer du temps à la famille,
tout en conservant des rêves qui restent réali-
3 - Se lancer pour retrouver notre liberté sables. N’est-ce pas cela le vrai bonheur ?
Pour beaucoup d’entre nous, les contraintes
liées à un engagement conventionnel peuvent
vite devenir insupportables. En nous lançant,
nous avons brisé un style de vie pour en re-

Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014 - 11

 OH MY COM !
OU UN PETIT TOUR D’HORIZON DES MOYENS,
CONSEILS ET ASTUCES EN TERMES DE COM

Par N. Serol

Vous préparez votre projet depuis plusieurs mois, voire plu-

sieurs années. Vous vous sentez mûre : vous avez défini vos pres-
tations, vos tarifs, acquis le matériel nécessaire : ordinateur,
imprimante, logiciel. Vos pieds dans les starting-blocks, vous
êtes prêtes à prendre le départ... Reste encore un détail, et il est
de taille, votre communication. Trouver un nom qui fasse tilt, un
logo qui fasse mouche, un site qui soit efficace et des cartes de
visite qui fassent « waouh !»...
Nous n’allons pas réinventer la roue, mais juste faire un petit
tour d’horizon des moyens, des conseils et astuces en la matière.

« Alors, comment je m’appelle ?  » • vous plaire : c’est indispensable.

C’est peut-être la partie la plus compli- Vous devez, comment dire, le
quée. Je vais pourtant passer assez ra- «  sentir », vous retrouver dedans,
pidement cette question, Céline - dans vous dire : «ça, c’est moi ! » (j’en-
son guide Devenir Télésecrétaire - tends par « Moi », vous et votre
donne tout un tas de tuyaux pour pas- concept, attention !)
ser ce cap sans trop de difficultés. Le • refléter votre activité. Votre pros-
tout est de garder à l’esprit que, quel pect passera son chemin s’il doit
que soit le nom retenu, il doit « son- décrypter votre activité dans un nom
ner » professionnel, il doit faire sé- plein de mystères. Si, malgré tout,
rieux. Attendez-vous à avoir quelques le nom que vous avez choisi n’est
heures de cogitation devant vous, mais pas très « parlant », ajoutez tout de
retenez que votre nom doit : suite et définitivement une base-

12 - Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014

 Communication

line. C’est cette petite phrase supplémentaire, qui Le cas particulier du logo
fait partie intégrante d’un logo, et qui expliquera Deux cas de figure se présentent à vous : le logo
votre concept. Si vous choisissez Isabelle Secré- « fait maison » et le logo fait par un professionnel. Il
tariat, cela se suffit en soi. En revanche, si vous est évident que c’est malheureusement souvent le
choisissez le nom d’une déesse grecque, Artémis porte-monnaie qui prend la décision pour nous. Mais,
par exemple, si celui-ci sonne bien, il demande si vous pouvez vous permettre de faire appel à un pro-
quelques éclaircissements quant à vos prestations fessionnel, franchement, ne vous en privez pas ! Vous
• être facile à prononcer. Il est conseillé d’éviter jouerez sur du velours. Vous vous éviterez quelques
l’association de syllabes improbable sueurs froides, la prise de tête de l’assemblage de
• être bien perçu / compris. Méfiez-vous des deux rectangles et un carré pour parfois… un résul-
mots comme « zen » qui pour vous signifie « sou- tat très moyen ou pire… amateur. Cela ne pardonne
lager » le client de son administratif alors que le pas pour l’image de marque. Oui, mais c’est cher ?
client pourrait penser que vous faites le travail un Certes, mais l’amplitude des prix est énorme. Il faut
peu en dilettante entre deux séances de yoga juste trouver la bonne combinaison entre votre besoin
• être facilement mémorisable. On se souvien- et votre porte-monnaie. Pas la peine de frapper aux
dra mieux de vous ! portes de grandes agences mais, à l’inverse, faites
• bien sûr, ne pas être utilisé par quelqu’un attention aux arnaques pas chères sur Internet. C’est
d’autre (n’hésitez pas à tester votre nom sur vrai que la conception d’un logo reste assez chère
Google et à voir auprès de l’INPI). pour nos mini-budgets d’indépendant, mais c’est une
prestation qui demande un sérieux travail en amont.
Les « indispensables » et « les confortables » Sachez éviter les concours de logos où des dizaines
de votre com (parfois des centaines) de graphistes travailleront
Rien de bien révolutionnaire. Côté des indispen- pour vous et où seul le gagnant sera rémunéré alors
sables, il y a : que l’intermédiaire, lui, se met la commission dans la
• le logo. En deux secondes, il vous permettra poche à chaque fois. La deuxième option qui peut tout
d’être identifié par vos clients de même s’avérer intéressante, c’est de faire son logo
• la carte de visite. Comprenant le logo, elle re- soi-même. C’est compliqué les logos, je trouve ! Un
prend les couleurs de ce dernier. Vous la distri- maximum d’infos dans un petit carré qui doit rester
buerez au fil de vos rencontres et la dégainerez simple. Eh... pas si simple ! Voici quelques pistes qui
dès que vous sentirez un prospect approcher vous aideront peut-être, comme :
• le site Internet. • choisir ses formes : ronds, carrés, rectangles
Viennent, ensuite, ce que j’appellerais les «confor- • choisir ses couleurs : couleurs chaudes en oppo-
tables », à savoir : sition aux couleurs froides, le mariage des couleurs
• le flyer. À distribuer dans tous les endroits que (voir les significations des couleurs sur Internet).
vous jugerez stratégiques. Il doit attirer l’oeil par son Ensuite, sachez que le logo doit être vite et bien per-
annonce, sa mise en page et ses couleurs. Il est çu par le client, il doit donc :
souvent plus « peps » que les autres documents • visuellement rester simple et épuré (regardez
• la brochure. À remettre lors d’un rendez-vous les logos Gap, McDo, Chanel ou Nike)
en tête à tête avec un client. Elle est conçue de • avoir deux, trois couleurs maximum
façon beaucoup plus sobre et épurée que le flyer, • globalement rester au stade de la suggestion.
elle est corporate et discrète. Si vous êtes secrétaire trilingue anglais/espa-
gnol, ce n’est pas la peine de remplacer le «i»

Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014 - 13

Communication

de votre nom par Big Ben et poser le tout sur un

QUELQUES EXEMPLES DE LOGOS
fond de drapeau espagnol. En revanche, si vous
êtes secrétaire bilingue espagnol, pourquoi ne
CÉLÈBRES QUI ONT SU RESTER
pas choisir le rouge et le jaune comme couleur SIMPLES…
de votre logo...
• avoir de préférence une baseline (un slogan)
qui caractérisera votre structure / vos presta-
tions. Les grandes marques peuvent s’en passer
car reconnaissables au premier regard
• être déclinable en couleur et en noir et blanc
• être, si possible, au format vectoriel (Illustra-
tor en payant, Inkscape en gratuit). Le vectoriel
permet d’agrandir/de rétrécir son logo à volonté
sans risquer de le pixelliser (et par conséquent JUSTE POUR RIRE !
le rendre flou). Bon, si vous n’êtes pas amené
à le transformer de façon démesurée, les autres http://www.marevueweb.com/inspiration-design-
formats conviendront graphique/logos-desastreux/
• être intemporel. Il doit traverser le temps sans
se démoder
• éviter les effets (ombres, lumières, reliefs, …).
Si ces effets sont jolis sur le web, ils posent par-
fois des problèmes techniques d’impression.

J’espère que tout cela vous donnera quelques pistes

pour vos documents de communication. En tout cas,
ne les négligez pas ! Même s’ils vous paraissent su-
perficiels et sans importance, ce sont bien eux que
les prospects voient en premier et ce, bien avant de
pouvoir tester vos compétences. Alors, au travail et
amusez-vous !

14 - Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014

 LA PETITE
Je n’aime pas la couleur... HISTOIRE
DU LOGO
Parfois, je lis : « je viens de recevoir mes flyers, je
suis déçue, les couleurs ne sont pas identiques, c'est NIKE
moche ! ». Oui, c’est peut-être moche mais cela ne
vient pas forcément de votre imprimeur. Il s’agit peut-
être de votre écran qui n'est pas calibré correctement Nous connaissons tous le logo Nike. Ce
et qui laissera apparaître un petit décalage avec ce logo est en fait une virgule dessinée à
qui va vous être livré. l’envers et mise à l’horizontale. Le nom
de la marque, lui, vient de Niké, déesse
Mais la raison la plus probable est que vous avez grecque de la victoire.
conçu votre document en mode RVB et non en mode
CMJN. Le RVB est le « bon » mode pour le web et Carolyn Davidson, étudiante en
le CMJN convient aux impressions. Le RVB donne graphisme, a réalisé ce logo. Elle rencontra
de jolies couleurs à l’écran, mais ne convient pas à par hasard un jeune entrepreneur, Phil
l’impression. Il faut savoir en plus que la palette de Knight, le créateur de Blue Ribbon Sport
couleurs CMJN est moins grande que la palette RVB, qui deviendra plus tard le distributeur de
ce qui provoquera en cas de conversion (ce que fera Nike. Il avait à ce moment-là besoin d’un
votre imprimeur) une différence parfois notable. Si nouveau logo pour lancer une nouvelle
votre couleur existe dans les deux modes, vous avez ligne de chaussures de sport. N’ayant pas
de la chance. Mais si ce n’est pas le cas, une couleur de gros moyens, c’est tout naturellement
proche sera « retenue » et ne sera pas forcément qu’il demanda à Carolyn de s’occuper
celle que vous souhaitez. du projet. Free-lance à l’époque, elle
proposait des prestations relativement
Voici, les mêmes couleurs dans les deux modes. En bon marché et c’est pour 35 dollars
haut, en RVB (Rouge, Vert, Bleu). En bas, en CMJN qu’elle crée le logo de Nike sans imaginer
(Cyan, Magenta, Jaune, Noir). Si le rose n’a pas une seconde que sa virgule deviendrait le
énormément « bougé » et s’en sort pas trop mal, le logo de l’une des plus grandes marques
bleu a quant à lui complètement terni ! de sport au monde.

Un dernier petit rappel au passage : travaillez bien Carolyn travailla ensuite un an en

en 300 dpi pour l’impression et n’oubliez pas les collaboration avec Nike pour réaliser
mentions « Ne pas jeter sur la voie publique » et les premières brochures, publicités et
« Crédit photo : xxx ». catalogues de la marque jusqu’à ce
que Nike devienne une entreprise trop
importante pour confier sa communication
à une seule graphiste free-lance. La
tâche fut ensuite confiée à des agences
de communication américaines.

L’histoire raconte que, quelques années

plus tard, en 1983, Nike remet à Carolyn
une bague en or représentant le logo
qu’elle avait créé, ainsi que des actions
de la société pour un montant jamais
dévoilé ! Aujourd’hui, elle vit tranquillement
à Portland aux États-Unis et ne fait plus
de graphisme.

Source : blog Shane Graphique

Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014 - 15

16 - Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014
 Santé

SECRÉTAIRES, ATTENTION !
MÉTIER À RISQUES
par Martine Asensio - LIB’ Secrétaire

Je me souviens d’une remarque

qu’un ami maçon m’avait adressée : « Ton métier consiste à être
assise ! ». A l’époque, j’étais conseillère commerciale.
Cela m’a fait sourire, un peu en coin. Jamais il n’aurait pensé
qu’un métier de bureau pouvait engendrer des risques graves de
santé à court et à long terme.

L’évolution des nouvelles technologies a provo- Un sujet devenu médiatique

qué un changement notoire dans nos conditions Actuellement, divers articles de presse dé-
de travail et même dans nos loisirs. Les ordi- noncent de plus en plus les risques du travail
nateurs, tablettes, smartphone avec leurs appli- sédentaire. En voici quelques-uns :
cations informatiques et Internet, bien sûr, sont • Le site Challenges.fr a mis en ligne, le
nos nouveaux outils de travail et nos passe- 30 mai 2014, un entretien alarmant de Rob
temps favoris. Ils sont devenus indispensables, Danoff, membre de l’AOA (Association
efficaces et pratiques pour notre profession. des Ostéopathes Américains). Il s’appuie
Grâce à eux, nous pouvons travailler à distance. sur une étude publiée dans The Archives
of Internal Medecine pour informer qu’être
Nous restons assises trop longtemps trop assis augmente de 15 % les risques
Le revers de la médaille est que nous passons de décès prématuré.
quelquefois plus de 8 heures par jour assises • Autre site, le Washington Post a présenté,
devant un écran et de ce fait, fatigue aidant, le 20 janvier 2014, l’article intitulé « Être
nous prenons de mauvaises postures et notre assis tue ! » de l’organisme américain Me-
corps en pâtit. De plus, nous avons tendance dical Billing and Coding, qui s’occupe des
pour nous détendre, après une longue jour- professions en rapport avec le secrétariat
née de stress et de speed, à nous asseoir (eh et la facturation du secteur médical.
oui encore !) devant la télé en grignotant des Toutes les études des scientifiques et des cher-
petites douceurs. Nous devenons de plus en cheurs sont unanimes. Tout utilisateur séden-
plus sédentaires alors que notre métabolisme taire d’ordinateur aurait non seulement des
est fait pour la mobilité. Nous mettons en dan- risques de Troubles Musculo-Squelettiques,
ger notre santé et nous n’en sommes pas affections qui touchent tendons, muscles, nerfs,
conscient(e)s. articulations et les os, mais pourrait aussi subir
d’autres conséquences encore plus graves. Le
fait de moins bouger affecte notre métabolisme

Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014 - 17

Santé

et accroit les risques de crises cardiaques et de cho- Sources :

lestérol. Les muscles sont au ralenti et s’avachissent. http://www.aufeminin.com/news-societe/cancer-dia-
La circulation sanguine ne fonctionne plus normale- bete-les-dangers-insoupconnes-de-la-position-assise-
ment et donc n’irrigue pas normalement le cerveau et prolongee-s272235.html
les neurones. Cela provoque également une suractivité http://apps.washingtonpost.com/g/page/national/the-
du pancréas, ce qui engendrera un fort taux d’insuline,
health-hazards-of-sitting/750/
qui à court terme déclenchera le diabète. De plus, la
production d’antioxydants naturels étant ralentie et
http://www.lifehack.org/articles/lifestyle/why-sitting-
donc plus en mesure de lutter contre les radicaux libres, is-killing-you.html
les cellules cancéreuses risquent de se développer et
dégénérer en cancer du colôn, du sein, …

Quelques remèdes..
Vous pensez que cela ne vous concerne pas parce
que vous faites une heure de sport deux fois par se-
maine. Vous faites erreur : ce n’est pas suffisant. Ce
qu’il faut faire, c’est plutôt des pauses régulières, ne
serait-ce qu’une minute toutes les demi-heures ou
monter et descendre un escalier, par exemple.
Heureusement, notre statut d’indépendante nous
permet de gérer notre temps de travail à notre conve-
nance. Nous pouvons nous lever, faire quelques
exercices physiques et des étirements sans entendre
de remarques acerbes de supérieurs hiérarchiques
ou percevoir des regards en coin moqueurs de col-
lègues. Nous pouvons aménager librement notre
bureau de façon à travailler alternativement debout
et assise, par exemple installer son bureau à la hau-
teur d’un bar et travailler sur un tabouret haut. L’idéal
serait d’investir dans l’achat d’un bureau réglable en
hauteur. Certains sont électriques et facilement ajus-
tables pour travailler debout ou assis.
Ces aménagements de bureaux ne sont pas nou-
veaux. Ils sont connus depuis une vingtaine d’années Position idéale mais pas très adéquate pour travailler
en Europe et, actuellement, ils commencent à être en public. Site « Sitting is killing you »
très tendance aux États-Unis. On y adapte aussi des
tapis de marche afin de bouger tout en travaillant.
En attendant de moderniser son bureau, il faut être
conscient(e) que rester trop longtemps assis(e),
comme trop longtemps debout, est nocif pour la san-
té. Il faut s’accorder, sans culpabiliser, des pauses
régulières pendant ses heures de travail et en profi-
ter pour faire quelques exercices physiques.
Pour y penser, voici une astuce qui ne coûte pas cher
et excellente pour la ligne : avoir une bouteille d’eau
à côté de soi et boire régulièrement. Il n’y a rien de tel
pour avoir naturellement envie de se lever. « Buvez,
bougez, éliminez ! »
Travailler debout, voire même marcher en travaillant
grâce à un tapis roulant. Michael Conroy/AP/SIPA

18 - Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014

Qu’est-ce que le Pack
installation ?
Par Céline Lieffroy
([email protected])

Le Pack installation s’adresse à celles et

ceux qui ont le projet de se lancer comme
télésecrétaire ou secrétaire indépendante. Le
métier de secrétaire indépendante ne nécessite
aucune formation particulière et vous connaissez
certainement votre métier. Cependant, il n’est pas
évident pour tout le monde de savoir définir une
offre, chiffrer son projet, choisir un statut, définir
ses tarifs, créer ses documents commerciaux ou
encore trouver des clients… C’est pour ça que le
Pack Installation « Devenir télésecrétaire » a été
créé. Il comprend :

L’accès illimité à l’espace de travail des

secrétaires indépendantes.
Vous pourrez y retrouver l’ensemble des posts qui
ont été rédigés depuis la création du forum en 2005…,
ainsi que des témoignages de télésecrétaires qui
ont réussi  ! Vous pourrez bien sûr y poser toutes
les questions que vous souhaitez pour obtenir des
réponses personnalisées. Vous pourrez également y
trouver une «marraine», c’est-à-dire une personne,
secrétaire indépendante depuis quelque temps,
prête à vous accompagner et à vous épauler dans
votre projet (relire vos documents, vous conseiller,
vous aider dans la méthode, vous rassurer, etc.)

Le Guide « Devenir télésecrétaire »

En 8 modules, ce guide vous permet de construire pas
à pas votre projet. Vous y trouverez non seulement des
trucs et astuces sur les difficultés du métier, mais surtout
une méthodologie rigoureuse appuyée sur ma propre
expérience comme télésecrétaire, mais également sur
l’expérience cumulée de tous les membres du forum,
ainsi que de nombreuses lectures complémentaires
d’ouvrages rédigés par des experts dans les différents
domaines nécessaires au développement de votre
activité. Pour en savoir plus, je vous invite à me
contacter ou à vous inscrire à cette liste d’information
en cliquant sur le lien ci-dessous.

http://ow.ly/vlaSr

Cette inscription est bien sûr sans engagement.

Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014 - 19

 Christine Lewicki est coach professionnelle
certifiée, et auteur du best-seller « J’arrête de
râler » (plus de 100 000 exemplaires vendus).
Elle accompagne les personnes dans les dé-
marches de développement personnel, particu-
lièrement dans le domaine entrepreneurial.

Comme beaucoup d’entre nous, elle a une

famille et a quitté le salariat pour devenir indé-
pendante. Elle propose d’aider les entrepre-
neurs à trouver le chemin de leur accomplisse-
ment et de leur réussite et offre régulièrement
ses interventions inspirantes via les médias ou
son fil d’actualité
https://www.facebook.com/christinelewickibizcoach.

SE LANCER COMME TELESECRETAIRE...

5 QUESTIONS À CHRISTINE LEWICKI - COACH
CERTIFIÉE ET AUTEUR

Entretien et présentation réalisés

par Céline Brulez – Chronos-Secrétariat

Christine coache des groupes vez au flux de son blog et surtout aient une bonne formation initiale,
Mastermind d’entrepreneurs, et or- ne manquez pas de vous abonner et/ou une bonne expérience pro-
ganise régulièrement des ateliers, à sa newsletter. Vous recevrez tous fessionnelle, car elles se posent
comme celui qu’elle avait animé les mois ses articles clairs, vibrants des questions de légitimité : « Qui
en web-conférence et qui s’intitu- et percutants pour vous réveiller et suis-je pour prétendre être créa-
lait « Réveillez l’entrepreneur qui vous donner les outils dont vous trice d’entreprise ? », « Qui suis-
est en vous ». Cet atelier mettait avez besoin pour vous dépasser. je pour prétendre être capable de
les créateurs d’entreprise sur une Vous pouvez aussi lire son dernier gérer mon travail de façon indé-
voie, qui, tout en correspondant à livre Wake-up : 4 principes fonda- pendante, et non dans un rapport
un objectif métier existant, permet- mentaux pour arrêter de vivre sa employeur/employé ? Sans mana-
tait de donner une identité et une vie à moitié endormi. ger derrière moi pour contrôler ma
spécificité à son entreprise, de ne production ? », « Qui suis-je pour
pas se calquer sur les confrères, Des questions de légitimité… avancer des compétences dans
et à s’autoriser de grands projets. Céline Brulez : Bonjour Chris- tel ou tel domaine ? » Etc. Peut-on
Si, aujourd’hui, vous êtes « en tine et merci de prendre le temps se défaire de nos brides ?
train de construire votre propre de partager votre vision de l’entre- Christine Lewicki : Je crois
autoroute », pour reprendre ses preneuriat avec les secrétaires que pour réussir à se défaire de
termes, je vous invite à la suivre, indépendantes. De nombreuses nos brides il faut d’abord prendre
ou mieux, à la rencontrer ! Retrou- prétendantes au secrétariat indé- conscience de combien cela nous
vez aussi Christine sur son site pendant éprouvent des difficultés coûte de rester coincés ainsi. Oui,
www.christinelewicki.com, souscri- à lancer leur activité, bien qu’elles nous avons tous des croyances

20 - Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014

 Outils

limitatives. Ce que j’appelle notre Justifier ses prétentions tari- conscience que les témoignages
« petite voix rabat-joie qui nous tire faires… de nos clients ont souvent plus
vers le bas ». Cette petite voix, mal- Céline Brulez : Pour fixer un de valeurs que nos diplômes. Il
gré toute notre bonne volonté, il y a tarif qui leur permettrait de mieux faut oser aller sur le terrain décro-
très peu de chance que nous arri- vivre, certaines secrétaires indé- cher des clients et savoir les servir
vions à la faire taire complètement. pendantes suivent des formations, au-delà de leurs attentes. En ce qui
Elle sera toujours là. Par contre ce passent des certifications, prennent concerne nos tarifs, je pense que
que nous pouvons faire c’est choi- des adhésions... Pour justifier leurs le meilleur moyen de les défendre
sir quel impact nous voulons qu’elle prétentions, mais aussi pour prou- est d’être vraiment clair sur ce
ait sur notre vie. Ne laissons pas ver leurs compétences ou leur ap- que nous apportons à nos clients,
cette voix nous empêcher d’accé- partenance. Est-il nécessaire de se et apprendre à en parler avec ai-
der à notre brillance et à notre puis- faire valider par des tiers, faut-il se sance. Vos clients ne paient pas
sance. Osons poser des actes à justifier de ses prétentions et com- pour avoir une secrétaire, ils paient
la hauteur de nos ambitions et ment les défendre ? pour résoudre un problème. Quel
récolter des preuves sur le ter- Christine Lewicki : Il est clair qu’il est le problème que vous résol-
rain de jeux de la vie que nous est important d’avoir la compétence vez ? Combien ce problème coûte
avons de la valeur. Mettons notre nécessaire pour servir nos clients. à votre client (en temps, argent,
attention sur nos actes plus que sur Il est toujours riche de se former et stress, manque à gagner...)?
nos croyances. de continuer à apprendre pour affi-
ner nos offres et nos services. Tou-
tefois, il faut aussi savoir prendre

Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014 - 21

Outils

Comment sortir du lot ? La quête de la perfection

Céline Brulez : Les secrétaires indépendantes ont Céline Brulez : Outre les questions de légitimité et
une fâcheuse tendance à se ressembler, au vu de de qualification, certaines secrétaires indépendantes
leur site internet, de leur communication incluant les s’adonnent à une autre quête : la perfection, un faux
arguments commerciaux, mais aussi des prestations jumeau de la fameuse spécialisation. Dans quelle
qu’elles offrent, tout simplement parce qu’elles par- mesure faut-il se perfectionner ? À quel moment,
tagent les mêmes marchés. Cette ressemblance ne comment repère-t-on la ligne rouge, celle où, en
risque-t-elle pas d’être nuisible, commercialement ? quête de cette perfection, on se retrouve à procrasti-
Voire décourageante, à titre personnel ? ner, on ne sort pas ses propres propositions… et au
Christine Lewicki : Créer son entreprise à son final, on ne sort jamais « la Ferrari du garage », car
image et oser être pleinement soi dans nos commu- elle ne parait jamais assez brillante…
nications est non seulement une des clés pour sortir Y a-t-il des méthodes ? À quel moment se décider à
du lot, mais c’est aussi la clé de l’épanouissement. Je prendre conseil, ou à se faire accompagner ?
vois beaucoup d’entrepreneurs qui ont tellement Christine Lewicki : Je crois énormément dans la va-
peur de ne pas paraître leur de l’action imparfaite ! Je pense
assez pros qu’ils s’enfer- que la perfection est une illusion.
ment dans un jargon sé- Osons poser des actes à Une chose est sûre c’est que nous
rieux qui les ennuie eux- la hauteur de nos ambi- sommes très loin de nous amélio-
mêmes (alors, imaginez rer quand nous restons chez nous,
l’effet que cela fait sur les tions et récolter des cachées derrières nos écrans, à
autres). Vos prospects ont preuves sur le terrain peaufiner notre site internet ! Ce
besoin de voir votre per- qui est important c’est notre enga-
sonnalité, il est important de jeux de la vie que gement à servir nos clients. Nous
d’oser vous montrer pour nous avons de la valeur. sommes tous imparfaits, mais c’est
pouvoir les toucher. seulement dans la vraie vie qu’on
grandit, qu’on progresse, qu’on de-
La valeur des offres spécifiques vient meilleur.
Céline Brulez : Il semble que construire une entre- Si vraiment vous n’arrivez pas à vous positionner, si
prise à sa propre image, sortir du moule, soit mal vous êtes complètement dans le flou par rapport à
perçu, et surtout, perçu comme inquiétant… Com- vos offres. Si vous n’en pouvez plus que vos pros-
ment concilier son originalité, ses spécificités et sa pects ne comprennent pas ce que vous leur propo-
crédibilité ? À trop se spécialiser, ne risque-t-on pas sez alors je recommande vivement d’investir dans
de s’exclure du marché ? un accompagnement de business coaching avec
Christine Lewicki : Pour décrocher un nouveau une personne qui connait le marketing et la vente de
client, je crois personnellement beaucoup dans la services. Je vous encourage aussi à lire mon busi-
valeur d’avoir des offres très spécifiques. Votre offre ness blog www.christinelewicki.wordpress.com vous
devient alors la solution au problème de votre pros- y trouverez de nombreuses ressources pour vous
pect. Je pense que de présenter des offres ciblées accompagner, ainsi que les dates de mes prochains
sur la résolution de problèmes spécifiques permet séminaires et conférences.
justement d’affiner ses compétences, son message
et sa stratégie de prospection. On attire le client avec
notre offre et ensuite rien ne nous empêche par la
suite de lui proposer d’autres services. Rien ne vous
empêche d’avoir 2 ou 3 offres différentes.

22 - Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014

Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014 - 23
24 - Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014
 Témoignage

RENCONTRE AVEC PEGGY

FRANÇOIS
D’OPALINE SECRETARIAT
Interview Céline Lieffroy

Installée dans l’Yonne, Peggy a créé Opaline Secrétariat en 2008.

Mère de 5 enfants, celle-ci a organisé la création et le dévelop-
pement de son ac-tivité de secrétaire indépendante autour de ce
qu’elle appelle sa « tribu ». Elle témoigne pour l’E-Mag de son or-
ganisation.

Bonjour Peggy, Peux-tu commen- prise. J’étais sur un petit nuage surtout
cer par te présenter brièvement ? que, grâce à mon étude de marché, je
Bonjour. J’ai 40 ans et suis mariée de- commençais avec 2 clients.
puis 19 ans. Je suis l’heureuse maman
de 5 enfants (15, 14, 11, 8 et 3 ans). As-tu bénéficié d’aides et de sou-
J’habite dans l’Yonne, un petit village tien pour monter ton projet ?
nommé Villeneuve la Guyard. Après un Comme j’étais en congé maternité, j’ai pu
BEP, j’ai passé mon bac professionnel bénéficier de l’ACCRE. Je ne payais que
bureautique en 1995. Je n’ai pas tout de très peu de charges ce qui m’a permis de
suite trouvé un travail de bureautique, trouver des clients pour anticiper l’année
j’ai donc atterri en usine. Je me suis vite suivante. J’avais le soutien incondition-
sauvée et je suis rentrée à la sécurité nel de mon mari et de ma famille, car évi-
sociale. J’ai mis en stand-by mon activité demment le rythme de la maison devait
professionnelle pour m’occuper de mes changer. Mais j’ai aussi eu de l’aide de la
enfants. À ce moment-là, mon époux a part de ma belle-sœur qui m’a créé tous
décidé de s’installer en tant qu’artisan et, mes documents (cartes de visite, flyers
logiquement, je me suis occupée de tous et site internet), mais également de mes
les papiers. amies qui ont pu me conseiller et garder
mes enfants au besoin.
Tu as lancé Opaline Secrétariat en
2008. Peux-tu revenir un petit peuTu es membre du forum depuis
sur ton lancement ? 2008, que t’ont apporté celui-ci et
Quand mon 4ème enfant est entré à le Pack installation ?
l’école, j’avoue que je me cherchais pro- Le pack est pour moi une bible. Je l’ai im-
fessionnellement. Je me suis donc tour- primé et relié par volume, je m’y plonge
née vers le télésecrétariat, car je pouvais dès que je cherche une information.
travailler de chez moi. J’ai fait le stage à Le forum est une aide primordiale. J’ai
la chambre des métiers, et ensuite mon découvert une entraide inimaginable.
étude de marché. Je me suis donc lan- Mon entreprise a grandi beaucoup plus
cée le 3 novembre 2008 en micro-entre- vite. J’ai rencontré des personnes formi-

Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014 - 25

Témoignage

dables qui vous renseignent avec sincérité et un grand As-tu des astuces pour gagner du temps ?
professionnalisme. Je me suis fait parrainer, et ma Effectivement ! Combien de fois pouvons-nous nous
marraine m’a prise sous son aile. Nous avons échan- poser la question « qu’est-ce que l’on mange ce soir
gé des mails, des SMS, et des appels téléphoniques ? » Cela nous fait perdre un temps fou. Tous les di-
dès que le besoin s’en faisait sentir. Le forum, grâce à manches matins, je prépare une liste de menus pour
elle, a pu assister en « direct » à mon accouchement. toute la semaine en tenant compte des repas du midi
pour mon mari, des enfants absents le midi ou non...
Tu es maman de 5 beaux enfants, comment Je fais ma liste de courses en fonction. De cette façon,
parviens-tu à concilier ton travail et le fait de je ne me pose plus la question à la dernière minute je
t’occuper de ta « tribu » ? n’ai plus qu’à ouvrir le cahier. De plus, mon mari s’il est
Tout naturellement, j’avais donc organisé mes jour- disponible, peut commencer le repas sans me déran-
nées en fonction des horaires de l’école. Je pouvais ger pour savoir ce qu’il faut faire. C’est un gain de
aller à ce moment-là sur site et quand mes enfants temps, mais aussi un gain financier. Nous n’achetons
étaient à la maison, je travaillais sur des travaux plus que ce dont nous avons besoin. Fini les légumes qui
simples. J’ai toujours appris à ma tribu que si la porte s’abîment, car nous n’avons pas eu le temps de les
du bureau est fermée il ne faut pas me déranger à cuisiner. En plus, j’ai du coup tout ce qu’il faut pour
moins qu’il n’y ait le « feu »:-). Des enfants dans une faire des menus équilibrés. Fini de vouloir faire un
famille nombreuse apprennent vite l’autonomie et je repas et impossible, car il nous manque un article.
pense aussi que j’ai de la chance, car ils sont relati- Afin de responsabiliser mes enfants et aussi de
vement calmes. m’aider, j’ai créé un planning qui est sur notre frigo.
À chaque repas, un enfant doit mettre le couvert ou
débarrasser la table, vider le lave-vaisselle, sortir la
Peux-tu nous décrire une journée type ? poubelle ou descendre le linge... Ce sont des petites
Une journée en général se décline en plusieurs par- choses, mais cela aide beaucoup et cela évite les
ties entre la vie familiale et professionnelle. Je me conflits entre frères et sœurs (C’est toujours moi qui
lève tous les matins à 6 h et je m’occupe de moi. À fais tout bouhhh !). Tout à l’heure, je vous ai dit que
7 h 30, je suis prête. Ah oui ! J’ai déjà étendu une le matin je m’occupe d’étendre mon linge. En fait,
machine et préparé la suivante. Je réveille donc mes j’ai une machine de 8 kg par jour (quand il n’y a pas
plus jeunes enfants (les collégiens se débrouillent). le changement de lit). Ma machine tourne la nuit à
Pendant qu’ils se préparent, de mon côté, je com- 4 h en heure creuse et se finit dès que je me lève.
mence le repas du midi. 8 h 30 départ à l’école pri- Comme cela, le linge sort presque immédiatement et
maire et dès mon retour je finalise le repas. De 9 h est étendu tout de suite. Je prépare la prochaine en
à 12 h, je travaille en privilégiant les travaux qui de- la programmant, cela m’évite d’oublier.
mandent de la concentration. 12 h à 13 h 30 pause
repas et vaisselle. 13 h 30 à 18 h plage horaire pour
Comment t’organises-tu pendant les
travaux légers et prospection. 18 h à 21 h, cette plage
vacances scolaires ?
est réservée exclusivement à la famille. Les devoirs,
Eh bien, les plus grands s’occupent du petit dernier. Il
le repas, les douches et surtout les discussions avec
a 3 ans donc en fait ils jouent avec lui c’est donc loin
mes enfants et mon mari qui rentre du travail. À 21 h,
d’être une corvée. Je n’ai plus de client sur site donc,
je retourne dans mon bureau si nécessaire jusqu’à
étant à la maison, c’est plus facile. En juin 2010, tu
22 h, car je m’oblige à me coucher de bonne heure
nous annonçais que tu attendais ton 5ème enfant.
pour être efficace dès le lendemain.
Comment as-tu géré ta grossesse avec ton activité ?
Au début, malgré la fatigue, je n’ai rien changé, mais
j’ai vite été rattrapé par des contractions et il fallait
que je reste alitée. J’ai donc été en arrêt de travail
dès mon 6ème mois de grossesse.

26 - Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014

Tu as arrêté ensuite ton activité quasiment
pendant trois ans. Pourquoi ? As-tu pu béné-
ficier d’un congé parental ? Comment s’or-
ganise la reprise ?
J’ai toujours fait passer ma vie familiale avant ma vie
professionnelle. C’était important que je sois dispo-
nible pour mon bébé. Comme j’avais 8 trimestres, j’ai
pu bénéficier du congé parental. Ma reprise n’est pas
vraiment évidente. En trois ans, il s’est passé beau-
coup de choses, et notamment l’arrêt de l’entreprise
de mon mari. Comme je ne travaille plus pour lui,
j’ai envie de passer à autre chose. J’ai besoin d’aller
de l’avant. Je prends donc tout mon temps afin de
reprendre mon activité sereinement (différente struc-
ture et formation juridique en cours).

D’après toi, existe-t-il des limites au déve-

loppement d’une activité de télésecrétariat
quand on a une famille nombreuse ?
Je ne pense pas. Au contraire, un enfant seul s’en-
nuiera plus vite et sollicitera plus souvent. Les limites
sont propres à chacune, de la volonté que l’on a de
réussir. Par contre, je pense que c’est plus facile
quand les enfants sont plus grands. Ils comprennent
mieux et s’adaptent plus facilement.

Comment trouves-tu tes clients ? Quelles

sont tes méthodes de prospection ?
Pour trouver mes clients, j’ai utilisé la prospection télé-
phonique, le mailing et le bouche à oreille. J’étais ins-
crite sur les pages jaunes. Mon site internet n’a pas
eu le temps d’être mis en ligne. J’ai arrêté juste avant.

Quels seraient tes conseils à celles qui sou-

haiteraient se lancer tout en conservant la
garde de leurs enfants à domicile ?
Je n’aurais qu’un conseil qui reste primordial : orga-
niser son emploi du temps en fonction des enfants
(école, sieste...), se créer un emploi du temps et
s’y tenir au maximum. Et puis foncer cela reste une
aventure formidable.

Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014 - 27

Expérience

DES NOUVELLES DE GRÉGORY DE

LION BUREAUTIQUE…

La dernière rencontre avec Grégory n’était pas très optimiste (voir l’eMag n°2). Il a
souhaité partager avec nous la suite de ses aventures d’entrepreneur suite à l’arrêt de
ses activités de télésecrétariat.

Depuis ton dernier témoignage, tu as su Tu es donc optimiste quant à ta nouvelle

rebondir en créant une nouvelle activité. activité…
Peux-tu nous en dire plus ? Actuellement, nous sommes en période de grandes
C’était un choix difficile à prendre, mais vital et depuis, vacances et mon activité tourne au ralenti. Mais,
je revis ! Je propose des dépannages et des cours comme je l’ai dit, d’avril à juillet, j’ai eu des rendez-
informatiques à domicile. Et ayant pris en horreur les vous très régulièrement et on me contacte pour des
professionnels – désolé les filles ;-) – je ne travaille interventions en septembre. Je suis vraiment opti-
qu’avec les particuliers, car eux payent mon interven- miste quant à l’avenir, et lorsque je n’aurai plus rien
tion de suite et en plus, avec le sourire – générale- à payer par rapport à mon ancienne activité, tout ira
ment, car j’ai « sauvé » leur ordinateur. À ce moment- mieux ! Une agence de services à la personne, pour
là, tel Superman, je m’envole par la fenêtre  –. le ménage et la garde d’enfants, me propose un par-
Est-ce que tu as trouvé des clients ? tenariat, car ils ont de temps en temps des demandes
J’ai l’impression de vivre dans un rêve… Il me reste d’intervention pour l’informatique, mais ils n’ont per-
encore deux mois pour solder mon échéancier des sonne pour s’en occuper.
charges de mon ancienne activité (le télésecrétariat). Que sont devenus les anciens clients de Lion
Mis à part des couacs avec le RSI, l’INSEE, le CFE, Bureautique ?
liés au changement de mon activité, tout se passe Aucune idée ! Comme pour la majorité, c’était des
comme sur des roulettes et j’arrive à obtenir tout ce mauvais payeurs, j’ai préféré leur dire stop et ne pas
que je souhaite. Par exemple, j’ai réussi à obtenir les donner à quelqu’un.
mon agrément de services à la personne ! Ton changement d’activité a-t-il entrainé un
D’avril à juillet, j’ai quasiment eu des interventions changement de structure ?
tous les jours. Le bouche à oreille commence à fonc- Je suis toujours en auto-entreprise, mais mon numé-
tionner. Et surtout, je n’ai pas fait la même erreur ro Siret, ainsi que mon activité ont été modifiés. Merci
qu’avec de mon ancienne activité : rester isolé… en tout cas aux forumettes pour leur soutien et de
J’ai été me faire connaitre auprès de l’organisme de m’accepter encore parmi elles ;-)
ma ville qui gère les commerces et les prestataires. Comment en savoir plus sur les nouvelles
Ensuite, ils m’ont convié à une assemblée générale prestations de Lion Bureautique ?
et j’ai pu me présenter en même temps à plusieurs Pour en savoir plus sur les nouvelles prestations de
commerçants. Je les connaissais pour la majorité Lion Bureautique :
d’entre eux depuis 7 ans, mais ils n’étaient pas du Intervention dans la région lyonnaise ou à distance.
tout au courant de ma vie professionnelle. J’ai été Site Internet :
très bien accueilli. De plus, le plus marrant dans tout http://www.lionbureautique.com/
ça, lorsque je parle de mon activité, c’est que l’on me ou sur Facebook :
demande ma carte de visite ! https://www.facebook.com/depannagemaintenancein-
formatiquelionbureautique

28 - Secrétaires indépendantes ! L’e-Mag - N°3 - 2è semestre 2014

 Secrétaires indépendantes !
Le e-Mag est une réalisation collective des membres du
forum des secrétaires indépendantes
http://www.les-telesecretaires.com/

Ont collaboré à ce numéro : Josiane Klein Eve François,

Pour la coordination : Traduction allemand > français Secrétaire indépendante
Céline Lieffroy Secrétariat bilingue à la carte Art Admin
Croquefeuille – le blog d’une http://www.josianeklein.fr http://www.art-admin.be/
télésecrétaire Laurence Pillet Peggy François
http://www.croquefeuille.fr/ Le Bureau de Laurence Opaline Secrétariat
Secrétaire indépendante Secrétaire indépendante
Pour la mise en page : http://www.le-bureau-de-laurence.fr/ Josiane Klein
N. Serol Tatiana Rabin Traduction allemand > français
[email protected] Votre accueil téléphonique Secrétariat bilingue à la carte
http://www.votreaccueiltelephonique. http://www.josianeklein.fr
Pour la relecture et la com/ Élodie Gobert
correction : Assist’Plus
Séverine Derrien Pour la rédaction des articles : Secrétaire indépendante
Smart Secrétariat Martine Asensio spécialisée en retranscription
Secrétaire juridique freelance LIB’ Secrétaire http://www.assistplussecretaire.com/
http://www.smartsecretariat.com/ Secrétariat polyvalent Grégory Lion
Eve François, indépendant LION Bureautique
Secrétaire indépendante http://www.lib-secretaire.fr/ Secrétariat et assistance
Art Admin Céline Brulez bureautique
http://www.art-admin.be/ Chronos-Secrétariat http://www.lionbureautique.com/
Cécile Jaegly Secrétariat et télésecrétariat N. Serol
CJSI Bureautique polyvalent [email protected]
Retranscription audio http://www.chronos-secretariat.com
http://www.cjsibureautique.fr/

Crédit photos : fotolia

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