iContab 8.

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 INTRODUCCION

En la actualidad la contabilidad computarizada es una herramienta que

consiste en la aplicacin de los procedimientos tecnolgicos de la
computacin, para realizar las actividades contables. Desde este punto de
vista, el registro de las transacciones contables debe ser de una forma
sistemtica y automatizada, para realizar la contabilidad de una manera
ms sencilla, rpida y prctica en corto tiempo a bajo costo para trabajar
de inmediato y mejorar las condiciones laborales.
 GENERALIDADES
El Sistema Contable Inteligente iContab es un Software que ha sido
diseado en base a los requerimientos del contexto profesional y laboral de
la actualidad, considerando los nuevos cambios tecnolgicos y las
normativas contables vigentes, a fin de simplificar las tareas realizadas en el
rea contable.

Con el Sistema Contable iContab se podr manejar la contabilidad de una

empresa de una forma ms sencilla, generando los reportes necesarios de
acuerdo a la informacin introducida, en forma oportuna y confiable, pues
ha sido diseado especialmente para que el personal encargado del
manejo pueda hacer uso del software sin dificultad alguna.
 CARACTERISTICAS
Caractersticas del Sistema:
Interface amigable, de fcil uso e intuitivo.
Diseo estndar de Windows.
Adaptable a cualquier tipo de Empresa.
Creacin de nmero ilimitado de Empresas.
Ilimitado numero de periodos contables por Empresa.
Seguridad y Confiabilidad.
Creacin automtica de Informes y Reportes en cualquier fecha.
Caractersticas Contables:
Diseo Inteligente de Plan de Cuentas.
Apertura de Gestin Contable.
Asientos Contables de Ingreso, Egreso y Traspaso.
Libro Diario y Libro Mayor.
Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos.
Estado de Resultados.
Balance General, Comparativo y Re-expresado.
Estado de Flujo de Efectivo.
Estado de Evolucin del Patrimonio.
Actualizacin y Ajuste de Saldos Contables.
Libro de Compras y Ventas IVA.
Bancarizacin Libros Auxiliares de Compras y Ventas.
Contabilidad por Proyectos.
Contabilidad en Bolivianos y/o Dlares.
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

Para un correcto funcionamiento y rendimiento del Sistema Contable iContab se requiere algunas
caractersticas mnimas de Hardware y Software.
REQUERIMIENTOS DE HARDWARE

Memoria RAM: 512 MB o superior.

Espacio en Disco Duro: 20 Megabytes.

Tarjeta de video: 256 MB o superior.

Procesador: 2.8 GHz Pentium IV o superior.

REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE

Sistema Operativo: Windows XP/Vista/Siete/Ocho

Programa: Microsoft Access y Microsoft Excel

Impresora: Controlador de Impresora Predeterminada

Recomendacin: Para un buen funcionamiento del Sistema Contable se recomienda utilizar Windows
XP. Tambin se puede trabajar en Windows Vista, Siete y Ocho, siempre y cuando el usuario tenga privilegios
de Administrador.
 MODO DE INSTALACION
La instalacin del Sistema Contable iContab es totalmente sencilla e
intuitiva. Antes de comenzar debe adquirir el instalador y ejecutar el archivo
denominado instalador_iContab8.exe.
INSTALACIN EN WINDOWS SIETE, OCHO Y VISTA
Para realizar la instalacin con un Sistema Operativo en Windows Siete,
Windows Ocho o Windows Vista, se debe ejecutar el archivo
instalador_iContab8.exe con privilegios de Administrador, es decir, hacer
clic derecho sobre el archivo y Ejecutar como Administrador.
Presionar el botn Siguiente para continuar, y aparecer el cuadro para
seleccionar la Carpeta de Destino donde se instalar el programa.
Pulsar el botn Siguiente, para continuar y seleccionar la Carpeta de
Men Inicio del programa.
Presionando el botn Siguiente se desplegar la ventana para
Crear un cono en el Escritorio.
Hacer clic en el botn Instalar, para comenzar con el proceso de
instalacin de los archivos necesarios para el funcionamiento del
programa.
Presionar el botn OK para instalar los controladores necesarios del
programa. (En caso de que aparezca una ventana de confirmacin de
Espacio de Disco Duro, presionar Yes para continuar).
Importante..! ..win 7, Win 8, Win 10
Una vez finalizado la instalacin del Sistema Contable iContab, debe
configurar la compatibilidad del programa y asignar privilegios de
Administrador. Es necesario e importante realizar este procedimiento la
primera vez, para ejecutar el Sistema Contable de forma correcta.
Hacer clic derecho en el cono del Sistema Contable iContab, y hacer clic en
Propiedades.
Seleccionar la pestaa Compatibilidad y seleccionar la opcin Ejecutar este programa
en modo de compatibilidad para: Windows XP (Service Pack 3), y tambin seleccione
el Nivel de Privilegio para Ejecutar este programa como administrador.
Finalmente presione Aceptar, y el programa ya estar configurado para funcionar
correctamente.
Una vez que haya realizado la instalacin y configuracin
correctamente, puede empezar a utilizar la aplicacin; se desplegar
la ventana de Registro de Usuario.
El nombre de Usuario por defecto es ICONTAB
SISTEMA CONTABLE

Entorno de Aplicacin Principal

Toda la informacin relacionada con la contabilidad de la empresa se encuentra centralizado en la aplicacin, donde se registra: las cotizaciones diarias,
el Plan de Cuentas y el Libro Diario, con esta informacin se desarrolla todo el proceso contable generando: el Libro Mayor, Balance de comprobacin
de sumas y saldos, Estado de Resultados, Balance General, Estado de Flujo de Efectivo y finalmente el Estado de Evolucin del Patrimonio. Adems
cuenta con otras herramientas adicionales como: bsquedas y opciones importantes del sistema para mejorar el funcionamiento y la seguridad de la
aplicacin.

El entorno principal del Sistema Contable iContab est conformado por una barra de mens, barra de herramientas para acceso rpido a las
operaciones ms comunes, y un espacio o rea de trabajo, posteriormente se explicar en detalle el funcionamiento de cada una de los Sub-Mens.
El manejo del Sistema Contable iContab es bastante sencillo, para comenzar por primera vez, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Crear un nuevo Archivo para la contabilidad.

Ir al men: Archivo Nuevo

2. Definir el Inicio de Gestin Contable:

Ir al men: Gestin Fecha de Inicio de Gestin Contable

3. Ingresar los Datos Generales de la Empresa:

Ir al men: Gestin Datos Generales de la Empresa

4. Ingresar y llenar el Plan de Cuentas, esta opcin es la ms importante, se recomienda estructurar un buen Plan de Cuentas, ya que la informacin que genere el Sistema Contable
iContab, depender de la organizacin de este Plan de Cuentas.

Ir al men: Cuentas Plan de Cuentas

5. Seleccionar la Cuenta Especfica de Resultado, esta cuenta es aquella que contiene la Prdida o Utilidad de la Gestin:

Ir al men: Cuentas Seleccionar Cuenta de Resultado

6. Realizar la Configuracin del Plan de Cuentas, para definir de que tipo es cada una de las cuentas:

Ir al men: Cuentas Configuracin de Plan de Cuentas

7. Registrar los Asientos o Comprobantes Contables de las transacciones realizadas en la Empresa (tambin se puede realizar directamente desde el Libro Diario).

Ir al men: Comprobantes Registro de Comprobante.

8. Seleccionar el Nmero de Asiento o Comprobante contable que contiene el Asiento de Apertura:

Ir al men: Gestin Seleccionar Asiento de Apertura

9. Generar los Libros Contables Principales:

Ir al men: Libros Libro Diario

Ir al men: Libros Libro Mayor

10. Generar los Estados Financieros.

Ir al men: Estados Financieros Estado de Resultados

Ir al men: Estados Financieros Balance General

Ir al men: Estados Financieros Estado de Flujo de Efectivo

Ir al men: Estados Financieros Evolucin del Patrimonio

Para mayor comodidad del usuario, en la presente obra se describe a detalle cada uno de los Mens anteriormente mencionados, se recomienda dar una lectura de todas las opciones y
bondades que ofrece el Sistema Contable iContab, para aprovechar al mximo sus funcionalidades.
 ARCHIVO
En el men Archivo se encuentran las Opciones Generales del programa en el
que se presentan los siguientes sub-mens tales como Nuevo, Abrir, Guardar
Como y Buscar.
NUEVO
Haciendo clic en esta Opcin se crea un nuevo archivo de base de datos, para crear
una Nueva Empresa o iniciar una nueva Gestin Contable, en este cuadro de
dilogo se debe introducir un nuevo nombre del archivo.
Una vez ingresado el nombre, presionar el botn Guardar para crear el
archivo, y finalmente se mostrar un mensaje de confirmacin si todo esta
correcto.

A partir de este momento ya puede comenzar a trabajar con un nuevo

archivo para una nueva empresa. Una de las ventajas del Sistema Contable
iContab es que el programa puede crear un nmero ilimitado de empresas y
periodos contables.
ABRIR
Con esta opcin se puede abrir cualquier archivo que corresponda al Sistema
Contable iContab, sin importar la ubicacin del archivo, es decir, el archivo puede
almacenado en cualquier lugar del Disco Duro o Flash Memory, por lo tanto es una
facilidad para trabajar con la empresa correspondiente.
Presionar Abrir para que el Sistema pueda leer los datos y configurar el
Sistema. Si el archivo se ha abierto correctamente entonces se mostrara un
mensaje de confirmacin.
GUARDAR COMO
El Sistema Contable iContab permite realizar una Copia del Archivo con el que se
est trabajando en ese momento, esta es una gran ventaja, pues permite realizar
copias de seguridad para conservar la informacin financiera o tambin para poder
abrir el archivo en otra Computadora que tenga instalado el Sistema Contable
iContab.
Presione el botn Guardar y una vez guardado el archivo en la direccin
seleccionada se desplegar un mensaje de confirmacin.
BUSCAR

En esta seccin se encuentra una ventana de Bsqueda, en el cual se puede un introducir la Razn Social,
Glosa o un Monto determinado de un Comprobante o Asiento; en base a este dato se realiza la bsqueda
en todo el Libro Diario y se muestra todos los comprobantes que tengan algn parecido o coincidencia con
el carcter introducido.

Descripcin de Botones:
Buscar: Realiza la bsqueda y muestra todos los comprobantes encontrados con la coincidencia del
carcter ingresado.
Mostrar Asiento: Muestra el Asiento o Comprobante en detalle del Nmero de Asiento seleccionado.
Cerrar: Cierra la ventana actual, sin mostrar ms informacin.
SALIR
Termina la ejecucin del programa, es decir cierra la aplicacin, conservando por
defecto la ruta del ltimo archivo o base de datos para el siguiente inicio de
sesin.

COTIZACIONES
En este men se presentan todas las opciones para insertar, modificar y
eliminar Cotizaciones de tipo de Cambio de Dlar y Unidades de Fomento a la
Vivienda (UFVs).
REGISTRO DE COTIZACIONES
En esta seccin se encuentra un registro de todas las cotizaciones de Tipos de Cambio de
Dlares y UFV por da.

Descripcin de Botones:
Nuevo: Abre una ventana para ingresar una nueva cotizacin de Tipo de Cambio de
Dlares y UFVs para un determinado da.
Modificar: Modifica o edita una Cotizacin actual.
Eliminar: Elimina del registro la cotizacin para el da seleccionado.
Importar Datos: Abre una ventana para importar datos de Tipo de Cambio de Dlar y
UFVs desde Microsoft Excel.
Cerrar: Cierra la ventana actual.
 REGISTRO DE COTIZACIN
En esta ventana se introducen los datos de una cotizacin para una fecha
determinada.

Descripcin de Botones:
Guardar: Almacena la cotizacin de Dlar y UFV para la fecha determinada.
Cancelar: Cierra la ventana, sin realizan ningn cambio.
IMPORTAR TIPOS DE CAMBIO DE DLAR Y UFV DESDE EXCEL
En esta ventana se puede realizar la importacin de los datos de tipos de Cambio de Dlar y
UFVs de toda una gestin o un periodo contable, con la finalidad de facilitar el trabajo contable.

Para importar los datos se debe seguir las siguientes recomendaciones, a fin de no provocar
errores de datos:

Se recomienda que los datos a importar deben estar en formato de Microsoft Excel 2003,
2007, o 2010.
Los Datos deben estar almacenados en la Hoja 1.
Es importante que el separador decimal sea el punto (.) ya que es el estndar de formato de
nmeros a nivel mundial. (En caso de que su ordenador no est configurado correctamente,
revisar la configuracin en: Inicio Panel de Control Configuracin Regional y de
Idioma Personalizar).
No debe existir nombres de Columnas o encabezados.
El orden de los datos debe ser: Fecha, Cotizacin de Dlar, y Cotizacin de UFV.
Descripcin de Botones:
Importar de Excel: Abre el cuadro de dialogo Seleccin de Archivos, para que
seleccione el archivo que contiene los datos de Tipo de Cambio y UFV, y
presionando el botn Aceptar se realiza la importacin de Datos.
Cerrar: Cierra la ventana, sin realizar ninguna importacin de datos.
CUENTAS
En este men se encuentran todas las opciones referentes a la codificacin y
estructura del Plan de Cuentas de la empresa, tambin se encuentran las opciones
de configuracin de la cuenta de resultado y la clasificacin de las cuentas por
rubros.
PLAN DE CUENTAS

Informacin Tcnica Contable

El plan de cuentas es una herramienta muy til para el registro de transacciones bajo un titulo de cuenta
comn. Debe tener las siguientes caractersticas.
Debe partir de lo general a lo particular.
Su diseo debe permitir cumplir con los diferentes objetivos de la contabilidad.
El plan de cuentas debe ser flexible, esto significa que le permita a futuro ampliar y mejorar el mismo en
funcin a los cambios que se den en la entidad.
La clasificacin debe ser adecuada a las normas de la teora contable.
El plan de cuentas debe establecer una jerarqua de acuerdo al nivel, desde el nivel superior, hasta el
ltimo nivel.
Debe existir claridad en las descripciones y denominaciones de las cuentas.

El Plan de Cuentas es el corazn del Sistema Contable, por lo tanto se recomienda elaborar y estructurar un
buen Plan de Cuentas, ya que el mismo servir como base para generar los Estados Financieros de
acuerdo a las caractersticas de codificacin, adems ser utilizado en la empresa por varias gestiones.

Descripcin de la ventana del Plan de Cuentas

En esta ventana se muestra el plan de cuentas de la empresa, que ha sido definido por el usuario,
agrupados de acuerdo al tipo de cuenta, que puede ser: ACTIVO, PASIVO, CAPITAL, INGRESO, o GASTO.
Descripcin de Botones:
Seleccionar Raz: Este botn sirve para posicionarse al inicio de todos los niveles del plan de
cuentas, es decir presionando este botn no se selecciona ninguna cuenta, por lo tanto su utilidad
radica en que se pueden crear cuentas principales de nivel 1.
Expandir Todo: Expande todo el rbol del plan de cuentas.
Contraer Todo: Agrupa o contrae el rbol del plan de cuentas.
Nuevo: Abre una nueva ventana para ingresar una nueva cuenta.
Modificar: Abre la ventana para modificar la cuenta actual seleccionada.
Eliminar: Elimina definitivamente la cuenta seleccionada del plan de cuentas.
Imprimir: Genera una vista previa del reporte del plan de cuentas para mandar a la impresora.
Cerrar: Cierra la ventana actual.
REGISTRO DE CUENTAS

Informacin Tcnica Contable

La cuenta es la principal herramienta de registro de operaciones del sistema contable. Las cuentas de manera general se
clasifican en:
Cuentas de Balance.
Cuentas de Resultado.
a) Cuentas de Balance

Las cuentas de balance son llamadas tambin reales, muestran informacin referida a la situacin financiera de la entidad a
una determinada fecha y est conformada por el Activo, Pasivo y Patrimonio Neto.

Activo: Son los bienes, valores y derechos que tiene una entidad a una determinada fecha, y a su vez esta cuenta se sub-
clasifica:

Activo Corriente: Su convertibilidad en efectivo no debe ser mayor a un ao o gestin.

Activo No Corriente: En este grupo se encuentran los activos e inversiones cuyo uso es prolongado y superan el
ao.

Pasivo: Son las obligaciones que tiene la entidad para con terceros a una determinada fecha, tambin podemos mencionar
que son el origen de los recursos de la entidad y se puede sub-clasificar a la vez en:

Pasivo Corriente: Esta cuenta agrupa a las obligaciones que deben ser cubiertas por la entidad en el periodo de
una gestin o ao.

Pasivo No Corriente: Son las obligaciones que tienen vencimiento mayor a una gestin o ao.
Patrimonio Neto: Est constituido por los aportes de los socios o propietarios de una empresa y la evolucin de patrimonio
(prdida o ganancia) y los ajustes que correspondan.
b) Cuentas de Resultado

Estas cuentas representan los valores monetarios del movimiento

econmico de una entidad a una fecha determinada, tambin podemos
sealar que muestra el resultado de las operaciones por un determinado
periodo y est constituido por los ingresos y egresos.

Ingreso: Surgen productos de operaciones regulares de la empresa por

ejemplo la venta de productos, prestacin de servicios, etc.

Gasto: Representan el costo por utilizacin de servicios para generar

ingresos.
Descripcin de la ventana de Registro de Cuentas

En esta ventana se ingresa una nueva cuenta que se adicionar al Plan de Cuentas
General, bajo las siguientes caractersticas:

Nmero de Cuenta: Es el numero codificado que identifica a una cuenta nica, que
puede ser de cualquier nivel, y que adems no debe repetirse.
Nombre de Cuenta: Es la descripcin o nombre que se asigna a una cuenta para
poder identificarlo con mayor facilidad.
Tipo: El tipo de cuenta es un campo definido para conocer a que tipo corresponde
esta cuenta, que puede ser: ACTIVO, PASIVO, CAPITAL, INGRESO o GASTO.
Nivel: Es un nmero que identifica a qu nivel pertenece una cuenta, y debe ser
clasificado de acuerdo al tipo de cuenta, tal como se muestra a continuacin:
1 1 Representa la clase de cuenta.

01 2 Representa el grupo de la clase de cuenta.

01 3 Representa el subgrupo de la clase de cuenta.

01 4 Representa la cuenta del mayor principal.

001 5 Representa la cuenta de movimiento.

Cuenta Mayor: Es el nmero de cuenta codificado, al cual la cuenta actual
mayoriza, esta cuenta mayor siempre es de un nivel inferior al de la cuenta actual.
Ejemplo:
Cuenta actual 1010201002 (Nivel 5)

Cuenta mayor 1010201 (Nivel 4)

Descripcin de Botones:
Guardar: Almacena los datos introducidos o modificados en registro de cuentas.
Cancelar: Descarta los cambios, sin guardar.
SELECCIONAR CUENTA DE RESULTADO
Esta opcin es bastante importante, pues en ella se define que nmero de cuenta
ser de Resultado, es decir, aquella que contiene la Utilidad o Prdida del
periodo contable. Es recomendable seleccionar una cuenta, para que la Utilidad o
Prdida que proviene del Estado de Resultados pueda ser incorporada en el
Balance General de forma automtica, y as mantener la igualdad del Activo con
el Pasivo y Patrimonio Neto.

Descripcin de Botones:
Seleccionar Cuenta: Abre la ventana que muestra todo el Plan de Cuenta, para
que el usuario pueda seleccionar la cuenta de resultado.
Guardar: Guarda y conserva los cambios realizados en la cuenta de resultado.
Cancelar: Cierra la ventana, sin realizar ninguna modificacin en la cuenta de
resultado.
CONFIGURACIN DE PLAN DE CUENTAS
Informacin Tcnica Contable

Para realizar una correcta clasificacin del Plan de Cuentas, se debe identificar a que tipo o clase
corresponde una determinada cuenta, de acuerdo a sus caractersticas pueden clasificarse
como:
Flujo de Efectivo (Efectivo, Operacin, Inversin, Financiamiento).
Moneda (Bolivianos, Dlares).
Rubro de Ajuste (Monetario, No Monetario).
Flujo de Efectivo:

La clasificacin de las cuentas para el Flujo de efectivo son:

Efectivo: Comprende todas las disponibilidades, efectivo en caja y bancos, sobregiros bancarios
o avance de cuentas, caja de ahorros y los depsitos a plazo fijo a corto plazo.
Operacin: Est formado por las principales actividades operativas de la empresa que producen
ingresos ordinarios suficientes para liquidar los prstamos, mantener la capacidad operativa de la
empresa, pagar dividendos y hacer nuevas inversiones sin recurrir a fuentes externas de
financiamiento. Generalmente est compuesto por las Cuentas de Activo Corriente y Pasivo
Corriente, tambin se incluye la cuenta de Resultado de la Gestin.
Inversin: Conforman la adquisicin y ventas de activos y otras inversiones a largo plazo. Los
flujos de efectivo representan erogaciones que tienen la intencin de generar ingresos en el
futuro. Frecuentemente est compuesto por las Cuentas del Activo No Corriente.
Financiacin: Constituyen actividades que dan por resultado cambios en el tamao y
composicin del capital contable y los prstamos de la Empresa. Generalmente est compuesto
por las Cuentas del Pasivo No Corriente y el Patrimonio Neto.
Moneda:

El tipo de Moneda de las Cuentas puede clasificarse en:

Bolivianos: Est compuesto por todas aquellas cuentas en las que se realiza las
transacciones u operaciones en la Moneda de Cuenta vigente del pas.
Dlares: Est constituido por todas las cuentas que tienen operaciones o
transacciones en Moneda Extranjera.

Rubro de Ajuste:

Se realiza la clasificacin en Cuentas Monetarias y No Monetarias:

Monetario: Se los define como aquellos que representan moneda de curso legal,
si bien son los afectados por la inflacin, no es necesario re-expresarlos por
inflacin ya que estn valuados siempre a moneda de cierre. Por ejemplo: todas las
disponibilidades, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc.
No Monetario: Son los que conservan su valor intrnseco en pocas de inflacin,
por lo tanto, deben ser re-expresados en moneda constante para reflejar dicho
valor. Por ejemplo: los Activos Fijos, Inventarios, y en general todas las cuentas de
Patrimonio y de Resultados.
Descripcin de la ventana de Configuracin de Plan de Cuentas

En esta ventana se realiza la configuracin y clasificacin de todas las cuentas, para

determinar el rubro en el Flujo de Efectivo, moneda y el rubro de Ajuste. Toda esta
informacin es necesaria para elaborar el Estado de Flujo de Efectivo y realizar el
Ajuste y Actualizacin de los Saldos Contables.
Una de las ventajas en la Configuracin de las Cuentas, es que se puede realizar
directamente haciendo clic derecho sobre cualquier cuenta para configurar su tipo
y aplicar esos cambios a todas las dems sub-cuentas que estn por debajo de la
cuenta padre, ya que el Sistema Contable iContab est diseado para facilitar la
tarea contable y optimizar el tiempo de trabajo.

Descripcin de Botones:
Configurar Cuenta: Abre una ventana para realizar la configuracin de la cuenta
seleccionada.
Imprimir: Genera una vista previa del Plan de Cuentas en Detalle para mandar a
impresora.
Cerrar: Cierra la ventana actual.
CONFIGURACIN DE CUENTA
En esta ventana se realiza la Configuracin de cada cuenta para seleccionar su tipo o
clasificacin. Ntese que en la ventana existe una casilla que por defecto est
habilitada Aplicar Cambios a esta Cuenta y a todas las Sub-Cuentas; esta casilla
est diseada para facilitar la configuracin, pues todos los cambios que se realicen
en la cuenta padre, sern aplicados tambin a los descendientes o sub-cuentas.

Descripcin de Botones:
Guardar: Almacena los cambios en la configuracin de las cuentas.
Cancelar: Descarta los cambios, sin guardar.