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    El Front Office

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    Antonio Uribio
    El front office se refiere a la parte de una organización que interactúa directamente con los clientes, ya sea en persona, por teléfono o en línea. Incluye funciones como la recepción de clientes, escuchar y comprender sus necesidades, y ayudarlos a resolver problemas o encontrar lo que buscan. Un buen front office es fundamental para dar una buena primera impresión a los clientes y satisfacer sus necesidades de manera rápida y eficiente, lo que es vital para el éxito de una organización.

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    El front office se refiere a la parte de una organización que interactúa directamente con los clientes, ya sea en persona, por teléfono o en línea. Incluye funciones como la recepción de clientes, escuchar y comprender sus necesidades, y ayudarlos a resolver problemas o encontrar lo que buscan. Un buen front office es fundamental para dar una buena primera impresión a los clientes y satisfacer sus necesidades de manera rápida y eficiente, lo que es vital para el éxito de una organización.

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    El front office se refiere a la parte de una organización que interactúa directamente con los clientes, ya sea en persona, por teléfono o en línea. Incluye funciones como la recepción de clientes, escuchar y comprender sus necesidades, y ayudarlos a resolver problemas o encontrar lo que buscan. Un buen front office es fundamental para dar una buena primera impresión a los clientes y satisfacer sus necesidades de manera rápida y eficiente, lo que es vital para el éxito de una organización.

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    El front office se refiere a la parte de una organización que interactúa directamente con los clientes, ya sea en persona, por teléfono o en línea. Incluye funciones como la recepción de clientes, escuchar y comprender sus necesidades, y ayudarlos a resolver problemas o encontrar lo que buscan. Un buen front office es fundamental para dar una buena primera impresión a los clientes y satisfacer sus necesidades de manera rápida y eficiente, lo que es vital para el éxito de una organización.

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    El Front Office. Front Office es un trmino que traducido literalmente significa: oficina de delante.

    Viene indicado como el conjunto de las estructuras de una organizacin que gestionan la interaccin con el cliente. Ahora hagamos una serie de ejemplos para entender donde es utilizado. - En la Administracin Pblica el front office es la oficina para las relaciones con el pblico, pero tambin una pgina Web puede ser considerado una forma de front office, incluso si slo hay un contacto virtual entre el trabajador y el cliente. - En la informtica empresarial, el Front Office es considerado como el conjunto de los elementos tecnolgicos para la consultora externa, aquellos servicios que giran en torno al cliente, a travs de los cuales la empresa interacta con l. A travs del Front office la empresa puede suministrar las propias prestaciones de trabajo complementario, pero tambin unos servicios de asistencia relativa a las actividades primarias, objeto del propio trabajo. - Sin embargo, en el campo turstico el front office es constituido del conjunto de determinados sectores que son: el recibimiento y la centralita, la portera, la caja y la secretara; adems de todos aquellos sectores que tienen una relacin directa con el cliente y que interactan entre ellos uniendo los diversos sectores de la empresa. Pero el Front office es a veces tambin definido como sistema de produccin: esta denominacin deriva de la configuracin de las primeras organizaciones, donde el front office contena la seccin de ventas y otros sectores relacionados con la asistencia a los clientes, mientras el back office contena las secciones que no tenan relacin con el pblico, como la produccin, el desarrollo o la administracin. El front office es un lugar donde el cliente entra en contacto con la empresa; es el espacio en el cual el consumidor se vuelve protagonista absoluto y donde la empresa tiene que dar la mejor imagen de si a los ojos de quien compra. A veces se identifica errneamente el front office como el servicio de asistencia al cliente que una empresa suministra al comprador final. Pero el papel de front office tiene que ser destinado no solo como asistencia al consumidor, sino que es sobretodo el lugar de acogida del beneficiario, donde el principal objetivo resulta siempre el de la satisfaccin del cliente usuario final con la finalidad de satisfacer las exigencias del mismo y tambin de transmitir una excelente impresin de la empresa y por lo tanto tambin de la entera organizacin. El front office de una empresa desarrolla distintas actividades: - recepcin del cliente: saber acogerlo con cortesa y amabilidad; - escuchar al mismo a travs de la conversacin directa: aqu entra en juego la gestin de las relaciones interpersonales; - notar las necesidades: el front office tiene que ser capaz de entender, en el poco tiempo que tiene a disposicin, la real exigencia del cliente; - ayudar para obtener la satisfaccin del cliente: notadas las necesidades efectivas, existe la necesidad de dirigir al comprador final al lugar en el cual puede satisfacer su exigencia.

    Sobretodo para quien ocupa esta funcin, saber comunicar es indispensable. Muy a menudo pensamos que somos siempre claros, mientras la mayora de las veces no lo somos. Es tarea del front office asegurarse siempre que todo lo que se dice sea exactamente percibido por el cliente; de esta manera tenemos la capacidad de ser eficientes y demostramos saber comunicar eficazmente. Podemos adems afirmar que, tambin el aspecto no verbal tiene su peso. De hecho toda la esfera no verbal, que poseemos en modo inconsciente, viene proyectada y reconocida por el cliente. Por lo tanto es muy importante saber equilibrar nuestras emociones, porque influyen sea en positivo que en negativo sobre el consumidor final. De hecho, est estadsticamente demostrado que en un encuentro entre dos o ms personas los primeros siete segundos resultan fundamentales porqu permanecen en la memoria de una persona por al menos los dos aos sucesivos. A propsito de esto, el primer encuentro resulta bsico: este primer contacto puede ser sobreentendido como una telefonada o un breve encuentro que comprometen por un lado al cliente portador de demandas, y por el otro los operadores de front office que acogen las demandas. La gestin de las relaciones interpersonales, como hemos visto poco antes, es por lo tanto fundamental. El front office es el primer impacto que un cliente tiene con la organizacin; tiene que acoger todas las personas que entran en la empresa dando a cada una un valor fundamental. El front office es el primer impacto que un cliente tiene con la organizacin; tiene que acoger todas las personas que entran en la empresa dando a cada una de ellas el mismo valor. Todos nosotros sabemos que importante y vital es un cliente para una organizacin, justo por esto el front office tiene que saber acoger cualquier comprador que entre en nuestra empresa prestndole la adecuada atencin y recordando siempre que todos los clientes son igualmente importantes. Otra variable importante que caracteriza el primer contacto es la brevedad temporal para el intercambio de datos e informaciones entre ambas partes; por lo que el front office tiene que ser capaz de organizarse en el inmediato para conseguir determinar las exigencias del cliente de manera tal que pueda satisfacer sus propias exigencias. Saber localizar una exigencia en modo rpido y ser eficientes, dirigir al departamento oportuno el cliente, resulta adems fundamental para quien interviene despus, dado que reduce sea el tiempo de espera de un cliente que la ineficiencia al interno de la empresa misma. En conclusin, podemos afirmar que el front office y el back office representan la estructura que lleva una empresa. La relacin entre estas 2 partes secciones de la oficina tiene que ser caracterizado por una comunicacin interna bidireccional que vuelva el back office y el front office realmente complementarios. A propsito de esto, tambin resulta indispensable en el interior de una empresa, construir un grupo de trabajo competente y motivado al contacto con el usuario, adems de realizar un sistema directo de comunicacin interna y externa; esto significa asegurar una relacin con doble direccin capaz de consentir el mximo de la eficiencia. Las tareas, las funciones y la calidad del trabajo del operador de front office estn relacionadas con el nivel de organizacin total de las distintas oficinas y servicios y a cuanto la entera empresa reconozca y facilite el trabajo de acogida y respuesta. Si existe, y es sostenida, una circulacin de informaciones entre back y front office, los procesos de bienvenida se vuelven, por lo tanto, el resultado del trabajo de toda la organizacin. Por lo que calidad del primer contacto, la acogida telefnica o la presencia, son funciones estrechamente relacionadas por un lado con el buen funcionamiento de una empresa, y por el otro con el valor que una persona da a su trabajo, y con la profesionalidad que un front office posee.

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