Manual Excel 2

CONTENIDO
Contenido....................................................................................................................... i
Presentación ................................................................................................................ iii
Objetivo general............................................................................................................ v
1. Administración de datos ...................................................................................... 1
1.1. Definición de lista de datos ........................................................................................ 1
1.2. Filtro ......................................................................................................................... 2
1.3. Filtro Avanzado .......................................................................................................... 4
1.4. Subtotales y Esquemas............................................................................................... 6
2. Tablas dinámicas................................................................................................. 9
2.1. Insertar tabla dinámica ............................................................................................ 10
2.2. Diseño de tabla dinámica ......................................................................................... 11
2.3. Modificar Tabla dinámica ......................................................................................... 12
2.4. Gráficos dinámicos ................................................................................................... 14
3. Manejo de datos con funciones ......................................................................... 17
3.1. Funciones de bases de datos .................................................................................... 17
3.2. Extracción y Búsqueda de datos ............................................................................... 20
4. Herramientas de datos ...................................................................................... 23
4.1. Validación de datos.................................................................................................. 23
4.2. Texto en columnas ................................................................................................... 25
4.3. Quitar duplicados .................................................................................................... 27
4.4. Consolidación de datos ............................................................................................ 28
5. Macros .............................................................................................................. 29
5.1. Crear una macro ...................................................................................................... 29
5.2. Ejecutar una macro .................................................................................................. 30
5.3. Administrar macros ................................................................................................. 31
6. Datos externos .................................................................................................. 33
6.1. Importar datos......................................................................................................... 33
6.2. Modificar conexiones de datos ................................................................................. 34
6.3. Actualizar datos ....................................................................................................... 35
7. Protección ......................................................................................................... 37
7.1. Protección de hoja ................................................................................................... 37
i
7.2. Proteger libro .......................................................................................................... 38
7.3. Proteger y compartir ................................................................................................ 39
7.4. Control de cambios .................................................................................................. 41
7.5. Cifrar con contraseña ............................................................................................... 42
Anexo ......................................................................................................................... 45
Bibliografía ................................................................................................................. 47
ii
PRESENTACIÓN
El presente manual fue elaborado con la finalidad de conocer y utilizar las

herramientas intermedias y avanzadas de Microsoft Excel.
Se aborda el tema administración de listas de datos con filtros y subtotales y la

creación y manipulación de tablas dinámicas, para crear resúmenes de la
información contenida en las hojas de cálculo o en otras aplicaciones que
manejan bases de datos.
Se trabajará con funciones de bases de datos para la obtención de resultados en

las listas y conocerá las herramientas de datos, integradas en el programa para
analizar y estructurar de manera óptima la información.
También se abordará el tema de Macros, para que el participante automatice la

creación de tareas repetitivas y de esta manera se facilite la ejecución de
diferentes procedimientos y por último, aprenderá a proteger y compartir un
libro de trabajo.
El uso de estas herramientas avanzadas permitirá al participante mejorar su

trabajo y utilizar Excel de manera más profesional.
iii
iv
OBJETIVO GENERAL
Al finalizar el curso, el participante manejará las

herramientas intermedias y avanzadas de Microsoft Excel
2010, para el manejo y análisis de listas de datos, además
aprenderá a proteger su libro de trabajo y automatizar
tareas.
v
vi
1. ADMINISTRACIÓN DE DATOS
Objetivo específico:
Al finalizar el capítulo, el participante conocerá los conceptos
relacionados con listas de datos y creará resúmenes de la
información con filtros y subtotales.
1.1. Definición de lista de datos

Una lista de datos en Excel se define como “Un rango de celdas estructurado y
organizado en campos y registros”.
En la primera fila de este rango se encuentran los nombres de los campos y en las filas
siguientes se encuentran los registros insertados:
Campos
Registros
Las listas de datos contienen información que puede ser analizada y administrada
mediante diferentes herramientas de Excel. Entre las operaciones más comunes que se
realizan con una lista, se encuentran:
 Ordenamiento.
 Búsqueda de información.
 Filtros de información estableciendo condiciones.
 Crear resúmenes de datos.
Para que Excel reconozca un rango de datos como una lista y la manipulación sea más
fácil y rápida, procure atender las siguientes recomendaciones:
 Resaltar los encabezados (campos) con un formato diferente a los datos
contenidos en las filas (registros).
 No mezclar datos con diferentes formatos (numéricos con datos de fecha o texto)
en una misma columna.
 Evitar que haya filas y columnas en blanco que rompan el rango de su lista de
datos.
 Dejar, por lo menos, una columna o fila en blanco entre su lista de datos y otra
información que no forme parte de la lista.
 Utilizar una hoja de cálculo para cada lista de datos.
1
1.2. Filtro
Cuando se tiene una lista de datos que es muy extensa, la herramienta Filtros le
permitirá mostrar la información que cumpla con determinadas condiciones y ocultar de
forma temporal las filas que no las cumplan.
Para activar el Filtro, realice lo siguiente:

1. Seleccione toda la lista (incluyendo encabezados) o coloque su cursor
dentro de ésta.
2. Dé clic en la Ficha Datos y dentro del grupo Ordenar y Filtrar, dé clic en
el comando:
Se insertará a la derecha de cada campo una lista desplegable, de modo que pueda
elegir las opciones necesarias para condicionar el elemento que desea.
En la primera parte del autofiltro puede elegir un tipo de

ordenamiento ascendente o descendente para el campo
seleccionado:
Si dentro del campo seleccionado, existieran celdas con

formato manual o condicional, puede utilizar el
comando:
Para ordenar por:
• Color de celda
• Color de fuente
• Icono de celda
En la parte inferior puede activar o desactivar las

casillas de los valores que quiera visualizar y dar clic en
el botón Aceptar.
O si lo desea puede escribir la condición que busca, en

el cuadro:
2
Dependiendo de los valores contenidos en el campo, puede filtrar la información
utilizando criterios de Texto, Números o Fechas y horas. Para cualquiera de las opciones
anteriores aparecerá una lista de condiciones que puede utilizar:
NÚMEROS: Es igual a, No es igual a, Mayor que, Mayor o igual que, Menor que, Menor o
igual que, Entre, Diez mejores, Superior o Inferior al promedio.
TEXTO: Es igual a, No es igual a, Comienza por, Termina con, Contiene, No contiene.
FECHAS Y HORAS: Es igual a, Antes, Después, Entre, Mañana, Hoy, Ayer, Próxima
semana, Esta semana, Semana pasada, Próximo mes, Éste mes, Mes pasado, Próximo
Trimestre, Este trimestre, Trimestre pasado, Próximo año, Este año, Año pasado, Hasta
la fecha.
Para aplicar más condiciones a la lista o ser más específico en los criterios, dé clic en la
parte inferior de la lista de criterios y elija la opción Filtro Personalizado:
En el cuadro de diálogo que aparece:

1. Elija el criterio
2. En el lado derecho escriba el valor o selecciónelo de la
lista
Si desea utilizar más de una condición en el campo,
utilice las opciones:
Y: Se deben cumplir las dos condiciones de forma
simultánea dentro de la misma celda.
O: Se debe cumplir cualquiera de las condiciones.
Por ejemplo:
Si desea mostrar en el mismo filtro los apellidos que comienzan con la letra A y a la vez
terminan con la letra O, elija la opción Y:
Si desea mostrar en el mismo filtro los apellidos que comienzan con la letra A o que
terminen con la letra O, elija la opción O:
3
Cuando se ha aplicado algún filtro aparecerá el botón , indicando que la columna
tiene aplicado un filtro y en la barra de estado se mostrará el número de registros que
coinciden con las condiciones establecidas anteriormente:
Para borrar un filtro de un campo, dé clic en el botón de Filtro y seleccione la

opción Borrar filtro de <Nombre del campo>.
Para borrar el filtro de todos los campos de una sola vez, dé clic en el comando:
Para actualizar el filtro aplicado para datos nuevos o modificados, dé clic en el icono:
Si desea desactivar el filtro, dé clic en el comando:
1.3. Filtro Avanzado
Este comando permite filtrar datos que cumplan con condiciones, pero a diferencia del
Filtro sencillo, existe la posibilidad de copiar la información que cumpla con las
condiciones y pegarla en cualquier parte de la hoja de cálculo activa.
Para trabajar con Filtro Avanzado, realice lo siguiente:
1. Copie y pegue los encabezados de su lista en otra parte de la hoja de cálculo que
esté disponible:
2. Escriba en la fila(s) siguiente(s) las condiciones que necesita:
4
3. Seleccione el rango de la lista o coloque su cursor en cualquier parte dentro de
ésta
4. Dentro de la Ficha Datos, dé clic en el comando del grupo Ordenar

y filtrar
5. Active la opción Copiar a otro lugar

6. Verifique que el Rango de la lista
sea el correcto, en caso contrario escriba o
seleccione el rango
7. En el campo Rango de criterios
seleccione el rango de celdas donde están
los encabezados que se pegaron
anteriormente, tomando en cuenta una fila
adicional hacia abajo
8. En el campo Copiar a, escriba la
celda a partir de donde se pegarán los
resultados
9. Dé clic en el botón Aceptar
Según el ejemplo anterior, los resultados del Filtro avanzado serán los registros de la
delegación Benito Juárez con saldo al corte anterior menor que 10,000.
Puede establecer más de una condición para cada campo en las filas siguientes:
Puede establecer una condición para varios campos:
Si filtró la lista sin moverla a otro lugar y desea quitar el filtro para ver nuevamente
todos los registros, dé clic en el comando que se encuentra dentro del

grupo Ordenar y filtrar, de la Ficha Datos.
5
1.4. Subtotales y Esquemas
Los subtotales son una herramienta de Excel que resumen de manera rápida y sencilla
los datos de una lista, resulta ser de gran utilidad para realizar cálculos parciales y
totales de listas de datos.
Cuando se crea un subtotal, Excel inserta una fila al final de cada grupo y agrega la
función seleccionada, de tal manera que no sea necesario crear fórmulas manualmente
para cada grupo.
Para crear un subtotal, realice lo siguiente:

1. Ordene la lista por el campo que desea agrupar
2. Seleccione el rango de la lista o coloque el cursor dentro de ésta
3. Dé clic en la Ficha Datos y dentro del grupo Esquema, seleccione el comando:

4. En la opción Para cada cambio en, elija el campo
por el cual desea agrupar (crear el subtotal)
5. En la opción Usar función, elija la función que

desea utilizar (Suma, Promedio, Max, Min, Cuenta)
6. En la opción Agregar subtotal a, active el(los)

campo(s) sobre el cual se aplicará la Función
Si lo cree necesario, active la opción Salto de página entre

grupos, para que inserte de forma automática un salto de
página para cada grupo.
En el ejemplo se obtendrá un Subtotal que Sume el campo Monto del crédito, para cada
Delegación:
Observe que al crear los

subtotales aparecerá a la
izquierda de cada grupo un
signo de más [+] que le
permitirá mostrar el detalle del
grupo y un signo de menos [-]
que le permitirá ocultar el
detalle del grupo.
6
Además en la parte superior izquierda se creará un Esquema, que muestra y oculta los
datos, según el tipo de detalle que elija:
El número 1, muestra únicamente el Total General.

El número 2, muestra los Totales de grupo.
El número 3, muestra toda la información.
Para QUITAR los subtotales:

1. Coloque su cursor dentro del área del subtotal
2. Dé clic en la Ficha Datos y elija el comando Subtotal
3. Dentro del cuadro de diálogo, dé clic en el botón:
ESQUEMAS
Cuando se crea un Subtotal, se insertan Esquemas automáticos que permiten contraer o
expandir la información, sin embargo, se pueden crear de forma manual Esquemas de
datos. Existen dos maneras de esquematizar la información:
 Esquema automático: Excel busca fórmulas dentro del rango de datos y coloca
de forma automática filas y/o columnas de resumen.
Para aplicar un esquema automático:

1. Sitúe el cursor dentro de la lista de datos
2. Seleccione la Ficha Datos, dentro del grupo Esquema, dé clic en la flecha que
está en la parte de abajo del comando:
3. Seleccione la opción Autoesquema
Excel buscará dentro del rango de datos fórmulas que hacen referencia a celdas y creará
un esquema automático.
 Esquema manual: Si los datos no contienen fórmulas que se puedan usar como
referencia para trazar un esquema, entonces se puede crear de forma manual.
7
Para esquematizar de forma manual los datos:
1. Seleccione la(s) columna(s) o fila(s) que desea agrupar
2. Seleccione la Ficha Datos, dentro del grupo Esquema, dé clic en la flecha que
está en la parte de abajo del comando:
3. Seleccione la opción Agrupar
Para quitar esquemas, de forma manual:

1. Seleccione las columnas o filas agrupadas
2. Dé clic en la Ficha Datos, dentro del grupo Esquema, dé clic en el comando:
3. Elija la opción Desagrupar
Para borrar todos los esquemas de un rango de datos:

1. Coloque su cursor dentro del rango de celdas
2. Dé clic en la Ficha Datos, dentro del grupo Esquema, dé clic en el comando:
3. Elija la opción Borrar esquema
8
2. TABLAS DINÁMICAS
Al finalizar el capítulo, el participante aprenderá a crear resúmenes de
datos mediante tablas y gráficos dinámicos.
Una tabla dinámica es una herramienta interactiva que permite organizar de manera
sencilla y rápida grandes cantidades de información, ya que resume, analiza, agrupa y
filtra los datos, dando como resultado una tabla resumen.
Se llaman tablas dinámicas precisamente porque el usuario puede cambiar la estructura
reordenando y/o cambiando de posición los encabezados de fila y columna.
Un informe de tabla dinámica puede ser de gran utilidad para consultar grandes
cantidades de información de maneras diferentes y calcular subtotales resumiendo datos
por categorías y subcategorías.
Esta herramienta permite también crear informes de gráficos dinámicos, representando
gráficamente los datos de una tabla dinámica.
Vamos a trabajar con el siguiente ejemplo:

Se tiene una lista de datos que contiene información sobre los préstamos que ha
realizado una empresa a varias personas. Los campos son los siguientes:
Con la tabla dinámica se podrían obtener varios resúmenes de datos, por ejemplo:
 El número de préstamos que se realizaron en cada delegación.
 El monto total prestado por fecha y delegación.
 La suma total de los préstamos de cada delegación.
 El monto total prestado de cada día, etc.
9
2.1. Insertar tabla dinámica
Para crear una tabla dinámica, realice los siguientes pasos:
1. Coloque el cursor dentro de la lista de datos o seleccione la lista completa

2. Dé clic en la Ficha Insertar y dentro del grupo Tablas, dé clic encima del
comando:
Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica:

1. En el cuadro Tabla o rango, escriba el rango
de la lista o verifique que sea el correcto
2. Elija la ubicación de la tabla dinámica:

 Nueva hoja de cálculo: Para que la tabla se
coloque en una hoja totalmente nueva.
O
 Hoja de cálculo existente: Para que la tabla se
coloque a partir de la celda que se le indique en
una hoja de cálculo existente.
Se mostrará a la izquierda un informe de

tabla dinámica vacío.
Y a la derecha una lista con los campos
de tabla dinámica.
En la parte inferior de la lista de campos, se encuentran las áreas que trabaja la tabla
dinámica:
En esta parte es donde se trabaja con la estructura de la
tabla.
Para crear el resumen de sus datos, tendrá que arrastrar
uno o más campos al área necesaria, según el tipo de
resumen que quiera obtener.
10
A continuación se explica la funcionalidad de cada área:
Filtro De Informe: Arrastre el(los) campo(s) para filtrar todo el informe en función
del registro que selecciona.
Etiquetas de fila: Arrastre a esta área los campos que quiera agrupar a la izquierda
de la tabla en filas.
Etiquetas de columna: Arrastre a esta área los campos que quiera agrupar en la
parte superior de la tabla en columnas.
Valores: Es el área que contiene los datos resumidos de los campos fila y columna.
Como valor predeterminado, los datos de texto se resumen en una tabla dinámica
mediante la función Contar y los datos numéricos mediante la función Suma.
6. Para agrupar los valores en la tabla dinámica, arrastre el campo al área que
necesite.
Siguiendo el ejemplo anterior, si desea sumar el Monto del préstamo que se otorgó a
cada delegación en cada día, realice lo siguiente:
1. Arrastre el campo Monto del préstamo a VALORES
2. Arrastre el campo Delegación a ETIQUETAS DE FILA
3. Arrastre el campo Fecha del préstamo a ETIQUETAS DE COLUMNA
El resultado de su tabla dinámica será el siguiente:
2.2. Diseño de tabla dinámica

Una vez creada la tabla dinámica, al final de la cinta de opciones aparecerán dos Fichas
para manipular y personalizar su tabla dinámica.
11
Cuando la celda activa está dentro de la tabla dinámica TODAS las herramientas (Fichas,
Lista de campos, Áreas) estarán disponibles, de lo contrario si la celda activa esta fuera
del rango de su tabla dinámica, no podrá trabajar con ninguna de estas herramientas.
En la Ficha , puede trabajar con las siguientes opciones:
Puede elegir un estilo de tabla dinámica

con distintos colores, bordes y rellenos.
Cuando se agrega más de un campo al área de fila, puede ocultar los

subtotales o mostrarlos en la parte superior e inferior.
Permite activar o desactivar los Totales generales para filas y columnas.
Permite cambiar el diseño del informe en forma compacta, tabular y de

esquema.
Permite agregar o quitar una línea en blanco entre cada elemento agrupado,
cuando existe más de un campo en el área de Filas.
Muestra un formato especial para los encabezados de fila y

columna.
Muestra las columnas y filas impares con un formato diferente

a las columnas y filas pares.
2.3. Modificar Tabla dinámica

En la tabla dinámica, las áreas de Etiquetas de fila y columna, presentan un filtro que
permite seleccionar la condición que necesita. Por ejemplo para ver los datos
únicamente de las delegaciones Benito Juárez, Tlalpan y Xochimilco:
Las opciones son las mismas que trabaja la herramienta filtro y que
han sido revisadas anteriormente en el tema Filtros.
12
Cuando se arrastra un campo que contiene valores numéricos al área de Valores, la
función predeterminada es SUMA.
Cuando se arrastra un campo que contiene valores de texto o fechas, la función
predeterminada es CUENTA.
Si desea cambiar las funciones que se aplican de forma predeterminada en el área de

Valores, realice lo siguiente:
1. Dé clic en la Ficha Opciones
2. Dentro del grupo Campo activo, dé clic en el comando:
En el cuadro de diálogo que aparece
3. Escriba un nombre para esa área

4. Elija el tipo de función que necesita
5. Dé clic en el botón Formato de número
6. Elija el formato para los valores del
campo
DATOS:
Si se realizaron cambios en los datos de origen (lista de datos), dé clic en el
comando, que se encuentra dentro de la Ficha Opciones.
Si desea cambiar el rango de los datos origen, dé clic en el comando Cambiar

origen de datos y en el cuadro de diálogo que aparece, seleccione el nuevo
rango de la lista.
Eliminar un campo
Para eliminar un campo de una tabla dinámica lo que debe hacer es arrastrar el botón
de ese campo fuera del rango de la tabla.
Eliminar una tabla dinámica

Para eliminar una tabla dinámica, seleccione la tabla en su totalidad y presione la tecla
Supr.
Para borrar todo el diseño de la tabla dinámica, es decir quitar los campos, el formato y
los filtros, dé clic en la Ficha Opciones y dentro del grupo Acciones, seleccione el
comando:
13
Para mostrar u ocultar, algunos elementos de la tabla, dé clic en la Ficha Opciones y
dentro del grupo Mostrar, active o desactive las opciones que crea pertinentes:
Muestra/Oculta el panel que aparece a la derecha con la lista de

campos y las áreas de la tabla.
Muestra/Oculta los botones para contraer o expandir los campos

agrupados.
Muestra/Oculta los encabezados de campo para las filas y

columnas.
Si desea filtrar datos de manera interactiva para agilizar la aplicación de Filtros, Dé clic
en la Ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar, dé clic en el comando:
Se mostrará un cuadro de diálogo para que seleccione el campo por el que desea crear la
segmentación y a continuación un cuadro flotante con los valores del campo
seleccionado:
Dé clic encima del valor por el cual desea filtrar y observe que la tabla
dinámica cambiará su estructura, esto debido a la conexión que existe.
Para borrar los filtros aplicados, dé clic en el icono que se encuentra en

la parte superior derecha.
2.4. Gráficos dinámicos
Además de crear una tabla dinámica, se pueden generar gráficas a partir de los datos de
la tabla si da clic en la Ficha Opciones y dentro del grupo Herramientas, da clic encima
del comando:
En el cuadro de diálogo que aparece,

seleccione el Tipo y Subtipo de gráfico y dé
clic en el botón Aceptar.
14
Se insertará un gráfico similar al siguiente:
Además de los elementos habituales de

un gráfico de Excel (series de datos, eje
de categorías, área de trazado, etc.),
los gráficos dinámicos agregan las
mismas áreas que la tabla dinámica,
solo que en vez de llamarse Etiquetas
de columna y fila, adoptan el nombre
de Campos de ejes y Campos de
leyenda.
Un informe de gráfico dinámico siempre tiene un informe de tabla dinámica asociado. Si

cambia la posición de un campo en el gráfico, también cambiará el campo
correspondiente en la tabla dinámica.
Una vez creado el gráfico, aparecerán al final de la Cinta de opciones, las Herramientas
del gráfico dinámico con cuatro fichas disponibles para manipular y personalizar el
gráfico:
La Ficha Diseño, Presentación y Formato maneja los mismos comandos que se utilizan
para modificar un gráfico común.
La Ficha Analizar, contiene los comandos para manipular las acciones del gráfico
dinámico y que son muy similares a los vistos anteriormente:
Permite contraer o expandir los elementos del

campo activo.
Facilita el filtrado de campos mediante la segmentación de datos.
Actualiza la información proveniente del origen de datos.
Permite borrar el diseño de la tabla, y por consiguiente, del gráfico; quitando

todos los campos en las áreas.
Muestra/Oculta la lista de campos y áreas del gráfico.
Muestra/Oculta los botones para contraer o expandir los campos agrupados.
15
Si desea cambiar el tipo de gráfico:
 Dé clic en la Ficha Diseño y elija el comando:
 Si desea mover el gráfico a una hoja nueva, dé clic en la Ficha Diseño y elija el
comando:
 Si desea insertar un Título al gráfico, dé clic en la Ficha Presentación y elija el

comando:
Para eliminar un gráfico que se encuentra como objeto dentro de la hoja de cálculo,
simplemente seleccione el gráfico y presione la tecla Supr.
16
3. MANEJO DE DATOS CON FUNCIONES
Al finalizar el capítulo, el participante aprenderá las
funciones que se pueden emplear para analizar y recuperar
información en listas de datos.
3.1. Funciones de bases de datos

Microsoft Excel incluye funciones de bases de datos que analizan la información
almacenada en listas, conforme a condiciones que establece el usuario.
Para que pueda trabajar con las condiciones, necesita un rango de celdas, que se
denomina Rango de criterios, y que al igual que en el Filtro avanzado, son los nombres
de los campos y la(s) fila(s) siguiente(s):
La sintaxis de una función de base de datos es la siguiente:

=BDFUNCION(BASE_DE_DATOS,NOMBRE_DE_CAMPO,CRITERIOS)
Donde:
=BDFUNCION: Es el nombre de la función de base de datos acompañada de las siglas BD
(base de datos).
BASE_DE_DATOS: Es el rango de celdas que compone la lista de datos. Éste rango debe
incluirse desde la primera celda donde comienza la lista, hasta la última celda que
contenga información.
NOMBRE_DE_CAMPO: Es el nombre del campo sobre el cual se aplicará la función, que

se puede escribir entre comillas ("MONTO DEL PRÉSTAMO”) o escribir el número de
columna que represente su posición en la lista:
1 2 3 8
CRITERIOS: Es el rango de celdas en donde se colocan las condiciones, se conforma por

los encabezados (campos) y por lo menos una fila debajo.
17
A continuación se explican las funciones de base de datos:
 BDCONTARA: Cuenta las celdas ocupadas con cualquier tipo de dato dentro de una
columna de una lista de datos y que coinciden con las condiciones colocadas en el
rango de criterios.
 BDMAX: Muestra el valor máximo de una columna de una lista de datos que coincida
con las condiciones especificadas.
 BDMIN: Muestra el valor mínimo de una columna de una lista de datos que coincida
con las condiciones especificadas.
 BDSUMA: Suma los valores de una columna de una lista de datos que coincida con
las condiciones especificadas.
 BDPROMEDIO: Muestra el promedio de los valores de una columna de una lista de

datos que coinciden con las condiciones especificadas.
Por ejemplo se tiene la siguiente lista de datos:

1. El rango de la lista es de A1:H20:
2. El campo sobre el cual se quiere obtener los resultados, es “MONTO DEL PRESTAMO”
3. El rango de criterios se colocó a la derecha de la lista y es de K1:R2
Una vez que identificó todos los elementos que necesita para construir la función, dé
clic en la celda donde desea colocarla y escríbala:
=BDSUMA(A1:H20,”MONTO DEL PRESTAMO”,K1:R2)
18
Una vez escritas las funciones que considere necesarias, escriba las condiciones que
desea dentro del rango de criterios:
Observe que cuando cambia las condiciones dentro del rango de criterios, los resultados
de las funciones cambian y en el momento de aplicar la función, toman en cuenta
aquellos registros que cumplan con las condiciones especificadas.
 BDEXTRAER: Extrae de la lista de datos un único registro que coincida con las
condiciones especificadas.
La sintaxis de la función, el rango de la lista y el rango de criterios es el mismo que se

trabajó anteriormente.
Por ejemplo se desea extraer la delegación que corresponde con un número de folio
especificado:
=BDEXTRAER(A1:H20,”DELEGACION”,K1:R2)
Si desea, puede crear una función para extraer cada valor que necesite:
Ahora escriba en el Rango de criterios, el número de Folio que necesita:
Si ningún registro coincide con las condiciones, Bdextraer devuelve el valor de error
#¡VALOR!
Si más de un registro coincide con las condiciones, Bdextraer devuelve el valor de error
#¡NUM!
19
3.2. Extracción y Búsqueda de datos
 IMPORTARDATOSDINAMICOS: Extrae los datos resumidos y almacenados en una

tabla dinámica.
Sintaxis:
=IMPORTARDATOSDINAMICOS(CAMPO_DATOS,TABLA_DINÁMICA,CAMPO1, ELEMENTO1)
Donde:
CAMPO_DATOS: Nombre del campo que contiene los datos que se desean extraer.
TABLA_DINÁMICA: Referencia de cualquier celda que forme parte de la tabla dinámica.
CAMPO1, ELEMENTO1: Es el nombre del campo y nombre del elemento que desea
extraer y se escriben en parejas.
Por ejemplo si tiene la siguiente tabla dinámica:
Desea extraer El total general de la delegación Benito Juárez:
=IMPORTARDATOSDINAMICOS("MONTO DEL PRESTAMO",A3,"DELEGACION","BENITO JUÁREZ")

Su resultado sería:
=IMPORTARDATOSDINAMICOS(“MONTO DEL PRESTAMO”,A3,”DELEGACIÓN”,”BENITO

JUÁREZ”,”FECHA DE PRÉSTAMO”, “12/01/2010”)
Su resultado sería:
Cuando desea encontrar o extraer información, en base a un criterio de búsqueda,

puede utilizar cualquiera de las siguientes funciones:
20
 CONSULTAV: Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una lista
de datos y devuelve el valor correspondiente a la fila de la columna especificada.
La sintaxis de una función de búsqueda es la siguiente:

=CONSULTAV(VALOR_BUSCADO,MATRIZ_BUSCAR_EN,INDICADOR_COLUMNAS)
Donde:
VALOR_BUSCADO: Es la celda referencia donde se coloca el valor que está buscando en
la primera columna de la lista de datos.
MATRIZ_BUSCAR_EN: Es el rango de la lista de datos donde se encuentra el valor que

busca.
INDICADOR_COLUMNAS: Es el número de columna desde la cual debe devolverse el valor

coincidente.
Por ejemplo se tiene la siguiente lista de datos:
En otra parte de la hoja se quiere obtener la información correspondiente al número de

folio que el usuario proporcione:
Para buscar los siguientes valores, las funciones serían:
DELEGACIÓN =CONSULTAV(K3,A1:H26,2)
MONTO DEL PRÉSTAMO: =CONSULTAV(K3,A1:H26,3)
APELLIDOS: =CONSULTAV(K3,A1:H26,4)
NOMBRE: =CONSULTAV(K3,A1:H26,5)
21
Así cuando se introduzca el número de folio en la celda K3 (valor buscado), entonces
Excel buscará dentro de la lista de datos el número de folio que corresponda y devolverá
la Delegación, el monto del préstamo, los apellidos y el nombre.
 CONSULTAH: Busca un valor en la primera fila de una lista de datos y devuelve el

valor correspondiente a la columna de la fila especificada.
Trabaja de la misma manera que la función anterior, salvo que la búsqueda se realiza
por filas.
22
4. HERRAMIENTAS DE DATOS
Al finalizar el capítulo, el participante aprenderá a utilizar las
herramientas de datos que contiene Excel para validar información,
dividir texto en columnas, quitar datos duplicados y consolidar.
4.1. Validación de datos

La validación de datos es una herramienta que comprueba que los valores que se
introducen en una celda o rango de celdas, cumplan con las condiciones que se
establecen. Cuando el usuario introduce un valor que no cumple con estas condiciones,
Excel muestra un mensaje de error, indicando que el dato introducido es incorrecto.
Los criterios de validación que puede utilizar son:

 Número Entero: El valor de la celda debe ser un número entero sin decimales.
 Decimal: El valor de la celda debe ser un número entero o un número con
decimales.
 Lista: Admite valores de una lista que el usuario personaliza. Se puede mostrar
una flecha de lista desplegable para que el usuario dé clic y pueda elegir una
opción.
 Fecha: El valor de la celda debe ser una Fecha.
 Hora: El valor de la celda debe ser una Hora.
 Longitud de texto: Limita el número de caracteres que se introducen en la
celda.
Para realizar una validación de datos:

1. Seleccione la(s) celda(s) que quiere comprobar
2. Dé clic en la Ficha Datos
3. Dentro del grupo Herramienta de datos, dé clic en el comando:
En el cuadro de diálogo Validación de datos:
4. Seleccione el criterio de validación que

se ajuste a sus necesidades en la lista
4
desplegable Permitir
5 5. En la lista desplegable Datos, seleccione

el tipo de condición que desea que cumplan
los datos a validar. (Entre, Mayor, Igual,
6 Menor, etc.)
6. Escriba el valor o los valores de la

condición
23
7. Seleccione la ficha Mensaje de entrada
8. Active la casilla Mostrar mensaje al

seleccionar la celda para que se muestre un
mensaje que contenga las instrucciones
sobre el tipo de datos que se deben
9 introducir en la celda
9. En la propiedad Titulo, escriba un título

10 correspondiente al mensaje de entrada
10. En la propiedad Mensaje de entrada,

escriba el texto del mensaje que desea
mostrar
11. Seleccione la ficha Mensaje de error
12. Active la casilla Mostrar mensaje de

error si se introducen datos no válidos,
para que muestre en un cuadro de diálogo un
15 13 mensaje de error personalizado cuando se
introduzcan datos incorrectos
13. Escriba un Título para el mensaje de

error
14
14. Escriba el Mensaje de error que
aparecerá en caso de introducir datos
incorrectos
15. En la lista desplegable Estilo, elija cualquiera de las siguientes opciones:
Detener: No permite la entrada de datos no válidos.
Advertencia: Permite la entrada de datos no válidos, preguntando al usuario si

desea que se acepten.
Información: Permite la entrada de datos no validos e informa al usuario que se han

aceptado.
16. Una vez que se eligieron las opciones necesarias, dé clic en el botón Aceptar.
Cuando el usuario seleccione alguna celda que contenga validación, podrá observar el
Mensaje entrante:
24
Si el usuario escribe datos válidos, los datos quedan introducidos en la celda y no sucede
nada.
Si el usuario introduce datos no válidos, aparecerá el mensaje de error que se
personalizó en un cuadro de diálogo flotante y el usuario decidirá la acción a realizar:
Para ELIMINAR toda la configuración de la validación de datos y permitir que se

introduzca cualquier tipo de valor en las celdas:
1. Seleccione la celda o rango de celdas que previamente se validaron
2. Dé clic en el comando Validación de datos que se encuentra dentro de la Ficha
Datos
3. Dé clic en el botón:
Si por algún motivo, existieran celdas con valores incorrectos, puede resaltarlas y así
detectar más fácil y rápido los errores, dando clic en la lista que aparece debajo del
comando:
Y seleccione la opción:
A continuación observará que se mostrarán unos círculos rojos alrededor de las celdas
que no cumplan con las condiciones especificadas y este círculo desaparecerá si corrige
los datos o da clic en la opción:
4.2. Texto en columnas

La herramienta texto en columnas es muy útil cuando quiere separar el contenido de
una sola columna en columnas distintas, por ejemplo, nombre y apellidos, se encuentran
en una sola columna y se necesita tener cada dato en columnas separadas:
25
Para separar los datos, realice lo siguiente:
1. Seleccione la(s) celda(s)s que necesita separar en columnas distintas
2. Dé clic en la Ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos, dé clic
en el comando:
3. En el Primer paso del

Asistente, elija la opción Delimitados
y dé clic en el botón Siguiente
4. En el segundo paso del

Asistente, elija el tipo de
separador contenido en los
datos y dé clic en el botón
Siguiente
5. En el tercer paso del Asistente,

seleccione la columna y aplique el
formato que necesita
6. Dé clic en el botón Finalizar
 Antes de Aceptar esta acción

verifique que las celdas que se
encuentran a la derecha estén vacías,
para que no sean reemplazadas.
26
4.3. Quitar duplicados
La herramienta Quitar duplicados, elimina los valores duplicados de un rango de celdas,
de manera permanente. Para trabajar con esta opción, realice lo siguiente:
1. Seleccione el rango de celdas

3. Dentro del grupo Herramienta de datos, Seleccione el comando:
4. En el cuadro de diálogo, seleccione una o más columnas:
Excel mostrará un mensaje con la cantidad de valores duplicados que fueron eliminados
y con la cantidad de valores únicos que quedan:
27
4.4. Consolidación de datos
Esta herramienta permite combinar los datos de varias hojas de cálculo, en una sola
hoja de cálculo. Por ejemplo, si se tiene una hoja de cálculo de las ventas realizadas
cada mes (Hoja Enero, Hoja Febrero, Hoja Marzo, etc.), puede utilizar una consolidación
para resumir los resultados de estas ventas, en una misma hoja de cálculo (Ventas
trimestrales).
Para realizar la consolidación:

1. Coloque su cursor en la celda dentro de la hoja donde desea que aparezcan
los datos consolidados
3. Dentro del grupo Herramientas de datos, dé clic en el comando:
4. Seleccione la Función de
resumen que desea
5. Dé clic en el cuadro
Referencia, y seleccione el rango de la
primera hoja a consolidar
6. Dé clic en el botón Agregar
Repita este paso para cada Rango que

desea agregar.
Si desea actualizar los datos automáticamente cada vez que cambie la información en
los rangos de origen, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de
origen.
Active las casillas de verificación Usar rótulos en (que indican dónde están localizados
los rótulos en los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas).
Observe que se han consolidado los datos y se

han colocado a partir de la celda seleccionada.
En la parte superior izquierda de la

consolidación, aparecerá un esquema para que
pueda expandir o contraer los datos
provenientes de las otras hojas de cálculo.
En la parte izquierda de cada valor aparecerá

el signo de más para expandir o contraer la
información relacionada a cada concepto.
28
5. MACROS
Al finalizar el capítulo, el participante aprenderá los pasos
necesarios para grabar, ejecutar, administrar y eliminar Macros para
automatizar tareas frecuentes.
5.1. Crear una macro

Una macro es un conjunto de instrucciones que se almacenan en un programa llamado
Visual Basic, para que pueda ser ejecutada cada vez que sea necesario realizar la tarea
grabada. Es de gran utilidad para ejecutar de una sola vez y de forma más rápida
acciones que se realizan constantemente.
Puede grabar macros para abrir archivos, aplicar formatos, configurar páginas o para
realizar cualquier procedimiento. Microsoft Excel ofrece la posibilidad de grabar macros
mediante una grabadora de macros o directamente desde Visual Basic.
Antes de grabar su macro procure planear los procedimientos que guardará la macro, ya
que en el momento de grabarla, se almacena la información de cada paso que ejecuta y
si comete algún error en la grabación, éste quedará grabado dentro del código de la
macro.
Para crear una macro:

1. Dé clic en la Ficha Vista
2. Dentro del grupo Macros, dé clic en la flecha que se encuentra en la parte
inferior del comando:
3. Dé clic encima de la opción

4. En el cuadro Nombre de la macro,
escriba un nombre para su macro
5. En el cuadro de texto Método
abreviado, escriba la combinación de teclas
que desea asignar para que se ejecute la macro
6. Seleccione el libro en el que desea
guardar la macro
7. Escriba alguna característica de la
macro en el cuadro Descripción (Opcional)
8. Dé clic en el botón Aceptar para

comenzar la grabación de la macro
29
9. Realice los procedimientos que quiere que la macro guarde
10. Dé clic en el icono Detener grabación , que aparece en la barra de
estado
 Es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si se

selecciona alguna celda posteriormente, cuando se ejecute la macro, la selección
puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.
5.2. Ejecutar una macro
Puede ejecutar una macro de diversas formas:
 Presione la combinación de teclas asignada a la macro.
 Dé clic en la Ficha Vista y dentro del grupo Macros, dé clic en el comando:
En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione la Macro que desea

ejecutar y presione el botón Ejecutar.
 Puede asignar un botón a la Macro.
1. Dé clic en la Ficha Archivo

2. Seleccione el comando:
3. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, dé clic en la opción Personalizar
cinta de opciones
4. Dé clic en el botón
6 Nueva ficha
7 5. Dé clic en el botón
Cambiar nombre y escriba un
nombre para su nueva ficha
6. En la lista comandos
disponibles en, seleccione la
opción Macros
7. Seleccione la(s) macro(s)
que desea agregar a la Nueva
Ficha y dé clic en el botón
Agregar>>
4 5 8. Dé clic en el botón
Aceptar
Observe que se ha creado una ficha nueva con las macros que ha seleccionado.
30
5.3. Administrar macros
Para administrar las opciones de las macros, realice lo siguiente:
1. Dé clic en la Ficha Vista

2. Dentro del grupo Macros, dé clic en el comando:
3. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione la macro que modificará
4. Seleccione la opción que necesite:
Ejecuta la macro seleccionada.
Abre Microsoft Visual Basic para ver paso a paso los procedimientos grabados.
Abre Microsoft Visual Basic para modificar los procedimientos grabados.

Elimina de forma permanente la macro.
Permite agregar una tecla de método abreviado y una descripción a la macro.
 Es importante resaltar que cuando se trabaja con macros, en el momento de

guardar, deberá elegir Libro de Excel habilitado para Macros.
31
32
6. DATOS EXTERNOS
Al finalizar el capítulo, el participante tendrá los conocimientos
necesarios para importar y modificar datos de otros programas de
bases de datos.
Microsoft Excel permite conectarse con datos externos creados en otras bases de datos,
por ejemplo: Access, SQL Server, XML, archivos de texto, etc. Esta herramienta resulta
muy útil cuando se tiene una gran cantidad de información en otro programa y se tiene
que analizar y actualizar periódicamente.
Cuando se conecta con datos externos, se pueden actualizar los datos importados a la
hoja de Excel desde el origen de datos original cada vez que se actualice con
información nueva.
6.1. Importar datos
Para importar datos de otro programa a Excel, realice lo siguiente:
1. Seleccione la Ficha Datos

2. Dentro del grupo Obtener datos externos
3. Seleccione el origen de datos que necesita, trabajaremos con Access
4. Abra la carpeta donde se

encuentra el origen de datos
5. Seleccione el origen de datos
6. Dé clic en el botón Abrir
33
7. Seleccione la tabla que desea importar y dé clic en el botón Aceptar
En el cuadro de diálogo siguiente:
8. Seleccione la opción Tabla
9. Especifique si desea situar los datos en una

celda de una hoja de cálculo existente o en una nueva
hoja de cálculo
Cuando se obtiene información mediante esta herramienta, Excel crea un rango de datos
externos de forma automática. Los rangos de datos externos, por lo regular, reciben el
mismo nombre que el nombre del archivo:
6.2. Modificar conexiones de datos
La información importada se guarda en una tabla de datos, que puede ser manipulada y
personalizada con los comandos de la Ficha Herramientas de tabla.
Dentro del grupo Herramientas puede utilizar los siguientes comandos:
Inserta una tabla dinámica en blanco con los datos.
34
Abre la herramienta Quitar duplicados.
Convierte la tabla en un rango normal de celdas, manteniendo

los datos de origen, pero quitando el vínculo entre éstos.
Permite agregar una fila de totales al final de la tabla y

resaltar las columnas y filas con un formato diferente.
Agrega un estilo visual a la tabla.
Permite modificar las propiedades de los datos externos:
Quita los vínculos existentes entre la tabla y el origen de datos; con esta
opción la información ya no se mantendrá actualizada.
6.3. Actualizar datos
Cuando se conecta a un origen de datos, puede actualizar la información para

recuperarla y mantenerse al día.
Para actualizar directamente todos los datos, dé clic en el comando:
Para seleccionar las opciones de actualización, dé clic en la flecha que aparece en la

parte inferior del comando:
Elija la opción que más se ajuste a sus necesidades: Actualizar, Actualizar todo,
Actualizar estado o Cancelar actualización.
Si desea personalizar, dé clic en la opción Propiedades de conexión.
35
En la sección Control de actualizaciones, active
cualquiera de las tres siguientes opciones:
 Habilitar actualización en segundo plano.

 Actualizar cada [escriba los minutos].
 Actualizar al abrir el archivo.
Dé clic en el botón Aceptar
36
7. PROTECCIÓN
Al finalizar el capítulo, el participante aprenderá a proteger los datos
de la hoja de cálculo, a compartir libros protegidos y establecer
contraseñas de apertura.
7.1. Protección de hoja

Se puede proteger una hoja de cálculo para evitar que los usuarios realicen cambios en
los datos de la hoja. Con esta opción se evita que se puedan insertar, modificar y/o
eliminar datos de las celdas, aplicar formato, ordenar, etc.
Para proteger la hoja realice lo siguiente:

1. Dé clic en la Ficha Revisar
2. Dentro del grupo Cambios, dé clic en el comando:

3. Escriba la contraseña que se tendrá que dar
cuando quiera desproteger la hoja
4. Active las opciones que desea permitirle al usuario

que realice
6. Escriba nuevamente la contraseña en el siguiente

cuadro de diálogo
A partir de ese momento la hoja quedará protegida y si se desea hacer algún cambio en
su contenido aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
 Si desea proteger el contenido de la hoja y a la vez permitir la modificación de

alguna(s) celda(s), realice lo siguiente:

37
En el cuadro de diálogo:
3. Dé clic en el botón Nuevo
4. Escriba el nombre del rango

5. Seleccione el rango de celdas
6. Escriba una contraseña para el rango
8. Agregue los rangos que desea que sean

modificados por el usuario, siguiendo el
procedimiento anterior.
9. Dé clic en el botón Proteger hoja.
10. Escriba y confirme la contraseña.
11. Dé clic en el botón Aceptar.
Para aquellos rangos a los cuales se les asigno una contraseña, Excel permitirá la entrada
de datos, si el usuario proporciona la contraseña correcta.
Para desproteger la hoja:

3. Escriba la contraseña correcta para desproteger la hoja y Acepte
7.2. Proteger libro

Cuando se protege un libro se evita que se puedan realizar acciones sobre la estructura
de las hojas de cálculo, es decir que se eliminen, inserten, muevan, etc.
Esta herramienta permite además bloquear las ventanas del libro para evitar que se
restauren, maximicen o minimicen las ventanas.
38
Para proteger un libro, realice lo siguiente:

2. Dentro del grupo Cambios, seleccione el comando:
Aparecerá el cuadro de diálogo Proteger libro:
3. Active la casilla de Estructura para que no sea posible borrar, mover, mostrar,
ocultar, cambiar el nombre ni insertar hojas nuevas al libro
4. Active la casilla Ventanas para impedir cambiar de tamaño, mover, ocultar,
mostrar, las ventanas
5. Escriba una contraseña para que solo quien la conozca pueda quitar la protección
del libro
6. Dé clic en el botón Aceptar. Confirme la contraseña y acepte nuevamente
Para desproteger el libro protegido:

2. Dentro del grupo Cambios, dé clic nuevamente en el comando:
3. Escriba la contraseña para desproteger
7.3. Proteger y compartir

La herramienta Compartir, permite que el libro pueda ser modificado por varios usuarios
al mismo tiempo, agregando datos y conservando un registro de los cambios realizados.
Utilice esta herramienta para compartir cuando tenga un recurso de red disponible para
almacenar el libro y al que otros usuarios puedan tener acceso.
Para compartirlo, dé clic en la Ficha Revisar y seleccione el comando Compartir libro

que se encuentra dentro del grupo Cambios. Active la casilla de verificación Permitir.
39
Dé clic en el botón Aceptar.
Dé clic en el botón Aceptar, para guardar el libro.
Observe que en la barra de título de la ventana del

libro aparecerá el nombre del archivo y entre
corchetes la leyenda [Compartido]
Si lo desea además de compartir el libro, puede protegerlo agregando una contraseña

para impedir que otros usuarios desactiven el seguimiento de cambios.
Para proteger y compartir un libro, realice lo siguiente:


3. Active la opción Compartir con control de
cambios
4. Escriba la contraseña
6. Repita nuevamente la contraseña y Acepte
Si desea desactivar el uso compartido del libro, dé clic en la Ficha Revisar, y dentro del
grupo Cambios, seleccione el comando . Escriba la
contraseña correcta y en el cuadro de diálogo que aparece, dé clic en el botón Sí:
40
7.4. Control de cambios
La herramienta Control de cambios es de gran utilidad cuando trabaja y comparte libros
con un grupo de personas, ya que le permite revisar y comparar la información
insertada, modificada y/o eliminada.
Puede usar esta herramienta para registrar todos los cambios en un libro (incluyendo el
nombre de la persona que realiza cada cambio y la fecha en que lo realizó), y de esta
manera usted puede identificar los cambios y decidir si los acepta o rechaza.
Al activar el control de cambios, el libro se convierte automáticamente en un libro

compartido.
Para activar el Control de Cambios realice lo siguiente:


3. Seleccione la opción:
4. Active la casilla Efectuar control de…
5. Especifique Cuándo, Quién y Dónde se

controlarán los cambios
6. Active la opción Resaltar cambios en

pantalla
8. Guarde el libro
A partir de ese momento, los cambios que realice, se resaltarán en pantalla con bordes
de color azul y comentarios en las celdas modificadas:
Para controlar los cambios realizados:
1. Dé clic en el comando y seleccione el comando Aceptar o

rechazar cambios
2. Elija la fecha, usuario y rango de los cambios
que desea aceptar o rechazar
41
4. En el cuadro siguiente, observe los
cambios y dé clic en el botón Aceptar o
Rechazar, según sea el caso
Una vez que termine de revisar, el cuadro

de diálogo se cerrará.
Para desactivar el control de cambios:

1. Dé clic en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, dé clic en Control de cambios y
luego en Resaltar cambios
2. En el cuadro de diálogo Resaltar cambios, desactive la casilla Efectuar control de

cambios al modificar
3. Dé clic en el botón Aceptar y posteriormente, dé clic en el botón Sí
7.5. Cifrar con contraseña

La protección del libro se utiliza cuando no desea que otras personas abran los libros
guardados.
Para cifrar y establecer una contraseña de apertura, realice lo siguiente:

1. Dé clic en la Ficha Archivo
2. Dé clic en la cinta Información
3. Dé clic en el comando:
4. Seleccione la opción Cifrar con contraseña

5. Escriba la contraseña:
6. Repita la contraseña
En el área de permisos, se mostrará el siguiente mensaje:
A partir de ese momento, el archivo se abrirá siempre y cuando se proporcione la

contraseña correcta:
42
Para desactivar la contraseña:
1. Abra el libro y proporcione la contraseña correcta
2. Dé clic en la Ficha Archivo y seleccione la opción Guardar como
3. En la parte inferior del cuadro

de diálogo que aparece, dé clic en la
opción Herramientas/Opciones
generales
4. En el siguiente cuadro de
diálogo que aparece borre la
contraseña de apertura
6. Dé clic en el botón Guardar y

dé clic en el botón Sí para
reemplazar el archivo
43
44
ANEXO
Ctrl + Shift + L Activa la herramienta Filtro.

Ctrl + Shift + Y Actualiza el filtro.
Shift + Alt + Flecha derecha Agrupa en un esquema el rango de celdas
seleccionadas.
Shift + Alt + Flecha izquierda Desagrupa un rango de celdas agrupadas en esquema
anteriormente.
Alt + F5 Actualizar datos externos.
Ctrl + Q Crear una tabla para administrar y analizar datos.
Shift + F3 Activar el asistente de funciones.
Ctrl + Alt + F5 Actualiza toda la información de un origen de datos
externo.
Shift + F2 Inserta un nuevo comentario en la celda activa.
Alt + F8 Abre el cuadro de diálogo Macros.
45
46
BIBLIOGRAFÍA
Ideaspropias Editorial S.L. , Excel avanzado, Luisa Cayetano Rodríguez, 2005.
Ediciones ENI, Microsoft Excel 2007, Ofimática Profesional Colección, 2007.
Página de internet:
http://office.microsoft.com/es-hn/excel-help/CL010253675.aspx?CTT=97
47

Manual Excel 2

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Manual Excel 2

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual Excel 2

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

CONTENIDO

El presente manual fue elaborado con la finalidad de conocer y utilizar las

Se aborda el tema administración de listas de datos con filtros y subtotales y la

Se trabajará con funciones de bases de datos para la obtención de resultados en

También se abordará el tema de Macros, para que el participante automatice la

El uso de estas herramientas avanzadas permitirá al participante mejorar su

Al finalizar el curso, el participante manejará las

1.1. Definición de lista de datos

Para activar el Filtro, realice lo siguiente:

En la primera parte del autofiltro puede elegir un tipo de

Si dentro del campo seleccionado, existieran celdas con

En la parte inferior puede activar o desactivar las

O si lo desea puede escribir la condición que busca, en

En el cuadro de diálogo que aparece:

Para borrar un filtro de un campo, dé clic en el botón de Filtro y seleccione la

Si desea desactivar el filtro, dé clic en el comando:

1.3. Filtro Avanzado

Para trabajar con Filtro Avanzado, realice lo siguiente:

2. Escriba en la fila(s) siguiente(s) las condiciones que necesita:

4. Dentro de la Ficha Datos, dé clic en el comando del grupo Ordenar

En el cuadro de diálogo que aparece:

5. Active la opción Copiar a otro lugar

9. Dé clic en el botón Aceptar

Puede establecer una condición para varios campos:

todos los registros, dé clic en el comando que se encuentra dentro del

Para crear un subtotal, realice lo siguiente:

En el cuadro de diálogo que aparece:

5. En la opción Usar función, elija la función que

6. En la opción Agregar subtotal a, active el(los)

Si lo cree necesario, active la opción Salto de página entre

Observe que al crear los

El número 1, muestra únicamente el Total General.

Para QUITAR los subtotales:

3. Dentro del cuadro de diálogo, dé clic en el botón:

Para aplicar un esquema automático:

3. Seleccione la opción Autoesquema

3. Seleccione la opción Agrupar

Para quitar esquemas, de forma manual:

3. Elija la opción Desagrupar

Para borrar todos los esquemas de un rango de datos:

3. Elija la opción Borrar esquema

Vamos a trabajar con el siguiente ejemplo:

Para crear una tabla dinámica, realice los siguientes pasos:

1. Coloque el cursor dentro de la lista de datos o seleccione la lista completa

Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica:

2. Elija la ubicación de la tabla dinámica:

3. Dé clic en el botón Aceptar

Se mostrará a la izquierda un informe de

El resultado de su tabla dinámica será el siguiente:

2.2. Diseño de tabla dinámica

Puede elegir un estilo de tabla dinámica

Cuando se agrega más de un campo al área de fila, puede ocultar los

Permite activar o desactivar los Totales generales para filas y columnas.

Permite cambiar el diseño del informe en forma compacta, tabular y de

Muestra un formato especial para los encabezados de fila y

Muestra las columnas y filas impares con un formato diferente

2.3. Modificar Tabla dinámica

Si desea cambiar las funciones que se aplican de forma predeterminada en el área de

En el cuadro de diálogo que aparece

3. Escriba un nombre para esa área