Punto 7,8 y 9

ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS
PRESENTADO POR:
JUAN DAVID CIFUENTES
JUAN CARLOS BELTRAN
DAISY MARCELA VASQUEZ
JOHANA GONZALES
KATHERIN CELYCAMPOS
ERIKA
1693799-700
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Punto 7
PROTOCOLO PREVIO A LA
ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO.
Desde que se establece la comisión organizadora, el

pre-evento supone:
Fecha del evento: Constatar que época del año

resulta más conveniente. Considerar la organización,
en fechas alejadas de la finalización del año
académico, festividades religiosas, de fin de año o
periodo vacacional.
Lugar del evento: Debe poseer infraestructura

hotelera y servicios, restaurantes, centros de
convenciones, atractivos turísticos, si las autoridades
locales están dispuestos a respaldar el evento.
Punto 7
PROTOCOLO PREVIO A LA
ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO.
Temario: Debe ser una temática atractiva,
convocante y que sirva de estímulo para nuevas
propuestas y encuentros.
Invitados: Es muy importante conocer el público

que va a asistir al acto, ya que esto marcará el tipo
de invitación que se debe formular. En eventos
íntimos en el que la afluencia de gente es inferior a
20 personas las invitaciones se pueden realizar por
vía telefónica una semana antes del acto. En los
eventos en los que se exceda dicha cantidad se
deberá enviar invitaciones impresas con varias
semana de adelanto.
Punto 7
Publicidad: sirve para los interesados en

asistir. La publicidad vende y si bien el
congreso tiene una finalidad cultural también
hay que considerarlo un producto comercial
que prestigie, no solo el evento en sí, sino la
ciudad, región, país que será sede del mismo.
Programa: Antes de la celebración del evento

se debe diseñar un programa de actos en el que
figuren todas las personas que van a tomar la
palabra y el tiempo de intervención de cada
una.
Punto 7
PROTOCOLO DURANTE EL ACTO
 Papel del anfitrión: El anfitrión del acto,

es decir, la persona responsable del evento
será el centro de atención durante la
ceremonia. Como norma protocolaria
básica debe ser el anfitrión quien dé la
bienvenida a los asistentes al comienzo
del acto y quien los despida a la
finalización.
Punto 7
 Las comidas: En el caso de que el acto

incluya una comida o cena en el programa,
éstas se deben regir por las reglas básicas
de protocolo en cuanto a banquetes.
 Recepción de los invitados: Los invitados
deben estar convocados entorno a media
hora y una hora antes del comienzo del
acto. Durante este tiempo se les dará la
bienvenida, se les conducirá hasta su sitio y
se les entregará el material necesario para
seguir el desarrollo del evento
(acreditación, dossiers informativos, etc).
Punto 7
PROTOCOLO AL TÉRMINO DEL EVENTO
•Realizar un acta pública con las

conclusiones del evento que se debe hacer
llegar a todos los participantes.
•Enviar una nota de agradecimiento a los

asistentes por su participación en la que se
les invite a participar en próximos eventos.
Plasmar en un dossier de valoración los

resultados de la organización del
evento para ver si se han conseguido los
objetivos establecidos previamente.
Punto 8
EVENTOS CORPORATIVOS
 Conferencias
Estas suelen ser grandes reuniones de personas que tienen un interés en común o comparten un sector
profesional. Estas son formales y por lo general implican unos pocos oradores que abordan un amplio
grupo de profesionales. Se invita a interactuar pero no en el mismo nivel de una conversación o
seminario.
 Seminarios
Los seminarios tienen lugar para los propósitos educativos y generalmente implican pequeños grupos
de personas. La interacción es una parte importante, por lo que regularmente se les da la oportunidad
a los asistentes de expresar sus opiniones o realizar preguntas a los oradores.
 Reuniones
Las reuniones pueden ser las interacciones entre dos o más personas y en general son para discutir las
oportunidades y desafíos, los conceptos actuales o transmitir información. Pueden ser llevadas a cabo
para los empleados de una organización o para los representantes de diferentes empresas.
Punto 8
 Iniciativas de trabajo en equipo
Como su nombre lo indica, este tipo de eventos se llevan a cabo para la motivación y/o la formación
de ciertos grupos de personas dentro de la organización. Por lo general son más pequeños para que
cada individuo tenga atención personalizada.
 Este tipo de eventos no deben dejar de ser creativos aunque sean dirigidos a un grupo pequeño de
empleados. Eventos en Punto te ofrece una serie de actividades para que tu evento sea realmente
efectivo.
 Actividades deportivas: tirolesas, deportes náuticos, rutas a caballo, organización de viajes.
 Actividades lúdicas: juegos como descubre al asesino o la búsqueda del tesoro, paintball,
disfraces, etc.
 Actividades de participación: concursos de canciones, cursos de cocina, elaboración de productos
manuales, concursos y clases de baile, catas de vinos, etc.
 Ferias Punto 8
Estas exposiciones permiten a las empresas mostrar y demostrar sus nuevos productos o servicios. Éstas
son tomadas muy en serio por aquellos en los sectores industriales, por lo que se suele gastar mucho
dinero en la creación de pantallas y fabulosas presentaciones. Algunas empresas incluso viajan largas
distancias para asistir a ferias comerciales internacionales.
 Conferencias de Prensa
Estas son las entrevistas realizadas específicamente por los medios de comunicación y por lo general son
en respuesta a un evento reciente, un rumor, el anuncio de un nuevo producto o servicio.
Un representante de la compañía llevará a cabo la conferencia de prensa y responderá a las preguntas de
los diversos medios en una ceremonia de profesionales. Existen varios elementos indispensables que tienes
que tomar en cuenta para llevar a cabo la realización de este evento aquí te presentamos algunos.
 Ceremonias de Apertura
Cualquier evento importante, como la exposición o reunión anual que durará más de dos días que
generalmente inicia con una ceremonia de apertura o inauguración, la cual marcará el comienzo del evento
y establecerá el tono y el tema de los días siguientes. Oradores y celebridades pueden ser invitados a
participar para hacerla mas emocionante.
Punto 8
 Ceremonias de Apertura
Cualquier evento importante, como la exposición o reunión anual que durará más de dos días que
generalmente inicia con una ceremonia de apertura o inauguración, la cual marcará el comienzo del
evento y establecerá el tono y el tema de los días siguientes. Oradores y celebridades pueden ser
invitados a participar para hacerla mas emocionante.
 Lanzamientos de productos
Cuando un nuevo producto se está introduciendo al mercado, el lanzamiento en general se considera
como su primera aparición o exposición al público. El producto se demuestra y discute su eficacia,
utilidad y contribución a la sociedad o de la industria. El producto debe estar disponible para su
compra en la puesta en marcha, si es posible.
 Junta General de Accionistas
Estas reuniones anuales se llevan a cabo con el propósito de transmitir información importante a los
accionistas de la sociedad sobre temas relevantes y elegir al Consejo de Administración.
Punto 9
TECNOLOGÍAS O MEDIOS PARA

DIVULGACIÓN DE EVENTO
 Son la Publicación, difusión o propagación entre el público de algo,
generalmente un hecho con un alto grado de importancia.
 Los medios son un poderoso instrumento de socialización, tanto o más

poderoso que la familia, la escuela o el trabajo, porque forman los
sentimientos y las creencias, entrenan los sentidos y ayudan a formar la
imaginación social. Llegan a las personas a través de la vista
(imágenes), el oído (sonidos, melodías) o de ambos (televisión,
películas, vídeos).
Punto 9
CLASES MEDIOS DE
DIVULGACIONES
 PERIÓDICO:Publicación de aparición regular (diario, semanal, quincenal) cuya base es la
difusión de la información, se llama así especialmente a la prensa diaria, que se distribuye y
estructura su contenido en diferentes secciones. Su Función es: Informar, persuadir, promover,
formar opinión, educar y entretener.
 REVISTA GENERO: La revista es un espectáculo que combina música, baile y, muchas veces,
también breves escenas teatrales humorísticas o satíricas. Las revistas siempre tienen un titulo y un
tema central.
 FOLLETOS:Es una forma sencilla de dar publicidad a una compañía, producto o servicio.
 VOLANTES:Pequeña publicación compuesta esencialmente por una sola hoja de papel, ya sea
plegada o sin plegar, (con mayor frecuencia sin plegar), que se utiliza para promover cualquier tipo
de evento.
Punto 9
 PANCARTAS: Cartel grande de tela, papel u otro material, en que se pintan frases, consignas y se
usa en manifestaciones, protestas o reuniones publicas.
 CATALOGO: Es una publicación empresarial cuyo fin es la promoción de productos o servicios
que una compañía ofrece. En este una compañía encuentra la manera ordenada de exponer sus
productos o servicios al publico consumidor y generalmente esta compuesto por varias imágenes
que presentan visualmente los productos que en el se ofrecen. El catalogo es principalmente visual.
 CARTELES: Material gráfico que transmite un mensaje, está integrado en una imagen estética;
imágenes y textos breves, atrapa la atención y obliga a percibir un mensaje, penetra la conciencia y
le induce a adoptar la conducta sugerida por el cartel.
 Los medios de divulgación Masivos son:
La radio, El Internet, La Televisión, El Periódico, Los Volantes.
 Los Medios de Divulgación no Masivos son:
El Correo electrónico, Llamada Telefónica, Una carta, una tarjeta.

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Desde que se establece la comisión organizadora, el

Fecha del evento: Constatar que época del año

Lugar del evento: Debe poseer infraestructura

Invitados: Es muy importante conocer el público

Publicidad: sirve para los interesados en

Programa: Antes de la celebración del evento

PROTOCOLO DURANTE EL ACTO

 Papel del anfitrión: El anfitrión del acto,

 Las comidas: En el caso de que el acto

PROTOCOLO AL TÉRMINO DEL EVENTO

•Realizar un acta pública con las

•Enviar una nota de agradecimiento a los

Plasmar en un dossier de valoración los

TECNOLOGÍAS O MEDIOS PARA

 Los medios son un poderoso instrumento de socialización, tanto o más

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