Gestión de logística y Almacenes del Sector

Publico

MG. CPC PERCY FERNANDO FLORES QUISPE

1
 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

ADQUISICIONES
ADQUISICIONES

PROCESO
DE ALMACE-
ALMACE-
ABASTECIMIENTO NAMIENTO
NAMIENTO
PROGRAMACION
PROGRAMACION Y
Y
DISTRIBUCION
DISTRIBUCION

ENTRADA
ENTRADA SALIDA
SALIDA
¿QUE ES UN SISTEMA?

Un conjunto de
órganos Acciones o
hechos que

Se relacionan entre sí

Y retroalimentan de
información
 SISTEMA DE ABASTECIMIENTO EN LA
ADMINISTRACION PUBLICA

Comprende:
 Atribuciones,
 Es el conjunto  Procedimientos orientados
interrelacionado al flujo racional y
 Conservación de medios
de políticas
 Objetivos materiales
 Normas

Orientados al suministro, Uso y Conservación de

Bienes
 SUBSISTEMA DE ABASTECIMIENTO

1.- DE INFORMACION

2.- DE CATALOGACION

3.- DE REGISTRO Y CONTROL

4.- DE ALMACENAMIENTO

5.- DE DISTRIBUCION
 (A nivel externo)

Constitución Política

Sistema de
Seace Osce
Abastecimiento

Ley de Presupuesto
Del sector publico
 Administración
de contratos
Actividades
de Control de
programación Almacenes

FUNCIONES DEL
ABASTECIMIENTO

Registro y Apoyo a las

control de Unidades
bienes Orgánicas
patrimoniales
Relación de
Proveedores
 NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO

SA.05 UNIDAD EN EL INGRESO FISICO Y CUSTODIA TEMPORAL DE

BIENES

Todos los bienes adquiridos ingresarán físicamente a la entidad por el

Almacén del órgano de Abastecimiento; y para su custodia temporal, esa u
otras dependencias, aplicarán principios y procedimientos similares.

El Almacenamiento es un proceso técnico de Abastecimiento orientado a

establecer y aplicar pautas para la ubicación y custodia temporal de bienes
en cualquier área física acondicionada en ese fin.
.
 …NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO

SA.06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO

En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización y/o administración de
bienes y servicios, se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad
que establezca la entidad a propuesta del órgano de Abastecimiento.

Se entiende por austeridad del Abastecimiento: La equilibrada estimación de

necesidades de bienes y de servicios; al empleo mesurado de los limitados recursos
asignados a una entidad pública y a su adecuada combinación para obtener mas y
mejores resultados (productos materiales y servicios públicos), en beneficio de la
colectividad en general.
 …NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO

SA.07 VERIFICACION DEL ESTADO Y UTILIZACION DE BIENES Y

SERVICIOS

Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para verificar la

existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios de
que dispone la entidad.

La verificación es un acto de constatación física que realiza personas en

representación de la entidad. Al Sistema de Abastecimiento le corresponde la
constatación, en referencia a las unidades físicas, aplicables tanto a los bienes
como a los servicios.
 El procedimiento de
PROCEDIMIENTO almacenamiento se inicia
DE con la entrega de bienes
que han llegado al
ALMACENAMIENTO almacén de bienes que
han llegado al local del
RECEPCIÓN
almacén.

Se efectuara únicamente , teniendo el

expediente conformado con los
siguientes documentos:

 Orden de compra
 Certificado de crédito
presupuestario que corresponda Examinar de las personas
 Comprobante de pago emitido responsables en la entrega de
 Comprobante de pago vigente registro , sellos, envolturas,
 Guía de remisión embalajes,etc.
 Numero de cuenta de la
detracción
 Pedido de compra
 Esto debe ejecutarse en un lugar
VERIFICACION Y CONTROL DE
predeterminado ,independiente de la zona de
CALIDAD
almacenaje

• Una vez abierto los bultos se pasara a

verificar su contenido en forma
cuantitativa y cualitativa
• La verificación cuantitativa se
efectuara para comprobar que las
cantidades recibidas sean iguales alas q
se consignan en la documentación de
recibo
• Verificación cualitativa es denominada
control de calidad se realizara para
verificar si las características y
propiedades estén de acuerdo con las
especificaciones
 Comprender las siguientes actividades para la
INTERNAMIENTO ubicación de los bienes en los lugares previamente
asignados.

• Agrupar los bienes según su tipo , periodo de vencimiento , dimensiones, etc.

• Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la zona de almacenaje .
• Se evitara dividir un grupo de bienes del mismo tipo en zonas de almacenaje diferentes
• Si el almacenaje central no cuenta con los equipos o ambientes especiales para la conservación de
determinados bienes
 REGISTRO Y CONTROL Seguidamente se registrara
en el sistema informática y se
genera la nota de entrada en
el almacén
A

Ubicados los bienes en las

zonas de almacenaje, el/la
responsable del almacén
procederá a registrar su
ingreso en la tarjeta de
control visible – BINCARD ,
debiendo evitar borrones y
enmendaduras
La cual será remitida a la
dirección de abastecimiento
o quien haga sus veces, para
su conformidad. Información
que deberá estar reflejada
en el formato de existencias
de almacén - KARDEX
CUSTODIA
Se encuentra
Se encuentra aa cargo
cargo del
del // la
la responsable
responsable del
del almacén
almacén yy comprende
comprende
el conjunto
el conjunto de
de acciones
acciones orientadas
orientadas aa la
la protección
protección yy conservación
conservación
de los
de los bienes
bienes

PROTECCIONES DE LOS
MATERIALES: esta referido a los
PROTECCION DEL
PROTECCION DEL LOCAL
LOCAL DE DE ALMACEN:
ALMACEN:
tratamientos específicos que son
estas áreas
estas áreas deben
deben estar
estar en
en condiciones
condiciones
necesarios para cada articulo
adecuadas para
adecuadas para la
la protección
protección dede las
las
almacenado , a fin de protegerlos
personas, el
personas, el material
material almacenado
almacenado ,,
de elementos naturales como la
mobiliario, equipos
mobiliario, equipos ee instalaciones
instalaciones
humedad luz , lluvia, temperatura,
etc.
 AUTORIZACIÓN DE
DESPACHO

Se autorizará pedidos no Esta fase comprende lo

programados sólo en el caso siguiente:
La autorización se otorgará que se deriven de • Numeración y registro del
para aquellos bienes que situaciones de emergencia Pedido Comprobante de
figuran en el respectivo calificados por el Director Salida.
cuadro de necesidades. General de Administración o • Aprobación del Director o
quien hace sus veces en la Jefe de Abastecimiento.
entidad; y se atenderá con • Valorización del Pedido
cargo a los stock de Comprobante de Salida
seguridad. • Registro de las salidas
autorizadas de bienes en
las Tarjetas de Existencias
Valoradas de Almacén.
 CONTROL DE MATERIALES

Cuando el material es remitido a

En cada almacén se establecerá un
lugares fuera de la entidad
control de salida de materiales, el
utilizando medios de transporte, el
que será encargado al personal de
transportista presentará en los
seguridad o vigilancia; o una
puestos de vigilancia de la entidad
persona que para tal función se
copia del Pedido Comprobante de
designe.
Salida respectivo.
El encargado del acarreo o transporte
de los bienes, presentará al salir del
almacén el Pedido Comprobante de
Salida a la persona encargada del
control de salida de materiales, quien
verificará si el contenido de los bultos
concuerda con el documento y
retendrá una copia del mismo, lo que
será entregado al área responsable del
control de stock.
 ENTREGA DE MATERIALES

En el momento de hacerse la entrega de materiales se cuidará que

la persona que realiza la recepción lo haga en forma serena y
consciente.

Será precaución del responsable de almacén que la dependencia de

destino, devuelva el Pedido Comprobante de Salida con la
conformidad respectiva y en forma oportuna.

Es función inherente al almacén el que los bienes de despachar

fuera del perímetro de la ciudad, estén amparados por una
cobertura de seguro.
 INVENTARIO FISICO DE ALMACEN

TIPOS DE INVENTARIOS

Inventario Masivo Inventario Selectivo

Se realiza periódicamente o cada

Se efectúa cerrando las vez que sea necesario comprobar
operaciones del almacén por uno o que los registros de stock se
varios días, como mínimo una vez mantienen al día, completos y
por año, requiere de un apropiado exactos; y verificar que las
programa y sirve de sustento de existencias físicas concuerden con
los estados financieros de la los registros de las Tarjetas de
entidad. Control Visible de Almacén y las
Tarjetas de Existencias Valoradas
correspondientes.
 PREPARACIÓN DE INVENTARIO

a. Ordenamiento del almacén

b. Documentación
 PREPARACIÓN DE INVENTARIO

c. Equipo de Verificadores

 Cuando se trate del Inventario Físico General, la verificación física será realizada por la
Comisión de Verificación del estado y utilización de bienes y servicios''.
 Si se trata del Inventario Físico de Almacén, el Jefe de Abastecimiento designa la
Comisión de Verificación, la que en ningún caso será integrada con personal de
almacén, estos últimos sólo intervendrán para indicar el lugar en que se encuentran
ubicados los bienes.

d. Medios e Instrumentos

El equipo de verificadores será dotado de medios adecuados tales como: Catálogos,

winchas, calibradores, metros, balanzas, etc., que les permitirá certificar las medidas,
denominaciones, pesos, códigos, etc.,
3. FORMAS DE EFECTUAR EL INVENTARIO

El equipo de verificadores procede a efectuar el Inventario empezando por

un punto determinado del almacén; continuando el control de todos los
 Al barrer: bienes almacenados, sin excepción alguna.

Consiste en comprobar la veracidad de las existencias del grupo de bienes

 Por
sobre los cuales se tiene interés, sin importar su ubicación.
Selección:
 4. SOBRANTES DE INVENTARIO:
Si en el proceso de verificación se establece bienes sobrantes se procederá en la forma siguiente:

a. Determinar su origen, principalmente entre las siguientes causas:

• Documentos fuentes no registrados en las Tarjetas de Existencias Valoradas.

• Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.

b. En el caso que el origen de los sobrantes de almacén se deba a la primera causa, éstos se
incorporan en los registros de existencias formulando la respectiva Nota de Entrada a Almacén.
c. Cuando los sobrantes tienen su origen en la entrega de un bien similar en lugar del sobrante,
implica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como faltante en bien similar entregado.
En este caso se procederá a realizar el ajuste en la respectiva Tarjeta de Existencias Valoradas de
Almacén anulando la salida del bien sobrante, la misma que será sustentada con el informe de la
Comisión de Verificación; previo inicio de la determinación de responsabilidades. Asimismo se
registrará la salida del bien faltante.

5. FALTANTES DE ALMACÉN:
En el caso que como consecuencia de la conciliación entre los registros de existencias y el inventario físico realizado
se determinen bienes faltantes, la Comisión de Verificación actuará en la forma siguiente:

a. Faltante por robo o sustracción Organizará un expediente de las investigaciones

realizadas acompañadas de la denuncia policial correspondiente

b. Faltante por merma Tratándose de bienes, sólidos o líquidos, que por su

naturaleza se volatizan, será aceptada siempre y cuando esté dentro de la tolerancia
establecida en la norma técnica respectiva. Cuando la merma ocurra por acción de
animales depredadores, la Comisión de Verificación evaluará e informará sobre si la
merma se debe estrictamente a esa causa
 c. Faltante por negligencia. El jefe de almacén y el servidor o servidores a
cargo de la custodia son responsables tanto pecuniaria como
administrativamente de la pérdida.

D. BAJA DE BIENES:
1. Se dará de baja a los bienes que como resultado del Inventario Físico General estén
considerados para tal proceso.

2. Son objeto de baja:

a. Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren en completo estado de
inutilidad;
b. La merma producida en las existencias por efecto de volatilización o por acción de
animales depredadores.
c. Los bienes perdidos por robo o sustracción; y,
d. Bienes que por vencimiento o su estado de descomposición no son recomendables
para consumo.
E. REPOSICION DE STOCK:

Comprende un conjunto de acciones de naturaleza técnico-administrativa, inherentes a la función

de almacén, que tiene por finalidad el mantener la continuidad del abastecimiento, reemplazando
las existencias distribuidas.

1. Variables utilizadas

a. Nivel máximo de stock Cantidad de cada tipo de bien que se estima es suficiente para
atender en condiciones normales y por un período determinado

b. Stock mínimo o de seguridad Cantidad de cada tipo de bien que se requiere para
continuar el abastecimiento, durante el tiempo que demore el trámite de reposición.

c. Punto de pedido Es el momento ideal para iniciar las acciones conducentes a la

reposición de existencias a fin de evitar el consumo total del stock mínimo.
2. Cuantificación de las variables
El Jefe de Almacén coordinará con el área encargada de la programación del abastecimiento
para cuantificar las variables que permitirán establecer los puntos de pedido para cada tipo
de bien. La determinación de cada una de ellas se efectúa en la forma siguiente:

a. La magnitud del nivel máximo de stock, está dada por la cantidad de un tipo de bien
que necesita para atender las necesidades de todas las dependencias de una
entidad en un período trimestral, semestral o anual.
b. El stock mínimo o de seguridad se determina empleando la siguiente fórmula.
3. Formulación del requerimiento de renovación de stock

El trámite de reposición de stock se inicia (Punto de pedido) cuando las existencias

desciendan al nivel en que se empieza a consumir el stock mínimo o de seguridad; para tal
efecto el jefe de almacén procederá a:

a. Formular el proyecto de cuadro de adquisición por los bienes que a la

fecha debe iniciarse el trámite de reposición de stock.
b. Remitir el proyecto de cuadro de adquisición al área responsable de la
programación del abastecimiento a fin de que se proceda a la adquisición
inmediata.

28
REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS
se elaboran en la forma
Es un sistema de registros en los que se consigna datos manual o mediante
sobre ingresos y salidas de bienes del local de almacén proceso automático de
y cantidades disponibles para distribuir. datos

El registro y control de existencias se realiza en los documentos

siguientes:

 Tarjetas de Control Visible de Almacén

 Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén
 Resumen del Movimiento de Almacén.
Los documentos fuente para efectuar los registros son:
• Orden de Compra-Guía de Internamiento
• Nota de Entrada a Almacén
• Pedido Comprobante de Salida
 1. TARJETA DE CONTROL VISIBLE DE
ALMACÉN
Controlar en unidades físicas el movimiento y saldo de cada bien almacenado. Es de uso exclusivo
del almacenero y permanece junto al grupo de bienes en ella registrado.
Nombre del formulario

Número de tarjeta
Denominación y características del bien
almacenado Según Catálogo Nacional.
Término usado para contar, medir
o pesar los bienes almacenados.

3A - Entrada: cantidad de bienes

ingresados
3B - Salida: Cantidad de bienes
egresados
3C - Saldo: Diferencia de las sub
columnas (3A) y (3B)
 2. TARJETA DE EXISTENCIAS VALORADAS
DE ALMACÉN
Maneja información sobre movimiento de entrada y salida de bienes en
almacén. Elregistro en este documento debe ser permanente y estará a cargo
del Órgano deAbastecimiento en un área distinta a la de Almacén.

Nombre del formulario

Columna 2 - Comprobante
Dividida en dos (2) sub columnas
2A - Clase de documentos que ampare el movimiento de
bienes en almacén.
2B - No....: El correspondiente al documento de entrada o
salida.
Columna 3 - Cantidades
Dividida en tres (3) sub columnas
3A - Entrada: Cantidad de bienes ingresados
3B - Salida: Cantidad de bienes egresados
3C - Saldo: Diferencia de las sub columnas (3A) Entrada y
(3B) Salida.
Columna 4 - Precio Unitario: Valor de cada artículo
ingresado o egresado.
Columna 5 - Costo Promedio: Esta columna se utilizará al
aplicarse el Método de Evaluación
(Costo Promedio) resultante de aplicar la fórmula
siguiente:
Saldo Monetario (columna 6C)
Costo Promedio =--------------------------------------------
Saldo Físico (columna 3C)
Columna 6 - Importes Dividida en tres (3)
sub columnas
6A - Entrada: Valor en moneda nacional
de los bienes ingresados.
6B - Salida: Valor en moneda nacional de
los bienes egresados
6C - Saldo: Diferencia de las sub columnas
(6A) Entrada y (6B) Salida
4.Servir
NOTA DE ENTRADA A ALMACÉN
de documento fuente. Se utiliza para informar sobre ingreso de bienes al almacén por conceptos
distintos a la adquisición con orden de compra.

b. Descripción
El formulario a emplear es el SA.ALM 01 anexo al presente;El asignado al documento en forma correlativa
- Número:
consta de las especificaciones
siguientes:
Encabezamiento
- Nombre del organismo
- Nombre del Formulario: Nota de Entrada a Almacén
-.
- Recuadro DerechoCon destino a: Para el caso que el bien tenga un fin específico
.
Referencia: Describir la clase de documento y su numeración
que ha dado origen al ingreso de los bienes.
Columna 1 - Artículos Columna 2 - Valores.
Dividida en cuatro (4) sub columnas 2A - Unitario: Valor estimado o consignado en la
1A - Código: El que corresponde según Catálogo documentación de la referencia.
Nacional. 2B - Total: Producto de multiplicar la sub columna (1B) -
1B - Cantidad: Número de bienes recibidos. Cantidad por la sub columna (2A)
1C - Descripción: Nombre y características de cada tipo Valor unitario
de bien recibido. Parte Inferior
1D - Unidad de Medida: Término usado para contar, - Cuentas del Mayor.
medir o pesar los bienes recibidos. Anotar en cada recuadro el código de la cuenta y divisionaria,
así como los respectivos importes en moneda nacional.
 BASE
Para consignar las firmas de:
- Director de Abastecimiento.
- Jefe de Almacén.

A la Oficina de Abastecimiento le compete consignar los datos

siguientes:
- Encabezamiento.
Utilización - Columna 1 - Artículos.
Este formulario es de utilización compartida - Columna 2 - Valores.
por las Oficinas de Abastecimiento y
Contabilidad.
Para Contabilidad están reservados los recuadros de Cuentas
del Mayor.
Número de copias y su distribución.
- Original: para remitir a Contabilidad.
1ra. copia: Archivo de Almacén.
2da. copia: Registro y Control de existencias.
3ra. copia: Registro y Control del Patrimonio Mobiliario (sólo en el caso de ingreso de
bienes
patrimoniales).
 5. PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA
Servir de documento fuente, en él se efectúa el pedido, se autoriza y registra la salida de bienes de almacén.

Número: Es el número correlativo correspondiente a cada

Pedido Comprobante de Salida.

- Con destino a: Consignar el lugar u oficina donde van a ser utilizados los
bienes
Utilización
Este formulario
Código de la Dependencia: Asignado a cada unidad orgánica por la Oficina de
es de utilización Racionalización de cada entida
compartida por
las dependencias
solicitantes, por
Abastecimiento y
Contabilidad.

Dependencia solicitante: Indicar el nombre

de la unidad orgánica que efectúa el pedido
 Columna 3 - Orden de Despacho.
Para indicar las cantidades que el Director o Jefe de
- Columna 1 – Correlativo y Codigos. Abastecimiento autoriza entregar.
Aparecen impresos los números de cada uno de los renglones en forma 3A - Código: El que corresponde según Catálogo Nacional.
sucesiva. 3B - Cantidad: Número de bienes que se autoriza despachar.
- Columna 2 - Artículos solicitados. 3C - Valores: Unitario y total por cada tipo de bienes.
Indicar la cantidad y características de los bienes solicitados. - Columna 4 - Código Patrimonial.
Se divide en tres (3) sub columnas. Utilizar solo en el caso de entregas de bienes que constituyen
2A - Cantidad: Número de bienes solicitados. el patrimonio mobiliario de la entidad.
2B - Unidad de medida: Término usado para contar, medir o pesar bienes.
2 C - Descripción: Nombre o denominación de los bienes solicitados. Anotar el número o código patrimonial asignado al bien
Parte derecha del Cuerpo.
conforme a la Resolución Jefatural
No. 126-89-INAP/DNA.
 BASE
A renglón seguido deben firmar las siguientes
personas:
1. Solicitante: Jefe de la dependencia que solicita.
2. Director o Jefe de Abastecimiento.
3. Jefe de Almacén.
4. Recibí conforme: Persona que recepciona los
bienes solicitados.

Número de Copias y su Distribución.

Original: para remitir a Contabilidad.
1ra. Copia: Archivo de Almacén.
2da. Copia: Registro y Control de Existencias.
3ra. Copia: Registro y Control de Patrimonio
Mobiliario (sólo en el caso de salida de bienes
patrimoniales).
4ta. Copia: Dependencia solicitante
 VALUACION DE LOS BIENES DEL ACTIVO FIJO

El valor mínimo de un bien material es de 1/8 de la U.I.T. vigente al momento de

la adquisición, y debe tomarse los siguientes criterios:

1. UNIDAD: Cuando el bien constituye un todo indivisible.

2. CONJUNTO: Cuando el bien es un todo formado de partes concordantes
equivalente a juego, equipo o número de unidades.

Además debe tenerse en cuenta los factores concurrentes de:

 Que su vida útil sea mayor de un año
 Que sea destinado al uso y propiedad de la entidad.
 Que esté sujeto a depreciación, excepto los terrenos.
 No son objeto de venta
 METODOS Y PORCENTAJES DE DEPRECIACION

METODO: Para la depreciación de los bienes de activo fijo, se utilizará el método

de la línea recta.

PORCENTAJES:
 Edificios 3%
 Infraestructura Pública 3%
 Maquinaria, Equipo y otras unidades para la producción 10%
 Equipo de Transportes 25%
 Muebles y Enseres 10%
 Muebles y Enseres (Equipos de Cómputo) 25%