UNIDAD 4

Operaciones con hojas de cálculo

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1. Estructura, funciones y asistentes
Siempre que abrimos la hoja de cálculo Excel, nos abre un Libro (que es como se denomina de forma
genérica el fichero), dicho Libro está compuesto a su vez por Hojas y, por último, cada hoja está formada
por Columnas (que siempre se denominan a través de una letra A, B, C…), Filas (que en este caso siempre
se denominan por un número 1, 2, 3…) y la intersección que se produce entre la columna y la fila que se
denomina Celda (estas siempre se nombran A1, B1, C1…).

La extensión de los ficheros de Excel es xlsx en las versiones superiores, sin embargo, en las versiones de
Excel 2007 o anteriores es xls.

Las hojas de cálculo sirven para:

• Organizar y gestionar gran cantidad de datos.

• Aplicación y uso de todo tipo de fórmulas o funciones, ya sean de tipo matemático, financiero,
estadístico, etc.
• Crear y gestionar gráficos para poder representar los datos de forma fácil y simple.
• Construir plantillas que estén automatizas.

Por último, indicar que se dispondrá de un amplio asistente para crear fórmulas o funciones. Dicho
asistente, indicará que elementos deberán intervenir en dichas funciones e incluso en muchos casos nos
permitirá investigar a través de ejemplos el funcionamiento de la función seleccionada.

1.1 Desplazamiento dentro de las hojas

Para poder desplazarse dentro de las hojas de cálculo, se puede realizar tanto a través del mouse, como a
través de las teclas del teclado. Las opciones más típicas para los desplazamientos con el teclado son las
siguientes:

• Enter o Intro: Para desplazamiento en formato descendente en la columna (A1, A2, A3…).
• Mayusc+Enter o Intro: Para desplazamiento en formato ascendente de la columna (A3, A2, A1).
• Tabulación (Tab): Para realizar desplazamiento de formato fila (A1, B1, C1…).
• Mayusc+Tab: Para realizar desplazamiento retrocediendo en formato fila (C1, B1, A1…).
• Inicio: Nos remite a la celda inicial de la fila en la que se encuentra activa la celda.
• Ctrl+Inicio: Nos remite desde la celda que está activa a la celda A1.
• Ctrl+Fin: Nos remite a la última celda trabajada dentro de los datos creados.
• Flechas de dirección: Permite moverse desde la celda activa a la superior, inferior, derecha e izquierda.

1.2 Operaciones con las hojas

En la parte inferior de las hojas de cálculo se localiza la etiqueta de la hoja que se está trabajando, siempre
por estándar Hoja1 y posteriores. Pero al pulsar con el botón derecho del mouse encima de dicha etiqueta,
aparece un menú contextual con todas aquellas operaciones que se pueden realizar con las mismas.

Dichas opciones son las siguientes:

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• Insertar: En principio las versiones más actuales como son la versión 2019 o posteriores, solo
disponen de una hoja por estándar, sin embargo, se podrá agregar tantas como sean necesarias a
través de esta opción.

Hay que tener en cuenta que con esta opción inserta la hoja nueva a la izquierda de la que estamos
posicionados. Otra forma de agregar una nueva hoja seria pulsar en el botón “+”, que aparece junto
al nombre de la hoja y en este caso la hoja la inserta a la derecha de la que tenemos activa.

• Eliminar: En esta opción permite la eliminación de la hoja que se le indique. En el momento que se
pulsa en dicha orden aparecerá un mensaje indicando que “Excel eliminará de forma permanente
dicha hoja”, por tal motivo hay que tener cuidado ya que se borran los datos, fórmulas o funciones
de forma definitiva.

• Cambiar Nombre: Siempre es conveniente cambiar el nombre de la hoja, para determinar el

contenido que tiene. Los términos Hoja1 u Hoja2 (que son los nombre estándares), no dan ningún
tipo de información con respecto a su contenido.

• Mover o copiar: Esta opción nos permite tanto cambiar el orden de las hojas que se están
manipulando, como a su vez realizar copias de las hojas del mismo libro que se está trabajando, e
incluso copiarla de otro libro distinto que ya se tenga creado previamente.

• Proteger hoja: Esta opción permite proteger la hoja para que no se permita realizar cambios en ella.
Dicha protección permite generar una contraseña que posteriormente se deberá usar para poder
desproteger.

• Color de la pestaña: A igual que se le puede cambiar el nombre a las hojas de cálculo para identificar
su contenido, también es posible cambiar el color de la pestaña para identificarla de forma rápida.

• Ocultar: En ocasiones la información que contiene la hoja de cálculo puede contener información
confidencial o sensible, por tal motivo en muchas ocasiones son ocultadas.

• Mostrar: Para activar la presencia de las hojas ocultas, se usa esta opción. Hay que indicar que en
muchas ocasiones esas hojas ocultas se deben actualizar en datos e incluso formulación.

• Seleccionar todas las hojas: Dicha opción se utiliza, generalmente, para seleccionar las hojas que se
desean imprimir de una sola vez.

1.3 Introducción de datos

Uno de los trabajos cotidianos a la hora de trabajar con las hojas de cálculo, es la introducción de datos
en las distintas celdas. Dicha introducción podrá ser realizada de las siguientes formas:

• Posicionando en la celda: Deberá situarse en la celda que corresponda y podrá escribir el contenido
que sea necesario.
• Desde la barra de barra de fórmulas: En este caso se accede a dicha barra y se escribe el contenido.

En ambos casos, la escritura se realiza paralelamente en ambos sitios.

Además, también se debe destacar otra característica importante a la hora de rellenar las celdas y es la
opción de ALT + ENTER O INTRO, esta función permite introducir contenidos en una celda creando la opción
de “puntos y aparte” como si de un texto normal se tratara, es decir, como si dentro de una celda existieran
distintos párrafos.

También hay que tener en cuenta que existe la posibilidad de modificar el contenido de las celdas. Para
realizar la función de editar o modificar dicho contenido, se podrá realizar de varias formas distintas:

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• F2: Deberá situarse en la celda y pulsar la tecla F2 y se activará el cursor.
• Doble clic del mouse en la celda: Se realiza un doble clic del mouse y la celda entrará en función de
edición o modificación del contenido.
• Barra de fórmulas: Se accede a la barra y con el mouse nos posicionamos en el lugar que se desea
modificar.

En referencia a los distintos tipos de datos que se pueden introducir en las celdas, serían los siguientes:

• Valores constantes: Son aquellos datos que se introducen de forma manual y dichos datos no
cambiarán a no ser que se sustituyan o sean modificados. Estos datos podrán ser:
o Datos numéricos y fechas, que por defecto siempre aparecen alineados a la derecha de la celda.
o Datos texto, que en este caso será
cualquier carácter alfanumérico y que
aparecen alineados a la izquierda de la
celda.
• Fórmulas o funciones: Para indicar que se está introduciendo una fórmula o función, siempre el
contenido de la celda se inicia con el signo “=”.

2. Gestión de archivos y seguridad. Formatos

Las opciones de gestión relacionadas con el fichero se localizan en la pestaña de Archivo, dentro de dicha
pestaña tenemos:

• Inicio: Se activa al iniciar Excel y permite seleccionar entre un Libro en blanco, una plantilla o una hoja
de cálculo usada recientemente.
• Nuevo (CTRL+U): Permite crear una nueva hoja de cálculo o plantilla.
• Abrir (CTRL+A): Se usa para realizar la apertura de aquellos libros ya creados con anterioridad.
• Guardar (CTRL+G): Permite guardar las actualizaciones de las hojas de cálculo.
• Guardar como: Se activa al guardar por primera vez la hoja de cálculo y permite indicar el nombre del
libro y su ubicación de guardado.
• Imprimir (CTRL+P): Para imprimir las hojas de cálculo.
• Cerrar (CTRL+R): Permite cerrar tanto Excel como el fichero en ejecución, siempre y cuando esté
previamente guardado.

Por otro lado, es importante proteger los datos que se generan dentro de las hojas de cálculo. En primer
lugar, para que no se puedan modificar aquellas celdas que contengan formulación y la segunda razón,
para que no puedan ser modificados datos auxiliares que ejecutan dichas fórmulas.

Existen distintos tipos de protección sobre las hojas de cálculo, dichas opciones son las siguientes:

• Proteger hoja: Para realizar la protección de datos de una hoja contra escritura o modificación de
datos. Se puede acceder de diversas maneras:

Pestaña de Revisar →Grupo de comando Proteger → Proteger hoja

Pestaña de Archivo → Información →Opción Proteger Libro → Proteger hoja actual

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Siempre que se realiza dicha protección, no se puede modificar nada del contenido de dicha hoja, sin
embargo, en la mayoría de los casos hay celdas que deberán ser
modificadas para la obtención de los datos de forma correcta, por tal
motivo, se podrá indicar dentro del formato de celda qué celdas
podrán quedar excluidas de dicha protección.

Los pasos serán los siguientes:

1. Seleccionar aquellas celdas que no se desean que estén

bloqueadas a la hora de proteger.

2. Desactivar la marca correspondiente a Bloqueada.

3. Aceptar.

Por último, acceder a Proteger hoja para que nos muestre la pantalla siguiente:

1. Nos solicita una posible contraseña, la cual no es obligatoria. En caso de

indicarle alguna, nos solicitará la confirmación de ella.

2. Posteriormente nos da una lista de opciones, tanto activas como desactivadas,

para que pueda ser manipuladas por el usuario, dichas opciones pueden
personalizarse según los criterios del usuario que está gestionando dicha hoja
de cálculo.

• Permitir modificar rangos: En este caso, se realizará una protección de la hoja,

pero se permitirá modificar directamente algún rango de
datos directamente. Para ello, los pasos a seguir serán los
siguientes:

1. Acceder a la pestaña de Revisar → Grupo de comandos

Proteger → Permitir a usuarios modificar rangos

2. Se deberá pulsar en Nuevo y en la pantalla que aparece se le

asignará un título, indicar el rango de celdas que se permitirá
modificar y una contraseña opcional ya que se puede dejar en
blanco.

3. Al pulsar Aceptar, volverá a la pantalla anterior.

4. Se deberá pulsar en Proteger hoja, con las mismas condiciones

del caso anterior (Proteger hoja).

• Proteger libro: En este caso al proteger el libro se bloquea para que no se pueda realizar cambios en
la estructura como: mover, agregar o eliminar hojas.

• Cifrar con contraseña: Desde la pestaña de Archivo → Proteger Libro, accedemos a la opción de cifrar
y únicamente se añade la contraseña con la confirmación. A partir de ese momento cada vez que se
desee abrir dicha hoja de cálculo se deberá insertar la contraseña, de lo contrario no se podrá
visualizar.

• Abrir solo lectura: Con esta opción activa, que se encuentra en pestaña de Archivo → Proteger Libro,
permitirá abrir la hoja de cálculo y trabajarla perfectamente, sin embargo, no permitirá guardar dicha
hoja, a no ser que se le asigne un nombre al fichero distinto al de la apertura.

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2.1 Formato de celdas
Cuando se trabaja una hoja de cálculo se debe intentar que el contenido de las celdas sea lo más fácil
posible de entender.

Por tal motivo dentro de la pestaña de Inicio, se localizan las siguientes opciones:

• Fuente: Formato y características del contenido de la celda.

• Alineación: Las posibles alineaciones que podrá realizarse a las celdas.
• Número: Representación de los números, para que el valor del número sea el más propicio para el
contenido de dicha celda, tales como punto de miles, cantidad de decimales, etc.

2.2 Fuente de texto

Además del grupo de comandos Fuente, que se encuentra dentro de la pestaña de Inicio, se puede acceder
al panel de Fuente a través de la combinación de teclas CTRL + MAY + F, que mostrará la siguiente pantalla
y desde dicha pantalla se podrá regular los siguientes aspectos:

• Tipo de fuente: Son aquellos tipos de fuentes que se tienen disponibles a la hora de trabajar en la
hoja de cálculo.
• Estilo: A igual que los tratamientos de
textos, permite la aplicación de Negrita
(CTRL+N), Cursiva (CTRL+K) y Negrita
Cursiva (CTRL+N+K).
• Tamaño: Regula el tamaño de la fuente
que se aplicará a la hora de trabajar dentro
de las hojas de cálculo. El tamaño menor 8
ptos, mientras que el tamaño mayor sería
de 72 ptos.
• Subrayado: Son los distintos tipos de
subrayado de los que se dispone, tales
como simple, doble, etc. En este caso no
se dispone de la misma cantidad de tipos
como en los tratamientos de texto.
• Color: Permite seleccionar los colores que
se desean aplicar a la fuente del texto que
se está usando.
• Efectos: Regula los distintos tipos de efectos que se pueden aplicar tales como Tachado (Tachado),
Superíndice (m2) o Subíndice (H2O).

2.3 Bordes y rellenos

Las hojas de cálculo, por defecto muestran las líneas de cuadrícula, que son aquellas que muestran dónde
se encuentran las intersecciones de las columnas y filas, es decir, las celdas.

Pero, a menos que se configure dentro de “Configurar Página” la impresión de dichas líneas no se realiza.
Por tal motivo, para poder mejorar la presencia de dichas hojas se suele usar la opción de bordes.

Dichos bordes reúnen una serie de características que son las siguientes:

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• Estilo: Son aquellos tipos de líneas que se desean aplicar para
delimitar las celdas.
• Color: Permite usar distintos colores para los estilos aplicados
anteriormente.
• Preestablecidos: Esta opción permite distintas posibilidades, es
decir, desde no aplicar ningún tipo de borde (Ninguno), crear un
contorno alrededor de las celdas seleccionadas (Contorno) e
incluso crear bordes a las celdas seleccionadas exceptuando
alrededor de la selección efectuada (Interior).
• Vista Previa: Antes de aplicar los resultados obtenidos, se puede
visualizar como quedará dicha modificación, para aplicarlos de forma definitiva.

En referencia a los rellenos, permite rellenar el fondo de las celdas seleccionadas de forma manual:

• Color: Permite la elección del color que se desea utilizar para mejorar la presencia de las celdas
seleccionadas. En caso de querer eliminar dichos colores, solamente se deberá pulsar en la opción
“sin color”.
• Tramas: Se podrá elegir dentro del desplegable una serie de tramas (formatos con formas), para
aplicar al fondo de las celdas seleccionadas, además a dichas tramas se le puede asignar también
color.

2.4 Alineación de datos

Como se comentó anteriormente, dependiendo del tipo de dato que
se introduce en una celda se dispone de una alineación
determinada, pero hay que indicar que dicha alineación podrá ser
modificada en cualquier momento.

Para ello, dentro de la pantalla de alineación, que se encuentra

situada dentro de la pestaña de Inicio, se podrá realizar dichos
cambios. Dentro de las opciones de alineación destacan:

• Alineación del texto. Esta alineación podrá realizarse tanto de

forma horizontal como vertical.

o En el caso de la alineación horizontal,

se disponen de distintas opciones
como: izquierda, centrar, derecha y
justificar, que se emplean igual que en
los textos. Incluso las opciones de
izquierda y derecha permitirán
efectuar sangrías.

o Al poder cambiar el tamaño de la fila,

nos permite realizar una alineación
vertical, donde se incluyen las
opciones de inferior, superior y
centrar.

• Orientación. Consistirá en pulsar encima

de una de las opciones que se indican, para
que el contenido adapte la orientación indicada. Las opciones podrán ser:

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 o Texto vertical (pulsando en la opción),
en este caso en concreto, agrandará la
fila tanto como sea necesario para ver
el contenido.

o Inclinación en grados. Dicha inclinación

podrá ser de 0 a 90o o de 0 a -90o.

• Control del texto. En estas opciones permiten:

o Ajustar texto: Permite que en el caso de que el contenido de la celda sea más grande que el
ancho de la columna, se ajuste el contenido en varias líneas.

o Reducir hasta ajustar: En este caso reduce el tamaño de la fuente para que el texto entre de
forma correcta en la celda, pero sin modificar el tamaño de la misma.

o Combinar celdas: Unifica tantas celdas horizontales como de forma vertical en una sola. Dichas
celdas deberán ser consecutivas.

2.5 Números
Permite establecer el formato de los valores numéricos que se insertan dentro de la hoja de cálculo.

Los formatos que se muestran son los siguientes:

o General: Este es el formato predeterminado,

al introducir los valores números solamente se
debe detallar la “,” decimal.

General General
1 1

o Número: Permite establecer en este formato,

el número de decimales que se desea mostrar
(hasta un máximo de 30) y además nos
permite añadir el punto de miles.

General Número
100 100,00

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o Moneda: Agregar al número insertado el símbolo de la moneda que se determine, además de la
cantidad de decimales que se desea mostrar.

General Moneda
100 100,00 €

o Contabilidad: Similar al formato moneda

General Contabilidad
100 100,00 €

o Fecha: El número lo transforma en formato fecha, es decir, para Excel el número 1 equivale al
01/01/1900.

General Fecha
100 09/04/1900

o Hora: Transforma el número insertado en formato hora, donde el 0 equivale a las 0:00:00

General Hora
0,3 7:12:00

o Porcentaje: Convierte el número en formato porcentaje. Con este formato hay que ir con cuidado
ya que para agregar el símbolo del “%” previamente multiplica por 100 el número insertado.

General Porcentaje
0,12 12,00%

o Fracción:

General Fracción
0,5 1/2

o Científica: Para mostrar un número en formato científico.

General Científica
10000000 1,00E+07

o Texto: Convierte el número en formato texto, es decir, lo gestiona como si fueran caracteres texto
ya que incluso lo alinea por defecto a la izquierda

General Texto
12 12

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 o Especial: Contiene diferentes formatos especiales, por ejemplo, siempre que se introduce un
número que se inicia por 0 como en el ejemplo lo quita, para evitar dicho problema se convierte
en especial

General Especial
8020 08020

o Personalizada: Permite crear formatos personalizados. Para ello, el procedimiento sería el

siguiente:

- Seccionar de la lista de tipo la opción que indica 0.

- Posteriormente en la muestra que presenta añadiremos entre “” el concepto que se desea,
como se ve en el ejemplo se agregó “precio/hora”.

General Personalizada
10 10. precio/hora

3. Inserción de funciones y fórmulas. Edición

Siempre que se trabajan las funciones o fórmulas en Excel se utilizan varios métodos para su confección,
dependiendo si dicha función es de tipo básico o más complejo.

Las funciones básicas son aquellas que se redactan de forma manual. Para ello, se deberá iniciar la
escritura a través del símbolo “=” y posteriormente se usarán las referencias a las celdas que intervendrán
en dichas fórmulas.

Los operadores son los siguientes:

• = → Indica el inicio de una fórmula =A1

• + → Suma =A1+A2
• - → Resta =A1-A2
• *→ Producto o multiplicación =A1*A2
• / → División =A1/A2
• ^ → Exponentes (potencias) =A1^2
• ()→ Paréntesis (prioridad de operaciones) =(A1*A2)/A3

Otro de los aspectos importes a la hora de crear fórmulas serán los operadores lógicos, como son:

• Mayor que → >

• Mayor o igual que →>=
• Menor que → <
• Menor o igual que → <=
• Diferente de → <>
• Igual a → =

Un aspecto importante que se tendrá que tener en cuenta son los errores. En muchos casos al redactar o
incluso al usar el asistente de fórmulas pueden aparecer distintos tipos de errores, que son los siguientes:

• ####### → El resultado que se produce es más amplio que el ancho de la celda.

• #¡DIV/0! → Se está dividiendo un valor entre cero.
• #¡VALOR! → Se está sumando un número con una celda que hace referencia a un texto.
• #¿NOMBRE? → Se genera al escribir mal la fórmula o escribir una fórmula inexistente.
• #¡REF! → Se produce cuando la referencia ha sido eliminada.
• #¡NUM! → Este error se produce cuando el resultado de la operación es tan grande que sobrepasa
los límites de Excel.

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• #ERROR! → Se produce cuando en vez de un signo de operación hay un espacio.
• #N/A → Es cuando Excel no encuentra el valor solicitado.

Cuando se trabaja con una formulación más compleja, generalmente se accede al asistente de funciones.
Las diferentes opciones para acceder al asistente son las siguientes:

• A través del icono que se encuentra en la barra de fórmulas.

• Desde la pestaña de Fórmulas, donde se encuentra también el icono y además todas las
funciones ordenadas por las distintas categorías.

A partir de este momento se comentarán una serie de funciones o fórmulas de las distintas categorías y
que son de uso representativo.

CATEGORÍA MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS

• ALEATORIO: Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1

• ALEATORIO.ENTRE: Devuelve un número aleatorio entre dos números previamente indicados.

• ES.PAR: Comprueba si un número es par, si lo es, devuelve el valor VERDADERO, si no FALSO.

• ES.IMPAR: Comprueba si un número es impar. Devuelve también VERDADERO o FALSO.

• SUMA: Suma un rango de celdas sin necesidad de utilizar el operador matemático “+”.

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• SUMAR.SI: Esta fórmula de Excel devuelve la suma de un conjunto de celdas que cumplen una
condición.

• SUMAR.SI.CONJUNTO: Devuelve la suma de un conjunto de celdas que cumplen varias condiciones.

CATEGORÍA TEXTO
• CONCATENAR: Sirve para unir diferentes textos que están en una celda en una única celda.

Nota: Dentro de la función aparece “ “ (entre las comillas se pulsó la tecla de espacio), para simular
el espacio entre el nombre y el apellido.

• DERECHA: Sirve para obtener, de una celda con una cadena de texto, el número de caracteres que
queramos empezando por la derecha.

• IZQUIERDA: Igual que DERECHA, pero empezando por el principio del contenido de la celda.

• EXTRAE: Devuelve una parte de una cadena de texto de una celda dado un comienzo y un final.

• LARGO: Devuelve el número de caracteres que hay en una celda contando con los espacios del
principio y del final.

• ESPACIOS: Elimina los espacios que pueda haber dentro de una celda al principio o al final.

Nota: Dentro de la celda B1, hay 6 espacios en blanco al principio.

• MAYUSC: Esta fórmula de Excel nos devuelve una cadena de texto en letras mayúsculas.

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• MINUSC: Lo mismo que MAYUSC pero en minúsculas.

• NOMPROPIO: Esta fórmula de Excel sirve para poner una letra mayúscula al principio de cada palabra
de una cadena de texto.

• SUSTITUIR: Esta fórmula Excel nos permite reemplazar uno o varios caracteres de una cadena de
texto.

Nota: Dentro de la función aparece “ “ (entre las comillas se pulsó la tecla de espacio), para simular
el espacio entre el nombre y el apellido y eliminar el guion bajo.

CATEGORÍA FECHA Y HORA

• AHORA: Devuelve la fecha y la hora del día en el que se introduce la fórmula.

• HOY: Devuelve la fecha del momento en el que se refrescan las fórmulas (por ejemplo, al abrir un
libro o al insertar una nueva fórmula de Excel).

• DIASLAB: Dadas dos fechas esta fórmula devuelve el número de días laborables que hay entre las dos.
Se pueden añadir días festivos para que sea más precisa.

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 CATEGORÍA LÓGICAS
• SI: Esta función hace una comprobación de tipo VERDADERO/FALSO mediante una prueba lógica. Si
el resultado de la prueba lógica es VERDADERO entonces devuelve un resultado u otra fórmula
definida por el usuario, y si es FALSO devuelve otro resultado o fórmula.

• SI+Y: Esta función permite unir dos o más pruebas lógicas. Si las pruebas lógicas tienen como
resultado el valor VERDADERO entonces la función Y devolverá VERDADERO. En caso de que una sola
de las pruebas lógicas resulte FALSO entonces la función devolverá FALSO.

• Si+O: Esta función permite comprobar varias pruebas lógicas. La diferencia con la función Y es que
con que una de las pruebas lógicas sea VERDADERO entonces la función entera devolverá el valor
VERDADERO.

CATEGORÍA BÚSQUEDA Y REFERENCIA

• BUSCARV: Buscar un valor numérico o de texto en la primera columna de una tabla y devuelve un
valor de la misma fila de una columna dada.

• BUSCARH: Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y devuelve el valor en la misma
columna desde una fila especifica.

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• COINCIDIR: Devuelve la posición de un valor en un rango de celdas cuando encuentra una
coincidencia.

CATEGORÍA ESTADÍSTICA
• CONTAR: Devuelve el número de celdas de un rango con valores numéricos.

• CONTAR.SI: Devuelve el número de celdas de un rango que cumplen una condición.

• CONTAR.SI.CONJUNTO: Devuelve el número de celdas de un rango que cumplen varias condiciones

dadas por el usuario.

• CONTARA: Devuelve el número de celdas de un rango no vacías. Es decir, no distingue entre valores
de texto y valores numéricos.

4. Creación y explotación de gráficos, estándares y dinámicos

Los gráficos en Excel son aquella forma de representar de manera visual los datos que se tienen en una
hoja de cálculo. Existen distintas categorías de gráficos, como pueden ser de columnas, líneas, circulares,
etc. Además, los gráficos estáticos representan información en un momento específico, mientras que los
gráficos dinámicos se actualizan automáticamente con cambios en los datos.

En este caso en concreto, se verá el procedimiento para poder crear un gráfico de tipo columnas. Los pasos
serían los siguientes:
1. Seleccionar los datos que se desean mostrar en el grafico

Norte Sur Este Oeste

Departamento A 125 225 325 425
Departamento B 150 250 350 450
Departamento C 175 280 385 490

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2. Accederemos a la pestaña de Insertar → Gráficos, para poder elegir el gráfico necesario, en este caso
en concreto el de columnas.

3. El resultado definitivo sería el siguiente:

Para realizar modificaciones sobre el gráfico que se realizó anteriormente, existen distintas opciones, por
un lado, utilizar las Herramientas de gráficos que están activas durante la selección del gráfico o bien, a
través de los tres botones que están activos en el lateral derecho del gráfico.

Las opciones correspondientes a estos tres botones son las siguientes:

• Botón del “+”: Este botón permite

agregar o quitar elementos del gráfico.
Además, este menú contiene distintos
submenús para permitir tener un mayor
control de las opciones.
• Botón del pincel: Esta opción permitirá
configurar dos aspectos distintos, por un
lado, el estilo del gráfico y, por otro lado, permitirá cambiar los colores que se están empleando para
representar la información de los datos.
• Botón de filtrar: Indistintamente los datos que se están mostrando, a través de este botón permite
modificar o filtrar la información que muestra el gráfico.

5. Impresión de hojas de cálculo

Para la impresión de una hoja de cálculo, siempre es conveniente realizar previamente la configuración de
la página. Dicha configuración se puede realizar de varias maneras posibles:

• En primer lugar, desde la pestaña de Disposición de página → Grupo de comandos Configurar Página
→ Panel de página.
• La segunda posibilidad será accediendo desde la pantalla de Imprimir, que se encuentra en la pestaña
de Archivo → Imprimir. Una vez que se accede a esta pantalla se podrá realizar las siguientes
funciones de impresión, incluida la configuración de página.

Las opciones que se nos muestran en la pantalla imprimir son las siguientes:

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 Botón imprimir: Este botón nos permite enviar a imprimir una hoja de
cálculo, un libro o una sección específica de Excel.

Copias: Se indicará cuántas copias se desean imprimir.

Impresora: En este botón aparecerán las distintas impresoras que se

tienen disponibles para realizar la impresión. Hay que recordar que
siempre existe una impresora predeterminada.

Imprimir hojas activas: En esta opción puedes desplegará un menú

donde podrás seleccionar si quieres imprimir la hoja de cálculo desde
donde estás trabajando, imprimir todo el libro o imprimir solo una
parte de la hoja.

Páginas: En este apartado se puede especificar el rango de páginas de

una hoja de cálculo que se desea imprimir, es decir, desde la página
“X” hasta la página “Y”.

Intercalar: Aquí podrás establecer el orden con el cual quieres

imprimir las páginas del archivo. Ejemplo, si eliges la opción
Intercaladas, se imprimirá el archivo de manera completa y
repetitivamente hasta que se impriman todas las copias solicitadas. Si
seleccionas la opción Sin intercalar, primero se imprimirá la primera
página y las copias que hayas solicitado y así sucesivamente.

Orientación: Esta opción te permite establecer la impresión de la hoja de cálculo de forma horizontal o
forma vertical.

Tamaño de hoja: Con esta opción se selecciona el tamaño de la hoja en la cual se desea que se imprimir
los datos.

Márgenes: Aquí se establecerá el tamaño de las márgenes que tendrá el papel a la hora de imprimir.

Escalar: Permite ajustar el tamaño de la tabla que deseas imprimir.

5.1 Configurar Página

Una vez que se accede al panel de Configurar página se podrá realizar los siguientes cambios:

• Pestaña Página

o Orientación del papel: Se indica si el papel se desea de forma vertical u horizontal.

o Ajuste de escala: Permite ampliar o reducir la hoja de cálculo para poder imprimirla de forma
correcta.

o Tamaño del papel: Se especifica el tamaño del papel en el que se desea imprimir.

• Pestaña Márgenes

o Márgenes de la página: Se indicarán los distintos márgenes del papel tanto superior, inferior,
izquierdo y derecho.

o Centrar en la página: Centrar la hoja de cálculo en la página tanto de forma horizontal como
vertical.

• Encabezado y pie de página

o Crear o personalizar encabezado: Se crearán los encabezados que se desean que se impriman.

o Crear o personalizar pie de página: Se crearán los pies de página que se desean que se impriman.

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• Hoja – Opciones de Imprimir

o Líneas de división: Permite la impresión de las líneas grisáceas que divide la hoja de cálculo.

o Blanco o negro: Al imprimir omite los colores aplicados dentro de la hoja de cálculo.

o Calidad Borrador: Imprime en color, pero dichos colores estás difuminados.

o Encabezado de filas y columnas: Permite imprimir los encabezados de las columnas A, B C… y los
encabezados de las filas 1, 2, 3…

o Comentarios: Permite imprimir los comentarios creados en las celdas.

o Errores de celda: Al imprimir reflejará os errores de las celdas o permitirá disimularlos con signos
o espacios varios.

Cómo imprimir en Excel una o varias hojas de cálculo

Para imprimir varias hojas de cálculo a la vez, seleccione las

hojas de cálculo, haciendo clic en la pestaña de la primera
hoja, luego sosteniendo la tecla MAYÚS o la tecla CTRL y
posteriormente se selecciona el resto de las hojas que se desea imprimir. Posteriormente accederemos a
la opción de Imprimir (pestaña de Archivo) o presionar directamente la combinación de teclas CTRL + P.

Si fuese necesario se realizarán los ajustes pertinentes para configurar la correcta impresión y
posteriormente se presiona el botón de imprimir.

Imprimir libro completo de Excel

Para imprimir todas las hojas de un libro de Excel, se

seleccionará la opción de Imprimir todo el libro, no será
necesario la selección de las hojas de cálculo, por último, se
pulsará en Imprimir.

Como imprimir parte de una hoja de cálculo sin que se corte

Para imprimir solo una parte de la hoja de cálculo, se debe

seleccionar el rango de datos que deseas imprimir.
Posteriormente se deberá seleccionar la opción de Imprimir
selección y por último se pulsará en el botón Imprimir.

Hay que tener en cuenta que, si la hoja de cálculo tiene las

áreas de impresión definidas, Excel solo imprimirá esas áreas.
Por lo tanto, si no deseas imprimir esas áreas podrás elegir la opción de Omitir el área de impresión.

Ideas clave
• Excel se organiza en Libros, Hojas, Columnas, Filas y Celdas. Esta estructura facilita la gestión de datos
y cálculos.
• La pestaña de Archivo alberga funciones clave de gestión como Abrir, Guardar, Guardar como y Cerrar,
junto con opciones de protección como Proteger hoja y Proteger libro, que aseguran la seguridad de
los datos.
• Excel permite introducir funciones matemáticas, financieras, estadísticas, entre otras, para realizar
cálculos complejos. Las fórmulas se inician con el símbolo "=" y pueden combinar operadores y
referencias de celdas.

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• Excel posibilita la creación de gráficos para visualizar datos de manera efectiva. Los gráficos estáticos
representan información en un momento específico, mientras que los gráficos dinámicos se actualizan
automáticamente con cambios en los datos.
• Excel ofrece opciones de impresión para llevar los datos fuera del entorno digital. Los usuarios pueden
ajustar el diseño de la impresión, elegir rangos específicos de celdas y previsualizar cómo se verá la
hoja impresa.

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