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“CUESTIONARIO”
(EVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS)

 PROGRAMA DE FORMACIÓN: TECNICO ASISTENCIA EN ORGANIZACION DE ARCHIVOS

 Nombre de la Competencia: ALIMENTAR BASE DE DATOS DE ACUERDO CON
PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS

 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: VERIFICAR LA APLICACIÓN DE LOS PROCESOS ARCHIVISTICOS

EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS ORGANIZACIONES.

RESULTADO DE APRENDIZAJE A EVALUAR

 Reconocer la normativa y el protocolo para la prestación de servicios de información teniendo en
cuenta políticas y lineamientos establecidos.
 Suministrar servicios de información de acuerdo con normativa y protocolos.
 Realizar seguimiento de la prestación del servicio de información teniendo en cuenta
normatividad y protocolos institucionales.
 Proyectar informes de gestión de acuerdo con políticas institucionales.
GUIA DE APRENDIZAJE No. 5
CÓDIGO FICHA: 2874461 NOMBRE DEL APRENDIZ:Liliana Hernandez
TIEMPO ASIGNADO PARA LA PRUEBA: 40 minutos

1. Investigue qué es una base de datos, cuál es su origen, cuáles son las más utilizadas a
nivel mundial y cuales son específicas para el ejercicio archivístico o documental.

 Respuesta: Una base de datos se encarga no solo de almacenar, si no tambien de

conectarlos entre si en una unidad logica. En terminos generales una base de datos es un
conjunto de datos extructurados que pertenecen aun mismo contexto, y en cuanto a su
función, se utiliza para administrar de forma eletronica grandes unidades de información.
Esta base de datos se origina en la dècada del 1960, cuando se empezarón a desarrollar
los primeros sistemas de gestión de bases de datos. (SGBD). Antes de la existencia de
las bases de datos, la información se almacenaba en archivos planos o en sistemas de
procesamiento de datos más simples.
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 En ese contexto, el concepto de bases de datos surgió como una solución para gestionar
grandes volúmenes de información de manera más eficiente y estructurada. El modelo
relacional, propuesto por Edgar F. Codd en 1970, revolucionó la forma en que se
organizaban y accedían a los datos en los sistemas informáticos.

 A partir de ese momento, las bases de datos se popularizaron y se convirtieron en una

herramienta fundamental en el mundo de la informática y la gestión de la información.
Con el avance de la tecnología, surgieron diferentes tipos de bases de datos, como las
relacionales, las NoSQL, las orientadas a objetos, entre otras, cada una con sus propias
características y aplicaciones específicas.

 En resumen, el origen de las bases de datos se encuentra en la necesidad de gestionar

grandes cantidades de información de manera eficiente y estructurada, lo que ha
evolucionado hasta convertirse en una disciplina fundamental en el ámbito informático y
empresarial.

 Las bases de datos más utilizadas varían según el contexto y las necesidades específicas
de cada proyecto o organización. Sin embargo, algunas de las bases de datos más
populares y ampliamente utilizadas en la actualidad son:

 1. *MySQL: Es una base de datos relacional de código abierto muy popular,

especialmente en aplicaciones web. Es conocida por su rendimiento, escalabilidad y
facilidad de uso.

 2. *Oracle Database: Es una base de datos relacional robusta y escalable, ampliamente

utilizada en entornos empresariales para aplicaciones críticas.

 3. *Microsoft SQL Server: Es una base de datos relacional desarrollada por Microsoft que
ofrece una amplia gama de herramientas y servicios para el manejo de datos.

 4. *PostgreSQL: Es una base de datos relacional de código abierto conocida por su

robustez, capacidad de personalización y soporte para características avanzadas.
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 5. MongoDB: Es una base de datos NoSQL orientada a documentos que se ha vuelto

muy popular en aplicaciones web y móviles por su flexibilidad y escalabilidad.

 Estas son solo algunas de las bases de datos más utilizadas en la actualidad, pero
existen muchas otras opciones disponibles que se adaptan a diferentes necesidades y
casos de uso específicos.

2: Las bases de datos más utilizadas en las empresas, se desarrollan en programas como Access y
Excel. Investigue las características de Access y Excel y elabore un cuadro comparativo con 15 de
estas cualidades. (No copiar y pegar)

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacional que ofrece una serie de
características y funcionalidades que lo hacen una herramienta poderosa para la creación y gestión
de bases de datos. Aquí te presento algunas de las características clave de Microsoft Access:

1. Tablas: Permite crear y gestionar tablas para almacenar datos de manera estructurada.

2. Consultas: Facilita la creación de consultas para recuperar, filtrar y manipular datos de las tablas.

3. Formularios: Permite diseñar formularios personalizados para facilitar la entrada y visualización de

datos.

4. Informes: Permite generar informes profesionales a partir de los datos almacenados en las tablas.

5. Relaciones: Permite establecer relaciones entre las tablas para garantizar la integridad referencial
de la base de datos.

6. Macros: Permite automatizar tareas repetitivas mediante la creación de macros.

7.Integración con otras aplicaciones: Se integra fácilmente con otras aplicaciones de Microsoft
Office, como Excel, Word y Outlook.

8. Seguridad: Ofrece funciones de seguridad para restringir el acceso a ciertos datos y proteger la
base de datos.
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9. Generador de aplicaciones web: Permite crear rápidamente aplicaciones web basadas en la base
de datos para compartir información en línea.

Estas son solo algunas de las características más destacadas que ofrece Microsoft Access como
herramienta para la gestión de bases de datos. Su interfaz intuitiva y sus capacidades para crear
aplicaciones personalizadas lo convierten en una opción popular para empresas y usuarios
individuales que necesitan gestionar información de manera eficiente.

algunas de las características principales de Microsoft Excel, una potente herramienta de hoja de
cálculo utilizada para análisis de datos, cálculos matemáticos, creación de gráficos y mucho más:

1. Hojas de cálculo: Permite organizar datos en filas y columnas en hojas de cálculo para realizar
cálculos y análisis.

2. Funciones y fórmulas: Ofrece una amplia variedad de funciones predefinidas y la capacidad de

crear fórmulas personalizadas para realizar cálculos complejos.

3. Gráficos: Permite crear una amplia gama de gráficos personalizables para visualizar datos de
manera efectiva.

4. Análisis de datos: Ofrece herramientas para realizar análisis de datos, como tablas dinámicas,
Solver y herramientas estadísticas.

5. Formatos condicionales: Permite resaltar visualmente datos importantes mediante reglas de

formato condicional.

6. Tablas dinámicas: Facilita el resumen y análisis de grandes conjuntos de datos mediante tablas
dinámicas interactivas.

7. Colaboración: Permite compartir y colaborar en tiempo real en hojas de cálculo a través de la nube
con Microsoft 365.

8. Automatización: Permite automatizar tareas repetitivas mediante macros y programación en Visual

Basic for Applications (VBA).
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9. Compatibilidad: Es compatible con una amplia variedad de formatos de archivo, lo que facilita la
importación y exportación de datos.

10. Personalización: Permite personalizar la apariencia y funcionalidad de las hojas de cálculo segúlas
necesidades del usuario.

CUADRO COMPARATIVO

ACCESS EXCEL

Sistema de gestión de base de datos (SGBD) Hoja de calculo

Tabla, consultas, formularios, informes Filas y columnas de celdas

Capaciad de almacenamientos adecuado para La capacidad de almacenamiento es adecuada

base de datos de medianas a grandes para conjuntos de datos más pequeños

Permite establecer relaciones entre tablas No tiene soporte nativo para relaciones

Permite crear consultas SQL y filtros avanzados Permite automatización VBA

Analisis de datos limitado en funciones Potente para análisis de datos y gráficos

estadisticas avanzadas

Menos adecuado para colaboración en tiempo Más adecuado para colaboración en tiempo real
real

Facilita la creación de consultas para recuperar, Ofrece herramientas para realizar analisis de
filtrar y recuperar los datos de las tablas datos, como tablas dinamicas, solver y
herramienta estadísticas

Permite generar infomes profesionales apartir Permite compartir y colaborar en tiempo real en
de datos almacenados en las tablas hojas de cálculo a través de la nube con
Microsoft 365
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Ofrece funciones de seguridad para restringir el Permite personalizar la apariencia y

acceso a ciertos datos y proteger la base de funcionalidad de las hojas de cálculo según las
datos necesidades del usuario

Si necesitas crear un vinculo entre tus datos, Excel no tiene una funcionalidad limitada y no
Access es el unico que `puede efectuar esta puedec hacer el tipo vinculaciones que puede
acción debido a que utiliza solo archivos planos hacer Access.

Hace cumplir las reglas de integridad de los Tiene funciones de integridad de datos
datos para mantener la coherencia y la limitadas.
precisión.

Más complejo, centrado en la gestión de datos y Ofrece funciones como fórmulas, gráficos y
el desarrollo de aplicaciones. tablas dinámicas para el análisis y la
visualización de datos numéricos.

Access también es capaz de manejar datos No tiene capacidad de crear consultas

numéricos y ejecutar acuaciones. Pero no es su calculadas, haciendo vínculos basados atravès
función principal de un asistente para hacerlo. Aunque puede
crear tablas, graficos y tablas dinámicas

Access es un programa de base de datos que Tiene un volumen de datos limitados a las filas y
se interrelaciona columnas

2. Investigue ¿qué es un gestor de base de datos?, de un ejemplo.

Un gestor de base de datos es un software que se utiliza para crear,

modificar y gestionar bases de datos. Permite a los usuarios
interactuar con la base de datos de una manera organizada y
eficiente, facilitando tareas como la inserción, actualización y
consulta de datos. Algunos ejemplos conocidos de gestores de
bases de datos son
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muy conocido de un gestor de base de datos es MySQL. MySQL es

un sistema de gestión de bases de datos relacional de código abierto
que se utiliza ampliamente en aplicaciones web. Permite a los
usuarios almacenar y recuperar datos de manera eficiente, además
de ofrecer funciones avanzadas para la administración de bases de
datos. Muchas aplicaciones populares, como WordPress, utilizan
MySQL como su gestor de base de datos principal.

3. Los programas de Excel y Access o gestores de bases de datos, permiten entre otras
cosas:

 Introducir datos

 Almacenar datos

 Recuperar datos y trabajar con ellos

 Ordenar los datos

 Realizar búsquedas

 Mostrar distintas vistas de los datos

 Realizar cálculos sobre los datos

 Resumir datos

 Generar informes a partir de datos

 Importar y exportar datos

Mediante una infografía, explique con sus palabras cada una de las características que se pueden
realizar con un gestor de bases de datos.
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4. En las bases de datos se utilizan algunos términos básicos para comprender su funcionamiento,
Investigue y de un ejemplo grafico del significado de las siguientes palabras:

 Campo: un campo se refiere a un espacio dentro de un registro o documento donde se

capturan y almacenan datos específicos. Los campos son las unidades básicas de
información que componen un registro

 Registro: Un registro es un documento en el cual se evidencia un acto o una actividad

concreta realizada por la empresa en un momento determinado del tiempo. Por ejemplo:
Una toma de datos para valorar un trabajo a realizar. Un listado de asistencia de personal
o de alumnos.
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 Celda: Se refieren a las unidades básicas de información en una tabla o formato de registro. En un
contexto más general, las celdas son los espacios individuales dentro de una cuadrícula donde se
pueden introducir datos o información específica.

 Columna: En un archivo, especialmente en el ámbito archivístico o de gestión de la

información, una columna se refiere a una disposición vertical de datos que comparten una
característica común o que pertenecen a un mismo tipo de información dentro de una tabla
o estructura de registro.

 Tabla: se refiere a una estructura organizada que se utiliza para mostrar datos de
manera ordenada y sistemática. Las tablas son especialmente útiles para representar
información que se puede dividir en filas y columnas, donde cada celda de la tabla
contiene un dato específico.
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 Fila: se refiere a una serie de datos organizados horizontalmente dentro de una tabla o
estructura de datos. Cada fila representa un registro único que puede contener información específica
en cada columna correspondiente. Por ejemplo, en una hoja de cálculo, cada fila puede representar un
empleado con su nombre, edad, salario, etc. Las filas son fundamentales para organizar y visualizar
datos de manera estructurada.
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 Rango de celdas: en una hoja de cálculo podría ser "A1:D10". Esto significa que el
rango incluye todas las celdas desde la A1 hasta la D10, formando un rectángulo que
abarca cuatro columnas y diez filas.

Al seleccionar este rango, podrías realizar operaciones como sumar los valores contenidos
en esas celdas, aplicar un formato específico a ese bloque de datos o copiarlo a otra parte
de la hoja de cálculo. Los rangos de celdas son muy útiles para trabajar eficientemente
con conjuntos de datos específicos.

 Metadatos: s podría ser la información almacenada en la sección de propiedades de

un archivo. Por ejemplo, cuando miras los detalles de un archivo de imagen, los metadatos
pueden incluir información como la fecha en que se tomó la foto, la resolución de la
imagen, el modelo de la cámara utilizada, la ubicación geográfica si está disponible, entre
otros detalles.
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 Formulario: los formularios son documentos interactivos que permiten a los usuarios
ingresar y modificar información de manera estructurada. Estos formularios suelen
contener campos para completar, casillas de verificación, botones de opción y otros
elementos interactivos.

Por ejemplo, un formulario de solicitud de empleo en formato digital podría incluir campos
para el nombre del solicitante, la experiencia laboral, la educación, las habilidades, entre
otros detalles relevantes para el proceso de contratación.
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 Informes:  Informes: es un documento que presenta de manera estructurada y

organizada los resultados de un análisis, una investigación o un conjunto de datos
específico. Los informes suelen contener títulos, subtítulos, gráficos, tablas y conclusiones
basadas en la información recopilada.

Por ejemplo, un informe financiero puede incluir datos como ingresos, gastos, balance
general y análisis de tendencias para proporcionar una visión general de la salud
financiera de una empresa en un período determinado.

Los informes también pueden encontrarse en áreas como la investigación académica, el

marketing, la gestión de proyectos y más. Son herramientas importantes para comunicar
información relevante de manera clara y concisa.
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5. Teniendo en cuenta las definiciones del punto anterior, por favor realizar la actividad de
Educaplay, una vez desarrollada, por favor tome el pantallazo de la actividad y adjúntela a esta
guía. (https://es.educaplay.com/recursos-educativos/8826164-bases_de_datos.html)

6. Escriba un párrafo no menor a 15 reglones, donde explique con sus palabras, ¿Por qué las
bases de datos son tan importantes en el entorno archivístico?

RESPUESTA:

Las bases de datos son muy importantes ya hacen parte fundamental en el ámbito archivístico por
varios motivos .En primer lugar es el que ayuda a clasificar y permite organizar la informacion de una
manera eficiente la cual nos facilita la busqueda y recuperacion de los documentos. Ademas nos
ayuda a preservar o conservar la integridad de los archivos al proporcionar un sistema de
almacenamiento seguro y un respaldo automaticos de los datos.
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Por otra parte, las bases de datos en la parte archivística también contribuye a la gestión de una
buena adecuada gestión de los documentos controlando el acceso a la información según algunos
permisos establecidos y garantizando una buena conservación a largo plazo. En si es una
herramienta muy esencial para poder mantener una buena información en un muy bien orden ya que
este nos ayuda a mantener un buen orden de los datos y documentos archivados de una manera muy
segura y confiable proporcionando una seguridad y asi mismo dando un fácil acceso para este campo
archisvistico, también se puede obtener una recuperación rápida cuando se necesite debemos tener
en cuenta lo fundamental que es la base de datos para poder garantizar una gestión de los
documentos eficiente adecuada y segura. Tambien al contar con esta base de datos actualizada los
archivistas pueden dar y acceder a la información relevante para apoyar una tomo de desiciones
estrategicas entre otros atraves de este trabajo podemos ver muy las grandes ventajas que tiene las
bases de datos y la importancia y buen manejo de ellas y obtener grandes resultados.