Tarea Auditoria Operativa

¿Cómo puede el Servicio Postal Mexicano alinear sus acciones con una
estrategia de servicio acorde con las necesidades de sus usuarios?

En virtud de ello, se obtuvo la autorización para auditar el área de recursos
materia-les de la oficina central del estado de Jalisco, con sede en
Guadalajara, a fin de evaluar su desempeño y precisar las medidas
necesarias para adecuar su estructura orgánica y funciones, así como de
optimizar los recursos asignados para incrementar los índices de eficacia,
eficiencia, calidad y productividad.
Con el manejo de los recursos de los que dispone y el creciente volumen de
actividades que desarrolla demanda establecer un marco de austeridad y
racionalización, tanto a nivel estructural como de sistemas administrativos.
¿Es posible que un enfoque de procesos permita mejorar el desempeño
del servicio?
Si, ya esté nos Servir de instrumento que norme y estandarice el trabajo de
auditoría que ejecuta el personal asignado a los Órganos Internos de
Control o de Control Interno en las Dependencias, Órganos
Desconcentrados, Procuraduría General de la República o Entidades, según
corresponda, respecto del desarrollo de una revisión, desde la planeación de
la auditoría hasta la presentación del informe.
¿En qué forma pueden englobarse los procedimientos en procesos?
Las personas están poco motivadas y sienten que sus méritos no son
reconocidos, así también como el control es rígido, aunque el proceso de
su aplicación es correcto. La organización maneja su relación con
proveedores con base en procedimientos y disposiciones oficiales,
Físicamente, el almacén es inadecuado, las adquisiciones no se manejan en
forma programada.
Por la organización ya que está sometida a cambios constantes, pero estos
no han contribuido a lograr una mejora continua, por el liderazgo ya que
este he visto por la organización como un ejercicio de poder inadecuado.
¿Qué modelo de motivación puede emplearse para que el servicio no
decaiga?
La motivación es una prioridad, por lo que es conveniente realizar una
revisión de los programas de incentivos y de evaluación de desempeño, La
definición y establecimiento de controles tiene que ser consecuente con los
ajustes estructurales y los criterios de operación, es necesario disponer de
un catálogo autorizado de proveedores de la Administración Pública
Federal que cuente con todos los elementos para poder garantizar una
correcta participación en licitaciones y, por ende, la calidad de productos y
servicios, El almacén debe ser reubicado y ampliado. Para ello es
necesario llevar a cabo un estudio de factibilidad.
¿Cómo puede interrelacionarse el manejo de insumos con la gestión de
la organización?
Está se relacionan directamente por la razón de que en atención a la
importancia que estos aspectos revisten para la oficina de Recursos
Materiales y Servicios Generales y en función de que de ella dependen las
diversas oficinas de correos distribuidas en todo el estado de Jalisco, se
estima viable la necesidad de realizar una auditoría administrativa.
¿Cómo se puede crear una cultura del cambio?
En este caso la empresa debe realmente crear ese sentido de urgencia que
les permita a los trabajadores querer desear ese cambio. Este paso es el que
más tiempo requiere ya que se debe convencer a toda la organización
acerca de la necesidad mediante estadísticas, cifras, testimonios e
investigaciones del mercado actual.
Lo importante de este paso es que a los miembros de la organización les
quede plasmado la gravedad del asunto y la necesidad de inmediata de
realizar el cambio. El verdadero reto es llegar a convencer a los altos
directores y gerentes, ya que estos tienen el completo mando para invertir
tanto tiempo como dinero en los cambios que se quieran realizar.
¿Qué tipo de controles se requieren para garantizar la calidad del
servicio?
• Control del material que se encuentra resguardado en el almacén.
• Surtido de material hacia las oficinas adscritas a la gerencia.
• Control de inventarios de activo fijo
• Licitaciones públicas, adjudicación por invitación y adjudicación
directa.
• Contratos de arrendamiento y Contratos de rutas postales.

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