Gestión de la Cadena de Suministros

Gestión de Compras y Abastecimientos

Ing. Isabel Montes Álvarez
 UNIDAD 2
Los macroprocesos en la gestión logística

Al finalizar la unidad, el estudiante será capaz de explicar los procesos macro

de la cadena de suministros en una empresa.
 TEMA 1
Gestión de compras y abastecimientos

La presente sesión tiene como objetivo presentar los objetivos, principales

funciones y demás aspectos relacionados con las gestión de compras en una
compañía.
Recordemos las anteriores clases
Recordemos las anteriores clases
 Gestión de compras y abastecimiento

Logro de la sesión:
Al finalizar la sesión el estudiante será capaz de definir la
gestión de compras de una empresa, identificar los sub
proceso y mejorarlos.
1. Definición
2. Objetivos
3. Funciones
4. Ejecución de una Compra
5. Selección y evaluación de
proveedores
6. Buenas practicas
7. Errores Frecuentes
8. La negociación.
 Gestión de compras y abastecimiento
Definición:
Es la función logística responsable del proceso de
adquisición de insumos y materiales. Provee a la
compañía de los recursos necesarios para su
funcionamiento (materiales, servicios, otros), en la
cantidad necesaria, con la calidad adecuada y a un precio
conveniente. Se le suele llamar también suministro,
aprovisionamiento o abastecimiento.
La Gestión de Compras
Conjunto de actividades que realiza la empresa para
satisfacer sus necesidades al mínimo costo, con la calidad
adecuada y en el momento oportuno. Una buena gestión
de compras permite a la empresa ahorrar costes,
satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener
beneficios empresariales directos.
Gestión de compras y abastecimiento
 Objetivos de la función de compras

Satisfacer a los clientes internos atendiendo oportunamente sus necesidades.

Mantener la continuidad del suministro de bienes y servicios.

Garantizar el mejor precio de compra del mercado.

Asegurar la calidad de los materiales suministrados.

Desarrollar acuerdos con proveedores, especialmente en los productos críticos.

Mantener una buena relación con sus proveedores, y evaluarlos continuamente.

 Principales funciones de Compras

Revisión y atención de requerimientos.

Búsqueda y selección de nuevos proveedores.

Análisis de propuestas comerciales de los proveedores.

Emisión de Ordenes de Compra.

Seguimiento de las Ordenes de Compra.

Negociación con los proveedores (Precios, condiciones, etc).

Evaluación de proveedores.
La función de compras en la Empresa
La función de compras en la Empresa
 La matriz de Kraljic
La Matriz de Kraljic es una herramienta de planificación estratégica utilizada en la gestión de
compras. Nos permite clasificar los materiales y/o servicios de una empresa, considerando
los riesgos para la empresa y su impacto en los estados de resultados.

La matriz de Kraljic es una manera estructurada de gestionar nuestras compras y a nuestros

proveedores. Es una de las formas mas eficaces de ofrecer una segmentación precisa de
nuestros proveedores.
 La matriz de Kraljic

Definición de los productos según la matriz de Kraljic.

1. Productos apalancados: Son productos en los que la empresa tiene muchos

proveedores. El riesgo de no lograr un suministro adecuado es bajo. Tienen alto impacto
financiero sin embargo debido a que son fáciles de conseguir, son productos
estandarizados.
2. Productos Estratégicos: Son productos críticos para la empresa, debido a que su proceso
de suministro es muy difícil y su proceso de compra es complicado. Alto impacto
financiero y alto riesgo de suministro.
3. Cuello de botella: Productos con proceso de suministro muy complejo pero tienen baja
incidencia en el costo, es decir, bajo impacto financiero.
4. Productos rutinarios: Son productos que se adquieren con facilidad, tienen bajo impacto
financiero y su riesgo de suministro es también bajo.
 La matriz de Kraljic

Desarrollo de la matriz de Kraljic

1. Identificación de las variables: el primer paso es entender los dos factores principales que se
evalúan que son el impacto en los resultados y el riesgo de suministro, riesgo de
incumplimiento.
2. Graficar los ejes de la matriz: se debe realizar una lista de productos y servicios necesarios
en el proceso de producción.
3. Divide la matriz en cuadrantes

4. Añadir los materiales: Analizar cada producto o servicio y añádelos a la grafica.

 La matriz de Kraljic

1. Listar los productos y/o servicios necesarios para la producción.

2. Ubicar los productos en el cuadrante correspondiente

3. Definir la estrategia de suministro por tipo de producto

4. Negociación y contratación de la estrategia definida

5. Implementación y optimización
La matriz de Kraljic

.
 La matriz de Kraljic
Apalancados Estratégicos

Estrategias/negociaciones de
precios específicas. Desarrollo de relaciones a
largo plazo.
Impacto financiero / en rentabilidad

Oferta abundante
Aprovechamiento de todo el Asociarse con el proveedor
poder adquisitivo. Colaboración e innovación.
Negociar agresivamente.

Bajo control de los

Estandarización de productos proveedores.
cuando sea posible.
Buscar nuevos proveedores
Eficiencia de los procesos
(compras automatizadas). Innovación y sustitución de
productos
Abastecimiento abundante.
Escasez basada en la
Mercados emergentes producción

No críticos Cuello de botella

.
Riesgo de Suministro/Complejidad
 La matriz de Kraljic: Empresa productos lácteos

Leche
Impacto financiero / en rentabilidad

Insumos químicos
Fruta
Saborizantes

Artículos de oficina Repuestos de Equipos

Artículos de cafetería
Artículos de limpieza

.
Riesgo de Suministro/Complejidad
Caso practico
Caso practico
Caso practico
Caso practico
Caso practico
Caso practico
Caso practico
Caso practico
 Pasos para realizar una Compra

PASOS INCLUIDOS EN TODA COMPRA:

Independientemente del tamaño de la compañía o del monto, toda compra, generalmente,
sigue, los siguientes pasos:

1. 3. Definición 4. Selección 5. Proceso 6. 7. 9. 10. Emisión

2. Emisión del 8. 11.
Necesidad Requerimiento
del proceso de de Evaluación Evaluación
Negociación
Adjudicación de la Orden
Seguimiento
de compra a Seguir proveedores cotización técnica Comercial del Proceso de Compra
 Que entendemos por estrategia?
1. Necesidad de Compra

La necesidad de compra de
materiales nace de cualquiera de las
áreas usuarias de la compañía, vale
decir, producción, mantenimiento,
operaciones, seguridad, etc.
Esta necesidad se plasma en un
documento de pedido,
normalmente denominado pedido
de compra.
Que otras áreas pueden tener
necesidades de compras?
 Que entendemos
2. Emisión por estrategia?
del requerimiento

El pedido o requerimiento de compra

puede ser emitido por cualquiera de las
áreas usuarias o (mantenimiento,
producción, etc.) o del área de control de
inventarios.
Cuando se trata de materiales
catalogados, administrados por control de
inventarios, es esta área la encargada de
realizar el requerimiento. Cuando es un
pedido especial o por materiales no
catalogados, quien emite el
requerimiento es directamente el área
usuaria.
 Que entendemos
3. Definición por estrategia?
del Proceso a seguir

Siguiendo las políticas de la

compañía, se define
internamente cual será el
proceso a seguir, dependiendo
del monto y de la premura del
pedido.
 Que entendemos por
4. Selección deestrategia?
Proveedores

Dependiendo del proceso a

seguir, se pueden seleccionar
de la base de proveedores o
buscar en el mercado.
 Que entendemos pordeestrategia?
5. Proceso cotización

En este paso es importante

definir las condiciones del
proceso, fecha de
presentación de ofertas,
modo, forma de pago, etc.
 Que entendemos por estrategia?
6. Evaluación técnica

Realizada por el área usuaria,

es importante solicitar
justifiquen técnicamente los
motivos de alguna
descalificación.
 Que entendemos por estrategia?
7. Evaluación comercial

Se lleva a cabo con las propuesta

técnicas aprobadas, es importante
considerar los costos ocultos de
cada propuesta, no guiarnos
únicamente del precio.
 Que entendemos por estrategia?
8. Negociación

Dependiendo de nuestro
poder de negociación,
podemos mejorar los precios
inicialmente ofertados.
 Que entendemos por estrategia?
9. Adjudicación del Proceso

Selección propiamente dicha

del proveedor encargado de
suministrar los productos.
 Que entendemos por
10. Emisión de estrategia?
la Orden de Compra

• Es un documento oficial emitido por un

comprador comprometiéndose a pagar al
vendedor por la compra de un producto o
servicio específico. Es la formalización de la
compra con el proveedor al que se le
adjudico una compra.
• Cada orden de compra tiene un número
único asociado que ayuda tanto al
comprador como al vendedor a rastrear el
envío y el pago. Una PO en blanco es un
compromiso a comprar productos o
servicios, hasta alcanzar cierto máximo.
 Que entendemos por
10. Emisión de estrategia?
la Orden de Compra

La OC debe contener:
- Nombre del proveedor
- Descripción exacta de los productos solicitados
- Cantidad comprada
- Unidad
- Precio Unitario
- Lugar de entrega
- Fecha de entrega
- Condiciones de entrega
- Condiciones de Pago
- Garantía
- Otros
 Que entendemos
11. por estrategia?
Seguimiento

Es la labor a cargo del comprador

que consiste en hacer el
seguimiento necesario para que se
cumpla con el tiempo de entrega
acordado entre la compañía y el
proveedor.
 Que Gestión
entendemos por estrategia?
de compras y abastecimiento
• COMPRAS RUTINARIAS: Son las compras que se realizan en pequeñas cantidades, en su
mayoría son por productos consumibles.
• COMPRAS ESPECIALES: Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir
bienes de uso especifico (maquina, mobiliario, vehículos. La característica general de estas
compras es que la inversión es grande y la decisión de compra es consultada con los
usuarios del bien.
• COMPRAS DE URGENCIA.- Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente
se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una
solución estratégica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene
que mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la moda.
• COMPRAS ANTICIPADAS.- Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que
tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede
aplicar en artículos básicos o con algunos tipos de mercancía. También podemos anticipar
la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.
Errores frecuentes en la gestión de compras
 Evaluación

• Este es uno de los errores que se encuentra

comúnmente en las organizaciones, y se
debe al desconocimiento que hay de este
proceso y los beneficios de realizarlo.
• Es importante tener en cuenta que
una evaluación de proveedores debe estar
enfocada a validar que lo pactado en la
orden de compra o contrato se está
cumpliendo, además de otros tipos de
requisitos tales como los legales y los
organizacionales. En la evaluación se debería
tener en cuenta la criticidad del proveedor y
el riesgo que representa para la
organización.
• Identificado esto, se podría establecer la
periodicidad de la evaluación y los aspectos a
medir.
 Evaluación

• Algunos de los campos en los que se puede

evaluar son:
- Cumplimiento de ordenes entregadas
- Cumplimiento en cantidad y especificaciones.
- Cumplimiento en calidad.
- Otros (seguridad, medio ambiente)
 Indicadores

Lo que no se mide no se puede mejorar.

Contar con indicadores que midan el proceso ayuda
a la organización a implementar acciones para ser
mucho más productiva y eficiente.
También sirve para aprender de los errores en
gestión de compras cometidos en un periodo
determinado, aprender de estos y por supuesto
evitar que vuelva a generarse.
Los indicadores, comúnmente llamados KPIs, Key
Performance Indicator o Indicadores clave de
rendimiento del comprador sirven para medir y
valorar el desempeño del equipo
Ejemplos:
- Tiempo del proceso de emisión de la OC
- Ahorro obtenido
- Otros
Estandarización u homologación de proveedores

• El objetivo principal es poder contar con

proveedores que cumplan con los
parámetros mínimos establecidos por la
organización para cada una de sus categorías
y aquellos que ingresan también los cumplan.
• Así mismo, se busca minimizar el riesgo de
proporcionar productos de baja calidad a los
clientes y minimizar los tiempos al
comprador para poder encontrar al
proveedor idóneo.
• Se les solicita que pasen alguna certificación
(SGS u otra)
 Políticas

• El objetivo principal es poder seleccionar a

los proveedores bajo una misma series de
parámetros o criterios.
• La política de compras es una gran
herramienta que ayuda a la organización a
establecer, cómo, a quién comprar,
cuando, cada cuanto, además de las
responsabilidades que tienen las partes
interesadas.
• Una política de compras, normalmente
contempla características como: precio,
calidad, plazos de entrega, capacidad
técnica, etc.
 Seguimiento

FALTA DE SEGUIMIENTO DE LA ORDEN DE

COMPRA
• Consiste en hacer cumplir lo ofrecido por
el proveedore. Es también uno de los
errores en la gestión de compras más
comunes.
• Es vital que la organización establezca las
personas responsables de verificar el
cumplimiento de las partes a lo pactado.
• Por ultimo, en el caso que la orden de
compra o contrato no cumpla lo pactado,
tomar las acciones necesarias.
Mejores practicas en la gestión de compras

1. Automatización del departamento de compras

2. Asociación con proveedores estratégicos

3. Emplear abastecimiento estratégico colaborativo

4. Enfatizar en el costo total de propiedad

5. Los contratos deben bajo la administración de la cadena de suministros

6. Optimizar el inventario de propiedad de la compañía

 Automatiza tu departamento de Compras

La automatización desempeña un papel

fundamental para que las empresas sean
más eficientes, permitiéndoles ahorrar
tiempo y dinero debido a que con estas
herramientas podrán reducir los procesos
operativos repetitivos y manuales, actuando
estratégicamente.
Por lo que automatizar compras
empresariales es la primera de las prácticas
que los gerentes de compras deben tomar
en cuenta. La implementación de softwares
de gestión es fundamental, pues facilitará tu
proceso de compra haciéndolo más eficiente.
 Asociación con proveedores estratégicos

• Las empresas progresistas entienden que los negocios solo son el

comienzo de una relación a largo plazo con el proveedor, y que la
comunicación efectiva, constante y con retroalimentación
permanente, es clave para el éxito de las relaciones comerciales.
• La gestión bidireccional de esta relación comercial, denominada
"gestión de alianzas", permite que tanto el comprador como el
proveedor colaboren para fortalecer la relación (desarrollando
relaciones de confianza), con el objetivo de crear valor para
ambas partes y garantizar que se cumplan los objetivos
comerciales. La gestión de la alianza también asegura que las
líneas de comunicación sean claras, y cualquier problema que
surja se pueda resolver de manera efectiva.
• Es fundamental que el responsable de compras vea al proveedor
como un aliado y no como un enemigo, ya que la importancia que
éste tiene sobre el negocio es decisiva.
• Lo primero que hay que tener en cuenta a la hora de trazar las
estrategias de negociación con los proveedores es tener claro lo
que la organización necesita verdaderamente, así como también
prever las futuras necesidades del negocio.
 Abastecimiento estratégico colaborativo

La responsabilidad del abastecimiento estratégico

tradicionalmente recae en la unidad de compras, pero
esto, por supuesto, no está escrito en piedra.
Una mejor forma de abordar el abastecimiento estratégico
sería hacerlo en colaboración. Lo anterior teniendo en
cuenta que para proporcionar suministros que satisfagan
las necesidades de toda la organización, se deberá hablar
con los miembros de cada unidad de negocios para
comprender sus principales objetivos y estrategias, y
contrastar sus puntos de vista y comentarios sobre cómo
obtener los suministros más adecuados, cómo agregarle
mayor valor para el cliente final y garantizar un suministro
constante de productos a precios competitivos.
También agiliza los procesos comerciales y muestra que la
unidad de compras está en sintonía con las cambiantes
necesidades comerciales.
 Enfatizar el costo total de la propiedad
• Las empresas no ponen énfasis únicamente en el precio de
un producto o servicio, sino que se esfuerzan
por comprender el costo total de la adquisición y cómo
beneficiará a la empresa a largo plazo. Como resultado,
estas compañías estudian la política de adquisiciones y
consideran muchos otros aspectos del proceso de
adquisición que afectan el costo total de propiedad, una
tarea que requiere la colaboración entre el comprador y el
vendedor; complementado el soporte decidido del sector
usuario.
• Además de considerar el TCO más conveniente, se debe
velar porque la calidad del suministro sea idónea para la
función a la que fue destinado. Igualmente, el plazo de
entrega del suministro debe asegurar que la mercancía esté
disponible en el momento oportuno. Otros parámetros
incluyen servicio del proveedor, cantidad a comprarse,
flexibilidad en las entregas o condiciones de pago de
proveedores.
Es evidente que para todo ello se requiere de un equipo de
compras profesionalizado.
 Contratos administrados por la cadena de suministro

Incluso después de seleccionar un proveedor y negociar

un buen trato de acuerdo con la política de compras y
objetivos del negocio, los términos del contrato a
menudo no son monitoreados, generalmente debido a
una mala disposición del contrato, lo que lleva a
incumplimientos y desperdicio de la oportunidad del
ahorro conseguido en la etapa de negociación.
Como resultado, más compañías han creado un proceso
robusto de administración de contratos bajo el cuidado
de la unidad de la cadena de suministro incluyendo un
repositorio central que facilite el acceso a todos los
documentos relacionados a los acuerdos.
También ayudará al líder de la cadena de suministro a
tomar mejores decisiones sobre el gasto de la empresa
en futuras contrataciones.
 Optimizar el inventario de la compañía

• Las empresas siempre buscan aumentar sus ingresos al

tiempo que mantienen su capital de trabajo al mínimo.
Una de las formas de hacerlo implica mantener niveles
óptimos de inventario.
• Las investigaciones han demostrado que los costos de
mantenimiento de inventario, incluidos los seguros,
impuestos, obsolescencia y almacenamiento, podrían
representar más del 30% del costo del artículo
almacenado en un año. La planificación adecuada y la
previsión de la oferta y la demanda pueden ayudar a
garantizar que los niveles de inventario se mantengan de
forma óptima, satisfaciendo plenamente las necesidades
comerciales.
• El inventario debe ser suficiente como para cumplir con
todos los compromisos de la empresa, y evitar una
innecesaria reposición de inventario; así mismo impedir
que se almacene un exceso de inventario que no pueda
utilizarse a tiempo y que resulte en una pérdida
significativa para la empresa.
Selección de Proveedores
Selección de Proveedores
La Negociación
 Negociación

La negociación es un proceso de
intercambio de información y
compromisos en el cuál dos o más
partes, que tienen intereses
comunes y otros divergentes,
intentan llegar a un acuerdo.

La negociación suele tener como

objetivo el resolver las diferencias
entre las partes implicadas y
generar una posición ventajosa
para los intereses de ambas.
 Características de la negociación
• Existen dos o más interesadas en negociar
(partes negociadoras).
• Las partes negociadoras están
interrelacionadas, cada una de ellas tienen
algo de interés para la otra parte, lo que
determina en gran parte su poder de
negociación.
• Existe un proceso dinámico en donde las
partes se comunican, informan de sus
posiciones y discuten cuanto está cada uno
dispuesto a ceder a cambio de algo que el
otro le puede otorgar.
• Cada una de las partes negociadoras tendrá
una determinada estrategia negociadora
cuyo objetivo será que la mayor parte de sus
condiciones sea aceptada.
Etapas de la negociación
Preparación de la negociación
Tipos de negociación
 Tipos de negociación

- Acomodativa: El negociador acepta todas las condiciones de la contraparte con el fin de establecer una
relación a futuro. Probablemente en una futura negociación su poder aumentará y exigirá que se
cumpla alguna de sus condiciones.
- Competitiva o distributiva: Se trata de lograr que el mayor número de condiciones propias sea aceptada
en la negociación. Se compite con la contraparte tratando de imponer su posición. A este tipo de
negociación también se le llama ganar-perder.
- Colaborativa o integrativa: Los negociadores están dispuestos a ceder en gran parte de sus condiciones
con el fin de llegar a un acuerdo favorable para ambas partes. En este caso el negociador es más
empático con el punto de vista de su contraparte y busca que la relación sea de beneficio mutuo. A este
tipo de negociación también se le llama ganar-ganar.
- Evitativa: Intenta adoptar una posición de inacción. Evita la negociación porque se cree que por el
momento no traerá beneficios.
 Gestión de compras

- (13) La Gestión de Compras – YouTube

- (13) Departamento de Compras - YouTube
GRACIAS !

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