TEMA Nº 7

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y CIRCUITOS

ADMINISTRATIVOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.- El manual de

procedimientos administrativos, es la descripción de los sistemas
administrativos en base a los procedimientos procesos y
operaciones que la integran apoyados en la estructura, formas de
la organización, flujogramas, formularios y otros instrumentos.
 FLUJOGRAMAS: Es la representación gráfica de información y
acontecimientos referentes a un procedimiento que han
transcurrido en una serie de acciones de una o varias operaciones
en forma secuencial y sistemática o sea repetitiva con un fin
determinado.
 FLUJOGRAMAS

 Es decir que los circuitos administrativos ilustran la trayectoria de todos los

documentos y acciones sobre ellos que participan en la operación en cada uno de sus
correspondientes ejemplares.
 Otros.- Entre otros se tiene que la entidad deberá diseñar formularios que satisfagan
las necesidades de información y características del Ente que se trate.
10. TIPOS DE FLUJOGRAMAS

 Flujogramas funcionales: Donde la característica es no

separar las personas y/o departamentos que realizan las
tareas.
 Flujogramas columnares: Cuya característica es separar
cada una de las tareas y responsabilidades de las personas
y/o departamentos dentro de un procedimiento.
 Flujogramas analíticos: Mediante los cuales , se efectuara
el análisis de manera complementaria, para el presente
trabajo se utiliza este tipo de flujogramas con la
característica de que en el cuerpo del flujograma se citará el
o los formularios a utilizar, los mismos que serán
desarrollados y/o complementados con el proceso narrativo.
UTILIDAD DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS.-
 Apoyar a la organización en el mejor manejo de los sistemas
administrativos.
 Establecer y normar los sistemas administrativos de la Empresa.
 Estandarizar los procesos y operaciones de la Empresa en sus
diferentes fases.
 Orientar al personal en la ejecución de sus específicas funciones
 Sirve como parámetro para la revisión y control de los sistemas en
forma periódica ordenada y permanente.
 Es un instrumento permanentemente de consulta.
SIMBOLOGIA PARA CIRCUITOS
ADMINISTRATIVOS
 Para la elaboración de flujogramas o diagramas de flujo existe una simbología que hasta no
hace mucho se presentaba en forma convencional, pero a partir de su uso técnico con mayor
frecuencia , este casi se ha generalizado.
 La simbología utilizada representa la operación el proceso o el fluir o recorrido de la
información
SIMBOLOGIA
Operación, además este símbolo se utiliza para agregar algunos pasos al proceso
administrativo.

Traslado, llevar la documentación de un lugar a otro, señala la dirección que sigue el

documento.

Justificante, o documento reapaldatorio de una operación o actividad.

Archivo transitorio.

Archivo permanente.

Demora, o la espera de algo, representa la detención, momentánea de un proceso.

 SIMBOLOGIA
Desglose, separación de funciones.

Destrucción, representa la eliminación física de elementos transportadores de

información.

Alternativa, permite optar por dos o más cursos de acción.

Control, representa la existencia de inspección o verificación o comprobación efectuada

sobre los documentos de información.

Firma, de un documento.
m
SIMBOLOGIA
Simboliza un kardex, o libro de registro general.

Cruce, entre departamentos o entre dos lineas.

Registro, documento.

Para indicar específicamente que se trata de material, herramienta y/o producto.

Conectar de un procesamietno a otro.

Ejemplo de un flujograma

 Procedimiento narrativo de compras

 Los procesos de compras se inician con la necesidad de un bien o servicio y culminan con la
adquisición y pago de éstos.  Esta necesidad es planteada por el departamento o unidad que la
requiere; de esta forma, las solicitudes de bienes o servicios dependen de un departamento diferente
al de compras.  De acuerdo con esto, los procesos de compras comprenden las siguientes etapas:

 - Recepción de la solicitud de requisición

 - Emisión de la orden de compra
 - Aprobación de la orden de compra
 - Realizar las cotizaciones respectivas  
 - Envío de la orden de compra a los proveedores
 - Recepción de los bienes y/o servicios
 - Registro de la entrada del activo o recepción del servicio
 - Pago del bien o servicio recibido
 - Registro del pago
Procedimiento Narrativo –Compras de materiales

 Se elabora la solicitud de compra C-001

 El jefe de departamento de almacen verifica la existencia de la mercadería
e informa para la toma de decisión de adquirir lo solicitado.
 Una vez adquirida la compra se procede a elaborar y realizar las
cotizaciones Form C-002
 Se realiza la calificación y aprobación de las cotizaciones para
posteriormente hacer los pedidos respectivos a la firma adjudicada para la
venta del producto Form C-003
 Se decidirá si la compra se realizara al contado o al crédito
 Conectamos con el proceso de recepción de mercaderías y materiales en
almacenes
 Se registrara este hecho en los libros y comprobantes respectivos
incluyendo el libro de compras iva.
Objetivo: Realizar la compra de Material
FLUJOGRAMA de COMPRAS
Ejm 2: Procedimiento de salida de materiales
Procedimiento narrativo

 Se inicia con el llenado de la solicitud de materiales de Almacen

Form SM-001
 Se realiza verificación de la existencia de material
 Si la evaluación fuera positiva se dara curso mediante el vale de
salida de material previa autorización For SM -002
 Si la evaluación fuese negativa , el proceso continua
conectándose con el proceso de adquisiciones
 Se realiza la entrega respectiva del material

Objetivo : controlar la salida de materiales

FLUJOGRAMA DE SALIDA DE MATERIALES

Solicitud de material

Verificacion existencia de material

Vale de salida