Notas de Scrum para Equipos Remotos

Notas de Scrum para equipos
remotos
Los desafíos en temas de Talento Humano siguen y seguirán creciendo,
este crecimiento implica cada vez más el involucramiento de todos
los Líderes y Responsables de equipo más allá de lo que hacen los
equipos de Talento y Recursos Humanos de las empresas, cada vez
más la sinergia entre los perfiles directivos y los perfiles ejecutores es
más importante reforzar.
Uno de los desafíos que ha estado presente es el trabajo remoto,

incluso antes de la Pandemia del Covid 19, es el desafío de otorgar la
confianza para habilitar esta opción sin que afectara la sintonía y
productividad de los equipos, era más una cuestión cultural que una
cuestión de tecnología, desde la creencia de “Si no están en la
oficina no trabajan” o la creencia de “Si no están en la oficina no
producen” y claro, la falta de costumbre de trabajar desde casa y
luchar con las tentaciones e interrupciones que esto conlleva.
A partir de la Pandemia, surgieron nuevos desafíos: habilitar el

esquema sin tener opción a no hacerlo por la emergencia sanitaria con
todo y las creencias limitantes y sin la preparación adecuada ni
acuerdos adecuados sobre el uso de herramientas digitales. Las
acciones, en su mayoría no voluntarias, para habilitar el trabajo
remoto destaparon problemas existentes que de otra manera
hubiera sido difícil ver:
 La claridad en los objetivos de los proyectos y las

especificaciones del trabajo eran débiles, las personas se iban
a sus casas a trabajar con muchas dudas que antes podían
disfrazarse dentro de las paredes de sus oficinas.
 Los equipos quedaron atrapados en las rutinas existentes
de una junta tras otra y se crearon nuevas rutinas, nuevas
reuniones que para muchos era una manera de validar que las
personas estaban conectadas trabajando, pero ¿en qué momento
van a trabajar si están todo el día en juntas virtuales?
 La participación en las reuniones antes de pandemia ya era
baja y confusa, entraban las personas invitadas a la sala de
reuniones y lo primero que hacían era abrir sus laptops aislándose
lo que estaba pasando, pero con las reuniones virtuales había la
opción (e incluso llegó a ser política en algunos lugares) de tener la
cámara apagada. Con esto, no solo la participación era baja sino la
atención también.
Hubo más manifestaciones de problemas existentes que estaban

ocultos en el trabajo presencial, pero creo que con estos tres se ilustra
bien el panorama y son problemas suficientes para inyectar retrasos y
retrabajos en los equipos. La cuestión es que, se le atribuyó la
responsabilidad al trabajo remoto de estos problemas cuando en
realidad los orígenes de dichos conflictos estaban ya presentes. Por
ello, en cuanto el Covid-19 dió la opción de nuevo de regresar a
las oficinas, muchos no quisieron aprovechar las enormes
ventajas del trabajo remoto e hicieron que sus colaboradores
regresaran al trabajo presencial, llevándose consigo las mismas
problemáticas con las que se fueron.
Por otro lado, se estima que alrededor del 60% de las empresas
que habilitaron el trabajo remoto, se quedarán con este
esquema a largo plazo.
Con Scrum pasó, que la mayoría de quienes ya usaban este marco de

trabajo de manera presencial, al habilitar el trabajo remoto no
establecieron acuerdos para actualizarse sobre las nuevas condiciones
de trabajo y entonces se comenzaron a manifestar problemáticas que
presencialmente no estaban claras o eran inexistentes.
Si sucedió algo así en tu equipo o si quieres mejorar a través de Scrum

el trabajo remoto o híbrido, aquí te dejo unas recomendaciones:
 Recomendaciones generales para reuniones participativas y

colaborativas.
 Recomendaciones para el evento de Sprint Planning.
 Recomendaciones para el evento de Daily Meeting.
 Recomendaciones para el evento de Sprint Review.
 Recomendaciones para el evento de Retrospective.
Recomendaciones generales para

reuniones participativas y
colaborativas
 Una reunión puede ser informativa, participativa y/o colaborativa.
En las reuniones informativas son principalmente para comunicar
algo que todos los involucrados deben saber, son nutritivas pero si
la mayoría de nuestras reuniones son solo informativas, entonces
ya no es tan nutritivo. Es importante evolucionar a reuniones
participativas donde se escuche la mayoría de las voces de quienes
están presentes ya sea para preguntar para proponer o para
complementar lo que se está diciendo.
Una vez que logramos la participación, logramos las bases
para lograr reuniones colaborativas en las que aparte de que
las voces de los participantes se escuchan, co-crean un análisis o
entregable durante la reunión.
 Uno de los principios del manifiesto ágil dice que “El método más
eficiente y efectivo de comunicar información al equipo de
desarrollo y entre sus miembros es la conversación cara a
cara” y no necesariamente se refiere a presencialidad, porque en
una videoconferencia podemos vernos cara a cara y es vital para
conectar desde el lado humano y para fomentar la atención plena
durante la sesión, así que ayuda enormemente tener como
acuerdo de equipo tener la cámara prendida (si es que el
ancho de banda lo permite).
 Utilizar herramientas colaborativas, capacitar sobre su
funcionalidad y establecer acuerdos en el equipo para estandarizar
su uso y tener claras las expectativas de utilizar las herramientas.
Recomendaciones para el evento de

Sprint Planning
Esta es la reunión que más beneficio trae a los equipos porque su
objetivo promueve las reuniones colaborativas. El Sprint Planning
establece el enfoque y prioridades que se van a trabajar de común
acuerdo por lo que las preguntas deben de llover porque solo así nos
daremos cuenta de que el entendimiento mutuo se logró y mitigamos
el riesgo de retrasos por malos entendidos.
Al hacerlo remoto estos son los factores de éxito que he visto que son
más importantes:
 Que dure más de 2 horas. Es difícil por las agendas las reuniones
largas pero esta reunión vale muchísimo la pena.
 Dar breaks cada hora u hora y media para que la inquietud no nos
gane y perdamos la participación de los involucrados.
 Considerar la posibilidad de hacerlo en 2 o más sesiones aunque es
preferible en una sola, pero entre más tiempo le podamos dedicar a
la planeación, sin caer en parálisis por análisis sino respetando el
timebox del Sprint Planning, podremos fortalecer el entendimiento,
colaboración y enfoque de los equipos.
 Que todos los participantes tengan la cámara prendida.
 Utilizar pizarrones digitales para explicar y aclarar elementos de
trabajo.

Daily Meeting
Ante la cultura abrumante de “junta tras junta”, las reuniones cortas
que propone Scrum son todo un reto pero es un reto que nos abre el
hábito de hacer reuniones más cortas, más concretas y más eficientes,
siempre y cuando esos 15 minutos propuestos se aprovechen bien y
para lograrlo, lo siguiente funciona muy bien:
 Cuidar que no sea una junta informativa para informar ¿cómo

vamos?. Afortunadamente en la guía oficial de Scrum ya
desaparecieron las 3 preguntas clave (¿qué hicimos hacer? ¿qué
vamos a hacer hoy? ¿qué impedimentos tenemos?) y digo
“afortunadamente” porque variar las preguntas es de beneficio y
logra romper el que se convierta en una reunión más de estatus. De
las 3 preguntas anteriores, la que si vale la pena repetir es la
relacionada con impedimentos porque esa conversación ayuda al
Scrum Master y al Product Owner a incluir acciones en su día para
ayudar al equipo.
 Visibilizar el tablero para fortalecer la práctica de usarlo (por favor
no hagan minutas).
 Identificar conversaciones que necesitan mas tiempo y realizarlas
en otro momento para poder respetar que esta reunión solo dure
15 minutos.
 Con cámara prendida.

Sprint Review
Lo que se vea en una reunión de revisión no debe ser sorpresa para el
equipo Scrum, los que reciben novedades son los involucrados
relevantes que hayan sido. Esto por sí mismo es importante en equipos
que no son remotos, pero para equipos que sí lo son es importante
reforzar la comunicación porque cualquier sorpresa del equipo hacia los
resultados puede generar conflicto entre los miembros.
 Preparar esta reunión de manera colaborativa unos minutos

dedicados a tener claridad de lo que se va a mostrar y de los
tiempos que se van a dar y de la participación que cada miembro
del equipo va a tener.
 Aunque esta junta tiene más tendencia a tomarse como reunión
informativa, que sea participativa es vital, sobre todo porque los
involucrados relevantes a quienes se invitan pueden ayudar al
equipo a mitigar o eliminar alguna restricción presente para
avanzar y la revisión fomenta la empatía con el equipo para buscar
ayudarlo.
 Tener todos la cámara prendida.

Retrospective
Siendo este evento el que le abre la puerta a la mejora contínua y
temprana en la forma de trabajar de los equipos. Solo que esa puerta
no se abre lo suficiente si hay baja confianza o baja empatía entre los
miembros del equipo. Porque es más que un evento más, es un
ejercicio importante en el mundo corporativo para que los equipos
reflexionen y que esas reflexiones no se queden en un desahogo sino
que lleven a acciones que les traigan logros en el corto plazo.
Para lograr lo anterior te recomiendo:
 Iniciar y cerrar con alguna dinámica de integración, corta y

concreta que conecte a tu equipo a nivel personal y fomente la
confianza.
 Usar pizarrones virtuales donde todos puedan agregar elementos y
se vuelva colaborativa la sesión.
 Si la desconfianza es alta o la integración es baja, puedes enviarles
algunas preguntas que puedan responder de manera anónima,
aunque esto se puede hacer durante la sesión, te sugiero hacerlo
antes de la sesión para que quien modera la Retrospectiva pueda
preparar lo que se va a presentar.
 Clasifiquen las mejoras y prioricen de una a 3 mejoras a llevar a
cabo y antes de que termine la retrospectiva, agréguenlas a su
tablero para que estén visibles y se atiendan durante el siguiente
sprint.
 Que dure entre 1.5 y 2.5 horas.
 Todos los participantes tengan la cámara prendida.
Conclusiones
 Es muy difícil pasar de reuniones informativas a reuniones
colaborativas, por ello es importante fomentar la participación
primero creando ambientes de confianza donde se promueva el
hábito de preguntar.
 Que quienes participen tengan la cámara prendida. ¡Si! ¡Lo repetí
muchas veces en este blog! Y con ello me encantaría que a quien
me lea le quede claro que este es un factor vital en el trabajo
remoto e híbrido para no desconectarnos como personas porque
podemos estar conectados tecnológicamente pero no estar
conectados como equipo.
 Todos nos beneficiamos del bienestar laboral en la modalidad
remota y cada uno de nosotros tiene una responsabilidad para
fomentar ese bienestar.
 Las herramientas digitales colaborativas ayudan a potenciar los
procesos remotos pero su funcionalidad no es magia, crear
acuerdos relacionados al uso de las herramientas y darles
visibilidad y/o uso durante los eventos de Scrum no solo ayuda a
institucionalizar las herramientas sino beneficiarse de sus funciones
para fortalecer comunicación y entendimiento.
 Los eventos de Scrum ayudan a reemplazar otras reuniones por lo
que agregar eventos de Scrum a las juntas que ya se tienen
establecidas no facilita habilitar Scrum, se necesita adaptar y sobre
todo, cuestionar el conjunto de reuniones que realizamos día a día.

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Uno de los desafíos que ha estado presente es el trabajo remoto,

A partir de la Pandemia, surgieron nuevos desafíos: habilitar el

 La claridad en los objetivos de los proyectos y las

Hubo más manifestaciones de problemas existentes que estaban

Con Scrum pasó, que la mayoría de quienes ya usaban este marco de

Si sucedió algo así en tu equipo o si quieres mejorar a través de Scrum

 Recomendaciones generales para reuniones participativas y

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 Cuidar que no sea una junta informativa para informar ¿cómo

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 Preparar esta reunión de manera colaborativa unos minutos

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Para lograr lo anterior te recomiendo:

 Iniciar y cerrar con alguna dinámica de integración, corta y

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