Anizacion de Eventos

Programación de Eventos
Los eventos han demostrado ser un

medio efectivo para conducir la
organización de negocios, transmitir
nueva información, proporcionar un
foro para el intercambio de ideas y
favorecer los colegas de una misma
rama de actividad o profesión a
desarrollar sus vínculos e
intercambios.
ETAPAS DE UN EVENTO
PRE-
EVENTO
EVENTO
POST-
EVENTO
ETAPAS DE UN EVENTO
La realización de un evento se divide en tres
etapas que se corresponden con las funciones
básicas del proceso gerencial de la siguiente
manera:
PRE-EVENTO Investigación
Planificación
Organización
EVENTO Dirección
POST-EVENTO Evaluación
FASES DEL PRE-EVENTO
1.- Determinar los Objetivos y definir el Tipo de evento y su
nombre de acuerdo a los fines del mismo
Luego de haberse escogido el tema se

deberá definir con claridad los objetivos que se
pretenden alcanzar o lograr a través de las
actividades que se llevarán a cabo.
Al elegir el nombre del evento se debe
considerar la naturaleza del mismo para
determinar su tipo, bien sea un congreso, un
seminario, un simposio u otro. Tal nombre debe
ser corto y llamativo, pero sobre todo debe
adecuarse al propósito que se busca con la
realización del evento
2.- Nombrar el Comité
Organizador
Sus miembros son los
responsables de la planeación del
evento, su número varía de acuerdo
a la magnitud del evento y demás
condiciones específicas del mismo
El encargado de coordinar y
dirigir a los integrantes de las
distintas comisiones de trabajo es el
Coordinador General
3.- Determinar el número y tipo de Invitados, Participantes,
Delegados, Ponentes y Acompañantes
Los invitados especiales le confieren

notoriedad al evento debido a su prestigio,
reconocimiento científico, social o político
Los participantes asisten al evento en
calidad de público
Los delegados acuden al evento en
representación de una empresa, institución o
grupo en particular
Los ponentes o exponentes se encargan de
hacer las disertaciones durante el evento
Los acompañantes no están directamente
relacionados con el evento. Acompañan a
ponentes, delegados o invitados especiales
4.- Seleccionar la Fecha

Para la selección de la fecha del evento se debe
tener en cuenta los siguientes aspectos:
• Si hay suficiente margen de tiempo para la
organización requerida
• Evitar que coincida con la fecha de una actividad
similar o dirigida al mismo tipo de público
• Asegurarse de que no haya conflicto con las
fechas de celebraciones religiosas, fiestas
nacionales o regionales
• Si es mejor programar las actividades durante la
semana o a finales de ésta
5.- Seleccionar el Lugar o los Lugares

de Realización
En principios se debe elegir la Ciudad
Sede y luego se seleccionarán las
instalaciones específicas donde se
realizará el evento, tomando en cuenta si
cumplen con exigencias como:
capacidad, comodidad, iluminación,
equipos, acceso, etc.
6.- Elaborar el Cronograma General de

Actividades
Se refiere a la realización del
programa general de actividades a
desarrollar en el evento de acuerdo con
el tiempo necesario.
En eventos de gran envergadura
pueden elaborarse varios programas ,
tales como: Técnico o Científico, Social,
para Acompañantes, visitas Técnicas y
Turístico.
7.- Estimar los Se deben estimar todos los recursos a utilizar

Recursos Humanos, a través de un inventario de éstos.
Materiales y Técnicos
El Recurso Humano está integrado por el
profesional, especializado y obrero que se
requiere para la realización del evento, tales
como: anfitriones, técnicos de sonido y video,
agentes de seguridad, etc.
Los Recursos Técnicos lo constituyen
equipos de: sonido, grabación, apoyo audiovisual
(pantallas, televisores, proyectores para
diapositivas, video Beam)
Los Recursos Materiales se refieren a los
implementos necesarios y las instalaciones a
utilizar: lápices, carpetas, libretas, mesas, sillas,
etc.
8.- Elaborar el Presupuesto

Para su elaboración se debe
tomar como base el inventario de
los recursos a utilizar , luego se
procede a realizar solicitudes de
cotizaciones a las diferentes
empresas o personas que puedan
proveer servicios y recursos a fin
de obtener el cálculo total de
gastos y costos. Frecuentemente
se le asigna un 10% de la suma
total del presupuesto para cubrir
los imprevistos
9.- Promoción del

Evento:
• Medios de
Comunicación
• Correo directo
• Publicidad impresa
Sub-Comisión de:
Alojamiento, Transporte,
Comisión de Logística Alimentación, Protocolo y
Servicios Generales
Comisión de Promoción y
Relaciones Públicas
Comisiones de
Sub-Comisión Técnico-
Trabajo Administrativa
Comisión Técnica
Sub-Comisión de Secretaría
Comisión de Administración
Comisión de Festejos y
Recreación
10.- Diseño y Elaboración de Impresos.
( Programas, tripticos,
señalizaciones, material de
información, etc
11.- Selección y Capacitación de Personal.
En caso de que se comisiones
alguna actividad en que el
personal no esta capacitado
12.- Adquisición o Contratación de
materiales, equipos o servicios.
( Mesones, manteles, tarimas,
mesoneros, pasapalos, etc)
Delegar funciones.
Seguimiento de las
Supervisar a los etapas del evento.
grupos.
COORDINADOR GENERAL Definir las pautas del

trabajo de coordinación.
Coordinación del
tiempo empleado
Formación de
personal
capacitado.
EL EVENTO
Es donde se va a ejecutar todas las actividades

que se planificaron durante el Pre- Evento.
Va a consistir en la reunión de todas las

personas involucradas en el mismo, en el
lugar y hora estimada guiadas por la
programación que el comité organizador
preparó como evento.
FASES DEL POST-EVENTO
1.- Recopilación y Archivo de la

Información pertinente al Evento
Al culminar el evento las
comisiones deberán entregar un
informe de sus actividades las
cuales integrarán la Memoria del
Evento donde se detallarán
aspectos como: la historia,
resumen, programa, ponencias y
conclusiones, en el caso de
haberlas. Dicha información deberá
guardarse en forma ordenada para
facilitar futuras consultas.
2.- Agradecimientos
Se deben enviar cartas o notas de
agradecimiento a todas aquellas
personas que hicieron posible que el
evento se desarrollara conforme a lo
previsto (auspiciantes, patrocinadores,
ponentes, etc.)
3.-Evaluación
Consiste en medir si lo
planificado se cumplió
en el momento
oportuno o no se
cumplió
4. CUMPLIMIENTO DE LOS
COMPROMISOS ADQUIRIDOS
Es muy importante que el comité
organizador cumpla con los convenios y acuerdos que se
realizaron a favor al éxito del evento. Es así que se crea la
credibilidad y responsabilidad del grupo organizador
Pre-Evento
5.-Memoria y Cuentas
Es un documento que narra
todas las actividades
realizadas por el comité
Organizador . Es un
Informe general del Evento.
Evento…
Post- Evento
Programación de Eventos
No importa que tipo de

evento sea, lo importante
es planificarlo cuidando
los detalles y ya en la
ejecución hacer que esos
detalles se cumplan en el
BIBLIOGRAFÍA
FRAGE, Etna de. “Eventos Universitarios y Sociales.
Fondo Editorial Universidad Pedagógica Experimental
Libertador, 1998
GHERARDI, Eliana. “Cómo hacer eventos exitosos”. Colección
Quirón No 36, Los libros de El Nacional. Editorial CEC, S.A.
Venezuela, 2000
GÓMEZ, Carlos. “Gerencia de Eventos Especiales”. Editorial
Panapo. Venezuela, 1995
GÓMEZ, Carlos y VISLA, Oswaldo. “La Gerencia de Eventos
Especiales en las Relaciones Públicas”. Editorial Panapo.
Venezuela, 1989

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