Universidad Nacional de San Martin

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UNIVERSIDAD NACIONAL

DE SAN MARTIN
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN

INFORMEME

“SIMPLIFICACIÓN DE LOS TRÁMITES DOCUMENTARIOS EN EL ÁREA


LOGÍSTICO DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SHAMBOYACU,
2020”

Jenz Miguel Amasifuén Dávila


INTRODUCCIÓN
SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES DOCUMENTARIOS

 A nivel Internacional:
Se ha generado una trascendencia relevante, ocasionando malestares en los procesos.
 A nivel nacional:
Influencias de las tecnologías de información y comunicación
 A nivel Local:
Necesidad de estructurar los procesos internos.
Problemática del sector
 La Municipalidad Distrital de Shamboyacu, dentro de las labores, actividades,
funciones que realiza cada área, existen bastantes deficiencias con respecto a los
procesos administrativos, de manera específica en el área de Logística, en donde
existe un problema principal que radica en la Gestión del proceso administrativo.

Importancia de la Investigación
 Será de mucho interés, ya que de una u otra manera, se tendrá una nueva
visión de lo que concierne todo el proceso de los trámites documentarios; como
manejarlo, ejecutarlo, mejorarlo.
Objetivo General
 Evaluar las ventajas de disminuir los procesos de trámites documentarios en el
Área Logística de la MDSH, Provincia de Picota, año 2020.

Objetivos Específicos
 Conocer de qué manera se lleva a cabo la Etapa Preparatoria de la Simplificación de Trámites
Documentarios en el Área Logístico de la MDSH, 2020.

 Evaluar la Etapa de Diagnóstico de la Simplificación de Trámites Documentarios, en el Área


Logístico de la MDSH, 2020.

 Ejecutar la etapa de Implementación de la Simplificación de Trámites Documentarios en el Área


Logístico de la MDSH, 2020.

 Evaluar la Etapa de Ejecución de la Simplificación de Trámites Documentarios en el Área Logístico


de la MDSH, 2020.

 Realizar la Etapa de seguimiento y evaluación de la Simplificación de Trámites Documentarios en el


Área Logístico de la MDSH, 2020.
DESCRIPCIÓN DE LAS PRÁCTICAS

 DESCRIPCIÓN GENERAL: La Municipalidad Distrital de Shamboyacu, como órgano del


Gobierno Local; tiene como autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de
su competencia, regulando sus actividades y funcionamiento administrativo de acuerdo a los
dispuesto para el Sector Público.

 MISIÓN: “Somos un institución proactiva que brinda servicios públicos, eficientes y


modernas que nos permitan alcanzar un desarrollo integral del Distrito, con el fin de mejorar
la calidad de vida de los vecinos, teniendo como pilares la eficiencia y transparencia”.

 VISIÓN: “Shamboyacu, Distrito que promueve el desarrollo humano e igualdad de


oportunidades de su población. Un gobierno local moderno, descentralizado y eficiente que
presta servicios básicos de calidad, con enfoque de prevención de desastres, que han
erradicado la pobreza y la extrema pobreza, con productores organizados y competitivos
para la exportación que generan puestos de empleo en el territorio, Shamboyacu destino
turístico”.
MATRIZ FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
• Voluntad política para lograr el Desarrollo del Distrito • Limitadas oportunidades de capacitación del personal
• Gobierno local predispuesto a recuperar el principio de • Desactualizados documentos de gestión
autoridad con voluntad de trabajo • Limitadas acciones de proyección a la comunidad
• Vocación de concertar con las organizaciones sociales • Poca experiencia en actividades de promoción de la inversión
• Municipalidad tiene liderazgo y experiencia privada
• Infraestructura física y ambientes medianamente adecuados • Limitada infraestructura para las prácticas recreacionales,
deportivas y de interacción social
OPORTUNIDADES AMENAZAS

• Diversidad y disponibilidad de recursos naturales como • Ubicación geográfica vulnerable ante cambios climáticos
potencialidad para promover el desarrollo del Distrito • Limitada capacidad para la evacuación de la población ante
• Cuenta con programas sociales brindadas por el Estado amenazas naturales
• Vecinos integrados y con identidad distrital, tradicionales y • Conflictos sociales locales y regionales
propósitos comunes • Desconfianza y falta de credibilidad por parte de la ciudadanía
• Alianzas estratégicas con instituciones públicas y privadas hacia su gobierno local
• Participación vecinal política de los gobiernos locales y • Inseguridad ciudadana
capacidad de participación de la población organizada • Migración poblacional
ORGANIGRAMA
DESCRIPCIÓN DEL ÁREA
 La Unidad de Logística y Control Patrimonial, forma parte de la Gerencia de
Administración y Finanzas, encargada de programar, ejecutar, dirigir y supervisar los
procesos técnicos del Sistema de Abastecimiento, así como atender los requerimientos
de todos los estamentos de la Municipalidad Distrital de Shamboyacu.

 BASES TEÓRICAS:

 Trámite Documentario y/o Administrativo: Los trámites administrativos


representan elementos claves del sistema de información empresarial y
comprenden: “Los procedimientos de manejo de documentación, información,
proyectos, programas de trabajo, presupuestos, normas de trabajo (actuación),
contabilidad, control de producción y asuntos similares.

 Simplificación del Trabajo: Cualquier método, artificio o recurso que ayude a


disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido para ejecutar una labor
determinada y es concebida fundamentalmente como una tarea permanente con
el objeto de minimizar las tareas ordinarias propias de toda organización.
 La Simplificación Administrativa: Proceso de cambio permanente del servicio público
que contribuye a mejorar la calidad de servicio que brinda las entidades del Estado.

Preparatoria

Seguimiento y
Diagnóstico
evaluación

MEJORA
CONTINUA

Ejecución Rediseño

Implementación
OPERACIONALIZACIÓN DE
VARIABLES
Dimensiones Indicadores Escala de medición
Plan de Trabajo
Reducción de Procedimientos
Capacitación y Sensibilización
Etapa Preparatoria
Identificación y conformación de equipos
Presentación de Resultados
Diagnóstico de costo
Diagnóstico de Equipamiento
Etapa de Diagnóstico
Diagnóstico Legal
Simplificación de Características de Procedimientos
Trámites Documentarios Elaboración de propuestas
Presentación de propuestas
Etapa de Rediseño
Propuesta de fortalecimiento
Costeo de trámite documentario
Difusión Masiva
Adecuación de Ambientes
Etapa de Implementación
Marco Normativo
Capacitación y Sensibilización
Etapa de Ejecución Aplicación del Plan de Simplificación
Etapa de seguimiento y
Monitoreo
Evaluación  

Evaluación del Plan


RESULTADOS:
 Objetivo Nº01: Conocer de qué manera se lleva a cabo la etapa preparatoria de la
Simplificación de Trámites Documentarios en el Área Logístico de la MDSH, año 2020.
PREGUNTA PREGUNTA PREGUNTA PREGUNTA

DIMENSIÓN: ETAPA Nº 01 Nº 02 Nº 03 Nº 04
PREPARATORIA                

Nº % Nº % Nº % Nº %
Sí 7 78% 3 33% 3 33% 5 56%
No 2 22% 5 56% 5 56% 1 11%
A veces 0 0 1 11% 1 11% 3 33%
TOTAL 9 100% 9 100% 9 100% 9 100%

 Objetivo Nº02: Evaluar la etapa de diagnóstico de la Simplificación de Trámites


Documentarios en el Área Logística de la MDSH. Año 2020.

PREGUNTA PREGUNTA PREGUNTA PREGUNTA PREGUNTA PREGUNTA PREGUNTA


DIMENSION: N° 01 N°02 N°03 N°04 N°05 N°06 N°07
ETAPA DE
DIAGNOSTICO
Nº % Nº % Nº % Nº % Nº % Nº % Nº %
2 22% 2 22% 2 22% 2 22% 3 33% 2 22% 5 56%
SI
5 56% 5 56% 5 56% 5 56% 5 56% 5 56% 2 22%
NO
2 22% 2 22% 2 22% 2 22% 1 11% 2 22% 2 22%
AVECES
9 100% 9 100% 9 100% 9 100% 9 100% 9 100% 9 100%
TOTAL
RESULTADOS:
 Objetivo Nº03: Ejecutar la etapa de implementación de la Simplificación de Trámites
Documentarios en el Área Logística de la MDSH, año 2020.

DIMENSION: PREGUNTA N° 1 PREGUNTA N°2 PREGUNTA N°3 PREGUNTA N°4


IMPLEMENTACIÓN
Nº % Nº % Nº % Nº %
SI 2 22% 3 33% 3 33% 3 33%
NO 3 33% 2 22% 2 22% 2 22%
AVECES 4 44% 4 44% 4 44% 4 44%
TOTAL 9 100% 9 100% 9 100% 9 100%

 Objetivo Nº04: Evaluar la etapa de ejecución de la Simplificación de Trámites


Documentarios en el Área Logística de la MDSH, año 2020.

PREGUNTA N° 1
DIMENSION: ETAPA DE EJECUCIÓN
Nº %
SI 4 44%
NO 2 22%
AVECES 3 33%
TOTAL 9 100%
RESULTADOS:
 Objetivo Nº05: Realizar la etapa de seguimiento y evaluación de la Simplificación de

Trámites Documentarios de la MDSH, año 2020 .

DIMENSION: SEGUIMIENTO Y PREGUNTA N° 1 PREGUNTA N°2


EVALUACIÓN
Nº % Nº %
SI 2 22% 2 22%
NO 3 33% 3 33%
AVECES 4 44% 4 44%
TOTAL 9 100% 9 100%
         
CONCLUSIONES
 De acuerdo al primer objetivo se concluye que la etapa preparatoria es de suma importancia porque el primero
paso en el proceso de simplificación de trámites documentarios es identificar y priorizar los procedimientos a
simplificar, para que posteriormente se recolecte y revise aquella.

 Con respecto al segundo objetivo, se concluye que la etapa de diagnóstico donde existe aspectos que se toman
en cuenta en el Área Logística de la MDSH, mediante los resultados obtenidos durante el trabajo realizado se
evidencia que, no se maneja regularmente el diagnóstico en su real dimensión.

 De acuerdo al tercer objetivo, se concluye que en la etapa de implementación, donde en esta parte del proceso
nos permite expresar la acción de poner en práctica las medidas y métodos.

 Con respecto al quinto punto, en lo que concierne la etapa de ejecución, se concluye que es la etapa
considerada como el punto crítico por cuanto expresa la materialización de todas las acciones concebidas, en
donde se pone en práctica todo lo planeado.

 Y finalmente en lo que corresponde al último punto, lo cual involucra la etapa de seguimiento y evaluación, donde
se realiza el monitoreo, control y se expresa el grado de cumplimiento de los indicadores de cambio elaborados
en forma sistemática con el propósito de mejorar el sistema aplicando las metodologías adecuadas.
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES

Considerando todo lo observado en el transcurso de la investigación y tomando en cuenta las conclusiones expuestas, se
consideran las siguientes sugerencias para la puesta en marcha de la propuesta planteada:

 Se sugiere a la entidad y jefes de las diversas Oficinas administrativas utilizar en su trabajo diario la Simplificación de
Trámites Documentarios, porque influye determinantemente en la Optimización de los Servicios Administrativos en la
MDSH.
 Se sugiere a la institución capacitar y evaluar de manera más constante a todos los trabajadores, ya que es necesario
porque influye significativamente en la optimización de los servicios administrativos en la MDSH, y en consecuencia
haya una mejora en el nivel de competitividad al interior, para que el personal administrativo sea más productivo,
eficiente.

Se sugiere a los Jefes de las diferentes Áreas, monitorear y dar el seguimiento el correcto cumplimiento de la ley de
simplificación administrativa y el programa experimental cada cierto tiempo para de esa manera saber si la aplicación de
este mismo da resultados positivos y constantes, de lo contrario se debe realizar una retroalimentación que ayude a
superar las nuevas dificultades enfocado principalmente en elevar el grado de satisfacción del usuario.
 

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