Proveer necesidades de información

Identificar necesidades y ajustes a los sistemas

de información de las organizaciones, con base
en la tecnología disponible y las políticas de la
organización
Tema: Análisis de las necesidades de información
de una organización
0.- Conceptos
1.- Los flujos de la información en la organización
2.-Papel del análisis de necesidades de información en la planificación de un
Sistema de Información (SI)
3.-Métodos de estudios de necesidades
0.- Conceptos

 Organización
 Necesidad de información
 Deseo de información
 (Estudios de necesidades de información)

 Usuarios
 Sistema de Información
 Datos-Información-Conocimiento
Conceptos. Organización
Se entiende por organización, una entidad
social formada por dos o más personas que
trabajan de manera coordinada en un
ambiente externo específico apuntando a un
objetivo colectivo. Consiste en la división de
tareas y en la asignación de
responsabilidades. que debe integrarse y
coordinarse para el logro de un objetivo
específico
Es un término más amplio que el de empresa
ya que comprende también a las
organizaciones no lucrativas
Es una entidad con sus metas y objetivos
 Clasificación de las organizaciones

 En cuanto a su estructura: puede ser formal o informal. Una organización

formal, está planeada y estructurada siguiendo un reglamento interno.
Mientras que la organización informal, son las relaciones generadas entre
las personas de forma espontánea, resultado del propio funcionamiento y
desarrollo de la empresa.
Clasificación de las
organizaciones
 En cuanto a la localización: puede ser
local, nacional, multinacional, global e
internacional.
 En cuanto a su finalidad: puede ser
con fin de lucro (empresas), sin fin de
lucro (ONG), y con fines
representativos, y administrativos
(organismos gubernamentales).
 En cuanto a su propiedad: puede ser
privada o pública.
Conceptos. Necesidad de información (1)

Necesidad de información
 Aquello que un individuo debe poseer para la
realización de su trabajo, su investigación, su
realización personal...
 Una concepción más antigua la entendía solo
como un tipo de “necesidad física” (deseo)
que acomete a los usuarios y que los conduce
a formular una demanda de información.
Deseo de información
Conceptos. Necesidad de
información (2)
Necesidad de información, es un
concepto más amplio que aquello que
demandan los usuarios (procedente del
deseo)

Un individuo puede necesitar

información que no sabe que existe e
incluso que no sabe que necesita
Los estudios de necesidades de información
incluyen también el de aquellas personas
que NO formulan peticiones de información y
forman parte de una organización
Los estudios de necesidades de información
se denominan de modo genérico “estudios de
usuarios”, entendidos como la investigación
sistemática de: las características,
necesidades y conducta (hábitos, uso) de los
usuarios (reales y potenciales), de los
sistemas de información.
Conceptos. Usuarios
USUARIOS
Son personas o grupos de personas que se enfrentan a problemas que
son capaces de resolver al identificar los requerimientos de
información y de utilizar dicha información
Reales
Frecuentes
Esporádicos
Potenciales
Conceptos. Sistema de información (1)
 Un sistema es un conjunto de cosas que
ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a
un determinado objetivo
 Un sistema de información (SI) es una entidad
abstracta de la que dependen, en mayor o menor
medida, todos los sistemas organizacionales.
 Es un grupo de gente, una serie de procedimientos o
equipo de procesamiento de datos que escoge,
almacena, procesan y recuperan datos para
disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones
mediante el suministro de información a los niveles
gerenciales para que sea utilizada eficientemente
 Es el medio por el cual los datos fluyen de una
persona o departamento hacia otros y puede ser
cualquier cosa, desde la comunicación interna entre
los diferentes componentes de la organización y
líneas telefónicas hasta sistemas de cómputo que
generan reportes periódicos para varios usuarios
 Conceptos. Sistema de información (2)
Un SI es un conjunto formal de procesos que, operando sobre una
colección de datos estructurada según las necesidades de la
organización, recopilan, elaboran y distribuyen la información (o parte
de ella) necesaria para las operaciones de dicha organización y para las
actividades de dirección y control correspondientes (decisiones) para
desempeñar su actividad de acuerdo a sus objetivos
Conceptos. Sistema de información (3)

Elementos de un sistema de información

Procedimientos y prácticas de trabajo

Equipos de soporte (materiales...)
Información
Personal
Conocimientos
Usuarios
Conceptos. Datos-
InformaciónConocimiento
Datos-Información-Conocimiento

DatosObservaciones sencillas de hechos reales

que se estructuran fácilmente ; se almacenan
mediante el uso de tecnologías ; son
cuantificables; se transfieren con facilidad

Demasiados datos hacen más complicado

identificar aquellos que son relevantes.
Los datos no tienen significado en sí mismo.
Conceptos. Datos-InformaciónConocimiento

Datos-Información-Conocimiento
Datos dotados de propósito y pertinencia
Requieren de su análisis
Necesitan consenso sobre el significado
La intermediación humana es imprescindible
Mensaje utilizado para representar un hecho o un
concepto en un proceso de comunicación, con el
fin de aumentar los conocimientos (UNE 50-113-
92)
Normalmente adopta la forma de un documento o
algún tipo de comunicación audible o visible
Los mensajes tienen un emisor y un receptor
Conceptos. Datos-Información-Conocimiento
Datos-Información-Conocimiento
Mezcla de experiencia, valores, información y saber hacer que es útil
para la acción.
Se origina y aplica en la mente de las personas
Es la capacidad de resolver un determinado problema con una
efectividad determinada
Los conocimientos forman parte de los recursos intangibles de las
organizaciones
1.- Los flujos de la información
en las organizaciones

Recursos en las organizaciones:

Tangibles o visibles: capital, materiales, maquinarias,
edificios...
Intangibles o invisibles: imagen de marca, habilidad
tecnológica, información, conocimientos...
 El éxito de una organización depende de cómo maneje
ambos tipos de recursos y de que exista un adecuado
flujo de información entre las distintas unidades de la
organización y entre ésta y su entorno.
Flujos de información

 De autoridad formal
 Flujos reguladores
 Comunicaciones informales
 Flujos de constelación de trabajo
 De decisiones

 Internos
 Externos
Todos estos flujos informativos, determinados por
la propia estructura de la organización (ya sea
muy jerarquizada o más flexible y con autonomía
entres sus partes), deben analizarse ya que como
hemos visto el correcto desarrollo de una
organización depende también de que exista un
adecuado flujo de información en la propia
organización y entre la organización y su entorno
Hay que analizar: el tipo de información que se
genera; la información que se necesita; quién usa
la información, cómo la usa y para qué la usa; y
también quienes no deben saber que.
¿Quién lleva a cabo estos
análisis?
 El gestor de la información
 El gestor de la información es un nuevo
profesional de la información cuyo perfil aún
no está bien delimitado por ser una profesión
muy reciente
 Se afirma que para los documentalistas es
una buena salida profesional pues hay un
potencial de mercado de trabajo a medida en
que las organizaciones se vayan dando cuenta
de la importancia del tratamiento de la
información para sus planes estratégicos y
tácticos *
 Su labor (nada fácil) depende del tipo
de organización y de los objetivos de
la misma.
 Actúa en tres ámbitos: comunicación;
proceso de datos y centro de
información y documentación.
 Su papel es de integrador de información
por un lado y de intermediario entre ésta y
los usuarios. Además es el responsable de
los flujos de información en la
organización lo que implica el diseño del
sistema de información.
Para cumplir su papel el gestor de la información
debe:
 Conocer la educación y formación de los directivos, de
los generadores de información y de los usuarios de la
organización en general
 Conseguir que los proveedores de productos de
información redacten especificaciones claras y
constructivas
 Diseñar una estrategia flexible que permita enfrentarse a
un entorno cambiante evolutivo
 Tener preparación para controlar los avances y evaluar
las realizaciones
 Conocer las necesidades de información de los usuarios
reales y potenciales
 Desarrollar e implantar servicios que se aproximen a las
necesidades de los usuarios
 Reorientar la provisión de servicios, con actividades de
apoyo para las tareas de los usuarios finales
2.- El papel del análisis de las necesidades
de información en la planificación de los
sistemas de información

 Los análisis de necesidades de

información son necesarios ya que:
 Proporcionan información relevante que
permite llevar a cabo la planificación de un SI
 Sirven para evaluar las unidades de
información ya existentes (centro de
documentación, biblioteca, servicio de
referencia...)

Análisis de necesidades < Estudios de usuarios*

3.- Métodos para el estudio de necesidades de
información
Métodos directosse basan en el uso de
técnicas que permiten obtener información
directa del o sobre el usuario.
Cuestionarios ; Entrevistas ; Observación de hábitos
; Técnica del incidente crítico ; Métodos de
consenso
Métodos indirectosSe basan en el análisis
de documentos, bien producidos por el
usuario, bien resultantes de la interacción
de los usuarios con el SI
Análisis de citas ; análisis de referencias ; análisis
de peticiones de documentos
Los cuestionarios/encuestas
Es el método (directo) más empleado para el estudio de las
necesidades de información de los usuarios

Conjunto de preguntas, preparadas cuidadosamente, sobre hechos y

aspectos que interesan en una investigación para su contestación por
la población general o una muestra de población
Los cuestionarios/encuestas

Se distinguen dos tipos de cuestionarios

Autoadministrativoslos encuestados
contestan por escrito a las preguntas
sin intervención directa de los
implicados en la investigación
Ejemplo

Entrevistael cuestionario es aplicado

por los investigadores y no es siempre
fijo o estandar
La observación de hábitos

Eficaz para investigar las actividades de

los usuarios y los hábitos desarrollados
en la búsqueda de información
Permite obtener información imposible
de obtener con el uso de otras
técnicas
Consiste en observar a las personas
dentro del contexto en el que
normalmente desarrolla su actividad y
recopilar datos que se estiman
pertinentes
La observación puede ser

 Participante (inmersión) el observador se integra en la organización

objeto de la investigación, asumiendo una función

 No participanteel observador queda como elemento ajeno al

entorno investigado
 Enambos casos puede ser a su
vez:
Abierta
Encubierta
 Paraestudios de necesidades
de información la más
adecuada es la observación
abierta ya sea participante o
no
Técnica del incidente crítico (1)*
 Se trata, básicamente, de entrevistas en las
que se pide a la persona entrevistada que
describa la última ocasión en que necesitó
información de un tipo determinado, o que
comente detalles de la última vez que utilizó
un servicio específico.

 Se pide también que comente la información

que necesitó, las fuentes que usó, si fue
adecuadamente atendido, y si tuvo o no
éxito en la búsqueda de información
Técnica del incidente crítico (2)

 Un incidente crítico aislado de un usuario

proporciona muy poca información pero el
conjunto de incidentes críticos de muchos
usuarios permite tener un buen
conocimiento general de sus tipos de
necesidades
 Esta técnica al centrarse la pregunta en un
solo hecho real y reciente los ejemplos que
obtiene son más detallados y más reales que
cuando se pregunta a los usuarios en general
ya que entonces las respuestas son más
imprecisa
Métodos de consenso

 Técnica Delphy

 Focus group
Técnica Delphy (1)

 Se ha empleado para realizar estudios de

usuarios de información aunque en origen
se aplicó a cuestiones de tipo político,
socioeconómico, planificación de cursos y
programas de estudios
 Es de interés utilizarlo para estudiar
colectivos de usuarios muy desconocidos
en sus hábitos y necesidades de
información aunque por la complejidad de
su aplicación no se utiliza mucho
Técnica Delphy (2)

 Consiste en obtener la opinión de un grupo de expertos

sobre una serie de cuestiones
 Los expertos dan su opinión sobre cada una de las
preguntas
 Se comparan las opiniones de los expertos y si no
coinciden se les pide que justifiquen sus respuestas
hasta llegar a un consenso
Focus group

 Se trata de realizar reuniones, en la que , mediante un

procedimiento estructurado, se obtiene de los
participantes su opinión sobre el problema a investigar
 De estas reuniones, dirigidas por un conocedor de esta
técnica, se obtiene una lista de ideas u opiniones sobre
el aspecto tratado
Análisis de documentos

 Se trata de un método indirecto que,

sin consultar a los usuarios, permite
conocer sus hábitos y necesidades de
información
 Se realiza a partir de los documentos
que producen o publican los usuarios o
a partir de aquellos que solicitan para
sus investigaciones
 Tipos:
 Análisis referencias citadas ; análisis de
peticiones de documentos
Análisis de referencias (1)

 Permite conocer los hábitos de información científica de

determinados colectivos de usuarios (científicos,
investigadores, tecnólogos) ya que se basa en analizar la
bibliografía citada en sus trabajos de investigación
Análisis de referencias (2)

 Permite identificar aquellas

necesidades de información que el
autor ha transformado en demandas y
las ha utilizado en sus líneas de
investigación
 Permite conocer el comportamiento de
comunidades científicas en el uso de la
información, la tipología de
documentos que utilizan, la actualidad
o vigencia de esa información y otros
datos
Análisis de peticiones de
documentos*
 Permite estudiar las necesidades de información de
cualquier colectivo de usuarios
 Consiste en analizar las peticiones que han realizado
para obtener documentos concretos