Plan de Preservacion Digital

PLAN DE
PRESERVACIÓN
DIGITAL
Ministerio de Educación Nacional
Enero 2022
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................... 3
2. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD .................................... 3
2.1 MISIÓN .................................................................................................. 4
2.2 VISIÓN................................................................................................... 4
2.3 OBJETIVOS MISIONALES ................................................................... 4
2.4 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ............................................................. 5
3. CONTEXTO ESTRATÉGICO DEL PLAN DE PRESERVACIÓN
DIGITAL ...................................................................................................... 5
3.1 VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL ... 5
4. MARCO CONCEPTUAL ....................................................................... 7
5. REFERENCIAS NORMATIVAS .......................................................... 14
6. OBJETIVOS DEL PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL ................... 18
6.1 OBJETIVO GENERAL ........................................................................ 18
PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL

6.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................... 19
7. ALCANCE DEL PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL ...................... 19

8. ELEMENTOS DE LA PRESERVACIÓN DIGITAL .............................. 20
8.1 ENTIDADES ARCHIVÍSTICAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL ......... 21
8.2 PILARES DE LA PRESERVACIÓN DIGITAL...................................... 22
8.3 PRINCIPIOS DE LA PRESERVACIÓN DIGITAL ................................ 23
8.4 POLÍTICA DE PRESERVACIÓN DIGITAL .......................................... 23
8.4.1 OAIS. OPEN ARCHIVAL INFORMATION SYSTEM ..................................... 23
8.4.2 MARCO LEGAL COLOMBIANO PARA LA PRESERVACIÓN DIGITAL ............... 25
8.5 ACCIONES DE PRESERVACIÓN DIGITAL ........................................ 25
8.5.1 ARTICULACIÓN CON LA GESTIÓN DEL RIESGO DE LA ENTIDAD .................. 25
8.5.2 ARTICULACIÓN CON LA POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. .... 26
8.5.3 ARTICULACIÓN CON LOS INSTRUMENTOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ... 26
8.5.4 DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS DE PRESERVACIÓN DIGITAL .............. 26
8.6ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL .................................. 28
8.7 RECOMENDACIONES EN LA PRESERVACIÓN DIGITAL ................ 53
9. PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL ................................................... 54
9.1 METODOLOGÍA USADA PARA LA GENERACIÓN DEL PLAN ........ 54
9.2 RESPONSABILIDADES ..................................................................... 55
9.3 MAPA DE RUTA .................................................................................. 56
9.4 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ............................................. 57
9.4.1 AJUSTE DE ROLES ............................................................................... 57
9.4.2 NORMALIZACIÓN DE LOS FORMATOS ..................................................... 57
9.4.3 NORMALIZAR EL FORMATO EN LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ACTUALES
57
9.4.4 UTILIZAR METADATOS DE PRESERVACIÓN ............................................. 58
9.4.5 INTEGRAR DOCUMENTOS...................................................................... 58 1
9.4.6 IMPLEMENTAR LOS PROCEDIMIENTOS DE PRESERVACIÓN DOCUMENTAL ... 58
9.4.7 PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE GRUPOS DOCUMENTALES A
PRESERVAR ................................................................................................. 58
9.4.8 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE MEDIOS DE ALMACENAMIENTO ...........59
9.4.9 MEJORA CONTINUA ..............................................................................59
9.5 HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL ..............................60
10. BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................61
11. ANEXOS ..............................................................................................62
11-1 ANEXOS A. ........................................................................................62
METADATOS DE PRESERVACIÓN..........................................................62
11.2 ANEXOS B .........................................................................................64
FORMATOS LONGEVOS ..........................................................................64
ÍNDICE DE IMÁGENES
Imagen 1 – Características de los documentos electrónicos......................18

Imagen 2 - Modelo funcional OAIS .............................................................25
Imagen 3 - Estrategias de preservación digital¡Error! Marcador no

definido.
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1- Roles y responsabilidades para la gestión de la preservación digital
...................................................................................................................55
Tabla 2- Plan de preservación digital .........................................................56
ÍNDICE DE ANEXOS
ANEXOS A- METADATOS DE PRESERVACIÓN .....................................62
ANEXOS B- Formatos longevos ...............................................................64
2
1. INTRODUCCIÓN
El presente documento tiene como objetivo presentar el plan de
preservación digital a largo plazo del Ministerio de Educación Nacional
(MEN). Está basado en la ISO/CD TR- 26102 “Requirements for long-term
preservation of electronic records”, que es un Proyecto de informe técnico
que de acuerdo con los requisitos establecidos por la norma ISO 15489,
especifica la metodología para desarrollar una estrategia de conservación
de los documentos electrónicos a largo plazo, con independencia del
hardware, el software y el entorno tecnológico original en que fueron
creados.
De igual manera, el desarrollo del presente plan se basó en el documento

“Fundamentos de preservación digital a largo plazo” publicado por el Archivo
General de la Nación – AGN.
El presente documento presenta inicialmente el marco conceptual de la

preservación digital y las referencias normativas relacionadas,
posteriormente se presentan los objetivos y el alcance asociado con el plan
de preservación.
Aunado a lo anterior, se presentan los fundamentos del plan que incluye los
principios, políticas, acciones y estrategias relacionadas con el manejo de la
preservación de documentos digitales. Más adelante, se presenta el plan de
preservación incluyendo inicialmente la metodología desarrollada para su
definición.
2. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA
ENTIDAD
La Entidad garantiza la integración de las actividades y necesidades de la
política de gestión documental, en los documentos estratégicos de las
políticas en la implementación del MIPG de la institución; que permitan dar
la capacidad de gestión a través de la obtención de recursos financieros,
recurso humano, tecnologías de la información, calidad, trasparencia,
participación y atención al ciudadano, entre otras, conducentes al logro de
los objetivos, y otras políticas de desarrollo administrativo, teniendo en
cuenta las necesidades institucionales y su alineación con la normatividad,
de modo que generen valor.
3
2.1 MISIÓN
Liderar la formulación, implementación y evaluación de políticas públicas
educativas, para cerrar las brechas que existen en la garantía del derecho a
la educación, y en la prestación de un servicio educativo con calidad, esto
en el marco de la atención integral que reconoce e integra la diferencia, los
territorios y sus contextos, para permitir trayectorias educativas completas
que impulsan el desarrollo integral de los individuos y la sociedad.
2.2 VISIÓN
En 2022, a partir del gran pacto por una educación con enfoque integral
desde la primera infancia y a lo largo de la vida, el Ministerio de Educación
Nacional habrá liderado con responsabilidad social y financiera,
transformaciones estructurales en el sistema educativo de Colombia
dirigidas al mejoramiento progresivo de su capacidad para generar
condiciones y oportunidades que favorezcan el desarrollo pleno de las
personas y sus comunidades, soportado en el fortalecimiento de las

capacidades sectoriales y territoriales requeridas para garantizar el cierre de
brechas de acceso, permanencia y calidad en el entorno urbano y,
especialmente en el rural.
2.3 OBJETIVOS MISIONALES

• Brindar educación inicial de calidad en el marco de una atención
integral, desde un enfoque diferencial, de inclusión social y con
perspectiva de derechos a niños y niñas.
• Mejorar la calidad de la educación, en todos los niveles, mediante el

fortalecimiento del desarrollo de competencias, el Sistema de
Evaluación y el Sistema de Aseguramiento de la Calidad.
• Disminuir las brechas rural - urbana entre poblaciones diversas,

vulnerables y por regiones, en igualdad de condiciones de acceso y
permanencia en una educación de calidad en todos los niveles.
• Educar con pertinencia e incorporar innovación para una sociedad

más competitiva.
• Fortalecer la gestión del sector educativo, para ser modelo de

eficiencia y transparencia.
• Contrarrestar los impactos de la ola invernal en el servicio educativo

y fortalecer las capacidades institucionales del sector para asegurar
la prestación del servicio en situaciones de emergencia.
4
2.4 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Comprende la adopción e implementación de los lineamientos de la
función archivística articulado con el modelo integrado de gestión
reflejado en las estrategias y planes de la institución.
El Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG contempla la política

de gestión documental la cual debe articularse con otras políticas del
mismo.
Busca armonizar y articular las actividades y directrices de la política de

gestión documental con las demás políticas de desarrollo administrativo
que integran el modelo integrado de gestión, con el fin de orientar y
mejorar la eficiencia administrativa.

3. CONTEXTO ESTRATÉGICO DEL
El fundamento estratégico del Plan de Preservación Digital al interior del
Ministerio de Educación Nacional (MEN), se enmarca en los siguientes
fundamentos institucionales:
3.1 VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN DE

PRESERVACIÓN DIGITAL
El Ministerio de Educación Nacional (MEN), está comprometido con el
cumplimiento y ejecución de los requerimientos normativos y técnicos
establecidos para la correcta creación, aplicación y difusión de la gestión
documental soportados en los procesos de planeación, producción,
gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos,
preservación y valoración, con el fin de respaldar la fiabilidad y
confidencialidad de los documentos que son producidos y recibidos en la
Entidad en sus diferentes medios y soportes dando cumplimiento a cada
una de sus funciones. El Ministerio de Educación Nacional de igual
manera adopta en cada uno de sus procesos documentales los
lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación (AGN) con
el fin de brindar acceso, confiabilidad, trazabilidad y preservación de la
información, buscando siempre contribuir en el desarrollo social,
educativo, investigativo y cultural de la sociedad; y velando por una 5
adecuada administración y control de la gestión documental, garantizando
el acceso a la información por parte de la ciudadanía y promoviendo la
eficiencia y transparencia administrativa.
El Ministerio de Educación Nacional (MEN) coherentemente con la Política
de Gestión Documental reconoce que los documentos evidencian las
actuaciones administrativas y que los archivos constituyen la memoria de
las instituciones y se compromete a:
• Aplicar los lineamientos del Estado Colombiano para minimizar el riesgo de
pérdida de documentos, manteniendo las características físicas y
funcionales de los documentos de archivo en soporte físico y/o análogo,
conservando sus características de autenticidad, integridad, inalterabilidad,
originalidad, fiabilidad y disponibilidad, de acuerdo con lo establecido en las
TRD y TVD.
• Promover que solamente se produzcan los documentos necesarios para el

cumplimiento de las funciones de la entidad; asegurando su control y
seguimiento durante todo su ciclo vital.
• Implementar los mecanismos necesarios para que los documentos estén

disponibles cuando requieran ser consultados, independientemente de su

medio de creación y realizando prácticas adecuadas para preservar los
documentos electrónicos de archivo, priorizando en los documentos de
conservación permanente y los documentos esenciales o vitales para la
entidad.
• Capacitar a todos los servidores públicos y contratistas del Ministerio de

Educación Nacional (MEN) con el fin de promover prácticas adecuadas
desde la producción de los documentos de archivo hasta una adecuada
disposición final de los mismos.
• Contar con el apoyo y compromiso de la Alta Dirección para gestionar los

recursos administrativos, financieros y de talento humano necesarios e
idóneos que permitan llevar a cabal cumplimiento la aplicación de la
Política de Preservación Documental en el MEN.
• Implementar acciones de control y seguimiento con miras a preservar los

documentos de archivo a lo largo del tiempo, en concordancia con la
Política de Preservación Documental en el MEN
6
4. MARCO CONCEPTUAL
• Actualización. Copia de información digital de un soporte de
almacenamiento a largo plazo a otro del mismo tipo, sin ningún
cambio en los documentos (por ejemplo, la copia de un viejo CD-RW
a otro nuevo).
• Almacenamiento de documentos: Acción de guardar
sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y
unidades de conservación apropiadas. (Acuerdo 006 de 2014). El
almacenamiento es a menudo tratado como un estado pasivo en el
ciclo de vida, pero los soportes de formatos de almacenamiento van
cambiando. La solución más común a este problema de cambiar los
medios de almacenamiento es la migración a nuevos sistemas de
almacenamiento. Esto es caro y siempre está presente el problema
de la pérdida de datos o problemas con la calidad cuando se realiza
la transformación.
• Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona
o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,

conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede
entender como la institución que ésta al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.
• Archivo electrónico de documentos: Almacenamiento electrónico
de uno o varios documentos o expedientes electrónicos.
• Autenticidad: Garantía del carácter genuino y fidedigno de ciertos
materiales digitales, es decir, de que son lo que se afirma de ellos, ya
sea objeto original o en tanto que copia conforme y fiable de un
original, realizada mediante procesos perfectamente documentados.
• Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o
correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional
de los documentos de archivo. (Acuerdo 006 de 2014)
• Conservación preventiva de documentos: Conjunto de políticas,
estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo
orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos
de archivo, preservando su integridad y estabilidad. (Acuerdo 006 de
2014)
• Conservación: Es la parte de la gestión de documentos digitales que
trata de preservar tanto el contenido como la apariencia de los
mismos. Nuevas versiones de bases de datos, hojas de cálculo y
procesadores de texto se pueden esperar al menos cada dos o tres
años, con correcciones y actualizaciones incluso más a menudo. En
general, preservar la apariencia de un documento digital es difícil
cuando se trata de texto, pero es casi imposible cuando se trata de
entornos multimedia, donde hay una intensa interrelación entre
hardware/software y contenidos.
• Copias de seguridad: Proceso de hacer duplicados exactos del 7
objeto digital. No son una técnica de mantenimiento a largo plazo, ya
que se ocupa exclusivamente con la pérdida de datos debido a un
fallo de hardware, a causas normales, a desastres naturales, a
destrucción malintencionada. En ocasiones, se combina con
almacenamiento remoto de tal forma que el original y las copias no
estén sujetas a los mismos eventos desastrosos. Las copias de
seguridad deberían ser consideradas la estrategia de mantenimiento
mínima incluso para los materiales más efímeros y con menos valor
que dispongamos.
• Conversión: Proceso de cambio de un documento de un formato a
otro, mientras se mantienen las características de estos.
• Copias de seguridad: se refiere al proceso de hacer duplicados
exactos del objeto digital.
• Datos: Son expresiones generales que describen características de
las entidades sobre las que operan los algoritmos. Estas expresiones
deben presentarse de una cierta manera para que puedan ser
tratadas por una computadora. En estos casos, los datos por sí solos
tampoco constituyen información, sino que ésta surge del adecuado
procesamiento de los datos.
• Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el
medio utilizado.
• Documento de archivo: Registro de información producida o
recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o

funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico,
histórico, técnico o cultural y debe ser objeto de conservación en el
tiempo, con fines de consulta posterior.
• Documento digital: Información representada por medio de valores
numéricos diferenciados - discretos o discontinuos -, por lo general
valores numéricos binarios (bits), de acuerdo con un código o
convención preestablecidos
• Documento digitalizado: Son el resultado de una forma de
producción de documentos electrónicos, el fruto de un mecanismo de
captura que transforma en documento electrónico un soporte en
papel.
• Documento electrónico: Es la información generada, enviada,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos
o similares. Por tanto, un documento electrónico es aquel cuyo
soporte material es algún tipo de dispositivo digital que, para ser
consultado, interpretado o reproducido, debe ser accedido desde un
computador u otro dispositivo con capacidad de acceder a
información en medios magnéticos.
• Documento electrónico de archivo: Registro de información
generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios
electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante
todo su ciclo de vida, producida, por una persona o entidad en razón
a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal,
legal, o valor científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
• Documentos especiales: Aquellos que presentan una o ambas de
las siguientes características: a) el lenguaje que emplean para
transmitir la información es distinto al textual, pudiendo ser
8 iconográfico, sonoro o audiovisual; b) el soporte en que se presentan
es distinto al papel. O aun siendo de tal material, su formato vario a
los que usualmente se encuentran en los archivos, exigiendo
condiciones particulares para su instalación. Cervantes, Gumaro
Damián. (2008). Los documentos especiales en el contexto de la
archivística.
• Documentos vitales o esenciales: Grupo de documentos y archivos
necesarios para que la entidad pueda continuar con sus funciones
esenciales durante y después de un desastre, originado por efectos
físicos, biológicos o humanos.
• Emulación: Técnica que recrea la apariencia y la funcionalidad
originales de un objeto digital mediante la utilización de aplicaciones
que simulan (emuladores) el funcionamiento de los programas
(software) originales con los que fueron creados cuando éstos están
ya obsoletos. Está siendo considerada como una alternativa a la
migración. Por ejemplo, un documento en MS Word 2000 podría llevar
incorporados metadatos que informaran sobre cómo reconstruir el
documento y el propio entorno del software al nivel más bajo de bits
y bytes. Una alternativa a la emulación documento a documento, es
la creación de un registro que identifique unívocamente entornos de
hardware y software y proporcione información sobre cómo recrear
dicho entorno para preservar el uso del objeto digital. En estos
momentos no existe ningún sistema que proporcione documentación
exhaustiva y la información de emulación requerida para que este

modelo sea funcional, particularmente para permitir a un archivo tratar
con la variedad de viejas tecnologías.
• Estrategia: Conjunto de acciones planificadas en el tiempo que se
llevan a cabo para lograr un determinado fin de identificación, análisis
y estimación de riesgos.
• Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente
físico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son
convertidos a formato electrónico mediante procesos de digitalización
• Expediente electrónico: Conjunto de documentos electrónicos,
puede ser considerado como la carpeta de un grupo de archivos.
• Formato de archivo: Codificación de un tipo de archivo que se puede
obtener o interpretar de manera consistente, significativa y esperada,
a través de la intervención de un software o hardware particular que
ha sido diseñado para manipular ese formato.
• Integridad de Objetos Digitales: Estado de los objetos que se
encuentran completos y que no han sufrido corrupción o alteración
alguna no autorizada ni documentada.
• Medios de Acceso: Herramientas (por lo general combinaciones de
programas y equipos) necesarias para acceder a los objetos digitales
y presentarlos de modo comprensible para el ser humano.
• Metadatos: Dato que describe el contexto, el contenido y la
estructura de los documentos de archivo y su gestión. Además de los
metadatos dirigidos a describir el objeto digital y permitir así su
recuperación, existen los metadatos dirigidos a la conservación del
material. Los metadatos de conservación describen los medios para
proporcionar acceso a los datos, junto con aquellos elementos de
metadatos requeridos para gestionar los procesos de conservación.
La información que se necesita para compilar unos metadatos
destinados a la conservación habitualmente se divide en dos clases: 9
o Información sobre el contenido, consistente en detalles sobre la
naturaleza técnica del objeto que indica al sistema cómo
representar los datos con un tipo específico y un formato. A
medida que las tecnologías de acceso cambian, estos metadatos
de representación también cambian y necesitan ser actualizados.
o Información descriptiva para la conservación, consistente en otra
información necesaria para la gestión y uso de los objetos a largo
plazo, incluyendo identificadores y detalles bibliográficos,
información sobre los propietarios del objeto, gestión de derechos
de acceso, historia, contexto incluyendo la relación con otros
objetos y la información sobre la validación de los formatos.
Obviamente algunos de estos metadatos pueden referirse a otros
objetos tales como herramientas de software y especificaciones
de formatos que deben a su vez ser conservados. La naturaleza
interdependiente de los materiales digitales significa que los
programas de conservación a menudo necesiten gestionar redes
de objetos digitales enlazados junto con sus metadatos.
Aún no existen estándares aceptados que definan esquemas de
metadatos destinados a la conservación, por lo tanto, las
instituciones interesadas tendrán que elegir entre aceptar (y
posiblemente adaptar) alguno de los modelos que están siendo
usados por otros o bien diseñar un esquema propio (bien sea
como una solución completa de futuro o uno intermedio de

carácter mínimo hasta que surja alguna norma que lo sustituya).
Un problema añadido aquí está en que la creación de metadatos

no está suficientemente integrada en las herramientas de creación
de estos objetos para confiar solamente en el proceso de creación.
A medida que los proveedores de software comiencen a
incorporar XML y arquitecturas RDF (Resource Description
Framework) en sus procesadores de texto y bases de datos, la
creación de metadatos como parte integrante del proceso de
creación será considerablemente más fácil.
• Metadatos de Preservación: Metadatos destinados a ayudar a la
gestión de la preservación de materiales digitales documentando su
identidad, características técnicas, medios de acceso,
responsabilidad, historia, contexto y objetivos de preservación.
• Migración: Copiar o convertir datos desde una tecnología a otra,
tanto si se trata de software como hardware conservando las
características esenciales de los datos. Los tipos de migración son
estos:
o Refresco: Sirve para reducir el riesgo de pérdida de datos debido
al deterioro que sufre el medio o soporte en el que se conserva la
información
o Replicación: Una migración digital donde no hay cambio en el
medio que contiene la información. Los bits que se utilizan para
transmitir estos objetos de información se conservan, aunque se
cambie el medio usado.
o Re envasado: Una migración digital donde hay algún cambio en
los bits de la Información de empaquetado.
o Transformación: Una migración digital donde hay algún cambio en
10 el contenido.
Se trata de un conjunto de tareas organizadas destinadas a conseguir

la transferencia periódica de materiales digitales desde una
generación tecnológica a la siguiente. El propósito de la migración es
preservar la integridad de los objetos digitales y mantener la
posibilidad por parte de los usuarios de recuperar, visualizar y
utilizarlos en una perspectiva de constante cambio tecnológico. La
migración incluye la actualización como un medio de conservación
digital, pero difiere de ella en el sentido de que no siempre es posible
hacer una copia digital exacta de un objeto digital cuando el hardware
y el software cambian y además deben mantener la compatibilidad
del objeto con la nueva generación de tecnología. Si bien las
empresas desarrolladoras de software proporcionan estrategias de
migración o compatibilidad hacia atrás para algunas generaciones de
sus productos, esto puede no ser verdad más allá de dos o tres
generaciones. No obstante, la migración no se garantiza para todos
los tipos de datos y se convierte en particularmente poco fiable si el
producto de información ha utilizado complicados componentes o
características de software. En estos casos no suele haber
compatibilidad hacia atrás y si la hay lo que se produce es una pérdida
en la integridad de los contenidos.
• Migración de medios: Acto de transferir un documento de un medio
a otro, en particular con respecto a la gestión de la obsolescencia de

los medios.
• Normas – Estándares: Especificaciones o prácticas convenidas para
alcanzar determinados objetivos. Algunas son preparadas,
convenidas, aprobadas y publicadas por organismos oficiales de
normalización y otras llegan a ser estándares de facto al ser
adoptadas y utilizadas corrientemente por los usuarios. Otras, como
por ejemplo, gran parte de los formatos de fichero, son creadas y
patentadas por sus propietarios intelectuales que pueden, o no, hacer
públicas sus especificaciones.
• Plan de preservación digital: El plan establece las funciones y
rutinas para estar al tanto del entorno del sistema y garantizar el
acceso a los datos que se esperan conservar por un plazo frente a
los avances tecnológicos que requieran nuevos programas para su
lectura, mediante la evaluación del contenido del archivo y
recomendar la actualización y realización de planes de cambio de los
datos a nuevos formatos y la adopción de nuevos estándares.
• Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares
aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su
preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma
de registro o almacenamiento. La preservación a largo plazo aplica al
documento electrónico de archivo con su medio correspondiente en
cualquier etapa de su ciclo vital.
• Preservación digital: Es el conjunto de principios, políticas,
estrategias y acciones específicas que tienen como fin asegurar la
estabilidad física y tecnológica de los datos, la permanencia y el
acceso de la información de los documentos digitales y proteger el
contenido intelectual de los mismos por el tiempo que se considere
necesario.
• Preservación de la tecnología: Preservación del entorno técnico 11
que hace funcionar el sistema, incluyendo sistemas operativos,
software de aplicaciones original, controladores de medios, etc. En
cierta forma se trata más de un tipo de estrategia de recuperación
después de un desastre de objetos digitales que no han estado
sometidos a una conservación adecuada. Ofrece el potencial de tratar
con la obsolescencia de los soportes, asumiendo que esos soportes
no se han deteriorado más allá de su legibilidad. Puede aumentar el
acceso a soportes y formatos de archivos obsoletos, pero ninguna
tecnología puede mantenerse funcional de forma indefinida. Esta
estrategia no puede ser llevada a cabo por una institución a título
individual debido a los altos costos en equipamiento y en personal.
• Programa de Preservación: Conjunto de disposiciones (y de los
responsables de tomarlas) destinadas a garantizar la accesibilidad
permanente a los materiales digitales.
• Protección de Datos: Operaciones destinadas a resguardar los
dígitos binarios que constituyen los objetos digitales de pérdidas o de
modificaciones no autorizadas.
• Refrescamiento: Proceso que consiste en copiar los datos de un
soporte a otro sin cambiar su codificación, para evitar pérdidas de
datos provocadas por el deterioro o el reemplazo de los medios de
almacenamiento.
• Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por
medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

(Acuerdo 27 de 2006)
• Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información – SGSI:
parte del sistema de gestión global, basada en un enfoque hacia los
riesgos globales de un negocio, cuyo fin es establecer, implementar,
operar, hacer seguimiento, revisar, mantener y mejorar la seguridad
de la información.
• Sistema Integrado de Conservación: Es el conjunto de planes,
programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación
documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total,
acorde con la política de gestión documental y demás sistemas
organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento
de cualquier tipo de información, independiente del medio o
tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales
como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad,
fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o
recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en
cualquier etapa de su ciclo vital. Los componentes del SIC son:
a. Plan de Conservación Documental: aplica a documentos de
archivo creados en medios físicos y/o análogos.
b. Plan de Preservación Digital a largo plazo: aplica a documentos
digitales y/o electrónicos de archivo
Utilización de estándares. Se puede afirmar que la utilización de
estándares es al software lo que los soportes perdurables son al
hardware. Se trata de buscar una forma de codificar y formatear los
objetos digitales adhiriéndose a estándares reconocidos y
favoreciéndolos en lugar de los más esotéricos y menos soportados.
Presupone que tales estándares perdurarán y que los problemas de
compatibilidad que resulten de la evolución del entorno informático
12
(aplicaciones, sistemas operativos) serán solventados debido a la
continua necesidad de acomodar la norma dentro de los nuevos
entornos. Por ejemplo, si JPEG2000 se convierte en un formato
ampliamente utilizado, el elevado número de usuarios garantizará que
el software para codificar y visualizar imágenes JPEG2000 se
actualizará para responder a las necesidades de nuevos sistemas
operativos, etc.
• Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la
información, según los materiales empleados. Además de los
archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos,
fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
13
5. REFERENCIAS NORMATIVAS
• LEY 527 DE 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el
acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de
las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se
dictan otras disposiciones.
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0527_1999
.html
• LEY 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de

Archivos y se dictan otras disposiciones.
.html
• LEY 975 de 2005. Por la cual se dictan disposiciones para la

reincorporación de miembros de grupos armados organizados al
margen de la ley, que contribuyan de manera efectiva a la
consecución de la paz nacional y se dictan otras disposiciones para
acuerdos humanitarios. En el Capítulo X Conservación de Archivos

establece el deber a la preservación de la memoria histórica que
corresponde al Estado y establece lineamientos para facilitar el
acceso a los archivos.
.html
• LEY 1185 de 2008. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 397 de

1997 –Ley General de Cultura– y se dictan otras disposiciones. En su
artículo 9° establece las obligaciones y competencias en relación con
los bienes del patrimonio cultural y los bienes de interés cultural.
.html
• LEY 1273 de 2009. Por medio de la cual se modifica el Código Penal,

se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección
de la información y de los datos"- y se preservan integralmente los
sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las
comunicaciones, entre otras disposiciones.
.html
• LEY 1448 de 2011. Por la cual se dictan medidas de atención,

asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado
interno y se dictan otras disposiciones. En el artículo 144 Parágrafo
3° establece que para efectos de la aplicación del presente artículo
se tendrá en cuenta lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 y en el
Capítulo X sobre conservación de archivos contenido en la Ley 975
de 2005.
14 http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1448_2011
.html
• LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012. Por la cual se dictan
disposiciones generales para la protección de datos personales.
.html
• LEY 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de

transparencia y del derecho de acceso a la información pública
nacional y se dictan otras disposiciones. Esta Ley regula el derecho
de acceso a la información pública, los procedimientos para el
ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de
la información.
.html
• LEY 1915 de 2018. Por la cual se modifica la ley 23 de 1982 y se

establecen otras disposiciones en materia de derecho de autor y
derechos conexos.
.html

• Decreto 1080 de 2015: Decreto Único del Sector Cultura. En su Título
II sobre Patrimonio Archivístico compila los decretos que reglamentan
la gestión documental, el Sistema Nacional de Archivos.
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i
=76833
• Decreto 103 de 2015. Compilado en el Decreto 1080 de 2015, por el

cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras
disposiciones. Establece criterios generales para la implementación
del programa de gestión documental y políticas de preservación,
custodia digital, conservación de documentos y eliminación segura y
permanente de la
información.http://wsp.presidencia.gov.co/secretariatransparencia/Pr
ensa/2015/Documents/decreto_presidencial_103_del_20_de_enero
_201 5.pdf
• Acuerdo 007 de 1994. Por el cual se adopta y se expide el

Reglamento General de Archivos.
https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-07-de-1994/
• Acuerdo 027 de 2006 (octubre 31). Por el cual se modifica el Acuerdo

No. 07 del 29 de junio de 1994". Actualizar el Reglamento General de
Archivos, en su Artículo 67 y en lo correspondiente al uso del
Glosario.https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-27-de-
2006/
• Acuerdo 008 de 2014. “Por el cual se establecen las especificaciones

técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de 15
depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo y demás procesos de la función archivística
en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la
Ley 594 de 2000”.https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-
008-de-2014/
• Acuerdo 006 de 2014. Por el cual se desarrollan los artículos 46, 47

y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley 594 de
2000. https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-006-de-2014/
• Acuerdo 003 de 2015. Establece los lineamientos generales para la

gestión de documentos electrónicos. En su artículo 13° establece las
garantías de conservación y preservación a largo plazo; artículo 15°
la conservación de documentos datos y metadatos incluidas las
firmas digitales y estampado cronológico; artículo 16° adopción de
políticas estándares que aseguren la conservación a largo plazo;
artículo 17° repositorios seguros.
https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-003-de-2015/
• Circular externa 02 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para la

implementación de nuevas Tecnologías en los archivos públicos.
https://normativa.archivogeneral.gov.co/circular-2-de-1997/
• Circular externa 01 de 2015. Da alcance a la expresión “Cualquier

medio técnico que garantice su reproducción exacta”
https://normativa.archivogeneral.gov.co/circular-externa-001-de-
2015/
• Circular externa 02 de 2015. Criterios para la entrega de archivos en

cualquier soporte, con ocasión del cambio de administración de las
entidades territoriales.
https://normativa.archivogeneral.gov.co/circular-externa-002-de-
2015/
• Circular externa 03 de 2015. Directrices para la elaboración de las

tablas de retención
documental.https://normativa.archivogeneral.gov.co/circular-externa-
003-de-2015/
• Resolución 3441 de 2017. Por la cual se reglamentan aspectos

generales relativos al Patrimonio Audiovisual Colombiano conforme a
las Leyes 397 de 1997, 594 de 2000, 814 de 2003 y 1185 de 2008, y
al Decreto 1080 de 2015.
https://normativa.archivogeneral.gov.co/resolucion-3441-de-2017/
• ISO 13008:2013. Proceso de Migración y Conversión de documentos.
• ISO 27000 de 2006. Sistema de Gestión de la Seguridad de la

Información. Esta norma proporciona una visión general de las
normas que componen la serie 27000, indicando para cada una de
16 ellas su alcance de actuación y el propósito de su publicación. Recoge
todas las definiciones para la serie de normas 27000 y aporta las
bases de por qué es importante la implantación de un SGSI, una
introducción a los Sistemas de Gestión de Seguridad de la
Información, una breve descripción de los pasos para el
establecimiento, monitorización, mantenimiento y mejora de un SGSI
• ISO 27001 de 2013. Tecnología de la información. Técnicas de

seguridad. Sistemas de gestión de la seguridad de la Información
(sgsi). Requisitos.
• ISO/IEC 27002:2013. Describe los objetivos de control y controles

recomendables en cuanto a seguridad de la información.
• ISO/IEC 27040 de 2015. Tecnología de la información - Técnicas de

seguridad - la seguridad de almacenamiento. Guía para la seguridad
en medios de almacenamiento.
• CCN-STIC-405:2006. Guías Generales: Algoritmos y Parámetros de

Firma Electrónica Centro Criptológico Nacional, Guía STIC 405 2006.
• Norma Técnica Colombiana NTC ISO 15489-1:2010. Información y

Documentación. Gestión de Documentos.

• NTC ISO: 30300:2013. Información y documentación. Sistemas de
Gestión para documentos. Fundamentos y Vocabulario.
• NTC ISO: 30301:2013. Información y documentación. Sistemas de

Gestión para documentos. Requisitos.
• NTC 4095: 2013. Norma General para la Descripción Archivística
17
6. OBJETIVOS DEL PLAN DE
6.1 Objetivo general

✓ Fortalecer la Gestión y Administración de los Archivos al interior del
Ministerio de Educación Nacional (MEN), a partir de la definición de
lineamientos, estrategias, así como establecer las acciones para
asegurar la autenticidad, integridad, accesibilidad, permanencia y
comprensión del contenido intelectual de los documentos electrónicos
de archivo, por el tiempo que sean requeridos y de utilidad para la
Entidad.
Imagen 1 – Características de los documentos electrónicos
18
6.2 Objetivos específicos
• Establecer las estrategias generales para la formulación y desarrollo del
Plan de Preservación Digital a largo Plazo.
• Definir los principios y reglas que permitan garantizar los atributos de
autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos
digitales de archivo que requieran ser preservados durante los tiempos
definidos en los instrumentos archivísticos como lo son las Tablas de
Retención Documental - TRD y Tablas de Valoración Documental - TVD.
• Generar conciencia y sensibilizar a los funcionarios, contratistas y
colaboradores del Ministerio de Educación Nacional (MEN) sobre la
importancia de la administración y protección de la documentación
generara, recibida, almacenada y gestionada en medio digital.
• Diseñar y establecer modelos colaborativos con el fin de mantener el
contexto archivístico y garantizar la infraestructura y servicios tecnológicos
para la preservación digital.
• Mitigar el impacto de la materialización de los riesgos por obsolescencia
tecnológica de hardware, software y formato, así como errores que puedan

causar pérdida de información y acceso de los documentos electrónicos de
archivo.
7. ALCANCE DEL PLAN DE

La implementación del Plan de Preservación Digital incluye los principios,
políticas, estrategias y acciones específicas para preservar para el futuro los
documentos que se generen en formato digital o que se conviertan a este a
partir de material analógico ya existente.
El Plan de Preservación Digital a Largo Plazo tiene aplicación en todas las

dependencias que producen, gestionan, tramitan, almacenan y reciben
documentos en medios digitales (documentos nativos digitales y
digitalizados) y que la disposición final definida en las TRD y TVD sea mayor
a 10 años, también aquellos que sean identificados a partir del proceso de
valoración, de conservación total y/o permanente y aquellos documentos
que han sido identificados en el programa de documentos vitales, como
esenciales para la Entidad.
Las estrategias, los procedimientos, las actividades y las tareas propuestas

obedecen a tratamientos estrictamente necesarios, realizados por personal
capacitado, que no alteren la información, el soporte o los valores del
documento y que puedan ser retirados en una situación futura, y serán
aplicados bajo los criterios de:
19
a. Unidad del Objeto documental,
b. Unidad del soporte y de la imagen gráfica y
c. Integridad física del documento.
Teniendo en cuenta las definiciones establecidas por el Archivo General de
la Nación y el Ministerio de las Tecnologías de la información y las
comunicaciones – MINTIC y partiendo de la diferencia de establecida entre
las definiciones de documentos electrónicos y documentos electrónicos de
archivo, aquellos documentos que se presentan en soportes nativos
electrónicos (archivos ofimáticos, bases de datos entre otros) o digitalizados
mediante técnicas de reproducción, independiente de su forma o formato,
producidos en cumplimiento a las funciones, procesos, procedimientos y
planes institucionales del MEN o se encuentren reflejados en las Tablas de
Retención Documental TRD y Tablas de Valoración Documental TVD, que
cumplan con las características de: contenido estable, forma documental fija
y vinculo archivístico y que adquieran un valor administrativo, legal, científico
histórico técnico o cultural; serán declarados por la entidad como
documentos electrónicos de archivo.
El Plan de Preservación Digital debe tratar la disponibilidad futura (de largo

plazo) de la información contenida en los documentos soportados

electrónicamente, de tal manera que deben ser tramitados, organizados y
almacenados de forma adecuada.
El Plan de Preservación Digital tiene como límite la definición de acciones

específicamente orientadas a los documentos electrónicos conservados
como evidencias de las labores administrativas del MEN. Tampoco hace
parte de este documento la evaluación funcional de herramientas
informáticas para la gestión de documentos que opera en la Entidad
8. ELEMENTOS DE LA PRESERVACIÓN
DIGITAL
En el marco de la normativa vigente el MEN entiende que los documentos
institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen
una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica,
política y cultural del MEN; son testimonio de los hechos y de las obras;
documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de
información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de
las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano.
Para lograr consolidar un fuerte sistema de gestión documental, el MEN

cuenta con un Programa de Gestión Documental que compila y estructura
los procesos de la gestión documental de conformidad con los
requerimientos de Ley.
Por tal razón el MEN se tiene la necesidad de aplicar las disposiciones

20 establecidas en el Programa de Gestión Documental, en lo relacionado con
la conservación documental, mediante un Plan que garantice la
conservación, custodia y seguridad de la información tanto física como
electrónica.
8.1 ENTIDADES ARCHIVÍSTICAS DE
En el entorno digital, a diferencia del mundo análogo del papel, para
preservar y desarrollar un plan de estabilidad digital a largo plazo, es
necesario que los componentes del documento electrónico (que son de
variada naturaleza) mantengan sus características de evidencia auténtica y,
adicionalmente, reflejen de forma contextual su producción, relacionándose
con otros documentos para que reflejen la competencia funcional que les dio
origen. Esta connotación hace que como mínimo existan dos dimensiones,
con sus respectivos componentes, que son objeto de preservación digital a
largo plazo: el Documento Electrónico y el Expediente Electrónico.
Imagen 2. Fuente: Elementos del expediente electrónico “Guía para la gestión de

documentos y expedientes electrónicos”

El documento electrónico de archivo es la primera dimensión de
preservación digital, compuesto por anexos, metadatos, firma, relaciones,
versiones, parámetros, permisos y un flujo que soporta acciones
administrativas.
No es posible preservar un documento electrónico, si no se preservan sus

componentes, características y atributos. No es posible preservar un
documento electrónico de archivo, si no contextualizamos su producción a
través de la aplicación de principios documentales (procedencia y orden
original).
El expediente electrónico es la segunda dimensión de la preservación digital.

No se puede preservar un expediente electrónico de archivo, si no se han
preservado los documentos que lo integran, en el marco de una relación con
otros documentos y, especialmente, con la función en torno a la cual se
crean. 21
Los componentes del documento electrónico de archivo y del expediente
electrónico deben administrarse con base en principios, políticas y
estrategias concretas, para lograr la preservación digital a largo plazo.
8.2 PILARES DE LA PRESERVACIÓN

DIGITAL
El enfoque con que se desarrolla el Plan de Preservación Digital está
sustentado, entonces, en los siguientes pilares.
Imagen 3 - Pilares del plan de preservación digital
• Marco teórico
Principios y mejores
practicas
•Decisiones del
MEN para
Políticas aplicar los
principios
•Alternativas
técnicas,
Estrategias prácticas y
conceptuales
Principios. El concepto de Principios será entendido como el marco teórico

y de mejores prácticas para el desarrollo del Plan de Preservación Digital a
Largo Plazo.
Políticas. Las Políticas están constituidas por la decisión administrativa del

MEN, a fin de formalizar y aplicar los principios rectores en la definición del
Plan de Preservación Digital.
La política de preservación digital forma parte integral de la política de

gestión documental. Se trata de un documento estratégico que contiene una
declaración escrita y autorizada por la alta dirección del MEN. La política de
preservación digital la debe genera el órgano competente en el MEN.
Estrategias. Las Estrategias, por su parte, son el conjunto de alternativas

técnicas, tecnológicas, prácticas y conceptuales, que se definen como
solución a las demandas generadas por el Plan de Preservación Digital a
22 Largo Plazo.
8.3 PRINCIPIOS DE LA
• Principio de integridad: Asegurar que el contenido, la estructura
lógica y el contexto no sea modificado ni se afecte la fiabilidad ni
la autenticidad del documento.
• Principio de equivalencia: Modificar, cuando sea necesario, la
forma tecnológica como una medida para enfrentar la
obsolescencia tecnológica y para garantizar el acceso a la
información, sin alterar el valor de los documentos como
evidencia.
• Principio de economía: Aplicar procesos, procedimientos,
métodos y técnicas de preservación viables, prácticos y
apropiados para el contexto de los documentos, de tal modo que
se asegure la sostenibilidad técnica y económica.
• Principio de actualidad: Mantener la capacidad para evolucionar
y ajustarse a los cambios tecnológicos con el fin de garantizar la
preservación de los documentos en el futuro.
• Principio de cooperación: Reutilizar y compartir soluciones ya

existentes y desarrolladas de forma conjunta con otros archivos
digitales.
• Principio de normalización: Generar lineamientos y
herramientas basadas en normas, estándares y buenas prácticas.
8.4 POLÍTICA DE PRESERVACIÓN

DIGITAL
Tiene como objetivo identificar y describir las razones que han motivado a la
institución a crear el archivo digital y a desarrollar la política de preservación
digital, los beneficios de contar con dicha política, las áreas definidas que se
incluyen, las problemáticas más importantes discutidas, las estrategias y
limitaciones de la institución y demás aspectos específicos y relevantes
relacionados con la preservación digital.
Los principales referentes de la política de preservación son: el Modelo de

referencia OAIS y el marco legal colombiano.
8.4.1 OAIS. Open Archival Information

System
Es un modelo conceptual destinado a la gestión, al archivo y a la
preservación longeva de documentos. OAIS se ha registrado como norma
ISO 14721:2003. El Modelo OAIS constituye un referente internacional en
responsabilidad del Consulative Committee for Space Data System 23
(CCSDS), que describe de forma genérica las funciones, las
responsabilidades y la organización de un conjunto de componentes
(sistema) para preservar información (documentos) a largo plazo. El largo
plazo está definido como el cálculo de tiempo para que los documentos
electrónicos resistan el impacto de la evolución tecnológica y se garantice,
en ese período, un acceso al contenido informativo archivado.
El Modelo OAIS se desarrolla en un entorno de interacción con diferentes

entidades:
• Productores de documentos, que generan evidencias a partir de las

funciones asignadas.
• Usuarios, que explotan el contenido intelectual de los documentos; y
controla la gestión, uso y respaldo de la información.
• Módulo de ingreso: Ofrece el servicio y funciones para aceptar
Paquetes de Información de Transferencia-PIT, desde los
productores y preparar los contenidos para el almacenamiento y
gestión en el Archivo Digital.
• Módulo de almacenamiento: Provee los servicios y funciones para el
almacenamiento, mantenimiento y recuperación de los Paquetes de
Información de Archivo - PIA.
• Módulo de gestión de datos: Proporciona servicios y funciones para
ingresar datos, mantener y acceder a la información descriptiva y a

los datos administrativos para la gestión del archivo. Incluye la
administración y actualización de la base de datos.
• Módulo de administración: Suministra los servicios y funciones para
gestión de los usuarios, de las políticas del archivo, de plantillas y
esquemas de metadatos que describen los PIT, de la jerarquía
documental y de la auditoría y trazabilidad de los eventos realizados
en el archivo.
• Módulo de planeación de la preservación: Proporciona los servicios y
funciones de control del entorno del archivo, para proveer
recomendaciones y planes de preservación digital a largo plazo.
• Módulo de acceso: Ofrece servicios y funciones de apoyo a los
usuarios para determinar la existencia, localización y disponibilidad
de la información; esto incluye distintas interfaces para el acceso a
los contenidos, visualización de los objetos digitales y acceso a los
documentos y metadatos aplicando controles que limitan el acceso a
dichos contenidos; permite el descargue de copias de PIA.
24
Imagen 4 - Modelo funcional OAIS
Fuente: fundamentos de preservación digital a largo plazo, Archivo General de la Nación, 2019

El Sistema Abierto de Información de Archivo - OAIS es el marco para la
normalización de la preservación digital y es la principal referencia
conceptual para establecer para establecer la política, requisitos y acciones.
8.4.2 Marco legal colombiano para la

preservación digital
El marco legal colombiano para la preservación digital se esbozó En el
capítulo “Referencias normativas” de este documento.
8.5 ACCIONES DE PRESERVACIÓN

DIGITAL
8.5.1 Articulación con la gestión del

riesgo de la entidad
En el establecimiento de planes, proyectos y acciones tendientes a
garantizar la preservación de los documentos electrónicos se hace
imperativo tener presente los niveles de riesgo derivados de amenazas y
debilidades de la Entidad en torno al manejo de sus documentos digitales.
25
Los cuales contemplan en el mapa de riesgos del macroproceso de gestión
documental establecidos con la subdirección de desarrollo organizacional de
la Entidad.
8.5.2 Articulación con la política de

seguridad de la información.
La ejecución de las diferentes estrategias para preservar los documentos
electrónicos requiere del cumplimiento de las políticas de seguridad de la
entidad de manera que se garantice la seguridad de la información
específicamente en las siguientes actividades:
• Ejecutar procesos para la toma de copias de seguridad
• Controlar el acceso no autorizado
• Verificar la fiabilidad del software y hardware
• Detectar y neutralizar el ataque de virus o hackers
• Prever contingencias
8.5.3 Articulación con los

instrumentos de la gestión documental
Promover e impulsar planes y proyectos que conlleven a la incorporación de
tecnologías de la información y las comunicaciones para soportar la gestión
documental de la entidad, enmarcadas en el contexto de las necesidades
del Ministerio, su estructura organizacional, el modelo de gestión documental
definido para la entidad y con la capacidad financiera y tecnológica para su
adopción, implementación y mantenimiento, procurando por la protección del
medio ambiente, mediante el establecimiento de procesos documentales
que disminuyan la generación de documentos en papel.
8.5.4 Desarrollo de procedimientos de

La ejecución de las actividades y/o acciones de gestión documental deben
estar formalmente especificadas en procedimientos establecidos en el
sistema de gestión de calidad. Entre estos procedimientos se incluyen:
1. Procedimiento de identificación y análisis de series documentales a

preservar.
Este procedimiento debe incluir, entre otras, las siguientes actividades:

• Revisar las características de los documentos que deben ser objeto
de preservación
• Definir cantidades y capacidades de almacenamiento requerido
26 • Definir el inventario
• Verificar los formatos en los que se encuentran
2. Procedimiento de transferencias documentales electrónicas.
Mediante este procedimiento se gestionan las transferencias

documentales primarias y secundarias donde se enmarcan varias de las
estrategias de preservación establecidas.
3. Procedimiento de administración del sistema de preservación

digital.
Procedimiento mediante el cual se identifican amenazas, se deciden

acciones o estrategias a implementar y se controla la aplicación de las
diferentes estrategias de preservación. Incluye, entre otras, las siguientes
actividades:
• Controlar la ejecución periódica del procedimiento
• Ejecutar el procedimiento de identificación y análisis de los grupos
documentales a preservar
• Realizar un diagnóstico de las características de los documentos
electrónicos que incluye o Verificar el nivel de obsolescencia de los
formatos estandarizados o Verificar estado de los medios de
almacenamiento

o Verificar nivel de obsolescencia de los medios de
almacenamiento o Verificar niveles de cumplimiento de las
políticas de seguridad o Identifica las amenazas de perdida de
información y las probabilidades de que ocurra.
o Identifica que la ejecución periódica de copias de respaldo esté
de acuerdo con el plan de copias de respaldo y recuperación
de la información definido por la Oficina de Informática.
o Identifica que los repositorios para los documentos
electrónicos estén debidamente asegurados y protegidos de
acuerdo con las políticas de la
Oficina de Informática o Identifica que los soportes en los
cuales se manejan los repositorios electrónicos tengan las
condiciones ambientales adecuadas.
• Analizar el diagnóstico y revisar las estrategias
• Aprobar la ejecución de estrategias y acciones
• Implementar las estrategias que se requieran
• Ajustar el plan de preservación
• Ajustar los elementos de preservación que sean necesarias:
Acciones, estrategias
El MEN mediante este procedimiento debe ejercer vigilancia técnica
permanente, a fin de advertir las necesidades de migración o conversión
a ser aplicada sobre los formatos de documentos electrónicos, con el fin
de asegurar la accesibilidad al contenido, preservando sus
características y atributos, para que cumplimiento de la condición
archivística de evidencia. Se proponen las siguientes acciones mínimas
de seguimiento:
• Definición de periodos de muestra
• Volumen de inspección representativo
27
• Selección aleatoria de muestras
• Escogencia programada de formatos
• Verificación de acceso
• Validez/actualización de metadatos técnicos de preservación
• Confrontación de usabilidad (visualización)
• Validación de atributos funcionales (firma, integridad)
• Funcionalidad de relación y vigencia de componentes
• Anotación de manifestaciones extrañas (información incorrecta,
tiempo de apertura, visualización anómala, requerimientos de
software antiguo, etc.)
4. Procedimiento de selección de medios de almacenamiento digital.
El procedimiento incluye las actividades identificar las características

técnicas y de capacidad de los medios de almacenamiento requeridos para
guardar los documentos electrónicos objeto de preservación.
En la definición de este proceso se deben tener en cuenta las siguientes

actividades:
• Investigar sobre nuevos medios de almacenamiento en el mercado
• Verificar el cumplimiento de estándares de los medios para soportar
el uso de repositorios documentales estandarizados.
• Identificar las características de los nuevos medios y realizar una

evaluación costo / beneficio
• Recomendar acciones a seguir frente al uso o conversión de medios
Ejecutar el proceso de solicitud y adquisición de medios.
8.6 TÉCNICAS Y ESTRATÉGIAS DE

8.6.1 Técnicas de preservación digital

Las técnicas de preservación digital a largo plazo deben ser genéricas,
concretas y de costo bajo, para que el Plan de Preservación a Largo Plazo
tenga viabilidad en el tiempo. En el MEN, en concordancia con lo anterior, la
estrategia más importante es reducir la complejidad de las acciones.
Dada la heterogeneidad de los documentos digitales, lo más común es que

se combinen varias técnicas de preservación digital dependiendo de las
necesidades y los requisitos establecidos por la institución para la
implementación de las acciones de preservación a largo plazo.
A continuación, se describen de manera general algunas de las técnicas

más comúnmente usadas:
28
Imagen 5 - Estrategias de preservación digital
•Traslado de un formato a
Renovación
•Copiado
otro de un medio antiguo a un
demedio reciente
s medio controlando los riesgos de
seguridad
•Trasladar
Migració de archivo de un
documentos
n asistema
otro
•Recreación de un sistema
Emulació permita la consulta de
que
obsoleto
n formatos
s
Normalizació
•Usar formatos normalizados
Estandarizados para la creación
y/o
nde documento
formatos de
s
Mantenimient•Incluye políticas para la
o de de los documentos
conservación
digitale
firmas digitalment
firmados
s e
Integración •Envío de documentos
documento archivo
de de al
s SGDEA
Utilización •Inclusión de
metadato mínimo
de metadatos
s s

•Conversión de
Conversión actuales a
a formato documentos
normalizado
slongevo formatos
s s
Fuente propia
1. Renovación de medios.
Consiste en la renovación periódica de los medios de
almacenamiento con el fin de mitigar amenazas derivadas de los altos
niveles de obsolescencia tecnológica que se presenta en los medios
de almacenamiento de los documentos, sumado a la limitada
durabilidad que tienen, la vulnerabilidad al deterioro y a pérdida por
intrusiones humanas, fallas catastróficas o desastres naturales.
2. Integración de documentos.
Los documentos electrónicos de archivo generados por una
aplicación externa deben ser integrados al gestor documental del
MEN, manteniendo una copia local de dichos documentos, que
podrán ser referenciados desde o hacia dicho software sobre el cual
no se tiene control.
3. Normalización de los formatos
Con el fin de reducir los esfuerzos y costos de recuperación de la
información se debe definir un número limitado de formatos mediante
los cuales se realiza la producción electrónica de documentos.
Para la definición de los formatos se debe tener en cuenta aspectos
como:
• Nivel de transparencia: grado en que los formatos son
accesibles pues provienen de código abierto. 29
• Apertura: grado de independencia frente respecto de una
patente de derechos de autor
• Independencia: grado de independencia con respecto a
hardware o software
• Interoperabilidad: Capacidad de intercambio con otros
entornos tecnológicos
• Estabilidad: Grado en que el formato mantiene su
funcionalidad con respecto a versiones anteriores.
• Estandarización: grado de cumplimiento con un estándar
establecido por un organismo de normalización.
• Mecanismos de protección técnica: Grado en que estos
mecanismos no establecen restricciones o interfieren en la
recuperación de datos o interfieren en los procesos de
evolución tecnológica.
4. Utilización de metadatos de preservación.

Con el fin de preservar no solamente el contenido sino la comprensión
del contenido intelectual de los documentos se deben mantener los
metadatos asociados que incluyen la identificación y descripción de
los documentos electrónicos de archivo.
5. Conversión a formatos longevos normalizados

Con el fin de que documentos recibidos en formatos diferentes y/o
documentos que tiene un formato que no se encuentra en la lista
normalizada y/o estandarizada para facilitar la recuperación de la
información se debe realizar una conversión de formato.
Los documentos electrónicos de archivo que manejan formatos
propietarios deben ser migrados y/o convertidos a un formato
estándar sin importar que se trate de aplicaciones de negocio que
utilizan software especializado con propósitos misionales.
6. Migración.
Con el fin de recuperar el acceso y consulta a documentos que por
efecto de la obsolescencia o el uso de formatos propietarios no es
posible hacerlo se realiza un traslado de documentos de archivo de
un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, integridad, fiabilidad
y la disponibilidad de los mismos. Los tipos de migración incluyen:
• Renovación de medios o refresco: Sirve para reducir el riesgo
de pérdida de datos debido al deterioro que sufre el medio o
soporte en el que se conserva la información
• Replicación: Una migración digital donde no hay cambio en el
medio que contiene la información. Los bits que se utilizan para
transmitir estos objetos de información se conservan, aunque
se cambie el medio usado.
• Re envasado: Una migración digital donde hay algún cambio
en los bits de la Información de empaquetado.
• Transformación: Una migración digital donde hay algún cambio
en el contenido.
7. Emulación
30 Con el fin de recuperar el acceso y consulta a documentos que por
efecto de la obsolescencia o el uso de formatos propietarios no es
posible hacerlo se crean mediante el uso de recursos
computacionales un sistema “emulador” que permite que documentos
creados o almacenados con tecnologías obsoletas puedan ser
consultados y representados en nuevas tecnologías.
8. Mantenimiento de firmas electrónicas
Algunos países han definido directrices que tratan de asesorar a las
agencias gubernamentales en las medidas necesarias para preservar los
archivos que pueden ser digitalmente firmados y eventualmente
transferido a la custodia archivística.
Se plantean estas políticas relativas a la conservación de los documentos
firmados digitalmente:
• Preservar las firmas digitales: Esta solución supone el despliegue
de los medios considerables para preservar los mecanismos
necesarios para la validación de las firmas, y no aborda la
necesidad de preservar al mismo tiempo la inteligibilidad de
documentos.
• Eliminar las firmas: Esta opción requiere la menor adaptación de
la institución archivística, pero empobrece a la descripción del
documento, ya que elimina la firma como uno de los elementos
técnicos utilizados para garantizar la autenticidad de los mismos
• Registro del rastro de las firmas como metadatos: esta solución

requiere pocos medios técnicos y documenta tanto la existencia
de la firma, como del resultado de su verificación.
• Sin embargo, las firmas digitales pierden su condición especial de
ser la forma primaria de evidencia de la autenticidad del
documento. Mientras que la primera solución a menudo ha sido
codificada implícitamente en las reformas de la ley (tal vez sin
darse cuenta de sus implicaciones prácticas completas), es la
última solución la más congruente tanto con la práctica, como con
la teoría archivística.
8.6.1 Estrategias de preservación digital

Para la formulación del Plan de Preservación Digital, se tuvo en cuenta
diferentes aspectos que evidencian la situación actual en materia de
preservación digital a largo plazo y el diagnóstico de la producción de
documentos en soporte electrónico, a partir de dicha información se formulan
estrategias a corto, mediano y largo plazo.
El MEN, deberá implementar nueve (9) estrategias que se presentan a

continuación, las cuales se encuentran enfocadas en la identificación de
documentos electrónicos objeto de preservación digital, la definición de
estándares para la preservación de documentos electrónicos de archivo, la
implementación de mecanismos para mitigar los riesgos de obsolescencia
tecnológica y la definición del repositorio de preservación digital a largo
plazo.
Para ello, a continuación, se presentan las estrategias que se deben tener 31

en cuenta para la preservación digital a largo plazo en la Entidad.
8.6.1.1 Estrategia 1. Identificar los documentos
electrónicos definitivos.
En el marco de las estrategias de eficiencia administrativa, trasparencia y

disminución del uso de papel en las entidades públicas, El MEN ha
desarrollado varios proyectos encaminados a la recepción y producción de
documentos electrónicos en los diferentes procesos de la entidad.
El desarrollo de diferentes instrumentos archivísticos como los cuadros de
caracterización documental, han permitido identificar los soportes y
tipologías documentales electrónicas más frecuentes producidas por las
dependencias, aún así, no se cuenta con una identificación puntual de los
expedientes o volúmenes documentales que actualmente conforman el
acervo electrónico de la entidad, por lo cual se requiere un programa
enfocado a identificar la producción documental electrónica con fines de
preservación digital, todo ello, basado en el alcance y la definición
establecida en los instrumentos archivísticos caracterizados y definidos por
la Entidad, la identificación de los diferentes medios en los que reposan los

documentos electrónicos y el cumplimiento de un tiempo de retención
mayor a 10 años.
Los referentes de los archivos de Gestión deberán realizar el inventario de
los documentos electrónicos producidos o recibidos, manteniendo la
estructura de clasificación definida en las Tablas de Retención Documental
– TRD.
Aspectos Por Mejorar

✓ Definir responsabilidades para la elaboración y mantenimiento del
inventario de documentos electrónicos objeto de preservación.
✓ Identificar los volúmenes y el estado de los documentos electrónicos
por objeto de preservación digital.
Actividades Por Desarrollar
✓ Definir un listado maestro de documentos a preservar.
✓ Ajustar el formato único de inventario documental para la inclusión
de documentos electrónicos de archivo.
✓ Socializar el proceso con los referentes de archivo de gestión
electrónico
✓ Realizar el inventario de documentos electrónicos.
✓ Verificar frente a los cuadros de caracterización y la TRD del área la
coherencia de los inventarios.
✓ Identificar documentos electrónicos que no se encuentran en los
32 instrumentos archivísticos (ejemplo página web), que deben ser
objeto de preservación digital
✓ Complementar y alinear frente a los activos de información de la
entidad
✓ Mantener actualizado el inventario.
Responsables
✓ Grupo de gestión documental
✓ OTSI
✓ Todas las dependencias – Referentes de Gestión Documental
8.6.1.2 Estrategia 2. Estandarizar los formatos de archivo

para preservación digital a largo plazo.
La estrategia se enfoca en estandarizar la utilización de formatos para

preservación digital a largo para los documentos electrónicos
producidos en la entidad, la producción y recepción de documentos
electrónicos en el MEN actualmente no cuenta con ningún estándar
que permita la definición establecida de formatos, medios de
almacenamiento, elementos de autenticidad e integridad, entre otros.
Para la estandarización de formatos, se requiere tener en cuenta los

siguientes lineamientos.
Formatos de preservación para documentos electrónicos de archivo
Con el fin de garantizar la preservación de la información y los

documentos electrónicos de archivo en el tiempo se definen los
siguientes formatos para la preservación de archivos.
33
Denominación
Escenario Formato Extensión Descripción
formal
ISO 19005-
Formato de
1:2005. ISO
archivo de
19005-2:2011.
documentos
Lectura PDF/A Electronic .pdf
electrónicos para
document file
conservación a
format for long-
largo plazo
term preservation.
Documentos
ISO 19005-
publicados para
1:2005. ISO
que los lea el
19005-2:2011.
ciudadano:
PDF/A Electronic .pdf
Normativas,
document file
instrucciones para
format for long-
rellenar
term preservation.
formularios, etc.
Documentos que
debe completar el
ISO 32000- ciudadano tras
1:2008. descargárselo
(por ejemplo:
Formularios).
Internet Como alternativa
a la
teletramitación,
en cualquiera de
PDF los tres formatos,
.pdf
Rellenable el ciudadano
Document
siempre tendrá la
management –
posibilidad de
Portable
rellenar el
document format
formulario,
– Part 1:PDF 1.7
imprimirlo,
firmarlo
manuscritamente
y aportarlo a una
tramitación
presencial.
Formato de
conservación a
ISO 19005-
largo plazo, es
1:2005. ISO
decir, PDF/A,
19005-2:2011.
Papel a para realizar las
PDF/A Electronic .pdf
electrónico copias
document file
electrónicas de
format for long-
documentos
term preservation.
originales en
papel.
Se recomienda
almacenar los
documentos
electrónicos en el
mismo formato
Comma en el que se
Comma .csv
Almacenamiento Separated reciben por parte
Separated Values del ciudadano o
Values
que se generan
dentro de la
propia
organización.
34 .txt
Como formato de
conservación a
largo plazo de los
documentos
eXtensible/ .html electrónicos
XHTML/HTML Hypertext Markup almacenados se
Language. recomienda la
utilización del
formato PDF/A.
.htm
Cascading Style
CSS .css
Sheets
ISO/IEC 15444. .jpg
Information
JPEG technology –
.jpeg
JPEG 2000 image
coding system
Multipurpose . mhtml
MHTML Internet Mail
Extension HTML .mht
ISO/IEC
.odt
26300:2006.
ODF - Open Information

Document technology –
Format for Open Document .ods
Office Format for Office
Applications applications
(OpenDocument)
.odg
ISO/IEC 29500-
.docx
1:2012
Information
technology –
Document
Strict Open description and
XML .xlsx
processing
languages –
Office Open XML
File Formats
.pptx
ISO 32000-
1:2008.
Document
PDF management – .pdf
Portable
document format
– Part 1:PDF 1.7
ISO 19005-
1:2005.
ISO 19005-
2:2011.
PDF/A .pdf
Electronic
document file
format for long-
term preservation.
ISO/IEC 35
PNG .png
15984:2004.
Information
technology –
Computer
graphics and
image processing
– Portable
Network Graphics
(PNG): Functional
specification
RTF Rich Text Format .rtf
ISO 12639:2004.
Graphic
technology –
Prepress digital
TIFF data exchange – .tif
Tag image file
format for image
technology
(TIFF/IT)
Audio Video
AVI .avi
Interleave
ISO/IEC 14496-
MPEG-4 .mpeg
14:2003.
Information
technology –
Coding of audio-
MP4 media .mp4
visual objects –
Part 14:MP4 file
format
ISO/IEC 11172-
MP3.
1:1993.
MPEG-1 Audio ISO/IEC 11172-
Layer 3 2:1993.
ISO/IEC 11172- .mp3
3:1993.
ISO/IEC 11172-
4:1995.
ISO/IEC 11172-
5:1998.
.doc
Ms office Ms office
.xls
document document
.ppt
Scalable Vector
SVG .svg
Graphics
Archivo texto Texto plano .txt
WebM WebM . webm
FLV Flash Video .flv
.ogg
OGG-Vorbis OGG Vorbis
.oga
ISO 19136:2007.
Geographic
36 GML information – . gml
Geography
Markup Language
(GML)
ISO 19142:2010.
WFS Geographic . gml
information – Web
Feature Service
ISO 19128:2005.
Geographic
WMS information – Web . gml
map server
interface
.shp
.shx
.dbf
.prj
.sbn
Shapefile ESRI Shapefile
.sbx
.fbn
.fbx
.ain
.aih

DraWinG .dwg
GZIP GNU Zip .gz
.zip
ZIP ZIP .7z
.zipx
Electronic
EPUB3 .epub
Publication
Archivo texto Texto plano. .txt
eXtensible/ .html
XHTML/HTML Hypertext Markup
Language. .htm
ISO/IEC 15444. .jpg La posible
Information existencia
JPEG technology – ilimitada de los
.jpeg
JPEG 2000 image formatos de
coding system documentos
ISO/IEC 29500- electrónicos y las
.docx limitaciones
1:2012
Information técnicas de las
Presentación technology – organizaciones en
Document general, y de las
Strict Open description and Administraciones
XML .xlsx Públicas en
processing
languages – particular, no hace
Office Open XML posible una
File Formats aceptación
.pptx universal de todos
los formatos
.doc existentes.
Ms office Ms office
.xls
documents document.
.ppt 37
ODF - Open ISO/IEC
.odt
Document 26300:2006.
Format for Information
Office technology –
Applications Open Document
.ods
Format for Office
applications
(OpenDocument)
.odg
ISO 32000-
1:2008.
Document
PDF management – .pdf
Portable
document format
– Part 1:PDF 1.7
ISO 19005-
1:2005.
ISO 19005-
2:2011.
PDF/A .pdf
Electronic
document file
format for long-
term preservation.
ISO/IEC
15984:2004.
Information
technology –
Computer
PNG graphics and .png
image processing
– Portable
Network Graphics
(PNG): Functional
specification
RTF Rich Text Format .rtf
ISO 12639:2004.
Graphic
technology –
Prepress digital
TIFF data exchange – .tif
Tag image file
format for image
technology
(TIFF/IT)
Audio Video
AVI .avi
Interleave
ISO/IEC 14496-
MPEG-4 .mpeg
14:2003.
Information
technology –
Coding of audio-
MP4 media .mp4
visual objects –
Part 14:MP4 file
format
ISO/IEC 11172-
MP3.
1:1993.
38 MPEG-1 Audio ISO/IEC 11172-
.mp3
Layer 3 2:1993.
ISO/IEC 11172-
3:1993.
ISO/IEC 11172-
4:1995.
ISO/IEC 11172-
5:1998.
Electronic
EPUB3 .epub
Publication
✓ Establecer con las oficinas productoras el uso de formatos de

preservación digital para la producción de documentos electrónicos
de archivo.
✓ Realizar una verificación de la aplicabilidad de los formatos definidos

como estándar para la aplicación en los diferentes procesos.

✓ Realizar la investigación de los posibles formatos de preservación
aplicables a los soportes electrónicos de elementos
computacionales como Bases de Datos, Máquinas Virtuales, Correo
electrónico, Backup; sin embargo, es pertinente aclarar que algunos
de los formatos empleados en archivos de gestión no podrán ser
convertidos en formatos de preservación y para lo cual se definirán
algunas condiciones de renovación de medios o conversión a
formatos más actualizados en la industria tecnológica, todo de
acuerdo a las condiciones de infraestructura y los costos asociados
a ello.
✓ Implementar el uso de formatos de preservación digital en forma

gradual y de acuerdo con la selección de los procesos que haga la
entidad.
✓ Realizar investigaciones frecuentes con los proveedores de

productos de soluciones de software adquiridas por la Entidad, en el
que se indique claramente el horizonte de mapa de ruta,
actualizaciones de productos, versionamientos actuales y futuros de
los productos y la línea de tiempo para dichos cambios, la
actualización y compatibilidad de nuevas versiones y cambios de
productos de software, para poder realizar una planificación de los
documentos electrónicos de archivo objeto de preservación que
deberán estar contemplados para la adición de formatos de
preservación o la posible conversión o la compatibilidad con los
actuales.
✓ Revisar periódicamente los formatos o versiones nuevas de los

39
documentos electrónicos que ingresan desde gestión y que se
constituyen como objetos de preservación digital; así mismo,
ejecutar una revisión de los formatos ya encontrados en el proceso
de normalización para determinar las acciones a realizar en caso de
que alguno esté en proceso de obsolescencia y deban aplicarse
acciones concretas con miras a la preservación digital.
Responsables
✓ OTSI
8.6.1.3 Estrategia 3 - Establecer mecanismo para

garantizar la autenticidad de los documentos
electrónicos de archivo
La producción de documentos electrónicos en el MEN actualmente no

cuenta con estándares que permitan la definición clara de elementos de

autenticidad. Lo anterior, genera riesgos asociados con el valor probatorio
de los documentos electrónicos suscritos, la suplantación de identidad de
los firmantes, el no repudio, por lo que se requiere definir claramente los
lineamientos y estándares que deberán ser aplicados en la entidad con
miras a la preservación digital a largo plazo.
La entidad actualmente se encuentra en la etapa de implementación de

algunos mecanismos de autenticidad de documentos electrónicos en
procesos puntuales, aun así, estos no se encuentran normalizados y
estandarizados de forma regular en toda la entidad
Estampas de tiempo: Consiste en una secuencia de caracteres utilizada

para certificar el momento específico en que se lleva a cabo un suceso
sobre un documento electrónico o que éste no ha sido modificado en un
espacio de tiempo determinado. La secuencia de caracteres está
relacionada con la fecha y hora exacta en que ocurre dicho evento y
específicamente cuando fue creado o firmado en un sistema de cómputo.
Mediante la emisión de una estampa de tiempo es posible garantizar el
instante de creación, modificación, recepción, firma, etc., de un
determinado mensaje de datos impidiendo su posterior alteración,
haciendo uso de la hora legal colombiana.
Firmas electrónicas: Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos

biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una
40 persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo
sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la
firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así́ como cualquier
acuerdo pertinente.
Firmas digitales: La firma digital se configura como un valor numérico que
se asocia a un mensaje de datos y permite determinar que dicho valor ha
sido generado a partir de la clave originaria, sin modificación posterior.
La firma digital se basa en un certificado seguro y permite a una entidad
receptora probar la autenticidad del origen y la integridad de los datos
recibidos. Como medida, en el marco de la conservación de los
documentos electrónicos a largo plazo, se recomienda la actualización de
la firma digital.
Esta medida de control consiste en el resellado o la refirma, como medios

para prevenir la obsolescencia o la vulneración del sistema de firma. La
diferencia entonces es fundamentalmente probatoria, pues si bien la firma
digital de manera automática incorpora la autenticidad, integridad y no
repudio, en la firma electrónica es necesario probarla, además de
determinar que se trata de un mecanismo confiable y apropiable.
Si se trata de una firma biométrica electrónica o electrónica manuscrita,

tendrá́ el mismo valor de una firma electrónica, siempre que cumpla con
los requisitos exigidos por los arts. 3 °8 y 5 °9 del decreto 2364 de 2012,
sea o no emitida por una entidad certificadora. De lo contrario, si por
ejemplo la firma es tomada en un “digital pad” y es fijada en un documento
que es impreso, podrá́ ser tenida como una firma o rubrica común,
impuesta mediante un mecanismo electrónico, es decir, una firma de puño
y letra del autor, pero fijada, por decirlo así́, con tinta electrónica.
Certificados digitales: Los certificados digitales se conocen como una

parte de la información que se asocia a un mecanismo para acreditar la
validez de un documento perteneciente a un autor (autenticación),
verificar que no ha sido manipulado ni modificado (integridad), al igual que
impide que el autor niegue su autoría (no repudio) mediante validación de
la clave pública del autor, quedando de esta manera vinculado al
documento de la firma.
Código seguro de verificación (CSV): Las copias realizadas en

soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por
medios electrónicos y firmados electrónicamente pueden tener la
consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión
de un código generado electrónicamente u otros sistemas de
verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante el
acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública,
órgano o entidad emisora.
El Código seguro de verificación (CSV) es una comprobación de la

autenticidad del documento ingresando un código alfanumérico en la 41
sede electrónica correspondiente
Marcas de agua digitales: Corresponde a datos incrustados en
documentos electrónicos tales como fotografías, películas, audios, y
otros contenidos digitales y constituyen un medio seguro para certificar
el origen, propiedad y autenticidad de los activos digitales.

Documentar y estandarizar los mecanismos de autenticidad para los
documentos electrónicos utilizados en las diferentes aplicaciones
transaccionales de la entidad
Evaluar y definir los diferentes mecanismos de firmas longevas que se
requieren en el MEN de acuerdo con los documentos objeto de
preservación digital a largo plazo.
Definir claramente la aplicabilidad de firmas electrónicas y firmas
digitales a los documentos electrónicos de archivo y los lineamientos
pertinentes en la producción de documentos que se generan desde
los sistemas de información misionales y de apoyo con miras a
atender mecanismos de preservación.
Definir el alcance de la implementación del uso de firmas longevas en
la Entidad
Documentar y estandarizar los mecanismos de autenticidad para los

documentos electrónicos utilizados en las diferentes aplicaciones
transaccionales de la entidad.
Evaluar y definir los diferentes mecanismos de firmas longevas que se
requieren en el MEN de acuerdo con los documentos objeto de
preservación digital a largo plazo.
Formular e implementar firmas electrónicas y/o digitales en los
documentos electrónicos que lo requieran y los sistemas de
información de la Entidad.
Definir el alcance de la implementación del uso de firmas longevas en
la Entidad y la revisión de los mecanismos de firmas nuevas y/o
existentes, para garantizar la actualización en el tiempo, evitando la
caducidad y obsolescencia de estos.
Responsables
✓ OTSI
42
8.6.1.4 Estrategia 4. Establecer mecanismo para garantizar
la integridad de los documentos electrónicos de
archivo
La producción de documentos electrónicos en el MEN requiere de

mecanismos internos o externos a los documentos electrónicos que
permitan garantizar la integridad, y disponibilidad de estos. Lo anterior, con
el objetivo de garantizar que los documentos electrónicos no presenten
ninguna alteración o modificación posterior a su producción y fueron
suscritos en el tiempo y por quienes intervinieron, por lo que se requiere
definir claramente los estándares que deben ser aplicados en la entidad
con miras a la preservación digital a largo plazo.
✓ Definir los mecanismos para garantizar la integridad de los

documentos electrónicos de archivo de acuerdo con los
documentos electrónicos producidos y establecidos en el

alcance del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo.
✓ Los documentos deben permanecer completos, protegidos

contra modificaciones y alteraciones no autorizadas.

✓ Establecer políticas y procedimientos de gestión de documentos
en donde se especifiquen qué adiciones o anotaciones pueden
realizarse en un documento después de su creación, en qué
circunstancias pueden autorizarse dichas adiciones o
anotaciones y quien está autorizado para llevarlas a cabo,
cualquier anotación, adición o supresión autorizada que se
realice en un documento debería indicarse de forma explícita y
dejar traza
✓ Conservar los metadatos de contexto, que den cuenta de la

naturaleza procedimental, jurídica, administrativa y tecnológica
(auditoria) que da origen al documento dándole la confiabilidad
requerida.
✓ Mantener de manera permanente la relación entre el documento

electrónico de archivo y sus metadatos.
✓ En caso de requerirse algún cambio por razones de

obsolescencia tecnológica, preservación a largo plazo, se debe
realizar por personal debidamente autorizado dejando evidencia
en el documento (a través de metadatos) y en la documentación
del procedimiento de los cambios realizados, conforme a reglas 43
establecidas, limitadas y controladas por la entidad. (Esto debe
previamente ser autorizado por una instancia de nivel decisorio;
adicionalmente debe quedar reglamentado en el Sistema
Integrado de Conservación)
✓ Proporcionar y mantener pistas de auditoria u otros métodos de

seguimiento que demuestren que los documentos de archivo
están protegidos frente a la utilización, la modificación y la
destrucción no autorizadas.
✓ Conservar los niveles de restricción de acceso, en caso de que

el contenido de los documentos sea clasificado o reservado,
según la Ley 1712 de 2014.
Responsables

✓ OTSI
8.6.1.5 Estrategia 5. Aplicar metadatos de preservación a

largo plazo
El MEN, deberá asegurar que en su Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo SGDEA, se utilice obligatoriamente metadatos de
preservación, generados automática o manualmente, los cuales actúan
como estrategia para la preservación de los documentos electrónicos de
archivo. La información que ofrecen los metadatos de preservación
permite continuar con el despliegue operacional de estrategias
indefinidamente, ya que ofrece los datos suficientes para el tratamiento de
los documentos electrónicos. A continuación, se presenta una tabla,
propuesta en el “Plan de Preservación Digital a Largo Plazo”:
44
Finalmente, es preciso considerar que los documentos electrónicos de

45
archivo deben ser gestionados a través de un esquema normalizado
de metadatos, que contemple los aspectos de control mínimos
obligatorios; estos metadatos cumplen con la labor de proporcionar
información descriptiva y contextual para identificar inequívocamente
los recursos documentales.
✓ Definir los metadatos necesarios para garantizar la integridad y

autenticidad de los documentos electrónicos.
✓ Incluir en el esquema de metadatos de la entidad los metadatos de

preservación digital.
✓ Valorar la posible inclusión de metadatos en los documentos

electrónicos de archivo ya existentes en los sistemas de información de
la Entidad, de acuerdo con las reglas ya definidas para la preservación
a largo plazo.
✓ Validar e implementar posibles soluciones para adicionar metadatos de

preservación a documentos ya existentes en el repositorio documental
electrónico de la Entidad.
Responsables

✓ OTSI
8.6.1.6 Estrategia 6 – Implementar mecanismos de

renovación de medios y dispositivos para mitigar
los riesgos de obsolescencia tecnológica asociada
a los medios de almacenamiento de documentos
electrónicos.
Con el fin de garantizar que los documentos electrónicos almacenados

en diferentes medios y soportes sean accesibles en el tiempo, el MEN
requiere identificar e implementar las actividades necesarias para la
renovación de medios y dispositivos.
Es de suma importancia para la Entidad contemplar y ejecutar acciones

46 que mitiguen los riesgos asociados a la obsolescencia tecnológica por
cuanto la industria de software y hardware es cambiante y su
crecimiento es acelerado, lo que hace que la innovación sea una
constante y obliga a revisar que los documentos electrónicos puedan
ser leídos en tiempos posteriores y muy distanciados respecto a los de
su creación, lo que su lectura se convierte en un aspecto casi imposible
de cumplir y aunque se encuentre almacenada puede llegar a ser
imposible su recuperación y legibilidad.
Los medios electrónicos cuentan con unos tiempos de vida útil,

escrituras y condiciones ambientales que deben ser atendidas,
posterior a ello la durabilidad, el deterioro y la disponibilidad y consulta
puede comprometerse de tal forma que sea casi imposible cumplir
requisitos de valor documental asociado a los mismos. La entidad
requiere realizar una revisión de los elementos de hardware y software
asociados a los activos de información relacionados con la producción
de documentos electrónicos de archivo a fin de garantizar que se
realizan las planificaciones, reposiciones, adquisiciones y estrategias
que permitan la transferencia de información a nuevos soportes.
El MEN cuenta con unas expectativas de retención definidas en las

Tablas de Retención Documental, permitiendo observar agrupaciones
de documentos que deben ser preservados por 5, 10, 15, 20 hasta 80

años.
Para la implementación del Programa, se requiere tener en cuenta los

siguientes lineamientos.
✓ Los medios removibles como CD, DVD y USB, y/o información

almacenada en la nube, solamente son válidos como elementos
para el traslado o transferencia de información, para la
conservación de los documentos electrónicos de archivo, las
áreas deberán utilizar los sistemas de información y/o medios
definidos previamente,
✓ Los medios removibles recibidos por externos como CD, DVD, y

USB, deben tener una copia de respaldo en un servidor
institucional que garantice su consulta y recuperación.
Se establecen como estrategias de preservación la transferencia de

datos periódicamente hacia nuevos soportes de almacenamiento
✓ Réplica: Consiste en crear y mantener varias copias de la

información en distintos lugares. Si solo existe una copia de la
información electrónica, en caso de falla del sistema, daño o
accidente, el daño al original puede causar que la información se
vea seriamente comprometida. El crear y guardar varias copias
de la información y guardarlas en lugares distintos evita este
47
riesgo e incrementa la probabilidad de que cierta información
sobreviva al tiempo y a eventuales percances. Este mecanismo
se encuentra vinculado a los mecanismos de Seguridad de la
Información y debe ser aplicado al repositorio documental.
• Refrescado: Consiste en la sencilla técnica de copiar los

documentos electrónicos de cuando en cuando hacia otros
soportes más nuevos, más “recientes” y de mayor capacidad. En
esta técnica se copia la imagen del archivo informático tal cual
está, sin modificación alguna. Se entiende por ello mismo que ni
los formatos internos de los documentos ni las plataformas que
los operan han cambiado. Es el simple traslado desde un soporte
hacia otro considerado mejor, más moderno o simplemente de
mayor capacidad: de un disquete a un cartucho, de un CD-ROM
a un DVD, etc.; inclusive sobre el mismo medio, solo que nuevo.
Su objetivo primordial es el de resolver la permanencia evitando
que los soportes de los documentos lleguen a deteriorarse
físicamente, como es el caso del óxido férrico cintas magnéticas.
• Migración: Implica el cambio de elementos de equipo o

programas, o cambios generacionales de la infraestructura de

cómputo. Aquí se debe cambiar la tecnología que los opera
intrínsecamente. Por ejemplo, cambios de versiones de los
documentos tipo *.doc del sistema operativo MS-DOS o
Windows hacia formato odt –Open Document text– o
documentos tipo pdf hacia formato PDF/A para preservación.
En estos ejemplos la copia no se hace solo hacia otro medio
o soporte, sino que implica también la transformación de
formatos de los documentos y/o las plataformas que los
operaban. El propósito primordial de la migración es el de
preservar la integridad de los objetos digitales manteniendo la
capacidad de los usuarios de acceder a ellos a lo largo de
varias generaciones tecnológicas.
• Reconocer que no es posible preservar todo y que hay que

seleccionar el material que debe ser preservado.
• Conservar de manera segura el material documental
• Controlar la documentación e información utilizando metadatos

estructurados y otros documentos que faciliten el acceso y ayuden
durante todo el proceso de preservación.
• Proteger la integridad y la identidad de los datos.
• Elegir los medios apropiados para proporcionar acceso pese a los

48
cambios tecnológicos.
• Definir los mecanismos para mitigar la obsolescencia a aplicar a

los documentos electrónicos producidos a través de los diferentes
sistemas de información.
• Realizar frecuentemente investigaciones en el mercado y con los

proveedores de productos de soluciones de hardware y software
adquiridas por la Entidad, en el que se indique claramente el
horizonte de mapa de ruta, actualizaciones de productos,
versionamientos actuales y futuros de los productos y la línea de
tiempo para dichos cambios. La actualización y compatibilidad de
nuevas versiones y cambios de productos con los recursos
tecnológicos de la entidad, para poder realizar una planificación
de los documentos electrónicos de archivo objeto de preservación
que deberán estar contemplados en el tiempo para la respectiva
estrategia aplicable.
• Emitir lineamientos institucionales que permitan identificar las

acciones que deben realizar los funcionarios para la transferencia

y tratamiento de información en medios electrónicos removibles y
dispositivos de almacenamiento.
• Establecer protocolos técnicos construidos interdisciplinariamente

para la aplicación de las estrategias de preservación indicando
claramente los metadatos adicionales que se deberán contemplar,
las condiciones, las características del proceso y las
recomendaciones a que haya lugar.
• Definir de la estrategia a aplicar (migración, refrescado) a los

documentos electrónicos de archivo que fueron obtenidos en el
inventario de los documentos electrónicos y los formatos
establecidos para preservación.
• Definir la estrategia que será aplicada a los mecanismos de

almacenamiento en la nube.
• Prueba piloto de estrategia de renovación de dispositivos y

medios.
• Revisar y actualizar la estrategia.
Responsables
49
✓ OTSI
8.6.1.7 Estrategia 7. Definición de Repositorio de
Preservación Digital a Largo Plazo
Actualmente, los documentos electrónicos de archivo del MEN se

encuentran dispersos y en diferentes sistemas de información y aplicaciones
de negocios, una estrategia para la centralización ha sido la implementación
de nuevas funcionalidades dentro del aplicativo (Sistema de Gestión de
Documental) de la entidad. Aun así, se entiende que este no cumple con las
características necesarias para garantizar la preservación digital, por lo cual
se requiere de la implementación de un repositorio que centralice los
documentos electrónicos de la entidad.
Adicionalmente cuenta con el SGDEA, para la recepción, distribución y
trámite de comunicaciones oficiales. En el momento y con la implementación
del Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos la
entidad se encuentra en el proceso de actualización del SGDEA.

✓ Se requiere la definición de un repositorio para la preservación de

documentos electrónicos de archivo a largo plazo.
✓ Implementar la centralización de los documentos electrónicos de

archivo que sean objeto preservación digital
✓ Evaluar y definir el alcance del repositorio de preservación digital para

el MEN.
✓ Adquirir, configurar y administrar el Repositorio de Preservación

Digital.
✓ Actualizar la estrategia para la fase de implementación.
Responsables

✓ OTSI
50
8.6.1.8 Estrategia 8. Estandarizar los acuerdos de
presentación, los protocolos de transferencia
y definir los acuerdos de nivel de servicio para
operaciones de repositorio
En lo referente a la preservación digital la entidad no tiene identificado
los productores ni documentación formal que defina los derechos,
obligaciones y responsabilidades de los productores para la
transferencia de documentos electrónicos al repositorio de preservación
digital.
El MEN cuenta con un SGDEA, para el almacenamiento y gestión de
comunicados oficiales y conformación de expedientes electrónicos.
Los accesos a este repositorio son con fines de gestión, actualmente la
entidad cuenta con Tablas de Control de Acceso a los documentos, las
cuales identifican la seguridad de los documentos durante el proceso
de gestión y central.
Lo anterior, permite garantizar las características de los documentos

electrónicos y la validez probatoria; en otras palabras, quiere decir que

una vez vinculado a un tramité, el documento se gestionará y
mantendrá en su formato originario, previa conversión a formato
longevo de preservación al momento de captura en el SGDEA, de
acuerdo con las políticas y procedimientos definidos para dicho fin.
✓ Fortalecer el esquema de metadatos y la asociación con las tipologías

y expedientes documentales
✓ Identificar los productores y receptores de la información de manera

formal donde se defina los derechos, obligaciones y
responsabilidades de la transferencia de documentos electrónicos al
repositorio de preservación digital.
✓ Identificar los requisitos y necesidades de los productores

garantizando el acceso a los documentos una vez cargados en el
modelo de preservación.
✓ Establecer de acuerdo con las funciones de los productores acuerdos

escritos sobre sus derechos, obligaciones y responsabilidades para
transferir documentos al repositorio de preservación digital.
✓ Revisar y actualizar la estrategia de tratamiento de documentos
51
Responsables

✓ OTSI
8.6.1.9 Estrategia 9. Garantizar el acceso a los documentos

electrónicos de archivo durante el tiempo
establecido en las TRD.
Consiste en asegurar el acceso a los documentos capturados en el
SGDEA, de acuerdo con los perfiles de usuarios de la información
definidos en las políticas internas e instrumentos archivísticos como las
siguientes:
• Plan de respuesta a incidentes y plan de continuidad del negocio.

• Acuerdos de Niveles de Servicio de TI.

• Gestionar la capacidad, la operación y el soporte de los servicios
tecnológicos.
• Prevención de ataques de denegación del servicio
• Sistemas de contingencia alternativos o manuales.
• Capacidades de alta disponibilidad que incluyan balanceo de
carga y redundancia para los Servicios Tecnológicos.
• Implementación de controles de seguridad para gestionar los
riesgos asociados al acceso, trazabilidad, modificación o pérdida
de información.
Dado lo anterior, los documentos electrónicos de archivo, que reflejan
los vínculos archivísticos y son soporte natural del cumplimiento de las
funciones legalmente establecidas para la entidad, deben ser tratados
conforme a los principios archivísticos y un riguroso tratamiento
tecnológico e informático con los más altos estándares; por su parte,
deben ser gestionados por intermedio del Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA. Esto se logra a partir de
la aplicación de una política de seguridad claramente definida y de la
totalidad de estrategias anteriormente mencionadas en el presente
apartado.
Responsables

✓ OTSI
52
8.7 RECOMENDACIONES EN LA
A continuación, se presentan algunas recomendaciones adicionales a tener
en cuenta en la preservación de los contenidos digitales:
• Las copias máster destinadas a ser conservadas deberían ser
gestionadas de forma independiente de aquellas destinadas a
la difusión.
• Los archivos y sistemas deberían estar completamente
protegidos de posibles deterioros o pérdidas mediante la
adopción de buenas prácticas de medidas de seguridad y por
el establecimiento de políticas de copias de seguridad incluso
para el almacenamiento a corto plazo.
• El formato original del archivo electrónico recibido debería ser
respetado para garantizar y asegurar los atributos de los
documentos electrónicos de archivo. El correo electrónico
supondrá una radicación del documento en el formato original
de llegada y realizará el circuito de vida en ese formato, hasta
llegar a la clasificación documental y su respectiva disposición

final. Debe tenerse en cuenta que la condición de originalidad
y valor archivístico de un documento en papel escaneado recae
sobre el documento digital.
• En la evaluación de estructura del repositorio se debería revisar
estándares o buenas prácticas establecidas como el proyecto
InterPARES: Research on Permanent Authentic Records in
Electronic Systems que tiene como misión el desarrollo del
conocimiento esencial para la preservación a largo plazo de la
autenticidad de documentos creados y/o conservados en
formato digital y proveer las bases de estándares, políticas,
estrategias y planes de acción capacitados para asegurar la
longevidad de este material y habilitar la posibilidad de que los
usuarios confíen en su conservación a corto plazo.
• Las iniciativas de Emulación, Replicado, y Refreshing, están
caracterizadas como opcionales, con una tasa de uso práctico
realmente baja. Se han identificado dos debilidades a la
emulación: a) Costos y Conocimiento de plataformas antiguas.
Si no se actualizan los emuladores cuando haya un cambio
significativo del sistema, se pierde el programa de emulación y
con él, el esfuerzo y los recursos invertidos. Si desaparece una
aplicación, su documentación técnica, con el tiempo, también
desaparece o deja de mantenerse. Sin documentación no será
posible construir el programa emulador.
El replicado se entiende como necesario para el desarrollo de

actividades de respaldo y seguridad de la información, pero
carece de funcionalidad para resolver la problemática de la
Preservación Digital a Largo Plazo.
53
Finalmente, el Refreshing debe preocupar porque esa
actualización esté armonizada con la posibilidad de lectura y
acceso a los registros electrónicos (formatos) de los
documentos archivados, y que sus características y atributos
sean originales y auténticos.
9. PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL

Establece el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen
como fin implementar:
• Los programas
• Estrategias
• Procesos y procedimientos, tendientes a asegurar la
preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo
en condiciones de integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad,
seguridad, confidencialidad, trazabilidad y accesibilidad.
9.1 METODOLOGÍA USADA PARA LA

GENERACIÓN DEL PLAN

Para la generación del Plan de Preservación Digital a largo plazo del MEN
se siguieron los siguientes pasos:
1 Revisión de los activos de información del MEN con el fin de tener
una visión general de los objetos destinados a la aplicación del Plan
de Preservación Digital a Largo Plazo.
2 Revisión de las agrupaciones de documentos electrónicos que se
producen en el MEN e identificación de los formatos generalmente
usados.
3 Revisión del diagnóstico realizado e identificación de las brechas
existentes en torno a la preservación digital
4 Con base en los diferentes elementos que fundamentan un plan de
preservación digital entre las que se incluyen los principios, las
acciones y las estrategias y el modelo conceptual y el modelo OAIS
se identificaron brechas o necesidades a ser suplidas en términos
de procedimientos tecnología y estructura organizacional.
5 Los elementos funcionales que describe el modelo OAIS se cubrirán
con la implementación del SGDEA.
6 Se revisó el documento “Sistema Integrado de Conservación” que
maneja actualmente el MEN. Se sugiere remplazar el aparte de ese
documento denominado “Preservación digital” con este documento.
7 Los proyectos o acciones se definieron en un espectro de tres años
y siguiendo un orden lógico que facilite la implementación.
54
9.2 RESPONSABILIDADES
Un Plan de Preservación Digital a largo plazo implica asignación de personal
específico con apoyo de otros profesionales con capacidad para analizar las
dinámicas y variables cambiantes que deben ser articuladas para la
ejecución del Plan.
El Plan de Preservación Digital a Largo Plazo deberá ser asumido por el área
Administrativa, junto con un staff técnico y administrativo, que soporte las
acciones y demandas operacionales del Plan.
El MEN debe constituir una estructura organizacional que incluya los

siguientes roles:
Tabla 1- Roles y responsabilidades para la gestión de la preservación digital

Rol Responsabilidades
Responsable Unidad de Atención al Ciudadano

Institucional Encargado de publicar y presentar formalmente el plan y la
política de Preservación Digital a Largo Plazo en el MEN.

Responsable de Responsable tecnológico de las funcionalidades requeridas
Preservación digital para garantizar el cumplimiento de las directrices informáticas
del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo.
Asesor de Tecnología Director conceptual del Plan de Preservación Digital a Largo

Plazo
Profesional en Responsable operacional del Plan de Preservación Digital a

Ciencias de la Largo Plazo.
Información y la
Documentación
Profesional en Responsable del almacenamiento longevo de los materiales

Infraestructura de documentales y aplicación de las políticas de mantenimiento
Cómputo para el aseguramiento auténtico e íntegro de los documentos
electrónicos de archivo
Administrador de Consultor especialista y usuario de mejores prácticas para

Recursos Digitales preservación electrónica de documentos de archivo
Asesor Jurídico Acompañamiento especializado para la determinación del

carácter probatorio y evidencia jurídica de los documentos
electrónicos de archivo, objeto de Preservación Digital a Largo
Plazo
55
9.3 MAPA DE RUTA
A continuación, se muestra una lista de actividades a realizar en los años
2020, 2021 y 2022.
Tabla 2- Plan de preservación digital

2020 2021 2022
# Proyectos
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
1 Ajuste de roles
Definir responsables de la
1.1
1.2 Definir apoyos en TI
Normalización de los
2
formatos
Definir los formatos que se
van a usar en el MEN para
2.1
los diferentes tipos de
información
Ajustar los procedimientos
de producción documental y
2.2 demás para asegurar el uso
de los formatos
seleccionados.
Normalización del formato
3 en los documentos
electrónicos actuales
Clasificar el inventario actual
3.1 de documentos por el
formato que manejan
Ejecutar proyecto para
excluir formatos propietarios
3.2
mediante la conversión de
formatos
Utilizar metadatos de
4
preservación
Realizar los ajustes en los
4.1 aplicativos para capturar o
inferir metadatos
5 Integrar documentos
Implementar características
de interoperabilidad en las
5.1
aplicaciones para el envío de
documentos al SGDEA
Integrar los documentos en

5.2
el SGDEA
Implementar los
6 procedimientos de
preservación documental
Procedimiento de
identificación y análisis de
6.1
grupos documentales a
preservar
Procedimiento de
6.2 administración del sistema
de preservación digital
Procedimiento de selección
6.3 de medios de
almacenamiento
56
7 Mejora continua
Implementar la ejecución
periódica del proceso de
7.1
revisión de las estrategias y
acciones de preservación
Digitalización archivos de
7.2
gestión
Fuente propia
9.4 DESCRIPCIÓN DE LAS

ACTIVIDADES
9.4.1 Ajuste de roles

Definir responsables de la preservación digital: Se debe realizar la propuesta
y buscar la aprobación de los roles necesarias para encargarse de la

implementación y operación del plan de preservación digital y en
consecuencia designar las personas.
Definir apoyos en TI: Integra al área de TI en el apoyo técnico y operativo en

varios de los roles definidos
9.4.2 Normalización de los formatos

Definir los formatos que se van a usar en el MEN para los diferentes tipos
de información: Definir la lista de formatos para los diferentes tipos de
información teniendo presente las recomendaciones que se hacen en la
estrategia de normalización de formatos.
Ajustar los procedimientos de producción documental y demás para

asegurar el uso de los formatos seleccionados: identificados los formatos se
deben actualizar y publicar los procedimientos de producción relacionados
con la creación y recepción de documentos en el MEN con el fin de darle
obligatoriedad al uso de los formatos definidos como estándares a ser
usados.
9.4.3 Normalizar el formato en los

documentos electrónicos actuales
Clasificar el inventario actual de documentos por el formato que manejan:
identificar el formato de los documentos electrónicos con que actualmente
cuenta el MEN.
57
Ejecutar proyecto para excluir formatos propietarios mediante la conversión
de formatos: implementar un proyecto de conversión a los formatos definidos
de los documentos que estén en formatos diferentes.
9.4.4 Utilizar metadatos de
preservación
Realizar los ajustes en los aplicativos para capturar y/o inferir metadatos: Se
debe implementar un proyecto mediante el cual las diferentes aplicaciones
que generan documentos electrónicos de archivo implementen funcionalidad
para capturar y/o inferir la captura de los metadatos mínimos.
9.4.5 Integrar documentos

Implementar características de interoperabilidad en las aplicaciones para el
envío de documentos al SGDEA: Se debe implementar un proyecto
mediante el cual las diferentes aplicaciones que generan documentos
electrónicos de archivo en el MEN implementen funcionalidad para el envío
de los documentos electrónicos de archivo al SGDEA.
Integrar los documentos en el SGDEA: Ejecutar la funcionalidad y demás

acciones en las aplicaciones que generan documentos electrónicos de

archivo con el fin de enviar los documentos al SGDEA.
9.4.6 Implementar los procedimientos

de preservación documental
Procedimiento de identificación y análisis de grupos documentales a
preservar: especificar e implementar el procedimiento que incluye
actividades para:
• Revisar las características de los documentos que deben ser

objeto de preservación
• Definir cantidades y capacidades de almacenamiento requerido
• Definir el inventario
• Verificar los formatos en los que se encuentran
9.4.7 Procedimiento de identificación

de grupos documentales a preservar
Especificar e implementar el procedimiento de administración de

preservación digital que incluye, entre otras, las siguientes actividades:
• Controlar la ejecución periódica del procedimiento
• Ejecuta el procedimiento de identificación y análisis de los grupos
documentales a preservar
58 • Realizar un diagnóstico de las características de los documentos
electrónicos que incluye
o Verificar el nivel de obsolescencia de los formatos
estandarizados o Verificar estado de los medios de
almacenamiento
o Verificar nivel de obsolescencia de los medios de
almacenamiento o Verificar niveles de cumplimiento de las
políticas de seguridad o Identificar las amenazas de perdida de
información y las probabilidades de que ocurra.
o Identificar que la ejecución periódica de copias de respaldo
esté de acuerdo con el Plan de copias de respaldo y
recuperación de la información definido por la Oficina de
Informática.
o Identificar el nivel de aseguramiento y protección de los
repositorios documentales. Lo anterior de acuerdo con las
políticas de seguridad establecidas por el área de TI.
o Identificar las condiciones ambientales de los medios de
almacenamiento.
• Realizar un análisis del diagnóstico y proponer la ejecución de una
o varias estrategias
• Aprobar la ejecución de las estrategias
• Implementar las estrategias que se requieran

• Ajustar el plan de preservación
• Ajustar los elementos de preservación que sean necesarias:
Acciones, estrategias
9.4.8 Procedimiento de selección de

medios de almacenamiento
Especificar e implementar el procedimiento de selección de medios de
almacenamiento que incluye, entre otras, las siguientes actividades:
• Investigar sobre nuevos medios de almacenamiento.
• Identificar las características de los nuevos medios y realizar una
evaluación costo / beneficio.
• Recomendar acciones a seguir frente al uso o conversión de
medios.
• Ejecutar el proceso de solicitud y adquisición de medios.
9.4.9 Mejora continua

Implementar la ejecución periódica del proceso de revisión de las estrategias
y acciones de preservación: poner en acción la ejecución periódica del
procedimiento de administración de manera que periódicamente se esté
evaluando las características de la preservación de documentos electrónicos
y en ese sentido tomar las acciones pertinentes no solamente en la ejecución
de acciones y estrategias sino también el ajuste y mejoramiento del plan y
los procedimientos relacionados.
59
9.5 HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO
Y CONTROL
MEDICIÓN
TRIMESTRAL
GRAFICO
META (Comportam
INDICADORES iento ideal) OBSERVACIONES
PLAN O 1 2 3 4
PROYECTO
IMPLEMENTACIÓN Efectividad 100% El cumplimiento de las
DEL PLAN DE en la gestión tareas trimestrales,
PRESERVACIÓN % Acumulado Avance
DIGITAL
y 1,2 darán como resultado
cumplimiento 1,0
el cumplimiento del
0,8
del plan. 0,6
100% del proyecto.
0,4
0,2
-
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1
60
10. BIBLIOGRAFÍA
Construcción de una política de preservación de documentos.
https://www.bl.uk/aboutus/stratpolprog/collectioncare/publications/booklets/
building_a _preservation_policy.pdf
Manual y políticas de seguridad de la información del MEN
https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/MEN/SE-
M01%20Manual%20y%20Pol%C3%ADtica%20de%20Seguridad%20de%2
0la%20Informa ci%C3%B3n.Pu.pdf?
Política de privacidad de la información del MEN
https://www.dnp.gov.co/Paginas/Pol%C3%ADtica-de-
privacidad.aspx Sistema de gestión de seguridad de la
información
http://www.iso27000.es/download/doc_sgsi_all.pdf
Protección de la información
https://www.incibe.es/sites/default/files/contenidos/dosieres/metad_protecci
on-de-lainformacion.pdf
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica. Programa
de documentos vitales y esenciales

http://es.presidencia.gov.co/MEN/DocumentosSIGEPRE/D-GD-
03-programadocumentos-vitales-esenciales.pdf ISO 15489
https://www.ecured.cu/ISO_15489
Preservación documental digital y seguridad informática
http://www.scielo.org.mx/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0187-
358X2010000100008 Preservación y conservación de documentos digitales
http://www.edaddeplata.org/docactos/pdf/educativa/manual/CAPITULO7.pd
f
Fundamentos de preservación digital a largo plazo, Archivo General de la

Nación, 2019
61
11. ANEXOS
11-1 ANEXOS A.
METADATOS DE PRESERVACIÓN
Metadato Función
Código Identificación única del documento digital
Título Nombre del documento electrónico de archivo
Formato Identificar el formato de creación del documento electrónico
Software de Nombre de la aplicación informática utilizada para crear el

Creación documento electrónico
Versión Software usado para crear el documento electrónico
Tipo de recurso Categoría de archivo (Imagen, Audio, Video)
Estampa de Registro de fecha y hora de las acciones sobre el documento

Tiempo electrónico (creación/captura, modificación, actualización, acceso,
anexos, consulta, etc.)
Autor Emisor responsable del contenido/creación del documento

electrónico
Estado Estado del documento electrónico: Borrador, Documento.
Perfil autorizado Control de acceso al documento electrónico de archivo
Ubicación de Ruta física y/o lógica del repositorio donde se almacena el

Almacenamiento documento electrónico de archivo
Nivel de preservación Tipo de preservación a aplicar (migración, conversión, emulación)
Tiempos de aplicación Especificación de fechas para la migración o conversión de

del nivel de documentos electrónicos de archivo
preservación
Periodicidad de Tiempo planeado para realizar auditorías de acceso a los

verificación documentos electrónicos de archivo
Renovación de Fecha planeada de renovación de medios para el almacenamiento

62 Medios de documentos electrónicos de archivo
Información de Elementos de relación existentes entre los objetos

Contexto digitales, materia de preservación digital
Copiado de Períodos de tiempo para realizar copias

Respaldo de seguridad convencionales
Auditoría Registro de las acciones relevantes realizadas sobre el documento

digital
Retención Tiempo de preservación del documento digital
Derechos de Información sobre los derechos de propiedad intelectual relativos

Propiedad al documento digital
Autenticidad Elementos de datos para validar autenticidad
Integridad Elementos de datos para validar integridad
63
11.2 ANEXOS B
FORMATOS LONGEVOS
Categoría de Especificación Técnica Preservación

Contenido
Imagen Fija Representación • Calidad igual a la copia maestra de la versión

fidedigna publicada
• Preservación en el mismo formato que la copia
maestra
Características • Mayor resolución disponible (no extrapolado o

técnicas redimensionado)
• Mayor profundidad de bits disponible
• Perfil de color embebido en la imagen
• No compresión
• Eliminación de capas
Formatos • TIFF (*.tif)

preferidos • JPEG2000 (*.jp2)
• PNG (*.png)

Contenido
• JPEG/JFIF (*.jpg)
• Digital Negative DNG (*.dng)
• BMP (*.bmp)
• GIF (*.gif)
Metadatos Ver estrategia 7.
Medidas Preservar los atributos de documentos digitalizados que

tecnológicas controlen el acceso o impidan el uso por usuarios no
autorizados.
64
Contenido
Señal de Audio Sonido Grabado • Preservar la producción final de lanzamiento del

en medio contenido, en lugar de la preproducción
• Preservar la publicación en Compact Disc en lugar de
disco grabable CD-R
• Preservar la señal estereofónica si el registro de audio
fue producido con ella
• Preservar la señal mono-acústica, si el registro de
audio fue producido con ella
• Preservar la señal con múltiples canales DSD –Direct
Stream Digital-o Sunrround Sound)
• Preservar el disco de vinilo además del Compact Disc,
si existen ambos
Señal de audio • Preservar la producción final de lanzamiento del

contenido, en lugar de la preproducción

• Alta resolución nativa de archivos Wave PCM de la
versión final producida (44,1 KHz / 16 bits o superior
• Archivo Wave con metadatos incrustados (Broadcast
WAVE)
• Preservar el archivo en la resolución nativa
Transmisión • Preferiblemente no comprimir archivos

• Si se opta por compresión, comprimir en un estándar
Complementos Preservar todos los archivos acompañantes, texto e

imágenes en alta resolución
-TIFF o JPG para formato de imagen

-PDF para archivos en texto
Metadatos Ver séptima estrategia.

Proporcionar datos en un formato basado en XML
estándar (ERN-DDEX)

autorizados
65
Contenido
Imágenes Películas • Preservar la producción completa de la obra

en cinematográfica en la resolución original de
movimiento producción, relación de aspecto y velocidad de
fotogramas
• Preservar el formato original de la película (60 mm, 35
mm o 16 mm)
• Para videos, garantizar la preservación de la
resolución y frecuencia de la imagen (1080p24,
720p60)
• Garantizar interoperabilidad sin cifrar la película
Audio • Preservar las pistas finales completas, incluyendo las

pistas de idiomas extranjeros y audio descriptivo
• Preservar la estructura de canales y resolución del
audio
Metadatos • Ver estrategia 7

• Identificador del entorno en el que trabaja

autorizados
Historial de Cambios
Versión Fecha Observaciones
5 Enero 2020 Se realizo articulación con
MIPG-Modelo Integrado de
Planeación y Gestión,
alineándolos con lo
dispuesto en el Decreto 612
de 2018.
Se actualizan herramientas
de seguimiento.
Articulación del plan de
preservación con política de
seguridad.
6 Enero 2021 Se actualizaron metas y
actividades de mejora
continua.
7 Diciembre 2021 Se actualizaron metas y
actividades de mejora
continua.
66

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PLAN DE

6.1 OBJETIVO GENERAL ........................................................................ 18

PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL

7. ALCANCE DEL PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL ...................... 19

Imagen 1 – Características de los documentos electrónicos......................18

Imagen 3 - Estrategias de preservación digital¡Error! Marcador no

De igual manera, el desarrollo del presente plan se basó en el documento

El presente documento presenta inicialmente el marco conceptual de la

PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL

personas y sus comunidades, soportado en el fortalecimiento de las

2.3 OBJETIVOS MISIONALES

• Mejorar la calidad de la educación, en todos los niveles, mediante el

• Disminuir las brechas rural - urbana entre poblaciones diversas,

• Educar con pertinencia e incorporar innovación para una sociedad

• Fortalecer la gestión del sector educativo, para ser modelo de

• Contrarrestar los impactos de la ola invernal en el servicio educativo

El Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG contempla la política

Busca armonizar y articular las actividades y directrices de la política de

PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL

3.1 VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN DE

• Promover que solamente se produzcan los documentos necesarios para el

• Implementar los mecanismos necesarios para que los documentos estén

disponibles cuando requieran ser consultados, independientemente de su

• Capacitar a todos los servidores públicos y contratistas del Ministerio de

• Contar con el apoyo y compromiso de la Alta Dirección para gestionar los

• Implementar acciones de control y seguimiento con miras a preservar los

PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL

recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o

PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL

como una solución completa de futuro o uno intermedio de

Un problema añadido aquí está en que la creación de metadatos

Se trata de un conjunto de tareas organizadas destinadas a conseguir

PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL

medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL

• LEY 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de

• LEY 975 de 2005. Por la cual se dictan disposiciones para la

acuerdos humanitarios. En el Capítulo X Conservación de Archivos

• LEY 1185 de 2008. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 397 de

• LEY 1273 de 2009. Por medio de la cual se modifica el Código Penal,

• LEY 1448 de 2011. Por la cual se dictan medidas de atención,

• LEY 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de

• LEY 1915 de 2018. Por la cual se modifica la ley 23 de 1982 y se

PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL

• Decreto 103 de 2015. Compilado en el Decreto 1080 de 2015, por el

• Acuerdo 007 de 1994. Por el cual se adopta y se expide el

• Acuerdo 027 de 2006 (octubre 31). Por el cual se modifica el Acuerdo

• Acuerdo 008 de 2014. “Por el cual se establecen las especificaciones

• Acuerdo 006 de 2014. Por el cual se desarrollan los artículos 46, 47

• Acuerdo 003 de 2015. Establece los lineamientos generales para la

• Circular externa 02 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para la

• Circular externa 01 de 2015. Da alcance a la expresión “Cualquier

• Circular externa 02 de 2015. Criterios para la entrega de archivos en

• Circular externa 03 de 2015. Directrices para la elaboración de las

• Resolución 3441 de 2017. Por la cual se reglamentan aspectos

• ISO 13008:2013. Proceso de Migración y Conversión de documentos.

• ISO 27000 de 2006. Sistema de Gestión de la Seguridad de la

• ISO 27001 de 2013. Tecnología de la información. Técnicas de

• ISO/IEC 27002:2013. Describe los objetivos de control y controles