Seguimiento y Control de las

Comunicaciones
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Índice

1 Importancia de las Comunicaciones en la Gestión del Proyecto ........................... 3

1.1 Modelos Emisor - Receptor ........................................................................................ 4

1.2 Técnicas Eficaces de Gestión de las Comunicaciones ................................... 6

2 Gestión de las Comunicaciones .......................................................................................... 6

3 Informes de Estado ................................................................................................................... 7

4 Reuniones de Seguimiento.................................................................................................... 8

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Objetivos
“Facebook, Twitter, Google, internet, blogs, correo electrónico, teléfono,
WhatsApp… desde siempre una de las principales preocupaciones del ser humano
ha sido comunicarse. Queremos compartir datos, transmitir una idea, ampliar
conocimientos, en definitiva, recibir y transmitir información. Sin embargo, y a
pesar de esa importancia, es curioso que algo que hacemos continuamente, tanto
en nuestra vida personal como profesional, muchas veces no le dedicamos el
tiempo suficiente, sobre todo en algo tan relevante como un proyecto. Carlos
González Jardón 1”

1 Importancia de las Comunicaciones en la Gestión del

Proyecto
La principal habilidad de un buen director de
“…una comunicación eficaz, evita proyecto es saber comunicar. No importa qué
problemas o conflictos, resultado de
titulación se posea, ni la profesión en la que uno se
haya especializado, todo director de proyecto debe
falta de información, malos entendidos
aprender a comunicar de manera efectiva, en caso
o problemas que no existen.”
contrario no conseguirá proyectos exitosos.
La comunicación dentro del proyecto no sólo es
importante para mantener informados a todos los
interesados en tiempo y forma, sino que también es
un factor determinante para que el proyecto tenga
éxito por al menos, los siguientes motivos:
Fuente: Carlos González Jardón

• Gestión de expectativas: más adelante nos centraremos en cómo

gestionar las expectativas de los interesados, pero ya se puede predecir o
suponer, que la calidad y efectividad de las comunicaciones tendrá un
enorme impacto sobre las percepciones de los interesados en relación con
el proyecto y la gestión del mismo.
• Gestión de los recursos humanos: la capacidad de comunicación del
director de proyecto, es el factor más importante que afecta a la calidad de
la gestión y liderazgo frente al equipo de proyecto. Se estima que

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Fuente: http://blog.zyncro.com/2013/06/06/la-importancia-de-la-comunicacion-en-la-gestion-de-proyectos/

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aproximadamente el 80% del tiempo de dedicación al proyecto, el director

del mismo, lo pasa comunicando.
• Disminución y resolución de conflictos: una comunicación eficaz, evita
problemas o conflictos, resultado de falta de información, malentendidos o
problemas que no existen, a los ya generados de por sí a lo largo de la vida
del proyecto debidos a restricciones de tiempo, recursos o coste entre
otras.
Ahora podríamos preguntarnos ¿por qué son tan difíciles las comunicaciones? Y
más hoy en día que existen infinidad de medios y canales para ello. Por un lado,
de forma instintiva, todos sabemos que existen múltiples factores que pueden
afectar a la comunicación, ya que constantemente lo vivimos e n nuestra vida
cotidiana y por otro lado, solemos incorporar esta realidad a nuestra forma de
establecer las comunicaciones.
Centrándonos en la gestión de proyectos, las causas más comunes de problemas
en la comunicación suelen ser información errónea, poco clara, incompleta,
excesiva, o no filtrada, comunicación a destiempo, destinatarios equivocados,
medios de distribución poco adecuados, etc.

1.1 Modelos Emisor - Receptor

A la hora de gestionar las comunicaciones, y con ello llevar a cabo un seguimiento

y control de las mismas, debe tenerse claro que, en cualquier comunicación,
siempre existen, al menos, dos figuras y por tanto, dos puntos de vista, cada uno
de los cuales debe adquirir su propia responsabilidad para que la comunicación
sea efectiva.

Fig. 5.5. Comunicación emisor - receptor

Según la figura, podemos identificar que en toda comunicación existirá un emisor
y un receptor del mensaje.

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El emisor codifica el mensaje que es enviado al receptor a través un medio

determinado (teléfono, correo electrónico, cara a cara, etc.). Según el medio
empleado pueden existir diferentes tipos de ruidos, que hacen que la
decodificación o entendimiento del mensaje por parte del receptor no sea el
adecuado. Estos ruidos pueden ser por ejemplo, una mala codificación, lenguaje
inadecuado, diferencias culturales o de idioma, distancia, etc.
Estos ruidos en la comunicación entre emisor y receptor pueden crear grandes
“…los ruidos en la comunicación entre inconvenientes durante la gestión del proyecto, por lo que es muy importan te una
emisor y receptor pueden crear
comunicación efectiva donde cada uno de ellos, emisor y receptor, asuma una
serie de responsabilidades:
grandes inconvenientes durante la

gestión del proyecto, por lo que es El emisor debe:

muy importante una comunicación • Codificar el mensaje en forma cuidadosa
efectiva donde cada uno de ellos,
• Seleccionar el método apropiado de envío
emisor y receptor, asuma una serie de

responsabilidades.”
• Enviar información clara y completa
• Confirmar que el mensaje fue comprendido
El receptor por su parte debe:
• Descodifica el mensaje en forma cuidadosa
• Confirmar que el mensaje fue entendido mediante una escucha efectiva:
observar gestos físicos y faciales, pensar que decir antes de responder,
hacer preguntas y enviar comentarios

Fig. 5.6. Responsabilidad emisor – receptor

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1.2 Técnicas Eficaces de Gestión de las Comunicaciones

Ya hablamos de la importancia de planificar las comunicaciones, y de los

principios a seguir para llevar a cabo una comunicación eficaz:
“El director de proyecto será el eje

central de las comunicaciones, no • Planificar las comunicaciones

obstante, según la envergadura del • Utilizar reglas básicas de comunicación
proyecto, deberá delegarse esa
• Clarificar las comunicaciones
responsabilidad para garantizar la calidad

y constancia de las comunicaciones y

• Construir relaciones
asegurarse de cumplir con la Para comprender mejor estos principios de comunicación y mejorar las
planificación.” habilidades de comunicación, se definirán algunas prácticas recomendadas en
gestión de proyectos, relacionadas con la gestión y control de las
comunicaciones:

2 Gestión de las Comunicaciones

Técnicas recomendadas:
• Designación de un responsable o responsables de las comunicaciones . El
director de proyecto será el eje central de las comunicaciones, no
obstante, según la envergadura del proyecto, deberá delegarse esa
responsabilidad para garantizar la calidad y constancia de las
comunicaciones y asegurarse de cumplir con la planificación.
• Utilización de habilidades de comunicación propias.
• Identificación de todos los interesados: durante la fase de planificación.
• Comunicación push -pull: La comunicación tipo push (empujar o impulsar)
envía la información directamente al receptor. La comunicación tipo pull
(tirar o extraer) pone la información a disposición de varios receptores.
Deben evaluarse las necesidades concretas de información antes utilizar
uno u otro tipo de comunicación.

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Fig. 5.7. Comunicación push - pull

• Mantener el flujo de información: Debe buscarse el punto de obstáculo
que impide que la información fluya adecuadamente y actuar como
conductor para mejorar las comunicaciones.
• Confirmar la tecnología y experiencia en su uso del usuario.

3 Informes de Estado
Podemos enumerar etapas a llevar a cabo para la recopilación y análisis de los
datos del proyecto, proyectar los resultados, intercambiar información y generar
informes:
1. Análisis de variación: Examinar las causas de las diferencias entre la línea base
y el desempeño real. El análisis de variación que de manera general consiste en:
• Verificar la calidad de la información recopilada, asegurándose de que esté
completa y de que sea coherente con los datos anteriores.
• Determinar variaciones, comparando la información real con la línea base
del proyecto. Aquí se tiene que observar todas las diferencias, favorables y
desfavorables. Se puede utilizar la técnica del valor ganado.
• Determinar el impacto de las variaciones especialmente en el coste y en el
cronograma.
2. Predecir el desempeño futuro del proyecto basándose en el desempeño real a
la fecha: hay una variedad de métodos de proyección, que utilizan desde datos
históricos, hasta hipótesis y juicios intuitivos para predecir el desempeño futuro
de un proyecto.
3. Generar el informe de desempeño con la información sobre el estado actual del
proyecto: el director del proyecto organiza y registra los resultados de los análisis
realizados y genera un informe con toda la información sobre el avance y el
estado del proyecto, con el nivel de detalles que requieran los diferentes
interesados, tal como fue decidido y documentado en el plan de gestión de las
comunicaciones.

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4. Distribuir a los interesados información relativa a los costes, al avance del

cronograma y al desempeño del proyecto.
5. Asegurarse de que el informe de desempeño ha llegado a su destino y que el
interesado ha leído y comprendido su contenido: no basta enviar la información a
los interesados con respecto al avance y estado actual del proyecto. Hay que
utilizar un método de comunicación más interactiva, tal como reuniones, una
llamada telefónica o una videoconferencia, para asegurarse que todos los
participantes tengan una comprensión común acerca del informe de desempeño.

Fig. 5.6. Etapas de los informes de estado

4 Reuniones de Seguimiento
Para intercambiar y analizar información acerca del avance y el desempeño del
“Para intercambiar y analizar proyecto se deben llevar a cabo reuniones de revisión del estado del proyecto
información acerca del avance y el con el equipo de la dirección del proyecto.
desempeño del proyecto se deben
Entre las técnicas para llevar a cabo reuniones efectivas se pueden enumerar:
llevar a cabo reuniones de revisión del

estado del proyecto con el equipo de

la dirección del proyecto.”

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• Objetivos: determinar el fin y los objetivos de la reunión, convocando a las

personas adecuadas, estructurando la reunión con sentido común y
determinando el grado de preparación necesario por parte de los participantes
para que ésta sea productiva.
• Orden del día: remitir el orden del día, previamente a la reunión, a las
personas interesadas, revisándolo y verificando la necesidad de llevar a cabo
alguna modificación al comienzo de la reunión.
• Facilitar: dirigir y guiar la reunión, revisar y establecer el contexto de la misma,
revisar las reglas básicas de la misma al comienzo, involucrar a todos los
participantes y buscar el consenso.
• Tomar notas: puede delegarse en alguien esta tarea, que permite
documentar las decisiones tomadas y las líneas de acción.
• Acuerdo final: al finalizar la reunión revisar todos los acuerdos y líneas de
acción anteriores, junto con sus responsables y los tiempos acordados,
programar cualquier reunión necesaria y agradecer a los participantes su
asistencia.
• Envío de actas: distribución del acta de la reunión en el menor tiempo
posible tras la celebración de la misma a todos los participantes.

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