ANTECEDENTES

- La necesidad de organización surgió desde que los individuos se han asociado para realizar
actividades con un objetivo común. La actividad organizativa tiene sus comienzos en los
trabajos de grupos, procurando racionalizar las acciones de los componentes y conseguir
mayor rendimiento con el menor esfuerzo. Las actividades de organización y racionalización
del trabajo tuvieron su origen en las empresas industriales a comienzos del siglo XVIII.
- En el periodo de revolución industrial Frederick Taylor experimento la división del trabajo y la
distribución de tareas y tiempo de ejecución de tareas, para determinar el patrón de trabajo
en el sector de producción; y estableció los “Principios de Administración Científica” que sirvió
de base para el nacimiento del campo de especialización de organización y método (O & M).
- ¿En qué año? 1911; ¿En qué lugar? EE. UU.; ¿Quién? Frederick Taylor.
Para llegar a la denominación se tuvo que apelar a las experiencias obtenidas en varios países:
- FRANCIA: Organización Científica; Organización Racional del Trabajo, Racionalización del
trabajo
- EE.UU.: Administración Científica, Planeamiento Administrativo; Experto en Adm. de
Empresas.
- INGLATERRA: W. Wilson por primera vez usó el término Organización y Métodos para
Administración, organización y racionalización.
O&M. CONCEPTOS: (de la cátedra)
Es un campo de especialización de la Ciencia de la Administración que tiene por objeto: Lograr la
excelencia en la organización y gestión empresarial; definiendo en forma clara y precisa la Visión,
Misión, Filosofía, Objetivos, Políticas y Estrategias de la empresa. A través del diseño, desarrollo, e
implantación de estructuras organizacionales, de sistemas y procesos operacionales; de acuerdo
con las características y exigencias del ambiente, y a los recursos disponibles. Para consolidar
ventajas competitivas, y lograr la satisfacción plena de clientes internos y externos de la empresa.
CONCEPTOS
- Michael Addison: función especializada que se establece para aconsejar en la introducción de
nuevos métodos de administración y estructuras de organización, que reduzcan los costos sin
causar daños reales a la estructura social de la empresa.
- R. G. Anderson: función especializada cuya finalidad es aumentar la eficacia y rentabilidad de
los procesos burocráticos, mediante el estudio y perfeccionamiento de la estructura
organizativa y de los trámites y métodos administrativos en vigencia.
- Lardent y Loro: función de la Administración que se ocupa de analizar los problemas de
estructura y procedimientos, para optimizarlos para el logro de los objetivos. De este análisis
surgirá una propuesta para mejorar la eficiencia, eficacia y esquema jerárquico e informativo.
IMPORTANCIA DE O&M. Merecen mayor atención porque:
- Las empresas se interrelacionan con factores económicos, tecnológicos, políticos, sociales,
culturales, demográficos, ecológicos y éticos, proveedores, competencia, clientes y usuarios.
- El entorno hace necesario cambios en políticas, estrategias, estructura, métodos y sistemas.
- La necesidad de actualizarse con los nuevos métodos y técnicas.
- La diversificación y crecimiento de las actividades de las empresas, hace que los Gerentes
deban dedicar mayor tiempo a: políticas y estrategias empresariales, planificación y control.
- La importancia real de O&M radica en el análisis organizacional, de los métodos, sistemas y
procesos operacionales, para diagnosticar y proponer las opciones de solución, para optimizar
la organización. Proporcionar asesoramiento para una administración eficiente y eficaz.
FUNCIONES GENERALES DE O & M
a. Referentes a la organización:
- Estudios y diagnósticos de la organización y funcionamiento de empresas.
- Asesora para definir la: Visión, Misión, Filosofía, objetivos, políticas y estrategias.
- Análisis, diseño, desarrollo e implantación de estructura, y funciones.
- Identificar y recomendar necesidades y tecnologías de información.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE O&M. Dependerán principalmente:
- del tamaño de la empresa,
- del volumen y complejidad de sus actividades y
- del tipo de tecnología de información utilizada.
POSIBILIDADES DE UBICACIÓN DEL ÓRGANO DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS EMPRESARIALES
- O&M por la naturaleza de sus funciones es un órgano de asesoría.
- Su ubicación ideal en la estructura organizacional es en el nivel directivo.
- En las grandes empresas se pueden crear Asesorías de (O&M), en los diferentes niveles de la
estructura organizacional.
CREACIÓN DE UN ÓRGANO INTERNO O CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍA EXTERNA
Toda organización tiene dos opciones para la utilización de los servicios de Organización y
Procesos Empresariales, una como un órgano interno y la otra como contratación de consultoría
externa.
Para la creación de un órgano interno de (O&M) es necesario considerar:
- Tener en cuenta la naturaleza y el volumen de las actividades
- Los recursos humanos y financieros disponibles.
- La clase de tecnología utilizada.
VENTAJA: Tener una organización dinámica, actualizada y con métodos, sistemas, proceso o
procedimientos adecuados a las características y necesidades de la empresa u organización.
Para la creación de un órgano EXTERNO de (O&M) es necesario considerar:
- Una empresa cuyo volumen de actividades no justifica la creación de una unidad de O&M,
sería más recomendable la contratación de consultoría externa.
¿CÓMO SE ORIGINA UN TRABAJO DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS EMPRESARIALES (O&M)?
Puede originarse a través de tres conductos principales:
1. A pedido de la parte interesada
2. A pedido o iniciativa del órgano interno de O&M
3. A pedido o por disposición de la gerencia superior
CUALIDADES REQUERIDAS PARA SER ANALISTA O CONSULTOR DE (O&M).
- MENTE ANALÍTICA: capacidad de analizar y separar las partes de los problemas.
- PODER DE PERSUACIÓN: capacidad de convencer para que su propuesta sea aceptada.
- PRUDENCIA: debe saber escuchar y guardar los secretos de los problemas.
- VOCACIÓN: aptitud que estimula la iniciativa y capacidad creadora.
- TACTO: debe ser un profesional en Administración.
PERFIL DEL PROFESIONAL DE (O y M) – ACTUAL Y FUTURO
- Generalista en Administración de Empresas
- Sólidos conocimientos en: Administración, Producción, Finanzas, RR.HH, Técnicas de Gestión.
- Especialista en Organización y Procesos Empresariales (O&M) o en Consultoría Organizacional.
- Facilidad de comunicación - Capacidad de relacionamiento
ALGUNOS ERRORES QUE DEBEN EVITARSE
La función de un órgano de Organización y Procesos Empresariales (O&M) es de asesoría; aunque
no esté ubicado al nivel gerencial, departamental o divisional, NO ES RECOMENDABLE LLEVAR LA
DENOMINACIÓN DE UN ÓRGANO DE LÍNEA sino simplemente ORGANIZACIÓN Y PROCESOS
(O&M).
Términos usuales en O y M: Se citan algunos términos con los cuales hay que familiarizarse:
- Política: Es un conjunto de pautas o directrices que se establecen como guías para la actuación
de los integrantes de una Organización.
- Proceso: Forma de actuación preestablecida, para orientar en la ejecución de sus tareas.
- Órgano: Es una unidad administrativa impersonal, que tiene a su cargo una o varias actividades
y puede estar integrada por uno o varios puestos.
- Eficiencia: Es la medida de desempeño interno de una organización.
- Eficacia: Es la medida de desempeño externo de una organización.
Unidad II
Principales campos de la Administración
- Producción: área encargada de la elaboración de bienes o servicios.
- Recursos humanos: responsable de la gestión del capital humano de la empresa
- Informática: se encarga de la gestión de la tecnología de la información y las comunicaciones
- Finanzas: se encarga de la gestión de los recursos económicos de la organización
- Comercialización: área encargada de la promoción y venta de productos o servicios
- Compras o logística: responsable de adquirir bienes, y de la gestión de la cadena de
suministro.
Fases del proceso administrativo: nos dice que las etapas del proceso administrativo son 4:
1. Planeación o planificación ¿Qué es lo que se quiere hacer? Establecer objetivos.
2. Organización ¿Qué se va a hacer? Distribuir trabajo.
3. Dirección ¿Cómo se va a hacer? Que los demás hagan su trabajo
4. Control: Verificar que se haga ¿Cómo se ha hecho? Se vigila desempeño y emprende
correcciones.
PLANIFICACION: Proceso de establecer metas, desarrollar estrategias y definir acciones detalladas
para alcanzar objetivos específicos. Algunos aspectos clave de la planificación incluyen:
- Establecimiento de Objetivos: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitado
(SMART).
- Desarrollo de Estrategias: Determinar los enfoques generales o métodos que se utilizarán.
Etapas:
- Definición de Acciones: Desglosar las estrategias en acciones concretas.
- Asignación de Recursos: Identificar y asegurar los recursos necesarios.
- Programación y Calendarización: Establecer un cronograma para las acciones planificadas.
- Monitoreo y Evaluación: Establecer mecanismos para supervisar el progreso, identificar
desviaciones o problemas, y tomar medidas correctivas si es necesario.
ORGANIZACIÓN: Proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y recursos entre los
miembros de la organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la
organización.
DIRECCION: Supone hacer que los demás realicen las tareas necesarias para lograr los objetivos de
la organización. No puede haber dirección si no ha concluido la planeación y la organización.
CONTROL: Proceso mediante el cual se vigila el desempeño y emprende acciones correctivas.
La función de control consta de tres elementos primordiales:
1. Establecer las normas de desempeño.
2. Medir los resultados presentes del desempeño y compararlos con las normas de desempeño.
3. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO:
El tiempo es el recurso más precioso, valioso y limitado que está a disposición del Hombre.
¿POR QUÉ Y PARA QUÉ ADMINISTRARLO?
La administración es el arte de optimizar los recursos para el buen uso del tiempo. Se pretende
que el tiempo sirva en beneficio personal y de los demás.
PRINCIPALES MOTIVOS DE INTERRUPCIÓN.
- Es “enemigo o desperdiciador de tiempo” cualquier suceso que se opone al logro de objetivos.
- Existen enemigos externos e internos, dentro de los externos podemos identificar a los
enemigos visibles (controlables) y dentro de los internos tenemos a los ocultos
(incontrolables).
EXTERNOS (Visibles y controlados)
- Interrupciones del teléfono o por visitas inesperadas. - Falta de información adecuada.
- Liderazgo deficiente. - Trámites excesivos.
INTERNOS (Invisibles e incontrolados)
- No saber decir “no”. - Querer acaparar actividades por no delegar.
- Sobrestimar o subestimar las propias capacidades.
- Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes. - Falta de motivación.
ORGANIZACIÓN Y CONDUCCION DE REUNIONES.
Las reuniones constituyen los medios por los cuales se canalizan las informaciones.
¿Qué es una reunión?: Grupo de personas que se juntan para tratar temas de interés común. Se
confrontan ideas u opiniones, puntos de vista, se intercambian datos e informaciones.
Preparación de una reunión: FASES. Requieren dos fases: preparación y desarrollo.
FASE 1. LA PREPARACION DE LA REUNION:
1.- Definición de objetivos 2.- Elección de los participantes 3.- Planificar el desarrollo de la
reunión. 4.- La organización del material de la reunión 5.- Finalmente se debe confirmar la
participación.
FASE 2. EL DESARROLLO DE LA REUNION: Depende de los objetivos que persigan y en
consecuencia del tipo de reunión. El principal recurso con que cuenta una reunión es el modelador
quien deberá:
1.- Presentar a los participantes 2.- Darles confianza para crear un clima especial 3.- Presentar el
tema de la reunión 4.- Fijar los objetivos de la misma.
TIPOLOGÍA DE PARTICIPANTES A UNA REUNIÓN
- Tímido:- Se lo trata intentando invitarla a aportar ideas haciéndole preguntas lógicas y
sencillas.
- Preguntón:- Se plantean preguntas o se solicita que él las responda.
- Liante:- Se interrumpe educadamente su disertación o se toma algunas y se las plantea al
grupo.
- Discutidor:- No hay que involucrarse en la discusión excusando la falta de tiempo.
- Sabelotodo: Se debe reforzarla intervención de otros que tenga la opinión contraria.
NORMAS PARA MODERAR UNA REUNIÓN. Un moderador debe respetarlas siguientes normas:
- Procurar que intervengan todos los participantes.
- No tomar partido. - Centrar la reunión en el objetivo. - Controlar el tiempo.
- El nivel de atención no es constante. Se debe cambiar de ritmo cada 6 a 8 minutos.
El proceso de toma de decisiones. (Citar).
1- Identificación problema. 2- Sistema de información relacionada con el problema. 3- Valoración
del criterio de decisión. 4- Desarrollo de alternativas 5- Análisis y evaluación de alternativas 6-
Selección de una alternativa 7- Implantación de la alternativa 8- Evaluación eficacia de la decisión.
¿Qué es la calidad total?
Sistema de Gestión de la Calidad que engloba todas las actividades, tanto internas como externas,
de la empresa y que tiene como objetivo satisfacer las necesidades de los clientes, de las personas
que trabajan en la organización, de los accionistas y de la sociedad en general.
NORMAS DE CALIDAD:
- Creadas con el fin de armonizar la creciente actividad internacional y necesidad de producir
bienes y servicios de alta calidad.
- El objetivo: la sobrevivencia empresarial en un mercado globalizado.
- Permiten el control de la calidad de los productos o servicios, así como la gestión ambiental.
- Se conocen las normas de la serie ISO: un conjunto de normas establecidas por la Internacional
Standard Organization (Organización Internacional de las Normas).
- Está constituida por la ISO 9000/1/2/3/4, ISO 10.000/14.000.
La serie de normas ISO 9000 tiene como objetivo la optimización del uso de los recursos de la
empresa, reducir los costos operativos, ofrecer productos de calidad y aumentar la rentabilidad.
LOS CIRCULOS DE CALIDAD. LOS CIRCULOS DE CALIDAD:
- Es un grupo de personas que se reúnen voluntariamente y en forma periódica, para detectar,
analizar y buscar soluciones a los problemas que se suscitan en su área de trabajo.
- Integrado por reducido número de empleados de la misma área de trabajo y su supervisor.
- Se reúnen para estudiar técnicas de mejoramiento de control de calidad y productividad.
Objetivos de los Círculos de Calidad
- Propiciar un ambiente de colaboración - Fortalecer el liderazgo de los niveles directivos y
de supervisión. - Mejorar las relaciones humanas y el clima laboral.
- Propiciar una mejor comunicación entre los trabajadores y los directivos o gerentes.
¿Qué quiere decir 5 S´s?
Conjunto de palabras japonesas que cada una de ellas empieza con la letra “S”
- Seiri. Clasificar - Seiton. Orden - Seiso. Limpieza
- Seiketsu. Estandarización - Shitsuke. Disciplina
FILOSOFÍA JIT. El sistema Justo a Tiempo (del inglés Just in Time).
- Una filosofía que considera la reducción o eliminación de todo lo que implique desperdicio en
las actividades en un negocio. En un sistema JIT se considera al desecho, reproceso y
almacenamiento en inventario como desperdicio porque no contribuye con valor al producto.
- La filosofía del JIT impulsa a buscar una calidad perfecta. La calidad perfecta es responsabilidad
del trabajador, que buscará siempre producir partes de calidad.
LOS 7 DESPERDICIOS
- Sobreproducción - Tiempo de espera - Transportación - Procesamiento
- Inventario - Movimientos - Defectos
Unidad III
CONCEPTO DEL DIAGNOSTICO EMPRESARIAL
Es el resultado de un proceso de investigación relacionado con la Organización y funcionamiento
de las Empresas, que permite determinar y evaluar las relaciones causas-efectos, de los problemas
detectados (análisis de problemas), y dar solución integral a los mismos (análisis de objetivos).
Objetivos
Proporcionar informaciones fidedignas sobre las oportunidades y amenazas, del ambiente
externo; así como las fortalezas y debilidades de la empresa (ambiente interno); de modo a
facilitar y racionalizar la aplicación de medidas correctivas, solucionar los problemas o
proporcionar los datos e informaciones necesarios para la toma de decisiones.
TIPOS DE DIAGNOSTICO EMPRESARIAL
- Global o integral: cuando el análisis abarca a todos los sectores en forma sistémica
- Sectorial o específico: cuando el análisis abarca a un solo sector de la empresa.
ETAPAS DEL PROCESO DE DIAGNOSTICO Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
1. IDENTIFICAR EL PROBLEMA 2. IDENTIFICAR LA CAUSA DEL PROBLEMA 3. DETERMINAR
RELACIONES CAUSA – EFECTO 4. DISEÑAR ARBOL DE PROBLEMAS 5. DESCRIBIR DIAGRAMA
CAUSA – EFECTOS 6. DETERMINAR “FODA” 7. DISEÑAR “ARBOL DE OBJETIVOS”
¿CÓMO SE ELABORA EL ARBOL DEL PROBLEMA?
- Identificar los problemas principales de la situación que se está analizando.
- Colocar los problemas de acuerdo con las relaciones causa-efecto.
- Tratar de enfocar el análisis a través de la selección de un problema central.
- Elaborar esquema que muestre las relaciones causa-efecto en forma de un árbol de
problemas.
ANALISIS FODA
CONCEPTO: es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de la
empresa u Organización, permitiendo de esa manera obtener un diagnóstico preciso que permita
en función de ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.
FORTALEZAS: Representan los principales puntos a favor con los que cuenta la Institución en
cuatro categorías: Potencial Humano, Capacidad de proceso, productos y servicios y Recursos
Financieros.
DEBILIDADES: Representan las principales limitaciones y carencias que presenta la Empresa y que
pueden impedir el aprovechamiento de las Oportunidades que ofrece el ambiente externo.
AMENAZAS Y OPORTUNIDADES
Las amenazas y oportunidades tienen lugar en el mundo externo de la Institución, que no es
controlable, pero si influible, práctica ésta que debe considerarse en los planes.