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WORD
PERFECTIONNEMENT

Mireille Ducellier avril 2002





UTILISATION DE STYLES

Pour faire une mise en forme rapide, selon votre propre prsentation, et obtenir des
documents homognes, utilisez les styles. Un style est un ensemble de mises en
forme de texte pouvant tre appliqu tout moment un paragraphe ou
lensemble du document.
Quand vous ouvrez un nouveau document, vous utilisez un style Normal qui inclut
la police Times New Roman de taille 10, cadre gauche avec interligne simple.
Le type de style est affich dans la barre de mise en forme. Dautres styles sont
disponibles dans cette barre :




Ouvrez le document 'Blanche Neige'.
Vous devez slectionner le texte pour pouvoir lui appliquer le style, toutefois vous
pouvez choisir un style avant de commencer la frappe.

Dautres styles sont disponibles en cliquant sur Autres ou dans le menu Format,
Style et mise en forme avec la boite de dialogue suivante :







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La liste vous permet de choisir dautres styles et de les rajouter dans la liste
droulante pour la session de Word en cours.
Il y a possibilit de crer son propre style soit au niveau du caractre soit au niveau
du paragraphe.

Crer et appliquer un style de caractre :
Slectionnez un mot et cliquez sur le bouton Nouveau Style de la boite

Donnez un nom au style dans la fentre Nom ( jusqu' 253 caractres y compris
espaces et virgules sauf barre oblique inverse \, crochets { }, parenthses ( )).
Tous les styles
disponibles en standard
dans Word
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Le nom sera descriptif en fonction des attributs tout en faisant attention la casse :
vous pouvez avoir 3 styles diffrents qui s'appellent STYLE, style et Style.

Sous type de style, slectionnez Caractre
Cliquez sur le bouton Format,
Police, dfinissez les attributs voulus et validez par OK.

Touches de raccourci, dans Nouvelles touches de raccourci , tapez une
combinaison de touches du clavier, par exemple ctrl, Alt, 1 et vrifiez que cette
combinaison nest pas attribue une autre action (le message "non attribue" scrit
juste en dessous), vous validez avec le bouton Attribuer puis Fermer

Pour appliquer votre style, slectionnez un ou plusieurs caractres et activez
la combinaison de touches de raccourcis correspondante.

Si vous cochez 'Ajouter au modle', vous conserver le style dans la liste droulante
sinon ce style ne sera disponible que dans le document en cours. Validez par OK


Pour modifier un style, menu Format, Style, slectionner le nom du style dans la
liste et clique droit de la souris : Modifier, vous pouvez alors changer les attributs
par le bouton Format ainsi que les touches de raccourci.
Si vous avez dj appliqu le style dans votre document, tout le texte
dpendant sera modifi.

Pour supprimer un style, slectionnez le nom du style dans la liste, et clique droit :
Supprimer, tout le texte auquel vous avez appliqu le style redeviendra en Normal

Crer et appliquer un style de paragraphe:

Ouvrez le document 'Plantes odorantes'.
Il y a deux manires de crer un style de paragraphe.
1- La mthode classique identique celle qu'on vient de voir pour le
caractre. Slectionnez le sous titre "La lavande" par un triple clic,
Nom du style : petites-majuscules
Type de style : paragraphe
Style de paragraphe suivant : corps de texte
Bas sur : Normal
Par le bouton Format, Police : Arial, gras, 14, cochez petites majuscules dans
les effets, validez par OK
Par le bouton Format, Paragraphe : espacement de 6 points avant et aprs, et
viter veuve et orphelins dans l'enchanement, validez par OK
Si vous voulez utiliser le style dans un autre document, cochez galement
'Ajouter au modle'

2 La mthode rapide : slectionnez le titre du document, et mettez le en
forme de la manire suivante : Arial, 18, gras, centr, avec un contour et ombr
10%, puis espacement avant et aprs de 6 points.
Dans la barre de mise en forme, les caractristiques resteront affiches pour tout le
document.

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Pour mieux visualiser les styles qui sont appliqus au document, on peut demander
les afficher gauche dans une marge, menu Affichage, mode normal, puis menu
outils, options, affichage




Les diffrents styles appliqus s'affichent gauche du document dans une marge
Il suffit de double cliquer sur un style pour faire apparatre la boite de dialogue Style.
Placer le pointeur de la souris sur le trait, vous pouvez en dplaant vers la droite
agrandir la zone, en dplaant vers la gauche rtrcir ou annuler compltement la
zone.

Pour modifier un style:
Menu Format, Style et mise en forme, clic droit sur le style et modifier et
changez les attributs. Tous les paragraphes associs ce style seront modifis











Il Iaut au moins 1
cm
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LE TRAVAIL DE GROUPE


Le mode PLAN :
Vous pouvez utiliser le mode Plan pour structurer rapidement les thmes d'un
document.
Vous pouvez dfinir jusqu' neuf niveaux de titres et les visualiser globalement. Vous
pourrez alors les repositionner, abaisser ou rehausser le texte et les titres vers un
niveau diffrent.
Lorsque vous aurez termin le travail en mode plan, toutes les modifications
structurelles seront apportes en mode page ou en mode normal.
Ouvrez un nouveau document, menu Affichage, mode Plan, la Rgle est
remplace par la barre suivante :



Tapez 'niveau 1'(vous remarquerez que le style est titre1), validez, touche tabulation,
tapez 'niveau 2', validez, idem 'autre niveau', si vous ne validez pas et que vous
fates touche Shift Tabulation, le texte est rehauss au niveau 2. Maintenant en tant
toujours positionn sur ce niveau, cliquez sur l'icne , le texte est abaiss de
nouveau. Passez la ligne et tapez 'contenu du document' et cliquez sur , le
texte est abaiss et mis en style Normal

Vous venez de faire un plan avec une hirarchie dans le contenu. On peut alors
numroter les titres, slectionnez le texte : menu FORMAT, Puces et Numros,
onglet Hirarchisation et slectionnez une prsentation. Les titres seront
automatiquement renumrots.
Revenez au document 'plantes odorantes', passez en mode plan, hirarchisez les
titres par les flches de la barre d'outils.
La fentre de droite de la barre va permettre d'afficher
les titres en fonction de leur niveau, c est dire si vous cliquez sur niveau 1 vous
aurez l'affichage des niveaux 1 et ainsi de suite.

Affichez les niveaux 2, cliquez (bouton gauche de la souris) sur le signe le plus
gauche de vanille, maintenez, quand le curseur de la souris se transforme, sans
lcher le bouton gauche de la souris dplacez au-dessus de violette, une ligne
horizontale suit le mouvement, quand vous relchez la souris, le titre et tout le
contenu du niveau sont dplacs. Une autre manire consiste une fois le titre
slectionn comme prcdemment de cliquez sur l'icne qui remonte le titre ou
sur qui l'abaisse.
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Quand le document est mis en forme, on insre la table des matires. Revenez au
dbut (Ctrl, origine), insrez une ligne puis allez dans menu Insertion; Rfrence
Tables et index , onglet Table des matires


Choisissez une prsentation dans la fentre Formats , la table des matires est
compile et insre.

L'option ORGANISER
Les styles sont enregistrs avec le document qui a servi les crer et si on a coch
'ajouter au modle', on les retrouvera chaque fois qu'on ouvrira un nouveau
document. Par contre, on peut avoir besoin de copier des styles d'un document dans
un autre sans pour autant les garder dans la liste des styles. Pour cela, on utilise le
bouton 'Organiser' de la boite de dialogue du menu outils, modles et
complments

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Cette boite permet de grer tous les lments qui se rapportent la mise en forme
dun modle ou dun document.
On peut ainsi copier des styles dun document vers le modle de base (normal.dot)
soit vers un autre modle ou un autre document.

Suivre les modifications et insrer des commentaires:

Quand on prpare d'un document, plusieurs personnes peuvent tre
concernes. Il est parfois difficile de se rappeler les modifications apportes. Avec la
commande Suivi des Modifications, on peut comparer facilement le document
d'origine et le document modifi. Dans le document 'plantes odorantes ' apportez
quelques modifications en supprimant les mots en latin par exemple et enregistrez le
document sous le nom 'plantes2' fermez-le, ensuite dans le menu Outils, Suivi des
modifications, validez comparer les documents. Dans la boite de dialogue qui
s'ouvre, slectionnez 'plante2', les modifications vont apparatre en rouge dans le
texte d'origine.

Vous pouvez associer un commentaire un mot, une phrase pour expliquer ou
suggrer des modifications. Dans le menu Outils, Options, onglet Utilisateur,
tapez le nom et les initiales de la personne. Ensuite dans le texte aux endroits
choisis, menu Insertion, Commentaire, et inscrivez les commentaires associs
dans la fentre qui vient s'inscrire en bas de la feuille puis cliquez sur Fermer.

A l'cran, amenez le curseur de la souris sur la marque du commentaire, une info
bulle s'affiche (si vous avez coch la case info bulle dans le menu Outils, options,
onglet affichage)
Vous disposez de plusieurs mthodes pour afficher les commentaires dans un
document


A l'impression : les commentaires seront imprims sur une page seule la fin du
document menu, Fichiers, Imprimer, bouton options, cochez la case commentaire.

Vous souhaitez faire rviser un document par d'autres personnes tout en
dcidant vous-mme d'accepter ou de rejeter les modifications apportes.
Ouvrez le document ' Plantes odorantes', cliquez deux fois sur REV dans la barre
d'tat en bas de l'cran pour valider le mode rvision. Vous pouvez alors faire
corriger le texte, les corrections vont s'afficher en couleur avec des formats diffrents
suivant que vous ferez des suppressions, des ajouts, des modifications.
Quand tout est corrig, revenez sur une modification et menu, outils, suivi des
modifications, accepter ou refuser les modifications

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A l'aide des diffrents boutons de la boite, vous accepterez ou refuserez les
corrections.
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SECTIONS ET IMAGES

Dans un document, on peut avoir besoin d'appliquer des mises en page spciales
selon les pages: appliquer plusieurs colonnes une seule portion de page, plus
simplement changer l'orientation du papier pour une page.
Vous allez insrer des sauts de section avec des caractristiques propres chacune.
Il existe plusieurs catgories de saut de section :
Page suivante : commence une section sur une nouvelle page
Continu : commence une section dans la mme page
Page paire ou impaire : commence une section sur la page suivante paire ou
impaire numrote.

Ouvrez le document 'Avion'. Il va falloir transformer ce document en un article de
journal qui comportera 3 parties : le titre en gras centr, avec le premier paragraphe,
le texte en colonne avec une lettrine, et le dernier paragraphe comme conclusion.

Pour mettre le texte en colonnes il y a 2 manires diffrentes : soit on clique sur
l'icne de raccourci soit par le menu Format, colonnes

A l'aide des cases prdfinies, choisissez le type ou si vous voulez plus de 2
colonnes, entrez le nombre au clavier et les dimensions dans les fentres suivantes.
Si vous cochez ligne sparatrice, automatiquement une ligne sera dessine entre
chaque colonne.
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Pour mettre une lettrine en dbut de paragraphe, positionnez -vous n'importe o
dans le paragraphe et menu Format, lettrine



Insertion d'image:
Vous allez insrer une image dans le texte : menu Insertion, Image, partir du
fichier, Avion.jpg
Pour pouvoir travailler sur une image, il faut, avec le bouton droit de la souris,
afficher le menu contextuel des images et valider format de l'image pour avoir la
boite de dialogue suivante :


Dans l'onglet 'Position', vrifiez que la case "Dissocier du texte" est coche.
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Puis cliquez sur l'onglet 'Habillage'




Si vous cliquez sur le dessin une boite outils s'affiche :



Filigrane :
Un filigrane est un dessin ou un texte qui apparat en fond de page derrire le texte.
Il peut se rduire un simple mot comme Confidentiel ou tre une image.
Les filigranes sont cres en mode en-tte ou pied de page pour figurer sur chaque
page.
Ouvrez un document, affichez en-tte et pied de page, positionnez-vous dans le pied
de page et insrez une zone de texte de la barre d'outils dessins qui couvrira toute la
zone.
Dans cette zone de texte, insrer une image, un dessin ou un texte. Cliquez sur le
bouton 'Slection des objets' qui se trouve dans la barre d'outils dessin. Cliquez
dans la zone pied de page, et dplacez la poigne centrale jusqu'en haut du
document, le texte apparat dans le champ pied de page largi. Si l'image est plus
petite que la feuille, il faut aller modifier les dimensions dans le menu, format de
l'image, onglet 'taille' (clic bouton droit de la souris sur l'image), fermez le mode
affichage entte et pied de page.

Hyper lien
Un hyper lien est un texte ou un graphique qui, si vous cliquez dessus, vous
renvoie soit un autre lment soit une page Web sur Internet.
Ces diIIerentes Ientres
vont donner les
caracteristiques du dessin
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La destination de votre lien peut se trouver sur votre disque: par exemple un lien
entre Word et un tableau Excel.
Pour activer un lien, slectionnez le mot ou la phrase, et cliquez sur l'icne : , la
boite suivante s'affiche :


Dans la fentre Fichier ou URL : entrer une adresse Internet ou le nom d'un
document qui se trouve sur votre ordinateur ou un autre via le rseau local grce au
bouton parcourir.
Dans la fentre emplacement dans le fichier : si vous avez mis des signets dans
votre document, vous insrer le signet que vous voulez.

Le mot change d'aspect. Si vous pointez le curseur de la souris dessus, il se
transforme en une main. Quand vous cliquez, soit vous ouvrez la page Web ou le
document, soit vous vous positionnez sur le signet dans le document.
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TABLEAUX ET FORMULES

Word permet de faire des calculs dans un tableau. Pour cela, on utilise dans le menu
tableau, la commande Formules. Word suggre des oprations mais il est possible
d'entrer ses propres donnes et de slectionner une fonction approprie.

Tapez le tableau suivant :

BOUTIQUE MOD'ELLE
Articles vendus Articles non vendus Total Article
octobre 2500 2000
Novembre 2154 2100
Dcembre 5400 300
Total

Pour calculer les diffrents totaux, cliquez sur la cellule, menu Tableau, formules :





Dans les fentres, il faut choisir la fonction et tapez les rfrences des cellules.
Les cellules sont rfrences, par exemple, A2 ou D4. Les lettres reprsentent les
colonnes et les chiffres les lignes. Sous Word cette nomenclature est implicite et ne
figure pas dans le document.
Par contre, si vous modifiez la valeur d'une cellule, il n'y pas de recalcul automatique,
il faut cliquer sur la zone rsultat et actionnez la touche F9.

Sous le tableau prcdent, tapez

MAGASIN OCTOBRE NOVEMBRE DECEMBRE TOTAL % TOTAL Moyenne
Paris 281054 214587 42561
Lille 65124 21451 8412
Lyon 3254 45870 32547
Rsultat
Mensuel





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Tout d'abord, calculez les totaux en affichant le signe montaire F avec 2 chiffres
aprs la virgule, de mme pour le rsultat mensuel.

Maintenant, droite de la colonne Total, calculez le pourcentage de total par mois : ,


Pour calculer la moyenne, dans la fentre "insrer la fonction", valide moyenne, la
syntaxe de la formule sera : =moyenne (B2:C2)

Cration d'une feuille de calcul dans Word :
Il est cependant possible d'accder directement au tableur EXCEL depuis WORD.
Vous pouvez crer une feuille de calcul comme sous Excel et l'incorporer
automatiquement dans votre document.
Une fois gnre, la feuille de calcul reste lie aux outils Excel auxquels vous
pouvez accder pour effectuer des modifications.

Ouvrez un nouveau document et tapez le texte suivant, on va l'appeler 'Ventes':

RAPPORT TRIMESTRIEL DES VENTES


Les ventes trimestrielles prvues ont t satisfaisantes bien que celles de
dcembre n'aient pas atteint les objectifs fixs. Les ventes d'octobre et novembre ont
t, par contre, plus leves que prvu, ce qui est rconfortant. L'augmentation des
achats de Nol reste en dessous de nos prvisions. Cette tendance doit tre
surveille.

A la fin du document, on va insrer une feuille de calcul. Pour cela, cliquez sur
l'icne et donnez comme pour un tableau traditionnel, le nombre de lignes et de
colonnes : 5 lignes sur 4 colonnes
Ds lors, la barre Excel s'affiche la place de la barre de mise en forme avec en
dessous la barre de formules :



Une feuille Excel est insre, on va maintenant le remplir en commenant en cellule
A1:

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Elements vendus Elements Invendus Total
Octobre 21000 55100
Novembre 45251 5700
Dcembre 15000 36542
Total




Quand le tableau est actif, les diffrents menus sont ceux d'Excel. On va pouvoir
faire les somme automatiques dans les cellules de total et appliquer le format de 2
chiffres aprs la virgule et sparation des milliers et si on le dsire, encadrer les
cellules.

Quand vous cliquez l'extrieur du tableau, les barres d'outils Word rapparaissent
et la feuille de calcul est incorpore dans le document.

Si vous effectuez un double clic dans le tableau, les barres Excel s'affichent
nouveau, modifiez la valeur d'une cellule, les totaux se recalculent, revenez dans
Word, les modifications sont conserves.

Lier une feuille de calcul
On peut galement insrer et lier une feuille de calcul dans un document Word si on
sait que les calculs sont rgulirement modifis. A la diffrence de la cration simple
qu'on vient de voir, la feuille de calcul ne fait pas partie du document. Une
reprsentation du fichier apparat dans le document Word, mais la feuille de calcul
est stocke dans Excel qu'il faut ouvrir pour modifier le tableau.

Dmarrez Excel et ouvrez le tableau magasin. Slectionnez les cellules de A4 E9,
puis Edition Copier. Revenez dans Word sur un nouveau document, Edition,
Collage Spcial. , voici la boite de dialogue qui s'affiche :

Vrifier que le bouton "Collage avec liaison" est bien coch, validez avec OK, la
feuille de calcul est insre.

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Cliquez maintenant sur Edition, Liaison



Vrifiez que le bouton "Automatique" en bas de la boite est coch.
Revenez dans le tableau Excel par la barre des tches ou cliquez sur le bouton
"Modifiez la source ", modifiez une cellule, revenez dans le document Word, la
modification est effectue dans la cellule quivalente.

A nouveau, affichez le menu Edition, Liaison, et cochez Manuelle, fates une
modification dans le tableau Excel, quand vous affichez le document Word, la cellule
n 'a pas chang, pour rpercuter cette dernire, dans le menu Edition, Liaison,
cliquez sur le bouton Mettre jour.

Quand vous avez le tableau dfinitif, vous pouvez rompre le lien et utiliser les mises
en forme de tableau offert par Word : dans le menu Edition, Liaison, cliquez sur le
bouton Rompre le lien
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Reprsentation graphique d'un tableau
Un graphique permet souvent d'agrmenter un tableau, de le rendre plus
comprhensible.

Ouvrez un document et tablissez le tableau suivant :

Objectifs Ralisations
Italie 8000 8360
Espagne 15000 14320
Portugal 13000 15651
Belgique 11000 11910
Grande-
Bretagne
21000 19600
Slectionnez ce tableau, puis menu Insertion, objet



Choisissez "Graphique Microsoft Graph 97" et vrifiez que la case "Dissocier
du texte " est coche. Le graphique est mis en forme dans le document et une feuille
de calcul Excel s'ouvre. La barre des icnes et la barre des menus changent, la
place de Tableau se trouve Graphique, cliquez dessus et validez Options de
graphique.

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Les diffrents onglets permettent de complter l'apparence du graphique : titre
gnral, quadrillage.
En cliquant avec le bouton droit de la souris sur les diffrentes parties du graphique,
on peut modifier la police, l'orientation du texte, la texture, la couleur du graphique.

Le formulaire
Un formulaire est un modle de document souvent utilis pour collecter et organiser
des informations. On peut bien sur l'imprimer et faire complter le document papier
mais le plus intressant est de l'envoyer par courrier lectronique afin de le remplir
en ligne grce l'utilisation de cases cocher et de listes droulantes.
Avant de crer un formulaire, il faut afficher la barre d'outils approprie, cliquez avec
le bouton droit de la souris dans la barre des menus et cochez Formulaire de
manire avoir la barre suivante :


Ouvrez un nouveau document et tapez le texte suivant en utilisant la cration de
tableau de la barre formulaire :
DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS

Informations personnelles
Nom Date d'arrive
Prnom Heure d'arrive
Sexe
F
M
Niveau

Il faut dfinir la valeur des diffrents "Champs" du formulaire. Un champ est une zone
remplir. Les champs Nom et Prnom n'ont pas de particularits. Ce 'est du texte.
Slectionnez la cellule remplir droite du nom, cliquez sur l'icne puis donnez
la longueur maximum en cliquant sur l'icne qui vient d'tre accessible ou en
double cliquant sur la zone
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Les cellules date et heure sont galement en format texte mais au lieu de valider
texte ordinaire dans la fentre type, choisissez date courante et heure courante
Positionnez-vous dans la cellule droite de F et cliquez sur l'icne pour mettre
une case cocher, mme manipulation pour la cellule en dessous.
Pour remplir la cellule niveau, on va utiliser une liste droulante : en cliquant sur


Dans la fentre Elment de liste, tapez Dbutant, Avanc, Expert en cliquant sur
Ajouter aprs chaque lment. A ce champ, on va associer un texte d'aide qui
s'affichera dans la barre d'tat. Cliquez sur le bouton Texte d'aide


Entrer le
nombre de
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Validez par OK une fois que vous aurez cocher la case 'Crez votre propre texte" et
que vous aurez tap le texte dans la fentre.

Quand le formulaire est termin, il est fortement recommand de le verrouiller pour
que les utilisateurs n'aient accs qu'aux diffrentes zones remplir.
Il suffit de cliquez sur l'icne de protection . Enregistrer le document de type
modle sous le nom Renseignements


MACROS

Les macros fournissent un moyen d'viter de perdre du temps dans des actions
ennuyeuses ou rptitives. En appuyant sur une combinaison de touches ou en
cliquant sur un bouton, une macro peut excuter instantanment de multiples
fonctions.
Toute action de boite de dialogue, de clic sur une icne, d'activation d'un menu peut
tre enregistre dans une macro. Par contre les mouvements de la souris dans le
document ne peuvent pas tre enregistrs, il faut utiliser le clavier.

Vous allez construire une macro qui fait la mise en forme de titre.
Ouvrez un nouveau document, et tapez "UNIVERSITE DE NICE SOPHIA
ANTIPOLIS".
Dans le menu outils, macro, slectionnez nouvelle macro ou cliquez sur ENR qui
se trouve dans la barre d'tat en bas de l'cran.

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Comme nom de la macro, tapez Titre, dans la partie description inscrivez les
caractristiques de la macro : Titre en arial 18, gras, encadr et ombr 10%
Puis cliquez sur le bouton clavier:



Validez par le bouton Attribuer, puis fermer. La boite d'enregistrement suivante
apparat

Maintenant, tout ce que vous allez faire va s'enregistrer dans la macro Titre.
Revenir au dbut du document par Ctrl, origine, puis slectionner tous les
caractres par Shift, touche fin, dans la barre de mise en forme slectionner la
police, la taille, gras, centr, l'encadrement, format bordure et trame, trame de fonds,
gris 10% et arrter l'enregistrement en cliquant sur le bouton. La macro est termine.
Dans le document tapez un titre quelconque, validez et fates la combinaison de
touche dfinie dans la macro : ctrl, Alt, F12, le titre est instantanment mis en forme.


Raccourci clavier qui
executera la macro
CtrlAltF1
Pause de la
Arrt de
la macro