PASA Manual Usuario

MANUAL DE USUARIO
PASA| PORTAL
GLOBAL INVOICES
MANUAL DE USUARIO
CARGA DE FACTURA
VERSIÓN 2.0
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2022 Saddlemountain Technologies, S. de R.L de CV. All rights reserved CONFIDENTIAL & PROPIETARY
Contenido
1. GENERALIDADES DEL SISTEMA ............................................................................................................. 3
1.1 Objetivo......................................................................................................................................... 3
2. DERECHOS DE AUTOR ........................................................................................................................... 3
3. SÍMBOLOS Y CONVENCIONES ............................................................................................................... 3
4. ACCESO AL PORTAL GLOBAL INVOICES (PGI) ........................................................................................ 4
5. DASHBOARD O INDICADORES ............................................................................................................... 7
6. CARGAR FACTURA DE BIENES ............................................................................................................... 8
6.1. PASO #1 de 3 – Cargar y validar archivo XML CFDI ........................................................................... 9
PASO #1 de 3 – Cargar y validar archivo XML CFDI (continua) ................................................................... 10
6.1.1. Comprobante XML CFDI valido fiscalmente ............................................................................... 11
6.1.2. Comprobante fiscalmente invalido ............................................................................................. 11
6.2. PASO #2 de 3 – Seleccionar Orden de Compra ............................................................................... 12
6.3. PASO #3 de 3 – Cargar PDF CFDI original ........................................................................................ 13
6.4. Cargar documento PDF adicional (Opcional) .................................................................................. 14
7. BUSCAR FACTURA ............................................................................................................................... 16
7.1. Detalle de factura............................................................................................................................ 16
7.2. Descargar XML CFDI, PDF CFDI, Nota de Entrega o documento PDF adicional .............................. 17
7.3. Vista en línea de Nota de Entrega, XML CFDI, PDF CFDI original Documento PDF adicional ......... 18
8. DESCRIPCIÓN DE ETAPAS EN EL PROCESO DE UNA FACTURA (PASOS) .............................................. 18
9. CERRAR SESIÓN ................................................................................................................................... 19
2
1. GENERALIDADES DEL SISTEMA
1.1 Objetivo
El objetivo del presente documento es facilitar a los usuarios el manejo del sistema PORTAL GLOBAL
INVOICES (PGI), mostrando las funciones e interfaz del sistema y proporcionando una guía sobre los
diferentes pasos para la validación de los comprobantes fiscales digitales.
La aplicación PORTAL GLOBAL INVOICES (PGI) puede ser manipulada desde un navegador Internet
Explorer 8 o superior, Google Chrome o Firefox. Así mismo el PORTAL GLOBAL INVOICES (PGI), es
soportado a partir del sistema operativo, “Windows 7”.
2. DERECHOS DE AUTOR
Este material es propiedad de Saddlemountain Technologies, S. de R.L. de C.V. / Grupo ECCE. Este manual
es fruto de un esfuerzo creativo considerable y contiene información confidencial, conceptos, ideas,
técnicas y expresiones propietarias. Este material no puede ser reproducido, alterado o transmitido de
ninguna manera o por ningún medio (incluyendo sin limitar fotocopias y copias electrónicas) o por algún
medio o sistema de almacenamiento electrónico sin el consentimiento expreso y por escrito de
Saddlemountain Technologies, S. de R.L. de C.V. / Grupo ECCE. El hecho de que usted se encuentre en
posesión de este material significa que acepta adherirse a estos términos. Si no aceptase estos términos
le rogamos devolver el material a Saddlemountain Technologies, S. de R.L. de C.V. / Grupo ECCE.
3. SÍMBOLOS Y CONVENCIONES
Usaremos letra cursiva para indicar un menú del sistema.
Para mostrar un mensaje del sistema usaremos letra negrita subrayada.
Para nombrar un icono del sistema usaremos letra NEGRITA MAYÚSCULA.
Símbolos importantes sobre las instrucciones o uso del sistema: a continuación, se muestran los
símbolos a utilizar en el manual.
Referencia con temas adicionales que pueden resultar útiles al usuario
Mensaje precautorio para evitar posibles problemas o errores
3
4. ACCESO AL PORTAL GLOBAL INVOICES (PGI)
Se puede iniciar la aplicación PORTAL GLOBAL INVOICES (PGI) ingresando a la URL: https://pasa-
pgi.myvault.mx/ (ver imagen 4.0.1)
Imagen 4.0.1 inicio de sesión
El usuario deberá ingresar su NOMBRE DE USUARIO y su CONTRASEÑA previamente proporcionados por

el Administrador del sistema. Si aun no cuenta con sus credenciales de acceso, podrá solicitarlas mediante
la pestaña “Soporte”. (Ver botón remarcado en color amarillo abajo en la imagen 4.0.2)
4
Imagen 4.0.2 Validar usuario y contraseña
En caso de que el usuario y/o contraseña sean incorrectos, la aplicación mostrará un mensaje indicando
el error. (Ver imagen 4.0.3).
Imagen 4.0.3 Usuario y/o contraseña incorrectos.
NOTA: En caso de haber olvidado su usuario y/o contraseña, podrá solicitarla nuevamente con la
opción “Recuperar contraseña”. Al darle clic a ese botón marcado en color amarillo en la imagen que
aparece a continuación el sistema le enviará un correo electrónico con su contraseña a la cuenta de correo
que tiene registrada en PORTAL GLOBAL INVOICES (PGI).
Nota importante: si no tiene certeza de cual correo esta registrado en PORTAL GLOBAL INVOICES (PGI)
antes de solicitar su contraseña deberá corroborar colocando un Ticket de Soporte Tecnico si su correo
5
electrónico esta propiamente registrado en el sistema PORTAL GLOBAL INVOICES (PGI). (Ver imagen
4.0.4)
Imagen 4.0.4 Recuperar contraseña
Una vez ingresados usuario y contraseña, la aplicación validará que sean correctos y permitirá el acceso
al menú “Mi cuenta”, donde le solicitará cambiar su contraseña, cabe aclarar que, si no ingresa una
contraseña con las especificaciones indicadas en el sistema, no podrá ingresar a la pantalla principal del
PORTAL GLOBAL INVOICES (PGI). (Ver imagen 4.0.5)
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Imagen 4.0.5 Menú Mi Cuenta
5. DASHBOARD O INDICADORES
Al ingresar al PORTAL GLOBAL INVOICES (PGI) observará la vista general de “INDICADORES”, donde el
sistema muestra información relevante como un resumen de sus facturas, pagos y complementos de
pago; adicionalmente podrá encontrar los manuales de usuario por cada proceso y su correspondiente
video tutorial.
Es de vital importancia revisar diariamente el apartado de “Avisos y Noticias”, ya que por ese medio se les
notificarán avisos y/o cambios relevantes. (Ver imagen 5.0.1)
Imagen 5.0.1 Dashboard/ Indicadores
7
6. CARGAR FACTURA DE BIENES
Este proceso aplica cuando el proveedor va a cargar una factura de BIENES, es decir, que involucra
entregar materiales al almacén.
Al tener acceso a la pantalla principal y solo después de que haya aceptado la orden de compra (OC),
podrá seleccionar la opción “Cargar factura”, del menú desplegable “Facturas”, ubicado en la parte
superior izquierda del PORTAL GLOBAL INVOICES (PGI). (Ver imagen 6.0.1)
Imagen 6.0.1 Cargar factura
8
6.1. PASO #1 de 3 – Cargar y validar archivo XML CFDI
Para iniciar el proceso deberá ingresar un archivo XML CFDI dando clic en el botón verde de “Examinar”.
(Ver imagen 6.1.1)
Imagen 6.1.1 Seleccionar archivo XML CFDI a validar
Posteriormente se mostrará una ventana para seleccionar el archivo XML CFDI desde su disco duro.
Deberá entonces seleccionar el archivo y presionar el botón “Abrir”: (Ver imagen 6.1.2).
Imagen 6.1.2 Selección del archivo XML CFDI a validar
9
PASO #1 de 3 – Cargar y validar archivo XML CFDI (continua)
Una vez seleccionado el archivo XML CFDI a validar (Nota: en el campo aparecerá el nombre del archivo
XML CFDI seleccionado), así mismo el sistema le mostrará el archivo adjunto, posteriormente dará clic en
el botón “VALIDAR” para que la aplicación valide el archivo XML CFDI seleccionado. (Ver imagen 6.1.3)
Imagen 6.1.3 Ingresar archivo XML CFDI seleccionado.
Una vez que se dio clic en el botón “VALIDAR ARCHIVO”, la aplicación mostrará una ventana donde
indicará que se encuentra en proceso. (Ver imagen 6.1.4)
Imagen 6.1.4 Ventana de avance
10
6.1.1. Comprobante XML CFDI valido fiscalmente
Si su archivo XML CFDI pasa la VALIDACIÓN FISCAL correctamente aparecerá la ventana de validación y en
la columna “Valido” con una marca de validación positiva , el resultado sobre cada una de las
validaciones. En caso de validación fiscal sin errores se habilitará el botón “SIGUIENTE”. (Ver imagen
6.1.1.1)
Imagen 6.1.1.1 Comprobante valido fiscalmente
6.1.2. Comprobante fiscalmente invalido
Si el archivo XML CFDI es un archivo inválido fiscalmente la aplicación mostrará una marca de rechazo en
la columna “Mensaje” en uno o más de los renglones correspondientes a alguna de las validaciones.
Deberá revisar o modificar el archivo XML CFDI cargado para corregir el error detectado por el validador
fiscal. Para corregir su archivo XML CFDI deberá realizar una nueva factura sin errores en su propio sistema
de facturación o bien comunicarse al departamento de SOPORTE colocando un Ticket de Soporte (ver
el manual correspondiente) para que le den orientación precisa acerca del error y como corregirlo. (Ver
imagen 6.1.2.1).
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NOTA IMPORTANTE: cuando coloque un Ticket de Servicio por favor incluya en su Ticket el
número de su Orden de Compra, y agregue los archivos XML CFDI y PDF CFDI para agilizar la atención
de su solicitud de servicio.
Imagen 6.1.2.1 Comprobante invalido
6.2. PASO #2 de 3 – Seleccionar Orden de Compra

Paso donde se muestran los numero de órdenes de compra que el proveedor tiene disponibles y están
pendientes de facturar para la entidad a la cual se emitió la factura, el proveedor deberá de seleccionar
la orden de compra que utilizará para la carga de factura (Ver imagen 6.2.1):
12
Imagen 6.2.1 Vista de Plan de Entregas u Orden de Compra
Una vez seleccionado el numero de orden de compra a usar dar clic en “Validar”, en este momento el
portal realizará las siguientes validaciones:
1. Que el monto subtotal de la factura sea igual al monto subtotal de la orden de compra
seleccionada.
2. Que el monto del IVA sea igual al monto del IVA de la orden de compra seleccionada.
3. Que la moneda de la factura sea igual a la moneda de la orden de compra seleccionada.
En el caso que alguna de las validaciones mencionada no se cumpla PGI no permitirá continuar con
la carga de factura he indicará que validación no se esta cumpliendo.
6.3. PASO #3 de 3 – Cargar PDF CFDI original
Deberá adjuntar obligatoriamente el archivo PDF CFDI Original correspondiente al archivo XML CFDI que
haya cargado en el paso “6.1 INGRESAR ARCHIVO XML CFDI”. Para seleccionar su archivo PDF CFDI
Original únicamente deberá dar clic en el botón de “Examinar” (Ver imagen 6.4.1)
NOTA IMPORTANTE: Los archivos XML CFDI y PDF CFDI Original deberán tener el mismo nombre,
a excepción de la extensión del documento (.pdf/.xml) ejemplo:
“Mi_factura_electronica#2.PDF”
“Mi_factura_electronica#2.XML”
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Imagen 6.4.1 Cargar archivo PDF CFDI Original
Una vez seleccionado un archivo PDF CFDI Original, podrá dar clic en “Validar Archivo”, el sistema
mostrará los resultados de validación donde indicará que el archivo fue cargado con éxito. Posteriormente
es necesario dar clic en el botón “Siguiente” para avanzar al siguiente paso. (Ver imagen 6.4.2)
Imagen 6.4.2 Resultados de validación
6.4. Cargar documento PDF adicional (Opcional)
Este es el último paso para concluir con la carga de su factura, para ello podrá subir un documento PDF
adicional que puede estar relacionado con la evidencia del trabajo realizado. Lo agregará dando clic en el
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botón de “Examinar”. Recuerde que cargar un archivo PDF adicional es un paso opcional por lo que si no
hay documento PDF adicional por cargar puede dar clic en el botón “Siguiente” para finalizar el proceso.
El sistema PORTAL GLOBAL INVOICES (PGI) mostrará un mensaje indicando que la factura fue cargada
con éxito y únicamente se dará clic en “OK” para visualizar el registro de la factura. (Ver imagen 6.5.1 y
6.5.2)
NOTA IMPORTANTE: El sistema NO generará una Nota de Entrega dado que se trata de una
factura de servicios. Cuando la factura cargada es de tipo BIENES por otra parte, el sistema genera
automáticamente una NOTA DE ENTREGA PDF, que debe ser impresa y debe ser mostrada al ir a
entregar los bienes en el almacén.
Imagen 6.5.1 Cargar documento PDF adicional
Imagen 6.5.2 Mensaje de carga exitosa de su factura CFDI
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7. BUSCAR FACTURA
Para realizar la búsqueda de una factura ya ingresada y validada previamente en el portal se requiere
entrar al portal realizar el paso “#4 ACCESO AL SISTEMA” y enseguida ir a la opción “Mis facturas” que se
encuentra al lado izquierdo del portal, en el Menú desplegable “Facturas”. (Ver imagen 7.0.1). Tome en
cuenta que existe una función de búsqueda de facturas por el número de factura (Serie y Folio).
Imagen 7.0.1 Mis facturas
7.1. Detalle de factura
Si requiere visualizar los detalles de una factura, deberá dar clic en el icono “detalles” que se
encuentra en la parte izquierda del registro de la factura y se desplegará la información. En caso de que
la factura se haya cargado recientemente, los datos de recepción en almacén, así como contabilidad y
pagos se pidieran encontrar aun vacíos, hasta que el sistema ERP de PASA realice los movimientos
correspondientes. (Ver imagen 7.1.1)
16
Imagen 7.1.1 Detalle de factura
En caso de que desee ocultar la información igualmente deberá dar clic en el icono de “ocultar” .
7.2. Descargar XML CFDI, PDF CFDI, Nota de Entrega o documento PDF
adicional
Una vez que la aplicación muestre el listado de los resultados de la búsqueda si lo requiere puede obtener
los documentos (XML CFDI, PDF CFDI, PDF Genérico o Nota de entrega). Para ello requiere seleccionar
uno o más registros de facturas en el botón del listado de mis facturas. Posteriormente deberá
seleccionar en el botón “Descargar” y el sistema bajará un archivo ZIP que podrá descomprimir
descargando el programa gratuito en la siguiente liga http://www.winrar.es/descargas. (Ver imagen 7.2.1)
Imagen 7.2.1 Descargar archivos
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7.3. Vista en línea de Nota de Entrega, XML CFDI, PDF CFDI original
Documento PDF adicional
El PORTAL GLOBAL INVOICES (PGI) cuenta con la opción de vista en línea de sus archivos cargados, es
decir; “Nota de Entrega”, “XML CFDI” y “PDF CFDI”, otros.
El botón de vista en línea se encuentra ubicado al costado izquierdo, sobre el mismo renglón de la factura
que desea ver. ( ) (Ver imagen 7.3.1).
Para ver su Nota de Entrega, XML CFDI ó PDF CFDI en línea, únicamente debe dar clic sobre el icono
deseado, a continuación, su navegador abrirá una nueva pestaña y podrá ver su documento en línea.
Imagen 7.3.1 Acciones
8. DESCRIPCIÓN DE ETAPAS EN EL PROCESO DE UNA FACTURA (PASOS)
En el apartado de “Mis facturas”, podrá observar el resumen de las facturas cargadas al sistema, así
también podrá observar la etapa o el paso (Paso del uno al cinco) en el que se encuentra su factura y la
información relevante como; la fecha de recepción de mercancías en almacén o la fecha de autorización
de factura de servicios. Si además la factura ya fue contabilizada, se podrá asimismo ver la fecha promesa
del pago, así como su correspondiente pago cuando el pago ya haya sido efectuado. (Ver imagen 8.0.1)
Imagen 8.0.1 pasos o etapas del proceso de la factura
NOTA IMPORTANTE: A continuación, se detalla el significado de cada etapa o paso:
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PASO 1: Factura cargada exitosamente a PORTAL GLOBAL INVOICES (PGI)
PASO 2: Factura con número de recibo en almacén o ha concluido con el proceso de Autorización de
Factura de Servicio (AFS)
PASO 3: Factura contabilizada y pasivo creado exitosamente (fecha estimada de pago de acuerdo con las
condiciones pactadas y mostradas en la Orden de Compra)
PASO 4: Factura pagada
PASO 5: Factura con CFDI Complemento de Recepcion de Pago (CRP) ya validado y cargado
Una vez que la factura haya terminado su proceso se verá de la siguiente manera: (Ver imagen 8.0.2)
Imagen 8.0.2 Proceso terminado de factura
9. CERRAR SESIÓN
Si requiere salir de la aplicación solo deberá dar clic en los datos de su empresa e inmediatamente se
desplegará la opción de cerrar sesión, ubicado en la parte superior derecha del portal. (Ver imagen 9.0.1)
19
Imagen 9.0.1 Cerrar sesión
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Referencia con temas adicionales que pueden resultar útiles al usuario

Mensaje precautorio para evitar posibles problemas o errores

Imagen 4.0.1 inicio de sesión

El usuario deberá ingresar su NOMBRE DE USUARIO y su CONTRASEÑA previamente proporcionados por

Imagen 4.0.3 Usuario y/o contraseña incorrectos.

Imagen 4.0.4 Recuperar contraseña

Imagen 5.0.1 Dashboard/ Indicadores

Imagen 6.0.1 Cargar factura

Imagen 6.1.1 Seleccionar archivo XML CFDI a validar

Imagen 6.1.2 Selección del archivo XML CFDI a validar

Imagen 6.1.3 Ingresar archivo XML CFDI seleccionado.

Imagen 6.1.4 Ventana de avance

Imagen 6.1.1.1 Comprobante valido fiscalmente

6.1.2. Comprobante fiscalmente invalido

Imagen 6.1.2.1 Comprobante invalido

6.2. PASO #2 de 3 – Seleccionar Orden de Compra

6.3. PASO #3 de 3 – Cargar PDF CFDI original

Imagen 6.4.2 Resultados de validación

6.4. Cargar documento PDF adicional (Opcional)

Imagen 6.5.1 Cargar documento PDF adicional

Imagen 6.5.2 Mensaje de carga exitosa de su factura CFDI

Imagen 7.0.1 Mis facturas

7.1. Detalle de factura

Imagen 7.2.1 Descargar archivos

Imagen 7.3.1 Acciones

8. DESCRIPCIÓN DE ETAPAS EN EL PROCESO DE UNA FACTURA (PASOS)

Imagen 8.0.1 pasos o etapas del proceso de la factura

NOTA IMPORTANTE: A continuación, se detalla el significado de cada etapa o paso:

PASO 4: Factura pagada

Imagen 8.0.2 Proceso terminado de factura

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