COMPETENCIA: ORGANIZAR ARCHIVO CENTRAL DE ACUERDO CON

TECNOLOGÍAS Y NORMATIVA

Corte 1 – Semana 1 – Agosto

Programa: Técnico Laboral En Auxiliar Administrativo

Docente: Paola Valderrama

COMPETENCIA: ORGANIZAR ARCHIVO CENTRAL DE ACUERDO
CON TECNOLOGÍAS Y NORMATIVA

Contenido (Saber Saber):

1. Definición de documento
2. Clases de documentos, Vitales o esenciales y de apoyo
3. Conservación de los documentos; Plazo de conservación de un documento dependiendo del
periodo durante el cual se puede reclamar una obligación contractual
4. Documentos de apoyo en los archivos: Finalidad, alcance y contenido
5. Causales de Eliminación de documentos
6. Definición de archivo
7. Principios de la eliminación (Autorizada / Legal, Apropiada e irreversible, Segura / confidencial,
En tiempo, Documentada)
8. Métodos de destrucción o eliminación de documentos.
9. Documentación en papel:
10. Documentación electrónica
11. Definición de Folio, Foliar.
12. Ciclo de vida del Documento:
COMPETENCIA: ORGANIZAR ARCHIVO CENTRAL DE ACUERDO
CON TECNOLOGÍAS Y NORMATIVA

Saber Hacer:

* Aplicar la identificación de los tipos de documentos de acuerdo

con normas técnicas y legales.

* Clasificar los documentos de acuerdo al nivel de importancia en

la empresa, sus tipos: esenciales y vitales

Saber Ser:

* Debe ser una persona proactiva, organizado

 Definición de Documento:
 El término documento procede del latín documentum.
 Derivado del verbo docere, que significa enseñar, instruir.
 La evolución de esta palabra finalizó con el sentido de evidencia y testimonio.

Diccionario de la Lengua Española: Entre sus varias acepciones, este texto define al término
considerando el soporte. Desde este punto de vista, afirma que documento es un escrito en
el que se consigna información compuesta por datos fidedignos o susceptibles de ser usados
como tales, con la intención de probar algo. Por otra parte, también se conceptualiza al
documento como aquello que da testimonio de un hecho o que informa sobre aquél,
especialmente del pasado.
 Documento de archivo
Ley 594 de 2000:

Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o
funciones.

Acuerdo 042 de 2002:

Información contenida en cualquier soporte y tipo

documental, producida, recibida y conservada por
cualquier organización o persona en el ejercicio de sus
competencias o en el desarrollo de una actividad.
 Documento de archivo
Según Heredia Herrera Antonia, los documentos
archivísticos son registros de información enmarcados
por dos cimientos naturales:

1. El Productor (Institución): Lo crea como resultados de

unas actividades que tienen atribuidas o reconocidas

2. La función / actividad que lo determina, con

independencia del soporte
 Características del documento
de archivo
1. Carácter seriado

2. Carácter de unicidad

3. Carácter de objetividad e ingenuidad

4. Originalidad o autenticidad

5. Integridad
 Características del documento
de archivo
Ejemplo:
1. Carácter seriado
 Historias Laborales
 El documento es el resultado de
acciones repetitivas  Contratos de una
empresa
determinadas por funciones
específicas  Actas de reunión

 Informes
 Se produce uno a uno
 Resoluciones
 Se produce en orden natural
 Características del documento
de archivo
1. Conjunto de
Los documentos de archivo: unidades
documentales
a. Se producen uno a uno de estructura y
b. A través del tiempo contenido
forman series homogéneos

3. Emitidas como Ejemplo:

consecuencia del 2. Emitidas
ejercicio de sus  Historias Laborales en por la misma
funciones Colpensiones entidad
específicas
Características del documento de archivo

2. Carácter de unicidad

2. No se
Ejemplo:
1. El producen en
documento de grandes
Historias Laborales
archivo es cantidades de
en Colpensiones
único un mismo
ejemplar
Características del documento de archivo

3. Carácter de objetividad e ingenuidad

1. El documento 2. Registra
de archivo no es hechos tomados
elaborado para la del acontecer
posteridad inmediato

3. No tiene en Ejemplo:
4. Se produce
cuenta como resultado
elementos de Historias Laborales
del quehacer de
crítica en Colpensiones
la Empresa
subjetivos
Características del documento de archivo

4. Originalidad o autenticidad

2. Le permite ser:
1. Capacidad Ejemplo: • Reconocido
que tiene el • Aceptado
documento de Historias Laborales • Avalado
probar su en Colpensiones Por su autor (es ese y no
origen o autor es otro
Características del documento de archivo

5. Intregridad

Ejemplo: 2. El documento debe

1. El estar completo en:
documento Historias Laborales • El todo
debe ser en Colpensiones • Sus partes
integro (Caracteres internos
y externos)
2. Clases de documentos: Vitales o esenciales y de apoyo

Documento Vital o esencial: Documento de apoyo:

1. Necesario para el funcionamiento 1. Generado por la misma oficina

de la Empresa
2. Generado por otras oficinas
2. Por su contenido informativo y
testimonial, garantiza el 3. Generado por otra empresa
conocimiento de las funciones y
actividades del mismo, aún 4. No hace parte de series
después de su desaparición documentales

3. Posibilita la reconstrucción de la 5. Es de utilidad para el

historia institucional cumplimiento de las funciones

4. Constituye documento de 6. No constituye documento de

archivo archivo
Ejemplo documentos: Vitales o esenciales y de apoyo

Documento Vital o esencial:

Documento de apoyo:
1. Acta de constitución de la
empresa

2. Registro mercantil
1. Copias de reglamentos
3. Contratos
1. Folletos informativos del
sistema de gestión de
4. Pólizas
calidad
5. Libros Contables
 Clase de documentos vitales o esenciales

Documento de renovación:
Documento constitutivo:
Es un documento que requiere una
renovación periódica.
1. Son testimonio material de
la constitución legal y
1. Póliza
financiera de la empresa
2. Resolución de facturación ante
2. Su conservación es
la Dian
primordial
3. Certificado de existencia y
representación legal de la
empresa
 3. Conservación de los documentos
Conservación del Documento:
Conservación preventiva de
• Conjunto de medidas preventivas o documentos
correctivas para,
Conjunto de estrategias y
medidas de orden:
• Asegurar la integridad física y
funcional del documento de archivo  Técnico,
 Político
 Administrativo

Conservación Permanente: Orientadas a evitar o reducir

el riesgo de deterioro de los
Decisión que se aplica a aquellos documentos de archivo,
preservando su integridad y
documentos que tienen valor histórico,
estabilidad
conforman el patrimonio documental
de la Empresa
 3. Conservación de los documentos

Aspectos a tener en cuenta

 Ubicación Condiciones
 Aspectos estructurales ambientales
 Capacidad de
 Ventilación
almacenamiento
 Distribución  Iluminación

 Estantería  Mantenimiento
 Distribución de la estantería
 Mobiliario
3 . Plazo de conservación de un documento dependiendo del período durante el cual
se puede reclamar una obligación contractual
El plazo de conservación de un
documento dependerá de: Ejemplo: Ejemplo:
1. El periodo durante el cual puede
reclamar una obligación Andrea compró un Laura le hizo un
contractual. carro a crédito préstamo a Carlos en
modelo 2019. enero de 2015, por ende
2. Por ejemplo una deuda; o lo le hizo firmar una letra a
contrario, que se la puedan Andrea deberá Carlos.
reclamar a usted. guardar factura,
contrato y cada Prescripción del plazo
3. Es decir, que dependerá de si el para el pago de deuda: 5
documento sirve aún para hacer comprobante de pago
años (enero 2020)
valer un derecho por no haber mensual, hasta que
prescrito el plazo legal para terminé de pagar el
Laura debe guardar la
reclamarlo o, coche y mientras sea letra por 5 años para
su propietaria hacer valer su derecho
4. Simplemente, para probar un
hecho.
 4. Documentos de apoyo en los archivos

Paloma Fernández Gil, define a los No hace parte de las

series documentales
documentos de apoyo a la gestión
como “aquellos que recibe una
No constituyen
oficina o elabora ella misma para documentos de archivo

facilitar la gestión de sus asuntos.

Esta documentación tiene como Por su carácter y función,
nunca deben ser
característica común la de su remitidos al archivo

carácter informativo efímero y su

falta de valor legal o histórico”.
 5. Alcance y contenido en los Documentos de apoyo

 Es un documento que brinda

información, no es el original, por
ejemplo un folleto comercial de
materiales de construcción, revista de
arquitectura, fotocopias de informes.

 Su valor es exclusivamente informativo

 El documento se vuelve obsoleto por la

utilidad de la información contenida en
el mismo.

 No pasa al archivo central.

 5. Finalidad del Documento de apoyo

 Éstos no constituyen
documentos de archivo, pero
son conservados en las oficinas
por ser de utilidad para la
resolución de los asuntos o
temas diarios, son una ayuda a
la gestión administrativa.

 Facilitan la gestión de los

asuntos de la oficina, son de
carácter informativo
 6. Causales de eliminación de documentos

Eliminación documental: Actividad

El documento perdió
resultante de la disposición final utilidad

señalada en las tablas de retención

o de valoración documental para
El documento ya no está
aquellos documentos que han vigente

perdido sus valores primarios y

El documento perdió sus
secundarios, sin perjuicio de valores primarios y
secundarios
conservar su información en otros
soportes.
 6. Causales de eliminación de documentos

Valor primario
Valor permanente o
 Cualidad inmediata secundario
que adquieren los
documentos desde Cualidad atribuida a
que se producen o se aquellos documentos
reciben, que, por su
importancia histórica,
 hasta que cumplen sus científica y cultural,
fines administrativo, deben conservarse en
fiscales, legales y/o un archivo.
contables.
 7. Definición de archivo

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su

fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce
y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
(Tomado de la Ley 594 de 2000).
 8. Principios de la eliminación

1. Autorizada / Legal
2. Apropiada e irreversible
3. Segura /Confidencial
4. En tiempo
5. Documentada
 8. Principios de la eliminación

1. Autorizada / Legal 3. Segura / Confidencial

2. Apropiada e irreversible
Los documentos que incluyan
La destrucción física de datos de carácter personal o
unidades o series La eliminación se llevará a
confidencial deben eliminarse de
documentales sólo debe cabo empleando cualquier
acuerdo con un procedimiento
realizarse: método que:
que garantice:
Una vez que han perdido  Garantice la imposibilidad
 La preservación de su
completamente su valor y su de reconstrucción de los
información hasta el momento
utilidad administrativa y no mismos y su posterior
de su destrucción y
presenten valor histórico utilización,
que justifique su
 La imposibilidad de
conservación permanente.  Así como la recuperación
recomposición, tanto de la
Siempre se realizará fruto de cualquier información
información como de los
de una eliminación reglada y contenida en ellos.
soportes.
autorizada.
 8. Principios de la eliminación

4. En tiempo
5. Documentada

 Es también importante El proceso de eliminación debe siempre documentarse a través

que no se conserven los de un acta de eliminación.
documentos más tiempo
del necesario. Debe constar, como mínimo de:

 Esto minimizará los  Fecha de destrucción,

costes administrativos y  Método utilizado para la misma,
de custodia.  Listado de los documentos que se han eliminado,
 Firma de la persona que ha supervisado la destrucción,,
 Si el documento se debe  Mención del dictamen /
conservar mas tiempo de  Resolución
lo establecido, se debe  Procedimiento reglado al que se acoge para poder realizar
documentar la causa dicha destrucción.
 9. Métodos de destrucción o eliminación de documentos.

Es la actividad resultante de la En la selección del método de

disposición final señalada en destrucción se debe tener en
 Las tablas de retención o cuenta, además del nivel de
valoración documental, confidencialidad de la
Para aquellos documentos que información contenida en la
han perdido sus: documentación a eliminar, el
 Valores primarios o tipo de soporte que la
secundarios, contiene. (Documentación en
Sin perjuicio de conservar su papel o documentación
información en otros soportes electrónica).
9. Métodos de destrucción o eliminación de documentación en papel y
documentación electrónica

10. Documentación en papel

11. Documentación electrónica
 Trituración mediante corte
 La sobreescritura
en tiras o cruzado
 Destrucción física
 Incineración
 La desmagnetización
 Enterramiento de
 La criptografía y borrado
documentos
criptográfico
 12. CONCEPTO DE FOLIO

Folio recto:
Primera cara de un folio,
la que se numera

Folio: Hoja
Folio vuelto:
Segunda cara de un folio,
la cual NO se numera
1. Se debe 12. Foliar
realizar a medida
que se va Acción de numerar hojas.
generando y
alimentando el
expediente, de
tal forma que: 2. Debe efectuarse
en el extremo
 Se pueda superior derecho de 3. Numerar de
evidenciar el la hoja, forma
desarrollo de consecutiva, 4. Si existen
los trámites.  Con un lápiz de errores en la
mina negra y  Es decir, sin foliación, esta
5. No se deben
blanda, omitir ni se:
foliar
repetir
documentos en
 En forma legible números  Anulará
soportes
y sin con una
distintos al papel
enmendaduras. línea
oblicua,
evitando
tachones.
 13. Ciclo de vida del documento

Etapas sucesivas por las que atraviesan los

documentos desde su producción o recepción,
hasta su disposición final. (Tomado del
Decreto 1515 de 2013, Artículo No. 3).
13. Ciclo de vida del documento

1. Creación 2. Distribución

Ciclo de
7. Disposición vida del 3. Archivo
documento

6.Transferencia 5. Localización
4. Protección
y uso