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Sesión 4 Gestión del proyecto saber hacer para competir

Objetivo
Al finalizar esta sesión el participante será capaz de:

Plantear esquemas para la coordinación de las actividades establecidas en el programa de trabajo,

que satisfagan los objetivos técnicos, económicos, de planeación y de calidad del proyecto de
automatización.

Integrar las listas de requerimientos realizados, la adquisición del capital humano, recursos
materiales y servicios necesarios para cumplir con los objetivos técnicos, económicos, de planeación
y de calidad del proyecto de automatización.

Establecer las prioridades del control y seguimiento del proyecto definidas en la gráfica de Gantt, el
cuadro mando integral, project, donde se consideraron:

• Tareas y tiempos
• Puntos críticos de control
• Responsabilidades

Introducción
El esquema para generar un proyecto en cualquier empresa busca determinar cuáles son sus
objetivos, fechas clave, roles y responsabilidades, así como encontrar el balance entre el costo del
mismo y satisfacer las necesidades de la compañía

La metodología idónea para los proyectos está basada en el gráfico de Gantt, cuyo objetivo es
agrupar estas variantes, seguirlas y presentarlas ante un comité o altos mandos para el seguimiento
del mismo.

Existen softwares (algunos de ellos gratuitos en la web) que permiten desarrollar esta técnica, en
esta unidad se menciona uno de ellos, mientras que también se puede desarrollar por el Excel
clásico, utilizando el gráfico de barras

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4.1 Planificación de proyectos

Como revisamos anteriormente, un proyecto es temporal, ya que tiene un comienzo definido y un

final proyectado en una línea de tiempo y por lo tanto tiene alcance y recursos definidos.

Toca el turno ahora de repasar la metodología anterior para llevar a cabo una buena planificación de
proyecto.

Todo proceso para la planeación de proyectos debe de incluir los siguientes conceptos:

Determinar el alcance y sus objetivos

Tener una delimitación del problema

Generar la visión

Obtener la justificación

Proceder con la metodología

Obtener los recursos

Establecer los objetivos

Generar los equipos

Definir las etapas del desarrollo

Planeación

Confirmar responsabilidades

Controlar

Se pueden utilizar softwares especializados para generar el proyecto, pero antes de eso es
necesario redefinir los conceptos adquiridos; los más relevantes son:

Control
Ruta Definir Definir Definir Elaborar
de
crítica gráfica recursos costos resumen
proyecto

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• La ruta crítica

El conocimiento de la ruta crítica es como el conocimiento primordial de los objetivos; en ésta se

analizan las tareas, subtareas, las secuencias en las que cada una deba de realizarse, con el fin de
conocer cuáles de ellas son esenciales y cuáles tienen dependencias entre ellas.

También sirve para dar un panorama global de nuestro proyecto, supone cuál será nuestra fecha
más corta posible para entregarlo y englobar los recursos necesarios adicionales.

• El control del proyecto

Ya definida nuestra ruta crítica, encontramos el control del proyecto; tendremos la línea base de
pronóstico, la cual será la referencia de la programación inicial y generar la comparación entre la
ejecución de las tareas y/o actividades y determinar avances, retrasos o modificaciones, así como
mostrar holguras y cuellos de botellas.
El control es una parte medular del proyecto global ya que es aquí donde se conjugan todas las
actividades que son necesarias para organizarlo y ordenarlo, por lo cual todas las actividades y/o
tareas deben de estar definidas lo mejor posible; se delimitan los aspectos fundamentales de la
tarea, así como los elementos que la componen, para poder lograr que se establezca la duración de
la misma.

El control sigue los siguientes elementos dentro del proyecto:

Se revisa a
Las actividades profundidad y se Se conoce a
generales son derivan en sub fondo cada
desglosadas tareas sub-actividad

Se delimitan los
elementos para Se identifica una Se fortalece la
controlar la actividad métrica para su tarea específica
y ramificación evaluación
(sub-actividad)

• Definición de gráfica para controlar

Para los cálculos iniciales, es necesario seguir la metodología del diagrama de redes; entre las
técnicas más comunes están las siguientes:

PERT PDM ADM

Eventos - Nodo Actividad - Nodo Actividad - Flecha

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Una vez determinado, se generará el diagrama de Gantt creado con los datos del proyecto.

En esta representaremos en el eje “X”, el tiempo, y en el eje “Y” las actividades o tareas; se le
crearán barras horizontales que marcarán el inicio y fin de determinada actividad, así como su
duración y la secuencia de las mismas; es preferible tener una gama de colores para diferenciarlas
unas de otras y no omitir aquellas actividades que sean de muy corto plazo, ya que nos puede alterar
el tiempo final pactado.

• Definición de recursos

Determinada nuestra planeación de proyecto, a través de la gráfica de Gantt, se puede observar si

existe una sobre carga de recursos, ya que un indicador que se tendrá que controlar, para determinar
si los recursos asignados al personal son excesivos y pueda ser una variante para el incumplimiento
del mismo.

Dicho de otra manera, se tendrá que distribuir la carga de trabajo en el equipo multidisciplinario para
cumplir con las fechas previstas.

• Definición de costos

Una vez que se han distribuido las tareas, entra el cálculo del coste, ya que al igual que los recursos;
también es un indicador del cual se tiene que tener en la mira para poder concluir cualquier proyecto,
puesto que es necesario revisar los gastos y materiales involucrados.

• Resumen del proyecto

Concluido nuestro proyecto es necesario consolidar la información clave, por ejemplo, las fechas de
inicio y fin, las horas de trabajo invertidas, el costo total y/o parcial, el seguimiento a las actividades y
sus recursos.

Estimación
de esfuerzos, Estimación
Secuencia de las de costos y
aplicaciones recursos y
calendario beneficios

Determinar
Hacer factores de
recomendaciones éxito

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4.2 Ejemplo para la generación de proyecto

A continuación, se realizará un ejemplo para la generación de un proyecto.

El primer paso es la definición del objetivo principal del proyecto, para el cual se utilizará de ejemplo
el arranque de un nuevo proceso para tener la información en línea de sistema FiFo en una
compañía situada en Monterrey, México, la cual será replicada de otra planta hermana en Polonia.
Aquí la diferencia de lenguajes y de horarios genera conflictos por lo cual es importante tener una
cierta holgura al momento de realizar las actividades.

El sistema debe estar operando en el transcurso de dos semanas y, como es de vital importancia
para la empresa, este proyecto generará un valor agregado a la misma.

La fecha de arranque será el 21 de julio del 2016 y se espera terminar el día 5 de agosto del mismo
año.

Como es una planta con presencia mundial, no se pueden parar las operaciones normales, razón
por la cual las nuevas actividades se tendrán que hacer en paralelo con las actividades diarias, sin
descuidar esta nueva directriz.

La empresa tiene presencia global y se definió el siguiente multiequipo de trabajo para la realización
del mismo, el cual involucra personal de amplia experiencia, con personal con poca experiencia.

Responsable del
proyecto

G. Mtz-

Sistemas Producción Manufactura

C. Huerta & D. J. Garza R. Quintero
Camacho

Se hizo el nombramiento del responsable del proyecto el cual será G. Mtz., quien labora de tiempo
completo. Como ella tiene bastante experiencia en Polonia, realizará la coordinación de las tareas y
expondrá los resultados del equipo.

Por parte del equipo de sistemas estarán:

Líder general - G. Martínez

Sistemas - C. Huerta
D. Camacho
Producción - J. Garza
Manufactura - R. Quintero

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Cada una de las personas involucradas depende de un gerente y, a su vez, de ellos depende más
personal, pero no se nombran, ya que son ellos quienes asistirán a las juntas y determinarán si es
necesario algún ajuste.

En el diagrama de Gantt se planificó en forma detallada las actividades a realizar por cada uno de
los integrantes de este proyecto, así mismo se calendarizó la importancia de cada tarea y su relación
con respecto al tiempo.

Este diagrama se volvió la voz oficial del proyecto y también el plan general. Se determinó un valor
propuesto de los tiempos proyectados para cada actividad, esto por parte del equipo, y con ello se
pudo determinar un tiempo estimado para la finalización del proyecto.

De tal manera que sólo se contaba con la fecha de arranque del proyecto, pero no se tenía una
imagen o panorama de cuándo culminaría.

Debido a que la empresa es multinacional es de vital importancia la implementación del sistema

FiFo, por lo cual desde la fecha de inicio es necesario hacer los cálculos para determinar la fecha
estimada de conclusión del proyecto lo antes posible.

Esta documentación se realizó a través de un diagrama de Gantt, específicamente con un sistema

llamado attask, el cual se encuentra en la página: https://www.workfront.com/.

Este sistema tiene la particularidad de generar diagramas de Gantt, separar tareas y subpoyectos
y determinar en base a las tareas y fechas proyectadas, cumplimientos de avances, determinar
si existe riesgo por actividades atrasadas, determinar si alguna persona del multiequipo está
sobresaturada y determinar los tiempos que se han invertido.

El responsable del proyecto, es la persona líder y deberá mostrar avances, llevar las juntas y generar
planes de acción.

Los demás departamentos involucrados, enviarán a sus representantes con el fin de llevar a cabo las
actividades a realizar y de respetar las fechas de entrega del proyecto.

Para este caso se planeó la sesión de actividades a realizar, así como los responsables de cada uno,
teniendo en cuenta las fechas comprometidas.

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Actividad Nombre completo Inicio Fin Duración Anterior %Avance Asignada

de la actividad
1 Sistema FiFo en 21-jul 05- 12 39% G, Martínez
planta México igual ago
que en Polonia
2 Generar link de 22-jul 22- 1 100% J. Garza
vínculo para México jul
3 Generar nuevas 23-jul 23- 1 100% R. Quintero
imágenes para jul
sistema FiFo
4 Traducir del polaco 22-jul 26- 3 90% R. Quintero
a español los jul
materiales
5 Traducir del polaco 22-jul 29- 6 80% J. Garza
a español las jul
plantillas y temas
de materiales
6 Traspasar 26-jul 30- 5 50% J. Garza
productos PLO- jul
MEX
7 Fijar filtros de 27-jul 27- 1 100% J. Garza
productos jul
8 Configurar filtros de 28-jul 29- 2 50% J. Garza
productos jul
9 Vincular el link 29-jul 29- 1 100% R. Quintero
jul
10 Revisar 30-jul 02- 2 25% J. Garza
manualmente ago
sistema

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11 Generar el vínculo 30-jul 30-jul 1 50% J. Garza

de requerimientos
12 Instalar SQL y 02-ago 02-ago 1 0% J. Garza
vincular a SAP
13 Crear base para 02-ago 02-ago 1 0% J. Garza
usuarios de mail
MEX
14 Generar el SQL 02-ago 02-ago 1 0% J. Garza
15 Generar SOL de 02-ago 04-ago 3 0% C. Huerta
nuevo servidor
16 Configuración 03-ago 03-ago 1 0% J. Garza
ENVÍO
17 Configuración 03-ago 04-ago 2 14 0% R. Quintero
ENTRADA
18 Configuración 03-ago 03-ago 1 14 0% R. Quintero
SALIDA
19 Traducir y 03-ago 03-ago 1 30% R. Quintero
sobreponer página
POL-MEX
20 Configuración SAP 04-ago 04-ago 1 0% C. Huerta
para México
21 Traducción de mails 04-ago 05-ago 2 25% R. Quintero
de notificación
22 Diseño de flags y 04-ago 04-ago 1 0% R. Quintero
alertas
23 Configurar servidor 04-ago 04-ago 1 0% R. Quintero
24 Documentación de 05-ago 05-ago 1 0% R. Quintero
pruebas
25 Instalación de 05-ago 05-ago 1 0% J. Garza
aplicación
26 Dar de alta en SAP 06-ago 06-ago 1 24 0% C. Huerta
27 Crear perfil de 05-ago 05-ago 1 0% R. Quintero
usuarios

Este listado de actividades nos facilitó el cálculo de la fecha final y con esto se pudo resolver a la
gerencia que la fecha final es el día 5 de agosto.
El tema más importante dentro de este listado, es separar las actividades en subtareas y definir
quién o quiénes son los responsables de generar la actividad, así como su correlación entre otros
departamentos.

Con el listado general del proyecto, teniendo en cuenta las actividades y sub-actividades, se pudo
determinar la cantidad de trabajo representada en una matriz, para que se pueda generar en paralelo
con las demás operaciones sin afectar el día a día de la empresa; esto se resume en la siguiente
tabla, presentada a cada uno de los jefes:

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Personal Actividades
C. Huerta 3
G, Martínez 1
J. Garza 12
R. Quintero 11

La duración de todo el proyecto será de dos semanas con un total de 12 días de trabajo laborados,
ya que los fines de semana (sábados y domingos) no son laborables.

En la siguiente tabla se muestra la cantidad de días por persona para cuantificar la magnitud de
trabajo y desglosar también la carga del mismo.

Responsable Duración
C. Huerta 5
G, Martínez 12
J. Garza 23
R. Quintero 15
Total 55

Teóricamente observamos que no existe relación aparente entre los días proyectados por persona
y la cantidad de días de duración, por eso es de vital importancia, tener el mapa completo de las
actividades y tareas a realizar, la persona o el equipo que realizará estas actividades y cuál es la
fecha final, para poder dibujarlas en el diagrama de Gantt.

Con esta tabla se puede generar una serie de tablas o mingantt los cuales servirán para determinar
cargas de trabajo, como la siguiente:

Se puede poner los costos asociados a cada personal si es que se quisiera llegar a tener un mejor
control sobre el proyecto; a continuación, supondremos que cada persona cobra USD $1000 por día,
lo que equivaldría a la siguiente tabla de pago por el desarrollo del proyecto:

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Responsable Duración Costo Costo total

C. Huerta 5 $ 5,000.00
G. Martínez 12 $ 12,000.00
$ 1,000.00
J. Garza 23 $ 23,000.00
R. Quintero 15 $ 15,000.00
Costo mano de obra $ 55,000.00

Para que todo proyecto sea de utilidad, el líder del proyecto, debe llevar sesiones continuas de
trabajo, es decir juntas de trabajo; dentro de estas juntas se deben lograr los siguientes objetivos:

Tener una fecha y hora establecida para las juntas.

Agendar la junta con el equipo multidisciplinario.

Llevar las juntas y llevar el estatus de cada actividad y tarea.

Llevar el acta, para la toma de asistencias, tareas y/o

pendientes generales.

Determinar si existe algún riesgo inesperado.

Cerrar la junta y mandar reporte a la gerencia para

seguimiento del proyecto.

Este reporte debe manejar un informe preliminar del proyecto, para que personas ajenas a este
puedan observar las actividades principales del proyecto, identificar actividades, tareas o áreas
en donde se focalice algún problema y desarrollar un plan para poder resolverlo y direccionarlo
nuevamente hacia lo previsto.

Por ejemplo, al estar dos o más actividades relacionadas y existir una tarea que esté atrasada, pero
este retraso no merma el objetivo pactado, entonces no será preocupante y se podrá poner al día sin
tener afectaciones futuras.

Por otra parte, también se pueden visualizar actividades que van más adelantadas a su fecha final;
éstas no afectarán al desarrollo del proyecto.

Se puede observar que, según las estimaciones que se tenían del proyecto, había un avance del
39% al día 29 de julio del 2016, el cual a esa fecha debería tener un avance del 50% completado;
pero como se observó que las actividades programadas estaban en ejecución y están bien
direccionadas, se determinó que no existían cuellos de botella, ni tampoco situaciones que se
tuvieran que escalar.

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Conclusión

Podemos observar que la metodología para la gestión de proyectos está basada en las gráficas de
Gantt.

Con estas gráficas podemos:

Generar un listado completo de tareas

Determinar las sub-tareas

Generar un equipo multidisciplinario

Calcular las cargas de trabajo

Calcular fecha proyectada de terminación

Evaluar si existen riesgos, cuellos de botella que pongan fuera de fecha

la culminación del Proyecto

Concluir el proyecto

Glosario

FiFo. Frist in, Frist Out, son métodos que están diseñados para revisión de inventarios y asuntos
financieros que involucran dinero y literalmente se refiere a primeras entradas, primeras salidas de
cualquier almacén.

SAP. SAP SE (en la Bolsa de Fráncfort y NYSE, 2 SAP) es una empresa multinacional alemana
dedicada al diseño de productos informáticos de gestión empresarial, tanto para empresas como
para organizaciones y organismos públicos.

SQL. SQL (por sus siglas en inglés Structured Query Language; en español lenguaje de consulta
estructurada) es un lenguaje declarativo de acceso a bases de datos relacionales que permite
especificar diversos tipos de operaciones en ellas. Una de sus características es el manejo del
álgebra y el cálculo relacional que permiten efectuar consultas con el fin de recuperar, de forma
sencilla, información de bases de datos, así como hacer cambios en ellas.

Flag. Las marcas de seguimiento se utilizan para establecer temporalmente características

específicas del servidor o para desactivar un comportamiento determinado. Se utilizan en el lenguaje
SQL.

Attask. Es una herramienta de gestión de proyectos en línea que se centra en la colaboración en

equipo con visibilidad en tiempo real a través del modelo de las redes sociales.

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Bibliografía

Corzo, M. A. (1997). Introducción a la Ingeniería de Proyectos. México: Editorial Limusa.

Millán, E. (2010). Planeación de Proyectos. Un método eficaz para agregar valor a las
organizaciones. México.

SAP SE. (s.f.). Obtenido de https://es.wikipedia.org/wiki/SAP_SE

SQL. (s.f.). Obtenido de https://es.wikipedia.org/wiki/SQL

Torres, A. G. (s.f.). Planeación Estrategica. INNESTEC S. C.

Yourdon, G. (1990). Análisis Moderno Estructurado. México: Ed. Mc Graw Hill.

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